Investeringsstatuut Woningstichting Leusden 1 Inleiding Dit investeringsstatuut van Woningstichting Leusden (WSL) beschrijft onder welke condities WSL (incl. haar verbindingen) investeringsbeslissingen neemt, op welke wijze het proces voor de ontwikkeling van vastgoed is ingericht en op welke wijze de besluitvorming dient plaats te vinden. Onder het begrip investeringen wordt begrepen de besluiten betreffende investeringen, desinvesteringen, sloop en herstructurering. Dit statuut vormt voor bestuur en Raad van Toezicht een kader voor de besluitvorming en is en uitwerking van de bepalingen in deze in de Governancecode. Dit statuut is op 7 februari 2013 vastgesteld door de directeur-bestuurder. Dit bestuursbesluit is op 7 februari 2013 goedgekeurd door de Raad van Toezicht. Het statuut heeft door haar aard en inhoud een langdurige werking. Het statuut wordt jaarlijks geëvalueerd en, afhankelijk van de bevindingen, aangepast. Het statuut is met goedkeuring van de Raad van Toezicht, laatstelijk aangepast op 19 juni 2014 2 Ons investeringskader 2.1 Investeringen geschieden uiteraard uitsluitend binnen statuten en het toegestane werkgebied van WSL. 2.2 WSL investeert vanaf 1-1-2013 in nieuwe projecten alleen in sociale huurwoningen en maatschappelijk vastgoed (DAEB investeringen) en goedkope koopwoningen (grenzen jaarlijks bij de begroting vast te stellen). De huurgrens voor sociale huurwoningen wordt jaarlijks vastgesteld door de verantwoordelijke minister. (Des)Investeringen dienen te passen binnen de portefeuillestrategie van WSL en de (meerjaren)begroting. 2.3 Er is een standaard programma van eisen (met technische en woontechnische uitgangspunten) waaraan investeringen voor woningen dienen te voldoen. Dit standaard programma van eisen wordt toegesneden op de afzonderlijke projecten. Bij bijzondere projecten (bijzondere doelgroepen, maatschappelijk vastgoed) wordt een specifiek programma van eisen opgesteld. Het standaard programma van eisen wordt, indien daar aanleiding toe is, geactualiseerd. 2.4 Investeringen op projectniveau vinden plaats binnen de volgende financiële condities: - een jaarlijks bij de begroting, op voorstel van de bestuurder, vast te stellen investeringsplafond per woning, een maximale onrendabele top (op basis van bedrijfswaarde conform condities WSW) en een minimale irr. - bij maatschappelijk vastgoed geen onrendabele top (op basis van bedrijfswaarde en conform condities WSW) 1
- ( (des)investeringen in geval van herstructurering: afwegingen over sloop/nieuwbouw worden onder anderen gemaakt op basis van de bedrijfswaarde van het te slopen bezit.. afboekingen, sloopkosten, herhuisvestingskosten en kosten bouwrijp maken worden voor 100% opgenomen in de grondkosten van de nieuwe ontwikkeling. - verkoop bestaande woningen: gebeurt conform de regelgeving van de rijksoverheid tegen taxatiewaarde dan wel onder Koopgarantcondities, dan wel onder condities van de Startersrenteregeling. Korting voor zittende huurders is mogelijk bij definitieve verkoop. 2.5 Elke investeringsbeslissing dient getoetst te worden aan de financiële kaders (solvabiliteit, voldoende faciliteringsvolume, ICR en loan to value) van WSL zoals die jaarlijks in de begroting worden opgenomen. De wijze van financiering dient bij elke investeringsbeslissing vooraf te worden verkend dan wel vastgesteld. 2.6 Om een reëel beeld te hebben van de te realiseren projecten over een langere tijd beschikt WSL over een meerjaren investeringsprogramma. Hierin worden projecten opgenomen die naar het oordeel van de directeur-bestuurder realiseerbaar zijn op basis van prestatieafspraken, toezeggingen, verwachtingen, etc. en direct of indirect leiden tot het realiseren van de streefportefeuille. Dit meerjaren investeringsprogramma wordt jaarlijks opgenomen in de meerjarenbegroting (voor zover de financiële kaders op bedrijfsniveau dat toelaten). 2.7 Beslissingen over investeringen hoger dan 750.000 euro worden altijd per project vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Toezicht. Wanneer en op welke wijze is onder het proces en besluitvorming beschreven. De afweging van risico s vindt plaats volgens de in paragraaf 3.3 beschreven wijze. 3 Vastgoedontwikkeling, proces, besluitvorming en risico s Onder vastgoedontwikkeling wordt verstaan; alle activiteiten gericht op de (her)ontwikkeling van onroerende zaken. De onroerende zaak kan zijn bestemd voor de verhuur of voor de verkoop. Onder een project wordt verstaan de activiteiten gericht op de (her)ontwikkeling van onroerende zaken in een bepaald gedefinieerd plangebied. Hieronder vallen herstructurering van vastgoed uit de eigen portefeuille, (strategische) aankopen van grond en objecten voor herontwikkeling, acquisitie van en het meedoen aan prijsvragen voor nieuwe locaties en het participeren in projecten van collegacorporaties, projectontwikkelaars, beleggers, gemeenten en andere partijen. Hoewel (turn-key) aankopen niet vallen onder de definitie van vastgoedontwikkeling valt deze categorie wel onder de reikwijdte van dit Investeringsstatuut. De risico s, de fasering, het proces en de besluitvorming verlopen bij aankopen anders dan bij vastgoedontwikkeling en hangen onder meer af van het moment van aankoop. 3.1 Proces Het vastgoedontwikkelingsproces kent diverse fases. In de praktijk worden deze lang niet altijd op eenzelfde wijze doorlopen, bijvoorbeeld bij turn-key projecten dan wel verkoop. Soms ook worden fases overgeslagen. Het gaat er daarom vooral om de kern van het proces in relatie tot 2
besluitvorming, risico onderkenning en beheersing en het beschikbaar stellen van budgetten te bewaken. Die kern is: het maken van kosten, het aangaan van verplichtingen of het doen van (des)investeringen kan alleen op basis van een beschikbaar gesteld budget. Dit budget wordt per besluit van de directeur-bestuurder beschikbaar gesteld op basis van besluitvormingsdocumenten waarin het project wordt omschreven, de relatie met de doelstellingen (o.a. portefeuillebeleid van WSL en doelgroepen) wordt gelegd, (geraamde) kosten, opbrengsten en rendement inzichtelijk zijn, de relatie met de meerjarenbegroting wordt gelegd (o.a. toets financiële kaders WSL), de financierbaarheid wordt verkend of vastgesteld en de risico s en de beheersing daarvan worden beschreven. In een vroegtijdig stadium (in het kader van een beoordeling van het project in relatie tot de doelstellingen van WSL en een beoordeling van voorgenomen investeringen) en alvorens tot uitvoering wordt overgegaan (vanwege de benodigde realisatiebudgetten) is het besluit van de directeur-bestuurder onderhevig aan goedkeuring van de Raad van Toezicht. Het vastgoedontwikkelingsproces is op te knippen in de volgende fasen: verkenning ontwerp (VO en DO) haalbaarheid ontwikkeling voorbereiding uitvoering afronding 1. Verkenning: in deze fase wordt met een quick scan verkend of een project past in de doelstellingen van WSL en vanuit maatschappelijk, politiek, planologisch, markttechnisch, financieel en technisch oogpunt kansrijk is. Aan de hand van een eerste projectnotitie die in het MT wordt besproken, besluit de directeur-bestuurder of een haalbaarheidsonderzoek wordt gestart. Hiervoor wordt een budget beschikbaar gesteld. De Raad van Toezicht wordt over dit besluit geïnformeerd. Voor de kosten die, ten behoeve van verschillende projecten in de verkenningsfase worden gemaakt wordt jaarlijks in de begroting een algemeen projectontwikkelingsbudget opgenomen. 2. Haalbaarheid: in deze fase vindt zo nodig marktonderzoek plaats en wordt de haalbaarheid verder onderzocht. Zo nodig wordt een massastudie uitgevoerd en een structuurontwerp opgesteld. Financiering en risico s worden verkend. Het resultaat van deze fase is onder andere een mogelijk te realiseren programma met een programma van eisen en een voorlopige een voorlopige grex 1 (indien van toepassing) en vex 2. De haalbaarheidsfase wordt afgesloten met een faseverslag (startnotitie project) en een besluit om de ontwikkeling te starten. Eventueel wordt in deze startnotitie voorgesteld om grond of het herontwikkelingsobject aan te kopen of een onvoorwaardelijke bieding uit te brengen. Indien van toepassing wordt een sloopbesluit voorgesteld. Bij samenwerking met derden wordt een samenwerkingsovereenkomst voorgesteld. De directeur-bestuurder stelt de startnotitie vast en kent een budget voor de ontwikkelingsfase toe. Het besluit tot vaststelling van de startnotitie behoeft goedkeuring van de RvT, vanwege een toetsing aan de doelstellingen van WSL en omdat veelal sprake is van voorgenomen (des)investeringen dan wel dat er committent aan andere partijen (bijvoorbeeld met gemeente) wordt gegeven.. 1 De begroting van de kosten van uitplaatsing, sloop, bouw- en woonrijpmaken en de dekking uit de vastgoedexploitatie (vex) 2 De begroting van de grond- en bouwkosten, bijkomende kosten, AK, winst en risico en de opbrengsten van de verkoop en de bedrijfswaarde van de huurwoningen 3
3. Ontwikkeling: in de ontwikkelingsfase wordt een voorlopige invulling van het ontwerp en het programma gemaakt. Het resultaat van deze fase is een voorlopig ontwerp en een bijgestelde grex (indien van toepassing) en vex. Aan de hand van een faseverslag wordt besloten tot de start van de ontwerpfase. Hiervoor wordt door een besluit van de directeur-bestuurder een budget toegekend. 4. Ontwerp: in deze fase wordt het voorlopig ontwerp verder uitgewerkt tot een definitief ontwerp en wordt de bouwaanvraag voorbereid. Het resultaat is een definitief ontwerp met een definitieve begroting van de grex en de vex, die opgenomen wordt in een faseverslag. Op basis hiervan wordt door de directeur-bestuurder besloten om de voorbereiding voor de realisatie te starten en daarvoor een budget beschikbaar te stellen. 5. Voorbereiding: in deze fase worden bestek en tekeningen vervaardigd, en worden concept contractstukken gemaakt. Aan het einde van deze fase is door middel van aanbesteding de aanneemsom bekend. Stichtingskosten, opbrengsten en rendement worden bijgesteld. De financiering moet zijn geregeld.. Op grond van een besluitvormingsdocument besluit de directeur-bestuurder, na overleg met het MT, om over te gaan tot realisatie en stelt daarvoor het budget beschikbaar. Dit besluit behoeft goedkeuring van de Raad van Toezicht. 6. Uitvoering: Indien van toepassing: met de bouw van koopwoningen wordt slechts gestart wanneer er minimaal 70% verkocht is; dat wil zeggen 70% van de beoogde opbrengst gehaald is. Gunning en contractering van de aannemer vinden plaats. Wanneer aan de gestelde voorwaarden is voldaan, wordt gestart met de bouw. Deze fase eindigt met de oplevering van de woningen aan WSL. 7. Afronding: Een evaluatie inclusief nacalculatie van het project wordt opgesteld. De totale stichtingskosten worden bij bestuursbesluit vastgesteld. Woningstichting Leusden beschikt over standaarddocumenten die ten behoeve van de besluitvorming in de verschillende fases worden gebruikt (faseverslagen). 3.2 Besluitvorming Alle hiervoor beschreven besluiten in het vastgoedontwikkelingsproces worden genomen door de directeur-bestuurder van WSL. Dit besluit wordt genomen na bespreking van het faseverslag in het MT. In de faseverslagen wordt onder meer ingegaan op de relatie met de doelstellingen (o.a. portefeuillebeleid en doelgroepen van WSL, (geraamde) kosten, opbrengsten en rendement, de relatie met de meerjarenbegroting (o.a. toets financiële kaders WSL), de financierbaarheid, de risico s en de beheersing daarvan. De volgende bestuursbesluiten behoeven in ieder geval de goedkeuring van de Raad van Toezicht: het besluit tot vaststelling van de startnotitie (einde haalbaarheidsfase) en het besluit tot het beschikbaar stellen van het realisatiebudget (einde voorbereidingsfase). Tussendoor kunnen besluiten ten behoeve van (des)investeringen aan de orde zijn. Bijvoorbeeld ten aanzien van verwerving van grond en/of woningen. Deze bestuursbesluiten moeten ook door de Raad van Toezicht worden goedgekeurd.. 3.3 Risicomanagement In elk faseverslag worden de risico s van het project ingeschat en worden maatregelen beschreven om de risico s te beheersen. Risicobeheersingmaatregelen zijn onder meer: marktonderzoek, projectfasering, marketingstrategie, voorverkoop, inschakelen bouwkostenadviseurs, second opinion, onderzoek naar partijen met wie wordt samengewerkt of waarvan wordt gekocht, aanbestedingsprocedure, uitgewerkte planning, budgetbewaking, goede communicatie met politiek en betrokkenen en het samenstellen van een projectteam. 4
WSL onderkent onder meer de volgende risico s bij vastgoedontwikkeling: 1. Grondprijsrisico: het risico van een hogere grondprijs. 2. RO-risico: het risico dat de gewenste bestemming niet wordt verkregen 3. Politiek risico: het risico dat de politiek niet instemt met het plan. 4. Milieurisico: het risico dat door milieuproblematiek de kosten van het project hoger worden. 5. Bouwkostenrisico: het risico dat de bouwkosten hoger zijn dan begroot. 6. Marktrisico: het risico dat de projectopbrengsten lager zijn dan begroot. 7. Renterisico: het risico dat de rentekosten hoger zijn dan begroot door vertraging of door een hoger rentepercentage. 8. Organisatierisico: het risico van vertraging, hogere kosten of lagere opbrengsten door gebeurtenissen in het proces of in de organisatie. 9. Imagorisico: het risico dat het project een negatieve invloed heeft op het imago/ de reputatie van WSL. 10. Financiering: het risico dat er geen of onvoldoende financiering wordt verkregen. 4 Rapportering en monitoring Iedere verslagperiode (trimester) ontvangt de RvT een rapportage met de voortgang, de risico s, de financiële resultaten en de bijzonderheden van de projecten. Inzichtelijk zijn: de geraamde kosten en opbrengsten op grond van het laatste besluitvormingsdocument, het beschikbaar gestelde budget en de uitputting daarvan een prognose van kosten en opbrengsten Indien van toepassing, zijn de voortgang, de risico s, en de financiële resultaten van de verkopen in de rapportage opgenomen. Gerealiseerde verkopen in aantallen en opbrengsten zijn inzichtelijk ten opzichte van geraamde aantallen en opbrengsten. Deze rapportages worden als integraal onderdeel van de trimesterrapportages ter kennis gebracht aan de Raad van Toezicht. Vastgesteld door de Raad van Toezicht op 7 februari 2013 te Leusden en gewijzigd op 2 september 2014. H.A. Voortman Voorzitter Raad van Toezicht M.F. Brewster Directeur bestuurder 5