Ministerie van Defensie Rapportage tweede meting omgangsvormen binnen Defensie KPMG Integrity 10 juni 2004 MK/HAR/wv
Samenvatting Deze rapportage beschrijft de bevindingen van de tweede meting naar de omgangsvormen binnen Defensie. Medewerkers van Defensie zijn over het algemeen positiever over de omgangsvormen en de aansturing binnen de eigen organisatie dan het gemiddelde van de Nederlandse beroepsbevolking. Vergeleken met de meting van twee jaar geleden is de huidige situatie grotendeels gelijk gebleven en op sommige aspecten verbeterd. Inleiding Het Ministerie van Defensie heeft zijn beleid op het gebied van omgangsvormen en integriteit de afgelopen jaren geïntensiveerd. In dit kader zijn er bijvoorbeeld brochures gedistribueerd onder medewerkers, vertrouwenspersonen aangesteld en opgeleid, een Meldpunt Ongewenst Gedrag Defensie ingesteld en trainings- en bewustwordingsactiviteiten georganiseerd. Als belangrijk onderdeel van de zorg voor omgangsvormen en integriteit heeft het ministerie ervoor gekozen om periodiek onderzoek te doen naar de beleving van medewerkers naar de omgangsvormen in hun werkomgeving. De eerste meting heeft eind 2001 plaatsgevonden. Op verzoek van het ministerie hebben wij destijds met behulp van een enquête onder het personeel geïnventariseerd in welke mate medewerkers in hun werk worden geconfronteerd met ongewenst gedrag en in welke mate gewenst gedrag wordt gestimuleerd door de organisatiecultuur en het -beleid. Bij de rapportage van die bevindingen heeft het ministerie toegezegd na twee jaar opnieuw een meting te laten plaatsvinden naar de omgangsvormen. In deze rapportage doen wij verslag van deze nieuwe meting en vergelijken wij deze met de resultaten van de eerste meting. In deze rapportage worden achtereenvolgens besproken de onderzoeksopzet en -respons, de meest saillante frequenties van ongewenst gedrag en de cultuur- en beleidskenmerken die gewenst gedrag stimuleren en ongewenst gedrag verhinderen en corrigeren. De bijlage van deze rapportage bevat meer gedetailleerde informatie. Onderzoeksopzet en -respons De opzet van dit onderzoek, zoals de wijze van steekproeftrekking, en de inhoud van de enquête zijn nagenoeg identiek aan de eerste meting in 2001. Begin december 2003 heeft per krijgsmachtonderdeel 10% aselect gekozen medewerkers een enquête toegestuurd gekregen op het huisadres. Anderhalve week later heeft deze groep een herinneringsbrief ontvangen evenals een beknopte vragenlijst over de reden(en) van het eventueel niet willen meewerken aan het onderzoek. In totaal zijn 2.675 ingevulde enquêtes (36%) binnen vijf weken terugontvangen. Bij de eerste meting bedroeg de respons 41%. 485 medewerkers die de enquête niet hebben ingevuld hebben via het herinneringsformulier aangegeven waarom zij niet deelnemen. De drie meest genoemde redenen zijn: overbodigheid van het onderzoek omdat de problemen en knelpunten al breed bekend zijn, gebrek aan vertrouwen in een daadwerkelijke follow-up en tijdsgebrek om de enquête in te vullen. 1
Alhoewel de respons van dit onderzoek niet uitzonderlijk laag is in vergelijking met soortelijke onderzoeken bij andere organisaties evenals met andersoortige onderzoeken binnen Defensie, kan niet zondermeer worden vastgesteld dat het onderzoek representatief is voor het gehele ministerie. Daarvoor is de afspiegeling van het totale personeel niet alleen gering, te weten 3,6% (36% respons van een steekproef van 10%), maar is er tevens geen onderzoek gedaan naar de meer dan de helft aangeschreven medewerkers die zowel niet de enquête heeft ingevuld als heeft aangegeven waarom de enquête niet te hebben ingevuld. Desalniettemin betreft deze wijze van onderzoek een beproefde methode, waarbij, gegeven bijvoorbeeld de verzekerde anonimiteit van de respondenten en de wijze waarop de vragen zijn geformuleerd, sociaal wenselijke of onwenselijke antwoorden zoveel als mogelijk worden vermeden. Bovendien betreffen de gegeven redenen voor de non-respons geen inhoudelijke redenen ten aanzien van de omvang van de omgangsvormen in de eigen werkomgeving zelf. Daarnaast laat deze tweede meting op een groot aantal aspecten dezelfde resultaten zien als de eerste meting, hetgeen de betrouwbaarheid van de methode bevestigt. Ten slotte is het onderzoek gebaseerd op de medewerking van ruim drieduizend medewerkers en is dit, afhankelijk van het ambitieniveau dat Defensie zich stelt, in zichzelf al een kritische massa om hiermee rekening te houden bij het beoordelen, ontwikkelen en invoeren van beleid en activiteiten. De uitkomsten van het onderzoek geven de percepties van de medewerkers weer. Het gaat derhalve om subjectieve waarnemingen waarvan de feitelijke situaties kunnen afwijken (positief dan wel negatief). Deze percepties zijn leidend voor de wijze waarop medewerkers de organisatie zien en waarderen en in die zin in belangrijke mate bepalend voor hun gedrag. Vooral ten aanzien van de cultuurvragen geldt dat de perceptie de werkelijkheid is. Frequenties van ongewenst gedrag Medewerkers is gevraagd in hoeverre zij de afgelopen twaalf maanden slachtoffer zijn geworden van ongewenst gedrag op hun werk. In totaal geeft 12,5% aan zich slachtoffer te voelen. In 2001 bedroeg dit twaalf procent. Vier procent zegt slachtoffer te zijn geweest van discriminatie. Tussen de een en twee procent van de respondenten geeft aan slachtoffer te zijn geweest van stalking (1,8%), seksuele intimidatie (1,6%), chantage (1,2%) of lichamelijk lastiggevallen te zijn (1,0%). Alleen intimidatie is toegenomen: twee jaar geleden betrof dit 1,3%. Van de personen die slachtoffer zijn geweest, te weten 12,5%, geeft 52% aan het minder naar de zin te hebben gekregen op het werk, geeft 51% aan de persoon of situatie voortaan te ontlopen, 23% zegt hierdoor minder te presteren, 21% slechter te slapen, 16% thuis minder te functioneren en 13% heeft zich ziek gemeld. 2
Medewerkers zijn ook bevraagd naar de mate waarin ongewenst gedrag in hun directe werkomgeving is voorgekomen. Minder dan een half procent van de medewerkers geeft aan dat zich naar hun mening de afgelopen twaalf maanden regelmatig tot vaak incidenten binnen de directe werkeenheid hebben voorgedaan met betrekking tot aanranding (0,04%), symbolen van extremisme (0,23%), gewelddadig extremisme (0,34%), lichamelijk geweld dat niet aan het werk is gerelateerd (0,42%), seksuele gunsten (0,42%) en handtastelijkheden (0,50%). Aan de andere kant geeft meer dan een kwart van de respondenten aan dat naar hun mening ten minste een keer het afgelopen jaar is voorgekomen: roddelen (89%), schuine moppen (89%), racistische grappen en opmerkingen (57%), beledigen (52%), seksueel getinte complimentjes (39%), ophangen van blootkalenders en pin-ups (34%), uitschelden (32%), negeren en isoleren (29%) en pesterijen op de werkplek (26%). Vergeleken met twee jaar geleden is significant minder voorgekomen discriminatie naar seksuele geaardheid (- 17% relatief) en racistische grappen en opmerkingen (-16% relatief), terwijl onderling fysiek geweld en discriminatie naar politieke voorkeur ongeveer zijn verdubbeld. De mate waarin bepaalde gedragingen voorkomen betekent nog niet per definitie dat medewerkers dit ook als hinderlijk ervaren. Teneinde de vormen van ongewenst gedrag gedeeltelijk te wegen, is in de enquête gevraagd naar de mate waarin medewerkers binnen hun directe werkeenheid last hebben van de betreffende omgangsvormen. Het meeste last hebben medewerkers van roddelen (9%, was in 2001 10%), beledigen (6%, was 8%), negeren/isoleren (5%, was 6%), pesten (4,5%, was 5,3%) en discriminatie naar schaal/rang (4%, was 6%). Volgens medewerkers doet zich misbruik van organisatiemiddelen binnen de directe werkeenheid met name voor ten aanzien van verspilling (12%, was 14%), ten onrechte ziekmelden/thuisblijven (8%, was 10%) en ten onrechte privé-gebruik van e-mail en internet (6%, was ook 6%). Minder dan twee procent van het personeel zegt dat er binnen de eigen werkeenheid geregeld tot vaak zich incidenten voordoen met betrekking tot diefstal van eigendommen van collega s (1,8%), het niet correct omgaan met onkostendeclaraties (1,7%), vandalisme (1,5%), bezigheden buiten werk in strijd met het belang van Defensie (1,5%), misbruik van vertrouwelijke informatie (1,0%), het mee naar huis nemen van wapens en munitie (0,3%) en het verduisteren van financiële middelen (0,2%). In vergelijking met de eerste meting zijn volgens de medewerkers nagenoeg alle vormen van misbruik van de organisatiemiddelen minder vaak voorgekomen. Met name is significant minder geconstateerd: het niet correct omgaan met onkostendeclaraties (-20% relatief), bezigheden in de vrije tijd die in conflict zijn met het belang van Defensie (-37% relatief) en het verduisteren van financiële middelen (-53% relatief). 3
Vanwege de aandacht rondom het gebruik van drugs zijn in dit onderzoek vier vragen hierover toegevoegd. 14% van de respondenten vermoedt het ten minste een maal gebruik van hard en/of soft drugs door collega s op en/of buiten de defensielocatie gedurende het afgelopen jaar. Ten aanzien van het met enige regelmaat tot vaak gebruiken van drugs vermoedt 0,5% dit van harddrugs op de defensielocatie, 1,3% van harddrugs buiten de defensielocatie, 1,8% van softdrugs op de defensielocatie en 3,7% van softdrugs buiten de defensielocatie. In de vragenlijst is de respondenten de mogelijkheid geboden om een voorval op het gebied van ongewenst gedrag te beschrijven. Van deze mogelijkheid hebben duizend respondenten gebruik gemaakt. Veel voorkomende beschrijvingen hebben betrekking op diefstal en vernieling (12%), seksueel ongewenst gedrag (10%), verbaal en fysiek geweld (7%), alcohol- en drugsgebruik (6%) en misbruik van defensie-eigendommen (5%). 47% van de respondenten geeft aan dat het door hen beschreven voorval (nog) niet goed is opgelost. Evenals bij de eerste meting kan worden geconstateerd dat in vergelijking met ons onderzoek onder de Nederlandse beroepsbevolking (de KPMG Integriteitbarometer) binnen Defensie naar verhouding over de gehele linie minder vormen van ongewenst gedrag worden waargenomen. Over 2001 bleek nog dat racistische opmerkingen en het elkaar uitschelden naar verhouding iets vaker voor komen dan binnen de gemiddelde werkomgeving in Nederland. Vanwege een lichte verbetering van deze twee omgangsvormen is het beeld nu redelijk gelijk aan andere organisaties. Organisatiecultuur en -beleid De cultuur en het beleid van een organisatie kunnen in belangrijke mate bijdragen aan het gedrag van de medewerkers. Daarom is in de enquête ook gevraagd naar de wijze waarop medewerkers de cultuur en het beleid ervaren. 74% procent geeft aan dat hem of haar voldoende duidelijk is gemaakt wat het beleid bij Defensie is op het gebied van onderlinge omgangsvormen en het gebruik van organisatiemiddelen. Meer dan driekwart van het personeel is van mening dat zij nooit opdrachten hoeven uit te voeren die in strijd zijn met de eigen persoonlijke waarden en normen (91%), de gestelde gedragsnormen goed zijn uit te voeren (83%), leidinggevenden medewerkers met respect behandelen (81%), collega s elkaar met respect behandelen (80%), er ruimte binnen de directe werkeenheid is om een eigen mening te uiten (79%) en zij geen ongewenst gedrag hoeven te vertonen om binnen Defensie succesvol te zijn (77%). Medewerkers en leidinggevenden worden respectievelijk in 86% en 81% redelijk tot goed aangesproken op ongewenst gedrag. 4
De organisatieaspecten die door meer dan tien procent geheel niet worden herkend zijn dat daders van ongewenst gedrag goed zijn te achterhalen (20% ervaart dat geheel niet), dat de eigen leidinggevende zicht heeft op ongewenst gedrag binnen de werkeenheid (16% ervaart dat geheel niet), dat medewerkers zicht hebben op wat er met hun kritiek op de aan de orde gestelde omgangsvormen gebeurt (13% ervaart dat geheel niet), dat collega s openstaan voor kritiek op het eigen gedrag (12% ervaart dat geheel niet), dat leidinggevenden openstaan voor kritiek op het eigen gedrag (12% ervaart dat geheel niet) en dat de eigen leidinggevende het goede voorbeeld qua omgangsvormen geeft (11% ervaart dat geheel niet). De door medewerkers beschreven cultuur laat gemiddeld minder ruimte voor ongewenst gedrag dan blijkt uit ons onderzoek onder de Nederlandse beroepsbevolking. Met name geldt dit voor de mate waarin er heldere grenzen zijn ten aanzien van de omgang met elkaar en de organisatiemiddelen en de mate waarin de organisatie medewerkers in staat stelt om deze normen in de praktijk te realiseren. Alleen het aanspreken van leidinggevenden op laakbaar gedrag en de mate waarin daders zijn te achterhalen blijken, net als in 2001, naar verhouding minder ingebed te zijn binnen Defensie. In vergelijking met de meting van twee jaar geleden is de organisatiecultuur over de gehele linie genomen constant gebleken. Positieve verbeteringen hebben zich met name voorgedaan op de helderheid die de organisatie medewerkers biedt ten aanzien van het gebruik van de organisatiemiddelen (+7%), de ruimte die medewerkers bieden voor kritiek op hun eigen gedrag (+7%) en het voorbeeldgedrag van leidinggevenden (+6%). Daarnaast is het percentage medewerkers dat niet op de hoogte is van de rol van de vertrouwenspersonen gedaald van 22% naar 16%. Waar in de vorige meting nog 47% niet op de hoogte was van het Meldpunt Ongewenst Gedrag Defensie bedraagt dit nu 29%. Ten slotte Gemiddeld genomen is er in vergelijking met de meting van twee jaar geleden sprake van een bestendiging van de cultuur en omgangsvormen. Op sommige cultuuraspecten en omgangsvormen zijn door medewerkers positieve significante verbeteringen gesignaleerd. Medewerkers van Defensie zijn over het algemeen positiever over de omgangsvormen en de aansturing binnen de eigen organisatie dan het gemiddelde van de Nederlandse beroepsbevolking. Desalniettemin geven de eigen medewerkers ook ruimte aan voor - substantiële - verbeteringen. Afhankelijk van het ambitieniveau dat Defensie zichzelf stelt, kunnen de met dit onderzoek verkregen inzichten input vormen voor gerichte vervolgactiviteiten en verbeteringen. 5