BYOS bij online samenwerken, kans of bedreiging?

whitepaper BYOS bij online samenwerken, kans of bedreiging? Bring Your Own Software niet te vergeten bij introductie BYOD

Inhoud Nieuwe uitdagingen voor IT: BYOS BYOD: geen trend, maar werkelijkheid Ieder voordeel heeft zijn nadeel BYOS: aandachtspunt van de IT-manager IT-security Vertrekpunt is de mens Faciliteren Duidelijk IT beleid Bedrijfs-App Store IT als businesspartner 3 4 5 6 7 8 9 10 10 11 Bring Your Own Software 2012 by Projectplace International AB. All rights reserved. 2

Nieuwe uitdagingen voor IT: BYOS De manier waarop we samenwerken is onderhevig aan veel ontwikkelingen. Het Nieuwe Werken is een belangrijke trend van de laatste tijd, waardoor weer allerlei andere, aansluitende trends volgen. Denk hierbij aan flexibel werken, kantoortuinen en online samenwerken. Allemaal trends die voor IT steeds weer een uitdaging vormen. Een onvermijdelijke ontwikkeling in de introductie van Het Nieuwe Werken is dat er steeds meer apparaten en software op de markt komen. Allemaal met specifieke functies, eigenschappen en mogelijkheden en makkelijk zelf aan te schaffen, waardoor iedereen een persoonlijke voorkeur ontwikkelt. Goede samenwerking faciliteren wordt daardoor voor IT steeds lastiger. Een recente trend waar IT-managers mee te maken hebben is de trend Consumerisation of IT (CoIT). Deze ontwikkeling is gestart met het fenomeen Bring Your Own Device (BYOD), een realiteit die al in veel bedrijven Deze ontwikkeling is gestart met het fenomeen Bring Your Own Device (BYOD), een realiteit die al in veel bedrijven voorkomt. voorkomt. De volgende stap in dit proces, Bring Your Own Software (BYOS), is echter nog minder bekend. Dit terwijl deze stap eigenlijk hand in hand gaat met de trend dat medewerkers eigen apparaten inzetten voor zakelijk gebruik. In deze whitepaper gaan we in op BYOS met betrekking tot online samenwerken. Hoe staat het hiermee en waar moet je als IT-manager rekening mee houden om deze trends goed op te pakken? 3 Bring Your Own Software 2012 by Projectplace International AB. All rights reserved.

BYOD: geen trend, maar werkelijkheid BYOD is in Nederland inmiddels geen trend meer te noemen, het is de werkelijkheid. En een logische werkelijkheid, voortkomend uit alle mogelijkheden die IT-oplossingen medewerkers bieden. De trend werd ingezet in 2007 door de introductie van de eerste iphone, maar kreeg in 2010 pas echt relevantie toen Apple zakelijke beheer- en beveiligingsfeatures aan ios 4 toevoegde. Uit onderzoek van Cisco uit februari 2012 blijkt dat 85 procent van de Nederlandse werknemers een privéapparaat gebruikt voor werkdoeleinden, 12 procent zelfs twee. En dit terwijl het bij meer dan de helft van de bedrijven niet toegestaan is. ICT-dienstverlener Avanade heeft ook onderzoek verricht naar CoIT. Zij constateren dat het merendeel van de Nederlandse managers en IT-beslissers verwacht dat de werkplek binnen zeven jaar geheel is ingericht met privé-apparaten. Een vijfde deel verwacht dit zelfs al binnen een jaar. In Nederland is een groot deel van de organisaties momenteel actief bezig om de organisatie zo in te richten dat werknemers hun eigen apparaten mobiel kunnen inzetten. Uit het eerder genoemde onderzoek van Cisco komt naar voren dat 45 procent van de IT-beslissers hier actief aan werkt. Het Erasmus Medisch Centrum is één van die organisaties. Ook wij zijn hier nu erg druk mee, vertelt Ton Gerritsen, IT-coördinator thema gezondheidswetenschappen bij het Erasmus MC. Het opvallende is dat bij ons de tablets in eerste instantie binnenkwamen via de managementlaag. Zij werken vaak op afstand en vinden een dergelijke tablet een mooi hebbedingetje. Het biedt de gebruiker zeker voordelen om met een dergelijk apparaat te werken, maar de tablet beiden op zakelijk vlak ook aardig wat uitdagingen. In Nederland is een groot deel van de organisaties momenteel actief bezig om de organisatie zo in te richten dat werknemers hun eigen apparaten mobiel kunnen inzetten. Bring Your Own Software 2012 by Projectplace International AB. All rights reserved. 4

Ieder voordeel heeft zijn nadeel Zoals Gerritsen al noemt, zijn er voor de ITafdeling twee kanten aan het gebruik van privé-apparaten op de werkvloer. De positieve kant is vooral de betere bereikbaarheid van medewerkers en de besparing op tijd en geld voor het inrichten van een kantoor met allemaal dezelfde apparaten. Doordat men kan werken met het apparaat waar zij zelf het best en meest efficiënt mee werken, vindt er een besparing op tijd plaats. Daarnaast staan hard- en software op een kantoor een groot deel van het jaar stil, denk aan weekenden, feestdagen en vakanties. De ruimte die deze apparaten innemen wordt dan niet benut en de afschrijvingskosten lopen door. Wanneer er van eigen apparaten gebruik gemaakt wordt, worden deze kosten niet gemaakt. De andere kant van de medaille is dat de risico s toenemen voor de IT-managers. Zij moeten ineens van veel meer apparaten op de hoogte zijn, dan voorheen. Er wordt met de wildgroei aan apparaten en mogelijkheden ook veel extra kennis gevraagd van de IT-manager. En niet alleen van Windows apparaten, maar ook van Mac OS X, ios en Android systemen. Eerder werd al gesteld dat in het merendeel van de organisaties gebruik wordt gemaakt van privé-apparaten terwijl dit niet mag. Dit geeft aan dat IT onvoldoende inzicht heeft in wat er gebeurt binnen de IT-organisatie en daarmee groeien de gevaren. Dit wordt ook erkend in het onderzoek van Avanade, maar liefst tachtig procent van de respondenten geeft aan dat CoIT risico s met zich meebrengt op het gebied van veiligheid, privacy en compliance. In figuur 1 staan beide kanten van de medaille van BYO tegen elkaar afgezet. Voordelen Hogere werknemerstevredenheid door de toegenomen keuzevrijheid Toename flexibiliteit en afstemming op de ICT-behoefte van de gebruiker Sneller doorvoeren van wijzigingen in de ICT Aantrekkingskracht bij het werven en vasthouden van nieuwe werknemers Verlagen ICT-kosten vanwege minder beheertaken en minder ICT-personeel Nadelen Verhoogd bedrijfsrisico vanwege ontbreken garantie informatiebeveiliging Gebruik van illegale software of niet naleven licentierichtlijnen Onduidelijkheid verantwoordelijkheid werknemer/organisatie bij calamiteiten Achteruitgang in performance van de ICTvoorzieningen Te weinig kennis en kunde van de werknemer om zelfstandig ICT te sourcen Bron: Rapport Employee IT Outsourcing. De werknemer als leverancier van zijn eigen ICT, Ruud Kurver 5 Bring Your Own Software 2012 by Projectplace International AB. All rights reserved.

BYOS: aandachtspunt van de IT-manager De ontwikkelingen en groeiende risico s stoppen niet bij het meebrengen van eigen apparaten op de werkvloer. De Consumerisation of IT bestaat uit drie gebieden, stelt Matilda Jernevad, market analyst bij Projectplace. De ontwikkeling is gestart met BYODevice. BYOComputer volgde hierop en het gebied wat momenteel het meest belangrijk is voor de IT-manager is Bring Your Own Software. De enorme groei aan applicaties die beschikbaar zijn voor individuen om online samen te werken heeft deze nieuwe trend in de hand gewerkt. Een trend waar IT scherp op moet sturen, voordat er een wirwar aan oplossingen wordt ingezet binnen een organisatie. Jernevad vervolgt: Teams die binnen een kantoor samenwerken komen vaak samen bij de koffiemachine om ideeën op te doen, of om over processen te praten. Met de groeiende globalisering is er geen algemeen punt waar collega s elkaar regelmatig tegenkomen. Zij hebben een plek nodig om kennis en ideeën te delen. De IT-manager realiseert zich meer en meer dat er een tool nodig is, of soms meerdere tools, om digitaal, grensoverschrijdend te kunnen samenwerken. Er zijn steeds meer Software-as-a-Service (SaaS) oplossingen beschikbaar tegen een lage prijs, waardoor individuen dit zonder goedkeuring van de IT-manager aan kunnen schaffen. De aanbieders van deze pure online diensten hebben uitsluitend oog voor de kenniswerker, geeft Timan Rebel aan. Geen dictatuur meer door de afdeling ICT en hun focus op lage beheerkosten. Niet voor niets zijn deze diensten mateloos populair, ook bij zakelijke gebruikers. De publieke infrastructuur op internet is soms al beter geïntegreerd dan netwerken achter de firewall bij bedrijven. Online diensten en allerlei apps worden gebouwd met uitsluitend focus op individuele- en teamproductiviteit. Geheel vanuit de gebruiker gezien. Het zijn vaak eenvoudige, maar toch krachtige hulpmiddelen. Deze software is gemakkelijk te downloaden op apparaten en wanneer de tool populair genoeg is, kan ermee samengewerkt worden met collega s. Denk aan Dropbox, Citrix of Google Docs. Allemaal losse software die op een apparaat wordt geïnstalleerd en waarmee vervolgens informatie gedeeld kan worden. Veel werknemers gebruiken deze cloud tools om data 24/7, zowel thuis als op kantoor te kunnen bereiken. Dit zijn echter niet de enige drie voorbeelden van software oplossingen die op deze manier beschikbaar zijn. Er zijn ontelbare applicaties en tools te vinden die door medewerkers zelf ingezet kunnen worden, zonder enige tussenkomst van IT. Vooral tools op het gebied van online samenwerken zijn erg gevoelig voor BYOS. Jernevad spreekt over een app-explosie van tools die het online samenwerken bevorderen. Vragen die bij de IT-manager ontstaan bij het faciliteren en/of toestaan van BYOS, zijn volgens Rebel: Als zo n online dienst omvalt, is dan de data ook weg? Kan je met meenemen van al je documenten overstappen van de ene clouddienst naar de andere? En als Pietje dienst A gebruikt en Jantje dienst B, werkt dit dan allemaal goed? Hoe loggen we eenduidig in en is het veilig? Ook hier geldt immers dat inzicht in de oplossingen erg belangrijk is, wil je zorg kunnen dragen voor de beveiliging van de overvloed aan apparaten en besturingssystemen. Bring Your Own Software 2012 by Projectplace International AB. All rights reserved. 6

Informatie wordt soms weggegeven aan een derde partij, waarbij er maar vanuit gegaan moet worden dat de informatie goed beheerd en beveiligd wordt. IT-security Bij veertig procent van de organisaties is het handhaven van de beveiliging al niet gelukt. Zij hebben al beveiligingsproblemen gehad door het gebruik van privé-apparatuur voor zakelijke informatie. Deze cijfers komen uit een onderzoek van het Britse telecombedrijf BT onder 2000 gebruikers en beslissers uit 11 landen, waaronder de VS, Groot- Brittannië, Duitsland, China en de Benelux. Er zijn voor- en nadelen op het gebied van IT-security wanneer het gaat om BYOS. Zo is bij het gebruik van bijvoorbeeld Dropbox het voordeel dat werknemers geen gebruik meer hoeven te maken van een USB-stick voor het opslaan van informatie. Wel wordt de informatie zonder enige overdenking weggegeven aan een derde partij, waarbij er maar van uit gegaan moet worden dat de informatie goed beheerd en beveiligd wordt. Mobiliteit verhoogt de risico s voor informatiebeveiliging en maakt het beveiligen van gevoelige gegevens moeilijker. Ook, stelt Jernevad, is de algemene mening van de IT-manager dat BYOS tools de risico s op het gebied van informatiebeveiliging, delivery en ownership vergroten aangezien de aanbieders van de tools meestal niet bekend zijn met de security vereisten van organisaties. Er zijn wel aanbieders die dit goed geregeld hebben, maar dat geldt lang niet voor allemaal. 7 Bring Your Own Software 2012 by Projectplace International AB. All rights reserved.

Vertrekpunt is de mens Een heel belangrijk realisatiepunt voor de IT-manager is de omslag van zijn of haar vertrekpunt. Er wordt niet meer vertrokken vanuit oogpunt van de IT-afdeling, maar de eigen inbreng van de medewerker zelf is essentieel. Jernevad legt uit: Er wordt nooit gek opgekeken wanneer een verwarmingsmonteur gebruik wil maken van zijn eigen gereedschap, puur omdat hij daar het beste mee kan werken. Kenniswerkers doen eigenlijk hetzelfde met BYOD en BYOS. Vroeger bepaalde de IT-afdeling met welke apparaten en software de organisatie werkte, PC s werden in één keer ingekocht en geïnstalleerd op de werkplekken. Allemaal IT-gedreven, want IT bepaalde waar iedere werknemer mee werkte. Het faciliteren van medewerkers is meer dan ooit belangrijk, met als vertrekpunt de wensen van de medewerker zelf. Mobility wordt steeds sterker gedreven vanuit de consument. Een totaal andere insteek, die de IT-manager zich moet realiseren. Dit zal namelijk geen natuurlijke neiging zijn van IT ers, om vanuit een softe factor te denken. Het is een extra stap die voor het denkproces ingevoegd moet worden. Timan Rebel, specialist in het Open Sociale Web, bevestigt dit: Het Nieuwe Werken gaat over keuzevrijheid. Waar en wanneer je werkt bijvoorbeeld. Helaas geldt dit meestal niet voor de hard- en software waarmee je moet werken. Simpelweg omdat de afdeling ICT alleen die producten ondersteunt, waarbij slechts één criterium geldt: efficiënt beheer. Bij het streven naar lage kosten voor de afdeling ICT wordt een belangrijke vraag over het hoofd gezien: ondersteunen de geleverde hulpmiddelen de productiviteit van de kenniswerker wel optimaal? De rol die je als IT-manager speelt in het verstrekken van apparaten en software waar mee gewerkt wordt, is dus aan verandering onderhevig. De rol van de werknemers ten aanzien van IT verandert echter ook. Ruud Kurver, Product Manager Services bij Telindus-ISIT, stelt in zijn rapport over Employee Outsourcing van IT : De continue introductie van nieuwe innovatieve consumentenproducten en -applicaties heeft tot gevolg dat de kennis van ICT onder werknemers snel toeneemt. Nieuwe technologische ontwikkelingen in organisaties worden steeds meer gedreven door ontwikkelingen in consumententechnologie in plaats van de ontwikkelingen in de zakelijke ICT. Bij de introductie van eigen apparaten en software binnen de organisatie ontstaat er vrijwel automatisch een groep van collega s die elkaar helpen. Echter op individueel medewerkersniveau kunnen wel problemen ontstaan met het zelf beheren van de ICT. Dit kan leiden tot een significante verstoring van het dagelijkse werk en toenemende beveiligingrisico s voor de organisatie. Laat de werknemer daarom niet volledig los. Biedt als IT-afdeling een helpende hand door onder andere het beschikbaar stellen van vervangende apparatuur, ondersteuning bij keuze en installatie van apparatuur en applicaties en het faciliteren/promoten van een interne community voor het uitwisselen van ervaringen en tips tussen de werknemers onderling. Bring Your Own Software 2012 by Projectplace International AB. All rights reserved. 8

IT draagt de verantwoordelijkheid van de data binnen een organisatie, dat blijft ook zo wanneer er eigen software of apparaten gebruikt worden door medewerkers. Faciliteren Het is belangrijk dat medewerkers IT niet gaan zien als hindernis die genomen moet worden om het werk gedaan te krijgen. Zoals altijd geldt: IT moet werknemers faciliteren in het samenwerken en niet tegenwerken. Dit onderschrijft Gerritsen ten zeerste: Nederlanders kan je niet zo makkelijk tegenhouden wanneer het gaat over het implementeren van nieuwe oplossingen. Helemaal Nederlanders met een academische graad zijn daarin moeilijk te remmen. Om te zorgen dat er een zo goed mogelijke oplossing bedacht wordt waarmee beide partijen kunnen leven is het faciliteren van medewerkers en het met hen meedenken de sleutel. Wanneer je de situatie uitlegt en er gezamenlijk gedacht wordt over de oplossingen van mogelijke belemmeringen, ontstaat er begrip en een onderlinge vertrouwensband. Medewerkers zijn er in de regel niet op uit om de IT-security te verzwakken en denken graag mee in dit proces. Jernevad benadrukt dat dit vooral bij jongere werknemers erg van belang is: Zij zijn gewend om te gebruiken wat ze willen en de user point-of-view is in dit geval heel relevant. Een voorbeeld van een dergelijk proces is het feit dat onderzoekers samen met een decentrale IT-afdeling van het Erasmus MC uit vele kandidaten een applicatie heeft geselecteerd waarmee academici wetenschappelijke literatuur ook op hun tablets kunnen lezen zonder de aansluiting op reeds bestaande processen te verliezen. Op deze manier kunnen zij de lange artikelen bijvoorbeeld ook in het openbaar vervoer doornemen. Zolang je hen tegemoet komt en je de IT-mogelijkheden aantrekkelijk voor ze maakt, ontstaat er een dialoog en kan je ook behulpzaamheid en gedegen gebruik van IT-oplossingen terugverwachten. 9 Bring Your Own Software 2012 by Projectplace International AB. All rights reserved.

Duidelijk IT beleid Gerritsen noemde al dat medewerkers er in de regel niet op uit zijn om de IT-security te verzwakken en dat ze graag meedenken in dit proces. Het is echter uiteindelijk wel aan de IT-afdeling om een beleid op te stellen dat door de medewerkers nageleefd moet worden. Het is immers niet veilig genoeg om iedereen de vrije hand te geven in de apparaten en software ze gebruiken. IT draagt de verantwoordelijkheid van de data binnen een organisatie, dat blijft ook zo wanneer er eigen software of apparaten gebruikt worden door medewerkers. De enige manier om dit succesvol op te pakken binnen een organisatie is door het opstellen en overbrengen van een duidelijk, gebruiksvriendelijk IT-beleid. Medewerkers moeten zich bewust zijn van wat ze kunnen gebruiken om goed met informatie om te gaan. Ze moeten begrijpen welke support ze wel of niet vanuit de organisatie ontvangen en wat er gebeurd wanneer een apparaat wordt vervangen of verloren of gestolen is. Dit geldt weer voornamelijk voor jonge medewerkers, maar ook voor oudere. Bedrijfs-App Store De beste manier om de wildgroei aan verschillende soorten software binnen de organisatie te beperken is door zelf, proactief een online samenwerkingstool te bieden aan het personeel. Hierbij is vooraf inventariseren van de gewenste mogelijkheden in de tool heel belangrijk, stelt Jernevad. Je kan dan gericht op zoek gaan naar een tool die tegemoet komt aan de meeste wensen. Wanneer een samenwerkingstool het delen en verzenden van documenten mogelijk maakt, is het gebruik van Dropbox niet meer nodig. Of wanneer er een chatfunctie met collega s aangeboden wordt, hoeft er geen cruciale informatie via Skype uitgewisseld te worden. Wanneer er een chatfunctie met collega s aangeboden wordt, hoeft er geen cruciale informatie via Skype uitgewisseld te worden. Hierbij is vooraf inventariseren van de gewenste mogelijkheden in de tool heel belangrijk Natuurlijk gaan de ontwikkelingen door en zullen medewerkers toch bepaalde tools interessant vinden om uit te proberen of in te zetten voor hun werk. Om wel een mate van vrijheid te bieden, maar toch wildgroei te voorkomen is het voor de IT-manager een oplossing om een soort eigen bedrijfs-app Store te bieden. Medewerkers zijn dan vrij om tools te downloaden en in te zetten, maar ze kunnen wel enkel kiezen uit een door de IT-manager voorgeselecteerd aanbod. Bring Your Own Software 2012 by Projectplace International AB. All rights reserved. 10

IT als businesspartner Ook al denkt men vaak dat het niet zo n vaart zal lopen, het moment is toch echt gekomen dat IT-managers een nieuwe benadering van het IT-beleid moeten navolgen. Medewerkers zullen steeds mobieler gaan samenwerken en BYO steeds vaker toepassen. Consumerisation of IT is een uitdaging, waar je het meest mee bereikt door deze uitdaging positief en met beide handen aan te pakken. Als IT-manager heb je namelijk de taak om de organisatie te helpen op dit vlak. Er zijn veel voordelen te behalen door medewerkers te ondersteunen in hun werk door software tools, zoals online samenwerken, dus is het zaak deze voordelen te benutten. De meeste organisaties beginnen net met het signaleren en oppakken van deze trend. Door als IT-manager hier een belangrijke rol in te spelen, vergroot ook het belang van IT binnen de gehele business. En daarbij, de trend is onomkeerbaar, dus hoe sneller je medewerkers faciliteert met een tool om online samen te werken, hoe beter het is en hoe meer kansen het de organisatie kan bieden. Top tien zakelijke apps in Nederland 1. Rabo Bankieren 2. Dropbox 3. Evernote 4. ABN Amro mobiel bankieren 5. Dragon Dictation 6. Citrix receiver 7. Adobe Reader 8. Turbo (ABN Amro) 9. Team Viewer for Remote Control 10. Vacatures zoeken (indeed.com) Bron: Distimo Het uitgangspunt van Steve Jobs toen hij sprak over de muziekpiraterij is hier ook zeer van toepassing: You will never stop that. So what you have to do is compete with it. 11 Bring Your Own Software 2012 by Projectplace International AB. All rights reserved.

Contact SWEDEN (HEADOFFICE) PROJECTPLACE INTERNATIONAL AB KLARABERGSGATAN 60, 1 TR 111 21 STOCKHOLM TEL: +46 (0)8 586 302 00 FAX: +46 (0)8 586 302 01 E-MAIL: info@projectplace.se www.projectplace.se NORWAY PROJECTPLACE NORGE AS KONGENS GATE 14 0153 OSLO TEL: +47 21 42 41 40 FAX: +47 48 31 71 70 E-MAIL: info@projectplace.no www.projectplace.no DENMARK PROJECTPLACE DENMARK APS ØSTERFÆLLED TORV 14B DK-2100 KØBENHAVN Ø TEL: +45 7020 8490 E-MAIL: info@projectplace.dk www.projectplace.dk NETHERLANDS PROJECTPLACE NEDERLAND BV KABELWEG 57 1014 BA AMSTERDAM TEL: +31 20 889 2101 E-MAIL: info@projectplace.nl www.projectplace.nl GERMANY PROJECTPLACE GMBH WERFTHAUS SPEICHERSTRASSE 55 60327 FRANKFURT AM MAIN TEL: +49 (0)69 380 7000 00 FAX: +49 (0)69 256 275 38 E-MAIL: info@projectplace.de www.projectplace.de Over Projectplace Projectplace International is Europees leider in online projectsamenwerking. Sinds 1998 ontwikkelt Projectplace online projecttools, geïnspireerd op Social Project Management. De online projecttools faciliteren organisaties in de ontwikkeling naar een social business. Een social business omarmt de nieuwe ontwikkelingen op social vlak en draait om transparantie, betrokkenheid en creativiteit. Inmiddels is Projectplace beschikbaar in zeven talen en maken al meer dan 750.000 gebruikers gebruik van de tool om de communicatie en samenwerking in projecten te verbeteren. Het bedrijf telt 150 medewerkers verdeeld over het hoofdkantoor in Stockholm en lokale kantoren in Oslo, Kopenhagen, Frankfurt, Amsterdam en Bangalore. Bezoek ons op www.projectplace.nl.