Notulen Algemene Ledenvergadering (ALV) 18 november 2013 1. Opening en vaststellen agenda Martin open even na half acht de vergadering en heet een ieder van harte welkom. Twee bestuursleden t.w. Greet Schrijver en Hetty Veenstra, de eerste is op vakantie naar Australië en de tweede kan niet aanwezig zijn i.v.m. haar werk, zijn afwezig. Zij laten zich verontschuldigen. Voor Greet hebben we wel een goede vervanger in de persoon van John de Boer. Het golf jaar is bijna weer ten einde en het was een jaar waarin veel gebeurd is en het grootste gedeelte daarvan ten goede. Ik noem een paar zaken zoals het duidelijk verbeterd zijn van de kwaliteit van de baan, het nieuwe interieur van het Golfcafé, het starten van een marshaldienst, het benoemen van een baancommissaris, een nieuwe handicapregistratiecomputer, meer leden betrokken als vrijwilliger bij de club en een positief gevoel bij de leden wat zich o.a. vertaalde in een grotere deelname aan de georganiseerde activiteiten. 2013 was ook het eerste jaar van de samenwerking met Blue Green. Zowel voor de onderneming als de Golfvereniging was het wennen aan elkaar en aftasten welke modus het beste zou werken in deze samenwerking. Kort geleden is er een aanpassing gekomen in de diensten die Blue Green levert in de samenwerking. Voor de Golfvereniging betekent dit o.a. dat de receptie niet meer onder de verantwoordelijkheid van Blue Green valt maar voortaan weer rechtstreeks aangestuurd zal worden door de onderneming. U ziet hier vanavond een flink aantal medewerkers van de Onderneming die met het Golfgebeuren te maken hebben. De onderneming wil hiermee benadrukken dat Golf bij Dorhout Mees hoog op de prioriteitenlijst staat en dat zij ook het komend jaar flink wil investeren in het product golf bij DHM. Bert Ketelaar en Dinesh Chotoe zullen daar onder agendapunt 4 nader op ingaan. Zoals momenteel bij elke baan staat ook bij DHM het ledental onder druk. Er is momenteel in NL geen baan te vinden die melding maakt van een stijging van het ledental. De economische crisis, het wegvallen van financiële barrières bij andere clubs maakt dat er landelijk veel mutaties zijn in leden. In het FD van afgelopen week stond een groot artikel over de veranderende situatie op de Nederlandse golfbanen. De moeite van het lezen waard. Ook voor 2014 blijft ledenwerving een belangrijk aspect voor de Golfvereniging en we zullen samen met de Onderneming alle zeilen moeten bijzetten om leden te werven en te behouden. Dat leden werven en behouden een andere invulling zal krijgen in de toekomst moge duidelijk zijn. Het zal ook duidelijk zijn dat er anders met de bezetting van de lussen om gegaan zal worden. Het is commercieel niet meer verantwoord om 36 holes met een bezetting van 33% te exploiteren. Dit zal waarschijnlijk betekenen dat er meer differentiatie zal komen in prijsstelling voor de diverse lussen. Hoe dat precies zal uitpakken is nu nog niet bekend. Het belang van de leden van de Golfvereniging zal altijd voorop blijven staan in de uitwerking hiervan en het bestuur wordt hier nauw bij betrokken. Het bestuur is erg verheugd dat wij u vanavond Rene Pels kunnen presenteren als nieuwe voorzitter 1
van de Jeugdcommissie. Samen met de Pro Andy is hij al voortvarend van start gegaan met een duidelijk plan voor de jeugd. Hij wordt daarbij ondersteund door een aantal enthousiaste seniorleden die samen de schouders gaan zetten onder een nieuw jeugdbeleid. U gaat daar de komende tijd zeker van horen. Ook bestuurlijk zal er een aantal wijzigingen gaan plaatsvinden. Niet meteen maar wel in 2014. Rene, onze penningmeester, heeft aangegeven na 7 jaar het stokje te willen overdragen evenals Hilda. Vanuit de wedstrijdcommissie zal Sonja Vos de taken binnen het bestuur op zich nemen en we zijn blij dat ze hier tijd voor wil vrijmaken. Maar zoals gezegd is dat voor 2014. In het afgelopen halfjaar hebben we afscheid moeten nemen van twee leden t.w. Toine Wevers en C.J. van Hassel. Met een moment stilte worden beide overleden leden herdacht. 2. Mededelingen en ingekomen stukken. De volgende leden hebben zich afgemeld voor de vergadering: Patricia Oudshoorn, Henk Oudshoorn, Anneke Oudshoorn,Piet van der Vlies, Hans en Sylvia Benink, Hein Thuis, Adje Wevers en Suzan de Wilde. 3. Notulen ALV 15 april 2013 Geen op- en of aanmerkingen op de notulen en deze worden goedgekeurd. 4. Informatie van de Onderneming Tekst Bert Ketelaar Een zeer actueel onderwerp, zie het financieel dagblad van afgelopen zaterdag, is het wel een wee binnen de golfmarkt. Sinds tientallen jaren neemt het aantal golfers in Nederland niet meer toe. Door economische omstandigheden, zeg recessie, hebben veel golfers en potentiële golfers de sport de rug toe gekeerd. Een gevolg van extreme laagconjunctuur, zoals we die nog niet mee gemaakt hebben. De tijd dat mensen naar onze baan kwamen en ook automatisch bleven is voorbij. Je moet producten vinden die mensen aanspreken en er dan voor zorgen dat ze zich thuis voelen. En dat is lang niet altijd een kwestie van bijvoorbeeld snelle greens. Wij opereren met onze mooie golfbaan midden in deze markt, daarbij hebben wij al een aantal moeilijke fases achter de rug met de onderneming als geheel. Vanaf 2010 knalden wij feitelijk de recessie in, er kwam geen einde aan de voortdurende negatieve berichtgeving. Er bleef heel lang erg veel druk staan op de exploitatie van de onderneming als gevolg van de voortdurende crises. In 2011 werd een zogenaamde turn around strategie ingezet. Het uitgangspunt was en is nog steeds het verbeteren en herstructureren van de operationele en financiële situatie. In tijden van crisis vonden en vinden wij het noodzakelijk dat elk bedrijfsonderdeel, zowel de schietbaan, het hotel, de winkel en de golfbaan rendabel moet zijn, m.a.w. zichzelf moet kunnen bedruipen. Daarbij was en is een (specialistische) focus op die bedrijfsonderdelen noodzakelijk. Essentieel voor een snelle verbetering van de bedrijfsvoering is een herpositionering van de verschillende bedrijfsonderdelen binnen het totale concern Dorhout Mees noodzakelijk. Er moet veel meer betrokkenheid en verantwoordelijkheid bij de verschillende bedrijfsonderdelen worden gelegd. Uiteindelijk heeft deze strategie geresulteerd in een aantal samenwerkingen: onder andere voor het hotel hebben we gekozen voor het management van EHP in een keten van 6 hotels, dit gaat gestaag en goed en we zitten op dit moment op een bezetting van 170 % t.o.v. 2012. Ondertussen heeft het gevoerde directiebeleid van de afgelopen jaren ertoe geleid dat we in rustiger vaarwater zijn terecht gekomen, wij zijn er nog niet maar we zien de exploitatie inmiddels door o.a. een grote efficiencyslag, verbeterde huishouding, scherpe inkoop en een terughoudend financieel beleid, maar vooral een stabiele core-business ( de schietbaan) weer omhoog krabbelen. Dat is zeer positief en geeft vertrouwen in de toekomst. 2
In een dynamische omgeving van samenwerken met andere partijen moet je ook durven te evalueren, durven te veranderen als het niet gaat zoals je gewild had. We hebben elke verandering ook ingezet met het doel de exploitatie positief te veranderen. Aangegeven hebben we dat we kansen zien in de strategische samenwerking op verschillende onderdelen van de exploitatie. Onmiskenbaar zijn er ook risico s bij samenwerkingsverbanden. Naast financiële en juridische risico s ontstaan risico s ook als verschillende bedrijfsculturen niet bij elkaar passen. Voor onze golfbaan hebben we ingezet op Blue Green, een grote keten met een enorme expertise op het managen van golfbanen. Na een jaar samenwerking hebben we geëvalueerd en besloten het management van de golfbaan weer terug te nemen per 1 september jongstleden. Wij hebben wel degelijk voordeel geput uit de samenwerking met Blue Green. De baan heeft een enorme progressie doorgemaakt. We kwamen moeizaam uit de winter maar al snel bleek ons nieuwe baanplan, met input van Blue Green en inzet van onze greenkeepers zijn vruchten af te werpen in een sterk verbeterd product. De voornaamste reden dat wij zelf weer het management hebben overgenomen is de volgende: De sfeer, zoals we die we kennen binnen Golfclub Dorhout Mees heeft zich altijd gekenmerkt door een hoge mate van gezelligheid en laagdrempeligheid met een mooie kwaliteit. De afgelopen periode sprak ik veel leden en heb ze bewust een aantal vragen gesteld met betrekking tot die specifieke Dorhout Mees cultuur. De inbreng van een franchise model, hoe goed die ook werkt in de praktijk brengt ook veranderingen met zich mee met betrekking tot die cultuur en daarbij behorende specifieke Dorhout Mees kenmerken. Dit is dan ook meteen dé belangrijkste reden dat wij de keuze hebben gemaakt om het management van de golfbaan weer terug te nemen. Blue Green blijft ons, nu voornamelijk vanaf de achterkant, bedienen van advies over golf, baanonderhoud en golfsystemen. Wij zien nog volop kansen om als onderneming én vereniging te profiteren van het groeiende netwerk van de Blue Green banen. Wat betekent het management weer in eigen hand: De lijnen tussen het (dagelijks) bestuur en de onderneming zijn weer korter en hechter. Het personeelsbeleid voor het komend seizoen zal ook worden aangepast. Er worden een of twee herkenbare individuen aangesteld die het gezicht van het golfcafé en van de golfbaan zullen zijn. Er zal gewerkt worden met buddies/gastheren/gastvrouwen zowel in de baan als in het golfcafé waarbij het voornaamste doel is het creëren van het ultieme welkomgevoel. Een vast team van receptionisten, nu aanwezig, en horecamedewerkers dat indirect aangestuurd zal worden door de huidige directie en direct door een nieuwe baanmanager. We hebben kort voor de vergadering het contract getekend met onze nieuwe baanmanager. Met gepaste trots stel ik dan ook aan u voor dhr. David Mathieu. Afgelopen 14 jaar werkzaam bij Prise d eau als headpro en vanuit die rol veel ervaring met topgolf en golfmanagement. David zal bij Dorhout Mees een gecombineerde rol van baanmanager en headpro vervullen en wordt aanspreekpunt nr. 1. De investeringen zoals we die gepleegd hebben in het baanonderhoud in 2013 zullen wij in 2014 voortzetten dan wel verhogen. Het is ons doel om in 2014 zo snel mogelijk het zelfde niveau te behalen van de baankwaliteit zoals u die het afgelopen jaar beleefd hebt. Op korte termijn zult u merken dat wij de winterperiode zullen gebruiken om de greens te beluchten (wit en blauw inmiddels belucht), in december worden de wormen bestreden met een nieuw zeer succesvol middel, de zand- en schelpenpaden en de drainage zullen uitvoerig worden 3
aangepakt, en de blauwe en oranje baan zullen in februari worden geïnjecteerd mits de weersomstandigheden dit toelaten. De witte en rode lus worden met vaste korrel bemest. In dat kader gaan wij verder volgens het plan van aanpak Onderhoud Golfbaan Dorhout Mees die samen met de Grontmij is opgesteld begin 2013. De grootste golfspecifieke investeringen voor 2014 zullen zich concentreren op en rondom het golfbaanonderhoud en het machinepark. Het welbekende lussensysteem willen wij weer in ere herstellen. We behouden daarbij het concept parkbaan en linkscourse, maar zullen de mogelijkheid om zonder limieten te combineren binnen de 4 kleuren vooral weer vooropstellen. Wij gaan binnen het Blue Green netwerk samenwerken met een cluster van verenigingen waarbij er veel voordeliger gespeeld kan worden door onze leden. Het voortouw nemen we al met onze business club: de bedrijvencompetitie gaat het komend jaar on-tour op bezoek bij o.a. Durbuy, Prise d éau, de Efteling etc. De nieuwe wedstrijdkalender zal onze populaire Masters naar een hoger niveau tillen. Er wordt verder geïnvesteerd in onze IT systemen. Vanaf volgend jaar zullen onze nieuwe kassa s worden uitgebreid met handheld terminals waarbij verhoging van de snelheid en kwaliteit van service het voornaamste doel is. Tevens zullen wij vanaf volgend jaar werken met een pasjessysteem waarbij u indien u vóór 31 december uw lidmaatschap betaald al het eerste tegoed van ons terugkrijgt. Momenteel zijn wij in onderhandeling met Hans Lemmens Golf National Fitting Centre, een bekende retailer die o.a. de Noordwijkse Golf Shop, Efteling Golfpark, Amsterdam Amstelborch exploiteert, om volgend jaar de golfshop in te richten/exploiteren. Er wordt gewerkt met topmerken, persoonlijke en teamfittingen, de winkelvoorraad wordt uitgebreid. We werken aan een constructie waarbij we minimale voorraadrisico lopen en tegelijkertijd het aanbod maximaal kunnen uitbreiden. Het is aan ons om de onderneming op een zo goed mogelijke manier naar de toekomst te loodsen. Tot op heden is dat redelijk goed gelukt. Het gaat er uiteindelijk om niet alleen zo goed mogelijk te anticiperen op mogelijke veranderingen maar ook om de toekomst in het belang van medewerkers en vooral klanten positief te beïnvloeden. Wij blijven dat doen door ondermeer een verstandig en terughoudend financieel beleid, de organisatie op orde door middel van korte communicatielijnen, maximaal benutten van talenten van medewerkers, binnen de verschillende samenwerkingsovereenkomsten het gezamenlijke krachtenveld blijven vernieuwen en investeren in de kwaliteit van dienstverlening maar vooral: blijven koersen op de eigen kracht, regie en perspectief van de eigen organisatie. Willem Bremer: De informatie over de veranderde samenwerking met Blue Green (BG) had eerder gecommuniceerd moeten worden naar de leden. Nu heeft het bijna twee maanden geduurd voor dit gebeurde. Bert geeft aan dat hierover naar buiten treden pas mogelijk was nadat het contract met BG getekend was. Ook het beloofde spelen met korting op de golfbanen waarmee BG een overeenkomst heeft is niet altijd mogelijk omdat men onze club niet kent. Bedrijfsleden zijn lid als de kaart op naam staat van Dorhout Mees. Met een open kaart zijn ze geen lid. Martin geeft aan dat we content mogen zijn met de initiatieven die de Onderneming neemt. Er is geluisterd naar de leden, dat is een goede zaak en een grote stap voorwaarts. Cees Boneva geeft aan dat o.a. kennis delen, open communicatie en verwachtingen waarmaken belangrijke zaken zijn waar de Onderneming zich goed bewust van moet zijn. 4
5. Bestuurswijziging Martin neemt afscheid van Wouter Don, bedankt hem voor het vele goede werk wat hij gedaan heeft en overhandigt hem als dank twee flessen wijn. Met applaus stemt de vergadering met de woorden van Martin in. Wouter bedankt een ieder voor zijn/haar bijdrage en wenst een ieder veel succes in de toekomst. Martin geeft een korte toelichting op de zoektocht naar een opvolger voor Wouter als voorzitter van de jeugdcommissie. We zijn zeer blij met René Pels die te kennen heeft gegeven achter het nieuwe jeugdbeleid te staan en de kar wil trekken. René geeft kort aan waarom hij besloten heeft de functie te gaan vervullen, merkt dat er veel enthousiasme is en heeft zes leden bereid gevonden de jeugd te willen ondersteunen. De vergadering gaat bij handopsteken en applaus akkoord met zijn benoeming. Lydia de Beurs geeft aan dat het vertrek van Maarten Siebeling als pro veel vragen heeft opgeroepen. Bert geeft aan dat hij is aangesteld door BG en dat zijn half jaar contract niets is verlengd. 6. Financiën Vaststellen speelrecht en contributie René van Nederpelt geeft uitleg over de totstandkoming van het bedrag voor het speelrecht en de contributie waarna Martin uitleg geeft over de ingekochte diensten van de Onderneming door de golfclub. Tijdens de discussie ontstaat onduidelijkheid over de begroting en naderhand is gebleken dat er korte tijd een foutieve begroting op de website heeft gestaan die niet aansluit bij de nu gepresenteerde begroting, Eeen aantal leden stelt vragen n.a.v. de foutieve begroting. Daarna ontstaat een lange, levendige discussie waarbij o.a. te sprake komt: Hoe verhoudt de nieuwe prijs zich t.o.v. andere clubs in de naaste omgeving. De verhouding is goed, het is nergens echt goedkoper en ons voordeel is dat je altijd kunt spelen in vergelijking met de banen om ons heen. Kan er gespreide betaling komen? Bert geeft de volgende mogelijkheden: - betalen voor 1 januari geeft recht op een membercard met een tegoed van 50,- te besteden aan golf gerelateerde zaken; indien aan het eind van het jaar het bedrag niet volledig is besteed blijft het restant ook besteedbaar in het volgende jaar. - betalen in 4 termijnen van 255,- per termijn via automatische incasso per 1 januari, 1 maart, 1 mei en 1 juli - betalen in 12 maandelijkse termijnen van 99,- via automatische incasso. Is er overwogen meer spelers binnen te halen door bijv. een lidmaatschap van april t/m oktober? Bert geeft aan dat hier wel aangedacht is maar dat het niet gaat gebeuren. Vastgesteld wordt dat het totale pakket zoals geboden de concurrentie met de omliggende clubs aan kan. Begroting 2014 Hierna geeft René een toelichting op de voorliggende cijfers van de begroting. Hier zijn na de uitvoerige eerdere discussie verder geen vragen over en de begroting wordt aangenomen.. 7. Mededelingen commissies Wedstrijdcommissie (weco) Bij afwezigheid van Greet geeft John de Boer een korte terugblik op 2013 en een vooruitblik op 2014. 2013 is geëvalueerd, er is veel terugkoppeling geweest met de leden, er was een goede inbreng van de subcommissies en veel leden sprongen daar waar nodig bij tijdens de wedstrijden. De wedstrijden zijn in een goede sfeer verlopen. De deelname lag iets hoger dan in 2012 met name de bijzondere wedstrijden zoals de Ketelaar trofee trokken meer deelnemers. Door een onvoldoende aantal deelnemers hebben we het DM Open helaas moeten schrappen. In 2014 doen we in oktober een nieuwe poging. Ook de nieuwe wedstrijden zoals foursome, senioren matchplay en who is afraid of red, yellow and blue vielen in goede aarde en zien we terug op de wedstrijdkalender van 2014. 5
Nieuw op de wedstrijdkalender is een wedstrijd voor alle clubkampioenen en een wedstrijd voor het bestuur en alle commissies. De evaluatie en de terugkoppeling hebben ook verbeterpunten opgeleverd: o.a. beter letten op tijdige inschrijving (tot uiterlijk woensdagavond) en scherper afstemmen van de te spelen lussen versus de belasting van de baan. Voorafgaande aan de competitie kunnen de 11 teams deelnemen aan een training en er komt een onderlinge wedstrijd met alle teams. De NGF heeft bepaald dat de competitie wordt afgewekt in de spelvorm greensome. Ook de weco zoekt nog enthousiaste leden die zitting willen nemen in de commissie. Regel&Handicapcommissie Blij met de nieuwe computer. Iets meer dan 6000 Q-kaarten zijn er to nu toe verwerkt door Jack Bouwhuis en Anneke Oudshoorn en Riet Schijffelen heeft 60 examens afgenomen. De vergadering geeft aan deze werkzaamheden haar waardering met een klaterend applaus. Willem Bremer heeft met succes het regelexamen afgelegd. De marshalcommissie begint vorm te krijgen. We zoeken nog wel vrijwilligers om deze subcommissie uit te breiden. Aanmelden kan bij Rein Rotgans. Jeugdcommissie Wedstrijden van de jeugd zijn terug te vinden op de wedstrijdkalender. We zoeken naar een goede formule om de jeugd deel te laten nemen aan de wedstrijden van de golfclub in 2014. Alles v.w.b. het jeugdplan en het jeugdbeleid is terug te vinden op onze website. P&R commissie Het 2 e clubblad is afgelopen weekend verstuurd. Ook in 2014 zal het blad 2x verschijnen. In januari 2014 gaan we als commissie om de tafel om een nieuw concept van het clubblad uit te werken. Martin bedankt alle vrijwilligers voor hun inzet in het afgelopen jaar. Met een luid applaus ondersteunt de vergadering zijn woorden. 8. Aanpassing artikel 2 van het huishoudelijk reglement De vergadering gaat akkoord met de voorgestelde aanpassing. 9. Vaststellen datum voorjaarsvergadering 14 april 2014 10. Rondvraag Jan Ludeke geeft aan dat in 2014 een ieder bij GC Harderwold, GC Emmeloord, GC Dronten en GC Flevoland voor 25, - kan spelen van maandag t/m vrijdag. Leden van deze golfclubs kunnen dat ook bij Dorhout Mees. Jan Willem Norbart: Vraagt om meer herkenbaarheid en uniformiteit van de kleding van de competitieteams. Vindt dat er een beter controle moet komen op budgetgolfers m.b.t. hun hcp. kaart Willem Bremer stelt voor aanpassingen aan te brengen aan de witte lus om de moeilijkheidsgraad te verhogen. Bert geeft aan dat hiernaar gekeken zal worden. Eddy van Beek: Complimenten voor al het personeel van het golfcafé voor hun inzet. Mensen met baanpermissie moeten beter gecontroleerd worden. Evt. een aparte lus voor deze golfers aanwijzen. Gerrit te Hoonte: Houden we 36 holes in 2014? Bert geeft aan: zeker, de exploitatie is niet makkelijk maar we gaan er voor. Patrick van de Wouw: 6
Het verschil in onderhoud tussen de linkscourse en de parkbaan is groot. Bert geeft aan dat daaraan wordt gewerkt. 11. Sluiting en vaststellen volgende vergadering Martin sluit rond 2200u de vergadering, bedankt een ieder voor zijn/haar aanwezigheid en inbreng en nodigt een ieder uit voor een hapje en een drankje. 7