Handleiding/werkinstructie personeelsapp

Handleiding/werkinstructie personeelsapp Voor eindgebruikers Aangepaste versie voor Nummereen September 2018

Inhoud Introductie... 3 Inloggen... 4 Agenda... 6 Verlof aanvragen... 9 Diensten accorderen... 10 Mijn saldi... 12 Over deze app... 13 Vragen... 14 Wachtwoord wijzigen... 14 Uitloggen... 14

Introductie Nummereen heeft ervoor gekozen om haar medewerkers te faciliteren met de personeelsapp van KidsVision. Ondanks dat het niet gaat om een app, wordt het wel zo genoemd door KidsVision. We nemen deze naamgeving daarom ook over in deze handleiding. Middels deze personeelsapp kun je eenvoudig je rooster inzien, verlof aanvragen, je gewerkte uren accorderen en je saldi inzien. Dit kan op ieder gewenst moment. Nummereen heeft ervoor gekozen om de personeelsapp (vooralsnog) te gebruiken om je rooster in te zien en het accorderen van je uren. Je verlof moet je aanvragen, zoals je gewend bent, in het portaal van BCS online. Je kunt de app installeren op je smartphone, maar je kunt ook op je tablet, laptop of computer inloggen. Verdere instructie volgt onder het kopje Inloggen. De app bevat een menu dat opgebouwd is uit verschillende iconen. Voor ieder icoon is een kopje aangemaakt waaronder een uitleg volgt.

Inloggen Je kunt inloggen op je smartphone, je tablet, je laptop en/of je computer. Kies voor http://mijnkidsvision.nl. De pagina http://mijnkidsvision.nl/login.php opent en je kunt hier inloggen met je gebruikersnaam (e-mailadres) en het wachtwoord dat je van jouw organisatie hebt ontvangen. Op je smartphone en tablet kun je de website op je beginscherm zetten. Hoe je dat doet is afhankelijk van het type dat je hebt: IOS: Android: Windows: in menu: zet in beginscherm. bij optie Meer: sneltoets toevoegen aan startscherm. kies voor de optie: aan startscherm vastmaken. Zorg ervoor dat het e-mailadres geen extra spaties bevat. Dit kun je gemakkelijk controleren door het hele emailadres te selecteren. Afbeelding 1 E-mailadres; links met spatie, rechts zonder spatie Op je telefoon kun je ervoor kiezen om het wachtwoord automatisch in te laten vullen. Dit heeft als voordeel dat ook je e-mailadres snel ingevuld wordt. Afbeelding 2 IPhone: links eerste letter van e-mailadres, klik op [Vul wachtwoord automatisch in], rechts alles voorgevuld

Als je ingelogd bent kom je standaard in de agenda terecht, zodat je direct ziet voor welke diensten je deze week ingepland bent. Het icoon Agenda wordt dan ook als eerste behandeld. De knop [Menu] geeft altijd de mogelijkheid om naar het menu te gaan en van daaruit naar een ander icoon te navigeren. Afbeelding 3 Menu Nummereen maakt in dit menu geen gebruik van het aanvragen van verlof (icoon verlof aanvragen). Dit betekent dat je dit icoon niet gaat gebruiken.

Agenda De agenda wordt standaard geopend als je inlogt. De agenda opent met de huidige werkweek waarbij het weeknummer en jaartal worden getoond. Tevens worden datum, dag van de week en uren getoond. De afspraken dat wil zeggen je diensten of de tijd dat je juist wel of juist niet inzetbaar bent kunnen verschillende kleuren hebben, afhankelijk van de staat van de dienst. De kleur van de diensten wordt in de legenda bepaald. In deze handleiding wordt van de legenda gebruik gemaakt die onder het kopje Legenda getoond wordt. De kleuren in jouw app kunnen dus afwijken van de kleuren in deze handleiding. Als je in de agenda naar beneden scrolt dan kun je via de knop [Legenda] snel in de legenda terechtkomen, zodat je de betekenis van de kleuren kunt inzien. Afbeelding 4 Agenda In bovenstaande afbeelding heeft de medewerker op maandag een dag vrij, maar ze heeft deze nog niet geaccordeerd. Haar dienst van dinsdag heeft ze al wel geaccordeerd. Op woensdag heeft ze inzetbaarheid opgegeven en een late dienst toegewezen gekregen. Op donderdag heeft ze s ochtends eerst taakuren en daarna nog een dienst. De diensten van woensdag, donderdag en vrijdag en de taakuren van donderdag zijn nog niet geaccordeerd. De knoppen [< W], [< M], [> M] en [> W] maken het mogelijk om per week of per maand terug of juist vooruit te gaan. Als je in de agenda naar beneden scrolt dan kun je via de knop [Vandaag] weer gemakkelijk naar de huidige werkweek teruggaan.

In de afspraak wordt standaard de begin- en eindtijd van de dienst of van je inzetbaarheid getoond. Daaronder wordt de code van de vestiging weergegeven. Details van een afspraak Als je dubbelklikt op een afspraak opent een nieuw venster en daarin worden de details van de afspraak getoond. Afbeelding 5 Details van een dienst Naast de datum en de vestiging, worden ook de groep, de reden van je dienst (in bovenstaande afspraak gaat het om een dienst volgens rooster, maar er kan natuurlijk ook sprake zijn van inval), de begin- en eindtijd, de pauze-uren en de werkelijke uren getoond. Als het een dienst volgens rooster betreft dan hoef je de afspraak niet te openen. Via het icoon diensten accorderen kun je het snelst je (inval)diensten accorderen.

Afwijkingen in gewerkte uren Als je meer of juist minder hebt gewerkt dan volgens de ingeplande dienst zou moeten, dan kun je het venster met de afspraakdetails gebruiken om de afwijking te registreren. Zo kun je de bijvoorbeeld de eindtijd (tot) aanpassen. Het Totaal werkelijke uren wordt op dit moment aangepast, nadat je hebt gekozen voor [Opslaan]. Als je vervolgens kiest voor terug naar [dit item] dan zie je dat het werkelijke aantal uren veranderd is. Afbeelding 6 Dienst aanpassen Indien je de begin- of eindtijd aanpast, moet je ook het veld Opmerking vullen met een toelichting. De planner die jouw uren controleert, leest dan direct waarom je afwijkt van de oorspronkelijke uren. Zonder toelichting kan de planner je aangepaste uren niet verwerken. Als je de afspraak toch al aan het wijzigen bent is het natuurlijk handig om daarna direct het vinkje Akkoord geven op de gewerkte uren aan te zetten, zodat je deze niet meer tegenkomt bij diensten accorderen. Heb je op een andere vestiging en/of groep gewerkt dan gepland dan kun dit ook in de afspraakdetails wijzigen. Het veld Correctie uren (zie afbeelding hierboven) gebruiken we binnen Nummereen niet omdat we geen verlofaanvragen met behulp van deze personeelsapp. Je vult dit veld dus nooit zelf in.

Toevoegen van een nieuwe dienst Het toevoegen van een dienst is vanuit de personeelsapp voor Nummereen alleen mogelijk voor diensten van het SSC en voor een teamoverleg/groepsoverleg. Voor het toevoegen van een dienst, klik je in de agenda op een lege plek van de dag waarop je een dienst wilt toevoegen. Het venster Een nieuwe dienst toevoegen wordt geopend. Verwijderen van een dienst Het is niet mogelijk om zelf een dienst te verwijderen. Verlof aanvragen Verlof aanvragen doe je niet met behulp van deze personeelsapp. Hiervoor gebruik je het portaal van BCS online.

Diensten accorderen Hier worden alle diensten tot en met vandaag getoond die nog niet door jou zijn geaccordeerd. De datum en de begin- en eindtijd worden getoond. Als er geen sprake is van wijzigingen ten opzichte van de geplande diensten dan kun je hier gemakkelijk meerdere diensten tegelijkertijd akkoord geven. Middels de knop [Alles selecteren] kun je in een keer alle diensten selecteren om vervolgens op [Accorderen] te klikken. Op het moment dat je je diensten geaccordeerd hebt, komen ze in KidsVision ter controle bij de planner terecht. Afbeelding 11 Diensten accorderen Als je leidinggevende of de planner vragen heeft over een door jou geaccordeerde dienst je bent bijvoorbeeld langer gebleven, maar daar is je leidinggevende het niet mee eens dan kun je dit terugzien in de app. Bij Accorderen uren zal de betreffende dienst weer getoond worden; nu aangevuld met een opmerking dan wel uitleg van de planner. Belangrijke werkafspraken binnen Nummereen Je moet je diensten per werkweek hebben geaccordeerd. Dus voor maandagochtend 07.30 uur heb je de uren van de week daarvoor geaccordeerd. We adviseren je om jezelf aan te wennen om aan het eind van iedere werkdag je diensten te accorderen zodat je nog precies weet hoe je dienst is verlopen en waarom je bijvoorbeeld langer bent gebleven. Het accorderen van diensten gebeurt in plaats van het klokken op de ipad.

Het is niet de bedoeling dat je de diensten accordeert voordat je de uren hebt gewerkt. Je kunt dan namelijk geen wijzigingen meer doen zonder dat de planners hiervoor handelingen moeten uitvoeren. Verlofuren, vrije uren en feestdagen zijn geen diensten en mogen niet worden geaccordeerd. Mocht je op maandagochtend de uren van de week daarvoor zijn vergeten te accorderen, dan geldt ook hier weer dat bij de derde keer dat je niet tijdig jouw uren hebt geaccordeerd, twee meeruren worden ingehouden.

Mijn saldi Standaard worden hier jouw saldi van de huidige maand getoond. Middels de knoppen [Vorige] en [Volgende] kan er een maand terug respectievelijk een maand vooruit gekeken worden. De saldi wijzigen mee. De logica van de saldi is als volgt: De Contracturen per week leiden tot een aantal Contracturen per maand. Let op er wordt geteld met 4,333 maal het aantal contracturen per week. Dit omdat een maand nooit precies 4 weken hoeft te tellen. Per kwartaal kom je dan precies op 13 weken uit. Uren reeds akkoord geeft aan hoeveel uren je deze maand al geaccordeerd hebt. Uren gepland geeft aan hoeveel uren je naast de al geaccordeerde uren gepland bent deze maand. Het Totaal uren deze maand is de optelsom van Uren reeds akkoord en Uren gepland. Saldo Jaaruren tot maand. Wanneer je een contract hebt met vaste uren per week dan zie je hier het saldo meer-en minderuren tot en met de maand voorafgaande aan de maand waarin je kijkt. Let op: de betreffende maand moet wel zijn afgesloten door de afdeling HR/salarisadministratie. Heb je een contract met alleen uren op jaarbasis (geteld per 12 maanden) dan zie je hier geen saldo. Totaal saldo einde van de maand. Dit is een optelsom van Saldo jaar uren tot maand en het verschil tussen (Totaal uren deze maand minus Contracturen per maand). Heb je een contract met alleen uren op jaarbasis (geteld per 12 maanden) dan zie je hier geen saldo. Totaal saldo einde van de maand in weken. Dit saldo toont het totaalsaldo in weken op basis van je contracturen per week. Dit saldo staat op 0,00 voor medewerkers met een contract met uren op jaarbasis. Saldo vakantie uren en Saldo vakantie in weken staan op 0,00 omdat het verlof niet wordt verwerkt in deze personeelsapp. Voor de saldo van het verlof ga je naar het portaal van BCS online. Het saldo van je meer- dan wel minderuren krijg je in een mail toegestuurd vanuit de afdeling Klantadvies & Planning (één keer per kwartaal).

Over deze app Hier wordt wat informatie betreffende de app getoond. Het belangrijkste onderdeel is echter de legenda. De legenda verklaart de betekenis van de kleur van afspraken/diensten. De kleuren kunnen per organisatie ingesteld worden. De invulling van de legenda en daarmee de betekenis van de kleuren in jouw app kan dus afwijken ten opzichte van onderstaande screenshot. Raadpleeg daarom tijdens het gebruik van de app de legenda van jouw app. Afbeelding 13 Legenda

Vragen Heb je vragen dan kun je een mail sturen naar cpp@nummereen.com. De planner zal je mail beantwoorden dan wel contact met je opnemen. Daarnaast staan er onder dit icoon nog algemene instructievideo s. Deze handleiding bepaalt hoe de personeelsapp binnen Nummereen wordt gebruikt en is hiermee leidend. Wachtwoord wijzigen Hier heb je de mogelijkheid om je wachtwoord te wijzigen. Uitloggen Middels deze knop kun je jezelf direct uitloggen. Als je je uren accordeert op een tablet of pc die ook door je collega s gebruikt wordt, let er dan goed op dat je uitlogt zodra je klaar bent met je registratie. Op deze manier voorkom je dat een ander per ongeluk jouw uren gaat accorderen.