VOORSTEL AAN B EN W GEMEENTE LOPPERSUM DATUM 2 mei 2017 Betreft brief ingekomen: Van: Adviesnr 2017-04947 Onderwerp: IBT verslag archief en informatiebeheer 2016 Zaaknr Z-17-20160 Ontwerp van: Hillenga, Jeroen OR/GO(J/N): N Datum: Afdeling: Bedrijfsvoering MT (J/N): N Datum: Openbaar (J/N): J Pers ( J/N): N Indien J: voeg persbericht toe Raad (J/N):J Datum: 29-5-2017 Voor akkoord Naam/initialen datum Rodenboog, A. BESLUIT: Afdelingshoofd E. Gaastra 4-5-2017 Afdeling/team KCC FIN POJ FAZ MRO Datum besluit: Paraaf secretaris: Communicatie Staf Jurist Controller E. Gaastra 4-5-2017 *Z002A1835A7* Voorstel Het college besluit: 1. Bijgaand verslag IBT 2016 hoofdstuk Archief en ingevulde KPI' s vast te stellen; 2. het verslag IBT 2016 hoofdstuk Archief en ingevulde KPI' s 2016 tkn voor te leggen aan de raad. 3. Verslag en KPI na kennisname door de raad toe te zenden aan de Provincie. DIV opdracht te verlenen om op basis van deze verslaglegging te komen met verbeterpunten en een plan van aanpak (mét tijdpad) voor inhoudelijke verbetering en voortgang van de verantwoording voor 2017 en volgende jaren. Samenvatting: Kern uit Aanleiding, Probleemstelling en Onderbouwing advies. LET OP: dit wordt gepubliceerd! Jaarlijks dient het college het verslag en verantwoording van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief en informatiebeheer vast te stellen. Het verslag IBT 2016 dient vervolgens ter kennisname aan de gemeenteraad te worden voorgelegd. Daarnaast is er een rapportage Kritische Prestatie Indicatoren 2016 opgesteld. Deze rapportage wordt eveneens ter kennisname naar de raad gezonden. Naar aanleiding van de verslaglegging wordt er een plan van aanpak opgesteld voor 2016 en de komende jaren. Aan het team DIV opdracht te verlenen om op basis van deze verslaglegging te komen met verbeterpunten en een plan van aanpak (mét tijdpad) voor inhoudelijke verbetering en voortgang van de verantwoording voor 2017 en volgende jaren. Doel is om de geconstateerde verbeterpunten vanaf 2017 weg te werken. Aanleiding/probleemstelling voor het voorstel: Jaarlijks dient het college het verslag en verantwoording van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief en
Waarom dit voorstel? - Coalitieakkoord ja/nee - Raadsbesluit - Anders, nl: Inhoudelijke onderbouwing: Wat houdt het voorstel in en welke argumenten zijn er bij dit voorstel? Communicatie: Extern: (hoe treden we naar buiten) Woordvoeringslijn: Communicatiemiddelen: Intern: (hoe informeren we organisatie) Communicatiemiddelen: Wanneer? informatiebeheer vast te stellen. Het verslag IBT 2016 dient vervolgens ter kennisname aan de gemeenteraad te worden voorgelegd. Daarnaast is er een rapportage Kritische Prestatie Indicatoren 2016 opgesteld. Deze rapportage wordt eveneens ter kennisname naar de raad gezonden. Naar aanleiding van de verslaglegging wordt er een plan van aanpak opgesteld voor 2017 en de komende jaren. Jaarlijkse verantwoording aan het college en de raad van de gemeente Loppersum met betrekking tot IBT 2015 hoofdstuk Archief. Jaarlijkse verantwoording en verslaglegging richting te Provincie in het kader van het nieuwe toezicht (IBT) De gemeente rapporteert aan de provincie over het onderdeel Archief en met het invullen van de KPI' s. De provincie wordt geïnformeerd door toezending van het verslag en KPI. Inwonersparticipatie: Geef aan of en op welke manier onze inwoners worden betrokken. Dit kan met behulp van de participatieladder: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren of meebeslissen Risico's: Benoem de risico's die de gemeente loopt als dit besluit wordt genomen (financieel, politiek etc). Geef aan hoe hoog je de kans inschat dat het risico zich voordoet wat het financiële gevolg is als het risico zich voordoet en welke beheersmaatregelen we nemen om het risico te beperken of helemaal af te wenden. Financiën: Dekking? Incidentele of structurele lasten/baten? Ingangsdatum? Begrotingspost benoemen. Juridische zaken: Wettelijke basis? Bezwaar/beroep? Handhaving? Zienswijze? Hoorzitting? Dwangsom? Personeel & Organisatie: Benodigde en beschikbare tijd (afgestemd met afd. hoofd). Externe inhuur? Facilitaire zaken? Moet de OR of het GO betrokken worden? Mede Advies: Afwijkend advies adviserende afdeling. Motivering afwijking. Bijlagen: Zoals: Ontvangen brief van, Ontwerp uitgaande brief, Persbericht, Formele publicatie, Commissie- of Raadsvoorstel De volgende bijlagen zijn bij dit advies gevoegd: Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2016 Ingevulde KPI' s 2016
Raadsvergadering Nr.: AAN de gemeenteraad Onderwerp: Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2016 Portefeuillehouder: A. Rodenboog Ter inzage liggende stukken:. KPI-vragenlijst 2016. Jaarverslag archief- en informatiebeheer 2016 Voorstel: Kennis te nemen van het jaarverslag 2016 en de maatregelen die naar aanleiding van dit rapport genomen moeten worden. Toelichting: Inleiding: Bijgaand treft u aan een gecombineerd verslag en verantwoording over 2016 van het beheer van de archiefbewaarplaats en het gevoerde archief- en informatiebeheer. Dit jaarverslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief en informatiebeheer in de gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995 c.a. Overwegingen: Op grond van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) is het specifieke toezicht door de provinciaal archiefinspecteur vervangen door generiek toezicht op de gemeentelijke archiefketen op basis van de gemeentewet. Het sturend toezicht vooraf is vervangen door een meer terughoudend toezicht achteraf. Dit noemt men horizontale verantwoording. Het college van burgemeester en wethouders moet zich voor de uitvoering van taken in de eerste plaats verantwoorden aan de gemeenteraad. Dat is een verplichting die ook voortvloeit uit de Archiefverordening. Om gemeenten bij de horizontale verantwoording van de zorg over en het beheer van archieven conform de Archiefwet te ondersteunen, heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI s) ontwikkeld. Dit op basis van de eisen die aan de gemeente gesteld worden door de archiefwetgeving. Via het beantwoorden van de daarbij behorende vragen wordt inzichtelijk of een gemeente al dan niet aan de eisen van de Archiefwet 1995 c.s. voldoet. Tevens brengen de archief KPI s een uniformering aan in de wijze waarop dit gebeurt, waardoor prestaties van gemeenten onderling vergeleken kunnen worden. De archief KPI s bieden een kapstok voor het opmaken van een (jaar)verslag dat het college van burgemeester en wethouders aan de gemeenteraad moet uitbrengen. Plan van aanpak: Na vaststelling door het college en kennisneming door de raad wordt het jaarverslag gezonden aan de provinciale toezichthouder. Deze zal in het najaar het archief- en informatiebeheer van de gemeente Loppersum beoordelen met slecht, matig of goed.
Personele gevolgen: Risico's: Financiële dekking: Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Over vervolgstappen die genomen dienen te worden naar aanleiding van dit voorstel, zullen eventueel aparte voorstellen worden gemaakt. Loppersum, Burgemeester en wethouders van de gemeente Loppersum, A. Rodenboog, burgemeester. J.H. Bonnema, secretaris.
De raad van de gemeente Loppersum; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van ; b e s l u i t : Kennis te nemen van het jaarverslag 2016 en de maatregelen die naar aanleiding van dit rapport genomen moeten worden. Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Loppersum gehouden op 29-5-2017, nr.. De raad voornoemd, A. Rodenboog, voorzitter. R.S. Bosma, griffier.