Visie document structuur GVOW 1. Inleiding Bij besluit van 6 maart 2013 heeft het algemeen bestuur van de GVOW besloten een ontwikkelingstraject in te zetten om te komen tot een nieuwe structuur van de GVOW die toekomstbestendig is en een goede aansluiting vindt bij de nieuwe generatie beheersoftware (GBI 6). De aanleiding van het ontwikkeltraject is te vinden in de veranderingen in de wereld van beheer. Een integrale werkwijze, standaardisering van gegevens en het delen van kennis; deze veranderingen zijn van invloed op de ontwikkeling van beheersoftware van Oranjewoud. De ontwikkeling van GBI 6 sluit aan op deze veranderende wereld van beheer. Om als gebruikersvereniging de softwaregebruikers van Oranjewoud te blijven faciliteren en mee te kunnen denken bij de ontwikkeling van GBI, wil de gebruikersvereniging mee met deze veranderingen. Zo is zij als vereniging toekomstbestendig en blijft zij een waardevolle gesprekspartner voor Oranjewoud. Hiertoe is vanuit het bestuur een stuurgroep ingericht en is externe organisatieadvies (via Oranjewoud) ingehuurd om hieraan gestalte te geven. 2. Opdracht De stuurgroep heeft haar opdracht als volgt vertaald: GVOW nieuwe stijl is per 1 januari 2014 dusdanig gestructureerd dat de organisatie volledig aansluit bij GBI 6 en is daarmee blijvend een volwaardige gesprekspartner van Oranjewoud richting de toekomst. Tevens moet de organisatie zo worden ingericht dat de nazorg voor de huidige GBI 4 gebruikers/leden is geborgd. 3. Traject Vanaf datum van het bestuursbesluit is de stuurgroep aan de slag gegaan en heeft in een aantal sessies de huidige situatie en het streefbeeld in kaart gebracht. In een plenaire bijeenkomst op 27 mei jl. zijn de resultaten gepresenteerd aan zowel het algemeen bestuur als de leden van het voorzittersoverleg. Huidige situatie Onder begeleiding van Oranjewoud heeft de stuurgroep de huidige situatie in kaart gebracht door antwoord te geven op de volgende vragen: 1
Waar houdt de GVOW zich op dit moment mee bezig (inhoud)? Hoe pakt de GVOW het op dit moment aan (aanpak)? Hoe gedraagt de GVOW zich op dit moment (interactie)? Voor een optimale organisatie dient de inhoud, aanpak en interactie in balans te zijn. De resultaten van de sessie zijn weergegeven in bijlage 1. De belangrijkste conclusies zijn dat de GVOW zich de laatste jaren verder geprofessionaliseerd heeft, maar dat de GVOW zich vooral met (operationeel) inhoudelijke taken bezighoudt, en daarbij vaak de ontwikkelingen van Oranjewoud volgt. Streefbeeld Net als de huidige situatie is ook het streefbeeld in kaart gebracht aan de hand van de volgende vragen: Waar wil de GVOW zich mee bezig houden (inhoud)? Hoe gaat de GVOW het aanpakken (aanpak)? Hoe wil de GVOW zich gedragen (interactie)? De resultaten van de sessie zijn weergegeven in bijlage 2. De belangrijkste conclusies zijn dat GVOW een grotere rol wil spelen aan de "voorkant" en op tactisch niveau. De GVOW ziet voor zich zelf een initiërende en adviserende rol, gedacht en handelende vanuit het perspectief van de gebruiker c.q. de gemeenten. Uiteraard respecteert de GVOW hier de positie van Oranjewoud om vanuit haar eigen verantwoordelijkheid hier gehoor aan te geven. Maar gezien naar de samenwerkingsintenties volgens het afgesloten convenant beschouwen we het als samen optrekken met oog voor de wederzijdse belangen. Om hier inhoud aan te geven, wordt onder andere de organisatiestructuur gewijzigd en worden taken en rollen herzien (zie punt 4 Resultaat uitwerking visie). Op 27 mei jl. is gebleken dat een ieder zich heeft herkend in de geschetste huidige situatie en dat er draagvlak is voor het streefbeeld. Ook is tijdens de sessie op 27 mei jl. draagvlak uitgesproken voor de eerste contouren van het routeplan (hoe komen we tot de nieuwe structuur en bijbehorende bemensing). Kortom: in de gezamenlijke bijeenkomst hebben de aanwezigen een commitment uitgesproken op basis waarvan de werkgroep de komende maanden tot nadere uitwerking dient te komen. In bijlage 3 is het routeplan schematisch weergegeven. Bij punt 5 volgt een nadere beschrijving van de vervolgstappen. De stuurgroep heeft in diverse sessies haar werkzaamheden vervolgd en is de communicatieadviseur van de GVOW (extern via Oranjewoud) recentelijk toegevoegd. Dit vanwege het belang dat wordt gehecht aan het communicatietraject, zowel naar de eigen actieve leden (intern) als naar de overige leden en toekomstige leden (extern). Onder 6 wordt het onderdeel communicatie toegelicht. 2
4. Resultaat uitwerking visie In tegenstelling tot de huidige structuur van de GVOW met productgroepen, die zich richten op vakgebieden is binnen de nieuwe structuur gezocht naar aansluiting bij het ontwerp van GBI-6. Niet meer op productniveau, maar op thema-niveau. De opzet van GBI-6 is namelijk identiek voor alle elementen binnen de openbare ruimte. Het onderscheidende vermogen zit vooral op de toepassing van de app s. Daarom is gekozen voor de opzet, zoals hierboven weergegeven. Themagroepen die multidisciplinair van opzet zijn. Ieder themagroep kent een trekker/voorzitter. Dit is een GVOW-lid en iedere themagroep wordt ondersteund door een vakspecialist vanuit Oranjewoud. Daarnaast worden de themagroepen aangevuld met GVOW-leden die een sterke affiniteit hebben met het themaveld. We onderscheiden 4 themagroepen, die allen adviserend zijn aan het bestuur, te weten: - Woordenboek; - Data; - App s / kennis & raadplegen; - Innovatie. Deze themagroepen zijn zorgvuldig gekozen. Hieronder volgt een korte toelichting op de themagroepen: Woordenboek: dit thema is vooral van belang om binnen GBI en de GVOW te komen tot uniforme terminologie en welke en de hoeveelheid thema s die we gaan onderscheiden binnen GBI-6. Dus het woordenboek is het informatiemodel, het 'magazijn' dat we willen standaardiseren. Hierin wordt afstemming met landelijke platforms ( zoals Rioned en CROW) geborgd. Data: uniformiteit binnen de data is van belang. Dus hoe wordt binnen het 'magazijn de data ingewonnen, hoe slaan we het op, hoe houden we het actueel en hoe gebruiken we het, waarbij de kracht van de integraliteit van GBI 6 optimaal wordt benut. Het gaat steeds meer over integraal beheer van de openbare ruimte. De data vormt hierin de bekende motor en moet solide zijn; ook voor de doorontwikkeling van GBI naar de 3
toekomst. In deze themagroep zitten vooral mensen die belangstelling hebben voor de diepere werking van GBI als pakket. App s / kennis & raadplegen: dit is vooral een themagroep waar het dagelijks gebruik door beheerders van GBI van groot belang is. Vragen die in deze groep spelen zijn: welke kennis moeten we standaardiseren, welke vragen komen op de beheerders af, wat moeten we weten, wat kan ik gebruiksvriendelijk laten ontwikkelen. Het raadplegen van de data en dit vereenvoudigd kunnen door handige app s als tool voor het gebruik van GBI. Een themagroep waar permanent ontwikkelingen in plaatsvinden en ook direct een bijdrage leveren aan een betere en bredere toepassing van GBI. Innovatie: Deze themagroep is vooral toekomstgericht bezig. Vooral met de ontwikkeling van GBI richting de toekomst (2-5 jaar). Deze themagroep zal ook in belangrijke mate ontwikkelingen op technologisch gebied bijhouden en adviserend zijn aan het bestuur van de GVOW en Oranjewoud omtrent nieuwe ontwikkelingen en de volgende versie van GBI. De themagroepen zijn vaste teams die, net als de huidige productgroepen, regelmatig vergaderen over de ontwikkelingen. Projectteams: deze gaan zich bezig gaan houden met de ontwikkeling van app s. Vanuit de themagroep wordt een opdracht geformuleerd en een specifiek projectteam bouwt/ontwikkeld de app (specificatie, testen, opleveren). Het spreekt voor zich dat we hierbij betrokken mensen van GVOW-leden bij willen betrekken om deze activiteiten te verrichten. Dit is dus een wisselende groep die vanuit een pool van GVOW-leden wordt samengesteld. Het is projectmatig van opzet en dus ook vaak tijdelijk, totdat het (deel)product is opgeleverd. Werkend vanuit een pool van specialisten brengt kennis op maat, minder structureel tijdsbeslag van betrokkenen, een grotere flexibiliteit en veel personen kunnen actief zijn binnen de vereniging. Projectteam GBI-4: Dit is een speciaal projectteam. Niet alle GVOW-leden zitten in de modus van GBI-6. Er zal dus ook aandacht en support nodig zijn voor deze GVOW-leden. Dit projectteam biedt deze support. Productontwikkeling binnen GBI-4 vindt niet meer plaats, wel het reguliere onderhoud betreffende de werking van het pakket. Participatie en Werving Intentie is de leden actief te laten participeren binnen de vereniging en daarbij tot een goede spreiding te komen zowel geografisch als gemeenteomvang. Nadruk zal liggen op GBI6 gebruikers of gemeenten die de intentie hebben om binnenkort GBI6 gebruiker te worden. Hiermee wordt recht gedaan om de structuur van de vereniging aan te laten sluiten bij de nieuwe generatie beheersoftware (GBI 6). De gemeenten die lid zijn van de vereniging worden allen in de gelegenheid gesteld om kandidaten voor te dragen die invulling kunnen geven aan de diverse rollen binnen de nieuwe structuur. Zowel afdelingshoofden als huidige actieve leden zullen hierover rechtstreeks bericht worden. Dit onder toevoeging van rollen, competentieprofielen en ingeschat tijdsbeslag. Gestart wordt met de werving van de thematrekkers en themagroep leden. 4
5. Vervolgstappen na 27 mei 2013-27 augustus 2013 De concept visie is voorgelegd aan en besproken in het voorzitters-overleg. Daar waar relevant zijn aanpassingen naar aanleiding van het overleg toegepast. Vanwege het communicatieaspect waren ook de leden van de werkgroep MCPR hierbij aanwezig. Ook werd met de aanwezigen een eerste kennismaking met het competentiemodel Belbin beproefd, welk model wordt ingezet bij de afwegingen wie waar het best inzetbaar is binnen de nieuwe structuur. - 3 september 2013 De concept visie is voorgelegd aan en besproken in het algemeen bestuur. Daar waar relevant zijn een aantal aanpassingen en aanvullingen naar aanleiding van het overleg toegepast ter definitieve besluitvorming door het bestuur. - 25 september 2013 Het eindproduct wordt voorgelegd aan het algemeen bestuur ter besluitvorming. Tevens wordt op deze dag het nieuwe convenant met de directie van Oranjewoud besproken en getekend. Hiermede bekrachtigen beide partijen dat de opdracht vanuit 2010 om te komen tot een integraal softwarepakket (GBInext) is uitgevoerd en opgeleverd in de vorm van GBI6. - 26 september 2013 Het bestuursbesluit van 25 september wordt toegelicht en uitgedragen richting alle productgroep leden die nu actief zijn binnen de vereniging. Tevens zal worden aangegeven op welke wijze de werving van de gewenste bemensing ingevuld gaat worden. De productgroepen blijven hun rol dit jaar vervullen zoals gepland. - 30 oktober 2013 De stuurgroep zal op basis van een belangstellingsregistratie en competentiebeoordeling komen tot een voorstel richting algemeen bestuur om de themagroepen te bemensen. - 20 november 2013 Het algemeen bestuur zal op voordracht door de stuurgroep een besluit nemen over de toekomstige bemensing van de themagroepen. In ieder geval zullen de themagroep trekkers benoemd worden. - 4 e kwartaal 2013 De laatste 3 maanden van dit jaar dient de GVOW organisatie ingericht te worden in overeenstemming met de visie. De geplande vergadermomenten van de op dit moment functionerende productgroepen blijven gehandhaafd tenzij de groep anders besluit. Agenda zal voornamelijk gericht zijn op producten- en ontwikkelkaart. Op strategisch niveau (algemeen bestuur) behoeven geen wijzigingen c.q. aanvullingen plaats te vinden. Op tactisch niveau zullen in eerste instantie de themagroep trekkers en vervolgens de themagroep leden worden geworven. Deels zullen dit de op dit moment actieve leden zijn vanuit de huidige productgroepen. Op operationeel niveau blijven functionerende projectteams in tact tot en met de oplevering van een project. Aansturing zal vanaf 2014 geschieden via de themagroepen. Ingezet wordt op participatie van leden vanuit een pool waaruit geput kan worden wanneer een vraagstuk zich aandient en via een projectteam dient te worden opgepakt. 5
- 1 januari 2014 De GVOW functioneert en opereert in overeenstemming met de vastgestelde visie en structuur waarbij gedurende het jaar 2014 2 keer via een tussenevaluatie wordt getoetst of er bijstellingen noodzakelijk zijn. 6. Communicatie Van groot belang is de transitie zowel richting de huidige actieve leden als de overige leden binnen de vereniging goed te communiceren. Daarnaast is het ook van belang om gemeenten die nog geen lid zijn te bereiken, dit is ook een belangrijke opgave voor de toekomst. Vanuit het communicatieplan is beschreven op welke manier we met elkaar en richting onze achterban communiceren. Dit vertalen we per jaar in een jaarplan en dit resulteert onder andere in korte publicaties in het GBI nieuws. Daarin is bijvoorbeeld de ingezette transitie kort toegelicht en binnen de productgroepen is het voornemen van het bestuur kenbaar gemaakt. Naast de vaste communicatieactiviteiten is extra inzet georganiseerd, om de communicatie rondom de transitie zorgvuldig en effectief te laten zijn. Er is invulling gegeven aan de voorbereiding van de productgroepen dag op 26 september, dus op de interne communicatie. Daarna zal de communicatie zich richten op de volledige scope teneinde kenbaar te maken hoe de vereniging vanaf 2014 gaat functioneren. Ook is het van belang dat we voor volgend jaar en het jaar daarop met de communicatie aansluiten op de transitie die per 1 januari 2014 een feit is. 6
Bijlage 1 Resultaten huidige situatie 7
Bijlage 2 Resultaten streefbeeld 8