Portefeuillehouder Datum raadsvergadering n.v.t. 31 januari 2019 Datum voorstel 18 december 2018 Agendapunt Onderwerp Doorontwikkeling Rekenkamercommissie De raad wordt voorgesteld te besluiten: 1. Bijgaand onderzoeksrapport 'Evaluatie van en toekomstscenario's voor de rekenkamercommissie De Bilt' voor kennisgeving aan te nemen; 2. Te kiezen voor een rekenkamercommissie met vijf commissieleden; 3. De bijgaande Verordening op de rekenkamercommissie De Bilt 2018 vast te stellen; 4. Voor de rekenkamercommissie vanaf 2019 een budget beschikbaar te stellen van EUR 30.000,-; 5. Een commissie in te stellen belast met de werving en selectie van nieuwe leden voor de rekenkamercommissie De Bilt. Wijzigingen na presidiumvergadering in blauwe tekst Inleiding De rekenkamercommissie De Bilt (RKC) heeft een zelfevaluatieonderzoek laten uitvoeren. In dit raadsvoorstel worden de uitkomsten van het onderzoek voorgelegd (bijlage 1) en wordt gevraagd een besluit te nemen over de doorontwikkeling van de rekenkamerfunctie in De Bilt. Ten grondslag aan het besluit van de RKC ligt het aflopen van de benoemingstermijn van enkele leden van de rekenkamercommissie. Daarnaast wil de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties het wetsvoorstel Versterking decentrale rekenkamers aan de Tweede Kamer voorleggen. Dit wetsvoorstel heeft gevolgen voor de inrichting van de rekenkamerfunctie in alle gemeenten in Nederland. Het schaft de keuzemogelijkheid in de Gemeentewet af om zelf regels te stellen over de rekenkamerfunctie, waardoor elke gemeente een onafhankelijke (eventueel gemeenschappelijke) rekenkamer moet instellen. De rekenkamerfunctie komt tegemoet aan de groeiende maatschappelijke behoefte aan transparantie en verantwoording van het openbaar bestuur. Lokale rekenkamers zijn van groot belang voor gemeenteraden, door de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van gemeentelijk beleid te onderzoeken. Dit belang neemt toe nu gemeenten door de decentralisaties in het sociale domein, en over enkele jaren de komst van de Omgevingswet, meer taken en daarbij horende middelen hebben gekregen. Het belang van sterke, onafhankelijke lokale rekenkamers wordt ook onderschreven door de Raad voor het Openbaar Bestuur en de Algemene Rekenkamer. Beoogd effect Voorliggend voorstel beoogt de rekenkamerfunctie te versterken door a) beter aan te sluiten bij de ontwikkelingen en actualiteiten, b) beter aan te sluiten bij de verwachtingen van de gemeenteraad en c) de productie van de rekenkamer te verhogen. De gemeenteraad is verplicht om een rekenkamer of rekenkamerfunctie in te stellen volgens respectievelijk artikel 81a of artikel 81oa van de Gemeentewet. De doorontwikkeling van de rekenkamerfunctie in De Bilt draagt bij aan de wettelijke verplichting. 1
Argumenten 1. Voorkeursscenario rekenkamercommissie Onderzoeker Hiemstra & De Vries presenteert in haar rapport op pagina 13 een aantal toekomstscenario s voor de RKC. Deze scenario s zijn vormgegeven op grond van bouwstenen: a) de samenstelling van de RKC, b) de samenwerking van de RKC in de regio, c) de selectiecriteria voor de onderzoeksagenda en d) de dialoog met de raad(sfracties). Per bouwsteen (a t/m d) is een voorkeursvariant gepresenteerd. De onderzoeker komt in overleg met de huidige RKC tot de conclusie en aanbeveling van een RKC zoals de bestaande RKC: één voorzitter (extern), twee externe leden en twee raadsleden. De RKC wordt ondersteund door de griffie in de vorm van een secretaris. De raad bepaalt de samenstelling en de benoemingsperiode en legt de bevoegdheden vast in een gemeentelijke verordening. Een kleine verandering is de rol van de twee zitting hebbende raadsleden: zij krijgen een adviserende rol (pagina 17 en 18 rapport). Ook wordt aangeraden regionale samenwerking of afstemming te zoeken. 2. Er is een keuze mogelijk tussen een rekenkamer en een rekenkamercommissie Het verschil tussen een rekenkamer en een rekenkamercommissie is dat de inrichting van een rekenkamer tot in detail is geregeld in de wet. Er bestaat daarbij geen ruimte om zaken naar eigen inzicht te regelen. De inrichting van een rekenkamercommissie wordt geregeld bij verordening die de raad zelf opstelt. 3. Verordening Voor de omschrijving van de werkwijze van een rekenkamercommissie is een gemeentelijke verordening nodig. Artikel 81oa Gemeentewet bepaalt dat wanneer er geen rekenkamer is ingesteld, de raad bij verordening regels vaststelt voor de uitoefening van de rekenkamerfunctie. Bijgevoegde verordening is gelijk aan de modelverordening van de VNG. 4. De hoogte van de vergoeding wordt door de raad vastgesteld. De Nederlandse Vereniging van Rekenkamers adviseert een vaste vergoeding te hanteren voor externe leden. De hoogte van de vergoeding is gebaseerd op een inschatting van de werkzaamheden. Een evaluatie van de nieuwe opzet moet uitwijzen of dit redelijk is. Kanttekeningen en alternatieven Alternatief: het directeursmodel Bij het directeursmodel bestaat de rekenkamer uit een (externe) directeur die het grootste deel van de onderzoeken zelf uitvoert of extern aanbesteedt, daarbij ondersteund door de griffie: één persoon wordt door de raad benoemd voor een bepaalde periode. Hij of zij overlegt regelmatig met een klankbordgroep uit de gemeenteraad of met de twee benoemde RKC-raadsleden en legt verantwoording af aan de raad. De onderzoeken worden gepubliceerd. De raad heeft te maken met één gezicht en één aanspreekpunt. Omdat een directeur geen overlegorgaan is kan hij of zij snel schakelen met (de aanspreekpunten vanuit) de raad en daardoor kan gewonnen worden aan slagkracht en flexibiliteit. Het directeursmodel kenmerkt zich door relatief lage overheadkosten en een hoge productiviteit. Selectiecriteria voor een directeur zijn onder andere: - affiniteit met de gemeente, liefst lokaal georiënteerd; - gemotiveerd om samen te werken met regionale rekenkamers; - ervaring in het rekenkamernetwerk en de bijbehorende bevoegdheden is vereist; - capaciteiten om goede relaties te onderhouden met raadsleden en de auditcommissie - weten wat er leeft in de lokale politiek en samenleving Het onderzoeksbureau heeft de optie van een directeursmodel niet meegenomen in haar aanbevelingen. 2. Alternatief regionale rekenkamerfunctie is niet uitgewerkt Een alternatieve invulling van de rekenkamerfunctie is een gemeenschappelijke of regionale rekenkamer 2
waarbij gemeenten samenwerken bij onderzoeken. Verschillende vormen zijn mogelijk: gemeenten verzamelen hun capaciteit op het gebied van onderzoek en/of ondersteuning, besteden het onderzoekswerk uit aan een centrumgemeente, of integreren volledig. Een regionale rekenkamer kan de rekenkamerfunctie versterken maar kent ook nadelen. Het onderzoeksbureau heeft deze vorm niet meegenomen in haar aanbevelingen. 3. Kanttekening: budget In de Begroting 2019, door uw raad vastgesteld op 8 november jl., is een bezuinigingsmaatregel vastgesteld vanaf 2020: vanaf 2020 is het budget voor de RKC jaarlijks verlaagd van 35.000,- naar 15.000,-. Het voorstel voor deze bezuiniging is ingegeven door de lage productiviteit van de rekenkamercommissie in het verleden. Implementatie van de aanbevelingen uit het onderzoeksrapport zal moeten leiden tot een hogere productiviteit van de rekenkamercommissie alsmede een grotere relevantie en zichtbaarheid van de rekenkamercommissie. Dit is echter niet mogelijk met een budget van 15.000,-. Uit het onderzoeksrapport blijkt dat met een budget van 15.000,- geen volwassen rekenkamerfunctie kan worden behouden. 4. Kanttekening: voortgang Op dit moment is de RKC niet voltallig en per 1 april zijn er geen externe leden meer. Het is dus van belang om zo snel mogelijk de vacature(s) in te vullen zodat de rekenkamerfunctie weer kan worden ingevuld. Aanpak/ Uitvoering Werving en selectie Na besluitvorming over dit raadsvoorstel gaat de wervingscommissie externe leden en een voorzitter RKC óf (alleen) een directeur werven. De wervingsprocedure bestaat grofweg uit een aantal stappen: - De werving van nieuwe leden voor de RKC opstarten: advertentietekst publiceren - Tijdsplanning: 2 e week februari adverteren, 1 e week maart einddatum reageren; 4 e week maart gesprekken - Bij de selectie van brieven en bij de gesprekken naast de twee benoemde RKC-leden uit de raad nog 2 gemeenteraadsleden betrekken, wat het draagvlak voor een raadsbesluit verhoogt. Het presidium wijst deze twee leden aan. Een van de twee RKC-leden uit de raad is voorzitter van de selectiecommissie. De huidige voorzitter van de RKC wordt als ervaringsdeskundige en adviseur aan de wervingscommissie toegevoegd. - Raadsbenoeming nieuwe leden of directeur in vergadering april of mei. De RKC De Bilt zal een doorstart moeten maken met meer rapporten dan in de voorgaande periode en met meer over en weer contact met leden van de gemeenteraad. Aanbesteding Bij opdrachten boven de 25.000 euro is het verplicht om een meervoudige aanbesteding op te starten. Indien onderzoek boven dit bedrag uitkomt, kan de auditcommissie de aanbestedingsprocedure afhandelen. Een eventuele aanbesteding brengt, afgezien van enkele uren ambtelijke ondersteuning, geen extra kosten met zich mee. Communicatie De vacature(s) moeten worden gepubliceerd. De RKC moet zichtbaarder worden gemaakt voor inwoners. De tekst op de website wordt aangepast. Inwoners kunnen suggesties doen voor onderzoeksonderwerpen. Evaluatie Gelet op het feit dat bovengenoemde alternatieven (directeursmodel of regionale rekenkamer) niet zijn meegenomen in het onderzoek, wordt voorgesteld de rekenkamercommissie te evalueren na twee jaar. 3
De gemeenteraad kan in dat geval, voor de verkiezingen van 2020, (opnieuw) besluiten over de vorm en samenstelling van de RKC voor de nieuwe raadsperiode. Om die reden worden de twee externe RKCleden en de RKC-voorzitter benoemd voor een periode van drie jaar. De benoemingstermijn staat in de ter vaststelling bijgevoegde verordening op de rekenkamercommissie. Toegevoegd wordt met amendement A3-2019: De rekenkamercommissie jaarlijks te evalueren middels bespreking van haar jaarverslag in de raadscommissie Burger en Bestuur. Kosten, baten en dekking Door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Nederlandse vereniging voor Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NvRR) wordt aanbevolen 1,- euro per inwoner per gemeente vrij te maken voor de rekenkamerfunctie. In de begroting is voorheen een structureel budget voor de rekenkamercommissie opgenomen van 35.000,-. In de Begrotingsraad van 2018 is hierop bezuinigd. Voorgesteld wordt in de kadernota 2020 minimaal een budget van 30.000,- op te nemen zodat de rekenkamerfunctie in De Bilt effectief kan bijdragen aan de rollen van de gemeenteraad. Presidium van de gemeente De Bilt, de griffier, de burgemeester, drs. T.B.W.M. van der Torre mr. S.C.C.M. Potters Bijlagen bij het raadsvoorstel Meegezonden bijlagen 1. Verordening op de rekenkamercommissie De Bilt 2019. 2. Rapport Evaluatie van en toekomstscenario s voor de rekenkamercommissie De Bilt Stukken ter inzage Geheime stukken ter inzage (conform art. 25 Gemeentewet) n.v.t. n.v.t. Contactambtenaar: Mevrouw T.B.W.M. van der Torre, T 030-2289573, E T.vandertorre@DeBilt.nl 4
Besluit van de raad De raad van de gemeente De Bilt; gelezen het voorstel van het presidium van 10 januari 2019, met het onderwerp Doorontwikkeling rekenkamercommissie; overwegende dat ; gelet op BESLUIT: Artikel 81a en artikel 810a Gemeentewet; 1. Bijgaand onderzoeksrapport 'Evaluatie van en toekomstscenario's voor de rekenkamercommissie De Bilt' voor kennisgeving aan te nemen; 2. Te kiezen voor een rekenkamercommissie met vijf commissieleden; 3. De bijgaande Verordening op de rekenkamercommissie De Bilt 2018 vast te stellen; 4. Voor de rekenkamercommissie vanaf 2019 een budget beschikbaar te stellen van EUR 30.000,-; 5. Een commissie in te stellen belast met de werving en selectie van nieuwe leden voor de rekenkamercommissie De Bilt. 6. De rekenkamercommissie jaarlijks te evalueren middels bespreking van haar jaarverslag in de raadscommissie Burger en Bestuur (amendement A3-2019) Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 31 januari 2019, de raad voornoemd, de griffier, de voorzitter, drs. T.B.W.M. van der Torre mr. S.C.C.M. Potters