Handleiding voor de mantelzorger Caren Zorgt
Handleiding voor de mantelzorger Versie 1.0
Welkom bij Caren Zorgt, het zorgportaal van ZZG zorggroep In de dagelijkse ondersteuning bij de woon/zorglocaties van ZZG zorggroep is het contact tussen bewoner, mantelzorger en medewerker essentieel. Het is belangrijk dat een bewoner zelf (of de mantelzorger namens de bewoner) sturing kan geven en invloed heeft op zorg en dienstverlening en aan kan geven wat hij of zij belangrijk vindt in het leven. Het zorgportaal Caren Zorgt van ZZG zorggroep speelt hierin een belangrijke rol. Caren Zorgt versterkt de afstemming tussen bewoner (uw naaste), medewerker van ZZG zorggroep en u als mantelzorger. Caren Zorgt biedt drie belangrijke mogelijkheden: Communicatie Caren Zorgt biedt de mogelijkheid om contact te onderhouden met uw naaste, met andere mantelzorgers maar ook met de medewerkers van ZZG zorggroep. Inzicht geven in het zorgplan en de rapportages In Caren Zorgt kunt u het elektronische cliëntdossier bekijken. Dat betekent dat het zorgplan van uw naaste en alle rapportages van de zorg terug te zien zijn in Caren Zorgt. Inzicht geven in zorgmomenten In Caren Zorgt zit een agenda, de zogenaamde Kalender. In deze kalender staat de zorg en behandeling die uw naaste ontvangt van de medewerkers en behande laren. Ook kunt u er als mantelzorger zelf afspraken in zetten en deze naar wens delen met ZZG zorggroep.
Handleiding voor de mantelzorger Versie 1.0
Inhoudsopgave Inleiding... 3 Inhoudsopgave... 5 1. ZZG en Caren Zorgt... 6 2. Hoe maak ik een account aan?... 7» Situatie 1: Een account aanmaken wanneer de cliënt een eigen account heeft... 7» Situatie 2: Een account aanmaken wanneer de cliënt geen eigen account heeft... 7 3. Hoe koppel ik het Cliëntdossier aan Caren Zorgt?... 9 4. Wat kan ik met mijn account?... 10» Ik zorg voor/nieuw persoon toevoegen... 10» Connecties... 11» Updates... 11» Profiel... 12 5. Wat kan ik met de zorgpagina?... 13» Notities... 14» Connecties... 14» Profiel... 14 6. Hoe werken de Kalender en Cliëntagenda?... 15 7. Hoe werken de Berichten?... 18 8. Hoe werkt het Dossier?... 20» Het Dossier openen... 20» Het Zorgplan bekijken... 20» Rapportages bekijken... 21 9. Extra informatie... 22» Websites... 22» Vraag en antwoord... 22
1. ZZG en Caren Zorgt Via Caren Zorgt kan makkelijk afstemming en communicatie met de medewerkers plaatsvinden. Wij hopen dat u als mantelzorger volop gebruik gaat maken van Caren Zorgt en de voordelen ervan ervaart. Wij vertrouwen erop dat zowel u als mantelzorger als de medewerkers er alles aan doen om daarin met elkaar mee te denken. Hieronder leggen we een aantal mogelijkheden uit die Caren Zorgt tot een prettige omgeving maken om met elkaar in contact te staan: U kunt via Caren Zorgt de rapportages en het cliëntdossier inzien. U kunt Caren Zorgt gebruiken om berichten te sturen naar onze medewerkers. De medewerkers doen er alles aan om binnen drie dagen antwoord te geven op uw bericht. Mocht u sneller een antwoord nodig hebben, kunt u altijd telefonisch contact opnemen. Caren Zorgt biedt de mogelijkheid om als mantelzorgers onderling of naar uw naaste zelf informele berichten te versturen. Is een bericht niet voor de medewerkers van toepassing, dan wordt het bericht ook niet met hen gedeeld. U kunt Caren Zorgt gebruiken om afspraken in de cliëntagenda te zetten. Wij vragen u om een dergelijke afspraak minimaal 48 uur van te voren in de agenda te zetten en met ons te delen, en daarbij duidelijk aan te geven of u actie van ons verwacht. Denk als mantelzorger mee over de privacy van uw naaste. Die willen we ten slotte allemaal beschermen. Stem met uw naaste af welke mensen uit zijn of haar netwerk tot de vertrouwensgroep behoren en nog belangrijker, wie niet. De vertrouwensgroep heeft namelijk inzicht in de (medische) zorgberichten. Laat het contact met de medewerkers via Caren Zorgt verlopen via één vaste contactpersoon (de 1e contactpersoon). Dit beperkt de berichtenstroom voor de medewerkers en dan kunnen verschillende vragen wellicht ook in één bericht worden gebundeld. Heeft u vragen over Caren Zorgt? Stel ze dan via Caren Zorgt of neem contact op met de casemanager van ZZG zorggroep. Bovenstaand zijn de richtlijnen. Het is mogelijk dat er op bepaalde woon/zorglocaties afwijkende afspraken met u worden gemaakt. Wij hopen dat u veel plezier en gemak ervaart van Caren Zorgt. In de rest van de handleiding leest u welke mogelijkheden Caren Zorgt precies biedt en wat u hiermee kan. Handleiding voor de mantelzorger Versie 1.0
2. Hoe maak ik een account aan? Let op! Wilt u als mantelzorger een account aanmaken, dan is het afhankelijk van de situatie hoe u dit het beste kan doen. Hieronder worden de twee verschillende situaties beschreven: Situatie 1: uw naaste heeft een eigen Caren Zorgt account. Dit is het geval als uw naaste zelf een e-mailadres heeft én zelf overweg kan met de computer. Situatie 2: uw naaste heeft geen eigen Caren Zorgt account, u als mantelzorger bent de beheerder van het account van uw naaste. Hier zal met name sprake van zijn als uw naaste niet met de computer overweg kan en/of geen e-mailadres heeft. 2.1. Situatie 1: een account aanmaken wanneer uw naaste een eigen account heeft.» Wilt u een nieuw account aanmaken, dan kan dit het beste door middel van een uitnodiging vanuit het account van uw naaste. Op die manier worden de accounts namelijk gelijk goed gekoppeld.» Vanuit het account van uw naaste moet altijd een verzoek worden verstuurd naar een mantelzorger om de koppeling tot stand te brengen. Dit is vanuit een helper (mantelzorger) niet mogelijk.» Als uw naaste u heeft uitgenodigd, dan ontvangt u van Caren Zorgt een e-mail in uw mailbox. In deze e-mail staat een link. Wanneer u hierop klikt, dan komt u op de website van Caren Zorgt. Doorloop de stappen en uw eigen Caren Zorgt profiel als helper is aangemaakt. 2.2. Situatie 2: een account aanmaken wanneer uw naaste geen eigen account heeft. Stap 1. aanmaken nieuw account Om gebruik te maken van Caren Zorgt maakt u als mantelzorger een account aan. Binnen Caren Zorgt spreken we over een helpende of helper. Om gebruik te maken van Caren Zorgt gaat u naar de website www.carenzorgt.nl» Door links bovenin op de knop nieuw account (zie afbeelding op de volgende pagina, aangewezen met de roze pijl) te klikken maakt u een nieuw account aan.» Vervolgens krijgt u een scherm te zien waar u uw e-mailadres invult dat u wilt koppelen aan Caren Zorgt.» Doorloop de stappen met informatie. 7
Stap 2. Breng het netwerk in kaart» Bij het scherm met de tekst 'Voor wie wordt er gezorgd?' (zie afbeelding hieronder) kunt u het netwerk van uw naaste in kaart brengen. Geef eerst aan voor wie u zorgt.» Daarna kunt u nog andere mantelzorgers uitnodigen om toe te treden tot het zorgnetwerk.» Vul vervolgens uw eigen naam in en druk op opslaan.» Klik uzelf aan en kies een wachtwoord. Caren Zorgt stuurt dan een e-mail naar het e-mailadres dat u eerder hebt ingevuld. Stap 3. Account activeren» Ga vervolgens naar uw e-mailbox, klik in de mail van Caren Zorgt op activeren en uw account is aangemaakt. Handleiding voor de mantelzorger Versie 1.0
3. Hoe koppel ik het cliëntdossier aan Caren Zorgt? Om als mantelzorger het elektronische cliëntdossier van uw naaste te kunnen bekijken in Caren Zorgt, moet u uw mobiele telefoonnummer vastleggen in Caren Zorgt. Op dit nummer ontvangt u een beveiligingscode waarmee u toegang krijgt tot de dossiergegevens.» Klik op het onderdeel 'Profiel'.» Vul hier uw mobiele telefoonnummer in.» Vul het telefoonnummer dan nog een keer in bij 'Herhaal je nieuwe telefoonnummer', en klik dan op 'bevestigen'.» Om het telefoonnummer te controleren wordt er nu automatisch een e-mail gestuurd naar het e-mailadres dat eerder was gevuld. Log in op dat e-mail account om het telefoonnummer te controleren.» In deze mail van Caren Zorgt staat een link. Klik op deze link. Hierna wordt Caren Zorgt automatisch geopend in een nieuw venster van de internetbrowser, in het onderdeel 'Profiel'. Ook wordt er een zes-cijferige sms-code verstuurd naar de mobiele telefoon.» Vul in Caren Zorgt in het veld 'Bevestig met code' de code in die via sms is ontvangen, en klik dan op 'bevestigen'.» Klik op het onderdeel 'Dossier', om voor het eerst het cliëntdossier te kunnen bekijken in Caren Zorgt. Om het dossier te kunnen openen, ontvangt u een nieuwe sms-code. 9
4. Wat kan ik met mijn account? Binnen Caren Zorgt heeft iedereen een eigen account. Uw account is dat van een helper. Als u met uw e-mailadres en uw wachtwoord inlogt komt u op de pagina van jou. Op deze pagina kunt u een aantal zaken doen. 4.1. Ik zorg voor/nieuw persoon toevoegen Rechts bovenaan de pagina ziet u uw eigen gegevens en bent en voor wie u mantelzorger bent. U kunt in Caren Zorgt voor één of meerdere personen zorgen. Deze komen allemaal hier te staan. Door op de knop te drukken kunt u mensen met een zorgvraag toevoegen. Als u hierop klikt, komt u eerst in een veld waar u wat algemene informatie over de persoon die u toe wilt voegen in moet vullen. Als u vervolgens de stappen doorloopt, maakt u een nieuwe zorgpagina voor een cliënt aan. Deze pagina kan alleen beheerd worden door u (zie blz. 7, situatie 2, als uw naaste niet zelf met de computer overweg kan). Handleiding voor de mantelzorger Versie 1.0
4.2 Connecties Aan de linkerkant van uw eigen pagina staat Connecties. Via deze pagina kunt u zien met welke personen u allemaal een connectie heeft, zoals andere mantelzorgers, vrienden en familie en natuurlijk uw naaste, voor wie u zorg draagt. 4.3 Updates Aan de linkerkant van uw eigen pagina in Caren Zorgt staan de Meldingen. Hier kunt u instellen voor welke gebeurtenissen en acties u een melding (notificatie) wil ontvangen in de vorm van een e-mail. Deze kunt u aanzetten door de optie aan te vinken en uitzetten door het vinkje weg te halen. De wijzigingen worden automatisch opgeslagen. Het is handig om de Meldingen aan te hebben staan, zodat u een e-mail krijgt wanneer er nieuwe informatie op Caren Zorgt is toegevoegd. 11
4.4 Profiel Aan de linkerkant van uw eigen pagina staat het kopje Profiel. Bij uw profiel kunt u uw eigen persoonlijke gegevens beheren. Ook kunt u hier een foto uploaden om uw pagina persoonlijker te maken. Wijzigingen in uw eigen gegevens worden opgeslagen door op bevestigen te klikken. Via deze pagina kunt u ook uw Caren Zorgt profiel verwijderen. Handleiding voor de mantelzorger Versie 1.0
5. Wat kan ik met de zorgpagina van mijn naaste? De zorgpagina is de pagina van uw naaste, degene die de zorg ontvangt. Hier heeft u verschillende mogelijkheden. U komt op de zorgpagina door, vanuit uw eigen pagina, rechtsboven te klikken op de persoon. Op de zorgpagina staan een aantal keuzemogelijkheden. Zo staat hier: Kalender, Berichten, Notities, Connecties en Profiel. Dit hoofdstuk gaat over Notities, Connecties en Profiel. Kalender, Berichten en het Dossier worden hierna behandeld. 13
5.1 Notities Aan de linkerkant van de zorgpagina staat het kopje Notities. Hier kunt u belangrijke zaken noteren zoals telefoonnummers, adressen of bepaalde gebeurtenissen. Om een notitie te maken typt u gewoon in het tekstvlak. De tekst wordt automatisch opgeslagen. Zowel mantelzorgers als uw naaste en de betrokken medewerkers van ZZG zorggroep kunnen de notities zien en bewerken. 5.2 Connecties Bij connecties, aan de linkerkant van de zorgpagina, ziet u welke personen of instanties allemaal een connectie hebben met uw naaste. Dit kunnen andere mantelzorgers, familie en vrienden zijn. Ook de betrokken medewerkers van ZZG zorggroep staan hierbij. Van iedereen staat het e-mailadres erbij vermeld. Als er een sleutelicoon bij de persoon staat, betekent dit dat die persoon of instantie bij de vertrouwensgroep van uw naaste hoort. De vertrouwensgroep heeft ook toegang tot de privéberichten en berichten van de betrokken zorgmedewerkers van ZZG zorggroep. Personen zonder een sleutelicoon hebben hiertoe geen toegang. 5.3 Profiel Onder het kopje Profiel aan de linkerkant van de zorgpagina staat informatie over de persoon die de zorg ontvangt. Deze informatie kan alleen bijgewerkt worden door de eigenaar (uw naaste of de 1e contactpersoon) zelf. Handleiding voor de mantelzorger Versie 1.0
6. Hoe werkt de kalender? Aan de linkerkant van de zorgpagina, de pagina van uw naaste, staat het kopje Kalender. De kalender is een belangrijke functionaliteit in Caren Zorgt. Via de kalender kunt u inzien wanneer er zorg en behandeling plaatsvindt door medewerkers van ZZG zorggroep en welke zorg uw naaste dan krijgt. Ook kunnen er andere afspraken en activiteiten gepland worden. Zowel uw naaste, betrokken medewerkers van ZZG zorggroep als u als mantelzorger hebben toegang tot de kalender en kunnen hier afspraken in maken.» Via de pijltjestoets naast het weeknummer kunt u een andere datum selecteren. (Zie nummer 1)» Met de pijltjestoetsen naast deze week kunt u wisselen tussen de verschillende weken. (Zie nummer 2)» Met het kopje print kan de kalender voor die week worden geprint. (Zie nummer 3)» U kunt een agenda-afspraak bekijken door op de afspraak te klikken, op die manier wordt meer informatie over de afspraak zichtbaar. 1 2 3 15
Het zelf maken van een afspraak gaat als volgt:» Ga naar de zorgpagina van uw naaste en klik op agenda.» Druk op de knop afspraak toevoegen. (Zie nummer 1) 1» Het volgende scherm verschijnt: Handleiding voor de mantelzorger Versie 1.0
» Geef eerst aan waar de afspraak over gaat, bijvoorbeeld naar het park gaan.» Vervolgens kunt u meer gedetailleerde informatie toevoegen over de afspraak.» Geef datum en tijd aan en of de afspraak herhalend voorkomt.» Met de knop wie komt er helpen kunt u aangeven wie er bij de afspraak aanwezig zal zijn.» Door te klikken op 'zichtbaar voor ZZG zorggroep' kunt u aangeven dat de afspraak ook voor de medewerkers zichtbaar zal zijn in het cliëntdossier.» Door de afspraak op te slaan komt deze in de kalender. Bewerken reeds bestaande afspraken» Op afspraken die al in de kalender staan kunt u klikken. Door dit te doen krijgt u extra informatie over wat de afspraak inhoudt en wie hierbij komt helpen.» Zelf kunt u de afspraak ook wijzigen of uzelf aanmelden om ook te komen helpen.» Verder kunt u vanuit de kalender afspraken die al staan verwijderen.» Als er bij afspraken in de kalender een paarse driehoek staat, betekent dit dat er nog geen helper (mantelzorger) is om samen met uw naaste de afspraak uit te voeren. Hiervoor kunt u zich aanmelden door op deze afspraak te klikken en uzelf op aanwezig te zetten.» Verder betekent een oranje cirkel dat u zelf komt helpen bij die betreffende afspraak.» In de kalender staan ook formele zorgmomenten met een medewerker van ZZG zorggroep. Deze afspraken kunt u alleen bekijken, maar niet wijzigen. 17
7. Hoe werken de berichten? Aan de linkerkant van de zorgpagina, de pagina van uw naaste, staat het kopje berichten (hieronder aangegeven met nummer 1). Berichten is een belangrijke mogelijkheid binnen Caren Zorgt. Met de berichtenfunctie kunnen uw naaste, betrokken medewerkers van ZZG zorggroep, mantelzorgers, vrienden en familie elkaar op de hoogte houden van gedachten, ervaringen en ideeën. 1 2 3» Begin uw bericht door de typen in het tekstvak bij berichten.» Door op het paperclip-icoon te klikken kunt u ook documenten aan het bericht toevoegen.» Via de functie deel dit bericht met (hierboven aangegeven met nummer 2) kunt u aangeven wie het bericht kunnen zien. Dit kan iedereen zijn, alleen de vertrouwensgroep (de personen met een sleutelicoon, zie connecties) of de vertrouwensgroep en betrokken medewerkers van ZZG zorggroep.» Klik op verzenden als uw bericht klaar is. Handleiding voor de mantelzorger Versie 1.0
U kunt ook op berichten reageren. Dit doet u door in het tekstvak deel je gedachten (hiernaast aangegeven met nummer 3) onder het bericht te typen. Als het bericht klaar is, drukt u op verzenden. Alleen de personen die het oorspronkelijke bericht kunnen zien, kunnen de reactie op het bericht zien. Aan het sloticoon aan de rechterbovenkant van een bericht kunt u zien wie dit bericht allemaal kunnen lezen.» Berichten zonder slotje kunnen door iedereen uit het mantelzorgnetwerk gelezen worden.» Berichten met een groen open slotje kunnen gelezen worden door alle mantelzorgers uit de vertrouwensgroep en niet door betrokken medewerkers van ZZG zorggroep.» Berichten met een geel gesloten slotje kunnen door de vertrouwensgroep en betrokken medewerkers van ZZG zorggroep gelezen worden. U kunt berichten die door u op Caren Zorgt gezet zijn verwijderen door op de bolletjes te klikken die in uw tekstbericht staan en daarna op verwijderen te klikken. Dit kan alleen bij berichten van uzelf. 19
8. Hoe werkt het Cliëntdossier? 8.1 Het Dossier openen Wanneer u het dossier hebt gekoppeld aan Caren Zorgt, klikt u op het tabblad Dossier. U ontvangt dan op uw telefoon een bericht met daarin een zes-cijferige code. Dit is een extra beveiliging voor het inzien van de zorginhoudelijke gegevens van uw naaste. U vult deze code in het venster dat Caren Zorgt weergeeft: 8.2 Het Zorgplan bekijken In het dossier ziet u onder de kop Zorgplannen het actuele zorgplan staan, en eventuele eerdere versie van het zorgplan. Door te klikken op een versie van het zorgplan ziet u de inhoud van het zorgplan. Handleiding voor de mantelzorger Versie 1.0
8.3. Rapportages bekijken In het dossier ziet u onder de kop 'Rapportages' de rapportages staan die de zorgmedewerkers en eventuele behandelaren in het dossier hebben gedaan over de zorg die aan uw naaste is verleend. U ziet hier ook welke medewerker de rapportage heeft geplaatst en op welke datum en welk tijdstip. U kunt ook rapportages over een bepaald onderwerp opzoeken door het onderwerp te typen in het vakje Zoeken. 21
9. Extra informatie over Caren Zorgt Voor extra informatie kunt u contact opnemen met de casemanager van ZZG zorggroep. Ook zijn er voor Caren Zorgt een aantal websites beschikbaar met handige informatie. U kunt op www.carenzorgt.nl te allen tijde ondersteuning vragen door linksonder aan de pagina op het balkje klik hier voor hulp te klikken. Hier staan de antwoorden op veelgestelde vragen en via deze balk kunt u daarnaast contact opnemen met de supportdesk van Caren Zorgt. Ook kunt u direct mailen: info@carenzorgt.nl Websites www.carenzorgt.nl De website van Caren Zorgt met daarop het zorgplatform voor cliënten, de formele zorg, mantelzorgers, familie en vrienden. www.nedap-healthcare.com/ouderenzorg De internetpagina over Caren Zorgt van de uitgever Nedap Healthcare. Hierop staat kort uitgelegd wat het systeem allemaal kan. Vraag en antwoord www.nedap.groovehq.com/help_center Vraag en antwoord van Caren Zorgt. Handleiding voor de mantelzorger Versie 1.0
23
ZZG zorggroep Postbus 9001 6560 GB Groesbeek Telefoon: 024-366 57 77 E-mail: info@zzgzorggroep.nl www.zzgzorggroep.nl