Online ledenadministratie door afdelingssecretaresse of verantwoordelijke ledenadministratie 1 Inleiding... 2 2 Aanmelden... 2 3 Algemeen... 4 3.1 Tabbladen... 4 3.2 Gegevensfiche... 5 3.3 Validatie... 6 3.4 Bevestiging... 6 4 Bestuursleden... 8 4.1 Bestuursfunctie toevoegen... 8 4.2 Bestuursfunctie stopzetten... 9 4.3 Bestuursfunctie wijzigen... 10 4.4 Annulering... 10 5 Leden... 11 5.1 Nieuw lid toevoegen... 11 5.2 Bestaand lid wijzigen... 13 5.3 Stopzetting... 15 5.4 Annulering... 16 6 Vernieuwing leden... 17 7 Aanvraag documenten... 18 8 Klachten... 19 8.1 Nieuwe klacht melden... 19 8.2 Annulering... 20 9 Openstaande facturen... 20 10 Annuleren... 21 11 Wachtwoord vergeten... 21 handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 1 / 21
1 Inleiding Deze handleiding beschrijft hoe je via internet de ledenadministratie voor jouw afdeling kan bijwerken. Gebruik om aan te melden op www.kvlv.be je persoonlijke, nieuwe gebruikersaccount. Met dit account kan je als afdelingssecretaresse of verantwoordelijke voor de ledenadministratie via de KVLV-website online de ledenadministratie uitvoeren. De laatste versie van deze handleiding is terug te vinden op www.kvlv.be. 2 Aanmelden Indien het de eerste keer is dat jij voor jouw afdeling aanmeldt op de online ledenadministratie verwijzen we graag naar de handleiding Ledenadministratie_start.doc. Voer eerst de handelingen uit zoals die beschreven staan in het bovengenoemde document. Zodra de aanpassingen die je hebt ingevoerd door het hoofdkantoor in Wijgmaal zijn gevalideerd, kan je aan de slag met de online ledenadministratie zoals verder beschreven wordt in dit document. Surf naar www.kvlv.be Klik rechtsbovenaan op Aanmelden. Volgend scherm wordt geopend: handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 2 / 21
Vul je gebruikersnaam en het bijbehorende wachtwoord in de overeenkomstige velden in. Denk eraan dat het wachtwoord hoofdlettergevoelig is. Klik op Aanmelden. Je bent nu aangemeld. Lukt het niet om aan te melden omdat je het wachtwoord bent vergeten, zie item 0 11 Wachtwoord vergeten in deze handleiding. handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 3 / 21
3 Algemeen 3.1 Tabbladen In de menubalk heb je nu de mogelijkheid om naar de Ledenadministratie te gaan. Klik in de menubalk onder Bestuursleden op Ledenadministratie. Het scherm met de bestuursleden wordt getoond. In de linkerbovenhoek staat de afdeling vermeld met het afdelingsnummer. Daaronder bevinden zich een aantal tabbladen: Bestuursleden: raadplegen en/of aanpassen Leden: raadplegen en/of aanpassen handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 4 / 21
Vernieuwing ledenlijst: deze optie is enkel zichtbaar vanaf oktober tot aan de sluiting van de vernieuwing ledenlijst. Documenten: aanvragen van ledenlijst en/of bestuurslijst (in Excel- of PDF-formaat) Klachten: inbrengen van algemene klachten of klachten m.b.t. postbedeling. Openstaande facturen: overzicht van de openstaande facturen Als een lijst uit meerdere pagina s bestaat, verschijnen er in de rechteronderhoek paginanummers. Klik op een paginanummer om doorheen de lijst te navigeren. In de uiterst rechtse kolom kunnen verschillende symbolen staan. Een plusteken duidt op een toevoeging, een vinkje op een wijziging. Je hebt de mogelijkheid om een verkorte lijst te tonen waarin enkel die items staan waarvoor een wijziging of toevoeging is gebeurd. Vink links onderaan de optie Enkel gewijzigde (bestuurs)leden aan. Om terug te keren naar de uitgebreide lijst: Vink de optie Enkel gewijzigde (bestuurs)leden weer uit. 3.2 Gegevensfiche In de lijst kan je een gegevensfiche openen. Klik op het vergrootglas dat naast het item staat dat je wilt bekijken. handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 5 / 21
Om terug te keren klik je rechts bovenaan op Terug naar bestuursleden. Het is niet mogelijk om met behulp van de knoppen pagina te gaan. Je krijgt dan de boodschap: naar een vorige of volgende. Klik je toch toevallig op één van deze knoppen dan kan je weer terugkeren naar de pagina waarin je bezig bent door op de vernieuwknop te klikken of door bovenaan in het menu Beeld Vernieuwen te kiezen of de sneltoets F5 te gebruiken. 3.3 Validatie Aanpassingen die door jou worden ingevoerd in de online ledenadministratie, zijn niet onmiddellijk geactiveerd. Alle aanpassingen moeten door het hoofdkantoor in Wijgmaal gevalideerd worden. De door jou ingevoerde aanpassingen zijn te herkennen aan het plusteken (in het geval van een toevoeging) of aan het vinkje (in het geval van een wijziging). Zolang de validatie niet is uitgevoerd in Wijgmaal, blijft het plusteken of het vinkje zichtbaar en kan je deze wijzigingen nog annuleren. 3.4 Bevestiging Wanneer aanpassingen worden ingevoerd, heb je altijd de mogelijkheid om een bevestiging van deze aanpassing via e-mail te ontvangen. Het is dan belangrijk dat je het juiste e- mailadres invult in het veld onder het label Bevestiging van de registratie wordt verstuurd naar volgend e-mailadres. Controleer altijd of onderaan het e-mailadres correct is ingevuld. Je krijgt dan van afzender elena per e-mail een bevestiging van de aangebrachte wijziging. Wanneer hier een fout e-mailadres staat, kan je dit handmatig overtypen. Wil je dat in de toekomst automatisch het correcte e-mailadres is ingevuld, zorg er dan voor dat het e-mailadres voor de verantwoordelijke van de ledenadministratie juist is ingevuld in de gegevensfiche. Voor meer informatie, raadpleeg de handleiding Ledenadministratie_start.doc. In het geval de afdelingssecretaresse (AFSC) verantwoordelijk is voor de online ledenadministratie vind je de nodige informatie onder item 3 Gegevens afdelingssecretaresse controleren in bovengenoemde handleiding. Als er iemand anders dan de afdelingssecretaresse verantwoordelijk is, namelijk de handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 6 / 21
afdelingsverantwoordelijke ledenadministratie (AFLD), dan vind je de nodige informatie onder item 4 Gegevens afdelingsverantw. ledenadm. in bovengenoemde handleiding. In volgend overzicht vind je terug welk e-mailadres er wordt gebruikt voor het automatische bevestigingsbericht. Is het e-mailadres van AFLD ingevuld? ja Bevestigingsbericht wordt gestuurd naar e- mailadres van AFLD. nee Is het e-mailadres van AFSC ingevuld? ja Bevestigingsbericht wordt gestuurd naar e- mailadres van AFSC. nee Er wordt geen bevestigingsbericht gestuurd. Een uitgebreide beschrijving van de online administratie vind je terug op de volgende pagina s. handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 7 / 21
4 Bestuursleden Klik op het tabblad Bestuursleden. Het overzicht van alle bestuursleden wordt getoond. Om de gegevensfiche van het bestuurslid te openen, klik je op het vergrootglas de desbetreffende naam staat. Voor extra info, zie item 3.2 Gegevensfiche. dat voor In de kolom Functie worden de bestuursfuncties weergegeven van de bestuursleden. 4.1 Bestuursfunctie toevoegen Klik op het tabblad Bestuursleden. Klik vervolgens rechts onder op Nieuwe bestuursfunctie. Volgend scherm wordt geopend: handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 8 / 21
Klik op de uitklaplijst naast het label Lid en selecteer het gewenste lid. Tip: Je kan snel zoeken door de beginletters van de familienaam in te typen. Klik naast het label Functie op de uitklaplijst en selecteer de gewenste functie. Vul in het veld Vanaf de datum in vanaf wanneer de functie gestart is. Controleer of onderaan je e-mailadres correct is ingevuld. Voor meer info, zie item 3.4 Bevestiging. Klik op Bijwerken om de aanpassingen door te voeren. Merk op dat er een plusteken verschijnt op de regel die je hebt toegevoegd. Nadat de wijzigingen zijn aangebracht, moeten deze in het hoofdkantoor in Wijgmaal gevalideerd worden. Deze validatie kan één tot twee werkdagen op zich laten wachten. Zolang de validatie niet gebeurd is, is de wijziging nog niet geactiveerd. Het is voor jou nog steeds mogelijk om de aangebrachte wijziging te annuleren. Zie item 10 Annuleren. 4.2 Bestuursfunctie stopzetten Klik op het tabblad Bestuursleden. Navigeer naar de persoon waarvoor je de bestuursfunctie wilt stopzetten. Klik op het vergrootglas dat voor de desbetreffende naam staat. De gegevensfiche wordt geopend: handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 9 / 21
Vul in het veld Tot: de datum in waarop je de bestuursfunctie wilt stopzetten. Voeg eventueel in het veld Commentaar: nog extra informatie toe. Controleer of onderaan je e-mailadres correct is ingevuld. Voor meer info, zie item 3.4 Bevestiging. Klik vervolgens rechts onder op Bijwerken. Merk op dat er een vinkje verschijnt op de regel die je hebt aangepast. 4.3 Bestuursfunctie wijzigen Het is niet mogelijk om bij een bestuurslid een bestuursfunctie direct om te zetten naar een andere bestuursfunctie. Je moet eerst de bestaande bestuursfunctie stopzetten en vervolgens een nieuwe bestuursfunctie toevoegen. Zie de items hierboven. 4.4 Annulering Zie item 10 Annuleren. handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 10 / 21
5 Leden Klik op het tabblad Leden. Het overzicht van alle leden wordt getoond. Rechtsonder kan je door te klikken op een paginanummer doorheen de ledenlijst navigeren. Je hebt ook de mogelijkheid om te zoeken op naam (links onder): Typ in het veld Naam: een gedeelte van de achternaam in. Klik op Zoek. Om de hele lijst weer te voorschijn te halen: Maak het veld Naam leeg Klik op Zoek Om de gegevensfiche van een lid te openen, klik je op het vergrootglas desbetreffende naam staat. Voor extra info, zie item 3.2 Gegevensfiche. dat voor de In de uiterst rechtse kolom verschijnt er een plusteken in het geval er een lid is toegevoegd. Bij een wijziging verschijnt hier een vinkje. Ook hier heb je de mogelijkheid om een verkorte lijst op te roepen waarin alleen die personen staan die zijn toegevoegd of waarvoor een wijziging is aangebracht. 5.1 Nieuw lid toevoegen Klik op het tabblad Leden. Klik vervolgens links onder op Nieuw lid. handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 11 / 21
Volgend scherm wordt geopend: handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 12 / 21
De volgende velden moeten verplicht worden ingevuld: Naam, Voornaam, Straat, Huisnummer, Postcode, Gemeente, Geboortedatum en Datum in afdeling. Controleer of onderaan je e-mailadres correct is ingevuld. Voor meer info, zie item 3.4 Bevestiging. Als de fiche is ingevuld, klik je rechts onder op Bijwerken. Merk op dat er een nieuwe regel is toegevoegd in de ledenlijst. Deze nieuwe regel is gemakkelijk te herkennen aan het plusteken dat achteraan is toegevoegd. Nadat de wijzigingen zijn aangebracht, moeten deze in het hoofdkantoor in Wijgmaal gevalideerd worden. Deze validatie kan één tot twee werkdagen op zich laten wachten. Zolang de validatie niet gebeurd is, is de wijziging nog niet geactiveerd. Het is voor jou nog steeds mogelijk om de aangebrachte wijziging te annuleren. Zie item 10 Annuleren. 5.2 Bestaand lid wijzigen Klik op het tabblad Leden. Navigeer naar de persoon waarvoor je een wijziging wilt aanbrengen. Klik vervolgens op het vergrootglas dat voor de desbetreffende naam staat. De gegevensfiche wordt geopend. handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 13 / 21
handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 14 / 21
Breng de gewenste wijzigingen aan. Bij een adreswijziging kan je bij het veld Verhuis uit de volgende waarden kiezen: o n.v.t.: wanneer het een adrescorrectie betreft o Met gezin: wanneer het lid samen met de andere gezinsleden verhuist o Persoonlijk: wanneer alleen het lid verhuist maar de andere gezinsleden niet Controleer of onderaan je e-mailadres correct is ingevuld. Voor meer info, zie item 3.4 Bevestiging. Als de fiche naar wens is aangepast, klik je rechts onder op Bijwerken. Merk op dat in de ledenlijst een vinkje verschenen is achter het lid dat je hebt aangepast. Nadat de wijzigingen zijn aangebracht, moeten deze in het hoofdkantoor in Wijgmaal gevalideerd worden. Deze validatie kan één tot twee werkdagen op zich laten wachten. Zolang de validatie niet gebeurd is, is de wijziging nog niet geactiveerd. Het is voor jou nog steeds mogelijk om de aangebrachte wijziging te annuleren. Zie item 10 Annuleren. 5.3 Stopzetting Om een lidmaatschap stop te zetten: Klik op het tabblad Leden. Navigeer naar de persoon waarvoor je het lidmaatschap wilt stopzetten. Klik op het vergrootglas naast de desbetreffende naam. De gegevensfiche wordt geopend: handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 15 / 21
Klik op de rubriek Stopzetten lid. Kies in de uitklaplijst naast Reden uit afdeling de reden van stopzetting. o Bij overlijden moet je de overlijdensdatum ingeven. Je kan eventueel een adres ingeven voor het doorsturen van tijdschriften. o Bij stopzetting van een afdeling kan je eventueel de nieuwe afdeling invullen. Controleer of onderaan je e-mailadres correct is ingevuld. Voor meer info, zie item 3.4 Bevestiging. Klik rechts onderaan op Bijwerken. Merk op dat er een vinkje verschijnt naast de naam waarvoor je de stopzetting hebt aangevraagd. Nadat de wijzigingen zijn aangebracht, moeten deze in het hoofdkantoor in Wijgmaal gevalideerd worden. Deze validatie kan één tot twee werkdagen op zich laten wachten. Zolang de validatie niet gebeurd is, is de wijziging nog niet geactiveerd. Het is voor jou nog steeds mogelijk om de aangebrachte wijziging te annuleren. Zie item 10 Annuleren. 5.4 Annulering Zie item 10 Annuleren. handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 16 / 21
6 Vernieuwing leden Begin oktober (de exacte datum wordt nog afgesproken en meegedeeld) start de vernieuwing van de ledenlijsten. Vanaf dat moment is het tabblad Vernieuwing ledenlijst zichtbaar in de online ledenadministratie. Bij de start van een nieuw werkjaar worden onthaalleden omgezet naar A-leden. Op de Samenkomst voor voorzitsters en secretaressen ontvang je de voorlopige lijsten. Vervolgens kan je als afdeling het ledenbestand aan de hand van deze voorlopige lijsten controleren en via de online administratie de nodige aanpassingen invoeren. Ook de bestuursledenlijst kan worden bijgewerkt. Als deze acties voltooid zijn, kan je de vernieuwing van de ledenlijst afsluiten. Klik op het tabblad Vernieuwing leden. Onderstaand scherm wordt getoond. Zodra de ledenlijsten én de bestuursledenlijsten zijn gecontroleerd en aangepast voor het nieuwe werkjaar kan je de vernieuwing van de ledenlijst afsluiten: Controleer of onderaan je e-mailadres correct is ingevuld. Voor meer info, zie item 3.4 Bevestiging. Klik linksonder op Afsluiten ledenvernieuwing. Zolang de validatie in Wijgmaal niet is uitgevoerd, kan je de afsluiting nog annuleren: Klik linksonder op Annuleer afsluiten ledenvernieuwing. handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 17 / 21
7 Aanvraag documenten Het is mogelijk om via de online ledenadministratie ledenlijsten en bestuurslijsten aan te vragen. Je kan kiezen uit PDF- of Excel-formaat. Om een lijst aan te vragen: Klik op het tabblad Documenten. Volgend scherm wordt geopend: Kies het formaat waarin je het document wilt ontvangen. Het PDF-bestand kan met Adobe Reader worden geopend. Het Excel-bestand heeft als extensie.csv in plaats van.xls. Dit document kan met behulp van Excel worden geopend. Kies een document uit de uitklaplijst. Klik links onderaan op Download. handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 18 / 21
8 Klachten Via het tabblad Klachten kan je algemene klachten melden alsook klachten met betrekking tot postafhandeling aangaande het tijdschrift Vrouwen met Vaart of bestuursbladen. Je krijgt hier een overzicht van de klachten die nog niet zijn gevalideerd door Wijgmaal. 8.1 Nieuwe klacht melden Klik op het tabblad Klachten. Klik links onder op Nieuwe klacht. Volgend scherm wordt geopend: Vul de rubriek Titel klacht: in en voeg eventueel commentaar toe. handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 19 / 21
Vink indien nodig de optie Klacht over tijdschrift aan. o Kies in de uitklaplijst het gewenste lid. Tip: je kan snel zoeken door de beginletters van de familienaam in te typen. o Kies het gewenste tijdschrift. Controleer of onderaan je e-mailadres correct is ingevuld. Voor meer info, zie item 3.4 Bevestiging. Klik rechts onderaan op Bijwerken. 8.2 Annulering Zolang de validatie in Wijgmaal niet is uitgevoerd, kan je de klacht nog annuleren. Zie item 10 Annuleren. 9 Openstaande facturen Via dit tabblad krijg je een overzicht van de openstaande facturen. handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 20 / 21
10 Annuleren Zoals reeds vermeld zijn de wijzigingen die door jou zijn aangebracht niet onmiddellijk geldig. Op de ledenadministratie in Wijgmaal moeten deze aanpassingen eerst gevalideerd worden. Zolang deze validatie niet is gebeurd, is het voor jou nog mogelijk om wijzigingen te annuleren. In de lijsten herken je de aanpassingen aan het vinkje of het plusteken dat achteraan in de rij staat. Ook bij het tabblad Klachten kan je op die manier de toegevoegde regels herkennen. Je kan een verkorte lijst (van leden of bestuursleden) oproepen waarin enkel die personen staan waarvoor er wijzigingen zijn gebeurd. Klik links onderaan op Enkel gewijzigde (bestuurs)leden. Om een wijziging te annuleren: Navigeer naar het item waarvan je de wijziging wilt annuleren. Klik op het vergrootglas dat voor het desbetreffende item staat om zo de gegevensfiche te openen. Controleer of onderaan je e-mailadres correct is ingevuld. Voor meer info, zie item 3.4 Bevestiging. Klik vervolgens rechts onderaan op Annuleer wijzigingen. 11 Wachtwoord vergeten Klik op Aanmelden rechtsbovenaan. Kies Wachtwoord vergeten?'. Geef je gebruikersnaam en e-mailadres in en klik op 'Nieuw wachtwoord aanvragen'. Je ontvangt dan een eenmalig wachtwoord in je mailbox. Meld je aan op www.kvlv.be met je gebruikersnaam en je eenmalige wachtwoord. Verander je wachtwoord en kies zelf een nieuw wachtwoord. Klik op Wijzig wachtwoord. Je krijgt de bevestiging dat je wachtwoord is gewijzigd. Deze stappen zijn beschreven in de handleiding Nieuwe gebruikersaccount aanmaken op www.kvlv.be. handleiding ledenadministratie v2.doc 04/10/2010 21 / 21