Inleiding Deze handleiding dient als hulp voor de leden van dezoom Tennis- en Padel vereniging bij het zelf invoeren van de bardiensten voor het jaar 2018. LET OP: Voor de bardienstplanning wordt nu gebruik gemaakt van een nieuw systeem. Het oude is komen te vervallen. De bardienstplanner is een onderdeel van de nieuwe applicatie KNLTB.Club. Het invoeren wordt online via internet uitgevoerd. De regels en tijdschema m.b.t. het inplannen van de bardienst die het bestuur voor het jaar 2018 heeft gemaakt zijn in bijlage 1 van dit document te vinden. Inloggen Klik hier om naar de (bar)dienstenplanner te gaan. Je komt dan in volgende het inlogscherm. Als het de eerste keer is dat je het nieuwe systeem gebruikt, moet eerst een wachtwoord worden ingesteld. Vul je bondsnummer in, klik op Wachtwoord vergeten en volg de instructies op. Je krijgt een mailtje om je wachtwoord in te stellen, let op kan in de SPAM box terecht komen. Als het wachtwoord is ingesteld log je in met je bondsnummer en wachtwoord.
Inplannen van bardiensten Ga in het volgende scherm met de button Volgende naar de volgende maanden. Op de linkerkant van het scherm zie je de bardiensten die zijn aangemaakt. Blauw = een bardienst waarvoor je hebt ingeschreven Wit = een bardienst die al ingepland is Groen = een bardienst die nog niet is ingepland. Aan de rechterkant van het scherm zie je twee dingen: 1. Welke bardiensten je hebt ingepland (indien al ingepland). 2. Ook hier de beschikbare bardiensten van de maand die je op het scherm hebt. Als je een bardienst hebt gevonden die je wilt inplannen, klik je op de (groene) bardienst aan de linkerkant van het scherm of op dezelfde bardienst aan de rechterkant van het scherm. Er kunnen meerdere bardiensten op hetzelfde tijdstip zijn, die staan dan achter elkaar.
het volgende scherm ziet er dan als volgt uit: Of deze voor 2 of 3, of zelfs 6 uur telt kun je zien onder TAAK. (Die voor 6 uur tellen zijn over het algemeen zeer late diensten;tot 1 uur s nachts) Klik op de knop Inplannen om de bardienst in te plannen. Dan verschijnt je naam in het scherm (in dit voorbeeld Theo Hekerman) en je klikt op Terug. Zie hieronder.
Van de bardienst die nu is ingepland krijg je 1 dag en 10 dagen vóór de bardienst een herinnering per email. Zie hieronder.
Wijzigen inschrijving bardienst De (bar)dienstplanner staat (nog) niet toe om zelf een geplande bardienst te wijzigen. Wil je een ingeplande bardienst wijzigen, stuur dan email naar Th.Hekerman@ziggo.nl. Wijzigingen worden alleen doorgevoerd als de betreffende bardienst minimaal over 30 dagen plaats vindt. Bardienstvervangers inzetten 1. Je kunt je diensten ook laten vervullen door een betaalde bardienstvervanger. 2. Er staat een lijst van beschikbare personen hiervoor op onze site. http://ltcdezoom.nl/bardienst-afkopen 3. Je moet wel onder je eigen naam de betreffende bardienst inplannen. NB! Het betalen van het afkoopbedrag van 25,- moet tussen bardienstvervanger en afkoper zelf worden geregeld. Vragen Heb je vragen of kom je er niet uit, neem dan gerust contact op met de bardienst planner, emailadres Th.Hekerman@ziggo.nl
Bijlage 1 Reglement voor de bardienstplanning 2018 1.Je bent als lid van LTC de Zoom verplicht om minimaal 6 uur bardienst per jaar te doen voor de vereniging, dus 2*3 uursdienst of 3*2 uurs dienst. Heb je 2* 2uurs diensten gedaan en is er geen 2 uursdienst meer over dan moet je nog een 3 uursdienst doen. Dit geldt voor alle leden die op 1 januari van een jaar 19 jaar of ouder zijn. 2. Je dient jezelf uiterlijk voordat de nieuwe pasjes worden uitgereikt, online te hebben ingeroosterd voor minimaal één bardienst, alleen dan kun je je spelerspas afhalen, als je niet weet hoe je dat moet doen, kan dat op ook nog tijdens het afhalen van je spelerspas. Indien iemand van geen van bovenstaande keuzes gebruik maakt heeft, wordt er geen spelerspas verstrekt of kan deze worden geblokkeerd. Dit doen we omdat het draaien van de bardienst een belangrijk onderdeel van onze vereniging is en onderdeel is van de lidmaatschapsverplichting. 3. Als er te weinig leden zich hebben ingeroosterd zal de bardienstplanning de leden inroosteren. Zij krijgen een mail wanneer er een bardienst gedraaid moet worden. Mocht de ingeplande datum je niet uitkomen, dan ben jezelf verantwoordelijk voor het omruilen van jouw bardienst(en). In de regel worden open gaten in het bardienstrooster 6 à 7 weken vooruit ingepland ;. Hierop kunnen echter uitzonderingen zijn veroorzaakt door last minute wijzigingen ; reden te meer om zelf te plannen. 4. Diensten die meer dan 2 weken van te voren worden afgezegd door de bardienstplanner, moet je zelf opnieuw inplannen. 5. Bij diensten die binnen 2 weken worden afgezegd, kunnen we je wel vragen of je die opnieuw wilt inplannen, dit is echter niet meer verplicht. 6. Je kunt een bardienst achteraf nog wijzigen (ook als je aangewezen bent). Daarvoor moet je eerst de nieuwe bardienst inplannen (tot een totaal van 6 uur over exclusief de te verwijderen bardienst) daarna kun je er een verwijderen (uitschrijven) zodat het totaal weer op 6 uur staat. 7. Wijzigen van bardiensten is mogelijk tot 30 dagen voor aanvang van de bardienst. 8. Kun je onverhoopt je bardienst toch niet draaien op de datum die je hebt ingepland of bent ingepland, dan dien je ZELF voor vervanging te zorgen. Mocht je een bardienst geruild hebben met iemand, dan verzoeken wij je deze wijziging te noteren op het origineel van het barrooster,die is achter de bar aanwezig. 9. Een ingeplande bardienst kan voor jou geen verrassing zijn. Je krijgt automatisch 10 dagen en één dag voor jouw bardienst een standaard email, waarin je wordt herinnerd aan jouw bardienst. Uiteraard is deze melding alleen mogelijk als je een geldig e-mailadres bij onze administratie bekend is. 10. Je dient er zelf voor te zorgen, dat er een geldig e-mailadres bekend is bij onze leden administratie. Is dit niet het geval, stuur dan het juiste e-mailadres door naar de ledenadministratie. Het niet hebben van een geldig e-mailadres in onze administratie houdt niet in dat je geen bardienstplicht hebt. Het betekent wel dat de bardienstplanner geen melding kan geven als je bent aangewezen en natuurlijk ook geen herinnering voor
je bardienst kan sturen 11. Als je geen bardienst wilt draaien, dan kun je deze afkopen, de daaraan verbonden kosten zijn 25,- per afgekochte bardienst. Een lijst met vervangers is aanwezig op de website van LTC de Zoom. Dit moet het lid dus zelf regelen. 12. Indien je niet komt opdagen voor jouw ingeplande bardienst, dan krijgt je een boete van 40,- per niet nagekomen bardienst. 13. Vanwege het slecht weer, kan het in de praktijk alleen bij hoge uitzondering voorkomen dat je geen bardienst hoeft te draaien. Dit betekent dat van jou verwacht wordt, dat je altijd naar het clubhuis komt om je bardienst te draaien. (Tenzij je wordt afgebeld door de Bardienstcommissie). De bardienst voor de avond blijft tot minimaal 21.30 uur aanwezig. Het kan altijd nog droog worden, zodat er toch nog gespeeld wordt en dat men nadien nog een consumptie wil gebruiken. Verder zijn er regelmatig vergaderingen en hiervoor dient de bardienst ook aanwezig te zijn. Ook als er (nog) geen spelers op de baan zijn, dien je je bardienst af te maken. Er kunnen altijd nog spelers komen. Informeren van degene die die dag het clubhuis afsluit is gewenst. 14. Tijdens de bardienst is het niet toegestaan dat je ook deelneemt aan tennisactiviteiten, competitie etc. Mocht dit tijdens een toernooi wel voorkomen dan dien je dit te overleggen met de wedstrijdleiding van het toernooi. Algemene Informatie: 1. Het behalen van het IVA certificaat is verplicht. 2. Regels Verantwoord Alcoholgebruik, hygiëne-code e.d. Voordat je bardienst draait vragen we je informatie onder het onderdeel Handleidingen en info goed door te nemen. 3. Ook op officiële feestdagen gaan in de regel de bardiensten gewoon door, indien dit niet zo is, zijn deze data geblokkeerd in het systeem. 4. De Bar Commissie verzoekt iedereen met redelijke ervaring zoveel mogelijk in te roosteren tijdens toernooien en/of competitie. 5. Na het compleet maken van het barrooster zal het barrooster op het whitebord aanwezig zijn. Whitebord hangt in de bijkeuken (achter de klapdueren) 6. De bardienst omvat normaliter blokken van 2 of 3 uur waarbij de laatste eindigt om 01.00 uur (wanneer je deze dienst hebt dan heb geldt dit voor 6 uur) 7. Wanneer je lid wordt voor 31 juni ga je de verplichting aan om 6 uur bardiensten te doen in dat jaar. Wanneer je vanaf 1 juli inschrijft is dit maar 3 uur. Extra bardiensten. Indien iemand bereid is om meer dan de 6 uur bardiensten te draaien kan degene additionele bardiensten inplannen, dit is ook mogelijk voor degene die vrijstelling hebben. Vrijstelling: 1. Voor een aanvraag voor speciale vrijstelling stuur je een mail naar de Bardienstplanner. De aanvraag zal in het bestuur besproken worden. 2. Je kunt vrijgesteld worden van bardienst als je andere werkzaamheden voor de vereniging verricht. De lijst van leden met bardienst vrijstelling wordt samengesteld door de voorzitters van de commissies en het bestuur.