Slimmer werken doe je om tijd te maken voor belangrijke dingen

1

Slimmer werken doe je om tijd te maken voor belangrijke dingen Het lijkt een onmogelijk plan. Ondernemer of manager zijn en dan toch elke werkdag 1 of 2 uur vrijmaken voor belangrijke dingen. Doe normaal, dat is alleen weggelegd voor mensen die extreem veel geluk hebben. Nou, ik hoor wat je zegt en ik beweer niet dat het simpel gaat worden, maar ik ben vast van plan om het komende jaar een heel aantal ondernemers en managers te helpen om het tegendeel te bewijzen. Met een nieuwe mindset, wat praktische stappenplannen en een iets andere manier van werken kun je dit namelijk zeker bereiken en nog wel méér ook als je echt fanatiek bent. En ook als het niet simpel is; het wordt wel heel leuk en lucratief. Tien jaar geleden richtte ik meereffect op. Het begon als een blog en groeide binnen een paar jaar uit tot het 2

leukste en misschien wel grootste timemanagement trainingsbureau van Nederland. Waarschijnlijk omdat we er niet alleen over praten, maar ook doen wat we zeggen. In die jaren ben ik zelf ook veel bezig geweest met het optimaliseren van het bedrijf en het werk van het team. Zo kon ik uiteindelijk het hele bedrijf aansturen in 2 uur per week. Die kennis wilde ik graag delen met andere moderne leiders, ondernemers, directeuren en managers. En zo ontstond het Extreem Productief programma, wat ik samen met mijn collega Marleen Kruyswijk heb gebouwd. Eén ding wat dan me steeds weer opvalt, in binnen- en buitenland, is dat ondernemers en managers veel te weinig delegeren en uitbesteden. Ik heb veel leiders getraind en gecoacht en ik zie dat ze te vaak blijven hangen in rompslomp en regelwerk. En helaas geldt voor veel ondernemers: hoe succesvoller je bedrijf wordt, hoe minder tijd je gaat besteden aan dat waar je écht goed in bent, wat je natuurlijke gaven zijn en waar je uiteindelijk de meeste waarde toevoegt in deze wereld. Dat is niet goed, want ik geloof dat ondernemers en managers een cruciale rol vervullen. Niet alleen in de economie, maar ook ver daarbuiten. Zodra je je eigen bedrijf start of een team gaat leiden, begin je aan een levenslang traject van persoonlijke vorming. Niet dat je dat meteen doorhad ofzo. En natuurlijk, dat traject lukt voor sommige mensen beter dan voor andere, maar het herkennen van kansen, ombouwen van frustraties in 3

nieuwe oplossingen en het stimuleren van andere mensen om er alles uit te halen is wezenlijk belangrijk voor de hele samenleving. Gelukkig is dat rompslomp-probleem goed op te lossen en kunnen we weer gaan doen waar we écht goed in zijn. En zo een heleboel waarde toevoegen voor iedereen om ons heen. In Nederland en wereldwijd. 4

Bedenk eerst welke productiviteits-breakthrough je het meest nodig hebt Waar moet je beginnen? Als het om productiviteit gaat, zijn er waarschijnlijk wel 200.000 dingen die je zou kunnen verbeteren in je werk en leven. Geloof mij. Nodig een productiviteitsconsultant uit om een paar dagen met je mee te lopen en je krijgt een waslijst aan goede suggesties, tips en gewoontes die je zou moeten veranderen. Maar veranderen kost tijd en energie, doorzettingsvermogen en geld. Dus lijkt het mij het meest handig als je jezelf eerst afvraagt wat op dit moment precies de bottleneck is die jouw productiviteit het meest beperkt. En dat is meteen de eerste tip, die je overal in je bedrijf kunt gebruiken: vraag je eerst af waar de bottleneck zit, voordat je iets probeert te verbeteren. Misschien herken je daarin de Theory of Constraints van Eli Goldrath. Zijn boek Het Doel is een soort businessroman, waarin hij uitlegt dat het oplossen van problemen die niet de feitelijke bottleneck zijn eigenlijk zonde is van je tijd. Oorspronkelijk waren zijn ideeën vooral gericht op de productiesector, maar ook in jouw leven als ondernemer kan het je enorm helpen om voldoening te ervaren wanneer je het belangrijkste probleem als eerste oplost. 5

In mijn eigen ervaring is het trouwens niet áltijd het meest verstandig om eerst de bottleneck aan te pakken. Soms is het domweg leuker om een klein probleempje te fixen en geeft dat succesje dan de broodnodige energie en flow om je daarna met goede moed te storten op grotere problemen. Maar meestal zoek ik dus eerst naar de bottleneck. Bij mij was de afgelopen weken projectmanagement de bottleneck. Ik weet en merk hoe belangrijk goed projectmanagement is en heb er tegelijkertijd een gloeiende hekel aan om het zelf te doen. Elk uur wat ik besteed aan projectmanagement levert een enorme daling op van mijn persoonlijke productiviteit, niet alleen omdat ik dan niet toe kom aan andere belangrijke dingen, maar vooral omdat het me extreem veel negatieve energie kost. Bij projectmanagement kom ik bijvoorbeeld steeds in aanraking met dingen die niet goed gaan, want alles goed zou gaan, hadden we nauwelijks projectmanagement nodig. En dat kost me energie. 6

De afgelopen weken heeft één van mijn medewerkers een dappere poging gedaan om dat projectmanagement uit te voeren, maar toen ik dinsdagmiddag alles uit mijn handen moest laten vallen en naar kantoor moest rijden om iets hopeloos kleins maar belangrijks te fixen, wat gewoon van tevoren getest had moeten zijn, wist ik dat dat jammerlijk is gestrand. Dus heb ik diezelfde dag nog een externe projectmanager ingehuurd voor 1 of 2 uur per dag. Met haar heb ik goede ervaringen en nu weet ik vrijwel zeker dat dit voor mij belangrijke project goed zal worden bewaakt en dat alle deadlines netjes worden gehaald. Maar ik hoef er geen energie meer in te steken om dat voor elkaar te krijgen. En zo werkt het. De opluchting die ik meteen na de eerste briefing met deze dame had, gaf wel aan hoeveel negatieve energie dit probleem mij had gekost de afgelopen weken. Dat was dus mijn bottleneck. Nog één of twee weken, dan is de nieuwe projectmanager op dreef en ga ik zoeken naar de volgende bottleneck, die me op dat moment weer het meeste dwars zit en mijn productiviteit het meest belemmert. Bij productiviteitsbottlenecks zul je merken dat het meestal gaat om dingen die je tijd kosten, of energie, of je humeur. Als je die op kunt lossen, hou je dus meteen meer tijd en energie over voor meer belangrijke dingen. Dus als ik een vraag mag stellen: wat is op dit moment de bottleneck in jouw eigen productiviteit? 7

Leer je productiviteitsprofiel kennen en doe er dan ook wat mee De term Hollandse ziekte wordt in de economie gebruikt om teleurstellende macro-economische cijfers te verklaren. Ik denk dat er ook een psychologische versie zou moeten komen van diezelfde term. De Hollandse ziekte is de pathologische aandoening waarbij grote delen van de bevolking ervan overtuigd zijn dat iedereen hetzelfde is, in alle facetten. Nu ik dit schrijf, vind ik het heel grappig om bij mezelf te merken dat ik meteen de neiging heb om mezelf te gaan verdedigen en uit te leggen dat ik het allemaal helemaal niet zo erg bedoel als dat het lijkt ( Nee, ik ben geen racist of anti-feminist en ik ben er 100% van overtuigd dat ieder mens evenveel waarde heeft en gelijk zou 8

moeten zijn qua medemenselijkheid. ). Blijkbaar voelt mijn onderbewuste hoe sterk dit heerst. Het probleem met die Hollandse ziekte is, dat jij als ondernemer of manager vanaf je geboorte opgroeit in een cultuur die vertelt dat je hetzelfde bent als ieder ander en dat ieder ander hetzelfde is als jij. Dat is domweg niet waar en kan voor nogal wat verwarring zorgen. Elk mens is uniek. Elk mens is anders. Ook iedere ondernemer is anders dan elke andere ondernemer. En je teamleden zijn weer heel andere mensen dan jij. Elk van je teamleden is ook weer heel anders dan elk ander teamlid. Laat ik een voorbeeld geven: één van mijn medewerkers geniet ervan om de boekhouding te doen. Zij buigt zich met liefde over bonnetjes, facturen, spreadsheets en resultatenrekeningen. Heerlijk vindt ze dat, al die structuur. Ik daarentegen, ik heb er een gloeiende hekel aan! Net als bij projectmanagement weet ik dat de boekhouding goed gedaan moet worden. Maar wat zij leuk vindt om te doen, voelt voor mij als een noodzakelijk kwaad, iets wat moet gebeuren maar mij afhoudt van de dingen die ik wel graag doe. Voor mij is het een bezoeking, iets waar ik huizenhoog tegenop zie en me alleen maar met moeite doorheen kan slepen. Dus wat gebeurt er, als ik mezelf niet genees van deze Hollandse ziekte? Mijn brein, die boekhouding 9

verschrikkelijk vindt, denkt dat dat ook geldt voor alle andere mensen op deze aarde. Iedereen is toch hetzelfde? En omdat ik een liefdevol mens wil zijn, aarzelt mijn brein om die verschrikkelijke klus aan iemand anders over te dragen. Als ik dan uiteindelijk door omstandigheden gedwongen, besluit om dat toch maar te gaan doen, voel ik me continue lichtelijk schuldig. Je zit nu te lachen, want je kunt je niet voorstellen dat jij ooit zo dom kunt zijn als ik, maar ik durf te wedden dat we na een coachingsgesprek van een half uur één of twee van diezelfde patronen in jouw hoofd boven tafel zouden halen. En bij de meeste managers heb ik daar geen half uur, maar slechts 10 minuten voor nodig. Voor de helderheid: ik ben hier al jaren doorheen, heb geen moeite meer met delegeren, maar het was wel echt mijn eigen ervaring. En zie waar dat heen gaat? Als je denkt dat iedereen hetzelfde is als jij, met dezelfde mogelijkheden, dezelfde voorkeuren, dezelfde dromen en ambities, dan sta je buiten de werkelijkheid en doe je zowel jezelf als je team tekort. Ik zei al: elke ondernemer is anders dan elke andere ondernemer. En elke manager ook. En je teamleden zijn stuk voor stuk weer totaal anders dan jij. En dat moet ook. Voorbeeldje: 80% kans dat jij als ondernemer een quick-start bent, iemand die van afwisseling houdt, moeite heeft met hiërarchie en een hekel heeft aan te veel structuur. Guess what? Als je medewerkers precies hetzelfde zijn als jij, krijg je een explosie van energie, de meest geweldige business ideeën en een kerkhof aan onafgemaakte projecten. 10

Hoe meer jullie op elkaar lijken, hoe minder makkelijk het is om al het werk wat gedaan moet worden te verdelen over mensen die er echt plezier in hebben om dat goed te doen. Diversiteit is extreem belangrijk voor productieve ondernemingen. door de Meyers-Briggs test, door Birkman en de test van Kolbe. Als je een stuk of vier van die tests achter de rug hebt, weet je precies hoe je ze kunt relativeren, maar heb je waarschijnlijk ook een stuk meer inzicht over welke soorten werk en welke werkmethoden het beste aansluiten op jouw persoonlijkheid. En jij bent de ondernemer of de manager, de baas. Dus zorg in elk geval dat je weet wie jij bent. Daar begint het allemaal mee. Doe wat persoonlijkheidstestjes en plaats jezelf lekker in een hokje. Niet omdat jij helemaal samenvalt met die hokjes, maar puur omdat het je helpt om na te denken over jezelf en dingen te leren die je anders niet zo makkelijk boven tafel krijgt. Ik ben zelf nogal enthousiast over de teamrollen van professor Belbin, maar heb ook veel over mezelf geleerd En als je dat weet, ga dan op zoek naar mensen die juist niet op jou lijken, maar die je het beste aanvullen. Ben je pionier? Zoek dan iemand die houdt van dingen afmaken. Ben jij de creatieve geest? Zorg dan dat je iemand hebt om organisatie- en regelwerk aan uit te besteden. Of projectmanagement natuurlijk Waar zit jouw natuurlijke drive? Boekhouding of productontwikkeling? E-mail of sales? Projectmanagement of trouble-shooting? 11

Weet wat je wilt, niet wat je denkt dat je moet willen, maar wat je écht wilt Als je extreem helder hebt wat jouw visie is en wat jouw doelen zijn, wordt het een stuk makkelijker om slimme keuzes te maken. Productiviteit kun je op allerlei manieren meten en hangt erg af van jouzelf en wat je wilt met je bedrijf. Om je eigen productiviteit te verhogen, moet je allereerst heel goed weten waar je naartoe wilt. Als ondernemer betekent dat dat je zélf goed moet nadenken over jouw visie, missie en doelen voor je bedrijf. Als jij het al niet weet, hoe moeten je medewerkers dan weten welke beslissingen ze moeten nemen om productief te zijn? In andere woorden: waar doe je het allemaal voor? Weten wat je wilt is trouwens niet per se hetzelfde als weten wat je dénkt dat je moet willen. Het is een stuk eenvoudiger om te weten wat je zou moeten willen, dan weten wat je echt wilt. En dat is niet per se een taalgrapje. Natuurlijk weet je verstand wel wat verstandig is om te willen, maar daarnaast heb je ook nog te maken met je emoties, je onderbewuste, je lijf en volgens mij ook je geest, die allemaal inspraak willen hebben in wat jij als complete persoon wilt. 12

We lopen hier natuurlijk het risico om met een noodvaart de weg af het moeras van de vaagheid in te rijden, maar als we samen opletten komt het niet zover en kunnen we volgens mij best even nadenken over de diepere lagen in elke ondernemer. Ik vind het namelijk bijzonder interessant dat ik ondernemers en managers tegenkom die vastomlijnde ideeën hebben over wat ze willen, maar zichzelf daarbij voortdurend saboteren en zo hun eigen succes ondermijnen. En als je een beetje om je heen kijkt, ken jij die mensen ook. Of misschien loop je zelf wel steeds weer vast in dezelfde zandbank, hoe hard je ook je best doet. Stel dat je werknemer bent, dan kun je op zoek gaan naar wat jij eigenlijk wilt met je leven en daar een goede baan bij zien te vinden. Maar als ondernemer heb je de unieke kans om jouw organisatie zo te vormen, dat die als een goede handschoen om jou heen past. Maar dan moet je wel eerst weten, wat jij eigenlijk wilt. En dan helpt het als je verstand en de rest van jezelf af en toe met elkaar 13

communiceren en het er langzamerhand over eens worden wat dat doel dan precies is. Wat heeft dit met productiviteit te maken? Nou, het helpt bijvoorbeeld een heel eind bij motivatie. Dat woord is afgeleid van het Latijnse movere, wat zoiets betekent als bewegen. Motivatie gaat over in beweging komen, of mensen in beweging krijgen. En het is niet voor niets dat ons woord emoties van datzelfde woord afstamt en er zo dicht tegenaan ligt. Zonder emoties geen motivatie. En wie zal ontkennen dat productiviteit gebaat is bij motivatie? Natuurlijk heb je je hoofd nodig om na te denken over wat je gaat doen, maar het helpt een stuk als er passie en enthousiasme in zit. En als je meer energie hebt, kun je een stuk productiever werken. Dus: waarom ben je eigenlijk ondernemer geworden? Wat was je gevoel erbij? Wat verwachtte je toen je begon? Ging het je om vrijheid? En heb je die vrijheid dan nu al gekregen? Of ben je eigenlijk slaaf van je bedrijf, waarin je misschien officieel gezien geen baas meer hebt, maar toch eigenlijk een 9 tot 5 baan hebt met jezelf als leidinggevende slash slavendrijver? Of ging het je om geld? Wilde je rijk worden? En waarom dan? Waar had je al dat geld voor nodig? Is het puur het cijfertje op het scherm wanneer je internetbankieren opstart waar het je om gaat, of was al dat geld alleen maar een middel voor iets wat eigenlijk nog belangrijker voor je is? En dieper? En wat is dat dan? En heb je dat al gekregen door ondernemer te worden? 14

Let op: ik heb niet zomaar een oordeel over deze dingen. Het zijn ook de vragen die ik aan mezelf stel. Maar ik weet wel dat het een stuk kan helpen om heel af en toe, zeg één keer per jaar, een goed gesprek met jezelf te hebben en jezelf af te vragen wat je uiteindelijke doel is en of je daar wel echt dichterbij in de buurt komt. Al is het maar omdat dit soort doelen nog best eens wat kunnen variëren door de jaren heen. Terug naar productiviteit. Als je echt weet waar je het voor doet, kun je stoppen met al die dingen die daar niets mee te maken hebben. Dat is snel verdiend. Activiteiten die tijd kosten waar je mee kunt stoppen, acuut of langzamerhand, leveren een enorme productiviteitsverbetering op. Vervolgens kun je je gaan concentreren op die activiteiten die je wél dichter in de buurt brengen van jouw doel. Daar heb je nu meer tijd en energie voor, dus zul je daar waarschijnlijk ook sneller resultaat gaan zien. Bovendien helpt het je om heldere keuzes te maken over welke dingen je zelf blijft doen en welke dingen je gaat delegeren of uitbesteden. Ook dat is productiviteitswinst. Tenslotte zul je merken dat je met een duidelijker en beter kloppende focus makkelijker in beweging komt, meer motivatie voelt en daardoor kunt werken op de toppen van je kunnen. Maar dan is het misschien wel nodig om eerst eens een vergaderafspraak te maken met alle delen van jezelf. 15

Maak alles wat je wilt doen sneller, leuker en makkelijker Maar genoeg over jou (en mij). Laten we kijken naar de dingen die je doet. En wel aan de hand van Taco s Tweede Axioma. Als het je te veel moeite kost, doe je het waarschijnlijk niet. Dat is het leuke van optimaliseren. Heel veel dingen die stomvervelend zijn om te doen, maar die toch moeten gebeuren, kun je met een beetje eenmalige moeite sneller, leuker en makkelijker maken. Kunstenaars en ondernemers hebben één ding gemeen: de meesten van hen hebben een gloeiende hekel aan het 16

netjes bijhouden van bonnetjes en declaratieformulieren. Het woord formulieren alleen al En dus is het aan het eind van de maand weer zoeken naar alle benzinebonnetjes, afrekeningen van zakenlunches en kwitanties uit de parkeerautomaat. Kunnen we dat sneller, leuker en makkelijker maken? Nou, misschien wel. Wat zou de ideale situatie zijn? Volgens mij zou dat zijn dat ik na het afrekenen het bonnetje krijg van de pompstationmedewerker en m meteen aan m n secretaresse kan overhandigen. Hoef ik er nooit meer over na te denken of naar te zoeken. Complicerende factor: ik wil m n secretaresse niet overal mee naar toe nemen. Dus dat moet één stap ingewikkelder. Bijvoorbeeld met een mapje. Een simpel mapje in je dashboardkastje helpt al een boel. Als je het tankstation uitloopt hou je het bonnetje in je hand, totdat je het binnen 10 seconden in dat mapje hebt gedaan. Dat aanleren kost in het begin even wat moeite, maar na een maand zit het systeem erin en gaat het net zo automatisch als tandenpoetsen. Als je dan ook nog met je secretaresse afspreekt dat zij eens per maand je autosleutels vraagt om dat mapje leeg te maken, per slot van rekening heb je haar aangenomen omdat zij wél plezier heeft in structuur en regelmaat, is het hele probleem de wereld uit voor de rest van je werkzame leven. En datzelfde geldt voor nog zoveel meer dingen. Als het per se moet gebeuren, en je het niet kunt delegeren, probeer het dan simpel, snel en fun te maken. Zeker voor vervelende taken die vaak terugkomen. 17

Neem archiveren. Waarom denk je dat zoveel mensen stapels papier op hun bureau hebben liggen? Volgens mij zijn er twee redenen: aan de ene kant zijn die stapels niet alleen maar stapels papier, maar ook stapels onverwerkte emoties. Als je namelijk het papier gebruikt om je te helpen herinneren aan iets wat je nog moet doen, en je hebt om welke reden dan ook geen zin om het te doen, dan blijven die papieren liggen en worden het vanzelf stapels besluiteloosheid. Maar er is nog een reden en die is makkelijker op te lossen: pak eens een stopwatch en meet hoeveel tijd het kost om een A4'tje in een ordner te archiveren. Ready, set, go! Zoek de perforator, dan het papier netjes inleggen en op de juiste plek gaatjes maken, dan opstaan van je bureaustoel, naar de kast lopen en de juiste ordner eruit pakken. Terwijl ik dit schrijf voel ik, dat ik dit al te veel moeite zou vinden. Maar we zijn nog niet klaar! Ordner op je bureau leggen, openklappen, drukspanner losklikken of draadspanner opschuiven en die dan over de bocht naar links schuiven, het juiste tabblad zoeken, alle papieren die daarvoor zitten ook naar links schuiven, hefboom omhoog bewegen, gaatjes in het A4'tje netjes oplijnen met het mechaniek, het velletje erop schuiven en dan het hele verhaal achterstevoren, totdat de ordner weer netjes in de kast staat en jij op je stoel zit. En dan ga ik er nog vanuit, dat er voldoende ruimte is in die ordner. Als je eenmaal een nieuwe ordner moet maken, wordt de ellende nog een heel stuk erger. Hoe moet ik ook alweer zo n rugetiket printen? 18

Vervang het systeem door slimme hangmappen en een labelprinter, dan kun je datzelfde A4'tje binnen een seconde of 20 archiveren. Ik heb het geprobeerd: toen het archiveren van elk los papiertje me nog 2 minuten kostte, deed ik het ook niet. En als je wilt kan het nog simpeler en sneller: laat gewoon je hele archief en alle binnenkomende post scannen. Als je dat goed laat doen, kun je daarna meteen door je hele archief Googlen. Als dat geen tijd bespaart! Dus staar je niet blind op discipline. Discipline is vastly overrated. Het is een paardenmiddel voor extreme situaties, of voor het inleren van nieuw gedrag. De taken die moeten gebeuren, maar je nu nog irriteren kun je liever eerst simpeler en sneller maken en dan kijken of dat je niet veel beter bevalt. Wat irriteert jou elke dag? En valt dat te fixen? 19

Zorg voor focus op de manier die voor jou werkt In de natuurkunde hebben ze een mooie term voor een verschijnsel waar ik als ondernemer ook vaak mee te maken heb: entropie. Als manager of ondernemer kun je op één dag wel duizend dingen aan je hoofd hebben. Eerst sta je tien minuten te praten met een medewerker, dan gaat de telefoon en sta je een klant te woord, of de belastinginspecteur, of een leverancier, of een concullega. Ondertussen denk je na over je Blackberry, die net nog een geluid maakte alsof er een sms binnenkomt. Zou dat je dochter zijn? En terwijl je erbij wordt geroepen, omdat jij de enige bent die een probleem in de productiehal kunt oplossen, vraag je je af hoe je ooit tijd moet maken om na te denken over het nieuwe jaarplan. Hoe mooi het ook is dat je werk zo veelzijdig is, het doet wel wat met je productiviteit. Als je dag bestaat uit 4 hoofdonderwerpen waar je echt even tijd voor hebt, voelt het anders dan wanneer je diezelfde dag verdeelt in 200 20

taartpuntjes die allemaal maar een fractie van je aandacht krijgen. Als het erop aan komt, levert aandacht een stuk meer geld of waarde op dan entropie. Zonder aandacht geen creativiteit, geen problem-solving en geen echte doorbraken. Als je je aandacht verdeelt over 200 dingen elke dag zul je niet alleen merken dat je doodop raakt, je zult domweg oppervlakkiger werk afleveren. Dat is niet erg voor een dag of een paar dagen, maar als dat je modus operandi is voor een heel jaar, zul je minder productief zijn dan had gekund. Hoewel het voelt alsof je enorm veel gedaan krijgt! niet kunnen bereiken als je jouw denkenergie zou bundelen? Met een vergrootglas en de zon kun je een vuur aansteken, doordat je de energie bundelt. Wat zou jij wel Entropie merk je ook bij ondernemers en managers die altijd overal bereikbaar willen zijn. Mijn deur staat altijd open, dat soort onzinzinnen. Als je continue bereikbaar 21

bent, ben je dus nooit compleet geconcentreerd. En denk je dat je teamleden echt gaan problem-solven, als ze voor elk wissewasje een beroep op jou kunnen doen? Zorg ervoor dat de weg van de minste weerstand ook voor hen wordt afgesloten. Hoe vaak heb je vandaag al naar kantoor gebeld? Hoe vaak je mail gechecked? En stel dat je voor een weddenschap één dag zonder telefoon zou moeten, wat zou dat met je doen? Wat zou je voelen? Gewoon fysiek. En wat zegt je dat? Je hoeft geen alcoholprobleem te hebben om toch knap verslaafd te zijn. Beste harde werker, je smartphone heeft een heel aantal gadgets die je kunnen helpen met slimmer werken. Ik geniet bijvoorbeeld van Dropbox en Captio, maar de beste app op alle telefoons is nog steeds de uit knop. Doe eens gek en pak ouderwets pen en papier om na te denken. Neem wel een goedschrijvende pen en investeer in een schrijfboek waar je blij van wordt. Elke dag een paar regels schrijven over wat er gebeurd is die dag en wat je geleerd hebt. Af en toe een schemaatje schetsen om een ingewikkeld probleem te doordenken. Het hoeft niet mooi te zijn, als jij je gedachten maar uit je hoofd krijgt. Terwijl je op een afspraak wacht nog snel even een opzetje schetsen van een stappenplannetje voor het volgende project. Ik werk veel met m n computers, heb twee laptops, een ipad, iphone, twee Kindle e-readers en die gebruik ik allemaal regelmatig, behalve de ipad die steeds door m n kinderen wordt ingepikt. Maar nog steeds hou ik m n vulpen in ere, schrijf ik elke dag een flink stuk en heb ik ondertussen tientallen van die schrijfboeken achter slot en grendel liggen. En nee, 22

het gaat me niet om de artistieke kwaliteit, maar puur om de inzichten die ik wél met papier krijg, maar niet digitaal. Probeer het eens. Als het om concentratie gaat, zijn veel ondernemers wantrouwig. Veel van ons zijn extravert aangelegd en hebben moeite met stilzitten. Dat geldt natuurlijk niet voor alle ondernemers, maar een groot percentage van ons had moeite om het tempo op school bij te houden. En niet omdat het te snel ging. En het was ook doodvermoeiend om geïnteresseerd te blijven voor al die dingen die we daar verplicht moesten leren, maar die geen enkele relatie hadden met ons leven. Logisch dat we niet zulke goede associaties hebben bij de woorden aandacht, concentratie, je hoofd erbij houden. Die woorden klinken toch een beetje als stilzitten en saai. Toch? Maar wat niemand je op school heeft vertelt is dat er twee manieren zijn om je concentratie te verhogen: je kunt prikkels weghalen, maar je je kunt ook juist prikkels toevoegen. Welke van de twee precies het beste werkt hangt af van je werk, van jou en van de situatie. Moet je geconcentreerd werken aan een adviesrapport voor een klant? Dan is het waarschijnlijk handig om de deur van je kantoor te sluiten, je email, Twitter en Facebook uit te zetten en te zorgen dat je niet wordt afgeleid door wat er net buiten je raam gebeurt. Maar tegelijkertijd kan het goed helpen om juist up-beat muziek áán te zetten, met je voet mee te tikken op de maat of zelfs in de stationsrestauratie te gaan zitten. Zelf schrijf ik dit nu op Schiphol, terwijl honderden mensen langs me lopen, met elkaar praten en de muziek aan staat. Voor mij is het prima. 23

Concentratie en focus hoeft dus helemaal niet saai of rustig te zijn. Maar vind vooral uit wat voor jóu werkt. Hoe en waar kun jij goed werken aan de dingen die jouw onverdeelde aandacht verdienen? 24

Leer werken met Getting Things Done een superpraktisch systeem waarmee je je hoofd leeg kunt maken Als iets kan helpen om productiviteit kwijt te raken, dan is het wel informatie. Niet alleen leven we in een tijd van information overload, we hebben ook een probleem met informatie obesitas. Wees eerlijk: als je 20 jaar geleden een kantoorbaan had en 30 brieven per dag kreeg, was het bijzonder. Tegenwoordig kun je gerust 200 emails per dag krijgen. En sommigen daarvan hebben bijlagen van tientallen of honderden pagina s. Hoe komt een mens nog toe aan z n normale werk? Maar het is niet alleen maar email; ook andere brokjes informatie vragen om een zorgvuldige afhandeling. Een toezegging die je doet in de gang, een telefoongesprek terwijl je in de auto zit of een creatief idee als je bij het schoolplein op één van je kinderen wacht. Al die losse informatie zit in je hoofd. En het zit in de weg van belangrijker werk. Alle afspraken, plannen, ideeën, prioriteiten en beloftes van de laatste tijd nemen elk een paar procent van je hoofd, je gedachten, in beslag. Wanneer één van de collega s bij meereffect een 25

ondernemer of directeur coacht, hengelen ze met gemak honderden van die 'open eindjes' naar de oppervlakte. Allemaal rompslomp. Allemaal stukjes data die elk een klein beetje aandacht van je vragen. En het grappige is dat veel van die gedachten onbewust naar boven komen, maar dan op de meest onhandige momenten. Je bent lekker geconcentreerd een voorstel aan het schrijven voor een nieuw project en opeens schiet het door je hoofd dat je de aannemer nog moet bellen. Je loopt door de supermarkt en maakt je ondertussen zorgen over de vergadering morgen. De meeste mensen beseffen niet eens meer hoe vaak ze aan dingen denken waar ze op dat moment toch niets mee gaan doen. Maar elke storende gedachte levert een beetje stress op. En als je maar genoeg van die losse eindjes hebt, is dat samen heel veel stress. Onnodige stress. Bovendien: als je steeds op de verkeerde momenten aan de juiste dingen denkt, kun je nooit erg betrouwbaar zijn 26

in het nakomen van afspraken en beloftes. Wat dan weer niet handig is, want betrouwbaarheid is belangrijk; per slot van rekening gaat leven en werk in de eerste plaats om mensen en relaties. En mensen zijn er gevoelig voor of je betrouwbaar bent. Ik wel in elk geval. Als je steeds opnieuw je beloftes breekt, afspraken niet nakomt, slecht of traag reageert op e-mails, als je geen overzicht hebt over je werk, dan schaadt dat de relatie. En dat levert ook alweer meer stress op. Het beste systeem om daarmee te dealen is volgens mij Getting Things Done, van David Allen. Deze Californische business coach leert mensen om al die losse eindjes op te slaan in een betrouwbaar systeem buiten hun hoofd. Dat kan gewoon met pen en papier, maar net zo makkelijk met je computer of smartphone. Eigenlijk gaat het precies op dezelfde manier als dat je niet probeert om al je afspraken uit je hoofd te onthouden, maar ze voor het gemak en betrouwbaarheid opschrijft in een agenda. David stelt daarvoor een paar speciale lijsten voor: Eerstvolgende Acties met alle taken voor deze week, je Agenda alleen maar voor die taken of afspraken die tijdgebonden zijn, een Wachten Op lijst met alles waar je nog op wacht, een Later/Misschien lijst met alle taken of ideeën die je later nog eens wilt doen, maar waar je deze week niet aan toe gaat komen, een Archief voor dat waar je geen actie aan hangt maar wat je wel wilt bewaren en een Projectenlijst om alle projecten waar je nu mee bezig bent in de gaten te houden. Hoewel ik zelf nogal creatief ben ingesteld, gebruik ik dit systeem nu al jarenlang fanatiek, omdat het domweg het 27

enige systeem is wat me relatief weinig moeite kost en heel veel resultaat oplevert. Experimenteer bijvoorbeeld eens met een Wachten Op lijst. Dat scheelt meteen 150 losse eindjes die de hele dag in je hoofd heen en weer stuiteren. Zodra je onderbewuste dat externe systeem gaat vertrouwen, zoals in dit geval een simpele lijst met alles waar je nog op wacht, zal het stoppen om je steeds weer te herinneren aan al die details. Of lig jij s avonds soms wakker over de vraag waar je volgende week donderdagavond verwacht wordt? Nee toch? Bovendien: als je nog geen Wachten Op lijst hebt, dan raad ik je sowieso aan om er één te maken om het hele delegeer-proces een stuk te versoepelen. En delegeren kan op zichzelf al een enorme boost worden voor je productiviteit als je het slim doet. Wil je leren werken met Getting Things Done? Check dan de trainingen op www.meereffect.nl 28

Wring het 10-100-1000 principe uit totdat het om genade smeekt Elk uur wat je werkt kost iets en levert hopelijk ook veel op. Als je dat een beetje uitrekent, kun je handige beslissingen maken over waar jij het meest productief bent en wat je misschien beter kunt stoppen, delegeren of uitbesteden. Laten we beginnen met een lagere school sommetje. Neem je salaris uit de BV, tel daar je dividend, autokosten, kantoorkosten en belastingen per jaar bij op. Stel dat dat bedrag uitkomt op 150.000 Euro per jaar. Dan is dat het bedrag wat jij per jaar kost aan je eigen bedrijf. Deel vervolgens dat bedrag door het aantal uren wat je in dat jaar werkt. Ik ga even uit van een gemiddelde 50 uur per week. En laten we dan rekenen met een relaxte 40 29

werkweken per jaar, dan kom je op 2.000 werkuren per jaar. Voor die anderhalve ton per jaar komt dat erop neer dat jij 75 euro kost per uur. Als beginnend ondernemer ligt je salaris misschien wat lager, dan reken je met 40 euro per uur. En dan is het dus nog belangrijker om dit principe zo snel mogelijk te leren kennen en in de praktijk uit te buiten, want voor jou is het helemaal belangrijk om zoveel mogelijk uren te besteden aan activiteiten waar je heel veel waarde toevoegt voor andere mensen en dus voor je bedrijf. Dat is de enige logische manier om je winst te laten groeien. Gaan je ogen al glimmen als het nu tot je doordringt hoeveel werk je wel niet kunt uitbesteden voor minder dan 75 euro per uur? Want als jij iets doet, wat dan ook, dan kost dat 75 euro per uur. Dus als je dat werk kunt uitbesteden voor minder, ben je een dief van je eigen portemonnee als je dat niet doet en niet ander werk gaat doen waar je meer mee kunt verdienen. Vooral als het toch rotwerk is. Controlevraagje: wat is het eerste waar je nu aan moet denken? En waarom schiet er meteen ook een excuus in je hoofd om dat niet te delegeren? Maar goed. Help jezelf dus daaraan herinneren en schrijf in je agenda bij elk uur het getal 75. Of als je met een digitale agenda zoals Outlook werkt, maak een duurt-dehele-dag taak aan met de titel 8 x 75 = 600. Dat zal je leren. De andere kant van de medaille is natuurlijk de vraag hoeveel een uur oplevert. Elk uur wat je werkt levert een 30

bepaalde waarde op, anders is het geen werk maar vakantie. Die waarde hoeft helemaal niet per se meteen financieel te zijn. Een bedrijf bestaat niet alleen voor geld, er speelt veel meer mee. Maar omdat dit vooral een handvat is om beslissingen te nemen, maak ik het je even gemakkelijk en kijken we nu alleen naar de geldelijke opbrengst van elk uur wat je werkt. Je werkt een uur. Dat kost 75 Euro. En wat levert het op? Als je een factuur kunt sturen naar een klant voor dat uur is het helder. Maar kun je dat ook omslaan naar al die uren voorbereiding? Neem deze sessie tijdens de Week van de Ondernemer. Ik factureer een mooi bedrag voor die zes sessies en als ik die omsla naar de uren dat ik daarvoor sta te presenteren, hebben we het over een zeer respectabel uurtarief met een heleboel nullen. Maar hoeveel blijft daar nog van over per uur als ik mijn reistijd naar Den Bosch voor onze eerste bespreking meeneem? En de vergadertijd daar en later nog de telefonische conferentie? En de tijd voor het schrijven van dit e-book? En de uren van m n team rond dit hele verhaal? En zometeen de wachttijd tussen de sessies en de reistijd naar Utrecht? En de evaluaties tussendoor? Hou me ten goede: ik doe niet zielig, maar al die uren moet ik meerekenen om op een reële opbrengst per uur uit te komen. Anders reken ik mezelf ten onrechte rijk. Andersom geldt het ook: het geld wat je verdient met een uur werk hoeft niet per se meteen binnen te komen. Als ik een hoofdstuk schrijf voor m n nieuwe boek, kost het wel even tijd voordat die opbrengst bij mij terug komt. Maar een goedgeschreven boek kan ik de loop van de 31

jaren honderdduizenden euro s opleveren. En m n boek Elke dag je hoofd en inbox leeg heb ik in één week geschreven. Kun je nagaan hoeveel die uren achteraf per stuk waard bleken te zijn. Welke uren zijn bij jou veel waard? Brainstormen over nieuwe producten, bij je belangrijkste klanten op bezoek gaan of tijd besteden aan marketing en productontwikkeling? Een paar uur 1.000 euro per uur werk komt al een heel stuk in de buurt van een succesvolle dag. En het grappige is dat hoogrenderend werk je waarschijnlijk een stuk minder moeite kost dan het meer routinematige werk wat je gewoon heerlijk kunt uitbesteden. En wees eerlijk: wil je écht een uur bij de autowasstraat in de rij staan, als je eenmaal hebt uitgerekend dat je in diezelfde tijd ook iets kunt doen wat de komende weken 1.000 euro gaat opleveren? Dat wordt een dure wasbeurt dan voor je auto. Een heel handige manier om tijd te besparen voor ondernemers en managers is zoeken naar uren die weinig geld kosten om in te kopen voor werk wat je eenvoudig kunt delegeren of uitbesteden. De boekhouding kan iemand anders doen, de rest van je administratie ook en het bijhouden van je website is waarschijnlijk ook niet de activiteit waarmee jij persoonlijk de meeste waarde toevoegt. Dat geldt trouwens ook thuis: als je iemand inhuurt om je tuin bij te houden, de was te doen of eten te koken, dan komen die uren vrij voor werk wat jij alleen kunt doen. 32

(Maak het niet te gek trouwens zodra je jezelf hoort zeggen dat je niet meedoet met Monopoly omdat je daar te duur voor bent, is het tijd voor enige zelfspot en relativering.) Dus: extreem delegeren. Het lijkt zo simpel. En dat maakt het lastig. Want die gedachte is niet per se onwaar. En het is sowieso een stuk ingewikkelder om dingen te delegeren die je zelf ook kunt. Als mijn auto problemen heeft met schakelen, gaat ie naar de garage. Geen haar op m n hoofd die erover denkt om zelf de versnellingsbak open te schroeven, daar heb ik namelijk totaal geen verstand van. Maar een ontelbaar aantal ondernemers en managers in Nederland vindt fanatiek delegeren knap lastig. En een beetje pijnlijk. Wij hebben namelijk zelf met onze eigen handen het hele bedrijf van de grond af opgebouwd. Bloed, zweet en tranen. En dus kunnen we alles zélf. Sterker nog: we kunnen het vaak nog een stuk beter dan onze medewerkers ook. Heel vaak snappen die het niet (zei één van mijn medewerkers toen ik dit net voorlas). Maar als er iets is met de website, is de verleiding om er zelf even naar te kijken al een stuk groter. Dat kan ik namelijk wél. Alleen blijkt in de praktijk even nooit echt even te zijn. Daarom is mijn nieuwste strategie dit zinnetje: Sorry, maar ik weet niet hoe dat moet. Zo probeer ik te voorkomen dat ik mijn medewerkers werk uit handen neem, wat ze prima zelf zouden moeten kunnen doen of kunnen oplossen. Zelfs als ik het 33

inderdaad beter weet en sneller kan. Maar vooral probeer ik daarmee mezelf te hersenspoelen, zodat ik die neiging om iedereen alles uit handen te nemen ga afleren. En dat ik steeds meer tijd krijg voor die dingen die ik moet doen, die ik alleen kan doen, die voor mij belangrijk zijn of die alles bij elkaar de meeste waarde toevoegen in m n bedrijf. En als je nou niet kunt delegeren omdat je niet voldoende personeel hebt voor al het werk wat moet gebeuren, kun je nog overwegen om werk uit te besteden. Bijvoorbeeld aan een Virtual Assistant (die zijn er ook in Nederland kun je gewoon vinden op Google), of via (internationale) websites waar freelancers zich aanbieden. Let er dan wel op dat je niet alleen op zoek bent naar vakinhoudelijk capabele mensen, maar ook naar leveranciers die betrouwbaar communiceren en goed met deadlines overweg kunnen. Zoals ik al zei: bij delegeren werkt de Wachten Op lijst heel goed. Alles wat ik delegeer komt erop terecht en tijdens overlegjes of functioneringsgesprekken komt die lijst boven tafel om te kijken hoe het gaat. Ook mijn eigen medewerkers moeten natuurlijk betrouwbaar communiceren en deadlines halen. En ten slotte gaat het je ook nog eens heel veel tijd schelen als je je medewerkers afleert om werk naar jou te delegeren. Al die mailtjes waarin ze problemen beschrijven en aan jou vragen hoe ze die moeten 34

oplossen kosten jou veel tijd en zorgen ervoor dat ze zichzelf klein houden. Ik probeer mijn mensen strak te houden op het schrijven van ja/nee mails: Taco, ik zie dit probleem. Ik stel voor dat we het zus en zo gaan oplossen. Vind je dat okay?. Op zo n mailtje hoef ik alleen maar ja te beantwoorden. Of als ik het een keer niet okay vindt, kan ik ervoor kiezen om wat uitgebreider antwoord te geven. Scheelt mij uren per dag en heeft m n team de afgelopen jaren geholpen om een stuk verder door te groeien en beter na te denken. En daar betaal ik ze toch een mooi salaris voor? 35

Maak lachend je inbox leeg in de helft van de tijd Alweer bijna 15 jaar werk ik met Microsoft Outlook voor het ontvangen en versturen van e-mail. In die tijd heb ik een aantal manieren ontdekt om Outlook in de turbo te zetten en veel slimmer te werken. Veel sneller in elk geval dan webmail. Nu is praktisch elke dag m n inbox wel één keer leeg en heb ik veel meer rust in mijn hoofd over alles wat speelt. Dat heeft natuurlijk weer veel te maken met de ideeën en principes van David Allen, die ik eerder al noemde. En de beste principes moet je natuurlijk wel combineren met wat slimme handelingen. Maak alles sneller, leuker en makkelijker noemde ik dat hierboven. Ik maak daarvoor veel gebruik van het toetsenbord. Werken met de muis ( muizen ) is namelijk een stuk intensiever dan werken met sneltoetsen en het gaat een fors stuk langzamer. Handig dus om zoveel mogelijk afscheid te nemen van de muis. Vooral voor acties die je tientallen of honderden keren per dag doet, zoals bij het verwerken van email. 36

Outlook bevat een enorme hoeveelheid sneltoetsen, die je gelukkig echt niet meteen allemaal uit je hoofd hoeft te leren. Met slechts drie sneltoetsen kun je al zo n 40% snelheidswinst verdienen bij het verwerken van e-mail: Ctrl+Shift+Y voor het kopiëren van een e-mail naar een andere map of takenlijst, Ctrl+Shift+V voor het verplaatsen en Alt+S (of Alt+U voor 2003/2007) voor het opslaan van een item (bijvoorbeeld het opslaan en sluiten van een nieuwe taak of agendaitem). 37

Stop met typen, in elk geval als het nergens op slaat Typen is traag. En toch moet het in onze moderne informatiesamenleving nog veel gebeuren. Had een directeur vroeger een stenografiste in dienst, vandaag is hij meestal aan zijn eigen typevaardigheid overgeleverd. Als je dat fanatiek aanpakt kun je tempo maken, maar dames en heren, met twee vingers is het nog steeds een beetje behelpen. Iedereen snapt dat je liever een extra cursus marketing, psychologie, of speedracing gaat doen, maar een typecursus zou voor veel ondernemers en managers meer waarde kunnen opleveren. Reken even mee: als je 50 tekens per minuut tikt, doe je 12 minuten over hetzelfde mailtje wat ik in 2 minuten al af had. Na tien van dat soort mailtjes heb ik bijna 2 uur tijd meer dan jij om belangrijk werk te gaan doen. Maar hoe snel je ook typt, het blijft altijd relatief traag. Dus als je daarin meer kunt automatiseren; des te beter. Sinds de laatste versie van Dragon NaturallySpeaking is het bijvoorbeeld een serieus alternatief om teksten in te spreken, in plaats van in te tikken. Zorg wel voor een goede headset, maar dan kun je met enige oefening een enorme hoeveelheid tekst produceren in erg weinig tijd. 38

En er is nóg een alternatief. Er zijn allerlei slimme programmaatjes te vinden om hele teksten in te voeren door alleen een afkorting in te tikken. Met TypePilot of Fingertips voor Windows, of Typinator voor Apple, is het eenvoudig om veelvoorkomende frasen simpelweg te automatiseren. Kies dan een afkorting die voor jou eenvoudig te onthouden is en zo n simpel stukje software kan je enorm veel tijd besparen. En dat is nog maar het begin. Routebeschrijvingen, mini projectplannetjes, vragen die je vaak stelt (jnm = Wil je hier alstjeblieft een ja/nee mailtje over sturen? ), bedankjes (bvu = Bedankt voor de update. Taco ), dat soort dingen. Voor je het weet type je alleen nog maar echt nuttige, inhoudelijke, creatieve dingen waar je over hebt nagedacht. Hoe onvoorstelbaar is dat? Ik type bijvoorbeeld vnv en op mijn scherm verschijnt: Mocht je verder nog vragen hebben, dan hoor ik het graag. Als ik dat schrijf, meen ik dat wél. Ik wil het alleen niet steeds weer opnieuw uittikken. Netto rendement: 54 tekens die ik niet zelf hoef in te tikken. 39