Checklist Dit document bevat een checklist die u helpt om op de juiste wijze invulling te geven aan de inrichting van uw aanbestedingstraject na inwerkingtreding van de Aanbestedingswet. Aan de hand van verschillende (basis)vragen kunt u invulling geven aan uw aanbestedingstraject. De exacte invulling zal per aanbestedingstraject verschillen en is maatwerk. Deze checklist kunt u gebruiken als hulpmiddel. In deze checklist wordt nog geen aandacht gespendeerd aan de wijze waarop bij meervoudig onderhandse procedures inschrijvers worden uitgekozen. Deze checklist is een dynamisch document en zal aangepast en uitgebreid worden met toekomstige ontwikkelingen en nieuwe inzichten. Inhoud 1. Het aanbestedingsproces 2 2. Geclusterde opdrachten 7 3. Aanbestedingsprocedure 8 4. Nationale of Europese procedure 10 Doel en ambitie van de wet De wet beoogt een duidelijk en eenvormig kader te bieden voor aanbesteden. Het is erop gericht dat de overheid op een transparante en effectieve manier inkoopt tegen de beste prijs-kwaliteitverhouding, waarbij ondernemers (zoals MKB) een goede en eerlijke kans maken op een opdracht. Opbouw van de Aanbestedingswet Deel 1: Algemene bepalingen voor alle opdrachten (boven en onder de drempel) Deel 2: Europees aanbesteden van overheidsopdrachten Deel 3: Europees aanbesteden van speciale-sectoropdrachten Deel 4: Algemene voorschriften gerelateerd aan de andere delen Inkoop en aanbesteden is maatwerk! 2
1. Het aanbestedingsproces Wat is het voorwerp van de beoogde opdracht? Beschrijf kort de opdracht. Betreft de beoogde opdracht een overheidsopdracht of een raamovereenkomst? Worden in deze opdracht prestaties gebundeld in de markt gezet die individueel door een ondernemer zou kunnen worden uitgevoerd? Ja: dan is sprake van een geclusterde opdracht (zie 2. Geclusterde opdrachten). Worden in deze opdracht prestaties gebundeld met andere aanbestedende diensten? Met behulp van welke aanbestedingsprocedure (zie 3. Aanbestedingsprocedure) plaatst ik de opdracht in de markt? Pas ik de percelenregeling toe bij deze opdracht? Zo ja, op welke wijze? Betreft het een Werken-opdracht? Zo ja, ARW 2013 toepassen. Betreft het een Leveringen/ Diensten-opdracht? Optioneel: toepassen Richtsnoer Leveringen en Diensten. Bij raamovereenkomsten: In het aanbestedingsdocument aangeven waarom gekozen is voor een raamovereenkomst en op welke wijze rekening is gehouden met de positie van marktpartijen. In de aankondiging de minicompetitieprocedure beschrijven (de wijze waarop de werkzaamheden tussen de opdrachtnemers wordt verdeeld) en binnen welk tijdsbestek de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. 3
Zijn er standaardmodellen in de markt die op basis UAV 2012 en UAV-GC 2005. van gelijkwaardig overleg tussen marktpartijen en overheid tot stand zijn gekomen? Zijn er branchevoorwaarden in de markt die ter Vb.: DNR 2011 kennisneming en overweging moeten worden meegenomen in de aanbestedingsvoorwaarden? Vaststellen/opstellen contractvoorwaarden: Zijn er onredelijke voorwaarden in het kader van de markt, branchevoorwaarden en het voorwerp van de opdracht? Denk vooral aan aansprakelijkheid, intellectueel eigendom, cessie van verzekeringspenningen. Risico s alloceren bij de contractpartner die ze ook feitelijk kan beheersen/beïnvloeden. Nauwelijks voorzienbare risico s mogen niet bij de ondernemer worden neergelegd. Is het gezien de markt, economie en projectrisico s nodig om een bankgarantie te verlangen van de winnende inschrijver? Zo ja, enkel een verklaring verlangen dat men na gunning bereid is een bankgarantie te overleggen (niet bij inschrijving of verzoek om deelneming). Verlangen we meer inspanningen dan gebruikelijk Zo ja, wat is een redelijke vergoeding? van inschrijvers/moeten zij extra kosten maken (bv. ontwerpen specifiek voor de aanbesteding, maquettes, etc.)? Welk gunningscriterium wordt gekozen? Economisch meest voordelige inschrijving: Welke subgunningscriteria worden geformuleerd? Indien goed gemotiveerd: laagste totale levenscycluskosten. Welke wegingsfactor hebben de verschillende 4
subgunningscriteria? Helder en eenduidig beoordelingskader opstellen: op basis van welke elementen/onderdelen worden de inschrijvingen op de verschillende subgunningscriteria beoordeeld? Wordt duurzaamheid verwerkt in deze aanbesteding? Zijn er duurzaamheidscriteria door AgentschapNL opgesteld voor dit type opdracht? http://www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/product groepen#productgroepen Zijn er duurzaamheidscriteria door de Europese Commissie opgesteld voor dit type opdracht? http://ec.europa.eu/environment/gpp/eu_gpp_cr iteria_en.htm Welke elementen van duurzaamheid verwerk ik? Milieu / Sociale criteria / Social return on investment Op welke wijze wordt duurzaamheid verwerkt in deze aanbesteding? Geschiktheidseisen / Subgunningscriteria / Uitvoeringsvoorwaarden (contracteisen) Is het Alcateltermijn van 20 dagen proportioneel? Standaard explootvrije dagen: Wanneer er explootvrije dagen of vakanties samenvallen met het Alcateltermijn kan het proportioneel zijn om het termijn te verlengen. Nieuwjaarsdag 2e Paasdag Bevrijdingsdag 2e Pinksterdag Goede Vrijdag Koninginnedag Hemelvaartsdag 1 e en 2 e Kerstdag Extra explootvrije dagen in 2013: Maandag 29 april (dag voor Koninginnedag) Vrijdag 10 mei (dag na Hemelvaartsdag) Vrijdag 27 december (dag na 2 e Kerstdag) Publiceren via TenderNed (of bij gebruik van een www.tenderned.nl ander medium: controleren of de publicatie op TenderNed staat). Beoordelingsleidraad voor intern gebruik opstellen 5
en verspreiden bij de beoordelingscommissie. Mededelingen met de gunningsbeslissing opstellen (voorlopige gunning en afwijzingsbrieven). De afwijzing voldoende motiveren en hierin alle relevante redenen van afwijzing in benoemen: de eindscores zowel van de afgewezen inschrijver als van de winnende inschrijver; de scores van de afgewezen inschrijver op specifieke kenmerken en de reden waarom op dat specifieke kenmerk eventueel niet de maximale score is toegekend; eventueel de reden(en) waarom de winnende partij beter heeft gescoord; verduidelijking van de toepassing van de gehanteerde criteria bij gunning volgens het criterium economisch meest voordelige inschrijving. Proces-verbaal van gunning/opdrachtverlening opstellen en bij het interne aanbestedingsdossier voegen. namen van uitgekozen gegadigden met motivering; namen van afgewezen gegadigden met motivering; namen van afgewezen inschrijvers met motivering; motivering voor de keus van de winnaar; omstandigheden bij de toepassing van een bijzondere procedure, en reden van eventueel niet-gunnen. 6
2. Geclusterde opdrachten Bij clusteren gaat het om het niet onnodig samenvoegen van opdrachten. Clusteren is op zich niet verboden, maar er dient voldoende en deugdelijk te worden gemotiveerd. Het gaat om een correcte belangenafweging die gemotiveerd wordt. Wat is de mate van samenhang tussen de prestaties? Is het redelijk om de prestaties als één opdracht in de markt te zetten? Maak een analyse van de relevante markt: Hoeveel marktpartijen kunnen de prestaties uitvoeren? Hoeveel marktpartijen vallen in de categorie MKB? Wat zijn de risico s en organisatorische gevolgen (voor- en nadelen) voor de aanbestedende dienst, zowel ten aanzien van niet als ten aanzien van wel samenvoegen? Wat zijn de risico s en organisatorische gevolgen (voor- en nadelen) voor de potentiële inschrijvers, zowel ten aanzien van niet als ten aanzien van wel samenvoegen? Wat zijn de consequenties voor de toegang tot de opdracht voor het MKB (het kunnen indienen van een inschrijving met een reële kans om te winnen)? Wel of niet clusteren, de belangenafweging. Wel / niet, omdat Is het mogelijk om de samengevoegde opdracht Ja / nee, omdat in percelen op te delen? Is het zinvol gezien de markt om de 7
samengevoegde opdracht in percelen op te delen? Waarom wel/niet? Motiveer de clustering en het (niet) opdelen in percelen in het aanbestedingsdocument. 3. Aanbestedingsprocedure Wat is de geldelijke opdrachtwaarde van de opdracht? Welk type opdracht betreft het? Werken / Leveringen / Diensten Betreft het een complexe opdracht? Zo ja, waarom? Hoeveel potentiële inschrijvers zijn er? Wat zijn de kenmerken van de markt (product/dienst) waarop deze opdracht ziet? Wat zijn de transactiekosten voor de aanbestedende dienst? Wat zijn de transactiekosten voor de potentiële inschrijver? Wat is het gewenste eindresultaat van de opdracht? Toepassing objectieve criteria: Baten/lasten (schaalvoordelen) Verwachte respons Toegankelijkheid MKB 8
De meest passende aanbestedingsprocedure: Enkelvoudig onderhands / Meervoudig onderhands / Nationaal openbaar / Nationaal niet-openbaar / Europees openbaar / Europees niet-openbaar / Bijzondere procedure Geschiktheidseisen: Niet toepassen bij onderhandse procedures. 9
4. Nationale of Europese procedure Toepassing van uitsluitingsgronden: Welke uitsluitingsgronden verklaar ik van toepassing? Niet alle facultatieve gronden automatisch van toepassing verklaren. Welk termijn wordt er, gelet op het voorwerp van de opdracht, vastgesteld voor het vaststellen van een overtreding van de gehanteerde facultatieve uitsluitingsgronden. Zijn er dwingende redenen van algemeen belang die zou kunnen leiden tot het oordeel dat uitsluiting, gelet op het voorwerp van de opdracht disproportioneel zou zijn? Welke geschiktheidseisen zijn passend en proportioneel voor dit aanbestedingstraject? Geschiktheidseisen: Alleen de eisen formuleren die verband houden met de daadwerkelijke risico s van de opdracht. Kerncompetenties van de essentiële punten van de opdracht formuleren niet meer dan één referentie per kerncompetentie vragen. Geen omzeteisen stellen, tenzij zwaarwegende motieven in het kader van daadwerkelijke risico s ten aanzien van correcte en tijdige oplevering. Wel omzeteis, dan uitgaan van gemiddelde jaaromzet en maximaal driemaal de opdrachtwaarde. Geen financiële ratio s van toepassing verklaren, 10
tenzij noodzakelijk. Bij de bewijsmiddelen aansluiten bij het type organisatie van de inschrijver en haar wettelijke plichten ten aanzien van boekhoudregels. Vraag niet per definitie om een afschrift van de polisvoorwaarden. Vraag niet per definitie om een onafhankelijke accountantsverklaring. Houd rekening met redelijke termijnen voor de ouderdom van bewijsmiddelen. De Gedragsverklaring Aanbesteden is tot twee jaar na afgifte geldig. Voeg de juiste uniforme Eigen Verklaring bij. Bewijsmiddelen waarop de Eigen Verklaring ziet mogen enkel na voorlopig gunning aan de winnende inschrijver worden gevraagd. Bewijsmiddelen waarop de Eigen Verklaring niet mogen bij de inschrijving worden verlangd. 11