Microsoft Office System Casestudy van oplossing voor de klant Gestandaardiseerde portaloplossing verbetert samenwerking en efficiency voor mediagigant Overzicht Land of regio: Verenigde Staten Sector: media en entertainment Klantprofiel MTV Networks, een divisie van Viacom, is een wereldwijd bedrijf in entertainmentcontent en hanteert onder andere de merken MTV, VH1, Nickelodeon, Nick at Nite, COMEDY CENTRAL en TV Land. MTV Networks heeft 10.000 werknemers en het hoofdkantoor is gevestigd in New York City. Bedrijfssituatie Bij de vorige portalinfrastructuur van het bedrijf moest de IT-afdeling worden ingeschakeld voor het publiceren van nieuwe content en hierbij was buitengewoon veel werk vereist van ITmedewerkers. Oplossing MTV Networks heeft de infrastructuur gestandaardiseerd met Microsoft Office SharePoint Server 2007. Hierop worden nu intranetten gehost voor MTV Networks en Viacom, evenals diverse websites. Voordelen Verbeterde communicatie en samenwerking Hogere IT-efficiency Uitbreidbare omgeving We zijn in de eerste plaats een contentbedrijf en Office SharePoint Server biedt ons ondersteuning om over te stappen op een digitale omgeving. Joe Simon, Senior Vice President en Chief Information Officer, MTV Networks Als entertainmentbedrijf moet MTV Networks zorgen voor een ongehinderde stroom van ideeën en content. De vorige portalinfrastructuur van het bedrijf bood echter weinig hulp aangezien eindgebruikers hun eigen content niet konden publiceren. MTV Networks heeft de infrastructuur gestandaardiseerd met Microsoft Office SharePoint Server 2007. Hierop heeft het bedrijf een nieuwe intranetportal, een bedrijfsportal van Viacom en meerdere websites geïmplementeerd. Met selfservice contentpublicatie kunnen groepen in het hele bedrijf beter communiceren terwijl medewerkers over de hele wereld met de krachtige functies voor samenwerking en zoekopdrachten eenvoudig informatie kunnen vinden en delen. Met Office SharePoint Server profiteert MTV Networks van een gestandaardiseerd portalplatform dat op een betrouwbare, schaalbare en voordelige manier nieuwe functies biedt. Met dit platform kan het bedrijf jaren vooruit.
Vandaag de dag kunnen we wereldwijd samenwerken, niet alleen bij het delen van content, maar ook bij de manier waarop die content wordt gemaakt. Joe Simon, Senior Vice President en Chief Information Officer, MTV Networks Situatie Viacom is een toonaangevend wereldwijd bedrijf in entertainmentcontent en bereikt meer dan 508 miljoen huishoudens in 161 landen en regio's over de hele wereld via televisieprogramma's, bewegende beelden en digitale media. MTV Networks, de grootste divisie van Viacom, heeft huismerken zoals MTV, VH1, Nickelodeon, Nick at Nite, COMEDY CENTRAL en TV Land. Om als entertainmentbedrijf concurrerend te blijven, moet MTV Networks zorgen voor een ongehinderde stroom van ideeën en content. In onze branche draait succes om creativiteit: het bedenken van het volgende fantastische idee, zegt Dave Mitchell, Vice President Application Development bij MTV Networks. Om contact te houden met ons publiek, moeten we onszelf constant opnieuw uitvinden. Dit betekent dat we ideeën van mensen moeten verzamelen en dat deze ideeën deel moeten uitmaken van een grotere kennispool. Om de communicatie en samenwerking te verbeteren, implementeerde MTV Networks in 2002 een intranetportal voor het bedrijf die was gebaseerd op Plumtree Software. Binnen enkele jaren waren de behoeften van de divisie echter zodanig gegroeid dat de portal niet meer voldeed. Onze portal van de eerste generatie was goed voor communicatie binnen de divisie, zegt Mitchell. De tijden zijn echter veranderd en hetzelfde geldt voor onze behoeften. Mensen moeten nu direct met elkaar kunnen communiceren en samenwerken via een digitaal medium. Het is niet altijd makkelijk om met een paar mensen bij elkaar te gaan zitten in een kamer, een gesprek te voeren en iets voor elkaar te krijgen, zeker niet wanneer de een in Frankrijk zit en de ander in Singapore. Een van de problemen was de moeilijkheid van het publiceren van nieuwe content. Alleen IT-personeel kon nieuwe content publiceren, zegt Mitchell, en het was geen succes om één groep te hebben die zich bezighield met het mogelijk maken van contact tussen mensen in de hele divisie. De content op de portal raakte zodanig verouderd dat veel van de content enkele jaren oud was. Daarnaast was de populairste bestemming op de portal het kantinemenu. Door de beperkingen van de portal implementeerden veel groepen hun eigen portaloplossingen. We hadden portals van verschillende leveranciers en enkele die we zelf hadden ontwikkeld, zegt Brian Amirian, Vice President Server and Storage Technologies bij MTV Networks. Dit leidde tot problemen met back-ups, herstel en schaalbaarheid. Daarnaast waren we te veel tijd kwijt aan onderhoud en ondersteuning. We hadden één portaloplossing nodig voor de hele divisie. Oplossing MTV Networks koos voor standaardisatie met Microsoft Office SharePoint Server 2007. Hierop heeft de divisie haar nieuwe intranetportal geïmplementeerd. Selfservice contentpublicatie en krachtige hulpmiddelen voor samenwerking bieden verbeterde communicatie en een hogere productiviteit onder eindgebruikers. Daarnaast leidt het gebruik van slechts één onderliggende infrastructuur tot hogere IT-efficiency en minimalisatie van kosten. Mitchell zegt: Iedereen vond dat het nieuwe portalplatform een oplossing moest zijn waarin alle losse stukken werden samengebracht, waarop mensen eenvoudig konden werken en de verantwoordelijkheid voor contentmanagement werd overgeheveld naar eindgebruikers. We overwogen een portaloplossing van een andere leverancier, maar deze moest dan nog steeds centraal
Office SharePoint Server 2007 kon naadloos worden geïntegreerd met de rest van onze ITinfrastructuur. Dave Mitchell, Vice President Application Development bij MTV Networks worden beheerd. Een andere bepalende factor was dat we veel gebruikmaken van Microsoft-software, en Office SharePoint Server 2007 kon naadloos worden geïntegreerd met de rest van onze ITinfrastructuur. MTV Networks host meerdere sites op hetzelfde exemplaar van Office SharePoint Server 2007: Intranet van MTV Networks: dit is geïmplementeerd in juni 2007 en momenteel kunnen alle 5000 medewerkers binnen de Verenigde Staten van de divisie hiervan gebruikmaken. Bedrijfsintranet van Viacom: dit is enkele maanden later geïmplementeerd en wordt gebruikt door ongeveer 200 medewerkers binnen de bedrijfsorganisatie van Viacom. Websites: bijvoorbeeld Viacom.com en TVLandPress.com, waarop ondersteuning wordt geboden voor communicatie met externe groepen, zoals investeerders, analisten en de pers. De hosting van de hele Office SharePoint Server-infrastructuur gebeurt met slechts acht servercomputers waarop het besturingssysteem Windows Server 2003 wordt uitgevoerd. Content wordt opgeslagen op een databaseservercluster waarop Microsoft SQL Server 2005- databasesoftware wordt uitgevoerd. Selfservice contentmanagement Bij het selecteren van een portaloplossing hadden selfservice contentmanagement en publicatie hoge prioriteit. We moesten de verantwoordelijkheid voor contenteigendom overdragen aan bedrijfsklanten: ze beheren hun content liever zelf, zegt Mitchell. Met Office SharePoint Server 2007 kunnen klanten content publiceren met een omgeving waarin ze ter plaatse kunnen bewerken, die ingebouwde workflows heeft voor contentgoedkeuring en waarin kan worden beheerd wie er toegang heeft tot die content. De beveiligingsfuncties van Office SharePoint Server waren voor ons erg belangrijk, omdat mensen erop moeten kunnen vertrouwen dat de content die zij delen alleen toegankelijk is voor de juiste mensen. Met andere producten zouden we, net als een IT-organisatie, kunnen beheren wie toegang heeft tot wat, maar met Office SharePoint Server kunnen we dat beheer overdragen aan gebruikers binnen het bedrijf en kunnen we dus volledig afstand doen van de rol van dagelijks beheerder. Op de nieuwe intranetportal van de divisie worden meer dan 110 sites gehost voor diverse groepen die allemaal hun eigen content kunnen beheren, net zoals eigenaren van het Viacom-bedrijfsintranet en websites. Elke site heeft binnen de bedrijfsgroep meestal twee of drie beheerders die verantwoordelijk zijn voor beheer en contentpublicatie, zegt Mitchell. Zij kennen hun eigen content en kunnen nu snel publiceren. Een bijkomend voordeel van het gebruik van Office SharePoint Server voor zowel intranetsites als websites is dat bedrijfsgroepen die eigenaar zijn van beide typen sites overal dezelfde vaardigheden voor contentmanagement kunnen toepassen. Eenvoudige samenwerking en toegang tot informatie MTV Networks moest ook één locatie bieden waar medewerkers informatie konden delen en vinden. Buiten contentpublicatie waren de behoeften voor eindgebruikers zowel groot als klein, zegt Mitchell. Er was behoefte om mensen over de hele wereld samen te brengen, zodat ze kunnen samenwerken en goede ideeën kunnen delen zonder beperkingen door geografische locatie of de organisatie. Nu kunnen ze naar samenwerkingssites gaan waar ze informatie kunnen delen en kunnen samenwerken op
Standaardisatie met Office SharePoint Server heeft grotere schaalvoordelen opgeleverd. Er zijn niet alleen minder servers om te beheren, maar alle servers kunnen op dezelfde manier worden ondersteund, waardoor het maken van back-ups en het uitvoeren van herstel een stuk eenvoudiger is. Brian Amirian, Vice President Server and Storage Technologies bij MTV Networks zeer diverse manieren, bijvoorbeeld via werkruimten voor documenten en vergaderingen, wiki's, blogs en meer. Hierbij maakt het niet uit of de medewerker werkzaam is in marketing, sales of research. We hebben momenteel meer dan 150 van dergelijke sites en dat aantal groeit harder dan ooit. Toen MTV Networks zich afvroeg welke samenwerkingsfuncties mensen nodig zouden hebben, was een deel van het antwoord gelegen in het snelgroeiende aantal Windows SharePoint Services-sites, waarvan er toen 60 waren. Dit waren echter zelfstandige sites die vanaf kleine sites steeds groter waren gegroeid, zonder organisatie of structuur en met zoveel nieuwe verzoeken dat het voor het IT-team te veel werd. Als een groep een SharePoint-site had, zag een andere groep deze en wilde dan ook zo'n site, zegt Janni Plattner, Business Analyst bij de groep van Mitchell. Onze overstap op Office SharePoint Server 2007 was een kans voor een top-down aanpak voor het hele bedrijf bij het voldoen aan de vraag van gebruikers voor nieuwe samenwerkingssites. Het aantal van deze samenwerkingssites nam dankzij een aantal snelle, eenvoudige voordelen snel toe. Een andere belangrijke factor bij het besluit van de divisie om Office SharePoint Server 2007 te gebruiken, was de zoekfunctie voor ondernemingen (Enterprise Search). Voor de implementatie van kennisbeheer moesten we verdergaan dan contentmanagement en samenwerking, zegt Plattner. Met de zoekfunctie voor ondernemingen in Office SharePoint Server kunnen mensen vanaf één locatie zoeken naar bestanden, mensen, websitecontent en meer. Doordat we één zoektool hebben waarmee we kunnen zoeken in al die gebieden, kunnen we dubbele werkzaamheden verminderen en de acceptatie van best practices in de hele divisie versnellen. Toekomstige inspanningen Nu de portalomgeving die is gebaseerd op Office SharePoint Server 2007 is geïmplementeerd, richt MTV Networks zich op het uitbreiden van het bereik van het nieuwe intranet, zodat de 5000 medewerkers in het buitenland hiervan ook gebruik kunnen maken. Het team van Mitchell gebruikt Office SharePoint Server 2007 ook als onderdeel van een nieuwe oplossing waarmee het proces van het leveren van voorzieningen voor nieuwe medewerkers wordt geautomatiseerd. De toepassing E- Provisioning maakt gebruik van Office SharePoint Server en diverse andere toepassingen om te zorgen voor interactie met back-endsystemen voor ruimteplanning, telecommunicatie en beveiliging, zegt Mitchell. We verwachten de benodigde tijd en werkzaamheden voor het plaatsen van een nieuwe medewerker met minimaal 80% te verminderen. Voordelen Standaardisatie met Office SharePoint Server 2007 als portalplatform voor de hele divisie heeft voordelen opgeleverd voor eindgebruikers en het IT-personeel van de divisie. Met selfservice contentpublicatie kunnen groepen in de hele divisie efficiënter communiceren. En dankzij de krachtige samenwerkingshulpmiddelen en uitgebreide zoekfuncties kunnen mensen eenvoudiger informatie zoeken en delen. Door de nieuwe portalinfrastructuur te bouwen op Office SharePoint Server 2007 kan MTV Networks deze functies op een betrouwbare, schaalbare en voordelige manier leveren. Daarnaast heeft het bedrijf een technologieomgeving en een set tools geïmplementeerd waarmee het nog jaren vooruit kan. We zijn in de eerste plaats een contentbedrijf en Office SharePoint Server biedt ons de ondersteuning om over te stappen op een digitale omgeving, zegt Joe Simon, Senior Vice President en Chief
We hebben al snel geprofiteerd van enkele voordelen en de ITorganisatie wordt gezien als een krachtige leverancier van nieuwe meerwaarde. Dave Mitchell, Vice President Application Development bij MTV Networks Information Officer bij MTV Networks. Nu kunnen we wereldwijd samenwerken, niet alleen bij het delen van content, maar bij het bepalen van de manier waarop die content wordt gemaakt. Op deze manier kunnen producten sneller op de markt worden gebracht en kunnen de kosten worden verlaagd. Dit betekent dat we voor hetzelfde geld meer content kunnen maken. En in onze branche geldt: hoe meer content we kunnen maken, hoe groter de kans op een succes. Verbeterde communicatie en samenwerking Groepen profiteren van de voordelen van selfservice contentpublicatie waardoor zij effectiever kunnen communiceren met zowel interne als externe gebruikers. Een voorbeeld hiervan is de website Viacom.com, die primair wordt gebruikt voor communicatie met investeerders en analisten. Vóór het gebruik van Office SharePoint Server was Viacom.com een statische website, zegt Kristin Heitmann, Manager Corporate Communications voor Viacom. Dankzij selfservice contentpublicatie kunnen we meer informatie plaatsen en de website actueel houden. Het proces is net zo eenvoudig als het bewerken van een Microsoft Office Word-document. Deze functies zijn met name nuttig aan het einde van het kwartaal, wanneer we actuele financiële gegevens moeten publiceren. Een andere groep die vergelijkbare voordelen ervaart, is het team Communications van TV Land. Dit team gebruikt nu een website op basis van Office SharePoint Server 2007 voor het publiceren van content voor de pers. Wanneer we met de media werken, moeten we in staat zijn zo goed als direct te reageren, zegt Paul Ward, die Senior Vice President Communications was bij TV Land. Dankzij de flexibiliteit en effectiviteit van de SharePoint-technologie en van de inspanningen van onze IT-afdeling, is TVLandPress.com een nuttige en efficiënte informatiebron geworden. Mediaprofessionals zijn erg blij met het gebruiksgemak. De nieuwe site heeft ook geleid tot hogere productiviteit en lagere kosten. We hoeven materialen niet meer fysiek te verzenden naar honderden mensen. Zo besparen we veel geld, zegt Ward. En diezelfde functies leveren tijdsbesparing op. In plaats van persberichten te kopiëren, video's te laten bezorgen, foto's te kopiëren en deze materialen te verzenden, kunnen we ons nu richten op het versterken van de relatie met de reporters, recruiters en radiopresentatoren die onze afnemers zijn. Dankzij samenwerkingssites zijn medewerkers ook productiever geworden doordat zij eenvoudig informatie kunnen delen. Een groep die profiteert van die mogelijkheid, is de groep Content Distribution & Marketing, die, zoals Mitchell het formuleert, de kant-en-klare functies voor samenwerking van Office SharePoint Server overal op toepast. Een andere grote fan van deze samenwerkingshulpmiddelen is Jacques Tortoroli, Executive Vice President en Chief Financial Officer bij MTV Networks. Hij heeft zijn eigen blog op de portal. Verbeterde IT-efficiency Dankzij de standaardisatie met Office SharePoint Server 2007 heeft de groep van Mitchell de efficiency kunnen verbeteren, met name doordat de verantwoordelijkheid voor contentpublicatie is verschoven naar gebruikers binnen het bedrijf. Een van de magische dingen van Office SharePoint Server is dat ik een wereldwijde intranetportal kan ondersteunen met slechts vier of vijf mensen, zegt Mitchell. Indien er enige mate van aanpassing vereist is, kan ik dat werk uitbesteden en mijn eigen team vrijhouden voor de ontwikkeling van nieuwe functies die op alle sites kunnen worden hergebruikt. We kunnen op deze manier tien nieuwe sites per maand ontwikkelen, vaak
tegen zulke lage kosten dat ik deze niet eens hoef door te berekenen aan de bedrijfsgroep. En nadat die nieuwe site live is, wordt het dagelijkse beheer uitgevoerd door de eigen bedrijfsgebruikers van de site. Een geconsolideerde oplossing leidt ook tot verbeterde efficiency bij de groep Server & Storage Technologies van Amirian. Deze groep beheert het datacenter waarop Office SharePoint Server 2007 wordt gehost. Standaardisatie met Office SharePoint Server heeft grotere schaalvoordelen opgeleverd, zegt Amirian. Er zijn niet alleen minder servers om te beheren, maar alle servers kunnen op dezelfde manier worden ondersteund, waardoor het maken van backups en het uitvoeren van herstel een stuk eenvoudiger is. Office SharePoint Server kon zeer goed worden geïntegreerd in onze bestaande IT-infrastructuur en met de andere Microsoft-technologieën die we al gebruikten. Dit is belangrijk voor mij, omdat de oplossing kan worden ondersteund met bestaande medewerkers en vaardigheden. Hierdoor kan ik gebruikmaken van schaalvoordelen zodat doorlopende kosten minimaal blijven. Uitbreidbare omgeving Hoewel de oplossing al enorme voordelen biedt, zegt Mitchell dat het beste nog moet komen. We hebben nu een portalplatform dat met ons bedrijf kan meegroeien, zegt hij. Dankzij de sterke relaties met het bedrijf hebben we al snel geprofiteerd van enkele voordelen en wordt de IT-organisatie gezien als een krachtige leverancier van nieuwe meerwaarde. Bedrijfsgebruikers komen nu naar ons toe met de vraag Kunnen we dit met SharePoint doen? Dit is een duidelijk teken van een succesvolle implementatie. We ondersteunen een proces. We worden geen onderdeel van het proces.
Meer informatie Voor meer informatie over producten en services van Microsoft kunt u contact opnemen met het Microsoft Sales Information Center via (800) 426-9400. In Canada neemt u contact op met het Microsoft Canada Information Centre via (877) 568-2495. Dove en slechthorende klanten kunnen contact opnemen met de teksttelefoondienst (TTY/TDD) van Microsoft via (800) 892-5234 in de Verenigde Staten of via (905) 568-9641 in Canada. Klanten buiten de 50 Verenigde Staten en Canada kunnen contact opnemen met de vestiging van Microsoft in hun land. Voor informatie op internet gaat u naar: www.microsoft.com Microsoft Office System Microsoft Office is het meestgekozen systeem ter wereld voor informatiebewerking en het biedt de programma's, servers en services waarmee u informatie kunt omzetten in impact. Voor meer informatie over Microsoft Office gaat u naar: www.microsoft.com/office Voor informatie over MTV Networks bezoekt u de website op: www.viacom.com/ourbrands/medianetwor ks/mtvnetworks/pages/default.aspx Software en services 2007 Microsoft Office-systeem Microsoft Office SharePoint Server 2007 Microsoft Server Product Portfolio Windows Server 2003 Microsoft SQL Server 2005 Deze casestudy is uitsluitend informatief bedoeld. MICROSOFT BIEDT GEEN EXPLICIETE OF IMPLICIETE GARANTIES IN DIT OVERZICHT. Document gepubliceerd in april 2008