Vragen Stadsdeelsecretaris Pagina 1 van 9
NR. VRAAG PROGR. PROD. PARAGR. BIJLAGE. ANTWOORD 01 Projecten met niet-subsidiabele kosten Uit de jaarrekening blijkt dat het stadsdeel voor een aantal Europese projecten v.b. W@W geconfronteerd is met niet subsidiabele kosten. Het feit dat dit pas blijkt uit de einddeclaratie is voor toekomstige projecten een punt van aandacht;. 02 Subsidies / voorziening Onderwijshuisvesting Het dossierbeheer subsidies en bekostiging voorzieningen onderwijshuisvesting is volgens de bevindingen van de accountant nog niet op orde. Graag de voortgang in 2009 vermelden. 03 Vernietiging persoonlijke dossiers uit de beantwoording van de technische vraag t.a.v. de huis-aan-huis aanpak blijkt dat er geen vaste periode is afgesproken waarin persoonlijke dossiers worden vernietigd. 2 Alle D2-projecten zijn afgerond en een groot deel van de risicovoorziening is vrijgevallen. Er is een Handboek Subsidieverstrekking voor de nieuwe projecten waarbij wij werken met een centraal programmamanagement, met outputmonitoring en heldere verantwoording via bijlagen bij de jaarrekening. 4 Subsidiebeheer algemeen: vraagt om discipline hier wordt meer op gestuurd. 4 Armoede De dossierorganisatie en de informatievoorziening ten aanzien van onderwijshuisvesting is in 2009 op orde gebracht. De stadsdeelsecretaris wil na het zomerreces met een voorstel komen om de persoonlijke dossiers eerder te vernietigen. Namelijk als het dossier afgesloten is. 04 Bevindingen van de commissie bij jaarrekening 2008 Zoals blijkt uit de bevindingen van de accountant is het risicomanagement t.a.v. grondexploitatie een punt van aandacht; 5 Momenteel voert de Concernstaf een stadsdeelbrede risicoanalyse uit waarbij het resultaat als input dient voor het meerjaren Internal Audit Plan. Daarnaast vindt bij het opstellen van de begroting en jaarrekening binnen de paragraaf weerstandsvermogen een continue proces van verbetering plaats om zowel de exploitatie - als de grondexploitatie risico s beter in beeld te krijgen. 05 O&S-onderzoek In het gesprek met de stadsdeelsecretaris is aangegeven dat in 2009 door O&S een onderzoek wordt gedaan naar de communicatie richting de burger. De rekeningcommissie is benieuwd naar de uitkomsten. Op grond van de ge- 11 Het O+S onderzoek, afgerond januari 2010, maakte duidelijk dat het merendeel van de communicatiemiddelen van Zuidoost de bewoners bereikt en door hen positief wordt gewaardeerd. Pagina 2 van 9
sprekken met de portefeuillehouder en stadsdeelsecretaris t.a.v. het aantal meldingen, klachten en belcontactmomenten vragen wij ons af of de tevredenheid van de burger t.a.v. de informatieverstrekking door het stadsdeel een aandachtspunt is;. Er zijn vier verbeteringen in gang gezet: 1) Leesbaarheid informatiepagina en bezorging van De Echo. Met de komst van de stadsdeelkrant ZO Nieuws worden de door de respondenten genoemde knelpunten en wensen voor een belangrijk deel ondervangen. 2) Bekendheid website en Informatiecentrum Het vergroten van de bekendheid van de stadsdeelwebsite en het Informatiecentrum heeft bij de respectievelijke coördinatoren blijvend aandacht. 3) Vergroten bereik Om het bereik van de middelen onder jongeren te vergroten, zal meer gebruik worden gemaakt van nieuwe media. Een voorbeeld hiervan is de website www.sos20.nl, een jongeren opkomstbevorderingscampagne voor de verkiezingen. 4) Afdeling communicatie De afdeling Communicatie zal nogmaals bij alle afdelingen er op aandringen om alle informatie bestemd voor mensen buiten de stadsdeelorganisatie voor een redactieslag naar de afdeling Communicatie te sturen. Hierdoor zal de leesbaarheid van de communicatiemiddelen verder worden vergroot. 06 Risicomanagement In de paragraaf weerstandsvermogen wordt een overzicht gegeven van de risico s. Er wordt een goed overzicht gegeven van de risico s en de mate waarin een risico zich kan voordoen. Het merendeel van de risico s is lastig te kwantificeren. Toch vragen wij ons af of er geen vaste methodiek ingevoerd kan worden op basis waarvan de inventariseerde risico s alsnog zij het met aannames gekwantificeerd kunnen worden; 4 Zie ook antwoord vraag 4! Pagina 3 van 9
. 07 Vragen n.a.v. gesprek met de accountant jaarrekening 2008 Risicomanagement GREX fase III besluiten Dossierorganisatie subsidies en bekostiging onderwijshuisvesting SISA beheerprotocollen indicatoren Naleving Europese aanbesteding divers 1) De stand van zaken met betrekking tot de in het accountantsverslag 2008 opgenomen risico s inzake grondexploitaties is ongewijzigd: Voor de plannen E-buurt oost (280.47), Marktplein-zuid (280.55) en Klieverink/Kouwenoord (280.87, die onderdeel uitmaken van de Vernieuwing Bijlmermeer is nog steeds geen collegebesluit (fase III-besluit) genomen, terwijl de activiteiten al wel zijn gestart. De grondexploitaties zijn inmiddels ter toetsing aan het OGA toegezonden en behandeld in de Werkgroep Stedelijke Toets en Advies Team (STAT). Twee van de drie deelplannen zijn in februari 2010 aan het College van Burgemeester en Wethouders ter vaststelling aangeboden. Het deelplan Klieverink/Kouwenoord zal in juni 2010 worden aangeboden. Het starten van activiteiten zonder collegebesluit kan ertoe leiden dat de financiële risico s bij het stadsdeel komen te liggen. 2) De dossierorganisatie en de informatievoorziening ten aanzien van onderwijshuisvesting is in 2009 op orde gebracht. 3) De beheerprotocollen zijn opgesteld. 4) Rapport inzake realisatie bestuurlijke doelstellingen (DPA Supply Chain) en audit op proces rechtmatigheid (PWC) zijn afgerond. In 2009 is voor het eerst gewerkt met harde doelstellingen voor social return. Deze doelstellingen zijn ook gehaald. In 2010 wordt ingezet op verbetering van de procesgang rondom het inpassen van social return in aanbestedingen. Met name in de planning vooraf en in de im- Pagina 4 van 9
plementatie achteraf (na gunning) zijn nog verbeteringen door te voeren. Om de rechtmatigheid te verbeteren is in 2009 ingezet op managementinformatie over inkoop. Ieder kwartaal worden rapportages gemaakt uit de crediteurenadministratie. Hierbij wordt de rechtmatigheid bewaakt. Tegelijkertijd is in 2010 voor het eerst begonnen met inkoopactieplannen. De bedoeling hiervan is in een vroegtijdig stadium inkoopprojecten herkennen en aandacht aan de juiste keuze van aanbestedingsprocedure schenken. Tenslotte is in 2010 een toolbox inkopen op intranet geplaatst waarvoor de meest betrokken medewerkers getraind gaan worden. Aan de hand van deze toolbox kunnen medewerkers op eenvoudige wijze de juiste procedures kiezen, de juiste formats hanteren en hiermee meer professioneel en rechtmatig inkopen, vooral ook onder de Europese aanbestedingsgrens. 08 Vergunningsaanvragen Betere informatievoorziening t.a.v. de afhandeling van vergunningsaanvragen. Bij de jaarrekening 2009 inzicht te geven in de afhandelingstermijnen; 11 Op dit moment wordt geïnventariseerd welke ICTinvesteringen voor de stadsdeelorganisatie nodig zijn. Naar planning gaan we vanaf 1 januari 2011 werken met nieuwe programmatuur. Een deel van die programmatuur is nodig voor de uitvoering van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen en wordt ook gebruikt voor uitvoering van de Servicecode Amsterdam. De genoemde wet en servicecode betreffen niet uitsluitend vergunningsaanvragen, maar alle afhandelingstermijnen waaraan het stadsdeel moet voldoen. Pagina 5 van 9
09 Subsidievoorwaarden borgen Op basis van de ervaringen met D2- projecten het beheer van toekomstige Europese geldstromen en Rijksgeldstromen (zoals prachtwijkgelden) beter te borgen. Met name aan de aan het voorportaal te zorgen dat de naleving van de subsidievoorwaarden is geborgd; 11 Zie antwoord vraag 1! 10 Aanbesteding Hoe wordt de afweging gemaakt om zaken zelf te doen of uit te besteden? (Mevr. Saranjam) divers Zie ook antwoord vraag 6! Hiervoor is geen formeel beleid aanwezig. Doordat inkoop decentraal in de organisatie is belegd ligt deze verantwoordelijkheid voor de keuze ook decentraal in de sectoren. 11 Diversiteit In het hoogste ambtelijk segment is de diversiteit niet gehaald. Vraag: Wat is de oorzaak hiervan? Aanvullende vraag: Voorbeelden geven betreft de geboekte successen. Extra toelichting vragen SDS Dhr. Doest 11 Middelen (P&O) Middelen (P&O) Inzake Inhuur derden zijn er maatregelen getroffen en dienen alle aanvragen langs de stadsdeelsecretaris om zo de kosten te bewaken. Daarnaast is de notitie Inhuur derden opgesteld en voorgelegd aan de raad. Om de hoge kosten te drukken in de toekomst zullen de vaste medewerkers ingezet worden voor projecten en heeft de Centrale Stad een gedragscode Inhuur derden opgesteld ( Inhuur vanaf 70,- per uur verplicht toestemming stadsdeelsecretaris) In 13+ schalen kennen we een diversiteitpercentage van 23 procent. Uit de reguliere wervingsinstrumenten komen geen geschikte kandidaten. Op dit moment vindt daarom werving plaats met specialistische bureaus, en dat levert succes op. Aanvullend antwoord: Door speciale bureaus in te schakelen is de diversiteit in het management van REO, Wijkbeheer en PUZA verhoogd voor wat betreft man/vrouw en etniciteit. Concreet zijn 3 vrouwen aangesteld waarvan 2 uit de etnische doelgroep. Pagina 6 van 9
Per 1 februari 2010 is de vacaturestop van gemeente A dam in werking getreden. De stadsdelen zijn wel bevoegd een eigen beleid hierin te voeren. Er is hierop een aanvullend DB-besluit waarbij onze eigen mensen binnen stadsdeel worden beschermd en onze diversiteitsbeleid gehandhaafd blijft. 12 Zijn de formats slimme beleidsnota s verplicht gesteld? Per wanneer? 13 De oorzaken van het niet beklijven van de Europese aanbestedingsregels van het stadsdeel te onderzoeken en de nodige maatregelen te treffen (aanbeveling 4 bij jaarrekening 2008) Er is een Handboek Subsdieverstrekking en er is een Handleiding Opstellen Beleidsnota s in de maak. Deze is naar verwachting medio 2010 gereed. Rapport inzake realisatie bestuurlijke doelstellingen (DPA Supply Chain) en audit op proces rechtmatigheid (PWC) zijn afgerond. In 2009 is voor het eerst gewerkt met harde doelstellingen voor social return. Deze doelstellingen zijn ook gehaald. In 2010 wordt ingezet op verbetering van de procesgang rondom het inpassen van social return in aanbestedingen. Met name in de planning vooraf en in de implementatie achteraf (na gunning) zijn nog verbeteringen door te voeren. Om de rechtmatigheid te verbeteren is in 2009 ingezet op managementinformatie over inkoop. Ieder kwartaal worden rapportages gemaakt uit de crediteurenadministratie. Hierbij wordt de rechtmatigheid bewaakt. Tegelijkertijd is in 2010 voor het eerst begonnen met inkoopactieplannen. De bedoeling hiervan is in een vroegtijdig stadium inkoopprojecten herkennen en aandacht aan de juiste keuze van aanbestedingsprocedure schenken. Tenslotte is in 2010 een toolbox inkopen op intranet geplaatst waarvoor de meest betrokken medewer- Pagina 7 van 9
kers getraind gaan worden. Aan de hand van deze toolbox kunnen medewerkers op eenvoudige wijze de juiste procedures kiezen, de juiste formats hanteren en hiermee meer professioneel en rechtmatig inkopen, vooral ook onder de Europese aanbestedingsgrens. 14 Constante ontwikkeling van de bedrijfsprocessen om de diensten en producten te verbeteren: subsidiemonitor, inzichtelijk maken van wagenpark MtB en heroverweging leasecontacten, vastgoed stadsdeel, producten en diensten beheer openbare ruimten. (Dhr. Badal) Uitgangspunten ontwikkeling Bedrijfsvoering: - Bedrijfsvoeringakkoord (Stad- Stadsdelen) - Benchmark overhead - Eigen voorstellen verbetering bedrijfsvoering obv Internal audits Jaarlijks worden er afdelingsplannen en sectorplannen opgesteld op basis van het INK-model. Daarnaast wordt een centraal opleidingsplan opgesteld voor de medewerkers om zo iedereen op het gewenste niveau te brengen. Voorbeeld cursus Morele Oordeelsvorming ( integriteit) 15 Producten en diensten specifiek uit het sociaal domein tegen het licht aan te houden door een consequente toepassing van de SMARTformule en te onderwerpen aan een constante ontwikkeling van de bedrijfsprocessen in het voornoemd domein. De slimme beleidsnota s te handhaven en te blijven optimaliseren. (Dhr. Badal) Zie antwoord vraag 12! 16 Handhaven van de reeds ingezette inspanningen ter verbetering van knelpunten? Welke? Zie ook antwoord vraag 14! (Dhr. Badal) 17 Hoe zorgt de organisatie ervoor dat er continue verbeteringen in de bedrijfsvoering plaatsvinden? Zie ook antwoord vraag 14! (Dhr. Badal) 18 Aanvullende vraag Fase III besluit Is het verboden zonder een Vanaf fase 3 kunnen planontwikkelings kosten ten laste van de grondexploitatie ge- Pagina 8 van 9
Fase III-besluit kosten te maken voor een project? Worden hiermee formeel gezien de regels overtreden? bracht worden. In de daaraan voorafgaande planfasen zijn de planontwikkelingskosten door het stadsdeel zelf te dragen. Er kunnen uitgaven gedaan worden als het stadsdeel het Fase III besluit heeft genomen, maar het nog niet bekrachtigd is door het College van B&W. Ook kunnen er uitgaven gedaan worden zonder Fase III besluit als er een voorbereidingskrediet wordt vastgesteld. Het is dus niet verboden en formeel worden de regels niet overtreden maar de kosten kunnen voor rekening van het stadsdeel komen als er geen goedkeurend besluit is. De kans hierop is wel klein omdat het budgettair kader wel al door het college van B&W is vastgesteld. Pagina 9 van 9