departement Interne Organisatie dienst Juridische Aangelegenheden & Bestuurszaken dossiernummer:. 1306522 Verslag aan de Provincieraad betreft INTERGEM- algemene vergadering op 19/12/2013 Mandaat provinciale vertegenwoordiger bepalen ivm goedkeuring agendapunten verslaggever Alexander Vercamer Mevrouwen en mijne Heren, Uitnodiging Op donderdag 19 december 2013 om 18.00 uur vindt de buitengewone algemene vergadering van INTERGEM plaats in Hotel Beveren, Gentseweg 280 te 9120 Beveren. Agenda 1. Statutenwijzigingen-goedkeuring 2. Bespreking in het kader van artikel 44 van het decreet houdende intergemeentelijke samenwerking van de te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie voor het boekjaar 2014 alsook van de door de raad van bestuur opgestelde begroting 2014 3. Uitkering voorschot op dividend 2013-bekrachtiging 4. Volmachtverlening inzake bestellingen van Intergem aan Eandis bekrachtiging 5. Statutaire benoemingen 6. Statutaire mededelingen Als bijlage gaan volgende stukken: Uitnodiging + rappel uitnodiging (bijlage 01) Toelichting statutenwijziging + ontwerp statutenwijziging (bijlage 02) Nota actiepunten in beleid en strategie 2014 + begroting 2014 (bijlage 03) Bekrachtiging uitkering voorschot op dividend 2013 (bijlage 04) Voorstel van volmachtverlening inzake bestellingen door INTERGEM aan EANDIS (bijlage 05) Statutaire benoemingen (bijlage 06) Statutaire mededelingen (bijlage 07) Brief Minister Geert Bourgeois van 10 februari 2011(bijlage 08) Omzendbrief 2013/5 van 19 april 2013 (bijlage 09)
Brief INTERGEM aan de provincie Oost-Vlaanderen inzake uitkering dividenden op 1 oktober 2013 (bijlage 10) Bespreking agendapunten Agendapunt 1 statutenwijziging De wijziging van de statuten is noodzakelijk om volgende redenen: - de slechts gedeeltelijke goedkeuring van de vorige statutenwijziging met het besluit van de Vlaams minister van Binnenlands Bestuur van 28 september 2012, vnl. inzake de benoeming van de leden van de raad van bestuur, statutenwijziging die niet conform artikel 46 van het DIS was. - het decreet van 18 januari 2013 (decreet houdende de wijziging van diverse bepalingen van het deceet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking (hierna DIS),( B.S. 15 februari 2013) en de bijhorende omzendbrief 2013/5 van 19 april 2013 die de richtlijnen opsomt ten gevolge van de wijziging van het DIS. - het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2012 ( B.S. 24 april 2012) die een aanpassing doorvoert in artikel 3.1.17 van het Energiebesluit in die zin dat geen corporate governance comité meer moet worden opgericht wanneer het bestuursorgaan louter bestaat uit onafhankelijke bestuurders. - Uitbreiding van de vrijstelling van de belasting door de deelnemers tot de werkmaatschappij. De louter taalkundige aanpassingen of layout-of tekstverfijningen naar aanleiding van verouderde of afgeschafte wetgeving worden niet meegenomen in onderstaande bespreking. Artikelsgewijze bespreking Titel III - RAAD VAN BESTUUR- COMMISSARIS- CORPORATE GOVERNANCE COMITE - REGIONALE BESTUURSCOMITES Artikel 11 Aangezien de vorige bepaling omtrent de benoeming van de leden van de raad van bestuur niet conform artikel 46 van het DIS was, wordt dit aangepast. De leden van de raad van bestuur moeten worden voorgedragen door de openbare deelnemers en niet door de leden van het regionaal bestuurscomité. Bijgevolg zijn de voorzitters van de regionale bestuurscomités ook niet ambtshalve kandidaat-lid voor de raad van bestuur. Op het ogenblik dat het ontwerp van statutenwijziging zal goedgekeurd zijn, heeft dit geen implicaties voor de provincie. De provincie heeft immers geen vertegenwoordiger in de raad van bestuur. Artikel 12 Idem artikel 11. Benoeming door de openbare deelnemers in plaats van door de regionale bestuurscomités.
Artikel 16 Een aanpassing wordt doorgevoerd in die zin dat slechts een corporate governance comité wordt opgericht in de mate de raad van bestuur niet volledig bestaat uit onafhankelijke bestuurders. Indien de raad van bestuur volledig is samengesteld uit onafhankelijke bestuurders, wordt het CGC opgeheven. Vermits de provincie Oost-Vlaanderen geen vertegenwoordigers had in het CGC, verandert er niets qua mandatering. Artikel 18 Dit artikel handelt over de duur van de mandaten. Er wordt toegevoegd dat er naast de kwijting voor de bestuurders ook kwijting wordt verleend aan de leden van de regionale bestuurscomités. Artikel 19 In het artikel wordt de elektronische terbeschikkingstelling van documenten ingeschreven in navolging van de brief van Minister Geert Bourgeois (zie bijlage 08 aanbeveling bij brief van 10 februari 2011) waarin de grotere transparantie van de besluitvorming en de democratische betrokkenheid werd benadrukt. De wijziging is in overeenstemming met artikel 52 van het decreet intergemeentelijke samenwerking. Artikel 22 Vermits de functie van commissaris van de Vlaamse Regering wordt geschrapt, volstaat het om binnen de 20 kalenderdagen een overzichtslijst van de besluiten toe te sturen aan de Vlaamse regering. Bovendien moeten deze overzichtslijsten binnen de 20 kalenderdagen en gedurende tenminste 20 kalenderdagen gepubliceerd worden op de website van de vereniging. Bovengenoemde wijzigingen die voortvloeien uit het wijzigingsdecreet aan het DIS van 18 januari 2013 werden ook overgenomen voor de algemene vergadering in artikel 27(zie verder). Titel IV- ALGEMENE VERGADERING Artikel 24 Artikel 44 van het decreet intergemeentelijke samenwerking werd recent gewijzigd. Specifiek voor wat betreft de vertegenwoordiging in de Algemene Vergadering vervalt de hernieuwde aanduiding van de provinciale vertegenwoordiger naar aanleiding van elke Algemene Vergadering met ingang van 1 mei 2013 tenzij de statuten van de vereniging anders bepalen, althans volgens de omzendbrief (omzendbrief 2013/5 van 19 april 2013- zie bijlage 09). In artikel 24 wordt de wijziging opgenomen waardoor de vertegenwoordigers nu aangeduid worden voor de duur van de ganse legislatuur. De vaststelling van het mandaat van de vertegenwoordiger dient wel nog te worden herhaald voor elke vergadering.
Artikel 27 Idem opmerkingen artikel 19 en artikel 22. Titel VII - ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 38 In dit artikel wordt ingevoegd dat de vrijstelling van de belasting door de openbare deelnemers ook geldt voor de werkmaatschappij. Agendapunt 2. Actieplan en begroting 2014 Actieplan 2014 Het verslag betreffende actiepunten in het beleid en strategie 2014 beschrijft de opdrachten voor het komende jaar van het intergemeentelijk samenwerkingsverband in haar hoedanigheid van netwerkbeheerder overeenkomstig het Elektriciteits- en Aardgasdecreet. Het jaar 2014 wordt een sleuteljaar voor de toekomst van de Vlaamse gemengde distributienetbeheerders voor elektriciteit en gas en dus ook voor INTERGEM. Nadat begin 2013 de bestuursorganen van zowel de distributienetbeheerders als van hun werkmaatschappij EANDIS werden hersamengesteld, kondigen er zich voor 2014 tal van strategische beslissingen met een impact op de toekomstige organisatie van het distributienetbeheer aan. Specifiek voor INTERGEM ( en meer bepaald de gasactiviteit in de gemeenten Beveren en Kruibeke, de zogenaamde ex-igao activiteit) zullen de betrokken aandeelhouders zich in de loop van 2014 moeten uitspreken over een verdere samenwerking binnen en met INTERGEM tot haar lopende duurtijd (14 september 2018).Bij de bepaling van de strategie 2014 wordt ook rekening gehouden met de krachtlijnen uit het ondernemingsplan 2013-2018, zoals dat eind 2012 door de bestuursorganen van INTERGEM werd vastgelegd. INTERGEM wil bovendien resoluut verder gaan op de ingeslagen weg van een uitmuntende dienstverlening aan zowel de netgebruikers als de openbare besturen/aandeelhouders aan maatschappelijk aanvaardbare tarieven.de actiepunten zelf zijn uitvoerig beschreven in de nota en zullen worden toegelicht op de algemene vergadering (bijlage 03). Er wordt altijd gestreefd naar efficiëntie en uitstekende dienstverlening. Begroting 2014 Deze is in grote lijnen dezelfde als voorgaande jaren. Er zijn gevoelig meer investeringsuitgaven zowel voor de activiteit distributie van elektriciteit als voor de gemengde investeringsuitgaven (deel elektriciteit). Voor de distributie van gas (incl. gemengde investeringsuitgaven, deel gas) is er ook een lichte verhoging waarneembaar. Ook de kosten voor elektriciteit en gas liggen in dezelfde lijn als vorig jaar. Dividend provincie Oost-Vlaanderen Voor 2014 wordt het totale bedrag aan dividenden geraamd op 83.500,00 EUR waar dit voor 2013 ook 83.500,00 EUR was. Deze cijfers blijken uit de bijlage bij de brief van 1 oktober 2013 ( zie bijlage 10 brief 1 oktober 2013 en brief 28 september 2012).
Agendapunt 3.Bekrachtiging uitkering voorschot op dividend 2013 De Raad van Bestuur keurde in zitting van 26 september 2013 het principe goed om op basis van een staat van activa en passiva per einde september 2013, en voor zover die positief geattesteerd wordt door de Commissaris, een voorschot op dividend uit te keren aan de deelnemers van INTERGEM, dat ongeveer gelijk is aan 10/12 de van het voor het jaar 2013 verwachte uit te keren resultaat. De resultaten en de balans per einde september 2013, het verslag van de Commissaris met betrekking tot het voorschot op dividend alsook het overzicht van de vervallen nog openstaande bedragen van de deelnemers zullen op de raad van bestuur van 16 december 2013 worden toegelicht. Aan de algemene vergadering in buitengewone zitting zal worden gevraagd om het voorschot op dividend 2013 te bekrachtigen. Agendapunt 4.Volmachtverlening Voor het jaar 2014 heeft de raad van bestuur van INTERGEM in zitting van 26 september 2013 de volmachtverlening inzake bestellingen aan Eandis herbevestigd. Deze volmachtverlening dient ter bekrachtiging te worden voorgelegd aan de algemene vergadering in buitengewone zitting van 19 december 2013. Agendapunt 5. Statutaire benoemingen Ernst & Young Bedrijfsrevisoren (EY) heeft meegedeeld dat de heer Jan De Luyck als vaste vertegenwoordiger vervangen wordt door de heer Paul Eelen voor het lopende mandaat van Commissaris en dit met ingang vanaf 4 september 2013. De heer Paul Eelen zal voortaan belast zijn met de uitvoering van de opdracht in naam en voor rekening van EY. Agendapunt 6.Statutaire mededelingen Tot 30 juni 2013 bedroeg de kilometervergoeding voor dienstverplaatsingen 0,33 euro/km. Op basis van artikel 156 van het besluit van de Vlaamse regering van 7 december 2007 houdende de minimale voorwaarden voor de personeelsformatie, de rechtspositieregeling en het mandaatstelsel van het gemeentepersoneel en het provinciepersoneel wordt het bedrag van de kilometervergoeding voor de periode 1 juli 2013 30 juni 2014 opgetrokken tot 0,3389 euro/km. Doordat het informaticaprogramma Presentiegelden slechts tot 2 cijfers na de komma registreert, wordt het bedrag afgerond naar 0,34 euro/km. Conclusie agendapunten Aangezien noch de rechten van de provincie verminderen, noch de plichten verzwaren, wordt voorgesteld de provincieraad te verzoeken in te stemmen met de voorgestelde beslissingen en het mandaat van de provinciale vertegenwoordiger in die zin te bepalen.
Vertegenwoordiging Bij provincieraadsbesluit van 23 januari 2013 ( herbevestigd bij besluit van 19 juni 2013) werd de provinciale vertegenwoordiging voor de algemene vergaderingen van INTERGEM voor de lopende bestuursperiode geregeld. Provincieraadslid Caroline De Padt werd aangeduid als effectieve vertegenwoordiger, provincieraadslid mevrouw Nicole Van Duyse als plaatsvervanger. Artikel 44 van het decreet intergemeentelijke samenwerking werd recent gewijzigd.(bs 15 februari 2013, Decreet van 18 januari 2013 houdende de wijziging van diverse bepalingen van het decreet van 6 juli 2001 houdende de intergemeentelijke samenwerking). Specifiek voor wat betreft de vertegenwoordiging in de Algemene Vergadering vervalt de hernieuwde aanduiding van een provinciale vertegenwoordiger naar aanleiding van elke Algemene Vergadering met ingang van 1 mei 2013 tenzij in de statuten is vermeld dat een hernieuwde mandatering nog steeds noodzakelijk is voor iedere vergadering. Het is dit punt dat ook werd gewijzigd in de hierboven besproken statutenwijziging. Om redenen van praktische aard is er evenwel voor geopteerd in huidig provincieraadsbesluit te verwijzen naar de eerdere aanstellingsbesluiten en de namen van de effectieve vertegenwoordiger en van de plaatsvervanger te vermelden. Op die manier zijn de zaken duidelijk voor iedereen. Verslaggeving Conform artikel 53 van voormeld decreet moeten de op voordracht van de provincie benoemde bestuurders minstens tweemaal per jaar tijdens een openbare vergadering van de provincieraad die hen heeft voorgedragen, verslag uitbrengen over de uitoefening van hun mandaat en toelichting verstrekken bij het beleid van de intercommunale. De omzendbrief van 11 januari 2002 bij de toepassing van het decreet stelt de verslaggeving verplicht wanneer beslissingen van de algemene vergadering deelnemers ertoe nopen het mandaat van hun vertegenwoordigers te bepalen. Dat is onder meer het geval wanneer de raad van bestuur de jaarrekening heeft opgemaakt of de begroting heeft vastgesteld, wanneer hij belangrijke statutenwijzigingen voorstelt (waaronder doelwijziging, het afsluiten van langlopende contracten of leningen) of de deelneming in andere rechtspersonen voorbereidt, kortom telkens wanneer hij beslissingen neemt met een onmiskenbare weerslag op de verbintenissen en inbrengen van de deelnemers. Wij hebben dan ook de eer, Mevrouwen, Mijne Heren, U mede te delen respectievelijk te verzoeken : 1. Vermits de provincie niet beschikt over een bestuurder bepaalt artikel 53 tweede lid van het Decreet Intergemeentelijke Samenwerking dat in dat geval het verslag moet worden uitgebracht door de voorzitter of zijn daartoe gedelegeerde bestuurder.
De voorzitter van Intergem werd uitgenodigd voor de provincieraadscommissie van 7 november 2013 om zich ter beschikking te houden voor eventuele vragen. 2. De vertegenwoordiger ( aangeduid in overeenstemming met de provincieraadsbesluiten van 23 januari 2013 en 19 juni 2013) te mandateren in te stemmen met de voorgestelde beslissingen van de Algemene Vergadering op 19 december 2013, meer bepaald goedkeuring statutenwijzigingen, goedkeuring strategie en begroting 2014, bekrachtiging uitkering dividenden, volmachtverlening, statutaire benoemingen-en mededelingen). Gent, 24 oktober 2013 namens de Deputatie: de provinciegriffier, (get.) Albert De Smet de bevoegde gedeputeerde, (get.) Alexander Vercamer