Dendermondesteenweg 449, 9070 Destelbergen tolkaanvraag@cabvlaanderen.be www.cabvlaanderen.be - www.tolkaanvraag.be 09/228.28.08-09/228.18.14-0473/92.33.11 - Nood 0476/22.91.75
Inhoudstafel 1 INLEIDING... 3 1.1 TOEKENNINGSPROCEDURE... 3 1.1.1 VGT-tolkopdrachten in Welzijn, Werk en Derden en de schrijftolkopdrachten in onderwijs in 2.0... 3 1.1.2 VGT-tolkopdrachten in Onderwijs in 2.0... 4 1.2 UITBETALINGSPROCEDURE... 4 2 AANMELDEN... 4 2.1 REGISTREREN... 4 2.2 AANMELDEN... 5 2.3 WACHTWOORD VERGETEN?... 5 3 MIJN ACCOUNT... 5 4 MIJN PAGINA S... 6 4.1 PAGINA CONTACT... 7 4.1.1 Mijn profiel... 7 4.1.2 Mijn adresboek... 7 4.1.3 Mij contacteren via... 7 4.1.4 Mijn tolkprofiel... 8 4.2 PAGINA TOLKOPDRACHTEN... 9 4.2.1 Weergave... 9 4.2.2 Zoekfilter... 10 4.2.3 Actie uitvoeren op selectie... 12 4.2.4 Detail van de tolkopdracht... 13 4.3 PAGINA STATUS TOLK... 14 4.3.1 Opdrachten in de toekomst... 15 4.3.2 Opdrachten die voorbij zijn... 15 4.3.3 Kalender... 16 4.3.4 Schematische voorstelling van de pagina Status tolk... 18 4.4 PAGINA MIJN BERICHTEN... 19 4.4.1 Mijn berichten... 19 4.4.2 (Onvolledige aanvragen)... 20 4.4.3 Automatische berichten... 20 4.5 PAGINA UITBETALINGEN... 21 4.6 (PAGINA MIJN TOLKUREN)... 21 5 WERKBALK MET PAGINA S... 22 5.1 PAGINA CONTACT... 22 5.2 (PAGINA S ORGANISATIES - TOLKUREN)... 22 6 ER ZIJN VERSCHILLENDE MANIEREN OM ÉÉNZELFDE ACTIE UIT TE VOEREN... 23 6.1 OPDRACHT ACCEPTEREN... 23 6.2 OPDRACHT AFGELASTEN... 24 6.3 EEN NIEUW BERICHT VERSTUREN... 25 6.4 TOLKPRESTATIES INVULLEN... 26 2/26
1 Inleiding We noemen de vernieuwde webapplicatie hier verder 2.0, de oude webapplicatie is 1.0. 1.1 Toekenningsprocedure In tolkaanvraag 1.0 werd de tolkopdracht online ingediend door de tolkgebruiker. Pas na controle door het CAB werd de tolkopdracht online zichtbaar voor tolken. Tolken accepteerden de opdracht en het CAB kende vervolgens een tolk toe volgens de gekende zoekprocedure: voorkeurtolken volgens de opgegeven rangorde; indien geen voorkeurtolken, de accepterende tolk die het dichtst bij de opdracht woont. De tolkgebruiker kon online de status van zijn tolkopdracht opvolgen en zien of er een tolk werd toegekend. De tolkgebruiker kon niet zien welke tolken de tolkopdracht accepteerden. Maar wat verandert er nu in 2.0? 1.1.1 VGT-tolkopdrachten in Welzijn, Werk en Derden en de schrijftolkopdrachten in onderwijs in 2.0 Tolkopdrachten die online door de tolkgebruiker worden ingediend, zijn meteen zichtbaar voor de tolken (open voor acceptatie). De tolk kan meteen zijn status tolk aan de opdracht toevoegen. Met Status tolk wordt bedoeld: de tolk accepteert of meldt ik ben niet vrij. De tolkgebruiker kan dan desgewenst zelf één van de accepterende tolken toekennen. Indien de tolkgebruiker 24 uur na de eerste tolkstatus wacht om een tolk toe te kennen, zal het CAB deze taak overnemen (Cfr. toekenningsprocedure 1.0). Indien de tolkgebruiker bij het indienen van een tolkopdracht voorkeurtolken opgeeft, dan krijgen deze voorkeurtolken automatisch een e-mail. Opgelet: wanneer de tolkgebruiker pas later voorkeurtolken toevoegt aan de ingediende tolkopdracht, dan vertrekt er geen notificatie. Het blijft dus belangrijk om de webapplicatie goed op te volgen. De tolkgebruiker kan voortaan meer dan 3 voorkeurtolken aanduiden. Het is belangrijk dat de tolkgebruiker bij het indienen van de aanvraag de voorkeurtolken in volgorde zet. Indien het CAB na 24u de toekenning overneemt is het op die manier duidelijk voor het CAB welke tolk de grootste voorkeur heeft. Omdat de tolkgebruiker in 2.0 de tolk zelf kan toekennen, bestaat het veld Afgesproken met de tolk niet meer. Als de tolkgebruiker al met de tolk heeft afgesproken, dan kan hij een tolkaanvraag indienen met één voorkeurtolk. In de opdracht duidt hij aan Alleen voorkeurtolken vragen. Alleen deze voorkeurtolk kan de opdracht zien. De voorkeurtolk ontvangt ook een e-mail en kan de gegevens van de tolkopdracht controleren zodat er geen misverstand bestaat. Daarna kan de tolk de opdracht accepteren. Pas nadat de tolk de tolkopdracht daadwerkelijk accepteert, kan de tolkgebruiker hem toekennen. Daardoor kan de tolkgebruiker (ook bij teamtolkopdrachten) de opdrachten van de verschillende tolken in dezelfde tolkaanvraag indienen. 3/26
1.1.2 VGT-tolkopdrachten in Onderwijs in 2.0 De tolkopdrachten in Onderwijs zijn niet meteen zichtbaar voor de tolk (niet open voor acceptatie). Er vertrekt dus niet automatisch een notificatie naar de voorkeurtolken. De opdrachten worden wegens het tolkentekort bemiddeld via de afgesproken Zoekprocedure CAB in de sector Onderwijs vanaf schooljaar 2017-2018. 1.2 Uitbetalingsprocedure In 1.0 was de tolk verplicht om zijn prestaties online in te vullen voor de 5 e dag van de volgende maand, zodat alle prestaties van de vorige maand opgenomen werden in het maandelijkse uitbetaalmoment (tussen de 5 e en uiterlijk 8 e werkdag van de maand). Indien er nog opdrachten waren waarvoor de prestaties niet ingevuld waren of er nadien een fout opgemerkt werd, dan kon dit verschil pas rechtgezet worden bij de kwartaalafsluiting (Verschillenstaat) of indien het kwartaal al was afgesloten bij de jaarafsluiting. Eens de tolk zijn prestaties online had ingevuld, kon hij deze zelf niet meer wijzigen. In 2.0 moet de tolk zijn prestaties online eveneens invullen, maar hij kan eventueel foutief ingevulde prestaties nadien zelf nog online wijzigen. Indien hij een correctie invult vóór het vaste betaalmoment, dan wordt hij correct uitbetaald bij het eerstvolgende vaste betaalmoment. Indien hij de correctie invult nadat de prestatie uitbetaald werd, dan wordt het verschil verrekend in het eerstvolgende vaste betaalmoment. Zolang de status van de prestatie op Lopend staat, kan de tolk nog wijzigingen aanbrengen aan de prestatie. Na een tijd zal het CAB de prestatie afsluiten en dan kan de tolk zelf géén wijzigingen meer aanbrengen. Aldus worden de Verschillenstaat en Jaarafsluiting overbodig. 2 Aanmelden 2.1 Registreren In de meeste gevallen heb je van het CAB een gebruikersnaam ontvangen voordat je gebruik maakt van de webapplicatie. Indien je toch nog geen eigen login hebt, dan kan je je snel registreren: Klik op Nieuwe account aanmaken: Vul jouw voornaam, familienaam en e-mailadres in. Duid aan dat je je wenst te registreren als tolk. Vink aan Ik ben geen robot en klik op Nieuw account aanmaken. Je ontvangt nadien een automatische mail met een link om jouw eigen wachtwoord in te stellen. De CAB bemiddelaar zal je dan contacteren. Indien aan alle voorwaarden voldaan is, dan wordt je geactiveerd als tolk en heb je toegang tot de openstaande en aan jou toegekende opdrachten. 4/26
2.2 Aanmelden Meld aan op www.tolkaanvraag.be door jouw gebruikersnaam of e-mailadres en wachtwoord in te vullen. De eerste keer dat je je aanmeldt, moet je ook de algemene voorwaarden aanvaarden (checkbox aanklikken). Indien de algemene voorwaarden wijzigen, zal je deze opnieuw éénmalig moeten aanvaarden. 2.3 Wachtwoord vergeten? Klik op Wachtwoord vergeten? en geef jouw e-mailadres dat gekoppeld is aan jouw gebruikersprofiel op www.tolkaanvraag.be in. Je zal een e-mail ontvangen met een link om jouw wachtwoord opnieuw in te stellen. NIEUW in 2.0: Het CAB beschikt niet meer over jouw persoonlijke logingegevens. 3 Mijn account Via Mijn account rechtsboven heb je toegang tot je inloggegevens en kan jij je e-mailadres (dat je gebruikt voor de webapplicatie) en/of je wachtwoord wijzigen. Via Bewerken kan je jouw logingegevens, zoals wachtwoord en/of e-mailadres, wijzigen. 5/26
4 Mijn pagina s Wanneer je aanmeldt, kom je terecht bij jouw kalender. Jouw kalender bevindt zich op de pagina Status tolk. In dit hoofdstuk worden al jouw persoonlijke pagina s besproken. Wanneer je tijdens het navigeren op de webapplicatie jouw kalender wenst te raadplegen, dan klik je op het CAB-logo links bovenaan de pagina. Indien je tijdens het werken op de webapplicatie niet zo duidelijk meer voor ogen hebt waar je je exact bevindt, dan biedt de navigatiebalk (grijze balk bovenaan) jou meer informatie. De navigatiebalk is als een kruimelspoor. Door dit spoor te volgen kan je meteen zien waar je in de navigatiestructuur zit. De korte tekstjes in groen zijn shortcurts. Als tolk zullen de meeste onderdelen voor jou niet raadpleegbaar zijn (privacy tolkgebruiker). Het laatste tekstje in de navigatiebalk staat in het grijs gekleurd. Hier kan je niet meer klikken: je bevindt je reeds op deze pagina. Dat kan handig zijn om snel te zien of je het detail van de tolkopdracht of het detail van de tolkstatus geopend hebt. Bij navigatie naar je persoonlijke gegevens heb je wel toegang tot de diverse shortcuts. Enkele voorbeelden: Je bevindt je in het detail van de tolkopdracht 123609-164 Aardrijkskunde voor Bas De Backer op dinsdag 11/06/2019 om 9u35. Je kan nog meer informatie halen uit de navigatiebalk: de opdracht gaat door op O-uren bij Basisschool van Bas. De tolkopdracht is gekoppeld aan de aanvraag Aardrijkskunde. Je bevindt je in het detail van jouw tolkstatus voor tolkopdracht 123656-456 Kunstgeschiedenis op maandag 1/04/19 op naam van Jefke Janssens. Je kan nog meer informatie halen uit de navigatiebalk: de opdracht gaat door op O-uren bij School van Jefke. De tolkopdracht is gekoppeld aan de aanvraag Kunstgeschiedenis. Je bevindt je in het wijzigingsformulier van een adres uit jouw adresboek: met name het adres Sint-Paulusbaan 20, 1745 Opwijk. 6/26
4.1 Pagina Contact 4.1.1 Mijn profiel Onder Contact vind je jouw persoonlijke gegevens: naam, geslacht, geboortedatum, en rijksregisternummer). Je kan deze gegevens zelf niet bewerken Indien foutieve gegevens in het profiel staan, gelieve dit te melden door een e-mail te sturen naar tolkaanvraag@cabvlaanderen.be. Onder Adres kan je jouw thuisadres raadplegen en bewerken. 4.1.2 Mijn adresboek Ook in jouw adresboek kan je jouw thuisadres ingeven of wijzigen. Je kan hier meerdere adressen toevoegen, maar voor tolken is dit meestal niet relevant. 4.1.3 Mij contacteren via Hier kan je jouw contactgegevens aanvullen of wijzigen: E-mailadres (indien je het e-mailadres van jouw account e-mailadres waarop automatische mails van de webapplicatie toekomen - wil wijzigen, dan doe je dit via Mijn account) Telefoonnummer, Gsm-nummer en faxnummer SIP-nummer: persoonlijk nummer voor MMX, de software voor de afstandstolkendienst van het CAB. Voor de meeste tolken is dit niet van toepassing. Web: link naar jouw eigen website. Per contactmogelijkheid kan je aanduiden of dit gegeven openbaar is of niet, m.a.w. geef je toestemming om jouw gegevens door te geven aan derden. Je kan aan iedere contactmogelijkheid een opmerking toevoegen voor het CAB (vb. Gsm-nummer van mijn partner). Via Wijzigen kan je een contactmogelijkheid wijzigen of verwijderen (rode knop). 7/26
4.1.4 Mijn tolkprofiel Een tolk heeft meestal slechts één tolkprofiel, op enkele zeldzame uitzonderingen na. Je kan jouw tolkprofiel bekijken door te klikken op jouw tolknummer in de eerste kolom. Daar zie je onder andere welk type tolkopdrachten je mag tolken op basis van wat in jouw tolkprofiel werd ingevuld: Via Wijzigen kan je aanduiden in welke setting en sectoren je wilt tolken, over welke tolkvaardigheden je beschikt, en welk type tolk je bent. Tolken die in de pool van onderwijs willen opgenomen worden, duiden in het tolkprofiel aan Beschikbaar voor onderwijs: Ja. Vul hier ook het IBAN-nummer in van de rekening waarop jouw tolkprestaties uitbetaald worden. Voor tolken in een ander statuut (onderlinge overeenkomst met de onderwijsinstelling) komt hier het IBAN-nummer van de onderwijsinstelling. Indien je voor onbepaalde tijd niet meer zal tolken, dan kan je de einddatum van jouw tolkactiviteit invullen in het veld Inactief van. Indien je voor bepaalde duur niet meer zal tolken (bv. zwangerschap of grote reis) dan kan je de start- en einddatum van jouw tijdelijke inactiviteit als tolk invullen in de velden Onbeschikbaar van en Onbeschikbaar tot. Er kan een opmerking voor het CAB toegevoegd worden in het daarvoor voorziene veld onderaan de pagina. Vergeet niet om jouw wijzigingen op te slaan. 8/26
OPGELET: momenteel wordt er in tolkaanvraag 2.0 géén bericht verstuurd aan het CAB als jij een wijziging aanbrengt in jouw tolkprofiel. Daarom is het momenteel erg belangrijk dat je online aanpassingen ook altijd aan het CAB meldt via mail. 4.2 Pagina Tolkopdrachten 4.2.1 Weergave Zonder gebruik te maken van de zoekfilters worden hier alle tolkopdrachten die passen bij jouw tolkprofiel weergegeven (standaard staat de zoekfilter op opdrachten vanaf de datum van vandaag waar jij volgens jouw profiel toegang toe hebt). Dit zijn zowel tolkopdrachten waarvoor nog een tolk wordt gezocht, als tolkopdrachten waaraan je reeds bent toegekend. Eerst worden de opdrachten met hoge prioriteit weergegeven, gesorteerd op datum en uur. Daaronder worden alle andere opdrachten getoond, ook gesorteerd op datum en uur. Onder de zoekfilter zie je de lijst met opdrachten. Per opdracht zie je een aantal gegevens: Naast het selectievakje kunnen onderstaande symbolen staan: Voor deze opdracht ben jij voorkeurtolk, alleen voorkeurtolken hebben toegang tot deze opdracht. Voor deze opdracht ben jij voorkeurtolk, maar alle tolken die beantwoorden aan het tolkprofiel (type tolk & soort tolkuur) hebben toegang tot deze opdrachten. Dit is een tolkopdracht met hoge prioriteit (begrafenis of dringend: medisch, politie, rechtbank, selectie-examen). Dit is een teamtolkopdracht (er worden meerdere tolken gevraagd, zodat jullie elkaar kunnen afwisselen). In de kolom Datum staat datum en tijdstip waarop de opdracht doorgaat. In de kolom Onderwerp staat het referentienummer, het onderwerp van de tolkopdracht, de gemeente waar de opdracht doorgaat en bij benadering de afstand van jouw thuisadres naar de tolkopdracht. In de kolom daarnaast staat de naam van de tolkgebruiker en daaronder eventueel de onderwijsinstelling/opleidingscentrum (bij O- of B-uren) of de werkgever (bij A-uren). In de kolom Type staat het type tolkuren (L/A/S/B/O/D) dat voor deze opdracht wordt ingezet en het gewenste type tolk (VGT/schrijftolk/IS/afstandstolk). 9/26
Nota bene: onmiddellijk na de lancering van 2.0 wordt een vernieuwde Zoekfilter ontwikkeld. Dan zal 2.0 de doorsnede maken tussen wat de tolk mag tolken en wat de tolk wil tolken, zodat enkel de opdrachten die de tolk wil tolken, getoond worden. In afwachting daarvan zien de tolken VGT ook nog alle schrijftolkenopdrachten, zelfs indien ze aan het CAB gemeld hebben dat ze geen schrijftolkopdrachten willen tolken. Via de filter op Type tolk kunnen ze deze voorlopig wegfilteren. In de kolom Status staat de status van de tolkopdracht. Er zijn verschillende statussen mogelijk: Ingediend: de tolkopdracht werd door de tolkgebruiker ingediend, maar werd nog niet gecontroleerd door het CAB. Het CAB kan de betaling van deze tolkopdracht op dat ogenblik niet waarborgen. Goedgekeurd: de tolkopdracht werd door het CAB gecontroleerd en is in orde. Onvoldoende uren: het beschikbaar budget van de tolkgebruiker is ontoereikend (bv. (nog) geen extra tolkuren aangevraagd, tolkuren basis + extra op). De CAB bemiddelaar heeft de opdracht nog niet gecontroleerd en kan de betaling van deze tolkopdracht niet waarborgen. Onvolledig: er ontbreekt informatie m.b.t. het recht op tolkuren (bv. werkgeversattest nog niet ontvangen) of er zijn onvoldoende uren (zie status hierboven) maar de CAB bemiddelaar heeft de opdracht wel reeds gecontroleerd en communiceert met de dove persoon zodat het dossier zou kunnen vervolledigd worden. Het CAB kan de betaling van deze tolkopdracht nog niet waarborgen. Geweigerd: deze opdracht kan niet vergoed worden via tolkuren. Wil je meer weten over de opdracht, dan kan je doorklikken naar het detail van de opdracht via het onderwerp (zie hoofdstuk 4.2.4 over het detail van de tolkopdracht). Wil je opmerkingen toevoegen aan je tolkstatus dan kan je klikken op Status tolk (meer uitleg hierover, zie hoofdstuk 4.3). 4.2.2 Zoekfilter Maak gebruik van de zoekfilters om jouw zoekopdracht te verfijnen. Standaard staat de zoekfilter op opdrachten vanaf vandaag waar jij volgens jouw profiel toegang toe hebt. Hier is het aangewezen (voor de performantie) om de zoekfunctie in tijd te beperken (bv. opdrachten vanaf een bepaalde datum of tot een bepaalde datum, of opdrachten binnen een bepaalde periode). TIP: Als je op naam zoekt, is het belangrijk dat je eerst de voornaam typt en dan pas de achternaam en niet omgekeerd. Je kan ook alleen (een deel van) de voornaam of de achternaam typen. Je kan ook een deel van de naam ingeven, maar houd rekening met de volgorde voornaam - achternaam. Bijvoorbeeld: je zoekt Paula Pauwels. Je kan wel zoeken op: Paula Pauwels, Paula, Pauwels, Paul, Pauw, Paula Pau Maar niet op: Pauwels Paula, Pauwels P 10/26
Sommige inactieve zoekfilters staan ingeklapt. Door ze uit te vouwen krijg je de keuzemogelijkheden te zien. Deze filters zijn standaard ingeklapt om de gebruiksvriendelijkheid op de smartphone te optimaliseren. De webapplicatie werkt namelijk met een responsive beeld, wat wil zeggen dat de paginaweergave zich aanpast naar het toestel waarmee je de webapplicatie raadpleegt. Je kan filteren op: Onderwerp: onderwerp of referentienummer van de tolkopdracht. Organisatie: organisatie die gekoppeld is aan het tolkurenpakket dat gebruikt wordt voor deze tolkopdracht. Contact: naam van de tolkgebruiker. Vanaf datum en Tot datum: start- en einddatum van de tolkopdrachten die je wil zien. Voorkeurtolk: kies ervoor om alleen tolkopdrachten weer te geven waarvoor jij voorkeurtolk bent. Status tolk: zoeken op opdrachten met deze status tolk (meerdere opties mogelijk). Type tolkuur: zoeken op een bepaald soort tolkuren (L-, A-, S-, B-, O-uren meerdere opties mogelijk). Tolk type: geef alleen tolkaanvragen weer voor een specifiek soort tolk (tolk VGT, schrijftolk, tolk Internation Sign of afstandstolk meerdere opties mogelijk). Weekdag: enkel opdrachten weergeven op deze dag van de week (meerdere opties mogelijk). 11/26
Vanaf tijdstip en Tot tijdstip: geeft alleen opdrachten weer die tussen deze opgegeven tijdstippen liggen. Afstand: geef opdrachten die zich bevinden binnen een straal van km ten opzicht van de postcode die je opgeeft. 4.2.3 Actie uitvoeren op selectie Je kan op het tabblad Tolkopdracht verschillende acties uitvoeren op één of meerdere geselecteerde opdrachten: Acceptatie of toekenning afgelasten: je kan jouw status tolk (info over Status tolk zie hoofdstuk. 4.3) voor verschillende opdrachten in één actie afgelasten (interessant bij bv. ziekte of vakantie). De reden van afgelasting alsook een eventuele opmerking voor het CAB kan je invullen in de volgende stap. Je kan deze actie uitvoeren op opdrachten met status tolk toegekend of geaccepteerd. De tolkgebruiker krijgt een automatische mail met melding dat je hebt afgelast, en de door jouw opgegeven reden van afgelasting is zichtbaar voor de tolkgebruiker. De eventueel extra ingevulde opmerking voor het CAB is enkel zichtbaar voor het CAB. Opdrachten accepteren: via deze weg kan je meerdere opdrachten in één actie accepteren. Let hierbij zeer goed op dat je weet over welke tolkopdrachten het gaat (bij voorkeur raadpleeg je eerst het detail van de tolkopdracht alvorens een tolkopdracht te accepteren). De aanvraag kan bv. verschillende regelmatig terugkerende tolkopdrachten bevatten of in de extra omschrijving kan informatie staan die belangrijk is voor je beslissing tot acceptatie. Niet vrij voor deze opdracht: vooral voor opdrachten met hoge prioriteit en opdrachten waarvoor je voorkeurtolk bent, is het aan te raden dat je aangeeft dat je niet vrij bent voor de tolkopdracht. Je kan opdrachten waarop je gereageerd hebt met niet vrij, later nog altijd accepteren. Daarnaast helpt het om je zoekactie te verfijnen. Indien je in de zoekfilter filtert op Status tolk: Geen status tolk, toont de webapplicatie alle openstaande opdrachten waarvoor ik nog geen status tolk heb, dan worden de opdrachten met status tolk niet vrij verborgen. Desgewenst kan je ook een ander combinatiefilter instellen op status tolk. Hoge prioriteit: De CAB bemiddelaar zal extra acties ondernemen bij een onopgeloste tolkopdracht met hoge prioriteit: tolken ontvangen een SMS of e-mail of worden opgebeld. Indien je hebt aangegeven dat je niet vrij bent voor de opdracht, hoeft de CAB bemiddelaar jou niet meer te contacteren. Opdrachten met hoge prioriteit worden altijd bovenaan in het overzicht van de openstaande tolkopdrachten getoond. Voorkeuropdrachten: de tolkgebruiker heeft jou opgegeven als (één van de) voorkeurtolk(en). Wanneer jij aanduidt dat je niet vrij bent voor de opdracht, is dit ook meteen zichtbaar voor de tolkgebruiker. De tolkgebruiker zal vaak zelf kiezen welke accepterende tolk hij toekent. Indien hij op de hoogte is dat jij (bv. als eerste voorkeurtolk) niet vrij bent, kan hij sneller overgaan naar toekenning van een andere voorkeurtolk. 12/26
Bovendien zal elke tolkgebruiker het appreciëren als je hem niet in het ongewisse laat over jouw beschikbaarheid voor zijn tolkopdracht. TIP: Vaak zal je status tolk niet vrij toevoegen aan een aantal tolkopdrachten, omdat je een andere tolkopdracht hebt op dat moment. Wanneer jouw toegekende opdracht afgelast wordt, vergeet dan zeker niet om in het overzicht met tolkaanvragen ook te filteren op niet vrij en acceptatie geannuleerd zodat je deze opdrachten alsnog kan accepteren. 4.2.4 Detail van de tolkopdracht Een tolkopdracht is opgebouwd uit verschillende lagen: De aanvraag vormt de basis voor alle onderliggende opdrachten. In dit onderdeel staat onder andere meer duiding bij het onderwerp, type tolk, doelpubliek, of een stagiair is toegelaten, en of er voorbereidende documenten voor de tolk beschikbaar zijn. Bij een aanvraag op O-uren staat hier ook het vak, de lesgever en het lokaal vermeld. Ook de voorkeurtolken worden op aanvraagniveau geselecteerd. In deze applicatie kan de tolkgebruiker meer dan 3 voorkeurtolken toevoegen. Aan de aanvraag is een adres gekoppeld met eventueel informatie over de afspraakplaats en parkeergelegenheid (dit is momenteel nog in ontwikkeling, voorlopig vind je de afspraakplaats nog terug op aanvraagniveau). Aan de aanvraag met adres is de opdracht gekoppeld. In dit onderdeel staat wanneer de tolkopdracht doorgaat, bij langere opdrachten staat hier vermeld of je moet doortolken tijdens de maaltijdpauze, of de tolkopdracht als prioritair wordt beschouwd, wat de status van de tolkopdracht is. Per tolkopdracht kan de tolkgebruiker aanduiden of enkel de voorkeurtolken toegang hebben tot de tolkopdracht. Indien de voorkeurtolken voor een bepaalde datum niet vrij zijn, kan bijvoorbeeld enkel die opdracht ook getoond worden aan andere tolken. Aan de opdracht kan een status tolk worden gekoppeld. Door in de tolkopdracht bij onderdeel Status tolk op jouw eigen naam te klikken, kan je het detail van jouw tolkstatus raadplegen en wijzigen. Je kan een opmerking toevoegen. Deze opmerking is zowel zichtbaar voor de tolkgebruiker als voor de CAB bemiddelaar. Dit kan interessant zijn indien je de opdracht accepteert, maar bijvoorbeeld maar een deel van de opdracht kan tolken. Dit kan je dan, na accepteren van de opdracht, vermelden in het opmerkingenveld voor de tolkgebruiker. Voor meer informatie over status tolk zie hoofdstuk 4.3. Bovenaan het detail van de tolkopdracht zie je één of meerdere van onderstaande groene actieknoppen: Opdracht accepteren en Niet vrij: deze knoppen zijn niet meer zichtbaar als je de opdracht hebt geaccepteerd of als je bent toegekend. Nieuw bericht: verstuur een bericht naar CAB over deze opdracht. Deze knop is altijd zichtbaar in het detail van de tolkopdracht. Acceptatie annuleren: deze knop is zichtbaar als je de opdracht geaccepteerd hebt (niet als de opdracht aan jou is toegekend. Meer info over het afgelasten van een toegekende opdracht lees je in hoofdstuk 6.2). 13/26
Verder zie je in het detail van de tolkopdracht een overzicht van alle berichten over deze tolkopdracht (indien er berichten zijn). Door op het onderwerp van een bericht te klikken kan je de conversaties bij dat bericht bekijken en eventuele vragen beantwoorden. Voor meer informatie over berichten zie hoofdstuk 4.4. Indien de tolkgebruiker contactgegevens (gsm of mailadres) publiek zet, kan de tolk deze onderaan de pagina raadplegen. Ten slotte is in het detail van de tolkopdracht ook een overzicht van alle tolkopdrachten gekoppeld aan dezelfde aanvraag. Het is mogelijk om op één of meerdere van deze tolkopdrachten tegelijk één van de volgende acties uit te voeren: Opdrachten accepteren of Niet vrij voor deze opdracht. Vanuit dit overzicht kan je naar het detail van één van deze tolkopdrachten / status tolk. Klik hier om het detail van de tolkopdracht te openen. Klik hier om het detail van de status tolk bij deze tolkopdracht te openen. 4.3 Pagina Status tolk Status tolk is een nieuw gegeven in de vernieuwde webapplicatie. Status tolk is als het ware een antwoord van jou op de tolkaanvraag. Er bestaan verschillende soorten tolkstatussen op een tolkopdracht. Hieronder een overzicht met een summiere toelichting: Geaccepteerd: je hebt aangegeven dat je vrij bent om deze opdracht uit te voeren en je wacht op toekenning. Niet vrij: je geeft aan dat je voor deze openstaande tolkopdracht niet vrij bent om te tolken. Acceptatie geannuleerd: je had eerder aangegeven dat je vrij was om deze opdracht uit te voeren, maar ondertussen zijn de plannen gewijzigd en ben je niet meer vrij. Toegekend: de tolkopdracht werd aan jou toegewezen. Afgelast door tolk: je was toegekend voor deze tolkopdracht, maar door onverwachte omstandigheden ben je toch niet vrij. Afgelast door tolkgebruiker: je was toegekend voor deze tolkopdracht, maar de tolkgebruiker heeft de opdracht afgelast. Niet toegekend: wanneer je een opdracht accepteert, maar deze wordt toegekend aan een andere tolk, dan verandert jouw status tolk op die opdracht naar niet toegekend. Net zoals in 1.0 heb je, zodra jouw status wijzigt naar niet toegekend geen toegang meer tot de opdracht. Uitzondering hierop: indien de andere toegekende tolk de opdracht afgelast, heb je wel terug toegang zodat je deze opdracht indien je nog steeds vrij bent - opnieuw kan accepteren. Zo is het meteen voor de tolkgebruiker en de CAB bemiddelaar duidelijk dat je deze opdracht na 14/26
afgelasting door de andere tolk opnieuw hebt geaccepteerd. Indien je de zoekfilter voor openstaande opdrachten instelt op opdrachten zonder status tolk dan komen de opdrachten niet toegekend maar afgelast door de andere tolk terug tevoorschijn. Voorkeurtolken van een opdracht ontvangen bovendien ook een automatische e-mail dat de opdracht terug vrijgekomen is. Niet gewenst: Indien de tolkgebruiker oordeelt dat jij niet de geschikte tolk bent voor de tolkopdracht, kan hij jouw acceptatie op niet gewenst zetten. Dit wil niet zeggen dat je een ongewenste tolk bent. Misschien wil de tolkgebruiker omwille van privacy redenen liever niet dat jij aanwezig bent op deze opdracht. Omwille van diezelfde privacy redenen kan de tolkgebruiker deze status anoniem zetten. Je ziet dus niet het verschil tussen een niet toegekende tolkopdracht en een opdracht met status tolk niet gewenst. TIP: Wanneer je aanmeldt op tolkaanvraag 2.0, dan krijg je eerst de kalender met toekomstige kandidaturen te zien. Wil je tijdens het werken in de webapplicatie naar deze pagina terugkeren, dan kan dit snel door bovenaan op het logo van het CAB te klikken. Op de pagina Status tolk zijn er 3 overzichten: 4.3.1 Opdrachten in de toekomst In dit overzicht verschijnen alle opdrachten in de toekomst waar status tolk toegekend van jou aanhangt. Een opdracht die jij geaccepteerd hebt, wordt niet in dit overzicht getoond. De opdrachten staan chronologisch. Deze pagina is te vergelijken met de pagina Het laatste nieuws in 1.0. Je vindt hier snel antwoord op de vraag: Waar moet ik zo meteen of de volgende dagen gaan tolken? Indien je onverwacht, bv. wegens ziekte, snel je eerstkomende opdrachten wil afgelasten, kan je dat via een bulkactie op deze pagina doen. De bulkactie acceptatie of toekenning afgelasten kan je ook in de lijst Tolkopdrachten uitvoeren. Je selecteert de opdrachten die in jouw naam afgelast moeten worden, je selecteert de actie acceptatie of toekenning afgelasten en je klikt op de knop Bevestig je actie. In de volgende stap geef je kort een omschrijving van de reden waarom je afgelast en indien gewenst kan je in het veld eronder ook nog een opmerking noteren voor het CAB. Daarna klik je op de groene knop Bevestig en jouw status tolk van de tolkopdracht wijzigt in de status Afgelast door tolk. 4.3.2 Opdrachten die voorbij zijn In dit overzicht verschijnen alle opdrachten die aan jou zijn toegekend en waarvan het startuur verstreken is. Standaard worden alleen de opdrachten waarvoor je nog geen prestatie hebt ingevuld getoond. Desgewenst kan je de naam van de tolkgebruiker invullen om snel een reeks opdrachten bij dezelfde tolkgebruiker in te vullen. Via de filter Heeft prestatie kan je de opdrachten waarvoor je wel reeds een prestatie had ingevuld tevoorschijn halen. Klik op het woord Prestatie om je ingevulde prestatie te wijzigen. Prestaties die door het CAB gesloten werden kunnen niet meer langs deze weg gewijzigd worden. Gelieve desgevallend een bericht te sturen naar het CAB. 15/26
4.3.2.1 Invullen van de prestaties Zodra het startuur van de tolkopdracht voorbij is, kan je jouw prestaties van de tolkopdracht invullen (zie hoofdstuk 6.4 met de verschillende manieren om te navigeren naar het prestatieblad). Na het invullen van jouw prestaties kan je de prestaties nog wijzigen zolang de status van de prestatie nog op lopend staat: Merk je de wijziging op voor de prestaties uitbetaald zijn, dan worden aan jou de correcte prestaties uitbetaald bij het volgende betaalmoment. Merk je de wijziging op nadat de prestaties voor die opdracht zijn uitbetaald, dan zal er een correctie doorgevoerd worden bij het volgende uitbetaalmoment. Eens de status gewijzigd is naar Afgesloten, kan je geen prestaties meer wijzigen. Bij invullen van start- en einduur van de prestatie, wordt het aantal tolkuren automatisch berekend. Langer getolkt dan voorzien? Vul het effectieve start- en einduur in. Minstens een uur minder lang getolkt dan voorzien? (= overboeking) Wil je vergoed worden voor alle geboekte uren (je hebt hier recht op): vul het voorziene start- en einduur in en noteer in de opmerkingen voor het CAB de werkelijk getolkte tijden Wil je enkel voor de gepresteerde uren vergoed worden: Vul het effectieve start- en einduur in. Wanneer je tijdens de tolkopdracht een pauze hebt gehad, dan vul je in de eerste kolom het werkelijke start- en einduur van het deel voor de pauze en in de tweede kolom het werkelijke starten einduur van het deel na de pauze: Vergeet niet om jouw kilometers in te vullen (afzonderlijk veld voor de afstand heen en afstand terug). Indien je elke week dezelfde afstand aflegt, dan zal je de afstand niet steeds manueel moeten ingeven (webapplicatie onthoudt ingevulde afstanden voor opdrachten binnen éénzelfde aanvraag). 4.3.3 Kalender Kalender: alle opdrachten waarvoor je een status tolk (toegekend of geaccepteerd) hebt en de toekomstige openstaande opdrachten waarvoor je voorkeurtolk bent, worden hier getoond in kalenderweergave. De aan jou toegekende opdrachten die voorbij zijn, worden in lichtgroen aangeduid, opdrachten in de toekomst zijn donker groen.) 16/26
Elke tolkopdracht wordt voorafgegaan door een van deze symbolen: Opdracht is aan jou toegekend Opdracht is door jou geaccepteerd Dit is een voorkeurtolkopdracht en je hebt nog niet geaccepteerd Wanneer je klikt op een bepaalde datum in de kalender, dan kom je terug in de lijst met tolkopdrachten (zie 4.2) met de filter ingesteld op de opdrachten van deze bepaalde datum. Desgewenst kan je de filter eerst nog verfijnen om zo naar voor jou interessante openstaande opdrachten te zoeken. 17/26
4.3.4 Schematische voorstelling van de pagina Status tolk 18/26
4.4 Pagina Mijn berichten 4.4.1 Mijn berichten Net zoals in 1.0 is het in tolkaanvraag 2.0 mogelijk om vanuit het detail van een tolkopdracht een bericht over die tolkopdracht naar het CAB te sturen. Omgekeerd kan het CAB op dezelfde wijze jou contacteren Deze berichten kunnen niet door andere externe partijen (tolkgebruiker of tussenpersoon) gelezen worden. In Mijn berichten verschijnen alle berichten die door jou verstuurd en ontvangen zijn. De berichten staan gerangschikt volgens het tijdstip van de laatst bijgewerkte reactie of het tijdstip van aanmaak indien het bericht nog niet beantwoord werd. Elke kolom bevat 2 lijnen met informatie. Verzendstatus (eerste kolom bovenste lijn): Nieuw: Er werd een nieuw bericht gestuurd (van CAB aan jou of omgekeerd) en je hebt dit bericht nog niet geopend. Bijgewerkt (updated): Het CAB heeft jouw bericht beantwoord of gereageerd op een bericht dat jij reeds geopend hebt. Leeg: Je hebt alle berichten en eventuele reacties gelezen. Berichtstatus (eerste kolom onderste lijn): Open: Alle vragen rond dit onderwerp werden nog niet beantwoord. Jij en CAB kunnen nog nieuwe reacties toevoegen aan het bericht. Tip: Om de leesbaarheid te behouden wordt voor nieuwe vragen (ander onderwerp) best een nieuw bericht opgestart. Gesloten: de status wordt door het CAB op gesloten gezet als alle vragen met betrekking tot het onderwerp van dit bericht beantwoord werden. Je kan het bericht en de reacties nog lezen, maar er kunnen geen nieuwe reacties meer toegevoegd worden. Wil je toch nog opmerkingen op de vorige vraag geven of een nieuwe (andere) vraag over dezelfde tolkopdracht stellen, dan kan je een nieuw bericht opstarten via het detail van de tolkopdracht. Onderwerp van het bericht. Door hierop te klikken open je het bericht. Bijgewerkt: Tijdstip waarop de meest recente reactie geplaatst werd en persoon die deze actie heeft uitgevoerd. Opdracht waarover het bericht gaat. Door hierop te klikken open je het detail van de tolkopdracht. 19/26
Contact: Eerste lijn: tolkgebruiker van deze tolkopdracht Tweede lijn: naam van contact met wie CAB in communicatie is in dit bericht. Toegekend aan: Dit veld is bedoeld voor het verdelen/beheren van de door de verschillende CAB bemiddelaars te verwerken berichten. Deze tool is nog in ontwikkeling. In een eerste fase blijft dit veld leeg. Naar een bericht navigeren kan niet alleen vanuit de pagina Mijn berichten, maar ook vanuit het detail van de opdracht waarover dat bericht gaat. Tijdens de eerste fase ontvang je berichten die het CAB naar jou stuurt, ook via e-mail. Bij voorkeur beantwoord je deze berichten in de webapplicatie zodat de communicatie gebundeld blijft bij de opdracht. Bij de evaluatie van de werking van deze tool zal beoordeeld worden of het versturen van het bericht per mail voor alle partijen nodig/wenselijk blijft. 4.4.2 (Onvolledige aanvragen) Deze pagina is niet relevant voor tolken. 4.4.3 Automatische berichten Op bepaalde belangrijke momenten worden automatisch berichten via e-mail gestuurd. De automatische berichten worden in de eerste fase niet getoond in Mijn berichten. Je ontvangt een automatisch bericht via e-mail in volgende situaties: Als een tolkgebruiker een aanvraag indient en jou als (één van de) voorkeurtolk(en) aanduidt en het betreft een opdracht die meteen zichtbaar is voor de tolk (open voor acceptatie). Als een toekomstige opdracht (einduur nog niet voorbij) afgelast wordt en jij bent toegekend voor die opdracht. Als jouw teamtolk afgelast voor een tolkopdracht in de toekomst. Als de toegekende tolk zijn opdracht in de toekomst afgelast en jij was opgegeven als (één van de) voorkeurtolk(en): je ontvangt opnieuw een e-mail. Als je wordt toegekend en de opdracht is open voor acceptatie (schrijftolkopdrachten in onderwijs en tolkopdrachten VGT en schrijftolkopdrachten in Welzijn, Werk en Derden). Als een teamtolk wordt toegekend aan een opdracht waarvoor jij reeds bent toegekend. Als het CAB jou een bericht (nieuw of antwoord op een reeds bestaand bericht) stuurt via de webapplicatie. Bij sommige handelingen die je als tolk uitvoert vertrekt er een automatisch bericht: Als je een opdracht accepteert die werd ingediend door de tolkgebruiker of zijn/haar tussenpersoon, dan vertrekt er een e-mail naar de persoon die de opdracht heeft ingediend. Er vertrekt geen e-mail indien de CAB bemiddelaar de opdracht heeft ingediend. De CAB bemiddelaar controleert meermaals per dag de geaccepteerde opdrachten. Als je de aan jou toegekende tolkopdracht afgelast, vertrekt er naar iedereen die toegang heeft tot de opdracht (tolkgebruiker, tussenpersoon en CAB) een e-mail. 20/26
As je jouw toegekende teamtolkopdracht afgelast vertrekt er een e-mail naar de collega teamtolk(en). 4.5 Pagina Uitbetalingen Op deze pagina zie je een overzicht van de aan jou uitbetaalde tolkprestaties. Per uitbetaling kan je doorklikken naar het detail van de uitbetaling. Het detail van de pagina vervangt de PDF-overzichten die maandelijks en elk kwartaal per mail werden verstuurd. Je kan de detailpagina desgewenst via je browser afdrukken. In het detail van de uitbetaling zie je voor welke opdracht je vergoed werd. Klik hiervoor op het tijdstip van de uitbetaling. Bemerk je bij controle toch een fout, dank klik je op de prestatie. Vervolgens kan je je prestatie wijzigen. Het te corrigeren verschil wordt bij de volgende uitbetaling rechtgezet. Net zoals nu zal er in het begin van elke maand een uitbetaling gegenereerd worden. Een uitbetaling bevat alle nieuw ingediende prestaties én het verschil van de gewijzigde prestaties van alle opdrachten tot en met de vorige maand. 4.6 (Pagina Mijn tolkuren) Niet relevant voor tolken. 21/26
5 Werkbalk met pagina s 5.1 Pagina Contact Navigeer naar jouw eigen profiel. 5.2 (Pagina s Organisaties - Tolkuren) Niet relevant voor tolken. Deze pagina s zijn enkel van toepassing als je ook tussenpersoon bent van een tolkgebruiker. Je kan via deze weg de tolkopdrachten van de tolkgebruikers voor wie je tussenpersoon bent beheren. Voor tussenpersonen wordt een afzonderlijke handleiding gemaakt. 22/26
6 Er zijn verschillende manieren om éénzelfde actie uit te voeren 6.1 Opdracht accepteren De meest aangewezen weg: Pagina Tolkopdrachten < Detail van de tolkopdracht < actie opdrachten accepteren uitvoeren op één of meerdere geselecteerde opdrachten. 23/26
6.2 Opdracht afgelasten De meest aangewezen weg: Pagina Tolkopdrachten < actie Acceptatie of toekenning afgelasten uitvoeren op één of meerdere geselecteerde opdrachten 24/26
6.3 Een nieuw bericht versturen De meest aangewezen weg: Pagina Tolkopdrachten < Detail van de tolkopdracht < groene knop Nieuw bericht. Eens een conversatie is opgestart bij een tolkopdracht, kan je deze berichten raadplegen en beantwoorden via de pagina Mijn berichten. 25/26
6.4 Tolkprestaties invullen De meest aangewezen weg: Pagina Status tolk < Opdrachten die voorbij zijn < groene knop Prestatie toevoegen. 26/26