Concept Verslag Ledenvergadering VGM NL Datum: Uitgenodigd: Besluiten- en actielijst: Locatie: 21 juni 2016 van 13.30 15.00 uur Vertegenwoordigers leden (stemrecht) en vastgoedmanagers (spreekrecht) Diane Spanhak Wicked Grounds (Generaal Vetterstraat 55, Amsterdam) 1. Opening en mededelingen a. Vaststellen agenda en aantal aanwezige stemmen De voorzitter heet de aanwezigen van harte welkom. De Ledenvergadering staat vandaag in het teken van informatie uitwisselen en ontvangen. Concept visie en beleid voor de komende jaren is opgesteld. Feedback wordt zeer op prijs gesteld. Vanuit de zaal komen geen aanvullingen op de agenda. De agenda wordt vastgesteld. VGM NL heeft sinds de oprichting in 2009 een flinke groei doorgemaakt en heeft sinds kort het aantal van 100 leden bereikt. De voorzitter heet de heer Boerrigter (mede eigenaar en manager van Axentrix Vastgoedbeheer uit Grou) van harte welkom als 100 e lid van VGM NL. De heer Boerrigter neemt de felicitaties en bloemen in ontvangst en stelt zichzelf en zijn organisatie kort voor. 2. Verslag Ledenvergadering Het verslag wordt pagina voor pagina doorgenomen. Geen opmerkingen vanuit de zaal. Het verslag wordt vastgelegd met dank aan de notulist. Actielijst wordt doorgenomen. 3. Jaarverslag VGM NL 2015 a. Financieel jaarverslag VGM NL 2015 en controleverklaring 2015 Penningmeester Klaartje Snieders licht het financieel jaarverslag 2015 toe. Het resultaat is positief door de hogere contributie inkomsten. Er is gestuurd op kostenbeheersing hierdoor zijn de kosten in de hand gehouden. Controle op de jaarstukken is uitgevoerd door de accountant. 1 Naar aanleiding van vragen uit de zaal: - Debiteurenpositie Openstaande debiteurenfacturen zijn (grotendeels) ingelost. Lidmaatschappen van leden die hun lidmaatschapsverplichtingen niet na konden komen zijn inmiddels beëindigd. - Huisvestingskosten Voornemen is om in het kantoor van de NVM te blijven. We zijn momenteel in gesprek met de NVM om te kijken wat de mogelijkheden zijn. Kosten zijn door NVM inzichtelijk gemaakt. VGM NL heeft NVM het voorstel gedaan om de huidige kamer te blijven huren en een extra spreekkamer voor beperkt aantal uren per week toe te voegen. Tevens worden afspraken gemaakt over meer VGM NL uitstraling in de huidige kamer. De huisvestingskosten zullen hierdoor beperkt toenemen. - Bestemmingsreserves Reservering op data komt terug in de het visiestuk 2017-2020. Bestemmingskosten voor het VvE Congres betreffen kosten die nog gaan komen. b. Besluit tot decharge bestuur De ledenvergadering gaat unaniem akkoord. Terugkoppeling contributiestructuur VGM NL Door de ledenvergadering is gevraagd om de contributie-staffel te beoordelen en om te onderzoeken of een aanpassing mogelijk is. De wens bestaat om kleinere VvE leden voor een lagere contributie toe te laten tot VGM NL. Daarnaast is gevraagd het verschil te onderzoeken tussen de bijdrage door de grote leden en de kleinste leden. Deze twee punten zijn voor het bestuur aanleiding geweest om een werkgroep te formeren. Hier hebben, namens de leden, de heer Van Lunteren (Verwey Vastgoed) en de heer Kolfschoten (CBRE) aan deel genomen. Namens het bestuur namen René Brinkhuijsen en, Klaartje Snieders deel, en vanuit het bureau Paulien Frehé.
De werkgroep is een aantal keer bijeen geweest waarbij een aantal rekenmodellen is besproken. Uitgangspunt in de gevoerde gesprekken was de herverdeling van de contributie-opbrengsten (en niet insteken op vermindering van de contributie-opbrengsten). Verwacht wordt dat door fusies/overnames organisaties groter worden. Het toevoegen van een A+ categorie wordt aanbevolen door de werkgroep. De contributie verhoging voor kleine leden blijft dan zeer beperkt. Aan de onderkant kan ledengroei (blijven) ontstaan. In de Ledenvergadering van dit najaar volgt een concreet voorstel waarin het advies wordt meegenomen en wordt de contributie voor volgend jaar vastgesteld. 4. VGM NL Visie, doelen & strategie 2017-2020 De voorzitter presenteert de VGM NL Visie 2017 2020 aan de hand van sheets (zie bijlage 1.) Toelichting op de visie en missie volgt kort met als doel: Positie versterken van individuele leden en het collectief en alleen op die onderwerpen die organisaties niet alleen kunnen. VGM NL richt zicht op drie speerpunten: 1. Belangenbehartiging, lobby en modellen (risicobeperking) 2. Data en kennis delen (vastgoeddata, -administratie en -automatisering) 3. Communicatie (middel) Met name speerpunt 2 wordt met de leden besproken, aangezien de consequenties van die keuze de meest verregaande gevolgen heeft. Data en kennis delen VGM NL ziet kansen meer in te zetten op data verzameling en analyse om hiermee voor de leden en de branche van toegevoegde waarde te zijn. Het bestuur is nu op een punt gekomen dat het noodzakelijk is dat er een middellange termijn visie wordt bepaald met een duidelijk stip aan de horizon. VGM NL wil graag inzetten op één gezamenlijke VGM NL database. Door op inhoud samen te werken ontstaat een uniek product met grote meerwaarde voor de individuele leden en VGM NL als collectief. 2 Het bestuur overweegt in het kader van data en kennis delen een verplichte koppeling te maken tussen het VGM NL lidmaatschap en de VGM NL database. Hier wordt wellicht een ondergrens in aangebracht. Op dit moment lopen er al verschillende data-projecten binnen VGM NL en waarbij VGM NL zeer sterk betrokken is. Deze projecten zijn de verzameling en analyse van de transactiedata huurwoningen, in samenwerking met de NVM. Deze data komt terecht in een database van VGM NL. Daarnaast heeft een aantal VGM NL leden het initiatief genomen de VGM Benchmark op te richten. Die data staat in de database van de Stichting VGM. Enkele VGM NL leden nemen deel aan de OSCAR SK benchmark, nu nog in beheer bij JLL. We merken dat deze initiatieven duidelijke resutaten beginnen op te leveren. Ook wordt duidelijk dat de kwaliteit van de aangeleverde data crusiaal is. Het percentage uitval van aangeleverde data is drastisch verminderd. De data wordt betrouwbaarder. Kwalitatieve en betrouwbare data is van belang als we advies willen uitbrengen naar opdrachtgevers en als we collectief informatie naar buiten willen brengen. De heer Chang (Cushman & Wakefield) vraagt zich af of het verzamelen van data een taak is van een branchevereniging, aangezien het een USP kan zijn voor een Property Manager. Hij geeft mee het niet als commercieel product neer te zetten maar juist binnen de vereniging te houden. De heer Snelders (Curo Vastgoed) zegt het monitoren van eigen prestaties als voordeel te zien. Hij voorziet andere partijen uit de markt opstaan indien we dit niet zelf oppakken. Mevrouw Schuit (Actys Wonen) vraagt om concrete voorbeelden. Waar gebruik je de benchmark voor? Menno van der Horst refereert naar de huurmutaties en de ontwikkelingen die daar plaatsvinden. Ook geeft hij aan dat resultaten uit de VGM Benchmark inzicht geven in de prestatie van de eigen organisatie. De pilots doelmatigheid en huurderstevredenheid voegen daar meer informatie aan toe.
De heer Noordam (Amsterdamse Maatschappij) geeft de mogelijkheid mee meer toepassingen toe te voegen (exploitatiedata bijvoorbeeld). Er zijn talloze tools te verzinnen die voor de organisatie zelf interessant zijn. Er moet geïnventariseerd worden waar de behoeftes liggen, collectief dan wel individueel. De voorzitter vult aan dat dit in het deelnemersoverleg binnen de Stichting VGM Benchmark wordt besproken. Behoefte creëer je met elkaar en dit blijft in beweging. Van belang is eerst te beginnen met een visie. De heer Prevoo (vb&t) zegt groot voorstander te zijn en brengt de complimenten over. Hij is van mening dat kennis van de markt cruciaal is en dat dit de kans is om het in gezamenlijkheid op te pakken. Vb&t neemt deel aan de VGM Benchmark. Er worden slagen gemaakt maar hij ziet ook dat de kwaliteit van de data omhoog moet en ook gaat. Hij ondersteunt het idee om een koppeling met het lidmaatschap te maken om op deze manier makkelijker data te ontsluiten. Huidige en mogelijke lidmaatschapsverplichtingen Op dit moment gelden een aantal voorwaarden en lidmaatschapsverplichtingen, te weten: - Vastgoedmanagement en/of VvE management diensten - Meer dan 2 fte (continuït en 4-ogen) - Technische, commerciële en/of administratieve dienstverlening - Ondertekenen Gedragscode VGM NL - Aanleveren VOG - Transactiedata huur delen - Financiële bijdrage volgens staffel gerelateerd aan aantal fte Andere afspraken zijn niet verplicht zoals: - Geschillencommissie VvE management - Persoons- en of organisatiecertificering 3 Aansluiten bij de Geschillencommissie VvE Management Zakelijk is nog geen verplichting maar wordt wel sterk gestimuleerd. Over persoons- en organisatiecertificering wordt nog nagedacht, gesprekken hierover lopen. De staffel wordt mogelijk aangevuld met een A+ categorie. De voorzitter vraagt de aanwezige leden aan te geven of met deze visie een juiste weg wordt ingeslagen. De leden zullen bij het nader uitwerken van deze visie betrokken worden. Samenwerking met andere brancheverenigingen wordt verkend mits het op beleid aansluit. De aanwezige leden steunen de gepresenteerde visie unaniem. De komende maanden zullen worden gebruikt om de doelen, strategieën en (juridische, organisatorische en financiële) structuur samen met de leden, verder uit te werken. In de najaarsledenvergadering (op 15 november as.) worden de uitgewerkte plannen, ter besluitvorming, aan de leden voorgelegd. 4. VGM NL update: segmenten & aandachtsgebieden Het VGM NL Verenigingsverslag is opgesteld over 2015 en is uitgedeeld onder de aanwezige leden. Dit verslag beschrijft alle activiteiten en dossiers die in 2015 zijn opgepakt. Jean-Paul Rouwette (Huurwoningen) - Dubbele bemiddelingskosten Het dossier inzake dubbele bemiddelingskosten is zo goed als afgerond. Nu is het afwachten hoe dit zich verder ontwikkeld. - Bijeenkomst huurmarkt NVM en VGM NL Op 16 juni jl. heeft VGM NL samen met de nieuwe voorzitter van de NVM (Ger Jaarsma) de achterban van NVM en VGM NL geïnformeerd over de huurmarktcijfers. Het bestuur heeft ervoor gekozen met 1 gezicht naar buiten te treden. Voorzitter Eric Verwey neemt deze rol op zich en de perspresentatie in september is een mooi moment om dit over te dragen. VGM NL krijgt meer aanzien, perspublicaties worden goed opgepakt door de media en politiek.
- Funda Ten aanzien van funda is er één en ander gewijzigd. Het is niet meer noodzakelijk lid te zijn van een branchevereniging om huurwoningen te plaatsen op funda. Relevantie voor de consument wordt leidend. - Database transactiedata huurwoningen In aanvang was het lastig om de vele velden te vullen, met name vierkante meters ontbraken. In de twee jaar dat nu transactiedata wordt verzameld is de kwaliteit aanzienlijk verbeterd, vooral wat betreft m2. Daar waar de uitval bij aanvang ca. 65% was, komt nu nog ca. 30% niet door de filters als gevolg van het ontbreken van vooral vierkante meters. Voornemen is snel te komen tot een tool zodat leden zelf analyses kunnen maken. Barbara Graaff (COG) - Duty of Care Agreement Vastgoedmanagers worden in toenemende mate geconfronteerd met Duty of Care Agreements geschreven door de financier van een buitenlandse investeerder. NautaDutilh heeft in overleg met de werkgroep Kantoren een standaard VGM NL Duty of Care Agreement uitgewerkt, wat als basis dient voor de gesprekken richting de financier. Barbara Graaff verwijst voor vragen of informatie naar het VGM NL bureau. - Leidraad Servicekosten bij Verkoop Dank gaat uit naar de heer Kolfschoten (CBRE) voor zijn bijdrage aan de Leidraad Servicekosten bij Verkoop. In gezamenlijkheid is besloten een leidraad op te stellen die straks in een Nederlandse en Engelse versie beschikbaar zal zijn. Gevraagd wordt dit stuk aan te reiken als advies naar beleggers/opdrachtgevers. - Rubricering Winkels Dank gaat uit naar de heer Snelders (Curo Vastgoed) en Paulien Frehé voor hun inzet bij het opstellen van de rubricering Winkels. Verwacht wordt eind juli het definitieve document te presenteren samen met IVBN. Een ontbijtsessie op dit onderwerp volgt. 4 René Brinkhuijsen (VvE) - Subwerkgroep VvE Mandeligheden Er is een werkgroep samengesteld die inventariseert hoe om te gaan met mandelingheden. Dit blijkt niet altijd even helder te zijn. Wat mag wel en wat niet? De werkgroep werkt naar een versie 1.0. - Subwerkgroep VvE Data Een subwerkgroep data wordt geformeerd. Er is vastgesteld dat we achter lopen op de bestaande benchmark. Bekeken zal worden of we kunnen meeliften met de ervaring ook richting grote softwareleveranciers. Op het gebied van data is nog veel werk te verzetten. René Brinkhuijsen roept de leden op vragen of knelpunten te melden. Menno van der Horst (vastgoeddata, -administratie en automatisering) - Rapportages buiten REDEX om Op dit moment vragen nog verschillende medewerkers van opdrachtgevers rapportages op die eigenlijk via het REDEX systeem zouden moeten lopen. De werkgroep administratie inventariseert welke opdrachtgevers om welke lijstje vragen. Vervolgens zal het in de REDEX bestuursvergadering worden ingebracht. - ISAE framework Beheersmaatregelen Er is een eerste ISAE framework Beheersmaatregelen opgesteld op basis van de frameworks van de deelnemers aan de werkgroep Administratie. Dit is ter vergelijking, testresultaten worden niet gedeeld, net zo min is het de bedoeling allemaal met 1 accountant te gaan werken. Matthijs Pars (lobbyist VGM NL) - Warmtewet Ministerie van Economische Zaken is van plan blokverwarming uit te zonderen. Een positief resultaat voor commercieel onroerend goed en ook voor VvE s en huurwoningen. Consultatie over het wetsvoorstel volgt (verwachting vanaf 1 juli as.). Dan zien we concreet waar de overheid naar toe wil en kunnen we vanuit VGM NL reageren. Het voorstel vanuit het ministerie zal worden gecommuniceerd in een nieuwsbrief. Impact van de Warmtewet op COG lijkt mee te vallen. Datzelfde geldt ook voor VvE s. Stadsverwarming zal wel onder de Warmtewet blijven vallen.
5. VGM NL vereniging a. Besluit tot aanpassing Verenigingsreglement i.v.m. verplichte uitwisseling transactiedata huurwoningen. Het bestuur vraagt de VGM NL leden met de aanpassing van het VGM NL Verenigingsreglement in verband met de verplichte uitwisseling van data voor alle VGM NL leden die huurwoningen beheren en verhuren in te stemmen. Besluit: de ledenvergadering stemt unaniem in. 6. Rondvraag en sluiting Geen vragen of opmerkingen bij de rondvraag. De voorzitter sluit de vergadering en dankt de aanwezigen voor hun komst en inbreng. 5