2.2 Innovatief aanbesteden in Haarlem: los laten en regie voeren NATIONAAL CONGRES AANBESTEDEN EN CONTRACTEREN
FLORIS VOSSE IMPLEMENTATIEADVISEUR GEMEENTE HAARLEM MENNO WOUDA SENIOR CONTRACTMANAGER ARATIS GROEP
Contractmanagement in de Gemeente Haarlem Nationaal congres aanbesteden en contracteren 21 april 2016 Floris Vosse & Menno Wouda
4 Introductie
Gemeente Haarlem Gemeenteraad Griffie College B&W Directieteam Concernstaf Dienstverlening, veiligheid en vergunningen Stadszaken Gebiedsontwikkeling en beheer Sociale zaken en werkgelegenheid Middelen en service 5
Inhoud presentatie 1. Waarom doet Haarlem dit? 2. Contracten en aanbesteding B&O 3. Lessons learned
2 Principes Gebiedsgericht gericht Werken in regie procesteam gebiedsteam
Waarom regie? Veranderende rol overheden Terugtrekkende overheid (minder ambtenaren, uitvoerend). Markt Kanteling in de markt ( technisch personeel niet naar gemeenten); Markt beter en meer kennis van de inhoud; Markt ontwikkelt zich door nieuwe contractvormen; Markt meer in staat te innoveren. Rol gemeente Meerwaarde is stadskennis, politiek en werken in stedelijke omgeving 8
Dagelijks beheer & onderhoud
Uitgangspositie beheer en onderhoud 75 verschillende onderhoudscontracten Omvang dagelijks beheer en onderhoud 35 mio oude OG-rol beheer niet uitvoerbaar nieuwe organisatie ondoorzichtig geheel van contracten (geen synergie) arbeidsintensieve frequentiebestekken
Uitgangspositie beheer en onderhoud Spaarnelanden 100% dochter N.V. van de gemeente Haarlem Uitvoerende bedrijven gemeente Haarlem verzelfstandigd 25 onderhoudscontracten op 4 niveaus Omzet vanuit B&O 30 mio per jaar moest gelijk blijven 11
Gemaakte keuzes Dagelijks en groot onderhoud uit elkaar Resultaat en Functioneel Taakstellend budget 4 jaar en 2+2 jaar verlenging Stedelijke en bestuurlijke omgeving 11 domeinen
Beheer en onderhoudsdomeinen Markt openbare verlichting (perceel) Volker Infra VRI s (perceel) Vialis civiele kunstwerken + oevers (perceel) Volker Infra beweegbare bruggen (perceel) Strukton riolering + grondwater BAM asfalt + markeringen (perceel) BAM Spaarnelanden afval & reiniging elementenverhardingen + straatmeubilair (perceel) groen & spelen parkeren coördinatie piket & meldingen*
Proces tot stand komen contracten 1 Visie 2 Contract 3 Resultaat 4 Taakstellend budget 5 Processen 6 Areaal / overdracht 7 Aanbesteding en gunning
Totstandkoming contracten Gemeente ondersteund door: Cyber: Techniek Aratis: Contract, Aanbesteding en Juridisch Gebruik gemaakt van UAV-GC 2005: Opdrachtnemer verantwoordelijk voor resultaten Opdrachtgever toetst op afstand (SCB)
Domein Dienstverleningsovereenkomst
Vraagspecificatie algemeen Geest van de overeenkomst Letter van het contract Doelen Doel 1: Realiseren vastgesteld Kwaliteitsniveau Doel 2: Publieksgericht handelen Doel 3: Duurzaamheid en behoud ecologische waarden Doel 4: De Opdrachtnemer treedt op als onderhoudsaannemer en Adviseur Domein Doel 5: Bestuurlijke gevoeligheid Partnerschap Huisvaderschap Samenwerking
Vraagspecificatie processen
Vraagspecificatie resultaten
Aanbestedingsprocedure Aanbestedingsprocedure: 5x Europees niet openbaar DDO-marktpartijen 6x Inbesteding Spaarnelanden 1x Europees niet openbaar Auditbureau Ruimte bieden voor MKB Selectiecriteria laagdrempelig 2 inlichtingenbijeenkomsten Aandachtspunt vanuit Bouwend Nederland: Percelen 20
EMVI criteria 1. Generiek visie op samenwerking scope-, beleids- en areaalwijzigingen efficiëntie in werkwijze pro-actief en risicogestuurd handelen domeinoverstijgend handelen werkzaamheden in transitieperiode 2. Domein specifiek 21
19 december 2014 contracten ondertekend Inbesteding Spaarnelanden Aanbesteding marktpartijen 22
Samenwerking Gewenste rol markt explicieter maken MKB echt meenemen Zorg voor kwaliteit, samenhang en commitment in beoordelingsteams Balans vinden in procestaken versus uitvoerend werk voor ON
Contractbeheersing
Positie procesteam gemeente DDO partner EMVI plannen + DDO s Auditbureau EMVI plan + DVO Procesteam Gemeente Gemeente Haarlem 25
Procesteams Domeinmanager Technisch Adviseur Domeinbeheerder 26
Communicatielijnen contractsturing Strategisch 1 Jaar vooruit Strategisch Tactisch 3 Maanden vooruit Tactisch Operationeel Hier en nu Operationeel 27
Contractsturing marktpartij Contractpartner borgt zijn eigen kwaliteit d.m.v. kwaliteitssysteem en interne audits Beschrijft als onderdeel van het kwaliteitssysteem de manier van handelen die tot de resultaten leidt Afwijkingen van werkwijze (proces) dienen apart te worden vermeld incl. verbetervoorstel (PDCA) Nevenopdrachtnemersoverleg raakvlakken tussen domeinen
Contractsturing gemeente Overleg dagelijkse zaken operationeel (domein beheerder) Overleg grote lijnen tactisch (procesmanager) Samenwerkingsmonitor Marktpartij rapporteert aan de gemeente over presteren contract (tactisch en operationeel) Auditbureau (adviesbureau) controleert of de processen doorlopen worden Escalatieladder (in samenwerking oneens kunnen zijn) & Strategisch overleg
30
Politieke sensiviteit
Meldingen
Regisseur Ik heb het in regie gezet? 33
34
Tactisch handelen
Opleiden medewerkers Regie-academie
Geen meerwerk
Samenwerken
Succesfactoren Hebben en sturen op visie en doel Organisatie was ingericht Aandacht in de aanbesteding voor doelstelling gemeente Samenwerken Ander verdien-model bedrijven Bedrijven willen investeren in regie en samenwerking Aandachtspunten Meenemen medewerkers verandering (nieuwe werkwijze, achtergrond, cultuur) Meenemen management Gemeenteraad