INHOUD: Voorwoord Locatie Security Preventie Geluid Brandveiligheid EHBO Rookverbod Alcohol Drugs Sabam Billijke Vergoeding Promotie voering Verzekeringen Ondersteuning Fuifkoffer Veiligheidsplan Sluitingsuur Eetstanden Aanvraagformulier De dag zelf Na de Fuif Nuttige adressen en telefoonnummers Epiloog 3 5 7 12 14 15 18 19 20 22 23 25 25 30 34 39 40 40 41 42 50 52 53 54 OUDSTE STAD VAN BELGIË 2
Beste organisator Zich eens goed laten gaan op het ritme van de muziek is een goede ontspanning voor jong en oud. Natuurlijk is het organiseren van een (muzikaal) evenement geen alledaagse activiteit. Bovendien moet je op veel details letten die op het eerste gezicht bijkomstig lijken, maar wel erg belangrijk zijn voor het welslagen van het evenement. Velen weten ongetwijfeld dat je een zaal moet vastleggen of tent moet huren, een brouwer moet contacteren en een DJ of band moet vastleggen. Maar hiermee is de kous niet af. Je hebt waarschijnlijk ook de nodige materialen (podiumelementen, nadars, ) nodig. Wist je dat je als vereniging heel wat materialen bij de Stad Tongeren GRATIS kunt uitlenen? Als organisator ben je tevens ook verantwoordelijk voor zovele aspecten gaande van veiligheid in en rond de fuifzaal, als verzekering voor je medewerkers, het tegengaan van overlast, controle op alcoholgebruik en drugs, De lijst is lang. Het spreekt voor zich dat je, als je geen doorwinterde, professionele organisator bent, je onmogelijk op de hoogte kunt zijn van deze regels en verplichtingen, laat staan dat je ze kent. In deze fuifgids staan we stil bij de aspecten waarmee je rekening dient te houden als je een fuif of ander evenement wil inrichten in Tongeren. We belichten niet enkel de zuiver technische en wettelijke kant van de zaak, maar geven je ook praktische tips mee om een schitterend evenement te organiseren. Met deze gids proberen we jullie een goede leidraad (draaiboek) te geven en op die manier het organiseren van zulke evenementen een stukje te vergemakkelijken. Het harde werk zullen jullie uiteindelijk zelf moeten doen, maar na het lezen van deze gids kan de organisatie beginnen. An Christiaens Schepen van Jeugd Patrick Dewael Burgemeester 3
4
LOCATIE De locatie van het evenement bepaalt voor een groot stuk hoeveel logistieke en technische bekommernissen je zult hebben. Op de ene plaats kun je elektriciteit aftappen van bestaande installaties. Op andere locaties zal je voor alle elektriciteit moeten zorgen door middel van bijvoorbeeld stroomgroepen. Hetzelfde geldt voor onder andere water. Een ander belangrijk aspect waar je best rekening mee houdt is de omgeving, en hoe het gebouw (of tent) zich bevindt te opzichte van de omwonenden. Soms is het beter op een drukkere, maar goed geïsoleerde locatie te fuiven dan op een, op het eerste zicht, afgelegen locatie in een tent. Een tent isoleert namelijk doorgaans erg slecht, waardoor geluidsoverlast erg ver hoorbaar kan zijn. Hieronder vind je een schematisch overzicht en tips die je kunnen helpen bij het zoeken naar een geschikte locatie. Fuifzaal (meestal) goede isolatie Omwonenden gewoon aan evenementen Bestaande infrastructuur zoals brandblussers, nooduitgangen, Veel zalen betalen reeds voor billijke vergoeding Grootte van de zaal kan niet worden aangepast vol=vol Tent Maakt grotere producties mogelijk aanpasbare grootte Slechte isolatie geluidsoverlast mogelijk Meer voorbereidingswerken Huur tenten erg kostelijk Vrijheid omtrent keuze drankleverancier Open Lucht Geen geluidsisolatie Geen huur van tent of zaal Groot risico weersveranderingen Kans op overlast is erg groot 5
Stadscentrum Dicht bevolkt, grote kans op goede publieksopkomst let op: ook grote kans op ongewenste gasten Veelal goede voorzieningen zoals elektriciteit en water aanwezig Omdat de ruimte in het centrum veelal beperkt is, kan dit moeilijkheden opleveren tijdens de voorbereidingen en opruimwerken Termijn: in het centrum kun je onmogelijk al een week op voorhand materiaal laten afleveren. Het opbouwen en opruimen van je evenement moet binnen een veel kleinere tijdspanne gebeuren Dorp Meer ruimte voorhanden Het opbouwen en afbreken hoeft niet in een zo strak tijdsschema te verlopen, tenzij er uiteraard straten en pleinen dienen afgesloten te worden Geen fuif-cultuur aanwezig. De omwonenden zijn niet zelden op hun rust gesteld. Fuiven, hoe zelden ook, worden dikwijls niet goed ontvangen. Een vlotte en duidelijke communicatie is onontbeerlijk!! Houd je aan het sluitingsuur Geen voorzieningen zoals water en elektriciteit 6
SECURITY Als organisator wil je ongetwijfeld een veilig evenement op touw zetten. Je draagt immers een grote verantwoordelijkheid over wat er binnen in, maar ook voor wat er buiten de zaal gebeurt. Je hebt de taak om problemen in en rond de fuifzaal te voorkomen! Kiezen voor security? Als organisator kan je beslissen om een bewakingsteam in te zetten tijdens het evenement. Zo kan je: 1. Een erkende bewakingsfirma inhuren (private security) 2. Vrijwilligers inzetten voor de bewaking (interne security) 3. Een combinatie van een erkende bewakingsfirma, aangevuld met vrijwilligers. Werk preventief! Een goede organisatie samen met je medewerkers is alvast een eerste stap in de goede richting. Tip: Maak een gedragscode of huisreglement op. Hoe ga je om met rokers, druggebruikers? Hoe ga je om met geweld? Zet duidelijke afspraken op papier. De politie betrekken bij je organisatie van de fuif is een pluspunt, maar dat houdt zeker niet in dat er politie aanwezig moet zijn op uw evenement. Private security: een bewuste keuze We overlopen hier kort met jou waar je moet op letten bij het aanwerven van security. Hou er rekening mee dat er een heus kostenplaatje aan vast hangt. Private security moet erkend zijn! Doe je een beroep op een beveiligingsfirma, dan moet deze erkend zijn door het Ministerie van Binnenlandse Zaken. De firma moet een badge en/of identificatiekaart kunnen voorleggen. 7
8
De portier moet de identificatiekaart zo aanbrengen dat ze voor iedereen duidelijk zichtbaar is. Deze kaart is interessant, zo kan: - De politiedienst de bewakingsagent controleren en een bezoeker die onheus behandeld wordt, klacht indienen - De organisator controleren of het wel om een echte bewakingsagent gaat. Bij twijfel of een firma erkend is neem dan contact op met de lokale politie Tongeren of de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken. Lokale Politie Tongeren Maastrichterstraat 10 3700 Tongeren Tel: 012 800 300 Binnenlandse Zaken Algemene Directie Veiligheids- en Preventiebeleid Waterloolaan 76 1000 Brussel 02 557 34 90 private.veiligheid@ibz.fgov.be Gebruik van private security melden? Als je een private bewakingsfirma inhuurt, dan heeft zij de taak om dat te melden aan de korpschef van de lokale politie. Kan een vereniging/organisatie bij een grootschalig evenement verplicht worden om erkende bewakingsfirma's in te zetten? Als organisator kan je door een politiereglement of besluit van de burgemeester niet verplicht worden om een erkende bewakingsfirma in te zetten. 9
Let op Je kan tijdens het evenement enkel instaan voor de security als dat je enige taak is. Anders gaat de wet er vanuit dat je sowieso de taak draagt om een oogje in het zeil te houden. 10
Let op De zaaluitbater kan, via het contract of het huishoudelijk reglement, wel de inzet van een erkende bewakingsfirma verplichten. Als organisator kan je er ook voor kiezen om vrijwilligers in te zetten op het gebied van security. Zij kunnen dan ook volledig, of in samenwerking met een private bewakingsmaatschappij, instaan voor de persoonscontrole. Hierbij is het wel belangrijk dat de vrijwilligers speciaal aangeduid worden en de enige opdracht hebben om toezicht en controle op personen uit te oefenen (toegangscontrole, vrijhouden van (nood)uitgangen, enz.). Enkele vuistregels Het vrijwilligersteam bestaat uit eigen leden van de organiserende vereniging en personen die een band hebben met de vereniging De organisator moet aan het college van burgemeester en schepenen melden dat de security zelf georganiseerd wordt De organisator van de fuif moet een naamlijst doorgeven aan de burgemeester Er wordt gewerkt met meerderjarigen (18 +); de eindverantwoordelijke is minstens 21 jaar De organisator mag de bewakingsdienst slechts sporadisch organiseren, niet meer dan 3 à 4 keer per jaar Waaraan moet de vrijwilliger voldoen? Meerderjarig zijn Lid/inwoner zijn van de Europese Unie en er de verblijfplaats hebben Een attest van goed gedrag en zeden voorleggen en voldoen aan de moraliteitsvoorwaarden Geen beroep uitoefenen als detective, wapenhandelaar, enz. De laatste 5 jaar geen lid zijn van de politiediensten In geen geval mogen ze fooien aanvaarden, laat staan vragen 11
PREVENTIE Buurtbewoners Hoe goed je evenement ook voorbereid en uitgewerkt is en ook al zijn er geen noemenswaardige incidenten gebeurd tijdens het evenement, wees er van bewust dat de directe omwonenden op de één of andere manier met overlast te maken kunnen hebben gekregen. Overlast heeft namelijk voor iedereen een andere definitie. Voor de ene is geluidsoverlast allesbepalend. Een andere omwonende, die geen bassen kreeg te verwerken, stelt vast dat de grote publieksopkomst er voor heeft gezorgd dat allerlei afval voor zijn deur ligt. Nog iemand vindt het bijvoorbeeld ongehoord dat hij of zij 's avonds niet mag parkeren in de straat. Terecht of niet, aan klachten van omwonenden moet je altijd de nodige aandacht besteden. Wanneer je een evenement inricht, raden we je aan om de omwonenden in de wijde omgeving in te lichten over de activiteit. Hoe meer informatie je aan de bewoners toevertrouwt, des te inschikkelijker de meesten zullen zijn. Dit is uiteraard geen garantie. Het stadsbestuur kan dit als bijkomende voorwaarde in de toelating vermelden, indien het inlichten van de omwonenden wenselijk wordt geacht. Tip: Nodig de omwonenden op voorhand uit om kennis te maken met het evenement, of bied hen een inkomkaart aan. Overlast Geluid Zoals de voorbeelden zonet hebben aangetoond, is overlast niet voor iedereen hetzelfde. Geluidsoverlast is meetbaar, maar is tevens erg subjectief. Tracht begrip te hebben voor diegenen die niet zo opgezet zijn met de nachtelijke bassen. 12
Afval Afvaloverlast creëert grote frustratie bij omwonenden. Het is nooit fijn om op te staan en onmiddellijk te moeten vaststellen dat je voortuin vol lege bekertjes en frietbakjes ligt. Je hebt er als organisatie alle baat bij om het afval tot een minimum te beperken. Tips: De stad Tongeren stelt afvaltonnen ter beschikking. Maak er gerust gebruik van. Spreek met de portiers af dat er geen drank mee naar buiten mag worden genomen. Tracht de omgeving zo goed mogelijk op te ruimen na afloop van de activiteit (is tevens een onderdeel van het fuifcharter). Wildplassen Ligt voor de hand. Spreek ook hier af dat de security een oogje in het zeil houdt. 13
GELUID Geluidsnormen zijn de laatste jaren steeds belangrijker geworden. Sinds 1 januari 2013 zijn er weer nieuwe geluidsnormen van kracht die gevolgd moeten worden. We gaan hier de hele regelgeving niet uit de doeken doen, maar we sommen je de belangrijkste richtlijnen op. De volledige regelgeving kan je vinden op de website: www.lne.be/geluidsnormen. Zie schema pag. 16-17 Zoals je kan zien wordt de regelgeving vanaf 85db heel wat strenger dan voordien. Zo moet je als organisator tijdens de fuif bijvoorbeeld beschikken over een decibelmeter. Vanaf 95db moet je zelfs oordopjes ter beschikking stellen van de aanwezigen. Geen nood echter, deze materialen vind je allemaal in onze fuifkoffer. Gehoorschade Als organisator is het ook belangrijk om bewust te zijn dat geluid ook gehoorschade kan veroorzaken. Hoe voorkomen? - Zorg voor een spreiding van de boxen in de zaal - Promoot oordopjes en partyplugs (deel ze uit aan medewerkers en bezoekers) - Pas het volume aan aan het aantal bezoekers (respecteer de geluidsnorm, het aantal toegestane decibels, ) - Neem af en toe een geluidspauze. Nachtrust Als organisator heb je de taak om nachtlawaai of nachtrumoer te voorkomen. Het gaat hier dus om acties (zowel muziek als geroep, gezang, enz.) die de nachtrust van de omwonenden verstoren. 14
Hoe voorkomen? - Hang bewustmakings affiches op - Voorzie een deursas - Plaats controle aan de deuren - Doe als organisator, herkenbaar aan t-shirt of badge, regelmatig een wandeling rond de zaal en maan mensen aan stiller te zijn Let op - De politie kan zowel op eigen initiatief als op vraag van omwonenden controles uitvoeren - Stelt de politie vast dat jij niet genoeg preventieve acties ondernam, dan kunnen er sancties volgen BRANDVEILIGHEID Zaal Als je een evenement organiseert wil je natuurlijk de veiligheid van je bezoekers en jezelf garanderen. De brandveiligheid in je zaal is dan ook zeer belangrijk. Bij het huren van een zaal vraag je best aan de zaaluitbater of hij een brandverzekeringspolis heeft afgesloten en of er in vermeld staat dat de eigenaar 'afstand doet van verhaal' ten aanzien van de inrichters. Dit betekent dat de verzekering van de eigenaar ook de gebruiker verzekert. Indien er geen afstand van verhaal vermeld staat, sluit je best zelf een brandverzekering af voor de periode dat je gebruik maakt van de zaal. Vraag bij de zaaluitbater ook alle keuringsattesten (brandweer, gas- en elektriciteitsinstallatie) op. Let op De voorwerpen die je zelf in het gebouw opstelt (bijv. de muziekinstallatie) vallen niet onder de vaste inboedel en bijgevolg ook niet onder de 'afstand van verhaal'. Verzeker deze voorwerpen nog apart. (zie Vergunningen & verzekeringen) 15
16
17
Tent Ook in een tent moet alles tiptop in orde zijn. Alvorens je een activiteit in een tent mag laten plaatsvinden, moet de tent gekeurd worden door de brandweer. Tijdens deze keuring wordt onder andere gelet op het aantal nooduitgangen (op basis van het aantal nooduitgangen wordt het maximaal aantal bezoekers bepaald), het al dan niet gebruiken van gasinstallaties, de gebruikte materialen,. Opmerking: Om een maximale veiligheidsgraad te verkrijgen, schrijft de wet voor dat ook elektrische installaties voorafgaand aan het evenement moeten gekeurd worden door een onafhankelijke keurder (vb. Vinçotte). Doe je dit niet, bestaat er een grote kans dat, in geval van ongevallen zoals bijvoorbeeld elektrocutie, de verzekering zich terugtrekt. Zorg er dus voor dat je hiermee in orde bent. EHBO Een EHBO-kit maakt onderdeel uit van de fuifkoffer. In deze kit vindt je onder andere: branddeken, zwachtels, verbanden, ontsmettingsmiddel, pleisters, isolatiedeken, wegwerphandschoenen, steriele kompressen, schaar, EHBO Handleiding In geval van grote evenementen kan het aangewezen zijn om een ehbo-post van het Rode of Vlaamse Kruis in te huren. Meer info hierover vind je op www.rodekruistongeren.be of www.hetvlaamsekruis.be 18
ROOKVERBOD Roken is verboden in jeugdlokalen, jeugdhuizen en gesloten plaatsen die voor het publiek toegankelijk zijn. Een gesloten plaats is een plaats die door wanden afgesloten is van de omgeving en voorzien is van een plafond. Tenten zijn ook gesloten plaatsen, tenzij minimum twee wanden volledig open zijn. Ben je zelf uitbater van een polyvalente zaal of jeugdhuis, neem dan best in de huurovereenkomst op dat er niet gerookt mag worden. De zaal moet voorzien zijn van voldoende rookverbodstekens op zichtbare plaatsen en er mogen geen asbakken geplaatst worden. Als organisator moet je erop toezien dat het rookverbod wordt toegepast. Zo voldoe je aan de huidige rookreglementering: De rookverbodstekens moeten zichtbaar blijven. In een gesloten tent voorzie je zelf voldoende verbodstekens op zichtbare plaatsen. Plaats binnen nergens asbakken. Er wordt in geen geval binnen gerookt, zeker niet door medewerkers, die een voorbeeldfunctie hebben. Medewerkers hebben de verantwoordelijkheid de bezoekers op het rookverbod te wijzen. Zowel de roker zelf als de organisator of de uitbater van de openbare ruimte, kunnen beboet worden. Je hebt er alle baat bij om het rookverbod na te leven en dit te verwachten van de bezoekers. Bij een eventuele controle zal niet enkel de roker worden beboet, maar als organisator kunnen jou ook boetes staan te wachten die kunnen oplopen tot enkele duizenden euro's. 19
Is het verwijderen van asbakken en ophangen van pictogrammen een voldoende antwoord op het rookverbod? Neen! De organisator en medewerkers hebben de verantwoordelijkheid de bezoekers actief op het rookverbod te wijzen. Dit wil uiteraard zeggen dat je ook rokende fuifgangers erop attent moet maken dat ze niet mogen roken. Nog vragen over het rookverbod? Contacteer dan de FOD Volksgezondheid: Algemeen adres Federale overheidsdienst (FOD) Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Eurostation II Victor Hortaplein, 40 bus 10 1060 Brussel Informatieambtenaar Tel. : +32 (0)2 524.90.90 E-mail : informa e-ambtenaar@health.fgov.be ALCOHOL Bij feesten denk je aan een toffe locatie, lekkere muziek en veel feestplezier. Alcohol maakt voor veel mensen ook deel uit van dat feestgebeuren. Maar hoe ga je het beste om met alcoholgebruik op jouw publieke fuif? De wet maakt een onderscheid tussen alcoholgebruik in de privésfeer en de publieke ruimte. In de privésfeer gelden geen regels op het alcoholgebruik. Als je fuif een publiek evenement is, dan zijn er enkele wettelijke voorschriften waar je rekening mee moet houden. Je mag geen alcohol schenken aan min 16-jarigen. Aan 16- tot 18-jarigen mogen enkel bier, wijn en aperitieven op basis van wijn geschonken worden. We denken hierbij aan porto, sherry, cinzano en martini. 20
Het is verboden alcoholische cocktails, sterke drank (met meer dan 1,2% volume gedestilleerde alcohol) en vruchtenjenevers te schenken aan 16- tot 18-jarigen. We denken hierbij aan pisang ambon, campari orange en diverse breezers. Dit is natuurlijk allemaal gemakkelijker gezegd dan gedaan, want hoe kun je iemands leeftijd controleren van achter de toog? Het CAD (Centrum voor Alcohol en andere Drugsproblemen) heeft een handige tool in de vorm van polsbandjes uitgewerkt. Er bestaan 3 soorten bandjes: categorie 16, categorie 16 tot 18 jaar, categorie +18 jaar. Als organisator kun je gratis over deze bandjes beschikken. Gewoon even een seintje aan de jeugddienst. Je kan ze daar gaan afhalen. Let op je schenkgedrag! Wist je trouwens dat je als organisator verplicht bent om je toogpersoneel te briefen omtrent de geldende regels? Zo mag je geen alcohol schenken aan iemand die 'klaarblijkelijk dronken' is. Je mag ook geen weddenschap tot drinken voorstellen of aanvaarden, met het gevolg dronken te worden. Hoe ga je om met bezoekers die duidelijk dronken zijn? De wet spreekt over 'openbare dronkenschap' als je op een openbare plaats zo onder de invloed van drank bent dat je niet meer beschikt over de beheersing van je daden, zelfs zonder er noodzakelijk het besef van te hebben verloren. Op een massa-evenement als een fuif is het veel moeilijker om te zien wie dronken is. Denk als organisator vooraf na over hoe je omgaat met gevallen van dronkenschap. Enkele tips: Maak duidelijke afspraken met je barmedewerkers over schenkgedrag Geef zelf als organisatie het juiste voorbeeld en spring voorzichtig om met alcohol 21
Meld bij het wisselen van barteams problemen en/of personen die enkel niet-alcoholische dranken mogen krijgen Voorzie begeleiding en/of vervoer naar huis Voorzie een plaats waar de ergste gevallen kunnen ontnuchteren Maak niet-alcoholische dranken goedkoper dan alcoholische dranken DRUGS Of het nu gaat om soft- of harddrugs, druggebruik is nooit toegelaten op een evenement, al is dat natuurlijk moeilijk te controleren. Tolereren wordt in de rechtspraak trouwens beschouwd als 'aanzetten tot'. Het oogluikend toelaten van druggebruik is dus een verzwarende omstandigheid! Let op: Jeugdhuisverantwoordelijken of leden van de securityploeg mogen nooit zelf op zoek gaan naar drugs bij bezoekers. Dit is een exclusieve bevoegdheid van de politiediensten. Er is druggebruik op mijn fuif, wat nu? Als organisator van een fuif heb je meldingsplicht. Indien er op je fuif illegale drugs gebruikt worden, heb je de plicht om dit te melden bij de politie. Druggebruik op mijn fuif voorkomen! Wil je druggebruik op jouw fuif voorkomen? Straal dan een duidelijke boodschap uit. Maak via preventieve boodschappen (affiches) duidelijk dat drugs niet welkom zijn op je fuif en dat het gebruik ervan niet getolereerd wordt. 22
SABAM Als je in het openbaar muziek maakt of laat maken, moet je daar auteursrechten voor betalen aan SABAM. SABAM is de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers. In naam van de auteurs, componisten en uitgevers geeft SABAM de toestemming tot openbaar gebruik van de werken uit haar repertoire. De toestemming is dus ook zeker nodig voor fuiven. Je moet minimum 10 werkdagen op voorhand SABAM schriftelijk op de hoogte brengen van je activiteit. De aanvraagformulieren worden je na een eenvoudig telefoontje opgestuurd. Je kan ze eveneens downloaden van de website van SABAM. In de meeste gevallen is dit een forfait volgens hun tarieventabel (kan je bekijken op de website van SABAM), in functie van de grootte van de zaal en de gevraagde inkomprijzen. Het basisbedrag is steeds 10% van de bruto-ontvangsten. Verzuim je aangifte te doen, riskeer je een proces-verbaal. SABAM oefent regelmatig controles uit!! Laattijdige betalingen worden beboet via een fikse verhoging van 30% van de rechten die je moet betalen. Sinds april 2010 kan je ook je aanvraag via e-licensing doen op www.sabam.be. Uw aanvraag wordt dan direct behandeld. Je ontvangt onmiddellijk een ontvangstbewijs en een kostenraming. B.V.B.A. Auteursrechten, Inningskantoor 02/286.82.11 SABAM Aarlenstraat 75/77 bus 2 frontoffice@sabam.be 1040 Brussel fax: 02/742.24.60 www.sabam.be 23
24 22
BILLIJKE VERGOEDING De Billijke Vergoeding is een verplicht bedrag dat je betaalt voor het publieke gebruik van het muziekrepertoire van de uitvoerende artiesten en muziekproducenten. Deze vergoeding slaat dus op het gebruik van opgenomen muziek in voor publiek toegankelijke lokalen. De vergoeding betalen Er zijn twee mogelijkheden om als organisator de vergoeding te betalen. Per afzonderlijke activiteit Jaartarief voor een specifieke ruimte of permanente uitbating (bijvoorbeeld voor een jeugdhuis of voor een cultureel centrum). Let op Als je een fuif organiseert in een ruimte die reeds een jaarvergoeding betaalt, hoef je geen billijke vergoeding aan te vragen en te betalen. Soms sluit de gemeente of andere actoren nu al jaarovereenkomsten af voor wat men de 'usual places' noemt. Dit zijn plaatsen die specifiek gebouwd zijn voor activiteiten waarbij mechanische muziek gebruikt wordt (gemeentelijke culturele infrastructuur, parochiezalen enz.) Meer informatie vind je op www.bvergoed.be. Je kan er zelf de billijke vergoeding aanvragen en berekenen en je vindt er alle 'usual places'. PROMOTIEVOERING Het is natuurlijk niet voldoende om enkel een goede organisatie op poten te zetten. Zonder promotievoering ben je nergens. Er zijn tal van mogelijkheden om je evenementen bekend te maken bij het grote publiek, zoals advertenties, radio- reclame, Deze opties zijn echter erg duur en voor velen geen optie. 25
Hieronder sommen we jullie de meest voor de hand liggende manieren van reclamevoering op, waarbij bij elke mogelijkheid de voor- en nadelen worden vermeld. Verschillende van deze reclamevoeringen zijn trouwens een service van de stad naar jullie toe: Plaatsen van affiches en borden Een veelgebruikte en betaalbare vorm van promotievoering is het hangen van affiches of plaatsen van reclameborden. Hiervoor is een vergunning nodig van de stad Tongeren voor gemeentewegen en een bijkomende vergunning van de Administratie Wegen en Verkeer voor reclame langs gewestwegen. Deze aanvraag kan steeds ingediend worden bij het evenementenloket. Je mag uiteraard niet zo maar overal borden en affiches plaatsen en hangen. Bovendien moet je rekening houden met verschillende vormvereisten. Je kan het reglement downloaden via volgende link: Er wordt gecontroleerd op het feit of een vergunning werd aangevraagd en wordt nageleefd. Wees dan ook volledig en vul deze optie in op het aanvraagformulier. Voordelen: Je bereikt veel mensen Een relatief goedkope manier om reclame te voeren Nadelen: Je mag pas 15 dagen voorafgaandelijk reclame voeren Vermits deze affiches veelal door autobestuurders zullen bekeken worden, zal de hoeveelheid tekst (informatie) beperkt moeten blijven. Je moet zorgen voor (houten) borden om de affiches op te bevestigen. Het plaatsen en terug verwijderen van de borden is erg arbeidsintensief. 26
Lichtkrant Aan de hoofdingang van De Velinx staat een lichtkrant waarop aankondigingen kunnen geplaatst worden. Van zodra je toestemming hebt voor de organisatie van je evenement, kan een aankondiging worden geplaatst op deze lichtkrant. Let op: Een lichtkrant is geen advertentie. Er kunnen geen foto's worden aangekondigd en de hoeveelheid tekst die kan worden getoond is erg beperkt. Niettemin wordt je evenement hier via een eenvoudige manier kort en bondig aan passanten getoond. Voordelen: Geen eigen ontwerp nodig enkel doorgeven van naam evenement, de locatie, datum en contactgegevens Nadelen: Geen: Er worden geen kosten aangerekend en de gegevens worden voor jullie op de lichtkrant geplaatst. Makkelijker kan niet. Website jeugdtongeren Via de website: www.jeugdtongeren.be kunnen verenigingen en andere organisatoren extra reclame maken voor hun evenementen. Hoe? Je stuurt een mailtje naar jeugd@stadtongeren.be met de nodige informatie en een digitale affiche (jpeg of bnp formaat) en de jeugddienst plaatst het evenement in de activiteitenkalender. Flyers Flyers zijn nog steeds een populaire manier om je evenement aan te kondigen. Voor het uitdelen van flyers op de openbare weg of het openbaar domein (lees: niet privé) is toestemming van het college van burgemeester en schepenen vereist. Op privé-domein moet je enkel toestemming van de eigenaar hebben. 27
Voordelen: Door te flyeren benader je iedereen persoonlijk. Vooral flyeren in groep kan een positief effect hebben. Je kan er veel informatie op kwijt (recto-verso) Nadelen: Slecht voor het milieu Slechts 1 persoon per flyer Kijk goed uit wanneer je flyert. Veel mensen kunnen dit als storend ervaren Wordt vaak weggegooid Opgelet!! Zorg er steeds voor dat het volgende op een flyer staat gedrukt: Een verantwoordelijke uitgever De tekst niet op de openbare weg gooien Uit in Tongeren Als je naar www.tongeren.be surft, merkt je aan de rechterkant een rubriek Uit in Tongeren op, de zogenaamde uitkalender. Het is een interactieve tool waarbij verenigingen en organisatoren een activiteit gratis kunnen bekend maken. Hoe werkt het? De uitkalender is verbonden met de uitdatabank (www.uitdatabank.be). Het enige dat je moet doen is je vereniging registreren. Na de registratie krijg je bevestiging vanwege uitdatabank met inlogcode en klaar is kees. Je kan beginnen invoeren op de uitdatabank. Als je een activiteit invoert die plaatsheeft in Tongeren, wordt deze automatisch opgenomen in de kalender. Wist je trouwens dat alle info die wordt ingegeven in de uitdatabank tevens ter beschikking wordt gesteld van de pers? Voordelen: De informatie wordt naar de juiste kanalen verstuurd. Gratis Nadelen: Er is geen directe respons mogelijk. 28
Social Media (Facebook, Twitter, ) De social media zijn dankbare hulpmiddelen om je evenement onder de mensen te brengen. Overschat echter de manier van communiceren niet! Het is niet omdat iemand aanwezig klikt of Facebook, dat deze persoon ook effectief zal komen opdagen. Daar tegenover staat dat je makkelijk honderden tot wel duizenden mensen kunt bereiken op enkele minuten tijd, en dit voor 0! Bedenk leuke acties die je via Facebook kan doen zoals: neem een foto van de fuifzaal, plaats deze op Facebook en laat iedereen zich hier in taggen. Voordelen: Je kunt erg veel volk bereiken op heel korte tijd Gratis Nadelen aanwezig is niet hetzelfde als aanwezig zijn. Perslijst Het evenementenloket beschikt over een perslijst met up-to-date informatie van lokale en regionale persagentschappen en journalisten. 29
Waarom verzekeren? VERZEKERINGEN Als organisator loop je een aantal risico's waar je in al je enthousiasme misschien niet aan denkt. - Brand van gebouw en inboedel - Lichamelijke ongevallen van de vrijwillige medewerkers - Schade aan derden - Materiële schade (bijvoorbeeld aan de gehuurde geluidsinstallatie). Het is belangrijk dat je de nodige preventieve maatregelen neemt om die risico's tot het minimum te beperken. Als organisator kan je namelijk verantwoordelijk gesteld worden voor de eventuele schadevergoeding die soms hoog kan oplopen. Het is dus de moeite waard om je te verzekeren tegen een aantal risico's. We helpen je hier alvast op weg. Enkele tips - Weet welke verzekeringspolissen de verhuurder van het gebouw heeft lopen en waardoor misschien al een deel van de risico's verzekerd zijn - Vraag bij het organiseren van je eerste fuif advies bij een verzekeringskantoor - Weet dat niet iedere fuif gelijk is. Zo kunnen een aantal situaties de risico's verhogen of verlagen - Weeg bij ieder evenement af hoe zwaar de risico's wegen Overzicht verzekeringen / Welke zijn verplicht?: Verplicht Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing Verplicht voor uitbaters van gebouwen (wet van 30 juli 1979) Aan te raden Brandverzekering Burgerlijke aansprakelijkheid 30
Lichamelijke ongevallen Vrijwilligersverzekering inzake Burgerlijke aansprakelijkheid Extra verzekeringen Contractuele aansprakelijkheid Verzekering 'alle risico's' Evenementenverzekering Toelichting bij de verschillende soorten verzekeringen Brandverzekering (Art. 1732 BW) De verhuurder heeft normaal gezien een brandverzekering lopen voor zijn gebouw. Het kan zijn dat de verhuurder het gebouw ook verzekerd heeft voor de mogelijke gebruikers, dat heet dan afstand van verhaal. Je hoeft dan ook zelf geen verzekering af te sluiten. Als die afstand van verhaal er niet is kan de verzekeraar van de uitbater de schade aanrekenen aan de gebruiker. Dat kan enkel als je daarvoor aansprakelijk gesteld wordt. Je sluit daarom best een eigen brandverzekering af, als die afstand van verhaal er niet is. Let op Afstand van verhaal is niet van toepassing bij: Kwaadwilligheid Indien op de dag van het schadegeval de aansprakelijke zelf een aansprakelijkheids-verzekering heeft afgesloten. Goederen die je zelf hebt mee- of aangebracht zijn nooit verzekerd door de polis van de verhuurder. Als die zeer waardevol zijn, kan het aangewezen zijn deze afzonderlijk te laten verzekeren. Burgerlijke Aansprakelijkheid (BA) De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid kan je het best vergelijken met je familiale verzekering. Deze polis verzekert materiële en lichamelijke schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid door een vrijwilliger werd toegebracht aan een derde. 31