Dendermondesteenweg 449, 9070 Destelbergen tolkaanvraag@cabvlaanderen.be www.cabvlaanderen.be - www.tolkaanvraag.be 09/228.28.08-09/228.18.14-0473/92.33.11 - Nood 0476/22.91.75
Inhoudstafel 1 INLEIDING... 4 1.1 TOEKENNINGSPROCEDURE... 4 1.1.1 VGT-tolkopdrachten in Welzijn, Werk en Derden en schrijftolkenopdrachten in Onderwijs in 2.0... 4 1.1.2 VGT-tolkopdrachten in onderwijs in 2.0... 5 2 AANMELDEN... 5 2.1 2.2 2.3 2.4 REGISTREREN... 5 AANMELDEN... 5 WACHTWOORD VERGETEN?... 5 MIJN ACCOUNT... 6 3 MIJN STARTPAGINA... 6 3.1 NAVIGEREN IN DE WEBAPPLICATIE... 7 4 PAGINA S BOVENAAN IN DE WERKBALK... 9 4.1 4.2 4.3 CONTACTEN... 9 ORGANISATIES... 10 OPDRACHTEN... 10 4.3.1 Weergave en zoekfilters... 11 4.3.2 Acties uitvoeren op de lijst met opdrachten... 12 4.3.3 Tolken die ook tussenpersoon zijn... 13 4.4 TOLKUREN... 13 5 EEN NIEUWE TOLKAANVRAAG INDIENEN... 15 5.1 TOLKAANVRAGEN TOEVOEGEN OP BASIS VAN EEN LESSENROOSTER (ONDERWIJS)... 15 5.1.1 Een tijdschema aanmaken... 15 5.1.2 Lessenschema aanmaken... 18 5.1.3 Lessenschema invullen... 19 5.2 EEN NIEUWE AANVRAAG TOEVOEGEN MET ÉÉN OF MEERDERE TOLKOPDRACHTEN... 20 5.2.1 Opdrachten voor teamtolken... 20 5.2.2 Afgesproken met tolk... 22 5.2.3 Een afstandstolk nodig?... 22 5.2.4 De onvolledige aanvraag... 22 5.3 EEN TOLKOPDRACHT TOEVOEGEN AAN EEN BESTAANDE AANVRAAG... 23 6 DETAIL VAN EEN TOLKOPDRACHT... 24 6.1 VERSCHILLENDE LAGEN VAN DE TOLKOPDRACHT... 24 6.2 OVERZICHT BESCHIKBARE TOLKUREN... 24 6.3 STATUS VAN DE TOLKOPDRACHT... 24 6.4 ANDERE TOLKOPDRACHTEN IN DIEZELFDE AANVRAAG... 25 6.4.1 Detail van een tolkopdracht voor tussenpersonen die ook tolk zijn... 26 6.5 BERICHTEN... 27 6.5.1 Automatische berichten... 28 6.6 WIJZIGINGEN AANBRENGEN IN EEN TOLKOPDRACHT... 28 7 STATUS TOLK (TOLK GEVONDEN?)... 29 7.1 STATUS VAN DE TOLK... 29 8 FICHE TOLKGEBRUIKER ORGANISATIE... 30 2/31
8.1 PERSOONLIJKE FICHE VAN DE TOLKGEBRUIKER... 30 8.2 FICHE VAN EEN ORGANISATIE... 30 8.2.1 Mijn adresboek (van de organisatie)... 30 8.2.2 Vakanties (van de organisatie)... 31 3/31
1 Inleiding We noemen de vernieuwde webapplicatie hier verder 2.0, de oude webapplicatie is 1.0. 1.1 Toekenningsprocedure Uitleg in VGT In tolkaanvraag 1.0 werd de tolkopdracht online ingediend door de tolkgebruiker. Pas na controle door het CAB werd de tolkopdracht online zichtbaar voor tolken. Tolken accepteerden de opdracht en het CAB kende vervolgens een tolk toe volgens de gekende zoekprocedure: voorkeurtolken volgens de opgegeven rangorde; indien geen voorkeurtolken, de accepterende tolk die het dichtst bij de opdracht woont. De tolkgebruiker kon online de status van zijn tolkopdracht opvolgen en zien of er een tolk werd toegekend. De tolkgebruiker kon niet zien welke tolken de tolkopdracht accepteerden. Maar wat verandert er nu in 2.0? 1.1.1 VGT-tolkopdrachten in Welzijn, Werk en Derden en schrijftolkenopdrachten in Onderwijs in 2.0 Tolkopdrachten die online door de tolkgebruiker worden ingediend, zijn meteen zichtbaar voor de tolken (open voor acceptatie). De tolk kan meteen zijn status tolk aan de opdracht toevoegen. Met Status tolk wordt bedoeld: de tolk accepteert of meldt ik ben niet vrij. De tolkgebruiker kan dan desgewenst zelf één van de accepterende tolken toekennen. Indien de tolkgebruiker 24u na de eerste tolkstatus wacht om een tolk toe te kennen, zal het CAB deze taak overnemen volgens dezelfde toekenningsprocedure die we in 1.0 toepassen. Indien de tolkgebruiker bij het indienen van een tolkopdracht voorkeurtolken opgeeft, dan krijgen deze voorkeurtolken automatisch een e-mail. Opgelet: wanneer de tolkgebruiker pas later voorkeurtolken toevoegt aan de ingediende tolkopdracht, dan vertrekt er geen notificatie. De tolkgebruiker kan voortaan meer dan 3 voorkeurtolken aanduiden. Het is belangrijk dat de tolkgebruiker bij het indienen van de aanvraag de voorkeurtolken in volgorde zet. Indien het CAB na 24u de toekenning overneemt is het op die manier duidelijk voor het CAB welke tolk de grootste voorkeur heeft. Omdat de tolkgebruiker in 2.0 de tolk zelf kan toekennen, bestaat het veld Afgesproken met de tolk niet meer. Als de tolkgebruiker al met de tolk heeft afgesproken, dan kan de tolkgebruiker een tolkaanvraag indienen met één voorkeurtolk. In de opdracht duidt de tolkgebruiker aan Alleen voorkeurtolken vragen. Alleen deze voorkeurtolk kan de opdracht zien. De voorkeurtolk ontvangt ook een e-mail en kan de gegevens van de tolkopdracht controleren zodat er geen misverstand bestaat. Daarna kan de tolk de opdracht accepteren. Pas nadat de tolk de tolkopdracht daadwerkelijk accepteert, kan de tolkgebruiker hem toekennen. Daardoor kan de tolkgebruiker (ook bij teamtolkopdrachten) de opdrachten van de verschillende tolken in dezelfde tolkaanvraag indienen. Meer over teamtolkopdrachten lees je in hoofdstuk 5.2.1. 4/31
1.1.2 VGT-tolkopdrachten in onderwijs in 2.0 De tolkopdrachten in Onderwijs zijn niet meteen zichtbaar voor de tolk (niet open voor acceptatie). Er vertrekt dus niet automatisch een notificatie naar de voorkeurtolken. De opdrachten worden wegens het tolkentekort bemiddeld via de afgesproken Zoekprocedure CAB in de sector Onderwijs vanaf schooljaar 2017-2018. 2 Aanmelden 2.1 Registreren Jouw gebruikersnaam en wachtwoord uit tolkaanvraag 1.0 is nog steeds geldig in 2.0. Een nieuw account aanmaken is enkel nodig als je nog nooit logingegevens ontvangen hebt van het CAB. Twijfel je, neem dan contact op met het CAB en dan kijken we voor jou na of er voor jou al een account bestaat. Indien je nog niet bent aangesloten bij het CAB, dan kan je je eenvoudig registreren: Klik op Nieuwe account aanmaken: Vul jouw voornaam, familienaam en e-mailadres in. Duid aan dat je je wenst te registreren als tussenpersoon voor een dove persoon die tolken gebruikt. Vink aan Ik ben geen robot en klik op Nieuwe account aanmaken. Je ontvangt nadien een automatische mail met een link om jouw eigen wachtwoord in te stellen. Nadat je jouw wachtwoord hebt ingesteld, kan je alvast je persoonlijke gegevens aanvullen (GSM-nr, e-mailadres, ). Zodra het CAB een door de tolkgebruiker ondertekende volmacht ontvangt, kan je tolkaanvragen indienen (zie hoofdstuk 5). 2.2 Aanmelden Meld aan op www.tolkaanvraag.be door jouw gebruikersnaam of e-mailadres en wachtwoord in te vullen. De eerste keer dat je aanmeldt, moet je ook de algemene voorwaarden aanvaarden (checkbox aanklikken). Indien de algemene voorwaarden wijzigen, zal je deze opnieuw éénmalig moeten aanvaarden. 2.3 Wachtwoord vergeten? Klik op Wachtwoord vergeten? en geef jouw e-mailadres dat gekoppeld is aan jouw gebruikersprofiel op www.tolkaanvraag.be in. Je zal een e-mail ontvangen met een link om jouw wachtwoord opnieuw in te stellen. 5/31
Had je reeds een account in 1.0, dan kan je je met hetzelfde wachtwoord inloggen in 2.0. Zodra je een nieuw wachtwoord wenst in te stellen, dient dit nieuwe wachtwoord te voldoen aan volgende voorwaarden: minstens 8 karakters waarvan minstens 1 speciaal teken (bv.? of! of =) en 1 nummer. NIEUW in 2.0: Het CAB beschikt niet meer over jouw persoonlijke logingegevens. 2.4 Mijn account Via Mijn account rechtsboven heb je toegang tot je inloggegevens en kan je jouw e-mailadres (dat je gebruikt voor de webapplicatie) en/of je wachtwoord wijzigen. Door klikken op het woord Wijzigen onder jouw naam kan je jouw logingegevens, zoals wachtwoord en/of e-mailadres, wijzigen. Hiervoor moet je eerst jouw huidige wachtwoord invullen. Ken je jouw huidige wachtwoord niet meer, dan kan je in hetzelfde formulier klikken op de hyperlink Je wachtwoord wijzigen onder het invulveld Huidig wachtwoord: 3 Mijn startpagina Na het aanmelden kom je op de startpagina. Wil je tijdens het werken in de webapplicatie snel terug naar deze pagina, dan doe je dat door te klikken op het CAB-logo links bovenaan. 6/31
Op veel plaatsen in de website staat er onderaan de pagina uitleg in geschreven tekst en filmpjes in VGT om je wegwijs te maken in de vernieuwde website. Nieuw in 2.0: Voortaan kan een persoon met één gebruikersnaam en wachtwoord verschillende rollen vervullen. Er kunnen ook tussenpersonen toegevoegd worden aan L-uren. Dit betekent dat je met één gebruikersnaam en wachtwoord niet alleen jouw eigen tolkopdrachten kan beheren, maar bv. ook de tolkuren van jouw kinderen. Daarom wordt in de structuur van de webapplicatie een onderscheid gemaakt tussen: De bovenste werkbalk: deze bevat inhoud van jou en de tolkgebruikers waarvoor jij tussenpersoon bent. De werkbalk onder jouw of de door jou geselecteerde naam: Onder deze naam staan enkel pagina s die betrekking hebben op de gegevens van de geselecteerde persoon: Mijn. 3.1 Navigeren in de webapplicatie Indien je tijdens het werken op de webapplicatie niet zo duidelijk meer voor ogen hebt waar je je exact bevindt, dan biedt de navigatiebalk (grijze balk bovenaan) jou meer informatie. De navigatiebalk is als een kruimelspoor. Door dit spoor te volgen kan je meteen zien waar je in de navigatiestructuur zit. De korte tekstjes in groen zijn shortcurts. Als je hierop klikt, open je dat specifieke onderdeel van de applicatie (bv. de tolkuren van de tolkgebruiker). Het laatste tekstje in de navigatiebalk staat in het grijs gekleurd. Hier kan je niet meer klikken: je bevindt je reeds op deze pagina. Dat kan handig zijn in het detail van een tolkopdracht met verschillende opdrachten. De datum achteraan in de navigatiebalk toont je snel welke tolkopdracht je aan het bekijken bent. Op veel pagina s staat onderaan de pagina een helpblock. Deze helpblock vermeld kort waar je je bevindt en wat je op deze pagina kan doen. Enkele voorbeelden van de navigatiebalk: /123613-213 Teamoverleg Do 09/05/2019 10:30 Je bevindt je in het detail van de tolkopdracht 123613-213 Teamoverleg op donderdag 09/05/2019 om 10u30. 7/31
/Teamoverleg Het onderwerp van de aanvraag is Teamoverleg. Als je klikt op Teamoverleg open je de tolkaanvraag en kan je bv. nieuwe datums van vergaderingen toevoegen aan de aanvraag. /A-Uren Werk van Mieke 15/10/2018 OK Het is een tolkopdracht met A-uren bij de werkgever Werk van Mieke. Het werkgeversattest is OK sinds 15/10/2018. Klikken opent de pagina met de gegevens van Mieke haar A-uren bij werkgever Werk van Mieke. /Mijn tolkuren Klikken op Mijn tolkuren brengt je naar het overzicht van de beschikbare tolkuren van de tolkgebruiker. /Mieke Mieters De naam van de tolkgebruiker. Klikken op deze naam, brengt je naar het persoonlijk profiel van de tolkgebruiker. Startpagina Als je op Startpagina klikt, kom je op jouw startpagina. /123609-164 Aardrijkskunde Di 11/06/2019 09:35 Je bevindt je in het detail van de tolkopdracht 123609-164 Aardrijkskunde op dinsdag 11/06/19 om 9u35. /Aardrijkskunde Het onderwerp van de aanvraag is Aardrijkskunde. Als je klikt op Aardrijkskunde open je de tolkaanvraag en kan je bv. nieuwe datums van de les aardrijkskunde toevoegen aan de aanvraag. /Lessenrooster trimester 3 De tolkaanvraag is gebaseerd op het lessenschema Lessenrooster trimester 3. Door hierop te klikken open je dit lessenschema. /O-uren Basisschool van Bas 01/09/2018-31/08/2019 OK Het is een tolkopdracht met O-uren bij de onderwijsinstelling Basisschool van Bas. De tolkuren zijn in orde sinds 1/09/2018. Klikken opent de pagina met de gegevens van Bas zijn O-uren bij onderwijsinstelling Basisschool van Bas. /Mijn tolkuren Klikken op Mijn tolkuren brengt je naar het overzicht van de beschikbare tolkuren van de tolkgebruiker. /Bas De Backer De naam van de tolkgebruiker. Klikken op deze naam, brengt je naar het persoonlijk profiel van de tolkgebruiker. Startpagina Als je op Startpagina klikt, kom je op jouw startpagina. 8/31
4 Pagina s bovenaan in de werkbalk Bovenaan in de werkbalk, naast het CAB-logo, staan er 4 pagina s: Contacten, Organisaties, Opdrachten en Tolkuren. Deze pagina s bevatten alle informatie van jou én alle voor jou beschikbare informatie van de tolkgebruikers waarvoor jij tussenpersoon bent. 4.1 Contacten Op deze pagina staat een lijst van jouw eigen fiche plus de fiches van de tolkgebruikers waarvoor je tussenpersoon bent. Je kan een beperkt aantal gegevens raadplegen in de fiche van deze tolkgebruikers door te klikken op hun naam. Meer hierover in de handleiding over de webapplicatie voor de tolkgebruikers. Opent Mijn profiel op de pagina Contact van jou of de tolkgebruiker waarvoor je tussenpersoon bent. Opent Mijn berichten. Je kan deze gegevens van de tolkgebruiker waarvoor je tussenpersoon bent niet raadplegen. Opent Mij contacteren via op de pagina Contact. Je kan deze gegevens van de tolkgebruiker waarvoor je tussenpersoon bent niet raadplegen. 9/31
4.2 Organisaties Op deze pagina staat een overzicht van organisaties die gekoppeld zijn aan tolkuren van tolkgebruikers waarvoor jij tussenpersoon bent. Door op de naam van de organisatie te klikken, open je de fiche van die organisatie. Meer hierover in hoofdstuk 8.2 en in de handleiding over de webapplicatie voor de tolkgebruikers. Opent Mijn profiel op de pagina Organisatie van deze organisatie. Opent een nieuw e-mailbericht aan dit e-mailadres. Toont het algemeen telefoonnummer van de organisatie. Hierop klikken biedt momenteel nog geen mogelijkheden. 4.3 Opdrachten Op deze pagina staat een overzicht van alle tolkopdrachten bij de tolkgebruikers waarvoor jij tussenpersoon bent. Je ziet alleen de tolkopdrachten van tolkuren waaraan jij gekoppeld bent als tussenpersoon. Je kan tolkopdrachten opzoeken aan de hand van de zoekfilters en je kan een aantal acties uitvoeren op één of meerdere geselecteerde tolopdrachten. 10/31
4.3.1 Weergave en zoekfilters De tolkopdrachten staan chronologisch gerangschikt en standaard op alle opdrachten vanaf vandaag. Gebruik de zoekfilters om jouw zoekactie te verfijnen. 11/31
Via de filter Tolk gevonden? kan je onderscheid maken tussen de opdrachten waarvoor je nog geen tolk gevonden hebt (openstaande opdrachten), de opdrachten waarvoor je wel een tolk gevonden hebt, de afgelaste opdrachten. In de filter Onderwerp kan je zowel zoeken op deel van het onderwerp als op het nummer van de aanvraag of de opdracht. In de lijst met opdrachten zie je per opdracht een aantal gegevens: In de kolom Datum staat de datum en het tijdstip waarop de opdracht doorgaat. In de kolom Status tolk zie je de stand van zaken met betrekking tot het vinden van een tolk voor deze tolkaanvraag. Door op de naam van de tolk te klikken open je het detail van de tolkstatus van die tolk. (zie hoofdstuk 7 voor meer informatie over de Status tolk) In de kolom Onderwerp staat het referentienummer en onderwerp van de tolkopdracht en de gemeente waar de opdracht doorgaat. Door op het onderwerp te klikken, open je het detail van de tolkopdracht en kan je het overzicht van alle tolkstatussen bekijken (zie hoofdstuk 6). In de kolom Type staat het type tolkuren (L/A/S/B/O/D) dat voor deze opdracht wordt ingezet en het gewenste type tolk (VGT/schrijftolk/IS/afstandstolk). In de kolom Status zie je de status van de tolkopdracht (zie 6.3). In de laatste kolom staat de naam van de tolkgebruiker en daaronder eventueel onderwijsinstelling of opleidingscentrum (bij O- of B-uren) of werkgever (bij A-uren). Door op de naam van de tolkgebruiker te klikken, kom je uit op de fiche van die persoon, waar je een beperkt aantal gegevens kan raadplegen. Door op de organisatie te klikken, kom je uit op de fiche van die organisatie. Over deze fiches kan je meer informatie lezen in de handleiding over de webapplicatie voor tolkgebruikers. 4.3.2 Acties uitvoeren op de lijst met opdrachten Je kan op deze pagina enkele acties uitvoeren op één of meerdere geselecteerde opdrachten: 12/31
Opdracht afgelasten: De reden van afgelasting alsook een eventuele opmerking voor het CAB kan je invullen in de volgende stap. Indien een tolk is toegekend voor de tolkopdracht, dan ontvangt de tolk via e-mail een bericht van de afgelasting en de reden van afgelasting. Tolk toekennen: Met deze actie kan je (één van) de accepterende tolk(en) toekennen aan de tolkopdracht(en). Tolk niet gewenst: Met deze actie kan je aangeven dat de tolkgebruiker één of meerdere accepterende tolken niet wenst voor deze tolkopdracht(en). Dit gebeurt steeds in samenspraak met de tolkgebruiker. 4.3.3 Tolken die ook tussenpersoon zijn Voor tolken die met dezelfde account ook tussenpersoon zijn is er een verschil tussen de pagina Opdrachten bovenaan in de werkbalk en de pagina Tolkopdrachten bij jouw eigen pagina s. Op jouw persoonlijke pagina Tolkopdrachten staat een lijst met tolkopdrachten in jouw rol als tolk. Je ziet hier alle tolkopdrachten die jij mag zien volgens jouw tolkprofiel. Op de pagina Opdrachten in de bovenste werkbalk zie je alle tolkopdrachten in jouw rol als tussenpersoon: je ziet alle tolkopdrachten met tolkurenpakketten waarvoor jij tussenpersoon bent. 4.4 Tolkuren Op deze pagina staat het volledig overzicht van alle actieve en niet-actieve tolkurenpakketten waarvoor jij tussenpersoon bent. Je kan via de filter zoeken op organisatie of op type tolkuren. Je kan via deze weg een nieuwe tolkaanvraag toevoegen. Meer hierover in het volgende hoofdstuk. 13/31
14/31
5 Een nieuwe tolkaanvraag indienen Een tolkopdracht bestaat uit 3 delen. Dit is nieuw t.o.v. tolkaanvraag 1.0. Daardoor kan je in de nieuwe webapplicatie gemakkelijk een nieuwe opdracht toevoegen aan een reeds bestaande tolkaanvraag. Je moet dan niet meer alle stappen van de tolkaanvraag doorlopen (zoals in 1.0 wel het geval was). De drie onderdelen van een tolkopdracht zijn: De aanvraag vormt de basis van de tolkopdracht. In dit onderdeel geef je onder andere meer duiding bij het onderwerp, of een stagiair is toegelaten, en of er voorbereidende documenten voor de tolk beschikbaar zijn. Bij een aanvraag op O-uren noteer je hier ook het vak, de lesgever en het leslokaal. Ook de voorkeurtolken worden op aanvraagniveau geselecteerd. Je kan voortaan meer dan 3 voorkeurtolken toevoegen. Voeg deze voorkeurtolk toe volgens de door jou gewenste rangorde. Aan de aanvraag koppel je een adres met eventueel extra informatie over de afspraakplaats en parkeergelegenheid. Je kan hiervoor een adres uit je adresboek kiezen (zie 4.1.2) of een nieuw adres intypen. Als je dit nieuwe adres wil bewaren in je adresboek ga je eerst naar je adresboek waar je dit adres toevoegt, zodat je het daarna kan toevoegen aan je aanvraag. Aan de aanvraag met adres voeg je één of meerdere opdrachten toe. Je vult in wanneer (datum en uur) de tolkopdracht doorgaat. Bij langere opdrachten vermeld je of er moet doorgetolkt worden tijdens de maaltijdpauze. Je kan gemakkelijk opdrachten die op regelmatige tijdstippen terugkeren (wekelijks/tweewekelijks en op bepaalde dagen van de week) indienen. Per opdracht of bij het indienen van een reeks opdrachten kan je aanduiden of je voor de opdracht enkel je aangeduide voorkeurtolken wil vragen. 5.1 Tolkaanvragen toevoegen op basis van een lessenrooster (onderwijs) In tolkaanvraag 2.0 kan je het lessenrooster ingeven in een lessenschema. Een lessenschema start altijd vanaf een vooraf ingegeven tijdschema. De school of student/cursist geeft vooraf alle vaste lestijden in zodat je het start-en einduur van elke les niet telkens opnieuw moet invullen. In het lessenschema kan je aanduiden op welke dagen en uren en voor welke vakken je wekelijks (of tweewekelijks) een tolk VGT of schrijftolk wenst om vervolgens met één klik alle tolkopdrachten aan te maken. Het lessenschema is te vergelijken met het overzicht van het lessenrooster dat in secundair onderwijs dikwijls vooraan in de schoolagenda wordt ingevuld. 5.1.1 Een tijdschema aanmaken Open de fiche van de onderwijsinstelling (via de pagina Organisaties). Een nieuw tijdschema toevoegen doe je door te klikken op de groene knop Tijdschema toevoegen. 15/31
Je geeft hier de naam op van het tijdschema en klikt op opslaan. Je krijgt het overzicht van de tijdschema s en opent het tijdschema door te klikken op de naam. Klik op de naam van het tijdschema om lestijden toe te voegen of te wijzigen. Door op de organisatie te klikken open je Mijn profiel van deze organisatie. Door hierop te klikken kan je alleen de naam van het tijdschema wijzigen. 16/31
Nu kan je lestijden toevoegen. Voorbeeld van een tijdschema: Het tijdschema kan voor verschillende schooljaren gebruikt worden. Meestal moet er per onderwijsinstelling maar één keer één tijdschema aangemaakt worden. Indien de lestijden veranderen of indien er verschillende lestijden zijn voor verschillende richtingen of graden, dan zijn er meerdere tijdschema s nodig. 17/31
5.1.2 Lessenschema aanmaken Maak nu een lessenschema aan: Klik op het tolkurenpakket waaraan je de tolkaanvragen wil koppelen. Klik op Mijn lessenschema s. Via de groene knop Lessenschema toevoegen kan je een nieuw lessenschema toevoegen. 18/31
Eerst geef je een naam op voor het lessenschema (bv. Lessenrooster trimester 3). Daarna geef je de start- en einddatum in van het lessenrooster en geef je aan of het rooster wekelijks of om de twee weken herhaald wordt. Klik op Opslaan. Je komt meteen in de volgende stap: invullen van het lessenschema. 5.1.3 Lessenschema invullen Na het aanmaken van een nieuw lessenschema, kom je automatisch op dit invulformulier terecht. Indien jij het lessenschema vooraf al had aangemaakt, dan kan je vanuit het overzicht van je lessenschema s klikken op de naam van het lessenschema om de gegevens van het lessenrooster in te vullen. In dit formulier kan je per lestijd een vak toevoegen aan het schema en opgeven of er een tolk VGT of schrijftolk gewenst is. Klik bij het gewenste tijdstip op lesuur toevoegen. Indien een vak over twee opeenvolgende lesuren heen loopt, kan je de opeenvolgende lesuren aanvinken. 19/31
Vul alle lessen uit het lesrooster, waarvoor een tolk VGT of schrijftolk nodig is, in op het lessenschema. Ben je hier klaar mee, dan klik je op de groene knop Opdrachten aanmaken (onderaan het lessenschema). De webapplicatie maakt nu opdrachten aan voor alle lesuren waarvoor je hebt aangeduid dat er een tolk VGT of schrijftolk nodig is en dit voor de hele periode die je hebt opgegeven bij het aanmaken van het lessenschema en volgens het daar gekozen herhalingspatroon (wekelijks of tweewekelijks). Er worden geen opdrachten aangemaakt in vakantieperiodes en vrije dagen die werden toegevoegd aan de vrije dagen van de onderwijsinstelling (zie 8.2.2). Navigeer naar het detail van de aanvraag door te klikken op het aanvraagnummer. 5.2 Een nieuwe aanvraag toevoegen met één of meerdere tolkopdrachten De meest aangewezen manier om een tolkaanvraag in te dienen is via de pagina Tolkuren (bovenaan de werkbalk). Klik op de groene knop Aanvraag toevoegen bij het juiste pakket tolkuren van de juiste tolkgebruiker. Zie Handleiding voor tolkgebruikers voor de volgende stappen om een tolkaanvraag in te dienen. 5.2.1 Opdrachten voor teamtolken Nieuw in 2.0: Meteen bij het toevoegen van de eerste opdracht, vul je het aantal tolken in dat je wenst voor deze tolkopdracht. Per datum (voor regelmatig terugkerende opdrachten) worden er per 20/31
gevraagde tolk opdrachten aangemaakt. Je hoeft jouw opdracht dus niet meer te kopiëren en alle stappen opnieuw te doorlopen. Zie voorbeeld hieronder: Er werden nu 2 teamtolkopdrachten aangemaakt binnen dezelfde tolkaanvraag. Onderaan het detail van de aanvraag zie je naast beide opdrachten het symbool, wat staat voor een teamtolkopdracht. 21/31
5.2.2 Afgesproken met tolk Heeft de tolkgebruiker vooraf al afgesproken met één of meerdere tolken bij een teamtolkopdracht, dan noteer je in de aanvraag de naam van deze tolk(en) en duid je in de opdracht aan: Alleen voorkeurtolken vragen. 5.2.3 Een afstandstolk nodig? Je kan een afstandstolk boeken voor maximum 30 minuten tijdens de openingsuren van de afstandstolkendienst (raadpleeg hiervoor de kalender op www.cabvlaanderen.be). Een aanvraag voor reservatie van de afstandstolk verloopt grotendeels op dezelfde manier als een aanvraag voor een live tolk, er zijn enkele verschillen: Bij het indienen van de aanvraag duid je bij Type tolk aan: Afstandstolk. Voor een reservatie van de afstandstolk is een extra veld voorzien voor het telefoonnummer van de horende persoon met wie je wenst te communiceren tijdens de tolkopdracht: Na het indienen van de aanvraag staat meteen de knop Datum en uur toevoegen. Je hoeft geen adres te koppelen aan de tolkaanvraag, aangezien de afstandstolk aanwezig is op de afstandstolkendienst en dus op afstand voor jou tolkt. 5.2.4 De onvolledige aanvraag Geef je een aanvraag in, maar vergeet je het adres of een tolkopdracht toe te voegen, of heb je na het indienen van de aanvraag eerst een nieuw adres toegevoegd in je adresboek, dan komt deze tolkaanvraag in de lijst van de tolkgebruiker met onvolledige aanvragen (raadpleeg hiervoor zijn persoonlijke fiche). 22/31
5.3 Een tolkopdracht toevoegen aan een bestaande aanvraag Je kan op elk moment nog nieuwe tolkopdrachten toevoegen aan een reeds bestaande aanvraag. Het is aan te raden om tolkopdrachten met hetzelfde onderwerp en adres ook in éénzelfde aanvraag te zetten. Open een tolkopdracht binnen de aanvraag, klik nu in de navigatiebalk op de aanvraag zelf. Het detail van de aanvraag opent zich. 23/31
En hier kan je klikken op de groene knop Extra datum en uur toevoegen, om nieuwe tolkopdrachten aan die aanvraag toe te voegen. 6 Detail van een tolkopdracht 6.1 Verschillende lagen van de tolkopdracht Een tolkopdracht is opgebouwd uit verschillende lagen (zie hoofdstuk 5). In de navigatiebalk bovenaan zie je in welke laag je je bevindt (zie 3.1) Aan de opdracht kan een Status tolk toegevoegd worden (antwoord(en) van de tolk(en)) (zie hoofdstuk 7). In het detail van de tolkopdracht staat bij het onderdeel Status tolk welke tolken gereageerd hebben op deze tolkopdracht. Je kan één van de accepterende tolken toekennen, of aanduiden dat de tolkgebruiker de accepterende tolk liever niet heeft voor die opdracht. 6.2 Overzicht beschikbare tolkuren In het detail van de tolkopdracht staat ook informatie over het pakket tolkuren van die tolkgebruiker dat gekoppeld is aan die tolkaanvraag. Het overzicht van de beschikbare tolkuren bevat volgende onderdelen: Beschikbare tolkuren: het aantal tolkuren waarop de tolkgebruiker recht heeft. Openstaande opdrachten: het aantal tolkuren van de toekomstige tolkopdrachten waarvoor nog geen tolk werd toegekend. Toegekende opdrachten: het aantal tolkuren van de tolkopdrachten waarvoor een tolk werd toegekend. De opdracht is nog niet voorbij of de opdracht is voorbij, maar de tolk heeft de prestaties nog niet ingevuld. Afgewerkte opdrachten: het aantal tolkuren van de voor deze tolkgebruiker getolkte opdrachten uit het verleden. De tolk heeft de prestaties ingevuld. Actueel saldo: het aantal tolkuren dat de tolkgebruiker volgens de actueel gekende gegevens (= de hierboven vermelde onderdelen) nog over heeft voor nieuwe, nog niet ingediende, tolkaanvragen. 6.3 Status van de tolkopdracht Elke opdracht heeft een status. De status van de opdracht heeft in 2.0 niets te maken met de vraag is er al een tolk gevonden of niet. Voor die vraag bekijk je de status tolk (zie 7.1). De status van de opdracht beantwoordt de vraag: Mag ik het gekozen tolkurenpakket gebruiken voor deze tolkopdracht en heeft de tolkgebruiker voldoende tolkuren over?. Er zijn verschillende statussen mogelijk: Ingediend: de tolkopdracht werd door jou of de tolkgebruiker ingediend, maar werd nog niet gecontroleerd door het CAB. 24/31
Goedgekeurd: de tolkopdracht werd door het CAB gecontroleerd en is in orde. De tolk zal betaald worden via de uren van het tolkurenpakket van de tolkgebruiker. Onvoldoende uren: jij of de tolkgebruiker hebben de tolkopdracht ingediend, maar het beschikbaar budget tolkuren is ontoereikend (bv. (nog) geen extra tolkuren aangevraagd of tolkuren basis + extra op). De CAB bemiddelaar heeft de tolkopdracht nog niet gecontroleerd. De tolk kan (voorlopig) niet betaald worden via de uren van het tolkurenpakket van de tolkgebruiker. Onvolledig: De CAB bemiddelaar heeft de tolkopdracht gecontroleerd. Er ontbreekt informatie. Bv. m.b.t. het recht op tolkuren (bv. werkgeversattest nog niet ontvangen), er is onduidelijkheid over het gekozen tolkuurtype, of de tolkgebruiker heeft onvoldoende uren. De CAB bemiddelaar heeft de nodige stappen gezet om jou / de tolkgebruiker hierover te informeren en volgt samen met jullie het dossier verder op. De tolk kan (voorlopig) niet betaald worden via de uren van het tolkurenpakket. Zodra het dossier vervolledigd wordt, (bv. werkgeversattest ontvangen of goedkeuring extra uren ontvangen) wijzigt de CAB bemiddelaar de status naar goedgekeurd. Geweigerd: deze opdracht kan niet vergoed worden met de uren van het tolkurenpakket. 6.4 Andere tolkopdrachten in diezelfde aanvraag Onderaan het detail van de tolkopdracht staat het overzicht van alle tolkopdrachten gekoppeld aan dezelfde aanvraag. Het is mogelijk om op één of meerdere van deze tolkopdrachten tegelijk één van de volgende acties uit te voeren: Opdracht afgelasten, Tolk toekennen of Tolk niet gewenst (acties idem aan beschrijving in hoofdstuk 4.3.2). Vanuit dit overzicht kan je naar het detail van één van deze tolkopdrachten, naar het detail van de Status tolk (zie hoofdstuk 7), naar het profiel van de tolkgebruiker of naar de pagina van de organisatie die gekoppeld is aan de tolkuren voor die tolkopdracht. Klik hier om het detail van de tolkopdracht te openen. Klik op de naam van de tolkgebruiker om zijn fiche te openen klik op de organisatie om de fiche van de organisatie te openen. Klik hier om het detail van Status tolk te openen 25/31
Naast het selectievakje kunnen onderstaande symbolen staan: Alleen de voorkeurtolken kunnen deze opdracht zien. Er werden voorkeurtolken opgegeven voor deze tolkopdracht, ook andere tolken kunnen jouw opdracht zien. Dit is een teamtolkopdracht (er wordt meer dan één tolk gevraagd). Deze tolkopdracht is niet open voor acceptatie (deurtje dicht): Tolken kunnen deze opdracht nog niet zien. Voor tolkopdrachten VGT in onderwijs zoekt het CAB eerst een tolk uit de vaste pool van onderwijstolken. Wordt geen tolk gevonden uit de vaste pool, dan zet het CAB de tolkopdracht op open voor acceptatie en zien alle tolken deze tolkopdracht. Dan kan jij of de tolkgebruiker ook zelf een tolk toekennen. Deze tolkopdracht is open voor acceptatie (deurtje open): tolken kunnen deze tolkopdracht zien. Jij of de tolkgebruiker kan een accepterende tolk ook zelf toekennen. 6.4.1 Detail van een tolkopdracht voor tussenpersonen die ook tolk zijn Wanneer je het detail van een tolkopdracht opent van een tolkgebruiker waarvoor je ook tussenpersoon bent, dan zie je in het detail van de opdracht de gegevens voor beide rollen (tolk en tussenpersoon). Onderaan het overzicht komen er bijgevolg 2 lijsten met tolkopdrachten uit deze aanvraag: Een eerste overzicht met de opdrachten vanuit het oogpunt van de tolk bekeken, waarbij je enkele acties kan uitvoeren als tussenpersoon op één of meerdere geselecteerde tolkopdrachten. Hier zie je alle tolkopdrachten die gekoppeld zijn aan deze aanvraag. 26/31
Een tweede overzicht met de opdrachten vanuit het oogpunt van de tolk bekeken, waarbij je enkele acties kan uitvoeren als tolk op één of meerdere geselecteerde tolkopdrachten. Hier zie je enkel de tolkopdrachten, gekoppeld aan deze aanvraag, die openstaand zijn of aan jou toegekend en waarvoor je geen ongewenste tolk bent. Tip: Indien je nooit zal tolken voor de persoon waarvoor je ook tussenpersoon bent, dan kan die tolkgebruiker jou ook toevoegen als ongewenste tolk. In dat geval zal je in het detail van de tolkopdracht alleen de eerste lijst te zien krijgen. 6.5 Berichten Bovenaan het detail van de tolkopdracht zie je een groene actieknop Nieuw bericht: verstuur een bericht naar CAB over deze opdracht. Deze knop is altijd zichtbaar in het detail van de tolkopdracht. In het detail van de tolkopdracht staat een overzicht van alle berichten over deze tolkopdracht (indien er berichten zijn). Door op het onderwerp van een bericht te klikken kan je de conversaties bij dat bericht bekijken en eventuele vragen beantwoorden. Een overzicht van jouw correspondentie als tussenpersoon met het CAB kan je terugvinden op jouw persoonlijke pagina Mijn berichten. 27/31
Meer informatie over berichten in de webapplicatie kan je terugvinden in de handleiding over de webapplicatie voor tolkgebruikers. 6.5.1 Automatische berichten Op bepaalde belangrijke momenten worden automatisch berichten via e-mail gestuurd. De automatische berichten worden in de eerste fase niet getoond in Mijn berichten. Je ontvangt een automatisch bericht via e-mail in volgende situaties: Als een tolk een opdracht accepteert die werd ingediend door jou of de tolkgebruiker, dan vertrekt er een e-mail naar de persoon die de opdracht heeft ingediend. Er vertrekt geen e-mail indien de CAB bemiddelaar de opdracht heeft ingediend. De CAB bemiddelaar controleert meermaals per dag de geaccepteerde opdrachten. Als een toegekende tolk afgelast, vertrekt er naar iedereen die toegang heeft tot de opdracht (tolkgebruiker, tussenpersoon, CAB en eventuele teamtolk) een e-mail. Indien er voorkeurtolken werden opgegeven krijgen de voorkeurtolken die niet toegekend waren opnieuw bericht van de openstaande opdracht. Als het CAB jou een bericht (nieuw of antwoord op een reeds bestaand bericht) stuurt via de webapplicatie ontvang je hierover een e-mail. Bij sommige handelingen die je als tussenpersoon uitvoert vertrekt er een automatisch bericht: Als je online een tolkopdracht indient, je geeft daarbij voorkeurtolken op en het betreft een opdracht die meteen zichtbaar is voor de tolk (open voor acceptatie), dan krijgen de voorkeurtolken hierover een e-mail. Als je een toekomstige opdracht (einduur nog niet voorbij) afgelast, ontvangt de toegekende tolk en het CAB een bericht. De reden van afgelasting, die je hebt opgegeven, is zichtbaar voor de tolk. Als je zelf een tolk toekent, dan ontvangt de toegekende tolk hierover een e-mail. Indien het een teamtolkopdracht betreft en er is al een eerste tolk toegekend, dan ontvangt die ook een mail met de naam van de teamtolk. 6.6 Wijzigingen aanbrengen in een tolkopdracht Zolang er geen tolkstatus gekoppeld is aan de tolkopdracht, kan je nog alle gegevens zelf wijzigen in de webapplicatie. Van zodra er een tolkstatus is toegevoegd (geaccepteerd, niet vrij, toegekend, ) of de opdracht werd afgelast, kan je volgende zaken niet meer zelf online wijzigen: Aanvraag: Soort tolk / Doelpubliek / Onderwerp / Vaardigheden Adres (alles met uitzondering van de afspraakplaats) Opdracht: Datum en uur Opgelet: momenteel wordt er in tolkaanvraag 2.0 géén bericht verstuurd aan het CAB of de tolk als jij een wijziging aanbrengt in jouw tolkaanvraag. Daarom is het momenteel erg belangrijk dat je online wijzigingen ook altijd aan het CAB meldt via mail. 28/31
7 Status tolk (Tolk gevonden?) De Status tolk is een nieuw gegeven in tolkaanvraag 2.0. Het is als het ware een antwoord van de tolk op jouw tolkaanvraag en omgekeerd een reactie dat op dit antwoord wordt gegeven door jou of de CAB bemiddelaar. Een tolk kan slechts één tolkstatus per opdracht hebben, maar per opdracht kunnen wel verschillende tolkstatussen van verschillende tolken, zichtbaar zijn. Er bestaan verschillende soorten tolkstatussen op een tolkopdracht. Dit noemen we de status van de tolk. De status van de tolk beantwoordt de vraag Heb ik een tolk gevonden?. 7.1 Status van de tolk Acceptatie geannuleerd: de tolk had eerder aangegeven dat hij vrij was om deze opdracht uit te voeren, maar ondertussen is de planning van de tolk gewijzigd en is hij niet meer vrij. Afgelast door klant: jij of de tolkgebruiker hebt de tolkopdracht afgelast nadat er een tolk werd toegekend. De tolkstatus van deze toegekende tolk wijzigt naar Afgelast door klant. Afgelast door tolk: de tolk was toegekend voor deze tolkopdracht, maar is door onvoorziene omstandigheden toch niet in de mogelijkheid om voor deze opdracht te tolken. De tolkstatus van deze tolk wijzigt van toegekend naar afgelast door tolk Geaccepteerd: de tolk heeft aangegeven dat hij vrij is om deze opdracht uit te voeren en hij wacht op antwoord van jou of de tolkgebruiker. Niet toegekend: wanneer een tolk een opdracht accepteert, maar deze wordt toegekend aan een andere tolk, dan verandert de tolkstatus op die opdracht voor de niet toegekende tolk(en) naar Niet toegekend. Niet vrij: de tolk geeft aan dat hij voor deze openstaande tolkopdracht niet vrij is om te tolken. Toegekend: de tolkopdracht werd aan de tolk toegewezen. Niet gewenst: de tolk heeft de tolkopdracht geaccepteerd, maar de tolkgebruiker heeft liever dat deze tolk niet voor hem komt tolken op dat moment. In het detail van de opdracht staat een overzicht van alle kandidaturen. Hoe je een accepterende tolk kan toekennen of aanduiden dat hij niet gewenst is, kan je lezen in de handleiding over de webapplicatie voor tolkgebruikers. 29/31
8 Fiche tolkgebruiker organisatie 8.1 Persoonlijke fiche van de tolkgebruiker Hiervoor verwijzen we jou naar de handleiding over de webapplicatie voor de tolkgebruikers. Je zal als tussenpersoon niet tot alle gegevens toegang hebben (enkel het noodzakelijke, zonder inbreuk te maken op de privacy van de tolkgebruiker). 8.2 Fiche van een organisatie Hiervoor verwijzen we jou naar de handleiding over de webapplicatie voor tolkgebruikers. Voor tussenpersonen zijn er 2 zeer belangrijke onderdelen die we hier kort even toelichten: 8.2.1 Mijn adresboek (van de organisatie) In het adresboek van de organisatie kan je adressen ingeven of wijzigen die regelmatig gebruikt worden voor de tolkaanvragen (bv. adres van de school, zwembad, turnzaal, ). Dit adresboek is zichtbaar voor jou als tussenpersoon en ook voor de tolkgebruikers die tolkuren hebben die gekoppeld zijn aan deze organisatie. Een nieuw adres toevoegen aan het adresboek doe je via de groene knop Adres toevoegen. Bestaande adresgegevens wijzigen doe je door te klikken op wijzigen helemaal rechts van het desbetreffende adres. Een nieuw adres toevoegen aan het adresboek Een bestaand adres wijzigen 30/31
Je kan aan een adres informatie toevoegen over de parkeermogelijkheden voor de tolk of een specifieke plaats van afspraak vermelden (bv. steeds eerst aanmelden aan het secretariaat). 8.2.2 Vakanties (van de organisatie) Organisaties met tolkuren in onderwijs kunnen op deze pagina vakanties toevoegen aan de kalender van de organisatie. Vrije dagen voeg je toe via de groene knop Vakantiedag- of periode toevoegen. Je kan hier een officiële schoolvakantie selecteren of zelf een facultatieve vrije dag ingeven. Ingediende verlofdagen- en periodes kunnen gewijzigd worden (klik op wijzigen). Indien je tolkopdrachten aanmaakt op basis van een lessenschema dan zullen geen tolkopdrachten gemaakt worden voor de vakantiedagen en -periodes die reeds werden toegevoegd aan de vakanties van de organisatie. Voeg je na het indienen van de tolkopdrachten nog extra vakantiedagen toe, dan worden de tolkopdrachten die reeds werden ingediend niet aangepast. Die zal je dan via de bulkactie moeten afgelasten. 31/31