Het beheren van een Team-reservering op de pc Deze handleiding beschrijft wat je allemaal met een Team-reservering kunt doen. Je vindt de Teamreserveringen, indien aanwezig, als je bent ingelogd en klikt op de link Reserveringen. Je ziet de Team-reserveringen die je zelf hebt aangemaakt, maar ook de Team-reserveringen van de teams waar jij deel van uit maakt, bijvoorbeeld als lid. Heb je ook Persoonlijke reserveringen staan, dan zie je deze helemaal bovenaan in het overzicht van de Reserveringen. Persoonlijke reserveringen maak je aan voor jezelf. Deze kun je vervolgens alleen zelf beheren en bevestigen. Een Team-reservering daarentegen kan de maker maar ook elk lid van het team beheren en bevestigen. In de handleiding Het maken van een Team-reservering op de pc bespreken we hoe je Team-reserveringen maakt. Deze handleiding bespreekt wat je er allemaal mee kunt doen. Waar vind je Team-reserveringen en wat kun je ermee doen? 1) Team-reserveringen vind je als je bent ingelogd op www.bwvdeeem.nl pagina 1 2) Team-reserveringen kun je verwijderen pagina 4 3) Team-reserveringen kun je openen en aanpassen pagina 5 4) Team-reserveringen kun je gebruiken als communicatiemiddel naar alle teamleden 6 5) Team-reserveringen kun je overzichtelijk terug vinden in de Roeikalender pagina 11 Het bekijken en beheren van een Team-reservering 1
1) Waar vind ik de Team-reserveringen op www.bwvdeeem.nl - Log eerst in op de BWV de Eem site - Klik op de link Reserveringen (te vinden onder de blauwe balk). Zie plaatje 1 hieronder. Als er al reserveringen bestaan, zie je deze nu in beeld. Dit kunnen Persoonlijke reserveringen zijn. Deze staan bovenin. Zie bij punt 2 in plaatje 1 voor een voorbeeld. Het kunnen ook Teamreserveringen zijn. Zie bij punt 3. Heb je voor meerdere teams reserveringen gemaakt of ben je lid van meerdere teams, dan zie je per team de reserveringen bij elkaar staan. Bestaan er meer reserveringen dan op je scherm getoond kunnen worden, dan zie je aan de rechterkant een schuifbalk. Klik daarop en houdt ingedrukt en sleep vervolgens met je muisrolletje de schuifbalk naar beneden. Je ziet dan de andere reserveringen in beeld. Plaatje 1: Na het klikken op de link Reserveringen zie je eventueel bestaande reserveringen. Extra informatie om de Reserveringen in beeld te krijgen Boven de reserveringen staan 2 knoppen, de knop Planning en de knop Roeikalender. Zie punt 1 in plaatje 1 hierboven. - Met de knop Roeikalender krijg je een overzicht van alle bestaande reserveringen per periode. We bespreken de Roeikalender hieronder bij punt 5). Ben je in de Roeikalender aanbeland en wil je terug naar de reserveringen? Gebruik de knop Reserveringen om weer bij de Reserveringen te komen, zoals in plaatje 1 hierboven. Het bekijken en beheren van een Team-reservering 2
Extra informatie om de Reserveringen in beeld te krijgen (vervolg) - Met de knop Planning (zie punt 1 in plaatje 1 hierboven) kom je in het Planningsoverzicht waar je een boot kunt reserveren. Zie plaatje 2 hieronder. Ben je in de Planner aanbeland en wil je terug naar de reserveringen? Gebruik de knop Mijn reserveringen om weer bij de Reserveringen te komen, zoals in plaatje 1 hierboven. Plaatje 2: Na het klikken op de knop Planning kom je in het Planningsoverzicht. Het bekijken en beheren van een Team-reservering 3
2) Hoe kan ik een Team-reservering verwijderen? - Klik op het rode kruisje naast de reservering die je wilt verwijderen. Zie links naast punt 2 in plaatje 1 boven. Het volgende beeld verschijnt boven in beeld. Zie plaatje 3. Plaatje 3: Na het klikken op het rode kruis om een reservering te verwijderen, vraagt het systeem om een bevestiging. - Klik op de OK button om de reservering definitief te verwijderen. Klik op de knop Annuleren als je de reservering toch niet wilt verwijderen. Nadat je op OK hebt geklikt krijg je de volgende bevestiging dat de reservering definitief weg is: Wie kan wat verwijderen? De maker van Persoonlijke of Team-reserveringen kan deze zelf gecreëerde reserveringen verwijderen uit het systeem. Dat kan alleen één voor één, en alleen zolang de reservering in de toekomst ligt. Anderen dan de maker kunnen de Persoonlijke reserveringen niet verwijderen. Voor Team-reserveringen ligt dat anders: alle leden van een Team-reservering kunnen elke Team-reservering, waar zij deel van uit maken, verwijderen. Het bekijken en beheren van een Team-reservering 4
3) Hoe kun je een Team-reservering openen en aanpassen? Elke Team-reservering in de toekomst kun je nog aanpassen. De aanpassing geldt alleen voor de Team-reservering die je opent en dus niet voor andere bestaande Team-reserveringen. - Klik op het notitieblaadje met pennetje naast de reservering die je wilt bekijken en eventueel aanpassen. Zie hiervoor punt 2 in plaatje 1 boven, direct naast het rode kruisje. Het resultaat van het klikken op is het scherm Reservering wijzigen. Zie plaatje 4. Plaatje 4: Het wijzigen van een reservering gebeurt in Reservering wijzigen In het beeld Reservering wijzigen kun je de volgende punten aanpassen: - Datum: Klik op de datum of op het Kalender-plaatje en kies de gewenste datum; - Tijd: Klik op de begintijd (links) en kies de gewenste tijd. Doe hetzelfde voor de eindtijd; - Klik op de knop Reserveren om de wijziging definitief te maken. OF Klik op de knop Annuleren als je de reservering toch niet wilt wijzigen. Plaatje 5: Na het klikken op de knop Reserveren, vraagt het systeem om een bevestiging. - Klik op de OK button om de reservering definitief te wijzigen. OF Klik op de knop Annuleren als je de reservering toch niet wilt wijzigen. Het bekijken en beheren van een Team-reservering 5
4) Team-reserveringen kun je gebruiken als communicatiemiddel naar alle teamleden. Zie hieronder voor de vele mogelijkheden. - Zoek de Team-reservering op waarvan je meer info wilt zien en waarmee je wilt werken. Zie plaatje 6 voor een voorbeeld. Plaatje 6: Een Team-reservering uitgelicht, met onder het kopje Teamreservering de naam van het Team - Klik op de gewenste Team-reservering, dit is op de blauwgekleurde naam van het team. Je vindt de naam van het team onder het kopje Teamreservering. In het voorbeeld in plaatje 6 is dat: Hans Schotborgh. Hoe klik je op de Team-reservering? Ga met de muisaanwijzer (rood omcirkeld) op de blauwe tekst staan en klik met de linker muisklik. Het volgende beeld verschijnt. Zie plaatje 7 op de volgende bladzijde. Het bekijken en beheren van een Team-reservering 6
Plaatje 7: Na het klikken op de link van een Team-reservering verschijnt een nieuw beeld Je hebt zeer veel mogelijkheden in een Team-reservering. In het kort vind je ze hier. Verderop volgt verdere uitwerking: - 1. Hier zie je de algemene gegevens van de betreffende Team-reservering voor een roei- of zeilmoment. - 2. Geef hier aan of je aanwezig zult zijn op het vaar-event. Bewaar met de knop Opslaan. - 3. Hier zie je de leden en eventuele reserves, inclusief hun telefoonnummer. Met een gekleurd bolletje voor de naam geeft elk lid of reserve aan of deze aanwezig is of niet. - 4. Klik op de knop Stuur uitnodigingsmails om alle zichtbare leden en reserves uit te nodigen voor dit vaar-event. De knop Bevestigen werkt hier niet. - 5. Klik op de knop Afgelasten als deze vaarsessie niet door kan gaan, bijv. vanwege het weer. - 6. Typ hier een bericht. Na het bewaren kunnen de leden en reserves het bericht lezen als ze in deze Team-reservering zijn. - 7. Met de knop Opslaan sla je het getypte bericht op. Het is dan zichtbaar onder Mededelingen betreffende deze reservering: - 8. Met de knop Roeikalender ga je naar de Roeikalender. Zie hieronder bij 5. Roeikalender - 9. Met de knop Reserveringen ga je weer naar het reserveringen-overzicht terug. Het bekijken en beheren van een Team-reservering 7
Verdere uitleg van enkele punten van de Team-reservering: Ad 2. Geef hier aan of je aanwezig bent op dit vaar-event. - Klik op het vakje naast de tekst Mijn aanwezigheid:. Zie plaatje 8 hieronder. Plaatje 8: Geef hier je aanwezigheid voor de betreffende vaar-sessie aan. Een lijstje opent met de opties [leeg], Ja en Nee - Klik op de gewenste optie. - Klik daarna op de knop Opslaan * Heb je gekozen voor Ja, die optie zal in het veld Mijn aanwezigheid staan en voor jouw naam is het bolletje groen gekleurd. * Heb je gekozen voor Nee, die optie zal in het veld Mijn aanwezigheid staan en voor jouw naam is het bolletje rood gekleurd. * Heb je gekozen voor [leeg], in het veld Mijn aanwezigheid zal niets staan en voor jouw naam is het bolletje ongekleurd. Als iedereen de aanwezigheid invult, is het duidelijk wie er komen zeilen of roeien op het vaar-event van de reservering. Ad 3. Geef bij de bolletjes aan of je aanwezig bent of niet. - Klik op het bolletje voor je naam. Bij telkens klikken verschijnt een andere kleur. - Klik zolang door tot de juiste kleur is verschenen. Behalve voor jezelf kun je ook de bolletjes van de andere leden en eventuele reserves kleuren. Rood=Afwezig, Groen=Aanwezig, Grijs =Aanwezigheid is onbekend. Het bekijken en beheren van een Team-reservering 8
Ad 5. Klik op de knop Afgelasten als deze vaarsessie niet door kan gaan - Klik op de knop Afgelasten als een Team-reservering moet vervallen. Je krijgt het volgende beeld te zien. Zie plaatje 9. Plaatje 9: Na het klikken op Afgelasten wordt om bevestiging gevraagd - Klik op de OK knop om te bevestigen. De volgende melding verschijnt: Vervolgens verstuurt het systeem naar alle leden van dit team een volgend bericht: Plaatje 10: Het email bericht van een afgelasting Het bekijken en beheren van een Team-reservering 9
Ad 6. Maak hier een bericht aan voor je teamleden In elke Team-reservering kun je met berichten je team informeren. Zodra de teamleden in de Team-reservering kijken, lezen ze het bericht. - Beweeg de muisaanwijzer naar het blok onder Een bericht achterlaten:. Zie plaatje 11 - Druk op je linker muis knop als je muisaanwijzer in het blok staat. Je ziet nu een cursor knipperen linksboven in het blok ten teken dat je kunt gaan typen. Plaatje 11: Het maken en opslaan van een bericht bij Een bericht achterlaten: - Typ je bericht. - Klik op de knop. Zie plaatje 11 hierboven. De geschreven tekst verschijnt onder het kopje Mededelingen betreffende deze reservering:. Daarboven zie je staan wie het bericht geplaatst heeft en wanneer. Een boodschap in het groen verschijnt met de melding: Je bericht is toegevoegd. Zie bijvoorbeeld plaatje 12 hieronder. Het bekijken en beheren van een Team-reservering 10
Plaatje 12: Een voorbeeld van het plaatsen van een bericht 5) De Roeikalender In de Roeikalender zie je, gedurende een bepaalde periode, een overzicht van alle teams. Daarbij kun je kiezen voor een periode van 4 weken, wat standaard is, of voor een zelf gekozen maand. Per dag zie je de informatie van alle Team-reserveringen van die dag. Dit betreft de Teamnaam, de gereserveerde tijd en de boot waarin men gaat varen of gevaren heeft. Ook kun je zien wie zich heeft aangemeld om te komen varen. - Klik op de link Roeikalender of klik op de knop Roeikalender. Deze actie is afhankelijk van welk beeld je ziet. Soms zie je de knop en als je net bent ingelogd klik je op de link. Zie plaatje 13 hieronder. De Roeikalender verschijnt in beeld met een overzicht van 4 weken, inclusief de huidige week. Zie plaatje 13 voor een voorbeeld. Het bekijken en beheren van een Team-reservering 11
Plaatje 13: Na het klikken van Roeikalender verschijnt het overzicht van 4 weken met Teamreserveringen Om de volledige informatie per Team-reservering te zien, ga je met je muisaanwijzer naar een gewenste reservering en laat deze er dan op rusten. De muisaanwijzer wijzigt in een handje. Met een zogenaamde tooltip verschijnt de volledige informatie in beeld, in de buurt van je muisaanwijzer. Zie plaatje 14 voor een voorbeeld. - Beweeg je muisaanwijzer naar de gewenste Team-reservering en laat deze daarop rusten. De informatie van de Team-reservering verschijnt in beeld. Plaatje 14: Laat je muisaanwijzer rusten op een Team-reservering en zie de extra informatie Standaard staat het Roeikalender ingedeeld op een periode van 4 weken. Je kunt er voor kiezen om een andere maand te laten zien. Het bekijken en beheren van een Team-reservering 12
- Klik op het blok naast het jaar. Zie plaatje 15 hieronder. In dit voorbeeld, klik op de knop Plaatje 15: De knoppen om een andere periode te kiezen in de Roeikalender Een lijst opent zich met alle maanden van het jaar. - Klik op de gewenste maand. Deze komt in de knop te staan, in plaats van 4 weken. Bijvoorbeeld januari. - Klik nu op het blok van het jaar en selecteer het gewenste jaar. Bijvoorbeeld 2016. Met het voorbeeld van januari 2016 ziet het er dan als volgt uit. Zie plaatje 16. Plaatje 16: De maand en jaar zijn gekozen. Klik op de knop Weergeven om de keuze te activeren. - Klik nu op de knop Weergeven. Je activeert je keuze en krijgt nu de Roeikalender te zien met de dagen van januari 2016. Extra informatie: * Klik op de knop Reserveringen als je (terug) wil naar het overzicht van jouw Persoonlijke reserveringen en de Team-reserveringen. Zie voor de knop plaatje 16. * Klik op de knop Planning als je een reservering wil gaan maken. Zie voor de knop plaatje 16. * Klik op de link Uitloggen als je klaar bent en Mijn BWV wilt afsluiten. Zie voor de link plaatje 13 hierboven. Het bekijken en beheren van een Team-reservering 13