KWIC INSTRUMENT 6 Teamdashboard (Cluster Productie) u Doelstelling instrument u Teamdashboard u Voorbeelden
1 Doelstelling instrument De besturingssystemen in een innovatieve arbeidsorganisatie moeten aansluiten op de zelfstandigheid en resultaatverantwoordelijkheid van het team. De besturingssystemen, zoals planningssystemen, kwaliteitsprocedures en de budgetteringsmethodiek, moeten aansluiten bij het werken met zelfsturende teams. Dit houdt in dat ze voldoende speelruimte aan het team moet aanbieden. De besturingssystemen moeten een minimale kritieke specificatie aan het team opleggen. De door het team beïnvloedbare aspecten zullen aan het team overgelaten moeten worden, binnen de kaders die in samenspraak met het management gesteld zijn. Bijvoorbeeld een eigen budget, zelf de route voor een vraagafhandeling kunnen bepalen, een eigen logboek waarin problemen worden bijgehouden of een op het netwerk aangesloten computer voor het oproepen van relevante informatie. De snelheid waarmee teamleden een grotere invloed krijgen op de doelen en normen is natuurlijk afhankelijk van de teamontwikkelingsfase (zie inschalingsmodel). (Bron : Anders Organiseren en Beter Werken, Van Hootegem G., Van Amelsvoort P., Van Beek G. en Huys R., pg 70) Een team met heldere doelen blijkt beter te functioneren dan een team zonder duidelijk omschreven doelen (Katzenback & Smith, 1997). Met dit instrument willen we voorbeelden aanreiken om resultaten van het team te visualiseren. Het vastleggen van de KPI s (kritische prestatie indicatoren), waaruit de resultaten worden afgeleid, wordt verder uitgelegd in instrument 5 Teamidentiteit en prestatiemeting. KPI s worden geplaatst op een scoreboard of een dashboard, die door de zelfsturende teams of teamcoaches zelf aangestuurd worden. Visualisatie van de resultaten heeft een enorme kracht. Cijfers alleen zeggen meestal niet genoeg, daarom is het belangrijk de resultaten op een eenvoudige manier voor te stellen in één oogopslag duidelijk is of men goed of niet goed zit. Dit instrument is ontstaan vanuit de ervaringen van 5 productiebedrijven uit het KWIC project is samenspraak met de consultants van PVO (partners voor ondernemers). 2 Teamdashboard (Cluster Productie)
2 Teamdashboard Basisprincipes: Als het team zelf gaat registreren ontstaat er meer betrokkenheid De teamcoach gebruikt het teamdashboard als basis voor teamoverleg en om over te gaan tot oorzakenanalyse. Wat is de oorzaak van een bijzonder goed of minder goed resultaat en wat gaan we daarmee doen? Het visueel dashboard op de werkplaats toont de huidige situatie. Het teamdashboard wordt gebruikt voor het visualiseren van de resultaten KISS: Keep it Short and Simple Beperk het aantal indicatoren Indicatoren verstaanbaar maken voor de teamleden (cijfers, kleuren en normhoogte duidelijk maken) Steeds bevragen of iedereen het dashboard begrijpt Meetindicatoren kiezen waar de teamleden ook echt impact op hebben De thema s op het dashboard kunnen onderverdeeld worden volgens het KWIC-principe: Kwaliteit en Klantentevredenheid Werkproces Integriteit Collegialiteit Ook volgende thema s kunnen een manier zijn om het teamdashboard op te delen: Planning Per team kan er een planningsagent als mentor van het team aangesteld worden. Die zorgt dan voor een maandelijkse score voor planning. De backlog in de planning is de achterstand op de productieplanning De queue in de planning is enkel informatief bedoeld, aangezien het team geen impact heeft op het werk dat moet gebeuren. Kwaliteit Kost Nagaan wat de middelen zijn en de voornaamste cost drivers Mensen p Productiviteit Machines p Rendementen Materialen p Verbruik Energie p Verbruik Teamwerk (bv. hoeveel verbeteracties heeft het team voorgesteld en afgehandeld) Veiligheid (bv. het aantal werkongevallen) Lean en 5S Onderhoud Divers p p 3 Teamdashboard (Cluster Productie)
Hou rekening met 3 niveau s bij meting van resultaten. 1. Tendens Hoe was het vroeger? Zijn de resultaten nu beter of slechter? Hoe zitten we ten opzichte van het target? 2. Oorzakenanalyse Door gebruik te maken van de paretografiek (zie onder) zien we verschillende oorzaken voor verliezen, maar we focussen op de top 2 of 3. Deze oorzakenanalyse wordt besproken op het teamoverleg. 4 Teamdashboard (Cluster Productie)
3. Actieplan Tijdens het teamoverleg wordt een actieplan opgesteld. 3 Voorbeelden De meetgegevens moeten op een voor alle teamleden inzichtelijke manier worden gepresenteerd op een wijze die de teamleden aanspreekt. Hoe duidelijker de resultaten op het netvlies van het team blijven, des te sterker zal het team de prestaties bewaken op afwijkingen. In de praktijk zijn er goede ervaringen met het cockpitmodel. Voorbeeld1: Cockpitmodel 5 Teamdashboard (Cluster Productie)
Voorbeeld 2: Dashboard (met max. 4 parameters per dashboard of per team) 6 Teamdashboard (Cluster Productie)
Voorbeeld 3: Dashboard in productieomgeving Voorbeeld 4: Goed voorbeeld van een dashboard / visual display in een productieomgeving 7 Teamdashboard (Cluster Productie)
1. Standaard waarde aangeven op meetinstrument 2. Standaardwaarde is duidelijk (groen) 3. Tolerantie wordt aangegeven 4. Gemakkelijk vergelijkbaar in één oogopslag 5. Snelle controle mogelijk en met een alarmfunctie Voorbeeld 5: Teamdashboard 8 Teamdashboard (Cluster Productie)