1 juli 2015: één jaar FLIB 16 juli 2015 Stuurgroep Landelijke Inkoopsamenwerking Brandweer Nederland 1/8
Voorwoord De verwachtingen waren hooggespannen toen op 1 juli 2014 de twee jaar durende pilot Faciliteit Landelijke Inkoop Brandweer Nederland officieel van start ging. Zal het lukken om aanbestedingen gezamenlijk op te pakken? Kan de FLIB zorgen voor de verbinding daarin? En, een andere belangrijke vraag: zal de FLIB zorgen voor samenhang in de lopende jaarkalenders en andere inkoopprocessen waardoor het inkoopvak binnen de regio s verder wordt geprofessionaliseerd? We zijn nu een jaar verder. De pilot FLIB heeft nog een jaar te gaan. En ik ben, al moet de evaluatie nog plaatsvinden tevreden over de behaalde resultaten tot nu toe. Resultaten die bijdragen aan de kwaliteitsverbetering van het inkoopvak en onze nieuwe inzichten heeft gegeven. Zoals bijvoorbeeld de aanbesteding Personele Verzekeringen. De evaluatie van deze stopgezette aanbesteding helpt ons bij volgende aanbestedingen. Maar ik wil ook een zorg delen. Voor een positief resultaat van de pilot hebben we de bijdragen van de regio s hard nodig. Bijdragen met name in de vorm van projectleiders en materiedeskundigen. Deze bijdrage blijft nu achter. We zullen daar met elkaar hard aan moeten werken. Dit jaarverslag is een tussenstand. Verwacht daarom nog geen conclusies of keuzes. Het geeft een overzicht van de behaalde resultaten en de activiteiten die de FLIB samen met de regio s tot nu toe heeft opgepakt en gerealiseerd heeft. En natuurlijk een doorkijkje over de komende activiteiten voor de FLIB. Met vriendelijke groet, John van der Zwan, Voorzitter Stuurgroep Landelijke Inkoopsamenwerking Brandweer Nederland 2/8
FLIB, de verbindende schakel In 2012 stemde de Raad van Brandweercommandanten in met het voorstel om door middel van de weg van geleidelijkheid te komen tot interregionale en landelijke inkoopsamenwerking. Op deze wijze kunnen we initiatieven en diensten optimaliseren en doen we tegelijkertijd recht aan de bestaande verschillen in de inkoopprofessionalisering tussen regio s en inkoopclusters Aldus John van der Zwan in zijn begeleidend schrijven bij het voorstel aan de RBC. Dit voorstel legde de basis om voor de duur van twee jaar de pilot FLIB op te zetten. Een concreet vervolg op het besluit om de inkoopsamenwerking landelijk vorm te geven. Met de FLIB wordt uitvoering gegeven aan de wens van de RBC - zoals beschreven in de visie Brandweer over morgen - om meer en meer op te treden als één organisatie: Brandweer Nederland, waarbij kwaliteit en betaalbaarheid centraal staan. Kerntaken pilot Faciliteit Landelijke Inkoop Brandweer Nederland De pilot FLIB kreeg bij de start twee concrete hoofdtaken mee: 1. Invulling geven aan landelijke inkoopinformatie, -monitoring en opdrachtgeverschap. Activiteiten die hier onder vallen zijn onder andere het opzetten van aanbestedingskalenders, spendanalyses en vormgeving opdrachtgeverschap. Ook het opzetten en beheren van de monitoring, zoals de landelijke inkoopfoto, vallen hieronder. Evenals de invulling van de landelijke loketfunctie voor inkooptools & best practices. 2. Invulling geven aan de landelijke inkoop (aanbesteden) van gerichte productgroepen. Activiteiten die hieronder vallen zijn onder andere het verzamelen van kennis en materiedeskundigheid op de gekozen productgroepen, in samenspraak met expertgroepen en inhoudelijk deskundige gremia. Ook het voorbereiden en uitvoeren van landelijke aanbestedingen op de gekozen productgroepen vallen onder deze taak, evenals invulling geven aan een passende vorm van contract- en leveranciersmanagement voor de landelijke aanbestede contracten. Het FLIB-team dat sinds september 2014 compleet is draagt zorg voor het realiseren van deze kerntaken. En bestaat uit één landelijke inkoopaccountmanager en drie portfoliomanagers (deels parttime). Samen ondersteunen zij de regio s bij het versterken van de landelijke inkoopsamenwerking. Het team ontzorgt de regionale inkopers, biedt grip en controle op de aanbestedingstrajecten en versterkt de kwaliteit van de aanbestedingen door kennisoverdracht. De FLIB biedt kennis en kunde door de aanwezige kennis en expertise van de regio s te verzamelen en te ontsluiten. De resultaten Juli 2014 Juli 2015 Aan de hand van de drie hierboven genoemde kerntaken worden hieronder kort de behaalde resultaten van het afgelopen jaar beschreven. Kerntaak 1. Invulling geven aan landelijke inkoopinformatie, -monitoring en opdrachtgeverschap. De FLIB werkt aan deze kerntaak door verschillende activiteiten op te zetten, te ondersteunen en te realiseren. Variërend van het gezamenlijk aanbieden met de Vakgroep Inkoop van een landelijk seminar tot en met het opzetten van een toolkit. Hieronder worden de verschillende activiteiten benoemd, en waar nodig toegelicht. 3/8
De FLIB initieerde mede en/ of nam deel aan verschillende projectgroepen om de volgende onderwerpen te realiseren: Spend analyse; Inkooptoolkit; afgerond en aangeboden aan de regio s; Model jaarplan; Ontwikkelen van een dynamische aanbestedingskalender; Uniforme productgroepen indeling; Er is een klachtenprocedure opgesteld. Voorbereiden van jaarplan 2016. Voor de Stuurgroep Inkoopsamenwerking bereidde de landelijke accountmanager verschillende beleidsonderwerpen voor, zoals de onderwerpen aanbestedende dienst, aanbestedingsstrategie en goed opdrachtgeverschap. Misschien wel een van de belangrijkste onderwerpen. Dit onderwerp, beschreven in de vorm van een groeidocument, is een belangrijke stap gebleken in het structureel borgen van opdrachtgeverschap. Een van de belangrijkste afspraken voor het borgen van goed opdrachtgeverschap is dat per (Europese) aanbesteding er een eigen stuurgroep wordt geformeerd, waarbij de voorzitter, tevens lid van de RBC ook fungeert als boegbeeld. De portfoliomanager fungeert tevens als secretaris voor de stuurgroep van de betreffende aanbesteding. Een tweede belangrijke ontwikkeling is de inrichting van het vraagstuk Wie is de aanbestedende dienst? Verder heeft de FLIB bijgedragen geleverd aan het procesmatig aanpakken van de FLIB aanbestedingen, de evaluatiecriteria voor de pilot FLIB en voor de nieuwe organisatievorm van het Landelijk Netwerk Materieel & Verwerving en de Vakgroep Inkoop. In de stuurgroep worden tevens de lopende aanbestedingen besproken. De portfoliomanagers doen in de stuurgroep zowel mondeling als schriftelijk verslag van de lopende aanbestedingen. Om de kennis en kunde te ontsluiten en bij te dragen aan de verdere professionalisering van het inkoopvak bij de regio s, voerde de accountmanager ruim 60 netwerkbesprekingen (waaronder netwerken en vakgroepen van Brandweer Nederland, leden van het Portefeuillehouders Overleg Facilitair Dienstencentrum IFV (kortweg POF), regiodirecteuren en directeuren middelen en vertegenwoordigers van Defensie en Nationale Politie en leveranciers). Ook een rondje kennismaking langs de regio s werd door FLIB gemaakt waarbij tevens een eerste inventarisatie werd gemaakt van de wensen en behoeften. Deze gesprekken dragen bij aan het vergroten van draagvlak voor de pilot en stimuleren de landelijke samenwerking op inkoopgebied. Kerntaak 2. Invulling geven aan de landelijke inkoop (aanbesteden) van gerichte productgroepen. Vanaf juli 2014 zijn de volgende Europese aanbestedingen met ondersteuning van de FLIB opgezet: Aanbesteding Personele Verzekeringen; dertien regio s; de aanbesteding is procedureel goed doorlopen maar slechts één marktpartij schreef in. In goed overleg met betrokkenen is de aanbesteding gestopt en geëvalueerd. Een verkenning voor een nieuwe aanbesteding is inmiddels opgezet. Voor de begeleiding en het zorgvuldig doorlopen van de procedures en opdrachtgeverschap is een stuurgroep gevormd. Deze begeleidt zowel deze verzekering als de Materiele Verzekering. Er zijn twee projectleiders aangesteld. Aanbesteding Tankpassen; vijftien regio s plus IFV; drie percelen, succesvol afgerond. Aanbesteding haakarmvoertuigen; 24 regio s doen mee, afname van ten minste 30 voertuigen, onderverdeeld in drie percelen. Verwacht wordt dat in derde kwartaal 2015 de gunning kan plaatsvinden. Makelaarsrol bij aanbesteding Drukwerk (vanuit rijksoverheid) 4/8
Makelaarsrol bij KING/VNG inzake aanbesteding mobiele telefonie, twaalf deelnemende regio s. VDD2; een aanbesteding vanuit de Nationale Politie waarin FLIB participeert: - Deelname klankbordgroep LNM&V; - Deelname werkgroep VDD van de Nationale Politie; - Deelname offertebeoordeling VDD1 in projectgroep Nationale Politie; - Optimaal organiseren van de mogelijkheden voor de regio s binnen de kaders van de Nationale Politie, en het uitdragen hiervan bij de regio s; - Opstellen en ophalen mandaten voor deelname EA Nationale Politie; - De aanbesteding VDD2 is door de politie gestaakt en leidde dus niet geleid tot een overeenkomst. Doordat de accountmanager deelnam aan de besprekingen zijn onze wensen veel beter meegenomen in het programma van eisen. Gekozen is om niet samen aan te besteden, maar wel om samen te werken. De opgedane kennis en ervaring is zeker van toegevoegde waarde. LAPV: contactpersoon bij Nationale Politie: door het structureel onderhouden van de contacten waren we steeds goed geïnformeerd over de ontwikkelingen bij de Politie en konden we hier onze eigen inbreng hebben op het juiste niveau. Overige (lopende) aanbestedingen/ projecten: aanbesteding warmtebeeldcamera s; de looptijd hiervoor wordt afgestemd met de lopende overeenkomsten van regio s. Het Netwerk Materieel en Verwerving is hierbij betrokken. Inkoopproject Energie; deze is nog in een verkennende fase. Er zijn in ieder geval zeven geïnteresseerde regio s. inkoopproject ICT; het betreft hier een behoeftepeiling op verzoek van de vakgroep ICT en gaat over het gezamenlijk optrekken bij het inrichten van werkplekken met vaste dataverbindingen. Mobiele telefonie: de VNG heeft een aanbesteding opgestart voor mobiele telefonie waarop ook veiligheidsregio s kunnen in schrijven. Inmiddels hebben dertien regio s en het IFV zich hiervoor opgegeven. De aanbesteding wordt toegespitst op de eisen en wensen van de veiligheidsregio s. 2 e opstart Personele verzekeringen en materiele verzekeringen; met ondersteuning van een extern bureau zullen vier regio s gezamenlijk hun personele en materiele verzekeringen aanbesteden. Uitwerken van de mogelijkheid om tot een landelijke overeenkomst te komen met Microsoft. Het gaat om een raamovereenkomst waarbij individuele regio s voordelig en uniform hun producten kunnen verwerven. We zoeken hierbij de samenwerking op met het Rijk en VNG. Eerste inventarisatie behoeftepeiling voor rookmelders met als doel om een gezamenlijke aanbesteding op te starten. Oprichten en voorzitten gebruikersplatform MSA en Dräger (ademluchtapparatuur) en Ziegler (voertuigenbouwer): - Inventariseren belangstelling voor een platform. - Organiseren bijeenkomsten met de leden van de platforms, deskundigen en betrokken leveranciers. - Optreden als spreekbuis voor de betrokken regio s. Financiële resultaten De aanbesteding Tankpassen waar zestien regio s aan deelnamen werd in het voorjaar van 2015 succesvol afgerond. Naast kwalitatieve resultaten zoals: uniforme werkwijze en een rechtmatige raamovereenkomst is er ook een raming gemaakt van de besparing voor de komende jaren. Totale financiële resultaat is circa 450.000 euro op landelijk niveau (besparing proces- en inkoopkosten). 5/8
Deze aanbesteding is de eerste die nu is afgerond. Wij verwachten dat ook andere aanbestedingen zoals de Haakarmvoertuigen een positief financieel resultaat zullen laten zien. Tastbare resultaten, maar dat geldt in mindere mate voor de niet-tastbare resultaten die er wel degelijk zijn. Zoals verbetering van efficiency, rechtmatige overeenkomsten en samenwerking op verschillende niveaus. Ook dat zijn belangrijke resultaten. Advies en ondersteuning Naast het werken aan haar kerntaken heeft de FLIB de afgelopen periode ook advieswerk en ondersteuning geboden. We noemen hier de belangrijkste: - - - - Organiseren van juridische ondersteuning bij aanbestedingsvraagstukken in de regio s, zoals bijvoorbeeld het volgen van een juiste aanbestedingsprocedure. Adviseren bij het inhuren van inkoop / juridische kennis cq inhuur. Coördinatie WOB verzoek regio s betreffende de aanbestedingen van de dienstvoertuigen. Onderzoek opgestart over innovatief inkoopbeleid (gebaseerd op de strategische agenda van het Veiligheidsberaad). Communicatieactiviteiten Om de bekendheid van de pilot te vergroten en draagvlak voor de intensivering van landelijke inkoopsamenwerking te stimuleren zijn verschillende communicatieactiviteiten uitgevoerd. Zo verscheen vlak voor de start van de pilot FLIB op 1 juli 2014 een interview in Brand en Brandweer met John van der Zwan over de wens om meer samen te werken op het gebied van Inkoop. Hierin werd ook de pilot geïntroduceerd. Begin 2015 volgde in hetzelfde blad opnieuw een interview met John van der Zwan over de voortgang en de eerste resultaten van de pilot. Op de site van Brandweer Nederland zijn eigen pagina s ingericht voor de verschillende activiteiten van de FLIB en de verschillende aanbestedingen. Deze worden regelmatig bijgewerkt. Ook op intranet en website van het IFV wordt over de voortgang van de FLIB informatie geplaatst. De landelijke accountmanager verzorgt namens de FLIB een nieuwsbrief met informatie over de laatste stand van zaken en nieuwe ontwikkelingen. De nieuwsbrief wordt verstuurd naar alle stakeholders en betrokkenen zoals managers bedrijfsvoering en de leden van de Vakgroep Inkoop en het Netwerk Materieel & Verwerving van Brandweer Nederland. Om meer herkenning en de verschillende activiteiten onderling met elkaar te verbinden lanceerde John van der Zwan tijdens het landelijke Seminar Inkoopsamenwerking veiligheidsregio s Flib, een animatie. Verschillende leden van het FLIB-team nemen deel aan landelijke studiedagen, de bijeenkomsten van de Vakgroep Inkoop en van de landelijke netwerkwerkdagen Materieel & Verwerving (accountmanager). Zeer enthousiast ontvangen is het seminar waar ruim 135 inkopers, juristen en projectleiders aan deelnamen. Dit jaarlijkse seminar organiseerde de Vakgroep Inkoop samen met FLIB en het IFV. Overige communicatie-activiteiten in de afgelopen periode door de accountmanager van de FLIB: - Presentaties verzorgen bij RBC, directeuren middelen, netwerk finance & control, netwerk facilitair managers, portefeuille overleg facilitair POF; - Aanwezig in stand Brandweer Nederland tijdens het jaarcongres in 2014; 6/8
Zorgpunt Een van de belangrijkste randvoorwaarden voor het welslagen van de pilot FLIB zijn de bijdragen vanuit de regio s. Met name de bijdrage in de vorm van projectleiders die een aanbesteding kunnen leiden en ondersteuning door materiedeskundigen, ontbreken. Dit maakt de FLIB kwetsbaar. Verder valt op dat de regio s wel degelijk de meerwaarde zien en ervaren van de FLIB maar deze ook gebruiken als een uitvoerend orgaan. Dat maakt dat de FLIB nog te weinig de beweging naar de voorkant kan maken. De komende periode zullen we hier op alle niveaus zowel door de FLIB alsmede door de regio s én de regionaal commandanten in geïnvesteerd moeten worden. Vooruitblik De Stuurgroep Landelijke Inkoopsamenwerking Brandweer Nederland wil de komende periode voorbereidingen treffen voor de evaluatie van de pilot in 2016 en wil hiervoor een plan van aanpak ontwikkelen, zodat in 2016 de RBC een zorgvuldige afweging kan maken over de vervolgstappen om de inkoopsamenwerking onderling en op landelijk niveau te borgen. Verder wil de stuurgroep haar zienswijze op de landelijke inkoopsamenwerking in de toekomst vastleggen in een visiedocument. In dit document wordt ook een mogelijk financieringsmodel geschetst. Daarnaast zijn er natuurlijk de lopende en komende aanbestedingen. De FLIB gaat de planning hiervoor anders vormgeven. Er zal een planning cyclus worden opgesteld voor een aantal jaren. Deze planning beschrijft de afgesloten contracten, dus de afgeronde aanbestedingen - in plaats van potentiele onderwerpen. Verder wil de FLIB met het portfoliomanagement een kwaliteitsslag maken door de komende periode actief de beschikbare kennis en kunde te bundelen en te ontsluiten voor de regio s. Bijlagen Stoplichtenrapportage 7/8
Bijlage: stoplichtenrapportage voorjaar 2015 KSF1. Landelijke inkoop en aanbestedingen # Inkooppakketten op landelijke Aanbestedingskalender Ja KSF2 Landelijke inkoopinformatie, - monitoring en -opdrachtgeverschap Stand van zaken Inkoopopdrachtgeverschap: Opdrachtgeverschap uitgewerkt. # Landelijke Aanbestedingen gestart (energie, drukwerk, Microsoft licenties, haakarmvoertuigen, waarmtebeeldcamera s, telefonie, pers. en mat. verzekeringen) 7 Stand van zaken Inkoopinformatie en monitoring: (Enkele highlights (spend analyse, werking stuurgroep, e.d.) Werkgroep productgroepindeling heeft indeling vastgesteld. Toolkit voor regio s is ingericht, modellen bijna allemaal geactualiseerd. Format jaarplan vastgesteld # Landelijke Contracten gesloten Kennisdagen: BVP workshop gehouden, inbesteden is gepland 2 Kwalificatie voortgang Kwalificatie voortgang KSF3. Ruk naar links, kwaliteit en rechtmatigheid Enkele highlights activiteiten op dit gebied, materiedeskundigheid, portfoliomanagement: Jaarplan FLIB aangevuld met onderwerpen Benodigd: Cursus of training categorie/portfoliomanagement is zeer gewenst. Organiseren materiedeskundigheid blijft aandachtspunt. KSF4. Minder meer, verbeterde regionale en landelijke inkoopsamenwerking Highlights hulp/service van FLIB die tot ontlasting regio s leidt: - Oprichting platforms (MSA en Dräger) - Organiseren juridische ondersteuning - Inrichting en vulling landelijke klachtencommissie - Leveranciersloket Enkele highlights objectieve oordelen (o.a. rechtmatigheidsoordelen, Certificering, etc) en kwaliteitsverbetering. FLIB wordt meer benaderd vanuit de regio s. Voorbeelden: Rookmelders, toegangscontrolesystemen, Microsoft, werkplekinrichting Voorbeelden toenemende (boven)regionale samenwerking, mogelijk door bemiddeling FLIB, signalen klanttevredenheid over FLIB en samenwerking: Microsoft licenties, inbesteden (opstart vanuit netwerk ICT), organiseren landelijke inkoopdag Kwalificatie voortgang Kwalificatie voortgang 8/8