STAPPENPLAN JAARAFSLUITING Copyright Visma Software B.V. Postbus 747 3800 AS Amersfoort Alle rechten voorbehouden. Verveelvoudiging of openbaarmaking, geheel of gedeeltelijk, is niet toegestaan dan met schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende. Jaarafsluiting 2012 Pagina 1 van 46
Inhoudsopgave, tevens stappenplan 1 Algemeen... 4 1.1 Inrichten salariscomponenten, kolom loonstaat en jaarstaat... 4 1.2 Verloningen klaarzetten... 5 1.3 Verwerking mutaties betreffende het af te sluiten loonjaar... 5 1.4 Op tabel niveau... 5 2 Voorbereiding voor de jaarafsluiting... 6 2.1 Doornemen releasenotes Software T&S versie 17.50.xx... 6 2.2 Afwerken runfoutboodschappen... 6 2.3 Aanmaken kalender(s) voor het nieuwe loonjaar... 6 2.4 Loonaangiften 2012 verzenden... 6 2.5 Vastleggen premiewaarden voor 2013... 7 2.6 Vastleggen salarisschalen voor 2013... 7 2.7 Vastleggen overige zaken voor 2013... 7 2.8 Installeren nieuwe programmatuur... 8 2.9 Wijzigen printer settings naar PDF Creator... 8 3 Afsluiten loonjaar... 10 3.1 Afsluiten loonjaar... 10 3.1.1 Voorbeeld op scherm... 10 3.1.2 Afsluiten één bedrijf of meerdere bedrijven... 11 3.1.3 Uitvoeren jaarafsluiting... 11 3.1.4 Controle na afsluiting... 12 3.1.5 Door het systeem uitgevoerde controles... 12 3.1.6 Beschrijving verwerking van de jaarafsluiting... 12 3.1.7 Beschrijving verwerking jaarafsluiting bedrijf... 13 3.1.8 Beschrijving verwerking jaarafsluiting dienstverband... 13 3.1.9 Beschrijving aanmaak nul regels voor dienstverband en contract... 14 3.2 Overzicht jaarafsluiting... 15 3.3 Maken back-up... 16 4 Starten nieuw loonjaar... 17 4.1 Periodieke salarisaanpassing... 17 4.2 Opbouwen afdrukcumulatieven... 17 4.3 Eerste verloning in het nieuwe loonjaar... 17 5 Output jaarwerk... 18 5.1 Loonstaat en jaarstaat per werknemer... 18 5.2 Jaaropgave werknemer... 18 5.3 Jaargegevens PGGM... 18 6 Overigen... 20 6.1 Verwijderen historische gegevens tot 2006... 20 6.2 Verzamelloonstaat... 21 7 Aandachtspunten... 22 7.1 Periodevariabelen vastleggen toekomstig loonjaar... 22 7.1.1 Werkkostenregeling (WKR)... 22 7.1.3 Minimumloon... 23 Jaarafsluiting 2012 Pagina 2 van 46
8 Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten... 24 8.1 SEPA... 24 8.2 Wet ULB (Uniformering LoonBegrip)... 26 De wetswijziging... 26 8.2.1 Overzetten componenten... 26 8.2.2 ZVW (en componenten)... 27 8.2.3 Premiewaarden SVW... 27 8.2.4 Premiewaarden pensioen, vut en overige regelingen... 28 8.2.5 Salarisberekening... 29 8.2.6 (historische) Salarisafrekening... 29 8.2.6.1 Loonaangifte... 29 8.2.7 Historische en periodieke loonstaat en de loonstaat per jaar... 30 8.3 Aandachtspunten bij enkele componenten en de kolom loonstaat vanaf 2013... 30 8.4 Pensoenaangifte APG... 31 8.4.1 Reden einde contract... 31 8.5 CAO GGZ... 32 8.6 CAO Grafimedia... 32 8.7 Onderhoud salariscomponenten... 33 8.8 Pensioen, VUT en overige regelingen... 34 8.9 Salarisberekening... 34 8.10 Meldingen pensioenfonds Cordares (woningbouwcorporaties)... 34 8.11 ZVW... 35 8.12 Opname levensloop... 36 8.13 Belastingplan 2013... 36 8.13.1 Rekenregels 2013... 36 8.13.2 Aanpassing velden bij Onderhoud werknemer... 36 8.13.3 Nieuwe gereserveerde componenten... 37 8.13.4 Eindheffing hoog loon... 38 9 Wijzigen virtuele map Elektronisch Dossier... 39 9.1 Wijzigen virtuele map in Talent en Salaris... 39 9.2 Wijzigen virtuele map in Talent Self Service... 40 10 FAQ (frequently asked questions)... 42 11 Verkort Stappenplan... 45 12 Versie beheer... 46 Jaarafsluiting 2012 Pagina 3 van 46
1 Algemeen In deze documentatie zijn de stappen beschreven die gedaan moeten worden om te komen tot een correcte afsluiting van het afgelopen loonjaar en om een goede start te maken met het nieuwe loonjaar. In het stappenplan wordt op meerdere plaatsen verwezen naar het maken van een back up. Deze is opgenomen in de documentatie van T&S. Beschrijving van de stappen in het stappenplan Per stap van het stappenplan is in deze documentatie een beschrijving opgenomen van de betreffende stap. Sommige onderdelen zijn tot op tabelniveau beschreven. Ook wordt op sommige plaatsen verwezen naar de betreffende helpteksten in Visma Software T&S. U kunt deze helpteksten, onder andere, vinden door te kiezen voor de menukeuze Help Context help Menu en dan te kiezen voor de menu keuze waar u meer informatie over wenst. 1.1 Inrichten salariscomponenten, kolom loonstaat en jaarstaat Menukeuze: Beheer Salariscomponenten Onderhoud Tabblad: Bedrag Kolom loonstaat en jaarstaat De kolom loonstaat geeft aan in welke kolom van de loonstaat de op de salariscomponent geboekte bedragen moeten worden geteld. Voor een beschrijving van de kolommen zie de Handleiding voor loonbelasting, premie volksverzekeringen en premie werknemersverzekeringen van de Belastingdienst. Bij alle bij u in gebruik zijnde salariscomponenten die vermeld moeten worden op de loonstaat, dient u aan te geven welke kolom van de loonstaat dit moet zijn. Voor de opgave aan de belastingdienst dient voor de vergoeding woon-werkverkeer de kolom loonstaat op reiskosten ww te staan, dit is van belang om deze juist op de jaaropgave van de werknemer te krijgen. Alle aanwezige componenten zijn eenvoudig te controleren door gebruik te maken van het Business Objects - overzicht wat te vinden is onder de menukeuze Overzichten Bedrijven Componenten (kolomvorm). Jaarafsluiting 2012 Pagina 4 van 46
1.2 Verloningen klaarzetten Om een jaarafsluiting te kunnen gaan draaien hebben we natuurlijk verloningen nodig in de database. In uw eigen salarisadministratie heeft u bij het starten van de jaarafsluiting vanzelfsprekend verloningen dan wel van een heel jaar, dan wel van een gedeelte van het jaar zitten. Oefening voor cursisten: In deze database staan er geen verloningen klaar omdat dit een algemeen image is. De eerste stap die we gaan doen is de periode verloningen draaien voor de laatste 11 maanden, zodat we gegevens hebben om te verwerken en af te sluiten. 1.3 Verwerking mutaties betreffende het af te sluiten loonjaar Voor u start met de voorbereidingen voor het afsluiten van het loonjaar dienen alle mutaties die betrekking hebben op het af te sluiten loonjaar te zijn verwerkt. Alle periodes dienen correct afgesloten te zijn en er mogen GEEN runfoutboodschappen meer aanwezig zijn. Zie Beheer / Overzicht / Runfoutboodschappen Alle ingevoerde periode variabelen dienen verwerkt = berekend te zijn. Tijdens het afsluiten wordt dit gecontroleerd. Wanneer er nog periode variabelen gevonden worden die niet verwerkt zijn, stopt de jaarafsluiting met de melding Er zijn nog periode variabelen input hoofd (PIH) gegevens aanwezig. Is deze periode goed afgesloten bij deze werknemer, dan dient u contact op te nemen met de helpdesk om deze gegevens uit de database te verwijderen. 1.4 Op tabel niveau - De PIH tabellen dienen geen gegevens meer te bevatten voor het loonjaar 2012. - De definitief opgebouwde journaalposten dienen ook te zijn doorgeboekt door middel van het menu Koppelingen / export def. Journaal, ook als deze niet in de financiële administratie worden verwerkt. Jaarafsluiting 2012 Pagina 5 van 46
2 Voorbereiding voor de jaarafsluiting 2.1 Doornemen releasenotes Software T&S versie 17.50.xx Van Visma Software ontvangt u vóór de jaarovergang een DVD met hierop de nieuwe release met betrekking tot de jaarafsluiting, rekenregels voor 2013 en de start van het nieuwe loonjaar. Op deze DVD staan tevens de releasenotes. Wij raden u aan deze releasenotes te verspreiden onder de betrokken Visma Software gebruikers, te weten applicatiebeheerders, zowel technisch als functioneel, kern- en eindgebruikers van Visma Software T&S. Voor u overgaat tot de voorbereidende acties voor de jaarafsluiting adviseren wij u om de releasenotes van versie 17.50.xx goed door te nemen. 2.2 Afwerken runfoutboodschappen Menukeuze: Beheer Overzichten Runfoutboodschappen of Periode Overzicht runfoutboodschappen. Wanneer er op dit overzicht één of meerdere foutboodschappen vermeld staan, dienen deze fouten voor de jaarafsluiting afgehandeld te zijn. Dit overzicht mag tijdens de jaarafsluiting geen meldingen bevatten. Het programma jaarafsluiting controleert hierop. 2.3 Aanmaken kalender(s) voor het nieuwe loonjaar Menukeuze: Beheer Algemene tabellen Kalender Voor u start met de jaarafsluiting dient de kalender met de verloningsperioden voor het komende loonjaar te zijn aangemaakt. Wanneer u gebruik maakt van meerdere kalenders dient u alle benodigde kalenders aan te maken. Het programma jaarafsluiting controleert of er periode gegevens voor het nieuwe jaar aanwezig zijn. Wanneer deze niet aanwezig zijn geeft het programma jaarafsluiting de melding: Er zijn nog geen periode gegevens (PER) voor volgend jaar aanwezig. 2.4 Loonaangiften 2012 verzenden Menukeuze: Aangifte Wij adviseren u de aangiften loonheffingen voor de jaarafsluiting te berekenen, op te bouwen en te verzenden. Jaarafsluiting 2012 Pagina 6 van 46
Tijdens het berekenen en opbouwen vinden controles plaats op de juistheid van het aangifte bericht. Mochten hier foutmeldingen uit volgen kunnen deze nog in het niet afgesloten loonjaar worden gecorrigeerd. Mocht u de aangiften voor de loonheffingen na de jaarafsluiting verzorgen loopt u het risico om nog correcties te moeten doen op een reeds afgesloten loonjaar. 2.5 Vastleggen premiewaarden voor 2013 Aandachtspunt: Alle regelingen zoals deze bij u in de administratie vastgelegd zijn moeten opnieuw worden vastgelegd. Dit zorgt ervoor dat op de correctieperiodes met de juiste regelingen worden gerekend. Regelingen zijn alle regelingen zoals deze onder Beheer/Opbouw en Beheer/Premiewaarden zijn vastgelegd. Menukeuze: Beheer Premiewaarden De premiewaarden die vastgelegd worden bestaan uit percentages, factoren en bedragen. Voor alle regelingen dient u een nieuwe aan te maken met de ingangsdatum: 01-01-2013 voor maand en kwartaal verloning 31-12-2012 voor 4-weken en week verloning Daarin de voor dat jaar van toepassing zijnde waarden invoeren. LET OP! U kunt de premiewaarden SVW voor 2013 pas vastleggen nadat versie 17.50.00 is geinstalleerd. Voor de premiewaarden SVW vanaf 2013 is namelijk een nieuw programma beschikbaar. 2.6 Vastleggen salarisschalen voor 2013 Menukeuze: Beheer Algemene tabellen Salarisschaal / Inpassingtabel De salarisschalen voor 2013 kunt u laten converteren uit de gegevens van 2012. Indien de gegevens ingebracht worden omdat de salarisschalen toch wijzigen met ingang van de 1 e periode van 2013, dan dienen de juiste bedragen vastgelegd te worden. Werkt u met inpassingstabellen, dan kunnen de juiste bedragen via de inpassingstabellen ingevoerd worden. Antwoord met ja, bij het opslaan, op de vraag of er nieuwe salarisschalen aangemaakt dienen te worden. Er worden nieuwe salarisschalen aangemaakt. 2.7 Vastleggen overige zaken voor 2013 Menukeuze: Beheer Jaarafsluiting 2012 Pagina 7 van 46
Overige zaken die voor 2013 vastgelegd moeten worden en waar bedragen in voorkomen zijn: - minimumloon - extra uitkering, als deze vanaf periode 1 moet worden opgebouwd - overige regelingen en andere premie waarden - vakantie, levensloop, extra reserveringen etc. 2.8 Installeren nieuwe programmatuur Via https://www.vismaservice.nl/downloads/ (hiervoor moet u wel eerst inloggen met uw inlogcodes) kunt u de laatste versie van de release downloaden op verzoek wordt de installatie DVD toegestuurd. De jaarafsluiting kan alleen op versie 17.50.xx gedaan worden! 2.9 Wijzigen printer settings naar PDF Creator Bij een proces als de jaarafsluiting kan het voorkomen, dat de printer sneller is dan de PC of server, die de jaarafsluiting doet. Als de spool settings staan op start printing after first page is spooled kan dit problemen veroorzaken, bijvoorbeeld het herhaald printen van pagina s. De oplossing hiervoor is printen naar de PDF Creator, dan sluit u alle risico uit dat er met de jaarafsluiting iets fout gaat doordat de printer vastloopt. Indien u PDF Creator niet heeft geïnstalleerd. Deze is beschikbaar op onze Supportsite www.vismaservice.nl. In Adobe Reader versie X (10) is er vanwege security redenen een functionaliteit bijgekomen waardoor deze software onder Windows standaard draait in Protected modus. Onder het menu Bewerken Voorkeuren onderdeel Algemeen, is daarom het vinkje Beveiligde modus inschakelen bij opstarten erbij gekomen. Deze strengere security kan ervoor zorgen dat bepaalde communicatie met de Reader beperkt wordt. In het geval van T&S zorgde het ervoor dat het printen van de PDF loonstroken niet gedaan werd. Om dit wel mogelijk te maken moet het vinkje UIT gezet worden zie printscreen. Jaarafsluiting 2012 Pagina 8 van 46
Afbeelding 1: Voorkeuren voor de Adobe reader Vanaf versie 17.50.00 wordt bij de Adobe reader automatisch herkend of deze lager dan 10 is of dat de gebruikte versie hoger is dan 10. Hierdoor zijn de registersettings niet meer nodig. Jaarafsluiting 2012 Pagina 9 van 46
3 Afsluiten loonjaar 3.1 Afsluiten loonjaar Menukeuze: Knop Jaarafsluiting Afsluiten loonjaar De jaarafsluiting kan alleen op versie 17.50.xx gedaan worden! Maak voor deze actie een back-up! Algemeen: Wanneer alle voorbereidende stappen genomen zijn kan worden overgegaan tot het afsluiten van het loonjaar en daarmee het klaarzetten van de werknemers dienstverband- en contractgegevens voor het nieuwe loonjaar. Voor het daadwerkelijke afsluiten van het jaarwerk raden wij u aan om eerst te kiezen voor voorbeeld op scherm en via het voorbeeld uitprinten. Zie ook de onderstaande beschrijving. Wanneer de gegevens in orde blijken te zijn kan het jaar daadwerkelijk worden afgesloten. Zie hiervoor de beschrijving bij Uitvoeren jaarafsluiting. Let op: Het loonjaar wordt alleen dan afgesloten wanneer in het eerste scherm van het programma Jaarafsluiting wordt gekozen voor de tandwieltjes (uitvoeren). Zie ook hieronder de beschrijving bij Uitvoeren jaarafsluiting. U kunt na afloop controleren of de afsluiting ook daadwerkelijk heeft plaatsgevonden door in de bedrijfsgegevens te kijken naar het loonjaar. (Menu keuze: Beheer Bedrijfsgebonden tabellen Bedrijf). Het daar vermelde loonjaar is dan opgehoogd naar 2013. 3.1.1 Voorbeeld op scherm Het is aan te raden om voor u overgaat tot de daadwerkelijke uitvoering van de jaarafsluiting eerst via voorbeeld opscherm een print maken van de gegevens zoals deze door de jaarafsluiting gegenereerd zullen worden. Kies bij deze actie bij voorkeur voor een voorbeeld per af te sluiten bedrijf, om bij constatering van fouten geen onnodige tijd te verliezen. Wanneer het systeem bij een van de controles die uitgevoerd worden een fout constateert, wordt dit op het voorbeeldscherm gemeld. U kunt deze fout dan corrigeren en daarna opnieuw kiezen voor voorbeeld op scherm. Wanneer het systeem geen fouten meer aantreft verschijnt op het scherm een overzicht met daarop de gegevens zoals ze door de jaarafsluiting gegenereerd zullen gaan worden. Controleer dit overzicht grondig, deze cumulatieven worden overgenomen naar het nieuwe loonjaar. Jaarafsluiting 2012 Pagina 10 van 46
3.1.2 Afsluiten één bedrijf of meerdere bedrijven U kunt de jaarafsluiting per bedrijf laten uitvoeren of ervoor kiezen om meerdere bedrijven tegelijkertijd af te laten sluiten. Daar de afsluiting van het jaarwerk niet tussentijds te stoppen is, dient u wanneer u kiest om alle bedrijven tegelijkertijd af te sluiten rekening te houden met de hiervoor benodigde tijd. Het advies van Visma Software is de jaarafsluiting per bedrijf uit te voeren i.v.m. de belasting van de server. 3.1.3 Uitvoeren jaarafsluiting Wanneer u, na controle van het voorbeeld overzicht, het jaar daadwerkelijk wilt afsluiten kiest u voor DE RADERTJES in het eerste selectiescherm. Zie onderstaande schermafdruk. Er kan gekozen worden om de vaste bedragen bij de werknemers die zijn afgelopen te verwijderen t/m 2005, vanaf 2006 is dit vanwege Wet Walvis niet meer toegestaan. De verloonde gegevens dienen bewaard te blijven i.v.m. eventuele correcties op de afgesloten loonjaren en de loonaangifte die dan opnieuw gedraaid dient te worden. Alleen voor gebruikers van de TIS koppeling. Tevens is er een keuze mogelijkheid opgenomen om de TIS nummers op te schonen, als u daarmee werkt. Enkel Visma Software-leading is nog van toepassing. Jaarafsluiting 2012 Pagina 11 van 46
Deze TIS-nummers worden gebruikt voor het im- en exporteren van gegevens. Wij raden u aan dit vinkje altijd te verwijderen. Wanneer er nog (Toekomstige) TWK s en/of (Toekomstige) correctie TWK s aanwezig zijn, kun er voor kiezen geen controle te doen op TWK s. De jaarafsluiting wordt uitgevoerd. Let op!: De gesignaleerde TWK s zullen dan worden verwijderd. 3.1.4 Controle na afsluiting U kunt controleren of de jaarafsluiting heeft plaatsgevonden aan de hand van het loonjaar in de bedrijfsgegevens. Menukeuze: Beheer Bedrijf Tabblad: Stamgegevens Op dit tabblad staat het loonjaar. Vóór de jaarafsluiting staat als loonjaar het af te sluiten jaar aangegeven en ná de jaarafsluiting staat hier het nieuwe loonjaar aangegeven. 3.1.5 Door het systeem uitgevoerde controles Periodevariabelen Er mogen in het af te sluiten loonjaar geen periode variabelen input hoofd (PIH) gegevens meer aanwezig zijn. Zie ook de beschrijving bij Verwerking mutaties betreffende het af te sluiten loonjaar in dit stappenplan. Loonperiodes nieuwe loonjaar. Tevens wordt er gecontroleerd of voor het nieuwe loonjaar al perioden zijn gedefinieerd (PER). Zie de beschrijving in Aanmaken kalender(s) voor het nieuwe loonjaar in dit stappenplan. 3.1.6 Beschrijving verwerking van de jaarafsluiting Voor de bedrijven en de dienstverbanden met onderliggende contracten worden verschillende acties uitgevoerd. Hieronder staat beschreven welke acties er tijdens de jaarafsluiting uitgevoerd worden voor de bedrijven en voor de dienstverbanden. Tot slot van dit hoofdstuk is de verwerking op tabelniveau beschreven. Jaarafsluiting 2012 Pagina 12 van 46
3.1.7 Beschrijving verwerking jaarafsluiting bedrijf Per bedrijf worden de volgende acties uitgevoerd: Het loonjaar uit de bedrijventabel (wg1) wordt met 1 opgehoogd. 3.1.8 Beschrijving verwerking jaarafsluiting dienstverband Het klaarzetten van de werknemers voor het nieuwe jaar gaat uit van de dienstverbanden. De dienstverbanden die worden verwerkt moeten aan de volgende voorwaarden voldoen: Het bedrijf van het dienstverband moet binnen de bedrijfsselectie voorkomen. Het soort dienstverband moet een arbeidscontract zijn. Per dienstverband worden de volgende acties uitgevoerd: In de dienstverband salarisgegevens (dsa) wordt de grondslag voor het bijzonder tarief leeg gemaakt. De grondslag bijzonder tarief wordt opnieuw berekend waarbij de volgende 2 situaties onderscheiden worden: Dienstverband is het gehele jaar actief: de grondslag voor het bijzonder tarief is gelijk aan het fiscaal loon Dienstverband is een gedeelte van het jaar actief, de grondslag voor het bijzonder tarief wordt als volgt berekend: 365/(aantal kalenderdagen in dienst +1) * fiscaal loon waarin: fiscaal loon = fis_loon uit de dienstverband cumulatieven (dcu) volgens de laatste periode uit het af te sluiten jaar. aantal dagen in dienst = als het dienstverband in de loop van het jaar actief werd, het aantal dagen tussen de datum in dienst en de einddatum van de laatste periode van het (af te sluiten) loonjaar. Van de aldus bepaalde gegevens wordt een nieuwe regel aangemaakt in de dienstverband salarisgegevens (dsa). De waarde voor periode en volgnummer in deze regel wordt dan de eerste periode en volgnummer in het nieuwe loonjaar. Het jaarloon levensloop sparen wordt bepaald (zie hierna). Indien de aan te maken periode regel al aanwezig is, wordt deze gemuteerd met de nieuwe gegevens. Zijn er dienstverband salarisgegevens regels aanwezig die een periode en volgnummer hebben groter dan de periode en volgnummer van de eerste periode van het nieuwe loonjaar, dan worden deze regels ook gemuteerd. Jaarafsluiting 2012 Pagina 13 van 46
3.1.9 Beschrijving aanmaak nul regels voor dienstverband en contract Er worden zogenaamde nul regels weggeschreven. Dit zijn regels die als periodenummer de waarde hebben het nieuwe loonjaar * 100 en als waarde voor het volgnummer 0 hebben. Bijvoorbeeld 2013 wordt periode 201300/0. De nul regels worden weggeschreven voor de dienstverbanden, maar ook voor de onderliggende contracten. Nulregels dienstverband Per dienstverband worden in de volgende tabellen nul regels weggeschreven: Dienstverband cumulatieven (dcu): De saldo s van het vakantiegeld, voorschot en het permanent voorschot worden overgenomen uit de laatste regel van de dienstverband cumulatieven van het af te sluiten jaar. Indien het saldo vakantiegeld ongelijk aan 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output bedragen (hob) met het bedrag van het vakantiegeld, met componentnummer 8091 en als contractnummer het hoofdcontractnummer uit het dienstverband is. Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Indien het saldo voorschot ongelijk aan 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output bedragen (hob) met het bedrag van het voorschot, met componentnummer 8092 en als contractnummer het hoofdcontractnummer uit het dienstverband. Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Indien het saldo permanent voorschot ongelijk aan 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output bedragen (hob) met het bedrag van het voorschot, met componentnummer 8093 en als contractnummer het hoofdcontractnummer uit het dienstverband. Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Nulregels contract Per contract worden in de volgende tabellen nul regels weggeschreven: Contract cumulatieven (ccu). De waarde van de opgebouwde ATV-rechten wordt gevuld met de waarde: opgebouwde ATV-rechten - opgenomen ATV-rechten uit de laatste regel van de contract cumulatieven van het af te sluiten jaar met een maximum van de waarde gedefinieerd in de tabel voor de atv-opbouw (at1). De waarde van de opgebouwde vakantierechten wordt gevuld met: opgebouwde vakantierechten - opgenomen vakantierechten met een maximum van de waarde gedefinieerd in de tabel voor de vakantieopbouw (vk1). De waarde van het saldo deeltijdpercentage vakantiegeld wordt overgenomen. De waarden van de overige kolommen is 0. Jaarafsluiting 2012 Pagina 14 van 46
Indien de bepaalde ATV-rechten ongelijk 0 zijn wordt een regel aangemaakt in de historische output uren (hou) met als aantal uren het saldo ATV-rechten, componentnummer 8085. Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Indien de bepaalde vakantierechten ongelijk 0 zijn wordt een regel aangemaakt in de historische output uren (hou) met als aantal uren het saldo vakantierechten, componentnummer 8081. Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Indien het saldo deeltijdpercentage vakantiegeld ongelijk 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output uren (hou) met het deeltijdpercentage van de vakantierechten, componentnummer 7092. Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Een regel in de historische output bedragen (hob) met als bedrag de pensioengrondslag volgens het contract (csa), componentnummer 9002. 3.2 Overzicht jaarafsluiting Per bedrijf/werknemersgroep wordt een overzicht afgedrukt met de volgende gegevens: Bedrijfsgegevens (in de kop) Werknemersgroep gegevens (in de kop) Loonjaar dat afgesloten wordt (in de kop) Werknemersgegevens Dienstverbandnummer Contractnummer Geboortedatum Datum in dienst (alleen als de werknemer na de begindatum van het kalenderjaar in dienst is gekomen) Datum uit dienst (alleen als de werknemer voor de einddatum van het kalenderjaar uit dienst is gegaan) Fiscaal loon (fiscaal loon uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Saldo vakantie geld (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Saldo voorschot (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Saldo permanent voorschot (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Grondslag bijzonder tarief Saldo vakantie-uren (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Overgenomen vakantie-uren Saldo ATV-uren (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Overgenomen ATV-uren Saldo vak. Perc. Jaarafsluiting 2012 Pagina 15 van 46
Jaarloon levensloop ) alleen indien er sprake is van Maximaal te sparen bedrag levensloop ) een saldo levensloop Speciaal voor de jaarovergang van 2012 2013: De volgende melding wordt afgedrukt: Medewerker heeft ZVW gemengd tarief ingericht. M.i.v. 2013 vervalt deze code en wordt de code aangepast naar Normaal tarief. S.v.p. controleren! De juiste waarde is afhankelijk van de verzekeringssituatie van de werknemer. AOW gerechtigd: Werknemer bereikt op dd-mm-jjjj de AOW gerechtigde leeftijd. SVW wetten en belastingtabel dan aanpassen. Indien het fiscale loon van 2012 groter is dan 150,000,=, dan wordt op het overzicht jaarovergang de volgende melding afgedrukt: LET OP: Fiscaal loon van <bedrag> valt mogelijk onder de pseudo eindheffing hoge lonen. U dient in de periode waarin 31 maart 2013 valt dan zelf het bedrag waarover de pseudo eindheffing toegepast moet worden, bij een eigen component vast te leggen. Geef bij die component wel aan dat de pseudo eindheffing toegepast moet worden. 3.3 Maken back-up U dient eveneens een back-up te maken direct na de jaarafsluiting die u het aantal jaren zoals dit is voorgeschreven door de Belastingdienst moet bewaren. In appendix A staan mogelijkheden om van de verschillende databases een back-up te maken beschreven. Oefening voor de cursisten: Jaarafsluiting gaan draaien en alle foutmeldingen die gegeven worden oplossen. Eerst via voorbeeld op scherm, als alles goed is, daadwerkelijk het loonjaar gaan afsluiten en controleren via de output. Deze op pdf creator uitprinten en plaatsen op het bureaublad. Jaarafsluiting 2012 Pagina 16 van 46
4 Starten nieuw loonjaar 4.1 Periodieke salarisaanpassing Wanneer gewenst is dat de pensioen grondslagen worden aangepast voor het nieuwe loonjaar dient u het programma periodieke salarisaanpassing uit te voeren met de runbesturing van periode 1. Menukeuze: Periode Periodieke salarisaanpassing De pensioengrondslagen (per periode) in de contract stamgegevens worden opnieuw bepaald indien: Het geen extra run betreft (zie Onderhoud kalender - Extra run). Bij de werknemersgroep in de keuzelijst Pensioengrondslag bepalen niet voor geen gekozen is. De periode van de runbesturing gelijk is aan eejj01 (eerste periode van het jaar bijv. 201301/1) Voor een gedetailleerde beschrijving van de werking van dit programma verwijzen wij u naar de betreffende helpteksten. 4.2 Opbouwen afdrukcumulatieven Menukeuze: Onderhoud Cumulatieven Opbouw afdrukcumulatieven Wanneer u gebruik maakt van een van de opbouw regelingen zoals vakantiegeld, extra uitkering vakantie- ATVrechten, dient u vóór de eerste salarisverwerking de functie opbouwen afdruk cumulatieven te draaien. De door de jaarafsluiting in de zogenaamde nulregels geplaatste gegevens worden hiermee overgenomen in de afdrukcumulatieven op de salarisstrook. Wanneer u opbouwen afdrukcumulatieven gaat uitvoeren dient u te kiezen vanaf periode 201300/0 t/m 201301/1. Daarna worden de afdrukcumulatieven in periode 201301 actief. Doet u deze actie later (bijv. na een salarisberekening) dan moet u nogmaals de salarisberekening draaien om de juiste gegevens op de loonstrook te krijgen. Denk aan vervallen componenten in 2013 zoals bijvoorbeeld: 7016 WW-loon 7018 Afdracht WW-loon 7020 WIA-loon etc. 4.3 Eerste verloning in het nieuwe loonjaar Nadat de jaarafsluiting succesvol is verlopen en de voorbereidingen voor de eerste verloning zijn uitgevoerd (periodieke salarisaanpassing en opbouwen afdrukcumulatieven e.d.), kan de eerste verloning in het nieuwe jaar worden gedaan. Jaarafsluiting 2012 Pagina 17 van 46
De output na de jaarafsluiting (jaaropgave, loonstaten en aangiften naar verschillende instellingen) kan zowel voor als na de eerste verloning worden afgedrukt. Deze output blijft altijd beschikbaar i.v.m. wijziging van de database structuur. 5 Output jaarwerk 5.1 Loonstaat en jaarstaat per werknemer De loonstaten worden per werknemer volgens de indeling modelloonstaat van de belastingdienst afgedrukt. De loonstaat wordt vervaardigd vanuit de historische output bedragen. Met behulp van coderingen van de kolom loonstaat bij onderhoud componenten bedragen wordt de kolom aangegeven waarin deze geteld moet worden. Zie ook Inrichten salariscomponenten, kolom loonstaat in dit stappenplan. De loonstaten kunnen desgewenst meerdere keren worden afgedrukt. De jaarstaat geeft de mogelijkheid tot een controle zoals de accountants deze graag uitvoeren. De jaarstaat dient u in te richten door op de salariscomponent aan te geven dat deze op de jaarstaat moet komen. De jaarstaat kan als csv-bestand worden opgeslagen. Dit bestand kunt u dan onder meer in Excel openen. 5.2 Jaaropgave werknemer Met deze menukeuze kunt u een jaaropgave voor de werknemer vervaardigen. Per dienstverband van de werknemer wordt een jaaropgave afgedrukt. De jaaropgave werknemer kan desgewenst meerdere keren worden afgedrukt. De jaaropgave werknemer kan tevens als een rtf-bestand of als pdf-bestand worden opgeslagen. Wanneer bij Methode van verwerking wordt gekozen voor Collectief, zullen alle jaaropgave van de werknemers in één bestand worden opgeslagen. Indien voor bij Methode van verwerking voor Werknemer wordt gekozen, zal er per werknemer een pdf/bestand worden aangemaakt t.b.v. het Electronisch Dossier. 5.3 Jaargegevens PGGM Het doel van dit programma is het aanleveren van jaargegevens middels een bestand aan het PGGM. Het bestand wordt opgebouwd volgens de indeling van het PGGM. Tevens wordt de pensioengrondslag van de werknemers in het dienstverband op de juiste waarde gezet. Het is raadzaam dit bestand eerst elders op te slaan en daarna te versturen naar het PGGM. Jaarafsluiting 2012 Pagina 18 van 46
De bestandsvergelijking PGGM dient ook aangemaakt en opgestuurd te worden naar het PGGM. Met ingang van 2007 wordt alles naar de PGGM doorgegeven op contract niveau en niet meer op dienstverband niveau. Zie hiervoor de aandachtspunten PGGM. U kunt in het keuze scherm van dit programma kiezen voor twee soorten runs: 1. wijziging salaris 2. Definitieve deeltijd factor / ORT Wanneer u kiest voor keuze 1 Wijziging salaris dient u eerst de periodieke salarisaanpassing te hebben uitgevoerd. Zie hiervoor ook de beschrijving bij Periodieke salarisaanpassing in dit stappenplan. Voor een verdere beschrijving van dit programma verwijzen wij u naar de betreffende helpteksten in Visma Software T&S. Voor meer informatie over de PGGM regeling zie het document Aandachtspunten PGGM bij de documentatie van T&S. Jaarafsluiting 2012 Pagina 19 van 46
6 Overigen 6.1 Verwijderen historische gegevens tot 2006 Met dit programma kunnen gegevens uit historische (output) componenten worden verwijderd. Voorlopig is ingebouwd dat alleen historische gegevens van vóór 2006 verwijderd kunnen worden. Dit blijft de komende jaren zo.! Let op dat alle gegevens uit de volgende tabellen worden verwijderd en houdt rekening met de bewaartermijn van de belastingdienst: historische cumulatieven per contract oudere jaren (hcc) historische cumulatieven per dienstverband oudere jaren (hcd) historische bedragen (hob) historische dagen (hod) historische hoofd (hoh) historische uitbetalingsrekening (hor) historische uren (hou) kalendergegevens (per + pev) (periodes en volgnummers) Voor per en pev geldt dat alle records verwijderd worden welke een begindatum hebben met een jaar dat niet meer in hoh voorkomt. Indien aangegeven is dat de premiewaarden verwijderd moeten worden, worden tevens de volgende gegevens verwijderd: premiewaarden SVW (svw) premiewaarden VUT (vut) premiewaarden sf1 (sf1) t/m sf9 (sf9) premiewaarden vip (vip) minimum lonen (mln) Voor een gedetailleerde beschrijving van deze menu keuze verwijzen wij u naar de helpteksten. Verwijderen beëindigde dienstverbanden tot 2006 Doel Hiermee worden de dienstverbanden en eventueel de werknemers die niet meer in dienst zijn verwijderd. De onderliggende contracten worden automatisch medeverwijderd. Het verwijderen van beëindigde dienstverbanden gaat uit van de dienstverbanden. De regels die worden verwerkt moeten aan de volgende voorwaarden voldoen: Jaarafsluiting 2012 Pagina 20 van 46
Het loonjaar van het bedrijf moet voor 2006 liggen. De werknemer moet voorkomen binnen de selectie van werknemers of binnen de geselecteerde bedrijven en indien van toepassing binnen de werknemersgroep. De werknemer moet tot een werknemersgroep behoren waarvoor de gebruiker is geautoriseerd. De datum uit dienst van het dienstverband en contract moet voor 2006 liggen. Er mogen voor het dienstverband geen periode variabelen en geen historische (output) componenten meer aanwezig zijn. LET OP! Houdt rekening met de wettelijke bewaartermijn van gegevens voor de belastingdienst, ons advies is gegevens van werknemers 7 jaar te laten staan in de database. 6.2 Verzamelloonstaat Met dit programma kunt u een overzicht verzamelloonstaat aanmaken. Het overzicht wordt vervaardigd vanuit de historische output. Per werknemer wordt een regel afgedrukt. Menukeuze: Overzicht Salaris Verzamelloonstaat Voor de verdere details van dit overzicht verwijzen wij u naar de betreffende helpteksten in Visma Software T&S. Jaarafsluiting 2012 Pagina 21 van 46
7 Aandachtspunten 7.1 Periodevariabelen vastleggen toekomstig loonjaar Het is mogelijk om periodevariabelen vast te leggen in een toekomstig loonjaar. Dit is echter beperkt tot het invoeren van periodevariabelen voor de eerste periode van het nieuwe loonjaar. Voorwaarde voor het kunnen opvoeren van variabelen is dat de kalender van het volgende loonjaar aanwezig moet zijn. 7.1.1 Werkkostenregeling (WKR) In T&S zijn voorzieningen opgenomen om te kunnen regelen dat de Eindheffing overschrijding forfaitaire werkkostenregeling (zo heet deze eindheffing officieel, verder noemen wij het Eindheffing WKR ) in de loonaangifte terecht kan komen. Als u gebruik gaat maken van de WKR: Voor het vastleggen van het bedrag waarover de eindheffing WKR toegepast moet worden, kunnen een of meer eigen componenten ingericht worden met de volgende kenmerken: Soort: Bedrag Kolom loonstaat: N.v.t. Soort eindheffing: Eindheffing WKR Grondslagen: Niets selecteren Salarisafrekening: Component komt niet op de salarisafrekening Journaalpost: N.v.t. (bedragen komen waarschijnlijk al uit de financiële administratie) Deze componenten kunnen bij een of meer werknemers welke in de salarisverwerking berekend worden, vastgelegd worden met het bedrag waarover de eindheffing WKR berekend moet worden. De bedragen hebben geen invloed op de berekening van de werknemer zelf (vergelijk de eindheffing over kerstpakketten). De salarisberekening berekent de juiste eindheffing en zet deze in gereserveerde component 6182. Deze wordt via de loonaangifte aangegeven. Deze gereserveerde component 6182 dient u aan te passen qua journalisering. Let op! Ten aanzien van de bedragen welke u opgeeft in T&S: Dit zijn de bedragen welke boven het forfait van de WKR uit komen. Jaarafsluiting 2012 Pagina 22 van 46
Het vrijgestelde forfait moet berekend worden over het fiscale loon. Dit fiscale loon kunt u op meerdere manieren zichtbaar maken: Via een nieuw overzicht (Menu Overzicht Salaris ) zijn de fiscale lonen op te vragen per administratieve eenheid / LH nummer, al dan niet gespecificeerd per periode; Het fiscale loon wordt ook op diverse overzichten afgedrukt, zoals de verzamelloonstaat en de historische loonstaat. Het kan ook mits ingericht op de jaarstaat zichtbaar gemaakt worden. 7.1.3 Minimumloon Bij het minimumloon kan aangegeven worden of de aanvulling minimumloon op een component geboekt moet worden of automatisch aangevuld moet worden. Indien voor een component gekozen wordt, kunnen 2 componenten vastgelegd worden: 1 voor salarianten en 1 voor uurloners. Let op! Gebruik componenten welke ingericht zijn met bij het veld Parttime factor de waarde Contract zie ook de helptekst. Jaarafsluiting 2012 Pagina 23 van 46
8 Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten 8.1 SEPA SEPA staat voor Single Euro Payments Area, dit is de nieuwe Europese betaalmarkt die het mogelijk maakt om binnen de Eurolanden betalingen te doen in Euro s. Vanaf versie 17.50.00 is het mogelijk gemaakt om naast CLIEOP gebruik te maken van SEPA betalingen. SEPA betalingen worden verplicht vanaf 1 februari 2014. Voor SEPA zijn een z.g. IBAN nummer en bijbehorende BIC code nodig. Voordat u met SEPA kunt gaan werken, dient een nieuw contract met de bank afgesloten te worden. Regel dit eerst. U komt er dan gelijk achter of uw bank klaar is voor SEPA. Vraag ook na of het bestand aan specifieke (extra) eisen moet voldoen als het gaat om salarisbetalingen. In het kort ziet het stappenplan voor overschakeling naar SEPA er als volgt uit: - Exporteer de bankrekeningen van de werknemers naar een.cvs bestand (nieuwe functie onder Speciale functies ) - Ga naar https://www.ibanbicservice.nl/ en registreer uw bedrijf (gratis, wel KvK nummer nodig) - Upload het.csv bestand naar deze website. Als het bestand aangevuld is met het IBAN nummer en de BIC code, ontvang u via de mail een bericht en kunt u het bestand weer ophalen. Dit is in de regel 1 (werk)dag later. - Importeer dit bestand in de Client (nieuwe functie onder Speciale functies ). Niet verwerkte rekeningen komen op een verwerkingsverslag. Deze rekeningen dienen handmatig aangepast te worden. - Vul in de werknemersgroep(en) het IBAN nummer en de BIC code in en (indien nodig) de gegevens voor de zakelijke opdrachtbrief controleren / aanvullen. De gegevens van de contactpersoon zijn nieuwe velden!! - Geef bij het bedrijf aan dat via SEPA betaald moet worden. In het kader van SEPA is ook het banknummer van het bedrijf verplaatst naar de werknemersgroep. Let op! Na het inlezen van de IBAN nummers en BIC codes kan nog steeds via CLIEOP betaald worden. CLIEOP bestanden kunnen echter na 1 februari 2014 echter niet meer door de banken verwerkt worden. Schakel daarom tijdig over op SEPA betalingen. De reguliere programma s welke aangepast zijn in het kader van SEPA zijn: Programma Reden/aanpassing/onderdeel Onderhoud bedrijf Indicatie SEPA gebruiken. Indien deze indicatie aangezet is, kunnen de bankgegevens bij het bedrijf niet meer Jaarafsluiting 2012 Pagina 24 van 46
Onderhoud werknemersgroep Onderhoud werknemer Salarisbetaling (historische) Salarisafrekening Overzicht betalingen Betaalopdrachten salarisbetaling Betaalopdrachten voorschotbetaling Betaalopdrachten contractverloning Betaalopdrachten salarisbetaling Afdsluiten periode Werknemerskoppeling Mutatieverslag werknemers Werknemerskaart Import PIM Import Compas Automatische verwerking gemuteerd worden. Zie Onderhoud werknemersgroep. Betaalgegevens (nieuw). Indien bij het bedrijf de Indicatie SEPA aangezet is, worden de bij de werknemersgroep vastgelegde betaalgegevens voor de betaalopdrachten gehanteerd. IBAN en BIC. Controles voor Nederlandse IBAN en BIC toegevoegd. Betaalgegevens voor betaling vullen. Bij SEPA werkgevers bij werknemers zonder geldige IBAN en/of BIC bij betaalwijze Kas vermelden. Het betaalblok op de salarisafrekening is aangepast i.v.m. de langere bankrekeningnummers. Bij SEPA werkgevers is de kolom Giro vervallen en is de regel voor de spaarloon-betalingen verwijderd. Werknemers zonder geldige IBAN en/of BIC komen in de kolom Kas. Bestaande programma s: - alleen voor niet SEPA werkgevers. - gebruikt betaalgegevens van bedrijf. Nieuwe programma s: - alleen voor SEPA werkgevers. - gebruikt betaalgegevens uit werknemersgroep, ook voor zakelijke opdrachtbrief. - geen geldige IBAN en BIC worden overgeslagen. Uitvoermogelijkheden: - SEPA bestand per bedrijf per rekeningnummer. - SEPA bestand per bedrijf per bank. - SEPA bestand per operator. Betaalgegevens voor betaling naar historiebestanden. BIC code kunnen exporteren BIC code afdrukken BIC code afdrukken IBAN en BIC-codes voor diverse rekeningen toegevoegd IBAN en BIC-code toegevoegd Betaalopdrachten salarisbetaling SEPA toegevoegd Voor zowel SEPA als buitenlandse betalingen via BTL91 zijn nieuwe mogelijkheden voor het samenvoegen van betalingen in 1 bestand. Mede daardoor krijgen de uitvoerbestanden nieuwe algemene namen met een naamgeving waaruit op te maken is welke betalingen in het betaalbestand zitten. Jaarafsluiting 2012 Pagina 25 van 46
Tegelijk met SEPA zijn ook een aantal meldingen opgelost welke betrekking hebben op de zakelijke opdrachtbrief en de buitenlandse betalingen. Het betreffen: - Op de opdrachtbrief wordt nu de naam en het telefoonnummer afgedrukt zoals dat bij de werknemersgroep vastgelegd is. - In het bestand buitenlandse betalingen worden het land van de rekeninghouder en begunstigde gevuld. Deze velden waren leeg en dat kon niet verwerkt worden door vrijwel alle banken. 8.2 Wet ULB (Uniformering LoonBegrip) Per 1 januari 2013 treed de wet ULB in werking. Deze wet lost de volgende 4 discoördinatiepunten op, te weten: 1. AWf premie werknemersdeel is aftrekpost voor LB/Zvw, maar niet voor Svw 2. Levensloopinleg is aftrekpost voor LB/Zvw, maar niet voor Svw 3. Privégebruik auto van de zaak is een bijtelpost voor LB/ZVW, maar niet voor de Svw 4. ZVW bijdrage werkgever is een bijtelpost voor LB/ZVW, maar niet voor de Svw De wetswijziging De uniformering van het loonbegrip raakt de volgende (hoofd)onderdelen om de hierboven genoemde 4 discoördinatiepunten tussen loon loonheffing, Svw en Zvw op te heffen: - Werknemersbijdrage premies SVW vervallen (zijn nu 0, maar dit kan in de toekomst nog wijzigen) - Franchise voor de AWf vervalt - Over inleg en opname levensloop wordt loon voor de sociale verzekeringen. Geen svw premies verschuldigd bij opname als werknemer >= 61 jaar is (loon uit vroegere dienstbetrekking). - Over de auto van de zaak moeten sociale verzekeringen betaald gaan worden - Vergoeding van de werkgever voor de ZVW vervalt - Maximum premieloon ZVW wordt gelijk getrokken met maximum premieloon SVW (is al per 2012 ingevoerd) Voor de programmatuur heeft dit de nodige consequenties. In grote lijnen komt het neer op de volgende aanpassingen: 8.2.1 Overzetten componenten De nummering van de kolommen in de loonstaat blijven gelijk, maar een aantal kolommen vervallen, te weten kolom 9, 10, 11 en 13. Hierdoor kan het voorkomen dat bepaalde componenten vanaf 2013 niet meer gebruikt mogen worden, zoals de huidige componenten voor bijtelling auto van de zaak en levensloop. Om een makkelijke conversie van componenten welke bij Jaarafsluiting 2012 Pagina 26 van 46
de vaste bedragen vastgelegd zijn te realiseren, is een nieuw programma gemaakt dat u kunt vinden onder Beheer Salariscomponent Vaste componenten overzetten. Afbeelding 2: Venster Vaste componenten overzetten Let op bij gebruik van de auto van de zaak! Nadat u de nieuwe gereserveerde component 177 gekopieerd heeft, kunt u met dit programma component 77 overzetten naar component 177. 8.2.2 ZVW (en componenten) De ZVW kent vanaf 2013 alleen nog maar een werkgeversheffing (normaal- en zeeliedentarief) en een werknemersbijdrage (laag tarief). Binnen de componenten is voor het gemengde tarief voor de werkgeversheffing ZVW een nieuwe keuzelijst opgenomen. Indien u te maken krijgt met zowel de werkgeversheffing als de werknemersbijdrage bij één werknemer, dan dient deze werknemer tweemaal in de salarisadministratie vastgelegd te worden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als een werknemer van 61 jaar of ouder levensloopverlof opneemt en daarnaast blijft werken. 8.2.3 Premiewaarden SVW Voor het vastleggen van de premiewaarden SVW is vanaf 2013 een nieuw programma beschikbaar waarin alle overbodige velden verwijderd zijn. Tevens zijn de begrippen aangepast aan de door de belastingdienst gebruikte terminologie. Tevens wordt de leeftijdsgrens voor de ouderenkorting automatisch bepaald. Jaarafsluiting 2012 Pagina 27 van 46
Afbeelding 3: Menustructuur premiewaarden SVW en invoerscherm vanaf 2013 (cijfers van 2012) 8.2.4 Premiewaarden pensioen, vut en overige regelingen In de wet is vastgelegd dat de auto van de zaak niet mag meetellen voor de pensioenopbouw. Daarom is bij pensioen, vut en de overige regelingen een nieuw veld opgenomen: Waarde auto van de zaak in grondslag. Dit veld is alleen van belang bij rekenwijze over het SVWloon. Afbeelding 4: Waarde auto van de zaak in grondslag Let op! Per werknemer wordt bepaald of de auto wel of niet in de grondslag pensioen, vut en/of overige regelingen geteld moet worden. Als bij alle regelingen het aankruisvak aan staat, dan wordt de auto niet uit de grondslag verwijderd. Als bij een of meer regelingen het aankruisvak uit staat, dan wordt bij alle betreffende regelingen waar het aankruisvak aanstaat toch de auto uit de grondslag gehaald. Jaarafsluiting 2012 Pagina 28 van 46
8.2.5 Salarisberekening De salarisberekening is op de wet ULB aangepast: - Geen inhoudingen SVW berekenen - De berekening van de ZVW is gesplitst in de werkgeversheffing en werknemersbijdrage. - Er wordt gecontroleerd op het gebruik van de kolommen loonstaat 9, 10, 11 en 13 (melding via runfoutboodschappen). - De verwijzing naar een component Component geen SVW is gedeactiveerd omdat deze optie vanaf 2013 niet meer kan. - Bij berekeningen van aftrekposten over het SVW loon wordt rekening gehouden met de inrichting van het veld waarde auto van de zaak. - Componenten welke overbodig geworden zijn, worden niet meer berekend en komen niet meer voor in het overzicht berekende componenten. 8.2.6 (historische) Salarisafrekening Op de salarisspecificatie is de kolom Svw-loon vanaf 2013 vervangen door Uniform loon. 8.2.6.1 Loonaangifte De loonaangifte voor 2013 is aangepast aan de gewijzigde gegevensuitvraag zoals deze vanaf 2013 geldt. Jaarafsluiting 2012 Pagina 29 van 46
8.2.7 Historische en periodieke loonstaat en de loonstaat per jaar Vanaf 2013 geldt een nieuwe indeling van de loonstaat. Alle overzichten zijn hierop aangepast als het gaat om overzichten vanaf 2013. Loonstaten (periode, historisch en jaar): kolommen 6, 9, 10, 11 en 13 vervallen. Er vindt Géén hernummering plaats. 8.3 Aandachtspunten bij enkele componenten en de kolom loonstaat vanaf 2013 Bijtelling auto van de zaak: kolom 4 Eigen bijdrage auto van de zaak: kolom 4 Inleg levensloop werknemer: kolom 7 Opname levensloop werknemer: kolom 3 Inleg levensloop werkgever: niet in de loonstaat Jaarafsluiting 2012 Pagina 30 van 46
8.4 Pensoenaangifte APG In deze versie wordt de pensioenaangifte voor APG uitgeleverd. Deze pensioenaangifte is bedoeld voor de ambtenaren in de sector O&O (Overheid en Onderwijs). Vanaf 1 januari 2013 vervangt de pensioenaangifte de aanlevering van VB6. Binnen de programmatuur is de term FPU gewijzigd in VPL (conform de naamgeving van APG). In de helptekst is onder Procedures Pensioenaangifte inrichten een algemene beschrijving voor het inrichten van de pensioenaangifte opgenomen. De voor APG specifieke zaken zijn hierin apart benoemd (zie ook het volgende punt). 8.4.1 Reden einde contract De pensioenfondsen APG, ASW en Cordares (bouw) hebben alle drie eigen koderingen om aan te geven waarom een contract beëindigd is. Met het programma Beheer Algemene tabellen Pensioenaangifte Vertaal reden einde contract kan vastgelegd worden welke kodering aan het pensioenfonds meegegeven wordt als een eigen reden einde contract vastgelegd wordt. Als een van de drie genoemde pensioenfondsen gebruikt wordt, dan dient in de tabel de juiste waarde vastgelegd te worden. Niet gebruikte pensioenfondsen kunnen leeg blijven. Afbeelding 5: Onderhoud werknemer In onderhoud werknemer kan één reden einde contract opgegeven worden. Er hoeft derhalve niet meer een eigen reden einde contract voor het pensioenfonds vastgelegd te worden. Deze wordt vertaald volgens onderstaande tabel voor het betreffende pensioenfonds. Jaarafsluiting 2012 Pagina 31 van 46
Afbeelding 6: Vertaaltabel reden einde contract Let op! De pensioenaangifte voor APG maakt ook gebruik van deze vertaaltabel en controleert of deze correct gevuld is. Zorg er voor dat voor elke standaard reden uit dienst een waarde voor APG vastgelegd is. 8.5 CAO GGZ In de CAO GGZ zijn afspraken gemaakt voor het doen van een eenmalige uitkering per september 2012. De programmatuur is als los opstartbaar programma eerder beschikbaar gesteld als patch op versie 16.50.00 en 17.00.00. Het programma is in het menu opgenomen onder Speciale functies. Ook is een helptekst en stappenplan voor het programma opgenomen. 8.6 CAO Grafimedia In de CAO Grafimedia zijn afspraken gemaakt voor het doen van een eenmalige uitkering per de voorlaatste periode van het jaar. De programmatuur is als los opstartbaar programma eerder beschikbaar gesteld als patch op versie 16.50.00 en 17.00.00. Het programma is in het menu opgenomen onder Speciale functies. Ook is een helptekst en stappenplan voor het programma opgenomen. Jaarafsluiting 2012 Pagina 32 van 46
8.7 Onderhoud salariscomponenten In de keuzelijst Soort eindheffing is de keuze 9: Pseudo eindheffing hoog loon toegevoegd Over de bij deze component vastgelegde bedragen wordt een pseudo eindheffing van 16% (over 2012) berekend en via de loonaangifte afgedragen. Het bedrag dient door u zelf bepaald te worden, maar zal in de regel het meerdere boven 150.000,= zijn (fiscaal loon over 2012). Bij de jaarovergang van 2012 2013 wordt bij deze werknemers een extra melding afgedrukt. Bij de salariscomponenten is op het tabblad grondslagen een nieuw veld toegevoegd voor het gemengd tarief van de ZVW vanaf 2013. Afbeelding 7: Onderhoud componenten Vanaf 2013 is gemengd tarief alleen mogelijk bij beloningen waarvoor de werkgeversheffing van toepassing is (normaal tarief en zeelieden). Bij de installatie van versie 17.50.00 wordt dit nieuwe veld als volgt gevuld: Oude Nieuwe waarde waarde 0 0 (n.v.t.) 1 en hoger 1 (Tarief werkgeversheffing) Jaarafsluiting 2012 Pagina 33 van 46
8.8 Pensioen, VUT en overige regelingen In de wet is vastgelegd dat de auto van de zaak niet mag meetellen voor de pensioenopbouw. Daarom is bij pensioen, vut en de overige regelingen een nieuw veld opgenomen: Waarde auto van de zaak in grondslag. Dit veld is alleen van belang bij rekenwijzes over het SVWloon. 8.9 Salarisberekening - Update op 17.00.00: De WGA-netto premie werd alleen berekend als er sprake was van gedifferentieerde premie WGA. Maar ook eigen risicodragers kunnen/mogen maximaal 50% van de verwachte kosten / premie op de werknemer verhalen. - Indien fiscale dagen aanwezig zijn in een periode van nabetaling na uit dienst en het betreft een fiscale parttimer, dan zal de periodetabel toegepast worden in plaats van de tabel bijzondere beloningen. Als geen fiscale dagen aanwezig zijn, dan zal wel de tabel bijzondere beloningen toegepast worden. 8.10 Meldingen pensioenfonds Cordares (woningbouwcorporaties) Vanaf 2012 is het niet meer noodzakelijk een componentnummer Wachtdienstvergoeding en Persoonlijke toeslag vast te leggen. Indien een periode op of na 201201 gekozen wordt dan kunnen deze twee velden niet meer gevuld worden. Jaarafsluiting 2012 Pagina 34 van 46
8.11 ZVW Bij jaarovergang van 2012 naar 2013 de wordt de kode ZVW geconverteerd: Code in 2012 wordt in 2013 C D E F (zie Let op!) K L M K De waardes van A, B, G, H en I blijven gelijk Betekenis codering ZVW m.i.v. 2013: K = Verzekerd, normaal tarief werkgeversheffing L = Verzekerd, 0% tarief werkgeversheffing (zeelieden) M = Verzekerd, ingehouden bijdrage N = Verzekerd, gemengd tarief werkgeversheffing A = Niet verzekerd ivm niet verz. AWBZ B = Niet verzekerd ivm militair G = Niet verzekerd ivm sport / artiest H = Verzekerd, geen tarief toegepast ivm sport / artiest I = Niet verzekerd, pseudo premie Betekenis codering ZVW tot 2013: C = Verzekerd, normaal tarief (zowel inhouding werknemer als vergoeding door werkgever) D = Verzekerd, zeeliedentarief (zowel inhouding werknemer als vergoeding door werkgever) E = Verzekerd, verlaagd tarief (inhouding bij werknemer, geen vergoeding werkgever) Let op! De kode F voor gemengd tarief (t/m 2012) betreft een samenloop van hoog en laag tarief. De nieuwe kode N (vanaf 2013) is voor het gemengde tarief werkgeversheffing. Kode F kan dus niet zonder meer naar N geconverteerd worden. Op het overzicht jaarovergang wordt de volgende melding afgedrukt: Medewerker heeft ZVW gemengd tarief ingericht. M.i.v. 2013 vervalt deze code en wordt de code aangepast naar K. S.v.p. controleren!. Indien er werknemers zijn waar de waarde F voorkwam, dan dient u deze te controleren en op de juiste waarde te zetten. Dit is afhankelijk van de verzekeringssituatie van de werknemer. Indien de kode ZVW ongelijk is aan M, wordt de kode gemoedsbezwaard ZVW uit gezet. Voor alle andere kodes is gemoedsbezwaard niet meer van belang omdat er sprake is van een werkgeversheffing. Jaarafsluiting 2012 Pagina 35 van 46
8.12 Opname levensloop Omdat opname levensloop vanaf 2013 ook loon voor de werknemersverzekeringen zijn, moeten de dagen waarop levensloop opgenomen wordt aangemerkt worden als SV-dagen. Tevens mogen de uren behorend bij het opgenomen levensloopverlof niet meetellen in de gewerkte uren. Om e.e.a. juist te kunnen regelen ten behoeve van de loonaangifte, worden 2 nieuwe gereserveerde componenten geïntroduceerd, te weten 0174 en 0175. Raadpleeg de helptekst bij de componenten voor een juiste toepassing 8.13 Belastingplan 2013 De aanpassingen in de programmatuur met betrekking tot de fiscale wijzigingen voor 2013 betreffen: 8.13.1 Rekenregels 2013 Met deze versie worden de rekenregels en salarisberekening van 2013 meegeleverd. 8.13.2 Aanpassing velden bij Onderhoud werknemer nieuwe velden in DSA: Indicatie tijdelijke heffingskorting (1) Werknemers die gebruik maken van een vut- of prepensioenregeling kunnen onder voorwaarden recht hebben op een extra heffingskorting. Verschil recht hebben op en toepassen Gaat via rekenregels. De Tijdelijke heffingskorting is: Maximaal 3 jaar ( 182,=, 121,= en 61,= per jaar) Stopt in de periode waarin AOW leeftijd bereikt wordt Alleen bij prepensioen-achtige betalingen (gelimiteerde lijst) Belast via groene tabel Jaarafsluiting 2012 Pagina 36 van 46
Indicatie % bt vast (2) BT % niet overschrijven bij jaarovergang, bv bij commissarissen, RvB etc. 8.13.3 Nieuwe gereserveerde componenten 174 Correctie SV dagen loonaangifte 175 Correctie verloonde uren loonaangifte 177 Bijtelling auto van de zaak 900 Corr uren PA-SA 901 Corr sv ln PA SA 6165 Premiekorting arbeidsgehandicapten 6183 Eindheffing hoge lonen 2012 7206 SV dagen loonaangifte (na correctie) 7207 Verloonde uren loonaangifte (na correctie) 7208 SVW loon gemaximeerd Gewijzigd 75 Afdrachtvermindering opleidingen (handmatig) Jaarafsluiting 2012 Pagina 37 van 46
8.13.4 Eindheffing hoog loon Over het meerdere van het fiscaal loon van 2012 boven de 150.000,= Aangeven in periode waarin 31 maart 2013 valt Waarde vastleggen bij eigen component met Soort eindheffing = Pseudo heffing hoge lonen Jaarafsluiting 2012 Pagina 38 van 46
9 Wijzigen virtuele map Elektronisch Dossier Indien gebruik gemaakt wordt van de digitale loonstrook, worden de salarisstroken in het Elektronisch Dossier opgeslagen. Wanneer u de salarisstroken per jaar in een aparte map wilt archiveren, dient u voor het opslaan van de eerste salarisstrook van het nieuwe jaar een nieuwe virtuele map aan te maken. Het wijzigen van de map kan op twee manieren. Dit kan namelijk in Talent en Salaris en in Talent Self Service. 9.1 Wijzigen virtuele map in Talent en Salaris Het wijzigen van de virtuele map doet u binnen Talent en Salaris binnen de balk HRM bij knop Onderhoud HRM. Klik op Virtuele mappen en ga naar de map waar de reeds aanwezige salarisstroken worden opgeslagen. Maak hier een nieuwe map aan. Klik daarna op de hoofdmap Virtuele mappen en wijzig de Standaard virtuele map van de Digitale Loonstroken (in het rechterdeel van het scherm), zodat het systeem weet in welke map de stroken opgeslagen moeten worden. Indien u de Jaaropgave Werknemer in een aparte map per jaar opslaat kan het nodig zijn bovenstaande te herhalen. Dit is afhankelijk van de wens van de gebruiker. Jaarafsluiting 2012 Pagina 39 van 46
9.2 Wijzigen virtuele map in Talent Self Service Het wijzigen van de virtuele map doet u binnen Talent Self Service in het Electronisch Dossier. Klik op Onderhoud en vervolgens op Onderhoud Virtuele mappen. Ga vervolgens naar de map waar de reeds aanwezige salarisstroken worden opgeslagen. Maak hier een nieuwe map aan. Dit doet u door met de rechter muisknop te drukken op de hoofdmap en te kiezen voor Nieuwe Map. Geef deze map de naam 2013 en kies dan voor opslaan. Wat nu nog moet gebeuren is de Standaard virtuele map van de Digitale Loonstroken aanpassen zodat de stroken van 2013 in de juiste map worden opgeslagen. Dit doet u door te gaan naar Onderhoud Instellingen. Jaarafsluiting 2012 Pagina 40 van 46
Achter de virtuele map Digitale Loonstroken selecteert u de zojuist aangemaakte map voor 2013, waarna u afsluit met twee maal Akkoord. Indien u de Jaaropgave Werknemer in een aparte map per jaar opslaat kan het nodig zijn bovenstaande te herhalen voor de jaaropgave. Dit is afhankelijk van de wens van de gebruiker. Jaarafsluiting 2012 Pagina 41 van 46
10 FAQ (frequently asked questions) Wanneer kan ik starten met de eerste verloning van het nieuwe loonjaar? Voor u start met de eerste verloning van het nieuwe loonjaar dient u te checken: 1. Of het programma jaarovergang succesvol is afgesloten 2. De minimumlonen moeten zijn ingevoerd. 3. Zo nodig dient het programma Periodieke salarisaanpassing gedraaid te zijn. 4. De opbouw afdrukcumulatieven dient uitgevoerd te zijn. 5. Alle premiewaarden en regelingen dienen juist ingericht te zijn. Moet ik wachten met het invoeren van mutaties op de stamgegevens van de werknemer tot ná de jaarafsluiting? Nee. Er hoeft niet te worden gewacht met het invoeren van toekomstmutaties, wel de juiste periode selecteren in 2013 en dat is alleen mogelijk wanneer de kalender voor 2013 is aangemaakt. Moet ik wachten met het invoeren van periodevariabelen tot ná de jaarafsluiting? Nee. Het is mogelijk om periodevariabelen vast te leggen in een toekomstig loonjaar. Dit is echter beperkt tot het invoeren van periodevariabelen voor de eerste periode van het nieuwe loonjaar. Voorwaarde voor het kunnen opvoeren van variabelen is dat de kalender van het volgende loonjaar aanwezig moet zijn. Het programma jaarafsluiting start niet en geeft de melding 'Loonjaar bij bedrijf <jaar> komt niet overeen met het af te sluiten loonjaar <jaar>'. Wat is hiervan de oorzaak? In de bedrijfsgegevens staat een ander loonjaar dan het af te sluiten loonjaar. Het programma Jaarafsluiting start niet en geeft de melding Er zijn nog geen perioden (PER) aanwezig. Wat is hiervan de oorzaak? Er moet nog een kalender aangemaakt worden voor het volgende loonjaar. Het programma jaarafsluiting start niet en geeft de melding Er zijn nog periode variabelen input hoofd (PIH) gegevens aanwezig. Wat is hiervan de oorzaak? Dit betekent dat er nog niet berekende periodevariabelen aanwezig zijn. Deze dienen dan verwijderd te worden en bij de desbetreffende werknemer een check doen of die periode wel goed verloond is. Zie ook de beschrijving bij Verwerking mutaties betreffende het af te sluiten loonjaar. Jaarafsluiting 2012 Pagina 42 van 46
Het programma Jaarafsluiting start niet en geeft de melding Er zijn nog journaalposten (JPSD) die doorgeboekt moeten worden. Wat is hiervan de oorzaak? Dit betekent dat het programma s opbouwen definitieve journaalpost en afdrukken definitieve journaalpost zijn gedraaid maar dat deze definitieve journaalpost niet is doorgeboekt. Dit moet dan alsnog gebeuren door het programma exporteren definitieve journaalpost op te starten vanuit het menu Koppelingen. Dit programma maakt een ascii-bestand aan wat kan worden geïmporteerd in uw financiële pakket (indien dit hiervoor is ingericht). Het programma Jaarafsluiting start niet en geeft de melding 'Er zijn nog correctie journaalpost(en) (JPSC) die doorgeboekt moeten worden'. Wat is hiervan de oorzaak? Dit betekent dat correctie voor een journaalpost d.m.v. het programma Import correctie journaalposten is doorgevoerd, maar nog niet is doorgeboekt. Dit moet dan alsnog gebeuren door het programma exporteren definitieve journaalpost op te starten vanuit het menu Koppelingen. Dit programma maakt een ascii-bestand aan wat kan worden geïmporteerd in uw financiële pakket (indien dit hiervoor is ingericht). Het programma Jaarafsluiting start niet en geeft de melding Er is een ToekomstigeTWK aanwezig of een Toekomstige correctie TWK. Wat is hiervan de oorzaak? Er is na de laatste periode afsluiting van het jaar nog een Toekomstige TWK gesignaleerd. Deze is nog niet afgehandeld. Verwerk deze Toekomstige TWK in een extra run. Of zet geen vinkje in het scherm Afsluiten loonjaar bij Controle op TWK s uitvoeren. Er wordt nu niet gecontroleerd op Toekomstige TWK s. Hoe een correctie door te voeren in een al afgesloten loonjaar? - extra run regel toevoegen in kalender na laatste periode/volgnr; - runbesturing aanmaken met vinkje vorig sal.jaar aan over de net nieuw aangemaakte regel van de kalender. Medewerker als individuele run invoeren; - initiëren TWK over vorig jaar; - run als individueel verder behandelen; - periode afsluiten; Jaarafsluiting 2012 Pagina 43 van 46
- loonaangifte voor dat afgesloten loonjaar over december berekenen, opbouwen en versturen. - wanneer de extra run is afgesloten past het systeem automatisch de jaaropgave aan, dus bij het aanmaken van de jaaropgave voor deze medewerker verschijnen de nieuwe waarden op de jaaropgave. Jaarafsluiting 2012 Pagina 44 van 46
11 Verkort Stappenplan Stap Handeling Gedaan Opmerking 1 Voorbereiding Doornemen releasenotes Visma Software T&S versie 17.50.xx 2 Voorbereiding Printen mutatieverslag werknemer 3 Voorbereiding Installeren nieuwe programmatuur (17.50.xx) 4 Voorbereiding Wijzigen printer settings in Pdf creator (in Windows) 5 Voorbereiding Afwerken runfoutboodschappen 6 Voorbereiding Exporteren van de journaalposten 7 Voorbereiding Loonaangiften 2012 verzenden 8 Voorbereiding Aanmaken kalender 2013 9 Voorbereiding Aanmaken premiewaarden 2013 10 Voorbereiding Aanmaken salarisschalen 2013 11 Voorbereiding Aanmaken minimumlonen 2013 12 Voorbereiding Aanmaken overige regelingen 2013 13 Voorbereiding Back-up maken 14 Afsluiten Back-up maken 15 Afsluiten Afsluiten één bedrijf of meerdere bedrijven. Tip: eerst via voorbeeld op scherm, dan daadwerkelijk afsluiten. 16 Afsluiten Uitvoeren jaarafsluiting 17 Afsluiten Controle na afsluiting 18 Afsluiten Overzicht jaarafsluiting 19 Afsluiten Back-up maken 20 Starten Nieuwe componenten kopiëren/journaliseren 21 Starten Conversie componenten 22 Starten Aanpassen afdrukcumulatieven ivm ULB 23 Starten Opbouwen afdrukcumulatieven 24 Starten Aanmaken runbesturing 25 Starten Periodieke salarisaanpassing 26 Starten Eerste verloning in het nieuwe loonjaar 27 Overzichten Loonstaat en jaarstaat per werknemer 28 Overzichten Jaaropgave werknemer 29 Overzichten Jaargegevens PGGM (indien van toepassing) 30 TSS Aanpassen map in ED t.b.v. salaris-specificaties (voor eerste verloning 2013) 31 TSS Aanpassen map in ED t.b.v. jaaropgaven Jaarafsluiting 2012 Pagina 45 van 46
12 Versie beheer Versie Aangepast Uitgave 2012.1 November 2012 Jaarafsluiting 2012 Pagina 46 van 46