FUNCTIEBESCHRIJVING DOSSIERBEHANDELAAR PERSONEEL (M/V) Afdeling: de afdeling Managementondersteunende diensten Standplaats: Koning Albert II-laan 20 bus 8 te 1000 Brussel FUNCTIECONTEXT Het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie is de entiteit van de Vlaamse overheid die instaat voor het realiseren van een kwaliteitsvol leefmilieu in Vlaanderen. Het is een brede organisatie die op vele milieuterreinen actief is: plannen en coördineren van het beleid, afleveren van vergunningen, uitvoeren van inspecties, wetenschappelijk onderzoek, sensibilisering enz. Het departement bestaat uit een coördinerend secretariaat-generaal en twaalf afdelingen die zich elk afzonderlijk inzetten voor een specifiek aspect van de milieuen natuurproblematiek. Binnen het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie (LNE) is er een centrale taak weggelegd voor de afdeling Managementondersteunende Diensten (MOD). Deze afdeling ondersteunt de overige afdelingen en een aantal andere entiteiten binnen het beleidsdomein (zoals het agentschap Natuur & Bos) op het vlak van personeel en logistiek. De Dienst Personeel staat in voor de uitvoering van het personeelsbeleid. Dit houdt onder meer in: werving & selectie, personeelsadministratie, rapportering, vorming en welzijn. De dienst is hiervoor onderverdeeld in een aantal functionele teams. Jij maakt deel uit van het team Personeelsbeheer. Dit team zorgt voor een correcte uitvoering van de personeelsadministratie en werkt hiervoor nauw samen met het departement Bestuurszaken en het Agentschap voor Overheidspersoneel van de Vlaamse Overheid. FUNCTIE-INHOUD Je staat in voor het beheer en de behandeling van personeelsdossiers en gegevens in diverse domeinen (in- en uitdiensttredingen, overplaatsingen, bevorderingen, ziekte, verloven, pensioenen). Je bent eerstelijnsaanspreekpunt voor een bepaalde klantengroep waarbij je ervoor zorgt dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen. Je beantwoordt vragen, je verwerkt en volgt personeelsdossiers op. Daarbij leef je de procedures en de wet- en regelgeving na en pas je deze toe op concrete dossiers. 1
RESULTAATSGEBIEDEN 1. GEGEVENSVERZAMELING Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. - De nodige informatie verzamelen en voorleggen aan de bevoegde overheid om goedkeuring te bekomen over personeelsbewegingen (wervingsfiche) - Gegevens invoeren in het personeelsbeheerssysteem Vlimpers of andere databanken - Werklijstitems (Vlimpers) verwerken o.m. inzake verloven, ziekte, wijzigingen burgerlijke staat, - Ontbrekende gegevens opzoeken - Documenten bewaren in het personeelsdossier 2. CONTROLE VAN GEGEVENS Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. - Controle van selectiedossier met het oog op de indiensttreding van nieuwe personeelsleden (b.v. nagaan of de werving gebeurde in overeenstemming met de goedkeuring van de bevoegde leidend ambtenaar) - Controleren of aanvragen (verlof, ziekte, pensioenen) in overeenstemming zijn met het statuut - Ziektecyclus controleren (ziektemelding, ziektecontrole, ) - Controleren of alle noodzakelijke documenten tijdig en correct worden overgemaakt en, waar nodig, doorgestuurd - Controleren van de maandelijkse salarissen 3. VERWERKEN VAN GEGEVENS EN BEHANDELING VAN DOSSIERS Uitvoeren van de voorziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. - Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, documenten, attesten (b.v. opmaak contracten, besluiten, dienststaten, sociale documenten, ) - Opvolgen van de geldelijke en administratieve loopbaan van personeelsleden en de nodige acties ondernemen (besluiten opmaken, invoer in Vlimpers, ) - Opvolgen van de tijdelijke contracten en de nodige acties ondernemen met het oog op de verlenging of de beëindiging van de contracten - Opstarten en uitvoeren procedures inzake bevorderingen, vrijwillige terugzetting in graad, cumulatie tijdens de diensturen, - (elektronisch) pensioendossier samenstellen (zowel op vraag van het personeelslid als ambtshalve pensioneringen en dossiers pensioencommissie) 2
4. INFORMATIE-UITWISSELING Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren. - Beantwoorden van telefonische en schriftelijke oproepen van personeelsleden die inlichtingen vragen (bv. reglementering inzake arbeidsongevallen en beroepsziektes, de verschillende mogelijkheden, de te volgen procedures) - Klanten informeren over komende wijzigingen in de regelgeving - Personeelsleden die langskomen ontvangen, te woord staan, verder helpen, doorverwijzen, - Onthaal nieuwe personeelsleden - Onderhouden van contacten met externe instanties (bv. Mutualiteit, Medex, RVA, WSE, ) en uitwisselen van informatie met het oog op een optimale dienstverlening - Feedback geven en informatie delen met collega s - Leveren van gegevens voor beslissingen van en voor derden - Dossiers bespreken met collega s en/of teamverantwoordelijke - Vervangen van en inspringen voor afwezige collega s 5. WERKRELATIES Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. - Deelnemen aan vergaderingen of werkgroepen om het team te vertegenwoordigen, toelichting geven over de stand van zaken en nadien feedback geven aan het team - Contact houden met de verschillende teams om de kennis van hun werking en materie te verwerven, bij te stellen en informatie uit te wisselen met andere teams om zo de nodige verbanden te kunnen leggen en een gelijke toepassing van het statuut voor alle personeelsleden te kunnen garanderen om bij te dragen tot de coherente en uniforme behandeling van de klanten van de afdeling - Deelnemen aan teamvergaderingen en de gemaakte afspraken mee opvolgen - Spontaan probleemsituaties en knelpunten signaleren en mee zoeken naar oplossingen - Bij het nemen van beslissingen het effect op andere delen van de afdeling inschatten - Rekening houden met de gebeurtenissen uit de andere teams van de afdeling bij het behandelen van de dossiers 6. REGLEMENTERING Opzoeken, opvolgen, raadplegen, interpreteren en toepassen van reglementering en informatie teneinde de dossierbehandeling correct en tijdig te kunnen doen. Voorbeelden - Wetgeving opvolgen en opzoeken (Raamstatuut, sociaal recht, federale regelgeving, dienstnota s, Rondbrieven, ) - Reglementering kennen / toepassen (bijblijven) en kennis verdiepen - Dossiers toetsen aan reglementering - Informatie opzoeken (bv. In bestanden zoals personeelsgegevens in Vlimpers, ) - Advies (bv. Juridisch) vragen binnen de entiteit of daarbuiten - Bijscholing / opleiding volgen 3
7. MILIEUBEWUST HANDELEN Consequent milieubewust handelen op de werkplek ten einde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van het Dept. LNE op het gebied van milieuzorg. Voorbeelden: - naleven van milieu- en veiligheidsregels: melden van lekken (water, olie, ) en van defecten aan installaties (koelkast, verlichting, verwarmings- en airconditioninginstallaties,...), melden als onderaannemers die werken uitvoeren (schilderen, wanden verplaatsen, ) hun afval niet verwijderen, vrijhouden van de gangen (geen kasten, ) zodat evacuatie bij brand veilig kan verlopen, - energie, water en grondstoffen spaarzaam gebruiken: sluiten van deuren, uitdoen van lichten en uitschakelen van elektrische apparaten (PC, scherm, printers, fax, copiermachines, koffiezet, ) bij het verlaten van de werkplek, vergaderzalen, archiefruimten ; geen radiatoren of convectoren bedekken; geen bijzetradiatoren en mobiele airco s gebruiken (dit is verboden tenzij speciaal toegestaan); waar mogelijk trap gebruiken i.p.v. de lift; het gebruik van (warm) water in keukentjes/sanitair beperken; het gebruik van papier beperken: geen overbodige kopies maken en zoveel mogelijk elektronische middelen gebruiken, recto-verso kopiëren en waar mogelijk geen omslagen gebruiken voor verzending van interne documenten; kantoormaterialen (mappen, ) hergebruiken alvorens nieuw aan te kopen; - milieuvriendelijk verplaatsen: bij verplaatsingen zoveel mogelijk het STOP-principe toepassen: eerst stappen (te voet), dan trappen (fietsen), openbaar vervoer en tenslotte kiezen voor (personen)wagen; waar mogelijk kiezen voor carpooling met collega s bij gebruik van (dienst)wagens; - correct sorteren van afval: vergaderzalen netjes achterlaten, correct sorteren van afval (papier, restafval, PMD, ) op de werkplek/keukentjes, DIPLOMAVEREISTEN Beschikken over een bachelordiploma (niveau B) bij voorkeur in de richting personeelswerk of rechtspraktijk. TECHNISCHE COMPETENTIES - Professionele kennis en kunde van het Vlaams personeelsstatuut, sociaal recht en aanverwante regelgeving - Informaticakennis Basiskennis en -kunde Microsoft Word, Excel en Outlook Op internet en intranet de weg vinden naar informatie nodig voor de job 4
PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES Voortdurend verbeteren = Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen I. Toont zich leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie. - Is gemotiveerd om nieuwe leerstof te verwerken - Is bereid om nieuwe methodes aan te leren - Past nieuwe afspraken over de uitvoering van de eigen taak meteen toe in de praktijk - Vraagt om uitleg en toelichting als iets niet duidelijk is - Geeft aan waar zich problemen in de taak voordoen en denkt mee na over oplossingen Klantgerichtheid = Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren II. Onderneemt acties om voor de klant een geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken = Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is II. Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid consequent en correct handelen = Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen. II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) 5
- Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Nauwgezetheid = Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met materialen. III. Blijft onder verhoogde druk kwaliteitsvol werk afleveren - Levert onder druk kwaliteitsvol werk af - Weet snelheid met nauwkeurigheid te combineren - Kiest de exacte methode of procedure afhankelijk van de gevraagde nauwkeurigheid - Combineert kwantiteit met kwaliteit - Blijft oog voor detail hebben onder tijdsdruk Plannen = Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen I. Plant eigen werk effectief - Maakt gebruik van hulpmiddelen bij het inplannen van taken (checklist, to-dolijstjes, elektronische agenda ) - Pakt eerst de belangrijkste of dringendste opdrachten aan - Houdt rekening met de nodige uitvoeringstijd - Geeft tijdig aan als de planning niet gehaald kan worden - Houdt in de eigen planning rekening met de begrippen dringend en belangrijk Probleemanalyse (analytisch denken) = Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie. II. Legt verbanden en ziet oorzaken - Benadert een probleem vanuit verschillende gezichtspunten - Benoemt de oorzaken van problemen die zich voordoen - Legt verbanden tussen verschillende soorten informatie - Detecteert onderliggende problemen - Integreert nieuw gevonden informatie met bestaande informatie Oordeelsvorming (synthetisch denken ) = Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria. I. Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties 6
Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid = Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep II. Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek - Stelt eenduidig leesbare documenten op die beknopt en ter zake zijn - Levert teksten met een duidelijke structuur (zowel inhoudelijk als vormelijk, en de inhoud en vorm zijn op elkaar afgestemd) - Gebruikt een stijl die aangepast is aan de situatie (zakelijk, onderhoudend, informatief ) - Gebruikt een taal die aan het publiek aangepast is (bv. licht jargon toe, schrijft 'leesbare' teksten ) - Houdt in taalgebruik en boodschap rekening met de behoeften en beperkingenvan de verschillende doelgroepen 7