ADMINISTRATIEVE ORGANI- SATIE EN INTERNE CONTROLE
De wereld van vandaag wordt gekenmerkt door de snelle ontwikkeling van nieuwe technologieën en disruptieve marktomstandigheden. Deze ontwikkelingen hebben verregaande gevolgen voor bestaande organisaties. Om hun bestaansrecht en een concurrerende positie te blijven behouden, zullen zij in staat moeten zijn om snel en flexibel in te kunnen spelen op veranderingen in de markt. Dat betekent dat organisaties meer moeten gaan digitaliseren, hun producten- en dienstenportfolio beter zullen moeten afstemmen op de behoefte van de klant en meer gebruik zullen moeten maken van innovatieve toepassingen. Voor deze organisaties biedt Mavim een platform dat zowel continue verbeterinitiatieven als bedrijfsbrede transformaties in alle facetten ondersteunt. In één platform ondersteunt Mavim het beheer en de integratie van zes primaire managementthema s voor succesvolle transformatie. De propositie van Mavim is uniek omdat het organisaties in staat stelt de vertrouwde Microsoft-technologieën te blijven gebruiken (zoals Microsoft Visio, Oice365, SharePoint, SQL). Daarmee biedt het een eenvoudige omgeving voor de planning en uitvoering van iedere strategische verandering. De Mavim software is in te zetten bij ieder bedrijfsonderdeel en toe te passen op elk managementvraagstuk. De organisatie bepaalt daarbij zelf het startpunt en kan naar wens en behoefte van de organisatie de toepassing uitbreiden of aanpassen. Het Mavim platform bevat een integratie met modelleer- en publicatietools als Microsoft Visio en SharePoint, voorziet in het hergebruik van bestaande informatie en wordt gekenmerkt door de unieke functionaliteit waarmee verbanden kunnen worden gelegd tussen alle denkbare elementen en gegevens. Hierdoor is Mavim hét ideale platform om iedere transformatie klein of groot te realiseren. 2 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE CONTROLE
INHOUDSOPGAVE Wat houdt Administratieve Organisatie en Interne Controle in? Wat is het doel van Administratieve Organisatie? De geschiedenis van Administratieve Organisatie en Interne Controle Waarom zou u met AO/IC beginnen? Hoe te starten? Wat bereikt u ermee? Wat zijn de valkuilen? 4 6 6 6 7 8 9
Welke aspecten vormen voor organisaties tegenwoordig de sleutels tot succes? Zijn het kwalitatief hoogwaardige diensten en producten, zijn het gedreven medewerkers, of is het een geavanceerde website en een meer dan toereikend marketingbudget? Deze aspecten zullen zeker een rol spelen, maar zonder een goed georganiseerde administratieve organisatie, eiciënte processen, aandacht voor risico s en interne controlemaatregelen heeft een organisatie zeker niet zo n onderscheidend vermogen. Het bestaansrecht van iedere organisatie wordt immers bepaald door de te leveren producten en diensten. En de geleverde kwaliteit en het behaalde rendement zijn directe resultaten van de onderliggende procesgang. De kwaliteit van de administratieve organisatie is namelijk veelal bepalend voor de wijze waarop leveranciers, klanten en het personeel de producten en diensten ervaren. Het maken en vastleggen van heldere afspraken over rollen, taken en verantwoordelijkheden, is van groot belang om de geformuleerde doelstellingen te kunnen realiseren. Daarnaast zorgt inzicht in prestaties, risico s en de werking van de admini-stratieve organisatie ervoor dat een organisatie snel kan anticiperen op veranderingen. Dit whitepaper geeft antwoord op alle vragen die aan bod kunnen komen bij de (her)inrichting van de Administratie Organisatie en de vastlegging van de Interne Controle. Wat houdt Administratieve Organisatie en Interne Controle in? Om een goede beschrijving te kunnen geven van Administratieve Organisatie moet allereerst het begrip organisatie worden gedefinieerd. Onder organisatie wordt een groep mensen verstaan die beogen om in onderlinge samenwerking bepaalde doelstellingen te realiseren, daarbij gebruik makend van beschikbare middelen. De doelstellingen van een organisatie worden doorgaans vastgesteld door de directie of het management. Zij is tevens belast met het organiseren, dirigeren en controleren binnen een organisatie. Deze taken kunnen pas goed worden uitgevoerd als er informatie beschikbaar is over de interne processen en de procesgang. Deze informatie wordt verstrekt vanuit een informatiesysteem. De administratieve organisatie regelt het goed functioneren van dit informatiesysteem (Beek e.a., 2002). Verder dient een organisatie haar interne processen zorgvuldig te kunnen beheersen. Door middel van interne controle wordt meer zekerheid en inzicht verschaft in de betrouwbaarheid van de informatie en het functioneren van de interne processen. Administratieve Organisatie De Administratieve Organisatie kan worden omschreven als het complex van organisatorische maatregelen met betrekking tot gegevensverwerkende processen in een organisatie, gericht op 4 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE CONTROLE
EEN GOED GEORGANISEERDE ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE MET EFFICIËNTE PROCESSEN LEIDT TOT EEN GROTER ONDERSCHEIDEND VERMOGEN de informatieverzorging ten behoeve van het besturen en doen functioneren van de organisatie, alsmede voor het afleggen van verantwoordingen (Jans e.a. 2001a). In het vakgebied van de Administratieve Organisatie staat het tot stand brengen en in stand houden van de informatieverzor-ging door middel van gestructureerde gegevensverwerkende processen centraal. Immers, het voortbrengen van geschikte informatie die voorziet in de informatiebehoeften van een organisatie vloeit voort uit deze processen en is van elementair belang. Interne Controle Eerder is al vermeld dat beheersing van de interne processen essentieel is om een organisatie goed te kunnen besturen. Om meer en beter inzicht te krijgen in het functioneren van een organisatie wordt controle uitgeoefend door de directie of door de controller namens de directie: de Interne Controle. Omdat pas achteraf gecontroleerd wordt of er onvolkomenheden zijn die in de toekomst moeten worden voorkomen of verbeterd, heeft de interne controle vooral een repressieve werking. De Interne Controle kent daarbij een gedelegeerde bevoegdheden, de eecti-viteit en doelmatigheid van de processen en de beveiliging van waarden (Jans e.a., 2001a). De toetsingscriteria voor de eectiviteit en doelmatigheid van processen hebben over het algemeen betrekking op verschillende aspecten (van uitvoering). Wat er gedaan moet worden en door wie, hoe de handelingen moeten worden uitgevoerd en wanneer de handelingen moeten worden verricht, wordt binnen deze toetsingscriteria geregeld. Deze criteria worden doorgaans vastgelegd in: Taakbeschrijvingen voor wat betreft het wie en wat. Werkopdrachten ter specificatie van het wat en het wanneer (soms ook het wie). Kwaliteitsinstructies. Procedures en werkinstructies, waarbij procedures een beschrijving van systematisch geordende activiteiten en handelingen en eventueel het gebruik van hulpmiddelen geven en werkinstructies een aanvulling op of uitbreiding van procedures verschaen. Arbeidsomstandighedenvoorschriften. Milieuvoorschriften. aantal preventieve maatregelen, de zogenoemde toetsingscriteria voor de beoordeling van de
Wat is het doel van Administratieve Organisatie? Om haar doelstellingen te kunnen realiseren, heeft iedere organisatie informatie nodig. Juist in deze financieel roerige tijden wordt, meer dan ooit, het belang van tijdige en betrouwbare stuurinformatie onderkend. Het doel van het vakgebied Administratieve Organisatie en Interne Controle is om betrouwbare (stuur)informatie te genereren door een zorgvuldige inrichting van de interne processen. De geschiedenis van Administratieve Organisatie en Interne Controle Administratieve Organisatie en Interne Controle is ooit ontstaan als brug tussen de controle op financiële verantwoor-dingen en de aard van de betreende organisatie. Om een verantwoord oordeel te kunnen vormen over de getrouwheid van de verantwoordingen was kennis van de achterliggende processen en maatregelen van Interne Controle noodzakelijk. Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) vindt haar oorsprong dan ook in de accountancy wereld. Deze oorspronkelijke benadering bleek in de loop der jaren, door de geringe aandacht voor ICT, niet optimaal. Dit terwijl een bedrijfsvoering zonder ICT tegenwoordig niet meer voor te stellen is. De aandacht voor ICT in het vakgebied van AO/IC is dan ook gegroeid en dit heeft zich vertaald in nieuwe aandachtsgebieden zoals Bestuurlijke Informatieverzorging en Organisatie van de Informatieverzorging. Deze ontwikkeling veroorzaakte een bredere inzet van AO/IC en viel daardoor niet langer uitsluitend binnen het terrein van de accountant. Ondanks de inmiddels bredere focus van het vakgebied, werd Administratieve Organisatie en Interne Controle nog geruime tijd benaderd vanuit het perspectief van controle en betrouwbaarheid. De toenemende complexiteit van organisaties en de noodzaak om te kunnen sturen op vereiste kwaliteitsmaatregelen heeft ertoe geleid dat het vakgebied zich verder heeft ontwikkeld in de richting van Interne Beheersing. Hierdoor was er niet langer uitsluitend aandacht voor betrouwbaarheid en controle, maar werd er een grotere nadruk gelegd op de beheersing van processen in de meest brede zin. Door deze ontwikkeling begeeft het vakgebied zich inmiddels meer op het gebied van Planning & Control. Theoretisch gezien draagt de moderne toepassing van AO/ IC bij aan een succesvolle uitvoering van procesmanagement binnen een organisatie met een evenwichtige verdeling van aandacht tussen de elementen proces, besturing, organisatie en informatie. Waarom zou u met AO/IC beginnen? Doorgaans ontplooien de eerste initiatieven voor inrichting en documentatie van de interne beheersingsomgeving zich op het moment dat 6 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE CONTROLE
EEN EFFICIËNTE INRICHTING VAN DE PROCESSEN LEVERT EEN ELEMENTAIRE BIJDRAGE AAN DE KWALITEIT VAN DE ORGANISATIE EN HAAR PRODUCTEN EN DIENSTEN bepaalde processen binnen een organisatie niet vlekkeloos blijken te verlopen. Daarnaast krijgen groeiende organisaties te maken met een toenemende behoefte aan focus op processen, risico s en controle en worden er, afhankelijk van de cultuur, keuzes gemaakt over de wijze waarop processen en interne controle worden geformaliseerd. Veelal zal overigens de externe accountant als eerste partij kanttekeningen plaatsen bij een gebrekkige vastlegging van de Administratieve Organisatie en Interne Controle. Bij de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden maakt de externe accountant namelijk meestal gebruik van interne vastlegging van de risico-inschatting, de maatregelen van interne controle en de werking van processen. Anderzijds stellen overheden, toezichthouders, aandeelhouders en andere externe partijen steeds hogere eisen aan de mate van transparantie van een organisatie en de inrichting van haar interne beheersingsomgeving. Dit speelt met name een rol bij het aanvragen van bepaalde kwaliteitscertificaten, waarbij certificerende organisaties en kwaliteitcontroleurs een heldere vastlegging van processen, rollen, verantwoordelijkheden en maatregelen van interne controle vereisen. Dan kan het voorkomen dat vast wordt gesteld dat processen niet eectief zijn ingericht, rollen en verantwoordelijkheden niet helder zijn gedefinieerd of dat er onvoldoende inzicht is in de wijze waarop risico s worden beheerst. Een organisatie zal er dan eerst voor moeten zorgen dat zij haar Administratieve Organisatie en Interne Controle op orde heeft. De toepassing van AO/IC vormt dus een goede basis om operationele processen goed te laten verlopen, aan wet- en regelgeving te voldoen en om beoogde doelstellingen te behalen. Behalve operationele voordelen biedt een goed ingerichte AO/IC bovendien ook voordelen op tactisch en strategisch gebied. Zo kunnen bedrijfsprocessen in relatie worden gebracht met risico s, intern beleid en externe wet- en regelgeving, waardoor AO/IC tevens ondersteuning biedt op het vlak van risicomanagement, kwaliteitsmanagement en compliancy. Hoe te starten? Uiteraard zijn er verschillende manieren om de inrichting en de kwaliteit van de Administratieve Organisatie en Interne Controle zorgvuldig te
ties ondernomen moeten worden om de verbeterpunten in de organisatie door te voeren. Het is daarbij verstandig om het verbeterpotentieel in te delen in verbeteringen op de korte (de zogenaamde quick wins ), de middellange en de lange termijn. Ook de benodigde beheersmaatregelen zullen moeten worden vastgesteld. beoordelen. Een goede methodiek is de bestaande situatie te analyseren en evalueren en aan de hand hiervan verbeterpunten vast te stellen. Beoordeling van de bestaande situatie De bestaande AO/IC beschrijvingen kunnen worden gebruikt om de huidige situatie te beoordelen. Daarbij dient ook de actualiteit van de verslaglegging in acht te worden genomen. Aan de hand van het afnemen van interviews wordt de huidige situatie geëvalueerd en kan worden vastgesteld of de bestaande AO/IC beschrijvingen daadwerkelijk gebruikt worden en voldoende accuraat zijn. Definiëren van verbeterpunten In de volgende fase wordt bekeken op welke wijze de be-staande situatie verbeterd kan worden om optimaal van een goed ingerichte AO/IC te profiteren. Daarbij dient rekening te worden gehouden met factoren buiten de organisatie die mogelijk van invloed kunnen zijn op de inrichting van uw AO/IC, zoals onder andere (gewijzigde) wet- en regelgeving. Het is dus van belang om naast de procesbeschrijvingen alle relevante wet- en regelgeving in kaart te brengen en deze in verband te brengen met de bedrijfsprocessen. Opstellen van een verbeterplan en invoering van beheersmaatregelen Door middel van het opstellen van een concreet verbeterplan wordt vervolgens bepaald welke ac- Vanzelfsprekend dient van tijd tot tijd de eectiviteit van de interne beheersmaatregelen te worden getoetst. Een objectieve blik is hierbij van cruciaal belang. Er dient te worden geëvalueerd of de processen continu eiciënt zijn ingericht en of de interne beheersmaatregelen nog eectief werken. Wat bereikt u ermee? Een goed functionerende Administratieve Organisatie en Interne Controle levert een essentiële bijdrage aan het realiseren van de doelstellingen van iedere organisatie en biedt diverse voordelen. Zo schept de Administratieve Organisatie duidelijkheid voor alle betrokkenen (denk hierbij aan initiatieven op het vlak van risico- en compliance management, vergroting van transparantie, corporate governance, Horizontaal Toezicht e.d.). Door een heldere vastlegging van processen, procedures en werkinstructies weten medewerkers wat, wanneer en hoe te doen. Een eiciëntere inrichting van de processen levert bovendien een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit van de organisatie en haar producten en diensten. 8 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE EN INTERNE CONTROLE
INTERNE CONTROLE VERSCHAFT ZEKERHEID EN INZICHT IN DE BETROUWBAARHEID VAN INFORMATIE EN HET FUNCTIONEREN VAN INTERNE PROCESSEN Daarnaast levert een goed ingerichte Administratieve Organisatie tijdige en betrouwbare stuurinformatie die nodig is om beoogde doelstellingen daadwerkelijk te realiseren. De voordelen zijn dan ook: Transparante bedrijfsprocessen Flexibiliteit bij veranderingen Een betere (risico)beheersing Betrouwbare managementinformatie voor het nemen van de juiste beslissingen Lagere kosten door het optimaliseren van processen Ondersteuning bij de naleving van relevante Ook komt het voor dat onderscheid wordt gemaakt tussen AO en IC en de functie als het ware uit elkaar wordt getrokken. Dat lijkt vanuit het oogpunt van onafhankelijkheid misschien logisch, maar brengt het risico met zich mee dat AO wordt gereduceerd tot de functie die de handboeken oplevert. Het scheiden van verschillende AO aspecten zoals het beschrijven, ontwerpen en het inbouwen van - of adviseren over - kwaliteitsmaatregelen heeft tot gevolg dat het draagvlak voor de AO verder afneemt en een afzonderlijke AO-functie, puur gericht op beschrijving aan ondersteuning zal inboeten. wetgeving Vaak worden allerlei actuele thema s die in de organisatie spelen niet gekoppeld aan de AO/ IC-functie. Dit kan er onder meer toe leiden dat eiciëntietrajecten wel bij de afdeling Planning & Control worden belegd, maar dat de AO/IC pas in een laat stadium wordt betrokken bij het traject, of erger, wanneer het project al is afgerond. Wat zijn de valkuilen? Een van de valkuilen die nogal eens komt kijken bij de inrichting van de AO/IC, is dat het vakgebied vaak als specialistisch wordt gezien. Hoewel de noodzaak ervan doorgaans wel wordt onderkend, bemoeit het lijnmanagement zich er niet of nauwelijks mee. Hierdoor kent de AO/IC functie vaak weinig draagvlak binnen de organisatie, hetgeen door de positionering van de functie - veelal op stafniveau - verder wordt belemmerd.
IN EEN SNEL VERANDERENDE WERELD MAKEN WIJ CONTINUE TRANSFORMATIE MOGELIJK Voor organisaties die hun businessmodellen willen wijzigen, een nieuwe weg willen inslaan naar digitalisering of wendbaarder willen worden om beter in te kunnen spelen op veranderingen, biedt Mavim een platform dat grote bedrijfstransformaties en continue verbeterinitiatieven helpt te eectueren. Sinds 1990 leveren en ontwikkelen wij software waarmee organisaties in staat zijn zich snel aan te passen aan continu veranderende omstandigheden. Onze software wordt gekenmerkt door een hoge mate van innovativiteit én gebruiksvriendelijkheid. Zo is onze software eenvoudig en snel te implementeren, direct klaar voor gebruik, eenvoudig in gebruik en in te zetten voor tal van business managementvraagstukken.