Informatiesessie e-hr Kalender Faculteit PPW 12 januari 2011
SAP HR fase 2 : doelstellingen HR toepassingen op een gebruiksvriendelijke wijze decentraal beschikbaar stellen d.m.v. e-hr Optimaliseren van HR-processen d.m.v. automatisering en selfservice Evaluatieprocessen; Decentraal beheer van direct leidinggevenden. Decentraal beschikbaar stellen van HR-rapporten voor vakgroepen, facultaire logistieke diensten en directies Decentraal beschikbaar stellen van HR-gegevens voor medewerkers Opvragen van de loonbrief; Raadplegen en beheren van de persoonlijke HR-informatie (persoonsgegevens, adresgegevens, gegevens gezinsleden, contactgegevens, ); Indienen en goedkeuren van verlofaanvragen; Aanvragen van fietsvergoedingen en tussenkomst abonnement openbaar vervoer. Opleidingsbeheer ondersteunen met SAP HR + e-hr Catalogus en beheer van inschrijvingen voor opleidingen georganiseerd door DPO Bijhouden van het vormingsdossier van medewerkers 2
Beschikbare e-hr-scenario s e-hr toepassing Gebruikers In gebruik sinds e-hr "loonbrief" alle bezoldigde UGent medewerkers april 2008 e-hr "Mijn gegevens" alle UGent medewerkers december 2008 e-hr "Rapporten" rector, vicerector, beheerders, decanen, vakgroepvoorzitters, diensthoofden van logistieke diensten, directeurs + hun gedelegeerden november 2008 e-hr "Organisatiebeheer" e-hr "Delegatie" rector, vicerector, beheerders, decanen, vakgroepvoorzitters, diensthoofden van logistieke diensten, directeurs + hun gedelegeerden november 2008 rector, vicerector, beheerders, decanen, vakgroepvoorzitters, diensthoofden van logistieke diensten, directeurs en direct leidinggevenden + hun gedelegeerden november 2008 e-hr "Vorming" alle bezoldigde UGent medewerkers augustus 2009 e-hr Kalender Pilootgroep directies DPO en DICT Maart 2010 3
Beschikbare e-hr-scenario s e-hr toepassing Gebruikers In gebruik sinds e-hr "Evaluatieproces" - Taakomschrijvingen ZAP/AAP alle faculteiten oktober 2009 - Evaluaties ZAP alle faculteiten mei 2010 - Evaluaties ATP pilootgroep fac DI/PPW directies DPO en DICT mei 2009 - Functioneringsgesprekken ATP Alle ATP medewerkers Mei 2010 - Activiteitenverslagen AAP pilootgroep fac DI/PPW juli 2009 4
Huidige rollen in e-hr-toepassingen Evaluatieprocessen Vakgroepvoorzitter (als vertegenwoordiger van de vakgroepraad) en decaan (als vertegenwoordiger van de faculteitsraad) staan in voor: de goedkeuring van de taakomschrijvingen van ZAP- en AAP-leden; de evaluatie van de AAP-leden in functie van een mogelijke hernieuwing van het mandaat; Decaan (als vertegenwoordiger van de facultaire evaluatiecommissie) en onderwijsdirecteur (deel uitmakend van de facultaire evaluatiecommissie) staan in voor het evaluatieproces van ZAP- leden; Direct leidinggevende staat in voor het functioneringsgesprek met zijn/haar ATP-leden; Tweede evaluator (meestal het hoofd van de organisatorische eenheid) staat samen met de direct leidinggevende in voor het evaluatieproces van zijn/haar ATP-leden. 5
Geboden functionaliteit in e-hr Kalender Afwezigheden Invoeren en goedkeuren van vakantie, vaderschaps- en omstandigheidsverlof; consulteren van het initiële en resterende verlofrecht; consulteren van de historiek van de afwezigheden, fietsdagen; consulteren van het werkrooster en de eventuele geregistreerde afwezigheden van een medewerker/collega uit dezelfde vakgroep/dienst/directie. Woon-werkverkeer invoeren van een volledig woon-werk-traject (uitbreiding van Mijn gegevens ); registreren van fietsdagen; aanvraag tot terugbetaling van een abonnement voor openbaar vervoer. (De beschikbaarheid van bovenvermelde functionaliteit is afhankelijk van de personeelscategorie.) 6
Nieuwe rollen in e-hr Kalender Diensthoofd functioneel/financieel verantwoordelijk voor een betreffende medewerker staat in voor: het goedkeuren van vakantieaanvragen; het goedkeuren van vormingsaanvragen DPO (in een tweede fase) Het diensthoofd kan bevoegdheidsdelegatie geven aan een teamleider voor een team van medewerkers (via de toepassing Organisatiebeheer ) Er kan geen bevoegdheidsdelegatie gegeven worden aan een teamleider voor AAPleden Indien een diensthoofd bevoegdheidsdelegatie geeft aan een teamleider zal: Het diensthoofd de afwezigheden in de e-hr-toepassing kalender kunnen raadplegen via het overzicht vakgroep/dienst/directie, maar niet wijzigen; De teamleider de gegevens van de hem/haar toevertrouwde medewerkers beheren en goedkeuren in de e-hr toepassing Kalender Zowel een diensthoofd, als teamleider kunnen de toepassing Kalender delegeren naar een administratieve medewerker via de e-hr-toepassing delegaties 7
Toekennen van diensthoofd/teamleider 8
Nieuwe rollen in e-hr-toepassingen Overgangsmaatregel vorming goedkeuring door teamleider De taken/mails zullen voorlopig nog naar de direct leidinggevende gericht worden om de faculteiten / directies in de mogelijkheid te stellen de teamleiders te registreren in de e-hr-toepassing Organisatiebeheer Volgende rollen worden in Mijn gegevens werkgegevens (indien van toepassing) weergegeven: Diensthoofd Teamleider Direct leidinggevende Tweede evaluator 9
Weergave in Mijn gegevens werkgegevens 10
Demo Kalender Via Athena => Apollo Apollo = Administratief/Applicatie portaal 11
Weergave Mijn team 12
Kalender Gebruikers & functionaliteiten 13
Afspraken kalender Registratie voor go-live van teamleiders door vakgroepvoorzitters en hoofden van facultaire logistieke diensten in e-hr Organisatiebeheer met ingangsdatum relatie 1/1/2011. - Eerste controle in Kalender door UGent verloonde medewerkers andere dan ZAP - Initieel verlofrecht cfr. papieren verloffiche 2011 (tab Verlofrecht ) - Werkrooster (tab Organisatie) - Diensthoofd / teamleider in Mijn Gegevens tab Werkgegevens 14
Afspraken kalender - Registratie afwezigheden - Reeds opgenomen vakantiedagen verloffiche 2011 - registreren in Apollo zodat het resterend verlofrecht correct staat; - Triggert een mail naar teamleider/diensthoofd; - Automatische goedkeuring indien afwezigheid meer dan 7 dagen in het verleden ligt. - Vaderschapsverlof, omstandigheidsverlof, opgenomen voor de go-live datum dient niet ingevoerd te worden in Apollo - Dienstvrijstelling dient niet geregistreerd te worden - Het doorgeven van ziekte wijzigt niet - wordt niet via Apollo geregistreerd, is wel zichtbaar in Kalender na registratie door DPO 15
Afspraken kalender - Registratie woon-werk trajecten - Registratie volledig traject in het kader van mobiliteitsenquêtes (traject te voet, met de wagen, ) - Door DPO goedgekeurd traject is vereist voor : - het invoeren van fietsdagen - Het aanvragen van financiële tussenkomt voor een abonnement openbaar vervoer - Registratie fietsdagen - Registratie van fietsdagen t/m de maand februari 2011 via de oude toepassing - Registratie van fietsdagen vanaf de maand maart 2011 via Kalender 16
Afspraken kalender - Registratie abonnementen - Registratie van abonnementen waarvoor nog geen financiële tussenkomst werd aangevraagd bij DPO via Apollo - Pas na voorlegging van het bewijs en goedkeuring door DPO wordt de tussenkomst uitbetaald 17
Opmerkingen / aandachtspunten: Overdragen van vakantiedagen naar volgend jaar Max. 5 dagen cfr. reglement Conversie van fietstrajecten uit oude toepassing niet opportuun 53 % van de beschikbare fietstrajecten werden in september niet gebruikt; Woon-werk traject in SAP HR is meer dan enkel een fietstraject; Ervaring van de pilootfaculteit bij gebruik van de tab woon-werk in Mijn gegevens is belangrijk. Voorbereiding loonberekening door DPO Weergave bovenaan in het scherm van de kalender; Tijdens deze periode blijft de status van een goedgekeurde registratie met een? staan. Wanneer de blokkering afgelopen is, zal het? automatisch verdwijnen. De medewerker krijgt wel een mail die de goedkeuring van de aanvraag bevestigt. 18
Go-live & ondersteuning pilootgroep Go-live Kalender (faculteit PPW) 14 februari 2011 Ondersteuning Helpfile DPO helpdesk mail: dpo@ugent.be telefoon: 09/264.98.98 Presentatie: https://www.ugent.be/nl/werken/vorming/apollo 19
Vragen? 20