Verslag overlegvergadering Ons Huis - Ons Woongoed d.d. 29-09-2016 Aanwezigen: Afwezig Verslag voor: Huurdersbelangenvereniging Ons Woongoed: Hans Schoenmaker, Anton Bruijn, Eric Cordel, Jaap van den Berg, Jan Huiskamp Ons Huis: Arjen Jongstra, Emma Gossink, Janneke Visser (verslag) René Schols aan-/afwezigen 1. Opening en kennismakingsronde De heer Jongstra opent de vergadering en stelt zich kort voor aan de bestuursleden. Het is de eerste overlegvergadering van de heer Jongstra met het bestuur van Ons Woongoed. Een korte kennismakingsronde volgt. Het bestuur is sinds kort weer op volle sterkte. René Schols, nieuw bestuurslid Ons Woongoed is helaas niet aanwezig, hij werkt overdag. 2. Verslag overlegvergadering d.d. 2 juni 2016. Naar aanleiding van en tekstueel: Blz. 2, duurzaamheidsprojecten/duurzaamheidsambities. De heer Bruijn geeft aan dat er met de manager Vastgoed en Projecten is afgesproken dat Ons Woongoed geïnformeerd wordt op welke NEN-norm Ons Huis gaat sturen. Ons Woongoed ziet graag wanneer Ons Huis zover is en welke ambitie zij heeft. Dit staat zo niet vermeldt in het verslag, bovenstaande wordt toegevoegd aan het verslag van 2 juni 2016. puntenlijst. De actiepunten 4 en 8 zijn afgehandeld en worden afgevoerd. 3. Bewonerscommissie en hun relatie tot Ons Huis Het bestuur van OW spreekt haar bezorgdheid uit over de relatie tussen OH en de bewonerscommissie. Het afgelopen jaar zijn er twee bewonerscommissies opgehouden te bestaan en zijn er signalen ontvangen van andere bewonerscommissie dat de communicatie met OH wat stroef verloopt waardoor er ruis op de lijn ontstaat. De vraag is waarom OH hier niet (zichtbaar) meer aandacht voor heeft? Mevrouw Gossink legt uit dat er een aantal jaar geleden in overleg met de toen bestaande bewonerscommissie een samenwerkingsovereenkomst tot stand is gekomen. Hierin is afgesproken dat een bestuur na de zittingstermijn plaats maakt voor een nieuw bestuur. Wel is het van belang dat aangetoond wordt dat een bestuur c.q. contactpersoon draagvlak heeft bij de bewoners van een complex. Indien er geen animo is vanuit de bewoners van een complex om zitting te nemen in het bestuur dan moet er gezocht worden naar een andere oplossing, maar dan komt de bewonerscommissie te vervallen. Het bestuur van OW geeft aan dat een bewonerscommissie voor en door bewoners is. De wetgeving bepaald de duur van de zittingstermijn van bestuursleden. Het is niet aan Ons Huis om dit soort besluiten te nemen. pagina 1 van 5
Op 10 oktober a.s. heeft het bestuur van OW een bijeenkomst georganiseerd voor de besturen van alle huidige bewonerscommissies om over dit onderwerp te praten en de samenwerkingsovereenkomst ter discussie te stellen. Na discussie wordt afgesproken dat Ons Huis een voorstel maakt ter aanvulling op de bestaande samenwerkingsovereenkomst. De basis van deze overeenkomst is goed. Waar het bestuur van OW niet achter staat is de verplichte zittingstermijn en wissel van bestuursleden. De samenwerkingsovereenkomst mag geen beperking geven aan de wettelijke rechten. Het is niet aan Ons Huis om een bewonerscommissie op te heffen als er geen nieuw bestuur gevormd kan worden terwijl het oude bestuur nog een termijn wil blijven en voldoende draagvlak heeft bij de bewoners. Ons Huis benadrukt dat het wel goed is om de legitimiteit van een bewonerscommissie regelmatig te toetsen. Mevrouw Gossink stelt een voorstel op en legt dit ter bespreking voor aan de voorzitter van OW. EG 4. Communicatie Ons Huis intern en extern Het bestuur van Ons Woongoed schetst een aantal voorbeeld waaruit blijkt dat de communicatie tussen Ons Huis, een bewoner en een onderaannemer moeizaam verloopt. De heer Jongstra en mevrouw Gossink zijn blij met deze signalen, het wordt opgepakt en uitgezocht door OH. 5. Nieuwe huurovereenkomst OW heeft de nieuwe huurovereenkomst extern laten toetsen. Deze externe partij heeft er een fundamentele fout uitgehaald welke inmiddels is aangepast. Mevrouw Gossink spreekt haar complimenten uit naar het bestuur, deze fout was nog niet eerder aan het licht gekomen, terwijl het zelfs een modelovereenkomst van Aedes betreft. 6. Energetische maatregelen De heer Schoenmaker geeft aan dat de heer Schols dit agendapunt had voorbereid, maar vanwege andere verplichtingen kan de heer Schols niet bij dit overleg aanwezig zijn. De heer Schoenmaker neemt waar. Waar het om gaat: hoe maak je voor een bewoners besparingen op energiegebruik na het toepassen van energetische maatregelen zichtbaar? Nu wordt er alleen gezegd dat mensen minder energielasten zullen hebben door het toepassen van de energetische maatregelen. OW vraagt of het niet beter is om een begin- en eindpunt te markeren, zodat bewoners beter kunnen zien wat het resultaat van de energetische maatregelen is. Bijvoorbeeld bij zonnepanelen is het redelijk eenvoudig om een extra kastje tussen de collector en de converter te plaatsen om zo de opbrengst van de collector te kunnen meten. De heer Jongstra dankt de heer Schoenmaker voor zijn inbreng. Hij neemt het mee en gaat uitzoeken hoe e.e.a. intern bij OH georganiseerd is. De heer Jongstra benadrukt dat het verbruiksgedrag van een bewoner bepalend is en juist ook lastig controleerbaar. De heer Bruijn geeft in het kader van de woonlastenwaarborg aan dat indien er een huurverhoging komt door energetische maatregelen deze woonlastenwaarborg aanwezig moet zijn. Dit is ingesteld om tegenvallende besparingen bij de bewoners tegen te gaan. pagina 2 van 5
De heer Bruijn geeft aan dat er nog een overleg met OH moet plaatsvinden over de energielabels. Waarbij hij aangeeft dat er inmiddels niet meer over energielabels wordt gesproken maar over een energie-index. De omrekening van label naar index is niet eenvoudig. De heer Jongstra geeft aan dat Ons Huis met haar energie-index een gemiddelde score behaald (1,85), gelijk aan energielabel C. Zoals bekend is het de ambitie van OH om alle woningen naar een gemiddeld label B te brengen. 7. DAEB / niet-daeb Op grond van de nieuwe Woningwet zijn corporaties per 1 januari 2017 verplicht hun DAEB (Diensten van Algemeen Economisch Belang) en niet-daeb portefeuilles (en activiteiten) administratief te scheiden dan wel juridisch te splitsen. Hierin dient een keuze gemaakt te worden die -uitgewerkt in een business planter goedkeuring moet worden voorgelegd aan het ministerie. De sociale huurwoningen vallen onder DAEB, de vrije sector woningen, winkelpanden en garageboxen vallen onder niet-daeb. Het bestuur heeft het scheidingsvoorstel van OH ontvangen. OH vraagt het bestuur van OW om een zienswijze. De heer Schoenmaker geeft namens het bestuur aan dat zij niet overwegend positief zijn. Het bestuur had graag in een eerder stadium al betrokken willen worden. Mevrouw Gossink geeft aan dat eerst de Raad van Toezicht het scheidingsvoorstel goed moest keuren voordat om een zienswijze van OW, de gemeente en andere partijen gevraagd kon worden. De Raad van Toezicht heeft op 21 september jl. het scheidingsvoorstel goedgekeurd waarna direct de zienswijze zijn verzonden. Op 11 oktober is er een extra overleg gepland met het bestuur van OW, mevrouw Gossink en de heer Rolleman (contoller OH) om een nadere toelichting te geven op het voorliggende en de inhoud met elkaar te bespreken. 8. Begroting 2017 De heer Jongstra geeft een toelichting op de tot standkoming van de begroting 2017. Het eerste concept zal medio oktober klaar zijn. De heer Jongstra stelt voor om dit concept in een apart overleg met de controller en het bestuur van OW te bespreken. OW mag dan een advies geven binnen 6 weken. Gezien de planning van de begroting zal deze termijn niet haalbaar zijn. Op 1 november a.s. wordt de conceptbegroting besproken met de Raad van Toezicht. Secr. 9. Informatievoorziening door Woonkeus Stedendriehoek Het bestuur van OW geeft aan dat het niet geheel duidelijk waar informatie over de toewijzing, wachttijden, etc. vandaan te halen. Mevrouw Gossink geeft aan dat het bedrijf Enserve de achterkant van Woonkeus Stedendriehoek beheert. Zij moeten ons voorzien van rapportages over de diverse onderwerpen. Momenteel is men bezig om een format hiervoor te ontwikkelen. Waarbij iedere corporatie haar eigen wensen heeft. Mevrouw Gossink stelt voor om zodra er een geschikte rapportage binnen is deze te delen met het bestuur. pagina 3 van 5
Afgesproken wordt dat het bestuur aangeeft welke informatie zij precies willen hebben en mailen dit naar de heer Jongstra en mevrouw Gossink. OW 10. Tripartite-overleg De heer Bruijn is namens De Samenwerking aanwezig bij het tripartite-overleg. De prestatieafspraken zouden, om als input van de begroting 2018 te kunnen dienen, eind mei 2017 klaar zijn. OW is bang dat dit met de huidige planning niet haalbaar is en of er niet eerder overleg mogelijk is. De heer Jongstra geeft aan dat de timing om te komen tot de prestatieafspraken wettelijk is vastgelegd. Eerst moet de gemeentelijke woonvisie vastgesteld worden, hoe nauwkeuriger en concreter deze is, hoe beter en sneller we kunnen komen tot prestatieafspraken. Let wel; hier zijn meerdere partijen bij betrokken, dit kost tijd. De heer Schoenmaker geeft aan dat het bestuur op zoek is naar iets concreets om alvast mee te kunnen werken. De heer Jongstra geeft aan dat wij afhankelijk zijn van een politiek proces, wij kunnen hier niet aan trekken en duwen. Mevrouw Gossink geeft de bestuursleden van OW mee om te waken om onderdeel te worden van een vergadercircuit. 11. Rondvraag De heer Bruijn merkt op naar aanleiding van de resultaten van het klanttevredenheidsonderzoek dat hij hierin de resultaten van het KLAC mist. Hij vraagt of het mogelijk is om alsnog een overzicht te ontvangen van de ingediende klachten bij het KLAC. Mevrouw Gossink geeft aan dat dit het eerste jaar is dat we werken met het KLAC. De resultaten hiervan komen terug in het jaarverslag over 2016. De samenstelling van het KLAC is niet geheel duidelijk bij het bestuur van OW. Mevrouw Gossink stuurt de constructie van het KLAC aan het bestuur van OW en zodra het jaarverslag van het KLAC er is krijgt OW dit ook toegezonden. EG Tijdens een overleg met De Samenwerking werd de heer Bruijn verrast door het feit dat de andere huurdersbelangenverenigingen op de hoogte waren van het feit dat het huisvesten van statushouders voor 100% door de corporaties wordt gedaan. Hijzelf was hier niet van op de hoogte. Mevrouw Gossink geeft aan hier elk jaar afspraken worden over worden gemaakt met de gemeente. De taakstelling van de gemeente is ook de taakstelling van de corporaties. Afgesproken wordt om het onderwerp toewijzen aan bijzondere doelgroepen op te nemen op de termijnagenda om hier nog een keer apart over te spreken. Secr. De heer Jongstra benoemd de vertrouwelijkheid van de onderwerpen die besproken worden. Het is van belang dat een ieder deze vertrouwelijkheid in acht neemt, alleen op deze manier kunnen we met elkaar open over bepaalde onderwerpen spreken. Het bestuur staat volledig achter deze opmerking en Arjen en is zich zeker bewust van deze vertrouwelijkheid en hun positie als bestuur van OW. 12. Sluiting De heer Jongstra dankt een ieder voor zijn/haar inbreng en sluit de vergadering om 11.44 uur. pagina 4 van 5
Volgnr. punt Datum door voor overleg 9. Voorstel aanvulling samenwerkingsovereenkomst Ons Huis - 29-09-16 EG z.s.m. bewonerscommissies opstellen. 10. Extra overleg inplanning bestuur OW - Ons Huis: begroting 2017 29-09-16 Secr. z.s.m. bespreken. 11. Bestuur OW stelt overzicht op van de door hen gewenste gewenste 29-09-16 OW 29-11-16 informatie over toegewezen woningen door woonkeus stedendriehoek. 12. Constructie KLAC toesturen aan bestuur OW. 29-09-16 EG 29-11-16 13. Onderwerp: toewijzen bijzondere doelgroepen toevoegen aan termijnagenda. 29-09-16 Secr. 29-11-16 pagina 5 van 5