PROCEDURE FIETSVERGOEDING VANAF 1 JANUARI 2014

Transcriptie

1 Scholengroep Sint Jan VKSO Menen Wervik Wevelgem Nr.: E mail: [email protected] PROCEDURE FIETSVERGOEDING VANAF 1 JANUARI 2014 Inhoud 1. Beleid rond fietsvergoeding 2. Gebruik van Bike to work 3. Gebruik fietsvergoeding kenbaar maken bij SG 4. Goedkeuren van de ingebrachte fietsvergoeding 5. Overzicht timing 6. FAQ 1. Beleid rond fietsvergoeding De hoofddoelstelling is de organisatie van de administratie betreffende de fietsvergoeding vereenvoudigen, in grote mate voor de scholen en ook wel voor het personeelslid. In samenspraak met de overheid, de boekhouding en het Comité Preventie en Bescherming op het Werk heeft de raad van directies beslist om vanaf 1 januari 2014 Bike to work als platform te gebruiken voor het aangeven van de fietsvergoeding voor het personeel, met uitzondering van het onderhoudspersoneel. De procedure hier beschreven is de enige mogelijke procedure om een fietsvergoeding te bekomen. We vragen dan ook om de aanwijzingen binnen dit document te volgen. We danken u voor de medewerking. 1

2 2. Gebruik van Bike to work 1. Aanmelden op a. Het startscherm Rechts onder inloggen vindt u de mogelijkheid om te registreren indien je nog niet bent geregistreerd. b. Kies Nog niet geregistreerd? Kies bij bedrijfsinformatie Scholengroep Sint-Jan. De eigen school hoef je nergens in te vullen! 2

3 c. Bericht na registratie d. Ingeven van 1 of meerdere trajecten i. Stel dat je in verschillende scholen werkt kun je een afstand per school ingeven. Log in en je komt op het startscherm. Kies Profiel 3

4 ii. In het onderstaande scherm kies je Fietsprofiel iii. Vul het bekomen formulier in. LET OP: voor het invullen van de afstand 1. Afstand = HEEN EN TERUG 2. Indien meerdere profielen (vestigingsplaatsen, scholen) dan telkens verschillende afstand invoeren. 3. Indien meerdere profielen verwittig de boekhouding, [email protected]. iv. Andere informatie mag u invullen maar hoeft niet voor de fietsvergoeding. 4

5 2. Gebruik van Bike to work a. Inloggen in Bike to work is altijd nodig. b. In de fietskalender (balk eerder bovenaan het scherm) druk je op het groene autootje. Klik je keuze aan. Indien je niks aankruist, heb je die dag ook niet gefietst. c. Na het klikken en het kiezen voor gefietst dan verandert de auto in een wiel, met eventueel vermelding van het traject. d. Klaar is kees Je kunt terugkeren in de tijd bij het invullen van de fietskalender. Op die manier kun je wekelijks, tweewekelijks, einde maand,... invullen. Opmerking: Je kunt slechts terugkeren in de tijd tot registratie in Bike to work! 5

6 3. Gebruik fietsvergoeding kenbaar maken bij SG Door het gebruik van de fietsvergoeding kenbaar te maken bij de boekhouding worden de vergoeding vlotter uitgekeerd. Methode: a. Surf naar de site van de scholengroep b. Kies in de menu Acties - fietsvergoeding c. Vul het formulier in. d. Je krijgt daarna een mail om de gegevens te bevestigen. 4. Goedkeuren van de ingebrachte fietsvergoeding De goedkeuring van de fietsvergoeding gebeurt volledig elektronisch en vanuit de centrale boekhouding. Het is dan ook belangrijk dat iedereen de vooropgestelde timing volgt. De goedkeuring krijg je binnen per mail. Je moet daarbij Ja antwoorden en verzenden indien je akkoord gaat met de voorgestelde fietsvergoeding. Hieronder vind je een voorbeeld. 6

7 5. Overzicht timing Stap Wie Wat Wanneer 1 Het personeelslid Bike to work invullen voor de lopende maand, tegen het einde van de maand 2 Boekhouding Versturen van mails naar personeelsleden - Oproep om fietsvergoeding in te vullen tegen de 10e van de maand. 3 Boekhouding Verwerken van de gegevens Verklaring op eer wordt gestuurd de 7 e van de volgende maand 1 e werkdag vanaf de 10 e van de volgende maand 5 Personeelslid Goedkeuring op eer via mail tegen de 15 e van de volgende maand 6 Boekhouding Herinneringsmail - goedkeuring op eer nog niet gegeven 7 Boekhouding Van de goedgekeurde items op eer de betaling uitvoeren tegen de 13 e van de volgende maand bij opmaak eerste betaling na 20 e van de maand 6. Enkele mogelijk gestelde vragen a. Wordt van ieder personeelslid verwacht dat ze zich inschrijven in Bike to work voor het bijhouden van de fietsgegevens voor de fietsvergoeding? Ja, enkel het onderhoudspersoneel niet. Indien je geen fietsvergoeding wenst, dan hoeft het niet. b. Kun je meerdere trajecten invoeren? Ja, via de methode beschreven vanaf 1d pagina 2 kun je meerdere trajecten of fietsprofielen invoeren. c. Kun je teams vormen om zo al fietsend naar het werk zich te meten met andere teams? Ja, dit kan. d. Zijn er andere voordelen bij het inschrijven bij Bike to work? Ja, zeker. 7

8 Via het sparen van fietspunten (1 punt per gefietste dag) kun je tal van voordelen krijgen. Via menu Verzilver Fietspunten kun je genieten van tal van voordelen. e. Heb je zelf nog vragen? Contacteer de boekhouding van de scholengroep. 8