Verslag aan de Provincieraad

Transcriptie

1 departement Interne Organisatie dienst Juridische Aangelegenheden & Bestuurszaken dossiernummer: Verslag aan de Provincieraad betreft IGS Westlede- algemene vergadering op 2 juni 2015 aanduiding provinciale vertegenwoordiger- vaststellen mandaat verslaggever Alexander Vercamer Mevrouwen en mijne Heren, Uitnodiging Op dinsdag 2 juni 2015 om uur vindt de algemene vergadering plaats van de intercommunale vereniging voor Crematoriumbeheer, afgekort IGS Westlede in het hoofdgebouw van het crematorium te Lochristi, Smalle Heerweg 60, 9080 Lochristi. Agenda 1. Goedkeuring verslag algemene vergadering van 2 december Goedkeuring balans en resultatenrekening Verslag Commissaris-Revisor 4. Kwijting aan de Bestuurders en de Commissaris- Revisor 5. Werkingsverslag Ontslag leden van de Raad van Bestuur 7. Benoeming leden van de Raad van Bestuur Bespreking Als bijlagen gaan: De uitnodiging en de agenda (bijlage 01) Het verslag van de algemene vergadering van 2 december 2014 (bijlage 02) Financieel verslag (bijlage 03) Werkingsverslag 2014 (bijlage 04) Ontslag leden van de Raad van Bestuur (bijlage 05) Benoeming leden van de Raad van Bestuur (bijlage 06) Statuten IGS Westlede (bijlage 07) Uittreksel uit de programmawet van 19 december 2014 (bijlage 08)

2 Artikel 95 2 IV B van het KB van 30 januari 2001 ter uitvoering van het wetboek van vennootschappen (bijlage 09) Bespreking agendapunten Agendapunt 1: goedkeuring verslag algemene vergadering 2 december 2014 (bijlage 02) Uit het verslag blijkt dat alle aandeelhouders zowel het vorige verslag van de algemene vergadering van 17 juni 2014 hebben goedgekeurd als de begroting 2015 en de strategie en activiteiten voor Ook de toetreding van IGS Westlede tot de vzw VNOC, Verenigd Netwerk voor Openbare Crematoria werd met unanimiteit goedgekeurd door de aandeelhouders. Agendapunt 2: goedkeuring balans-en resultatenrekening 2014 (bijlage 03) De stukken die werden overgemaakt laten nuttige conclusies toe met betrekking tot de bijdrage in het verlies/deelname in de winst van de provincie als volgt: Het boekjaar 2014 sluit af met een winst van ,50 EUR. De Raad van Bestuur stelt voor om de winst ,50 EUR verhoogd met de beschikbare reserves van ,54 EUR toe te voegen aan de onbeschikbare reserves. (bijlage 03: financieel verslag 2014 blz. 17 onderaan). Een totaal bedrag van ,04 EUR wordt dus overgedragen naar de onbeschikbare reserves. De eerste vraag die zich hierbij stelt, is of dit conform is aan de statuten van IGS Westlede. De provincie bezit 250 aandelen B in IGS Westlede voor een totaal bedrag van ,81 EUR. Dit maakt dat zij samen met de stad Gent die evenveel aandelen bezit, één van de hoofdaandeelhouders is. In de statuten wordt in artikel 43 (bijlage 07 statuten IGS Westlede) bepaald dat de nettowinst als volgt dient te worden verdeeld. Het batig saldo van de resultatenrekening in dewelke alle lasten en onkosten en afschrijvingen zijn opgenomen, maakt eventueel de netto winst uit. Dit batig saldo zal als volgt verdeeld worden: a) vijf ten honderd voorafneming voor het vormen van het wettelijk reservefonds, tot dit één tiende van het maatschappelijk kapitaal zal bereikt hebben. b) een dividend van maximum 5 ten honderd aan de deelnemers uit te betalen naar evenredigheid van het gestort bedrag op hun maatschappelijke aandelen. c) de overblijvende winst zal overgedragen worden naar de beschikbare reserves. De algemene vergadering heeft nochtans het recht op voorstel van de raad van bestuur, na de voorafneming van de wettelijke reserve, het geheel van de te verdelen winst naar de beschikbare reserve over te brengen of geheel of gedeeltelijk op het volgende boekjaar te boeken. De voorbije jaren werd vooral de optie benut zoals vermeld in de laatste alinea, met name overdracht naar de beschikbare reserves, eventueel na voorafname van de wettelijke reserve. Wat de Raad van Bestuur nu voorstelt aan de algemene vergadering is niet neutraal op het vlak van het toekennen van mogelijke dividenden in de toekomst. Bovendien wordt niet alleen de winst van het huidige jaar overgebracht naar de onbeschikbare reserves maar evenzeer de totaliteit van

3 bedragen die reeds in de beschikbare reserves aanwezig waren van de voorgaande jaren. Deze beweging situeert zich in het licht van het mogelijke wijzigende fiscaal statuut van de intercommunales gelet op de opheffing van artikel 180,1 WIB 1992 door artikel 17 van de programmawet van 19 december 2014 ( BS 29 december 2014, blz bijlage 08 ). Men wil een toepassing van de vennootschapsbelasting vermijden door zoveel mogelijk onbeschikbare reserves op te bouwen want deze zijn vrij van belasting. Het feit op zich dat men zoveel mogelijk onbeschikbare reserves wenst op te bouwen is een trend die zich voordoet in veel intercommunales. In deze specifieke situatie dient men wel eerst artikel 43 van de statuten te wijzigen om deze beweging überhaupt mogelijk te maken. De beslissing van de raad van bestuur aan de algemene vergadering omtrent de winstverdeling is bijgevolg in strijd met artikel 43 van de statuten en kan om die reden niet goedgekeurd worden. Er kan zich bovendien een probleem voordoen indien de provincie ingevolge het Vlaams Regeerakkoord, vrijwillig of gedwongen dient uit te treden. Artikel 95 2 IV B van het KB van 30 januari 2001 ter uitvoering van het wetboek van vennootschappen (bijlage 09 ) bevat de omschrijving van de onbeschikbare reserves. Daaruit blijkt dat deze kunnen aangewend worden voor eigen aandelen (met verwijzing naar artikel 623 Wetboek van Vennootschappen) en voor andere doeleinden, namelijk dat deel van de reserves waarover de algemene vergadering volgens de statuten bij gewone meerderheid niet vrij kan beschikken of waarop de vennoten in geval van uittreding of uitsluiting geen recht hebben. Onder deze specifieke omstandigheden en mede gelet op de onzekere positie van de provincie in de intercommunales in de toekomst, wordt voorgesteld de provinciale vertegenwoordiger te mandateren om agendapunt 2 niet goed te keuren. Agendapunt 3: Verslag Commissaris-Revisor (bijlage 03 blz.23-24) Het verslag van de commissaris-revisor met betrekking tot de jaarrekening is zonder voorbehoud. De jaarrekening afgesloten op 31 december 2014 geeft een getrouw beeld van het vermogen, de financiële toestand en de resultaten van de vennootschap, in overeenstemming met het in België van toepassing zijnde boekhoudkundig referentiestelsel. Agendapunt 4: kwijting aan de bestuurders en de Commissaris-Revisor Geen opmerkingen Agendapunt 5: Werkingsverslag 2014 (bijlage 04) 2014 was voor IGS Westlede een rustig jaar. De vernieuwing van de technische installatie en de verbouwing in Lochristi was voorbij en hierdoor kon men bijna het volledige jaar beschikken over 5 installaties in Lochristi en 3 in Sint-Niklaas. Men bereidde zich verder voor op een stijgend aantal crematies en eind 2015 plant men de eerste werken voor het crematorium in Aalst. De bouw-en milieuvergunning zijn in orde dus kunnen de voorbereidingen voor de bouw worden verdergezet. Een opvallende vaststelling was dat het aantal bezoekers jaar na jaar blijft stijgen. Men registreerde het aantal aanwezigen op iedere plechtigheid en vorig jaar waren er aanwezigen in Lochristi en in Sint-Niklaas. In 2014 bestond het crematorium in Lochristi 25 jaar en dit werd in de kijker geplaatst met een grote tentoonstelling van hedendaagse kunst. Voor 2015 voorziet men de start van de werken aan het crematorium in Aalst en de volgende fase van de verbouwingen in Lochristi ( familiekamers, balie en

4 spreekkamers worden volledig vernieuwd).in Sint-Niklaas wordt ook een nieuw lokaal voor de begrafenisondernemers gebouwd. Agendapunt 6: ontslag leden van de Raad van Bestuur (bijlage 05) De heer Guy Reynebau neemt ontslag als lid van de Raad van Bestuur met ingang van 27 januari De heer Wouter van Bellingen nam ontslag als gemeenteraadslid van Sint- Niklaas met ingang van 29 augustus Hij was lid van de Raad van Bestuur met raadgevende stem. Voor de gemeente Melle heeft mevrouw Annick Breuer ontslag genomen als gemeenteraadslid. Agendapunt 7: benoeming leden van de Raad van Bestuur Vervanging lid van de Raad van Bestuur met raadgevende stem De algemene vergadering van 20 maart 2013 had een rangorde opgesteld voor de leden van de Raad van Bestuur met raadgevende stem. Uit die rangorde blijkt dat de heer Luc Maes van Beveren wordt aangeduid. Benoeming leden van de Raad van Bestuur De stad Gent heeft mevrouw Mieke Bouve aangeduid als kandidaatbestuurder. De gemeente Melle heeft mevrouw Sibylle Moreels aangeduid als kandidaat-bestuurder. Vertegenwoordiging Bij provincieraadsbesluit van 23 januari 2013 (herbevestigd door het besluit van 22 mei 2013) werd de provinciale vertegenwoordiging voor de algemene vergaderingen van de intercommunale Westlede geregeld. De voorzitter van de provincieraad werd aangeduid als effectieve vertegenwoordiger op de algemene vergaderingen (provincieraadsvoorzitter, Marc De Buck). Provincieraadslid Philippe De Coninck werd aangeduid als plaatsvervanger op de algemene vergaderingen. Gedeputeerde Eddy Couckuyt en provincieraadslid Bart Blommaert werden aangeduid als bestuurders. Verslaggeving Conform artikel 53 van voormeld decreet moeten de op voordracht van de provincie benoemde bestuurders minstens tweemaal per jaar tijdens een openbare vergadering van de provincieraad die hen heeft voorgedragen, verslag uitbrengen over de uitoefening van hun mandaat en toelichting verstrekken bij het beleid van de intercommunale. De omzendbrief van 11 januari 2002 bij de toepassing van het decreet stelt de verslaggeving verplicht wanneer beslissingen van de algemene vergadering deelnemers ertoe nopen het mandaat van hun vertegenwoordigers te bepalen. Dat is onder meer het geval wanneer de raad van bestuur de jaarrekening heeft opgemaakt of de begroting heeft vastgesteld, wanneer hij belangrijke statutenwijzigingen voorstelt (waaronder doelwijziging, het afsluiten van langlopende contracten of leningen) of de deelneming in andere rechtspersonen voorbereidt, kortom telkens wanneer hij beslissingen neemt

5 met een onmiskenbare weerslag op de verbintenissen en inbrengen van de deelnemers. Wij hebben dan ook de eer, Mevrouwen, Mijne Heren, U te verzoeken: 1.Kennis te willen nemen van het verslag uitgebracht door de provinciale bestuurders. De facto komen enkel gedeputeerde Eddy Couckuyt en provincieraadslid Bart Blommaert hiervoor in aanmerking. 2. Aan te duiden wie als effectief vertegenwoordiger en wie als plaatsvervangend vertegenwoordiger van de provincie zal optreden gelet op de eerdere provincieraadsbesluiten 3. Het mandaat van de provinciale vertegenwoordiger als volgt te bepalen : - niet-goedkeuring van agendapunt 2 : goedkeuring balans-en resultatenrekening goedkeuring van de overige agendapunten Gent,. namens de Deputatie: de provinciegriffier, Albert De Smet de bevoegde gedeputeerde, Alexander Vercamer