Tussenrapportage 2005 Strategisch ICT beleidsplan 2003-2006

Tussenrapportage 2005 Strategisch ICT beleidsplan 2003-2006 Datum : 9 maart 2005 Versie : 0.9 Status : Concept ter vaststelling voor Gedeputeerde Staten

Inhoudsopgave VOORWOORD... 3 SAMENVATTING... 4 1 INLEIDING... 6 1.1 ALGEMEEN... 6 1.2 OPBOUW STRATEGISCH ICT BELEIDSPLAN... 6 2 DOELSTELLINGEN EN RESULTATEN... 7 2.1 DOELSTELLINGEN... 7 2.2 RESULTATEN 2003... 7 2.3 RESULTATEN 2004... 7 2.3.1 EXTERNE EN INTERNE ICT... 8 2.3.2 HET FUNDAMENT... 12 2.4 DOELSTELLINGEN VERSUS RESULTATEN...14 3 PROGRAMMA RIO...16 3.1 ORGANISATIE...16 3.2 BESTURING...16 3.3 COMMUNICATIE...17 3.3.1 INTERNE COMMUNICATIE... 17 3.3.2 RAPPORTAGES... 17 3.4 PLANNING...17 3.5 FINANCIEEL...18 4 RANDVOORWAARDEN...19 4.1 INLEIDING...19 4.2 BELEID...19 4.3 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN BINNEN DE ICT FUNCTIE...20 4.4 ORGANISATIE...20 4.4.1 KWANTITATIEF... 20 4.4.2 KWALITATIEF... 20 4.5 CULTUUR...20 5 NIEUWE ICT GERELATEERDE ONTWIKKELINGEN...21 5.1 INLEIDING...21 5.2 ONTWIKKELINGEN INTERN...21 5.3 ONTWIKKELINGEN EXTERN...23 5.4 SAMENHANG MET STRATEGISCH ICT BELEID...24 6 SAMENHANG EN BIJSTURING...25 BIJLAGE I GERAADPLEEGDE BRONNEN...27 BIJLAGE II DOELSTELLINGEN EN RESULTATEN...28 BIJLAGE III ICT ONTWIKKELINGEN VANUIT OVERHEIDSLAND...32 BIJLAGE IV PLANNING...36 2 van 37

Voorwoord Voor u ligt de Tussenrapportage 2005 betreffende de uitvoering van het Strategisch ICT beleidsplan 2003-2006, zoals op 19 maart 2003 is vastgesteld door Provinciale Staten. Het is de tweede tussenrapportage welke de periode van januari 2004 tot het heden beslaat. Het achterliggende jaar zijn diverse producten gerealiseerd. Een voorbeeld is de verbeterde informatievoorziening op het internet (bodeminformatie, jongerensite), waardoor de provincie Groningen haar externe communicatie verbetert en tevens transparanter wordt voor de burger. Dit heeft er mede voor gezorgd dat de provincie per januari 2005 is opgeschoven naar de derde plaats op de ranglijst voor provinciale websites (2003 11 e, 2004 5 e ). Een ander voorbeeld is de architectuurstudie, die een raamwerk biedt voor toekomstige ICT gerelateerde ontwikkelingen en waarmee ad hoc oplossingen en desinvesteringen kunnen worden voorkomen. Door de kwaliteit daarvan zijn andere provincies geïnteresseerd geraakt. Inmiddels wordt gebruik gemaakt van de opgebouwde kennis en ervaring door andere provincies. Er wordt door de afdeling ICT scherp gelet op de ontwikkelingen die zowel intern als extern plaatsvinden. Daaruit blijkt dat de in 2003 ingezette koers de goede richting geeft. Echter, bijsturing als gevolg van wettelijke ontwikkelingen op deze koers blijkt noodzakelijk. Verder wordt binnen het uitvoeringsprogramma op basis van voortschrijdend inzicht ook bijgestuurd. Dit rapport kent de volgende opbouw. In de samenvatting wordt in grote lijnen de voortgang van januari 2004 tot heden beschreven. De eigenlijke rapportage gaat meer gedetailleerd in op deze voortgang en wordt ondersteund door verschillende bijlagen. Halverwege het programma kan worden geconcludeerd dat de provincie Groningen, gezien de resultaten, goed op weg is. En dat ze, rekening houdend met nieuwe wettelijke ontwikkelingen, in staat zal zijn om ook in de tweede helft van het programma succesvol te kunnen bijdragen aan de doelstellingen van het Strategisch ICT beleidsplan. Hierbij uitgaande van de intentie van de Voordracht d.d. 4 maart 2003 dat de provincie geen "koploper" positie in overheidsland behoeft in te nemen. College van Gedeputeerde Staten Provincie Groningen Maart 2005 3 van 37

Samenvatting Inleiding Op 19 maart 2003 is het Strategisch ICT beleidsplan 2003-2006 door Provinciale Staten van de provincie Groningen goedgekeurd. Gekozen is voor één van de voorgelegde varianten, bestaande uit 50 projecten, met de nadruk op drie gebieden: basisvoorzieningen en randvoorwaardelijke aspecten, waarbij het fundament voor de technische infrastructuur wordt gelegd en op het gebied van standaardisatie duidelijke afspraken worden gemaakt; externe ICT, waarbij de ambities v.w.b. toegankelijkheid van overheidsinformatie, interactieve beleidsvorming, ondersteuning van transacties, ketenintegratie en digitale democratie worden gerealiseerd; interne ICT, waarbij het verbeteren van de bedrijfsvoering, interne communicatie, realiseren van kennismanagement en flexibel werken worden gerealiseerd. Doelstellingen en resultaten In het beleidsplan zijn zes doelstellingen geformuleerd welke hieronder staan weergegeven: 1. Verbeteren van de ex- en interne communicatie, dienstverlening en bedrijfsvoering; 2. Realiseren van een optimale informatievoorziening binnen de provincie Groningen en het ondersteunen van integraal management door de afdelingsmanagers; 3. Bepalen van de inzet van ICT-middelen voor het realiseren van organisatiedoelstellingen; 4. Bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen en daarmee het voorkomen van adhoc oplossingen en desinvesteringen; 5. Bieden van stuurinformatie aan bestuur en management op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld; 6. Realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT-projecten. In 2004 is voortgang geboekt door het uitvoeren van (deel)projecten in het kader van het besturingsprogramma RIO (Realisatie ICT Ontwikkelingen). De resultaten daarvan zijn bereikt door nauwe samenwerking tussen belanghebbenden in de organisatie en RIO/ICT. Deze samenwerking is vormgegeven door voor elk project het belang voor de organisatie te communiceren, waardoor afstemming en draagvlak werd gecreëerd. Dit heeft geresulteerd in goede rolverdelingen binnen projecten zodat de relatie tussen betrokken partijen optimaal kon verlopen. Vanuit RIO werd hierop nadrukkelijk gestuurd. De behaalde resultaten van deze projecten in 2004 worden hieronder weergegeven: Externe en interne ICT Realisatie van het nieuwe intranet "Gron@t"; Realisatie gebruikersvriendelijke beheermodule voor het content management systeem; Vormgegeven beheerinrichting voor website provincie Groningen en intranet; Beschikbaar stellen van bodeminformatie op internet; Realisatie jongerensite op internet; Optimaliseren performance van website provincie Groningen en intranet; Beschikbaar stellen van een systeem om relatiemanagement te ondersteunen; Ontwikkeling van Enterprise content management / Workflow management; Inrichting Provinciaal Actie Centrum t.b.v. crisismanagement; Aansluiten fractiehuis op netwerk van provinciehuis; Beschikbaar stellen van vergaderingen PS via het intranet in het provinciehuis; Uitbreiding functionaliteit Personeels Informatie Management Systeem (PIMS); Vervanging facilitair management informatie systeem; Geactualiseerde versie van het financiële systeem CODA en aangescherpte ICT randvoorwaarden; Onderzoek naar management informatie voorziening en gebruik datawarehouse; Beschikbaar stellen van afdelingsoverstijgende beleidsinformatie (Belinda); Betere ontsluiting GEO-informatie; Onderzoek naar ontsluiting kennis (Gouden gids); Kennismanagement op het Gron@t; Verhoging kwaliteit toegankelijkheid provinciale archieven; 4 van 37

Verbetering van de plaats op de ranglijst voor provinciale internetsites (van 5 e, begin 2004 naar 3 e plek); Deelname aan interprovinciale initiatieven (PEP/IOG); Basisvoorzieningen (fundament) Vormgeven flexibel werken door pilot project laptop's, inregelen adequate beveiliging en beleidsnotitie flexibel werken; Verbeteren ICT werkprocessen; Beschrijving processen Service Level Management; Nevenlocaties voorzien van standaard werkplekken; Uitgevoerde architectuurstudie t.b.v. het voorkomen van ad-hoc oplossingen en desinvesteringen; Aangescherpt beveiligingsbeleid en internet/e-mail protocol t.b.v. informatiebeveiliging; Snellere internetverbinding; Geactualiseerde basis van het interne netwerk. Nieuwe ontwikkelingen Daar waar nieuwe ICT gerelateerde ontwikkelingen de taken van de provincie raken is onderzoek nodig om te bepalen of het strategisch ICT bijgesteld dient te worden. Zowel interne (accountmanagement ICT) als externe omgevingsanalyses hebben de nieuwe ontwikkelingen inzichtelijk gemaakt. Naar verwachting zal het effect van twee sterke ontwikkelingen, digitalisering en de invoering van de basisregistraties, bepalend zijn voor de mate van bijsturing van het Strategisch ICT beleidsplan. Andere overheid In 2004 is in interprovinciaal verband (IPO) het actieprogramma 'Andere overheid' opgepakt wat ernaar streeft om in 2006 65% van alle transacties tussen overheid en burger op elektronische wijze af te handelen. De IPO aanpak is vertaald naar vier projecten waar onze organisatie zich bij aan zal sluiten. Verder zullen onderstaande ontwikkelingen tevens bijdragen aan die 'Andere overheid'. Digitalisering Binnen het RIO programma wordt met de inrichting van de pilot ten behoeve van de subsidieprocessen ervaring opgedaan met de nieuwste digitaliseringtechnieken. Naast het subsidieproces en de vervanging van DOROS, kan de nieuwe techniek naar verwachting meerdere processen gaan ondersteunen voor de diverse afdelingen. Vergelijkbaar met de invoering van de basisregistraties kan per afdeling op basis van een proces en systeemscan aangetoond worden of er in de werkwijze van een afdeling kansen aanwezig zijn om de werkvoorraad te optimaliseren. Basisregistraties Werken aan de komst van basisregistraties is het gevolg van wettelijke ontwikkelingen. Dit wordt in het strategisch ICT beleid van de provincie Groningen nader uitgewerkt. In eerste instantie zal de afdeling ICT in 2005 beleid ontwikkelen voor de invoering van deze zes authentieke basisregistraties. Daartoe verricht ze een impact studie naar de effecten van de invoering van de basisregistraties op de bedrijfsprocessen en de onderliggende systemen. De studie zal worden uitgevoerd in nauw overleg met de diverse overheidspartners en er zal aansluiting worden gezocht bij reeds lopende initiatieven. Duidelijk is dat we de informatievoorziening hierop moeten aanpassen. De hierbij gepaard gaande kosten moeten met de impactstudie inzichtelijk worden. Naast de initiële kosten zal er sprake zijn van afnamekosten van de basisregistraties die door centrale overheidsorganen in rekening gebracht gaan worden. Conclusie De resultaten laten de geboekte voortgang in 2004 zien. Deze dragen bij aan realisatie van de gestelde doelstellingen van het Strategisch ICT beleidsplan. De gewenste ontwikkeling op het gebied van externe ICT, interne ICT en de basisvoorzieningen heeft daarmee verdergaand vorm gekregen. Daarbij wordt geconstateerd dat het programma op schema ligt. Verdere realisatie zal geschieden binnen de vastgestelde kaders van het programma (planning, financiën). Als gevolg van nieuw gesignaleerde ICT gerelateerde ontwikkelingen die invloed hebben op de wijze waarop de provinciale taken worden uitgevoerd, dient te worden bijgestuurd. In 2004 heeft programmainhoudelijke bijsturing plaatsgevonden. Getracht zal worden om de komst van de nieuw gesignaleerde ontwikkelingen binnen het bestaande programma op te vangen. 5 van 37

1 Inleiding 1.1 Algemeen Op 19 maart 2003 is het Strategisch ICT beleidsplan 2003-2006 door Provinciale Staten van de provincie Groningen goedgekeurd. Gekozen is voor één van de voorgelegde varianten, bestaande uit 50 projecten, met de nadruk op drie gebieden: basisvoorzieningen en randvoorwaardelijke aspecten, waarbij het fundament voor de technische infrastructuur wordt gelegd en op het gebied van standaardisatie duidelijke afspraken worden gemaakt; externe ICT, waarbij de ambities v.w.b. toegankelijkheid van overheidsinformatie, interactieve beleidsvorming, ondersteuning van transacties, ketenintegratie en digitale democratie worden gerealiseerd; interne ICT, waarbij het verbeteren van de bedrijfsvoering, interne communicatie, realiseren van kennismanagement en flexibel werken worden gerealiseerd. Afgesproken is, dat jaarlijks over de voortgang aan Provinciale Staten wordt gerapporteerd en daarnaast aandacht wordt besteed aan nieuwe ontwikkelingen c.q. behoeften. 1.2 Opbouw Strategisch ICT beleidsplan De (toekomstige) behoeften vanuit de bestuurlijke en ambtelijke organisatie voor de periode 2003 t/m 2006 zijn geprioriteerd en verwoord middels een aantal thema s. Om het strategisch ICT beleid te concretiseren en daarmee meetbaar te maken, zijn de thema's naar zes doelstellingen verwoord (zie paragraaf 2.1). Er zijn verschillende initiatieven, ter realisatie van de doelstellingen, benoemd. Daarbij gaat het om initiatieven met als impact de gehele provinciale organisatie. De initiatieven zijn gerubriceerd in een aantal randvoorwaarden (beleid, organisatie, etc.) en een projectenportefeuille. De besturing van de projectenportefeuille wordt geborgd via programmamanagement. De opbouw van het Strategisch ICT beleidsplan is in figuur 1 gevisualiseerd. Strategische Strategische besluiten besluiten d.d. d.d. 19 19 maart maart 2003 2003 o.b.v. o.b.v. Externe Externe analyse analyse Interne Interne anlayse anlayse Status Status ICT ICT Visie Visie Provincie Provincie Groningen Groningen ICT ICT functie functie Thema s Thema s Ambities Ambities Doelstellingen Doelstellingen Randvoorwaardelijk Programma Programma RIO RIO figuur 1- Opbouw Strategisch ICT Beleidsplan 6 van 37

2 Doelstellingen en Resultaten 2.1 Doelstellingen In het Strategisch ICT beleidsplan 2003-2006 zijn de thema's verwoord naar zes doelstellingen, te weten: 1. verbeteren van de ex- en interne communicatie, dienstverlening en bedrijfsvoering; 2. realiseren van een optimale informatievoorziening binnen de provincie Groningen en het ondersteunen van integraal management door de afdelingsmanagers; 3. bepalen van de inzet van ICT-middelen voor het realiseren van organisatiedoelstellingen; 4. bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen en daarmee het voorkomen van adhoc oplossingen en desinvesteringen; 5. bieden van stuurinformatie aan bestuur en management op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld; 6. realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT-projecten. 2.2 Resultaten 2003 Het uitvoeren van (deel)projecten resulteert in op te leveren producten. Met deze producten wordt een bijdrage geleverd aan de gedefinieerde doelstellingen. In 2003 zijn reeds vele resultaten bereikt: realiseren van adequate technische voorzieningen voor politiek, bestuur en interne organisatie; standaardisatie en uniformiteit, waardoor ICT beheer en dienstverlening goed worden ingericht; ontsluiten van informatie van de risicokaart op internet onderzoek naar architectuur en daaropvolgende implementatie; implementatie van beveiliging (zowel technisch als organisatorisch); verhoging van bandbreedte om toekomstige ontwikkelingen te kunnen waarborgen; implementeren en doorontwikkelen van internet/intranet en extranet (onder andere t.b.v. Statenleden); uitbreiding van dienstverleningstijden; pilot en vervolgens implementatie van telewerken; web-enabling van applicaties; realiseren van integrale management informatie; realiseren van Service Level Agreements (afspraken over dienstverlening intern en extern); professionaliseren van ICT middels ITIL processen en projectmanagement. 2.3 Resultaten 2004 In 2004 is verdergaande voortgang geboekt door het uitvoeren van (deel)projecten. De resultaten daarvan zijn bereikt door nauwe samenwerking tussen belanghebbenden in de organisatie en RIO/ICT. Deze samenwerking is vormgegeven door voor elk project het belang voor de organisatie te communiceren waardoor afstemming en draagvlak werd gecreëerd. Dit heeft geresulteerd in goede rolverdelingen binnen projecten zodat de relatie tussen betrokken partijen optimaal kon verlopen. Vanuit RIO werd hierop nadrukkelijk gestuurd. In de volgende twee paragrafen wordt een overzicht getoond van de resultaten van 2004, gerubriceerd in externe en interne ICT en de resultaten die in randvoorwaardelijke zin nodig zijn om in te kunnen spelen op toekomstige ontwikkelingen en optimale ICT dienstverlening (het fundament). 7 van 37

2.3.1 Externe en Interne ICT Nieuw intranet "Gron@t" Realisatie van het nieuwe intranet. Grote veranderingen ten aanzien van het oude Grononet: beschikbaarheid van afdelingsinformatie welke de transparantie bevordert het beheer wordt verricht door decentrale correspondenten de gebruiker kan persoonlijke instellingen aangeven beschikbaarheid van een uitgebreid "smoelenboek" verbeterde navigatiemogelijkheden verbeterde zoekmogelijkheden Beheermodule voor het content management systeem Voor het beheren van informatie op intranet is voor de correspondenten een gebruikersvriendelijke beheermodule opgeleverd waarin eenvoudig de inhoud én structuur van afdelingen- of projectsites beheerd kunnen worden. Bij elke afdeling is minimaal 1 correspondent benoemd en opgeleid in het gebruik van de beheermodule. Beheerinrichting voor internet en intranet Het beheer rondom internet en intranet is ingericht en vormgegeven. Met name het technisch beheer is hierin een groot aandachtspunt geweest wegens de diverse externe partijen die hierbij (noodzakelijk) betrokken zijn. Bodeminformatie op internet Middels het implementeren van een kaartbrowser en verzorgen van hosting is op internet een interactieve kaart beschikbaar met informatie over het bodembeheer van de provincie Groningen. Jongerensite op internet "Jongeren" hebben middels het implementeren van een jongerensite, de mogelijkheid gekregen om gemakkelijk specifieke informatie voor jongeren te verkrijgen. De eerste versie van de jongerensite is opgeleverd. Performance internet en intranet Niets is zo vervelend voor gebruikers van een internet of intranetsite dan dat de website traag reageert. Bij de implementatie van het internet en intranet bleek de performance niet voldoende. Middels verschillende acties (waaronder het "tunen" van de beheerapplicatie en de applicatieserver, verhogen van de bandbreedte en de ontwikkeling van een zogenaamde "versneller" op de applicatieserver) is de snelheid sterk verbeterd waardoor een snel intranet en internet is gerealiseerd. 8 van 37

Relatiemanagement Na een uitvoerig selectietraject is een applicatie geselecteerd welke relatiemanagement zeer goed kan ondersteunen. Middels het implementeren moet bereikt worden dat decentrale "lijstjes" met relatiegegevens tot het verleden gaan behoren en dat één centrale database met gegevens dé plek is waar relatiegegevens zijn ondergebracht. Inmiddels is de eerste mailing met dit systeem verricht. Enterprise content management / Workflow management Het huidige Document Routerings Systeem (Doros) is gebouwd op basis van standaardsoftware Filenet Panagon aangevuld met maatwerk software. De nieuwe versie van Filenet (Filenet P8) biedt zoveel standaardmogelijkheden dat het mogelijk het huidige Doros kan vervangen. Tevens zou deze nieuwe versie het fundament kunnen vormen voor het digitaliseren van processen. Met het huidige Doros worden namelijk documenten middels een vaststaande werkstroom gerouteerd. Deze werkstroom is niet aan te passen, terwijl er wel processen zijn die daarom vragen. Met de genoemde ontwikkeling is het mogelijk de werkstroom aan te passen aan elk willekeurig bedrijfsproces. Inmiddels is een pilot waarin op basis van Filenet P8 een aanzet is gegeven voor het digitaliseren van het bedrijfsproces subsidieverlening voor de afdeling Welzijn en Cultuur. Wanneer deze pilot slaagt, kunnen meerdere processen in het systeem ondergebracht worden zodat de digitalisering van processen verder vorm krijgt. Dualisering In 2004 is ten behoeve van de PS-informatievoorziening goede voortgang geboekt. Zo is het fractiehuis aangesloten op het netwerk van het provinciehuis. Hierdoor zijn een aantal standaard ICT-faciliteiten ook in het fractiehuis beschikbaar. Ten behoeve van een extranet voor PS (variant van het Gron@t) is het onderzoek naar de benodigde functionaliteit afgerond en afgestemd met de leverancier. De verwachting is dat in 2005 een eerste versie van het extranet beschikbaar wordt gesteld. Een ander resultaat is dat de PS-vergaderingen middels audio en video beschikbaar zijn gesteld in het provinciehuis. Een start is gemaakt om de mogelijkheden te onderzoeken of de PS vergaderingen middels audio én video via het extranet te Vraag Proces- Management Verschillende Gebruikers (intern en extern) Workflow Management Proces Documenten / Informatie Enterprise Content Management Medewerkers Managers Bestuurders Burgers Organisaties Product Dienst Crisismanagement In "Crisismanagement Groningen" werken de 25 gemeenten, de provincie, de parate diensten, de waterschappen en het openbare ministerie samen aan de rampen- en calamiteitenbestrijding. In het Regionaal Operationeel Team (ROT) is elke partij vertegenwoordigd. Om de provinciale organisatie te kunnen voorzien van informatie is het PAC (Provinciaal Actie Centrum) ingericht. Samen met Facilitaire Zaken heeft RIO zorggedragen dat het PAC ten tijde van crisis altijd over een fysiek actiecentrum kan beschikken. Alle noodzakelijke faciliteiten zijn daar beschikbaar. 9 van 37

beluisteren zijn voor statenleden. Mogelijk zijn de uitkomsten van dit onderzoek ook toepasbaar voor het beschikbaar stellen van de vergaderingen via het internet. Bij het verder ontwikkelen van bovengenoemde en nieuwe functionaliteiten voor PS zal afstemming worden gezocht met de ontwikkelingen binnen het project 'flexibel werken'. Daarbij valt te denken aan het doorontwikkelen van de in 2003 uitgeleverde 'stand-alone' laptop. Uitbreiding functionaliteit Personeels Informatie Management Systeem (PIMS) Binnen de afdeling Personeel en Organisatie zijn zowel de werking van PIMS als de voor PIMS relevante processen geanalyseerd. Aan de hand van deze analyse is een plan van aanpak opgesteld, waarin de verschillende alternatieven kwalitatief en kwantitatief tegen elkaar zijn afgewogen. Vervolgens is besloten de meest recente versie van PIMS te implementeren, wat er toe heeft geleid dat het systeem zowel functioneel als technisch aan de eisen en wensen van de gebruikers voldoet. Vervanging Prequest Het huidige front- en backoffice systeem van Facilitaire Zaken voldoet niet meer. Er is een uitvoerig onderzoek verricht naar de benodigde wensen en eisen. Op basis van dit onderzoek zijn een aantal pakketten geselecteerd en uiteindelijk is een keuzelijst opgesteld van vier geschikte applicaties. In 2005 wordt de keuze voor een pakket gemaakt, waarna implementatie moet plaatsvinden. CODA In 2004 is definitief afscheid genomen van het oude financiële systeem van de provincie, het FAS systeem. Als vervanger voor het oude FAS systeem is het pakket CODA ingericht. In 2004 is inspanning verricht om een nieuwere versie van het pakket in te voeren. Van versie 8.0 is afscheid genomen en versie 9.04 is geïnstalleerd. Naast de installatie van een nieuwe versie zijn een aantal ICT randvoorwaarden ten behoeve van de systemen aangescherpt. Voor CODA versie 9.04 is een volledig gescheiden productie- en testomgeving in gebruik genomen. Met de komst van versie 9.04 zijn een aantal nieuwe functies geïntroduceerd. Om een optimale inrichting van het financiële systeem te bereiken, wordt in 2005 nader onderzoek gedaan naar de web-enabled versie van CODA. Management informatie / datawarehouse Na uitvoerig en omvangrijk onderzoek (welke integrale managementinformatie ga je digitaal ontsluiten, wat is de inhoud van die informatie, voor wie beschikbaar etc.), is door het project een voorstel gedaan voor het uitvoeren van een pilot ten aanzien van managementinformatie welke een zogenaamde "management cockpit" zal opleveren waarin personele, financiële en zorgplicht informatie te zien zal zijn. Opzet en uitbouw Beleidsinformatiedatabase (Belinda) Belinda is ontwikkeld en geïmplementeerd. Op dit moment is het pakket voor vijf beleidsinformatiegebieden ingericht en gevuld. De betrokken gebruikers zijn geïnstrueerd. De resultaten van het project zijn ook gedeeld met andere provincies op een e-provincies dag. De reacties waren zeer positief en enkele provincies hebben inmiddels interesse getoond in de ontwikkelde oplossing. 10 van 37

Betere ontsluiting GEO-informatie De provincie Groningen heeft als trekker van een interprovinciaal project een universele interactieve raadpleeg applicatie ontwikkeld voor kaarten. Onder de naam E-Atlas zijn onder andere luchtfoto's, een topografische kaart, een geluidszonekaart, een kaart over natuur en een kaart met ca. 1100 foto's van bushaltes te raadplegen. Via demofilmpjes en workshops zijn gebruikers geïnstrueerd over het gebruik. Voorheen was deze informatie slechts voor enkele specialisten toegankelijk. De E-Atlas is voor alle medewerkers beschikbaar en zorgt voor een betere benutting van de geografische informatie van de provincie. Gouden gids De wijze waarop gezocht kan worden naar kennis op Gron@t is binnen het project vastgesteld. De structuur voor het zichtbaar maken van kennis behorend bij een medewerker is opgesteld en wordt in 2005 geïmplementeerd. Kennismanagement op Gron@t Gezien de vorderingen die al gemaakt zijn met Belinda, Goudengids en GEO-informatie is het project kennismanagement nog eens nader tegen het licht gehouden. Om de juiste invulling te vinden van kennismanagement en zorg te dragen dat aan de juiste onderwerpen aandacht wordt besteed, zal in maart een workshop plaatsvinden waarin de mogelijkheden voor kennismanagement binnen de provinciale organisatie wordt bepaald. Verhoging kwaliteit toegankelijkheid provinciale archieven Eind december 2004 is het Document Structuur Plan (DSP) opgeleverd. In het DSP staat vermeld op welke wijze de toegankelijkheid van informatie, waar de archiefwet op van toepassing is, is georganiseerd. Tevens staat hierin de manier genoemd waarop deze informatie in het archief is ingedeeld en gerangschikt. Een tijdelijke oplossing voor geautomatiseerd beheer van het DSP is gerealiseerd. Buiten dit project is een onderzoek gestart naar een definitieve beheeroplossing. De illustratie betreft de zogenaamde inhoudsmatrix van het DSP. Ranglijst provinciale internet sites Jaarlijks worden de websites van alle provincies op basis van een aantal criteria vergeleken. In het overzicht van 2002 stond de provincie Groningen op de 11 e plaats. Door de vernieuwde website, is de provincie Groningen in 2003 gestegen naar de 5 e plaats. De aanpassingen gedurende 2004 hebben er toe geleid dat de provincie Groningen inmiddels op de 3 e plaats staat. Periodiek vinden nog steeds aanpassingen plaats door wensen uit de organisatie of door uitbreiding van functionaliteiten. Het betreft onder meer functies zoals "nieuw op de site" en interactiviteit (waaronder forumdiscussie, digitaal spreekuur en interactieve beleidsvorming). 11 van 37

Programma Elektronische Provincies/ Interprovinciale Overleggroep Aan dit programma nemen alle provincies deel en dragen daar door middel van een jaarlijkse contributie aan bij. Dit programma ontwikkelt visie en kennis met betrekking tot de elektronische overheid. Hierover worden vervolgens seminars, workshops, etcetera georganiseerd. In 2004 werden grote stappen gezet in het beschikbaar stellen van e-formulieren, werd het ambitiedocument voor de komende jaren opgeleverd en is een uitstekende uitwisseling van ideeёn en oplossingen tussen provincies bewerkstelligd. Juist dit laatste punt, het uitwisselen van ervaringen tussen provincies, blijft een duidelijke meerwaarde van IOG en PEP. Middels de interprovinciale samenwerking is de "Producten en dienstencatalogus" ontworpen en opgesteld. Invulling en beschikbaarstelling op de internetsite www.e-provincies.nl zal in 2005 plaatsvinden. Daarnaast neemt de provincie Groningen deel in de IOG sessies en heeft ze zich kunnen profileren op het gebied van ICT Architectuur en de ontwikkeling en implementatie van Belinda. Met beide ontwikkelingen heeft de provincie Groningen een trekkersrol. In 2005 worden twee belangrijke initiatieven door de provincie Groningen in het kader van IOG/PEP voorzien: een actieve rol in het opstellen van routekaarten voor het invoeren van e-formulieren, beveiligde toegang en basisregistraties en het verder uitdragen en uitwerken van ICT architectuur. 2.3.2 Het fundament De resultaten die in randvoorwaardelijke zin nodig zijn om in te kunnen spelen op toekomstige ontwikkelingen en optimale ICT dienstverlening wordt 'het fundament' genoemd. Flexibel werken Dit project heeft een aantal deelgebieden waarin de volgende resultaten zijn behaald. Op het gebied van beveiliging is de netwerkomgeving van de provincie Groningen dermate beveiligd dat vanaf het internet de provinciale netwerkomgeving niet benaderbaar is voor derden, maar wel voor medewerkers die hiertoe gemachtigd zijn. Verder is een onderzoek gestart naar realisatie van een beheersbare en beveiligde toegang van de netwerkomgeving zonder tussenkomst van een derde partij. Een uitvoerige notitie 'Flexibel werken' is aan het MT voorgelegd op basis waarvan ze heeft besloten dat enkele afdelingen worden aangezocht om op dit gebied voorloper te zijn. Daarbij worden functies aangewezen die zich lenen voor tele(thuis) werken. Aan hen worden begeleid faciliteiten beschikbaar gesteld inclusief bewaking en assistentie tijdens gebruik. Verder is een pilot ingericht waarbij een 30-tal medewerkers de beschikking heeft gekregen over een laptop waarmee ze op de werkplek kunnen werken en thuis mail en internet beschikbaar hebben. Daarnaast wordt de werkomgeving op de laptop automatisch gesynchroniseerd met de werkomgeving op de 'vaste' werkplek. Verbeteren ICT werkprocessen De implementatie van een nieuw front- en backoffice systeem (Magic Service Desk) voor de afdeling ICT waardoor het proces van incidenten, wijzigingen, service request en configuratiebeheer zo goed mogelijk ondersteund wordt. Verder is het functioneel applicatie beheer en het testen vormgegeven. Dit betreft niet alleen inrichting van de processen binnen de afdeling ICT, maar ook implementatie bij de diverse afdelingen die functioneel beheer uitvoeren. Service Level Management Voor Service Level Management zijn processen beschreven en is een standaard service rapportage gemaakt. Op dit moment wordt gewerkt aan de inrichting van Service Level Management. Daarbij worden de ICT producten en diensten inzichtelijk gemaakt voor de organisatie. Verder is een regisseur aangesteld die dit proces moet bewaken. 12 van 37

Nevenlocaties De nevenlocaties zijn voorzien van werkplekken die aansluiten bij de inrichting van de standaardwerkplek op het provinciehuis. Daarnaast is de hardware vervangen op die locaties die niet voldoen aan de geldende norm. Voor het beheer van deze werkplekken zijn afspraken gemaakt (deze kunnen vanwege technische redenen niet regulier beheerd worden). Tevens is gestart met het onderzoek op welke wijze de nevenlocaties aangesloten kunnen worden op het netwerk van de provincie Groningen, waardoor een verbetering in de levering van ICT diensten wordt bereikt (regulier beheer, meer faciliteiten). Architectuur De "theoretische studie" architectuur (die in 2003 is opgeleverd) is vertaald naar een logisch model. Dit houdt in dat beschreven staat uit welke fysieke en praktische componenten de ICT infrastructuur van de provincie moet bestaan om ook in de toekomst de ontwikkelingen op het gebied van ICT te kunnen ondersteunen. De architectuur heeft vorm gekregen in een aantal visualisaties waarin de relaties tussen systemen en kenmerken van systemen duidelijk zijn weergegeven. Gewenste veranderingen in applicaties, functies e.d. kunnen snel beoordeeld worden of ze in lijn zijn met de architectuur. Dit 'matchen' van de ontwikkelingen op deze architectuur heeft vorm gekregen in de lijnorganisatie ICT en momenteel wordt gewerkt aan een organisatiebrede architectuurgroep. De resultaten van het architectuurproject zijn dermate goed, dat inmiddels andere provincies interesse hebben getoond in onze aanpak en resultaten. Informatiebeveiliging Bij de provincie met zijn open en toegankelijke gebouw is informatiebeveiliging en de bewustwording daarvan zeer belangrijk. In het project is het informatiebeveiligingsbeleid van de provincie uitgewerkt en opgeleverd aan de nieuwe stuurgroep informatiebeveiliging. Elementen daarin zijn: beveiligingsbeleid, internet-/e-mailprotocol, functiescheiding en de classificatie van informatie. Upgrade technische infrastructuur Er is een snellere en betere internet verbinding gerealiseerd door gebruik van de Groningen Internet Exchange (GNIX). Verder is de basis van het interne netwerk geactualiseerd. Deze was gebaseerd op een verouderd besturingssysteem. 13 van 37

2.4 Doelstellingen versus resultaten In paragraaf 2.1. staan de doelstellingen van het ICT beleidsplan beschreven. Deze doelstellingen zijn concreet gemaakt middels het RIO programma en een aantal randvoorwaardelijke zaken. RIO Programma Belangrijk is om vast te stellen dat het RIO meerjarenprogramma een bijdrage levert aan de doelstellingen vanuit het Strategisch ICT beleidsplan in de vorm van concrete resultaten. De doelstellingen geven weer met welk achterliggend doel het programma haar opdracht heeft gekregen. Om deze doelstellingen als organisatie te halen is gezamenlijk een verzameling resultaten (50 projecten) gedefinieerd waarvan verwacht wordt dat daarmee de maximale bijdrage aan de doelstellingen wordt geleverd. Op deze verzameling resultaten kan het programma worden afgerekend. In onderstaande grafiek is schematisch weergegeven welke bijdrage inmiddels aan de doelstellingen door de projecten is geleverd middels de behaalde resultaten. In bijlage III zijn de resultaten van de projecten verwoord t.o.v. de doelstellingen zoals deze in de projectenportefeuille vermeld staan. 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% D1 D2 D3 D4 D5 D6 Nog te realiseren Gerealiseerd D1 - verbeteren van de ex- en interne communicatie, dienstverlening en bedrijfsvoering; D2 - realiseren van een optimale informatievoorziening binnen de provincie Groningen en het ondersteunen van integraal management door de afdelingsmanagers; D3 - bepalen van de inzet van ICT-middelen voor het realiseren van organisatiedoelstellingen; D4 - bieden van een raamwerk voor toekomstige ontwikkelingen en daarmee het voorkomen van adhoc oplossingen en desinvesteringen; D5 - bieden van stuurinformatie aan bestuur en management op basis waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld; D6 - realiseren van samenhang in de uit te voeren ICT-projecten. Toelichting figuur - Voor elk project is vastgelegd aan welke doelstelling(en) het bijdraagt. Op basis van de voortgangsrapportage van elk project is vast te stellen welke voortgang is geboekt t.o.v. het gedefinieerde eindresultaat voor dat project. Daaraan is een waarde gekoppeld van 0 t/m 10 (0 is niet gestart, 10 is afgerond). Voor elke doelstelling (projecten die daaraan bijdragen) kan daarmee worden weergegeven welke voortgang is gerealiseerd. Veranderingen in doelstellingen van projecten Het voortschrijdend inzicht leidt er toe dat doelstellingen van projecten wijzigen ten opzichte van de oorspronkelijke doelstellingen. Tot nu toe hebben deze verschuivingen binnen de kaders van het programma plaatsgevonden. Dit heeft er toe geleid dat de bijdrage tot de programmadoelstellingen geoptimaliseerd is. Onderstaande projecten zijn wat betreft doelstelling gewijzigd, ondersteunen hierdoor recente ontwikkelingen en dragen tevens beter bij tot het realiseren van de doelstellingen. De projecten "Waarborgen continuïteit DOROS" en "Technisch beheer DOROS" zijn in 2004 samengevoegd. De doelstelling om de continuïteit te regelen, is gerealiseerd, maar anders dan in de oorspronkelijke projectdoelstelling was aangegeven. Door beide projecten samen te voegen en deze aan te vullen met andere beschikbare gelden (VJnota 2002 Doros) is ruimte ontstaan om de continuïteit te waarborgen, technisch beheer in te regelen én het fundament neer te leggen voor verdere digitalisering van processen (subsidie- en vergunningproces). Dit versterkt de realisatie van de eerste doelstelling namelijk om de dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. Het project 'flexibel werken' is inhoudelijk gewijzigd. Daar waar in de projectomschrijving met name aandacht gevraagd wordt voor de technische aspecten van telewerken, blijken de organisatorische aspecten veel meer impact te hebben. De technische aspecten zijn in een eerste versie opgeleverd. Aandacht wordt nu vooral besteed aan de organisatorische aspecten van telewerken. De veranderingen in de aansturing van mensen die telewerken (en daarmee een deel van de cultuur van de provincie Groningen), de arbeidsvoorwaardelijke- en juridische aspecten en het draagvlak voor de veranderingen, zijn de kritieke succesfactoren geworden van het project. 14 van 37

Vanuit het RIO programma wordt aandacht besteed aan de inrichting van bedrijfsprocessen en de mogelijke digitalisering daarvan. Hierbij is ook direct het verband gelegd met het Takenonderzoek binnen de provincie Groningen (conform Concernprogramma 2005), met als doel het optimaliseren van de bedrijfsprocessen. In hoofdstuk 5 wordt duidelijk verwoord hoe belangrijk de ontwikkeling van digitalisering is in relatie tot Document Management en Workflow Management. Randvoorwaardelijk Invulling van de randvoorwaarden, zoals gesteld in het Strategisch ICT beleidsplan, is noodzakelijk om de doelstellingen van het Strategisch ICT beleidsplan te kunnen realiseren. Ze dragen in die zin niet direct bij tot de realisatie van de doelstellingen, maar maken mogelijk dat de doelstellingen gerealiseerd kunnen worden middels het RIO programma. In hoofdstuk 4 staan de resultaten m.b.t. het realiseren van deze randvoorwaarden beschreven. 15 van 37

3 Programma RIO 3.1 Organisatie Op hoofdlijnen is de organisatie van RIO gelijk gebleven. De werkwijze is dermate goed ervaren dat wijzigingen in de aansturing en besturing niet noodzakelijk waren. Gezien de bemensing van het programma kan gesteld worden dat het RIO programma binnen de provinciale organisatie breed geplaatst is en daardoor niet alleen een ICT karakter heeft. Medewerkers uit vele afdelingen zijn betrokken bij het programma. Dit heeft er mede toe geleid dat de samenwerking met de verschillende afdelingen goed verloopt. De besturing van het RIO programma is gedurende 2004 alleen gewijzigd betreffende de bemensing van de organisatie. De noodzaak van wijzigingen heeft te maken met de inzet van mensen op andere zaken/projecten. De goede overdracht van activiteiten heeft er toe geleid dat overdracht zonder problemen is verlopen. Onderstaande figuur geeft inzicht in de huidige bezetting. Stuurgroep Hans Schrikkema (VZ) Henk Menninga Willem Goutier Sietske Faber Programma Manager Fred Hassert RIO projectbureau Peter Lenselink Secretariaat (Julia Dijk) Cluster Internet/Intranet Garmt Klinkenberg Interne Bedrijfsvoering David van der Meer Kennis & Informatie Ron Wardenier ICT Randvoorwaardelijk Addy van der Molen 3.2 Besturing Op detailniveau is de besturing van het programma verbeterd. In 2004 hebben de programmamanager en de projectmanagers in combinatie met het projectbureau continu de besturing onder de loep genomen. Daar waar waardevolle verbeteringen mogelijk waren is verandering niet tegengehouden. Aan de volgende verbeterpunten is in 2004 gewerkt: aansluiting bij het beleidsproces ICT; door duidelijke afspraken te maken over de wijze waarop de ontwikkelingen en beleidsvorming tot stand komt en de rollen die elkaar hierin moeten vinden, is een verbetering gerealiseerd in de afstemming van beleidsvorming tussen ICT en het RIO programma; inzichtelijkheid in factoren die van invloed zijn op de RIO projecten; alle RIO projecten zijn of hebben in één of andere vorm een afhankelijkheid met een project of haar omgeving. Door een structureel overleg zijn deze afhankelijkheden continue in de gaten gehouden en daar waar noodzakelijk, is de uitvoering van een project er op aangepast. Tevens is het inzicht in de afhankelijkheden gebruikt voor prioriteitafwegingen wanneer door resourcegebrek een project niet maximaal kon worden bediend. Even als in voorgaande jaren zal de besturing van het RIO programma continu getoetst worden om zo snel mogelijk de verbeterpunten inzichtelijk te maken en de juiste acties te ondernemen 16 van 37

3.3 Communicatie 3.3.1 Interne communicatie Cruciaal binnen een omvangrijk programma als RIO dat grote veranderingen teweeg brengt, is het blijven informeren van belanghebbenden binnen de gehele organisatie teneinde draagvlak en betrokkenheid te creëren. Belangrijk hierbij is het adequaat en tijdig communiceren met betrokkenen, afdelingen en management. Zonder voldoende draagvlak en betrokkenheid zullen verbeteringen maar beperkt rendement opleveren. Voor elk project is afstemming geweest met de organisatie waardoor goede rolverdelingen binnen projecten zijn gerealiseerd. Dit heeft er in geresulteerd dat de relatie tussen betrokken partijen optimaal kon verlopen. In 2004 zijn diverse initiatieven geïnitieerd: Verschillende communicatie uitingingen in Gronoloog (GEO informatie, Belinda, Relatiemanagement en Provinciaal Actie Centrum) en Gronoloog actueel; RIO middag op 3 maart 2005; informatie over RIO en nieuwe ontwikkelingen die een ICT component kunnen bevatten (denk hierbij aan de wettelijke ontwikkelingen zoals basisregistraties) voor alle medewerkers van de provincie Groningen; Afdelingspresentaties; presentatie over RIO bij afdelingsoverleggen; Specifieke communicatie per project voor een brede doelgroep; beschikbaar stellen van BELINDA, GEO informatie, Relatiemanagement; Specifieke communicatie per project voor een beperkte doelgroep; tele/thuiswerken, architectuur, datawarehouse/management informatie voorziening. 3.3.2 Rapportages Om het programma gecontroleerd te laten verlopen zijn verschillende rapportagelijnen voor diverse doelgroepen opgezet. Het gaat hierbij om: - Maandelijkse clusterrapportage met als doelgroep het programmaoverleg; - Maandelijkse programmarapportage met als doelgroep de stuurgroep RIO; - Periodieke rapportage aan Management Team en de Ondernemingsraad; - Jaarrapportage met als doelgroep Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten, Management Team en de Ondernemingsraad. De rapportages worden continu getoetst op relevantie voor de diverse doelgroepen. 3.4 Planning De huidige status t.a.v. de planning wordt in Bijlage III gevisualiseerd. Voor een aantal projecten is een afwijking tussen de oorspronkelijke en de huidige planning waar te nemen. De tijdshorizon van het gehele programma zal echter niet worden overschreden. Uitgangspunt binnen het programma was naast het nadenken over de uiteindelijke oplossingen, ook het starten met het behalen van concrete resultaten. Samengevat; een mix van analyse en realisatie. De oorspronkelijke planning was voldoende onderbouwd, echter tijdens de uitvoering wordt de planning op basis van voortschrijdend inzicht verder geoptimaliseerd. In het RIO jaarplan 2005 worden de activiteiten voor de komende periode verwoord. 17 van 37

3.5 Financieel In 2003 is het Strategisch ICT beleidsplan aan PS gepresenteerd. Op basis van de toen bekende gegevens en ontwikkelingen is een omvangrijk programma samengesteld. Hiervoor heeft PS 6,457 miljoen beschikbaar gesteld. Gedurende het programma is op basis van voortschrijdend inzicht een enkele aanpassing geweest in doelstellingen van individuele projecten. Echter, de inhoud van het gehele programma is gelijk gebleven. De financiële consequenties van deze veranderingen in de projecten zijn tot op heden binnen de kaders van het programma of door financiering door de opdrachtgever(s) van de projecten opgevangen. Specifiek aandachtspunt hierin zijn de ontwikkelingen t.a.v. het project DOROS. Naast de continuïteit en het beheer van DOROS is ook gekozen om enkele bedrijfsprocessen van de provincie Groningen te digitaliseren. De financiële dekking die hiervoor benodigd is, is gehaald uit gereserveerde gelden voor onderhoud DOROS; uit de voorjaarsnota 2002. Hiermee is bewerkstelligd dat zowel de doelstellingen van de voorjaarsnota, de oorspronkelijke doelstelling van het DOROS project in het RIO programma, alsook de nieuwe wens 'digitalisering van werkprocessen/workflowmanagement' gerealiseerd kan worden. Het uitvoeringsprogramma RIO is opgedeeld in vier clusters alsmede de besturing van het programma. In onderstaand overzicht is een weergave gegeven van de realisaties en verplichtingen die per cluster gemaakt zijn 1 : Cluster Realisatie Verplichting Cluster Internet en Intranet 457.648 123.588 Cluster Interne bedrijfsvoering 734.378 132.274 Cluster Kennis en Informatie 237.952 41.076 Cluster ICT randvoorwaardelijk 983.413 145.665 RIO besturing 392.805 26.010 2.806.196 468.613 3.274.808 De doelstellingen van het Strategisch ICT beleidsplan zijn realiseerbaar met de beschikbaar gestelde gelden. Het project 'flexibel werken' en de ontwikkelingen rondom digitalisering van werkprocessen leggen beslag op het grootste deel van het resterend budget. 1 Stand van zaken per 1 maart 2005 18 van 37

4 Randvoorwaarden 4.1 Inleiding In het Strategisch ICT beleidsplan 2003-2006 is aangegeven dat een aantal randvoorwaardelijke zaken op het vlak van organisatie, cultuur, technische infrastructuur, standaardisatie, informatiebeveiliging en architectuur dienen te worden ingeregeld om de geformuleerde ambitie te kunnen waarmaken. Als uitgangspunt wordt hierbij gehanteerd, dat integraal management op het niveau van de afdelingen is belegd. Dit houdt in dat binnen een gedefinieerd kader, afdelingsmanagers verantwoordelijk zijn voor het inrichten van de eigen afdeling en bedrijfsprocessen en daarnaast voor de inzet van bedrijfsmiddelen (waaronder ICT) om bepaalde producten te leveren. De afdeling ICT is hierbij ondersteunend en vervult verschillende rollen: Beleidsvoorbereiding vanuit ICT perspectief; ICT advisering; Bieden van ICT voorzieningen (techniek). In de Tussenrapportage 2004 werd reeds aangegeven dat verschillende acties zowel binnen het RIOprogramma als ook vanuit de afdeling ICT in 2003 zijn ontplooid waardoor in randvoorwaardelijke zin een basis is gelegd. Het jaar 2004 heeft in het teken gestaan van het verder optimaliseren van diverse zaken en de borging hiervan. 4.2 Beleid Op basis van een studie begin 2004 door CGEY (zie Tussenrapportage 2004) is geconstateerd dat bij het opstellen van het Strategisch ICT beleid 2003-2006 voldoende afstemming is geweest tussen het provinciaal beleid en ICT. Echter gezien de snelheid van ontwikkelingen zowel vanuit provinciaal- als ook ICT-perspectief, is het van groot belang om dit frequent te toetsen, waardoor beleid, uitvoering en rendement met elkaar in verband blijven. In 2004 is hiervoor het proces ten aanzien van de identificatie van het Strategisch ICT beleid verder ingericht en uitgevoerd. Doel van dit proces is de aansluiting bij de strategische activiteiten, zoals benoemd in het Concernprogramma 2005 en de wensen vanuit de verschillende afdelingen, zoals vastgelegd in de ICT paragrafen, die door de ICT accountmanagers in samenwerking met de afdelingsmanagers inmiddels voor elke afdeling zijn beschreven. Hierbij de mogelijke ICT ondersteuning als uitgangspunt hanterend. Daarnaast de identificatie van ICT ontwikkelingen, die een impact (kunnen) hebben op de provincie Groningen. Hierbij wordt vanuit ICT perspectief de verbinding gezocht naar het programma "Andere Overheid", gericht op de modernisering van de overheid. Op provinciaal samenwerkingsverband niveau (IPO) wordt actief geparticipeerd in het programma e-provincies. Natuurlijk worden ook andere bronnen, zoals leveranciers, trendwatchers, e.d., geraadpleegd. Het eindresultaat van het proces is een mogelijke bijsturing van het Strategisch ICT Beleidsplan c.q. het uitvoeringsprogramma RIO, zoals verwoord in hoofdstuk 6. Het kan hierbij gaan om een strategische koerswijziging en/of een tactische bijstelling van activiteiten binnen het uitvoeringsprogramma (Informatieplanning). 19 van 37

4.3 Taken en verantwoordelijkheden binnen de ICT functie In paragraaf 4.2 wordt duidelijk beschreven dat de beleidsvoorbereidende en adviserende rol vanuit de afdeling ICT inmiddels geborgd is. De technische rol werd in 2003 al naar tevredenheid ingevuld. In 2004 is deze nog verder ontwikkeld, door de invoering van een zogenaamde Architecture Board. Deze overleggroep heeft een adviesfunctie, waarbij de focus ligt op het complete architectonische ICT raamwerk en nieuwe technieken, die moeten passen in dit raamwerk. Hiermee zijn randvoorwaarden t.a.v. Technische Infrastructuur, Standaardisatie, Informatiebeveiliging en Architectuur, zoals verwoord in het Strategisch ICT beleidsplan, geborgd binnen de staande organisatie. In de Tussenrapportage 2004 werd geconstateerd, dat ook de afdelingen moesten wennen aan hun rol binnen de ICT-functie. De afdeling ICT heeft hiertoe in 2004 aanzetten gegeven door het inrichten van functioneel applicatiebeheer en daarmee het invullen van de opdrachtgeverrol (vanuit de afdelingen), waardoor wensen nog duidelijker verwoord kunnen worden. In 2005 wordt dit voortgezet. 4.4 Organisatie 4.4.1 Kwantitatief Om de dienstverlening vanuit de afdeling ICT te waarborgen, is een geleidelijke uitbreiding van de formatie met 8 fte s voorzien. In de periode 2003/2004 zijn 6 fte s ingevuld. Zoals vorig jaar is gerapporteerd, is de invulling deels vervroegd om daardoor inhuur van "duurdere" externen te voorkomen. In 2005 worden de resterende 2 fte s ingevuld. De kwantitatieve invulling loopt parallel met de uitvoering van het Strategisch ICT Beleidsplan. 4.4.2 Kwalitatief In 2004 heeft binnen de afdeling ICT de nadruk gelegen op het verder optimaliseren van processen en methodieken en daarnaast het verhogen van de kwaliteit van de medewerkers, met als hoofddoel het verbeteren van de dienstverlening. Hierbij wordt de opmerking gemaakt dat dit een behoorlijke inspanning heeft gevergd, aangezien de afdeling ICT in de huidige vorm in 2002 is ontstaan en zijn weg dus ook nog moest vinden. Daarbij opgeteld heeft de afdeling ICT gezorgd voor participatie in de vele projecten van het RIO-programma. De ingezette weg zal in 2005 worden doorgezet. Concreet gaat het om de volgende aandachtspunten: focus op de klant door het uitvoeren van een continue integraal verbeterprogramma binnen de afdeling ICT; de standaard dienstverlening vanuit de afdeling ICT minimaal uitvoeren conform de verwachtingen bij de klant; doorontwikkelen en borgen van de financiële processen; plan- en projectmatig blijven werken op basis van de IPP methodiek; doorontwikkelen en borgen van de ITIL-processen 4.5 Cultuur Uitgangspunt blijft dat indien voldoende aandacht aan de menskant wordt gegeven, het succesvol gebruik van technische middelen enorm wordt vergroot. De afdeling ICT zal de overige afdelingen blijven ondersteunen bij de professionele invulling van hun rol als opdrachtgever en functioneel beheerder. Ook binnen de diverse projecten van het RIO-programma wordt continue aandacht besteed aan het laten wennen van medewerkers aan nieuwe ICT-ontwikkelingen. Daarnaast houdt de afdeling ICT zich actief bezig met een professionalisering van ICT medewerkers. Hierbij is het doel om (nog) meer klant- en doelgericht te opereren. 20 van 37