Secretariaat: Else Wiersma Postadres: Wonderfontein 58 1448 SM Purmerend E-mail: secretaris@vippurmerend.nl Notulen Algemene Ledenvergadering vrijdag 8 september 2017 1. Opening De voorzitter opent om 20:00 uur de Algemene Leden Vergadering (ALV). 2. Mededelingen Er zijn geen volmachten ontvangen. Omdat er geen Rondvraag op de Agenda vermeld staat en de voorzitter die toch wil houden, start de vergadering met een rondvraag. Er zijn geen vragen. 3. Indien nodig: instelling stembureau (bij meerdere kandidaten voor één functie) De voorzitter meldt dat er voor de openstaande vacatures, waarvoor het bestuur kandidaten heeft voorgedragen, zich geen tegenkandidaten hebben gemeld. Zodoende is het niet noodzakelijk om een stembureau in te stellen. 4. Vaststelling Notulen Algemene Ledenvergadering 2 september 2016 (zie bijlage) Joan merkt op dat in de notulen staat dat ze vóór ViP lid was van Purvo. Dit moet echter Dinsvo zijn. Met inachtneming van de toegezegde aanpassing worden de notulen van de vorige ALV goedgekeurd. 5. Vaststelling Jaarverslag Bestuur seizoen 2016-2017 (zie bijlage) Er zijn geen op of aanmerkingen op het jaarverslag van het bestuur over het afgelopen seizoen. Het jaarverslag wordt goedgekeurd. 6. Vaststelling Financieel Jaarverslag seizoen 2016-2017 (zie bijlagen) De penningmeester licht de jaarrekening toe. Het positieve saldo wordt voornamelijk verklaard door de betaling van de achterstallige contributies. Hulde van de aanwezigen van de ALV voor deze presentatie. Het ledenaantal is nagenoeg gelijk gebleven, maar de verhoudingen van jeugd ten opzichte van senioren zijn veranderd, waarbij er sprake is van meer jeugd en minder senioren. De inkomsten van de kantine dalen, maar de resultaten blijven goed. In verband met het positieve saldo heeft de Kantinecommissie over het afgelopen jaar geen bijdrage hoeven te leveren aan ViP. De sponsoren hebben ook voor het komende seizoen toegezegd ViP te sponsoren. Hierbij dient wel te worden opgemerkt dat deze sponsoren het toegezegde bedrag in één keer hebben betaald. Tijdens seizoen 2017-2018 zal worden beoordeeld of de huidige sponsorcontracten kunnen worden verlengd of dat er waar nodig nieuwe sponsors gevonden dienen te worden. 1
Voor de Beachcommissie geldt dat zij financieel rondkomen. Voor beachvolleybal zijn clinics en toernooien gepland, maar deze inkomsten zijn niet toegevoegd aan de begroting. Verder is de zaalhuur lager, vanwege minder ad hoc huren. De penningmeester geeft een toelichting op de notitie debiteurenbeheer. De voornaamste reden om mogelijk een incassobureau in te schakelen waren de achterstallige contributies. Doordat alle achterstallige contributies op één na zijn betaald, is inschakelen van een incassobureau niet noodzakelijk gebleken. Zodoende stelt het bestuur voor geen incassobureau in te schakelen. De penningmeester zal waakzaam zijn voor de geplande naam-nummer-controle die door verschillende banken is aangekondigd. De verwachting is dat deze controle niet veel storneringen zal veroorzaken. 7. Verslag Kascontrolecommissie (zie bijlage) De Kascontrolecommissie heeft de jaarrekening en de toelichting hierop gecontroleerd in het bijzijn van de penningmeester. Hierbij zijn geen onregelmatigheden geconstateerd. 8. Dechargeverlening aan bestuur en penningmeester Naar aanleiding van het positieve verslag van de Kascontrolecommissie en de gegeven toelichting van de penningmeester vraagt de voorzitter om het bestuur en de penningmeester decharge te verlenen. De aanwezigen van de ALV gaan hiermee unaniem akkoord. 9. Benoeming bestuursleden per 15 september 2017 volgens rooster van aftreding Er zijn binnen het bestuur twee vacatures, te weten secretaris en bestuurslid Sportzaken. Het bestuur stelt twee kandidaten voor: a. Het bestuur stelt voor om Else Wiersma te benoemen als opvolgster van Sandor Wilson. Else heeft het afgelopen seizoen enkele bestuursvergaderingen bijgewoond. De aanwezigen gaan met deze benoeming akkoord. b. Het bestuur stelt voor om Mo Arab te benoemen als opvolger van Arne Hendriks als bestuurslid met portefeuille Sportzaken. De aanwezigen gaan met deze benoeming akkoord. 10. Benoeming commissieleden a. Benoeming lid Kascontrolecommissie: Jan Koorn De vergadering gaat akkoord met de benoeming van Jan Koorn als lid van de Kascontrolecommissie; b. Benoeming plaatsvervangend lid Kascontrolecommissie: Yvonne Coert De aanwezigen gaan akkoord met de benoeming van Yvonne Coert als plaatsvervangend lid van de Kascontrolecommissie; c. Herbenoeming van Gerard Wegman als lid van Commissie van Beroep De vergadering gaat akkoord met de herbenoeming van Gerard Wegman als lid van de Commissie van Beroep. 11. Begroting ViP seizoen 2017-2018 en vaststelling contributies (zie bijlagen) De uitgaven van de Nevobo zijn lager ten opzichte van vorig jaar, hetgeen kan worden verklaard door minder teams. De verwachte contributie-inkomsten zijn lager dan vorig seizoen vanwege minder competitie spelende senioren. Het voorstel van het bestuur is de contributie te verhogen, overeenkomstig het inflatiepercentage, te weten 1,1 %. Het exacte bedrag zal op halve of hele euro s naar boven worden afgerond. De ALV gaat unaniem met de voorgestelde begroting akkoord. 2
12. Multi Functionele Sporthal De bouw van de Multifunctionele Sporthal (MFS) is inmiddels zo goed als afgerond. De MFS is eerder beschikbaar gesteld dan de officiële opening als service voor de verenigingen. Enkele leden geven de volgende aandachtspunten van de hal aan: - de vermelde nethoogtes op de paal zijn verkeerd vermeld; - de entree is niet verlicht; - de parkeergarage is niet gereed. Spurd is op de hoogte van de bovenstaande punten en zal ervoor zorgen dat de problemen worden opgelost. Verder wordt aangegeven dat er binnenkort een net tussen de velden wordt geplaatst. Tevens wordt geadviseerd door een aanwezige van de ALV dat de tweede hal gecontroleerd dient te worden. In het verlengde hiervan wordt aangegeven dat door de nieuwe vloer in de Karekiet de belijning niet meer klopt ten opzichte van de netinstellingen. De voorzitter van de Materialencommissie geeft aan dit te zullen controleren en het net te zullen aanpassen. De voorzitter licht de uitslag van de enquête inzake het trainen en spelen in de MFS toe. In totaal hebben 46 leden de enquête ingevuld. Op de website is een bericht geplaatst over de resultaten van de enquête. De meerderheid kiest voor trainen in de MFS en een zeer kleine meerderheid is voor competitie spelen in de MFS. Op basis van de resultaten van de enquête zijn de maandagtrainingen verplaatst van de Vaart naar de MFS. Tevens zullen de jeugdwedstrijden op zaterdag in de MFS plaatsvinden. Het voordeel hiervan is dat er voor de jeugdwedstrijden drie velden beschikbaar zijn en er geen kantine meer hoeft te worden bemand. Bovendien zijn de opbrengsten van de kantine op zaterdag beperkt. Een ander argument om vanaf het huidige seizoen velden te huren in de MFS is dat er op een later moment wellicht geen aanspraak meer kan worden gemaakt op een veld in verband met beperkte beschikbaarheid. Een lid merkt op dat de handbalvereniging gebruik maakt van hars, hetgeen niet gebruikt kan worden als er in een sporthal ook andere zaalsporten plaatsvinden. De opening van de MFS is gepland op 23 september 2017. ViP heeft hiervoor een programma samengesteld, waarbij dames 1, dames 3, de Buurt Sport Coach en het bestuurslid met de portefeuille Communicatie Activiteiten Vrijwilligers (CAV) betrokken zijn. Zij zullen tijdens de opening verschillende activiteiten verzorgen. De Karekiet zal naar verwachting minimaal 5 jaar blijven bestaan. Er is onlangs een nieuwe vloer gelegd. Het is onduidelijk of er daarna een nieuwe sporthal komt, al dan niet met een sportkantine. Een lid vraagt of er WiFi beschikbaar komt in de Karekiet. Momenteel is er WiFi, die niet openbaar te gebruiken is. Er is echter wel behoefte aan WiFi in de Karekiet, mede in het kader van het verplichte gebruik van het Digitaal Wedstrijd Formulier. Echter, het formulier kan ook offline worden ingevuld en later worden geüpload. De Kantine Beheer Vereniging (KBV) wordt gevraagd om WiFi aan te schaffen. De verwachte aanschafkosten zijn ongeveer 25 euro per maand. Dit punt zal worden ingebracht op de ALV van de KBV. 13. Eventuele vacatures in commissies: a. Voorzitter Commissie Competitie Jeugd (CCJ) Merijn Luijbe meldt dat hij de voorzitterstaken wil overnemen. Verder neemt Brenda Bloothoofd zitting als lid in de CCJ. b. Lid en voorzitter Commissie Competitie Senioren (CCS) Annique Tigges-Muller en Laura Moorman zullen gezamenlijk de taak van voorzitter 3
CCS op zich nemen. De penningmeester geeft aan hen te willen helpen bij taken van de commissie. c. Voorzitter en webmaster Commissie Communicatie De penningmeester stelt voor om de vader van Stefan Nellen te benaderen voor deze taken. Hierbij wordt opgemerkt dat de huidige website na aanpassingen toegankelijker is gemaakt voor meer gebruikers om er berichten op te kunnen plaatsen. Verder meldt de voorzitter dat er na komend seizoen de volgende vacatures beschikbaar zijn: - voorzitter bestuur; - lid bestuur met portefeuille CAV; - voorzitter Materialencommissie. 14. a. Tomeloze inzetbos Merijn Luijbe ontvangt een bos bloemen van de voorzitter voor zijn inzet in de afgelopen jaren voor de jeugd en de vereniging. Naast zijn taken als Buurt Sport Coach zet hij zich ook in voor de Beachcommissie en de Commissie Competitie Jeugd. b. Jubilea De jubilarissen van het afgelopen jaar zijn Harry Keijser (40 jaar), Ina Poel (50 jaar), Gerard Wegman (40 jaar) en Werner Wijsman (25 jaar). De jubilarissen zijn niet aanwezig en de presentjes zullen bij hen worden bezorgd. c. Afscheidnemers Maretti Bannenberg ontvangt onder applaus een bos bloemen van de voorzitter vanwege haar jarenlange inzet als voorzitter van de CCJ. Arne Hendriks ontvangt onder applaus een bos bloemen van de voorzitter vanwege zijn jarenlange inzet voor een van de zwaarste functies binnen het bestuur, namelijk Sportzaken. Sandor Wilson ontvangt onder applaus een bos bloemen van de voorzitter vanwege zijn inzet als secretaris. 15. Sluiting De voorzitter sluit om 22:00 de ALV en nodigt iedereen uit voor een drankje in de kantine. 4
Aanwezig Bert Bouman, voorzitter Jasper Bouman, penningmeester Arne Hendriks, bestuurslid Scipio Maas, bestuurslid Sandor Wilson, secretaris Mo Arab Maretti Bannenburg Freek Dijkmeijer Karel van Gaalen Arthur Heinicke Paul Hendriks Willem Koeten Jolanda Kooij Henk de Kruijf Marijke Loogman-Kaandorp Merijn Luijbe Evert Moorman Laura Moorman Harry Muller Stefan Nellen Joan Seeder Annique Tigges-Muller Henk Veerman Else Wiersma René van Wijk Afwezig met bericht Jef van Bemmel Justin Hibbeler Adeline Kok Bert Lieben Agnes Loogman-Delgman Petra Pijnenburg Alicia Monnik Frank van der Moolen Ina Poel Jan Veuger Werner Wijsman 5