Regeling Reizen en verblijven EBE.HR.BRO.RRV.04.14
Inleiding We maken onze missie Duurzame energie voor iedereen waar door samen invulling te geven aan onze duurzame strategie. Een groot deel van onze CO2-uitstoot wordt veroorzaakt door woon-werkverkeer en zakelijk verkeer met de auto. Als medewerker kun je een directe bijdrage leveren aan het realiseren van onze CO2-reductie doelstellingen door duurzaam naar je werk of zakelijke afspraken te reizen. Om jou hierbij te ondersteunen, vergoeden wij het gebruik van openbaar vervoer tijdens zowel woon-werk- als zakelijk verkeer volledig. Reis je alleen een deel van je woon-werkverkeer met het OV dan biedt het reiskostenbudget je de financiële flexibiliteit om eigen vervoer en openbaar vervoer met elkaar te combineren. Woon-werkverkeer met de fiets stimuleren wij eveneens door middel van het reiskostenbudget. Dit budget is gelijk aan de vergoeding voor reizen met een gemotoriseerd vervoermiddel. Doordat jouw onkosten voor reizen met de fiets veel lager zijn dan voor reizen met bijvoorbeeld de auto, ben je (veel) voordeliger uit bij een keuze voor de fiets. Dit is dus niet alleen goed voor het milieu, maar ook voor je portemonnee! We verplichten je niet om de auto thuis te laten staan en met het openbaar vervoer of de fiets naar het werk te komen. Met deze regeling bieden wij jou wél de mogelijkheid om duurzaam te reizen. Wij moedigen je hiermee aan een bewuste, duurzame vervoerskeuze te maken. In hoofdstuk 2 van deze regeling lees je welke vergoeding je van ons krijgt voor je woon-werkverkeer. In hoofdstuk 3 en 4 vind je terug hoe we omgaan met de vergoeding van kosten voor (internationaal) zakelijk verkeer respectievelijk tijdens (internationaal) zakelijk verkeer te maken aanvullende kosten. In hoofdstuk 5 lees je hoe je deze kosten kunt declareren. (Verkeers)overtredingen komen aan de orde in hoofdstuk 6 en 7 van deze regeling. De definities en bijlagen vind je aan het einde van de regeling terug. Heb je vragen over deze regeling? Neem dan contact op met je leidinggevende of je HR Business Partner. Inhoudsopgave 1. Toepassingsbereik 2. Woon-werk verkeer 3. Zakelijk verkeer 4. Tijdens de reis te maken kosten 5. Declareren zakelijk verkeer en tijdens de reis te maken kosten 6. Verkeersovertredingen 7. Algemene bepalingen 8. Bijlagen 2 Regeling Reizen en verblijven
KOP 33 1. Toepassingsbereik 1. Deze regeling geldt voor alle medewerkers, met uitzondering van de medewerkers op wie de cao Technisch Installatiebedrijf van toepassing is. 2. Woon-werk verkeer 2.1 Recht op reiskostenvergoeding, niet op reistijdvergoeding. 1. Jij kiest hoe je naar je werk reist. In dit hoofdstuk lees je over de vergoedingen die we je hiervoor bieden. 2. Dit hoofdstuk is niet van toepassing als we aan jou een leaseauto ter beschikking hebben gesteld of als je, met toestemming van je leidinggevende, een bedrijfsauto voor je woon-werk verkeer gebruikt. 3. De reistijd die je kwijt bent aan je woon-werk verkeer is geen werktijd. Je reist in je eigen tijd en de reistijd wordt daarom niet vergoed. Dat geldt ook als je op een andere dag dan je gebruikelijke werkdag naar je standplaats reist. 4. Reis je vanwege je werkzaamheden vanaf je huisadres naar steeds wisselende werklocaties (in plaats van naar je standplaats) dan geldt als je reistijd de tijd die je nodig hebt om vanuit je huisadres naar je eerste werklocatie en vanaf je laatste werklocatie terug naar je huisadres te reizen. Als deze reistijd in totaal meer dan één uur bedraagt én je onder de overwerkgrens valt, krijg je als uitzondering op subparagraaf 3 hierboven de reistijd boven dit ene uur vergoed tegen je normale uurtarief. Stel dat de snelste reistijd vanaf je huisadres naar je eerste werklocatie op een bepaalde dag 15 minuten is en de reistijd vanaf je laatste werklocatie naar je huisadres 30 minuten. Heb je dan recht op een reistijdcompensatie? Het antwoord luidt nee, want je reistijd is in totaal minder dan één uur (15 + 30 = 45 minuten). Stel nu dat de reistijd vanaf je huisadres naar je eerste werklocatie op een bepaalde dag 30 minuten is en de reistijd vanaf je laatste werklocatie naar je huisadres 45 minuten. Heb je in deze situatie dan wel recht op een reistijdcompensatie? Het antwoord luidt nu ja, want je reistijd is meer dan één uur (30 + 45 = 75 minuten). Je hebt daarom recht op 15 minuten reistijdcompensatie (namelijk 75 60 = 15 minuten) als je een functie onder de overwerkgrens vervult. 2.2 Openbaar vervoer 1. Kies je voor reizen met het openbaar vervoer dan verstrekken we het voor je woon-werk reis benodigde vervoersbewijs op basis van 2e klasse. Je vraagt je vervoersbewijs aan bij Forensz, onze externe mobiliteitsdienstverlener. Forensz stelt vast welk vervoersbewijs het meest kostenefficiënt is voor jouw reistraject. We geven geen aanvullende vergoeding voor eventueel aan je openbaar vervoer reis gerelateerde kosten, bijvoorbeeld voor het betaald stallen van je fiets bij het station. Reis je bijvoorbeeld twee dagen per week hetzelfde traject (omdat je parttime werkt of omdat je de andere dagen op een andere werkplek werkt) dan is een traject- of zoneabonnement meestal niet de meest kosten efficiënte reisoplossing. Je krijgt dan een NS Business Card voor reizen-op-rekening, zowel wanneer je reist met de trein als wanneer je reist met de bus, tram of metro. Reis je met de trein én met bus, tram of metro? Dan maakt Forensz voor je treinreis de afweging tussen een NS Business Card met een trajectabonnement en reizen-op-rekening. Vanaf 4 reisdagen per week verstrekken we een NS trajectabonnement. Je gebruikt de NS Business Card ook voor je rit met de bus, tram of metro. Je reist dan altijd op rekening. 2. Je kunt tegen bijbetaling je reistraject en/of type vervoersbewijs uitbreiden, bijvoorbeeld naar 1 e klasse of in plaats van je NS traject abonnement een abonnement om onbeperkt met de trein te reizen. De extra kosten zijn voor jouw rekening. We verrekenen de bijtbetaling niet met eventuele zakelijke reizen die binnen de uitbreiding van je vervoersbewijs vallen. Houdt er rekening mee dat subparagrafen 2.2.3 tot en met 2.2.10 ook op de uitbreiding van toepassing zijn. Bij voortijdige beëindiging van je abonnement ontvang je restitutie voor de bijbetaling over de nog resterende periode. 3. We verstrekken een OV vervoersbewijs voor de duur van steeds 1 jaar of tot de einddatum van het abonnement. Uitzondering hierop zijn subparagrafen 2.2.5 (bij wijziging van je huisadres of standplaats), 2.2.6, 2.2.7 en 2.2.9. 4. Bij verlies of diefstal van je vervoersbewijs neem je direct contact op met Forensz om deze te laten blokkeren en een nieuwe aan te vragen. We nemen éénmalig de kosten voor een duplicaat vervoersbewijs voor onze rekening, vanaf het tweede duplicaat betaal je deze kosten zelf. 5. Verstrekken we aan jou een NS Business Card (kaart) dan gelden daarbij een aantal gebruiksvoorwaarden: Eneco Joulz Stedin 3
a. De kaart is bestemd voor woon-werk verkeer, op het voor jou vastgestelde woon-werk traject, en voor zakelijke reizen in Nederland met de trein, bus, tram en/of metro. Je mag de kaart niet gebruiken voor privé reizen, met uitzondering van reizen binnen het traject/de zone(s) van een eventueel abonnement op de kaart. b. De kaart is een persoonlijke kaart en mag je alleen zelf gebruiken en niet aan anderen uitlenen of door anderen laten gebruiken. c. Door met de kaart te reizen geef je ons toestemming om de door de vervoerders ter beschikking gestelde reisgegevens in te zien. d. Gebruik je de kaart op de juiste manier dan zijn daar voor jou geen kosten aan verbonden. Kosten voor onjuist gebruik van de kaart zijn daarentegen voor jouw rekening en houden we in op je netto salaris. Wat is onjuist gebruik? Bijvoorbeeld als je niet hebt in- of uitgecheckt, een privé reis hebt gemaakt of je kaart door een ander hebt laten gebruiken. Onder onjuist gebruik valt ook te laat melden dat je de kaart bent kwijt geraakt en er in de tussentijd met de kaart is gereisd. Heb je per ongeluk een privé reis gemaakt met de NS Business Card? Log dan in op Mijn NS Zakelijk en voeg aan de reis het kenmerk privé reis toe. We houden de kosten van de reis in op jouw salaris. Ben je vergeten uit te checken en heb je dit achteraf niet gecorrigeerd? In de factuur wordt een correctietarief opgenomen voor vergeten uit te checken. Dit bedrag houden we in op je salaris. e. Alle kosten voor gebruik van de kaart worden aan ons gefactureerd. Dat geldt zowel voor juist gebruik én onjuist gebruik. Het is voor ons belangrijk om onjuist gebruik van de kaart te herkennen. We voeren dan ook regelmatig steekproeven en analyses uit om zicht te houden op het gebruik van de kaarten. Ook kunnen we je vragen om het gebruik van de kaart toe te lichten. f. Bij diefstal, verlies of beschadiging van de kaart ben je verplicht dit zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen 24 uur in Mijn NS Zakelijk aan te geven. Je kaart wordt dan geblokkeerd en je ontvangt zo snel mogelijk een nieuwe kaart. g. Je bent aansprakelijk voor aan de kaart gerelateerde schade die door jouw toedoen is ontstaan of doordat je verwijtbaar nalatig en onachtzaam met de kaart bent geweest. 5. Als je reistraject of het aantal werkdagen waarop je het traject reist wijzigt, dan is je vervoersbewijs misschien niet langer het meest kostenefficiënt. Neem dan direct contact op met Forensz. Forensz stelt vast of je vervoersbewijs moet worden aangepast. 6. Heb je een abonnement maar verwacht je vanwege arbeidsongeschiktheid meer dan 8 weken aaneengesloten niet naar je werk te reizen? Dan is het nodig om dat abonnement tijdelijk stop te zetten. Neem zo snel mogelijk contact op met Forensz en volg hun advies. Zodra je weer gaat reizen vraag je bij Forensz een nieuw abonnement aan. Je krijgt geen compensatie voor het stopzetten van je abonnement. Je hebt je ziek gemeld en de verwachting is dat je niet binnen 8 weken weer aan het werk zal kunnen gaan. Je neemt zo snel mogelijk contact op met Forensz voor het stopzetten van je abonnement. Je moet een operatie ondergaan en weet van te voren dat het minstens 10 weken duurt voordat je weer gedeeltelijk aan het werk zal kunnen gaan. Je neemt al voor je operatie contact op met Forensz en volgt hun advies. Je hebt je ziekgemeld. De verwachting was dat je na 7 weken weer aan de slag zou kunnen gaan maar na 5 weken is duidelijk dat dat 3 weken langer zal duren. In totaal ben je 10 weken afwezig. Omdat je na 5 weken verwacht binnen 8 weken weer naar je werk te gaan reizen, is het niet nodig om je abonnement dan alsnog stop te laten zetten. 7. Reis je voor een aangesloten periode van minimaal 8 weken niet naar je werk vanwege zwangerschaps- en bevallingsverlof, adoptieverlof, ouderschapsverlof of onbetaald verlof (zoals langdurend zorgverlof, buitengewoon zorgverlof, levensloopverlof en sabbatical) ook dan is het nodig om je abonnement te laten stopzetten. Neem hiervoor tijdig contact op met Forensz en volg hun instructies. Tenminste 3 weken voordat je weer gaat met werken vraag je bij Forensz een nieuw abonnement aan. Neem je het verlof niet aaneengesloten maar gespreid of als deeltijdverlof op, neem ook dan contact op met Forensz. Forensz beoordeelt of het nodig is om je abonnement tijdelijk stop te zetten of aan te passen. Je krijgt geen compensatie voor het inleveren van je abonnement. 8. Alleen in tijdelijke uitzonderingssituaties vergoeden we declaraties voor woon-werk verkeer met het openbaar vervoer. Je declareert deze kosten maandelijks conform hoofdstuk 5 van deze regeling. 4 Regeling Reizen en verblijven
Je hebt bijvoorbeeld bij Forensz een OV vervoersbewijs aangevraagd maar dat nog niet ontvangen en in de tussenliggende periode op eigen rekening met het OV gereisd. Je kunt die OV kosten declareren. 9. Eindigt je dienstverband dan lever je jouw vervoersbewijs zo snel mogelijk na je laatste werkdag in bij Forensz. Neem van tevoren contact op met Forensz en volg hun instructies. Heeft Forensz jouw vervoersbewijs niet binnen 2 weken ontvangen en/of heb je na de einddatum nog op rekening gereisd, dan brengen we de daaraan verbonden kosten bij jou in rekening. 10. Als je reist met een door ons verstrekt vervoersbewijs of als je tijdelijk losse woon-werk OV reiskosten declareert, kom je niet in aanmerking voor het Reiskostenbudget zoals bedoeld in paragraaf 2.3. 2.3 Reiskostenbudget 1. Reis je (gedeeltelijk) met een eigen vervoermiddel naar je werk, dan kun je voor je woon-werk verkeer kiezen voor het reiskostenbudget. Dit budget is zowel bedoeld als tegemoetkoming voor je reiskosten als ook voor eventuele tol-, parkeer- en stallingskosten. We geven daarom geen aparte vergoeding voor deze kosten. 2. Het reiskostenbudget voor woon-werk verkeer berekenen we als volgt: Reisdagen (per jaar) x reisafstand (in kilometer) x vergoeding (per kilometer) Voor het budget per maand delen we de uitkomst van de berekening door twaalf. - Reisdagen: Werk je fulltime, dan berekenen we het budget over het fiscaal toegestane maximum van 214 reisdagen per jaar. In dit aantal is rekening gehouden met kortdurende afwezigheid vanwege ziekte, verlof, thuiswerken en feestdagen. Werk je gemiddeld minder dan 5 dagen per week dan stellen we het aantal reisdagen naar evenredigheid vast. Ligt het gemiddelde tussen een hele en een halve waarde dan ronden we af naar boven. Als je de ene week 5 dagen en de andere week 4 dagen werkt dan is je gemiddelde aantal werkdagen per week 4,5. Het reiskostenbudget wordt berekend over 90% x 214 = 193 reisdagen. Werk je 4 halve dagen per week dan is je gemiddelde VERSIE aantal 1.3 4 dagen en wordt het reiskostenbudget gebaseerd op 80% x 214 = 171 reisdagen per jaar. - Reisafstand: de snelste, enkele reisafstand in kilometers tussen je huisadres en je standplaats. We stellen deze afstand vast aan de hand van de ANWB routeplanner en vermenigvuldigen deze met twee. Voor de snelste enkele reisafstand geldt een maximum van 60 kilometer. Is de snelste enkele reisafstand vanuit jouw huisadres naar jouw standplaats volgens de ANWB routeplanner 35 kilometer, dan berekenen we het reiskostenbudget over 35 x 2 = 70 kilometer. Is de snelste enkele reisafstand van jouw huisadres naar jouw standplaats volgens de ANWB routeplanner 75 kilometer (dus meer dan het maximum van 60 kilometer), dan rekenen we voor het reiskostenbudget met een reisafstand van 60 (maximum) x 2 = 120 kilometer (en dus niet 75 x 2 = 150). - Vergoeding: De kilometervergoeding voor woon-werk verkeer is 0,17 per kilometer. 3. Als je vanwege arbeidsongeschiktheid je werkzaamheden (tijdelijk) niet kunt uitvoeren dan betalen we het reiskostenbudget door in de maand van je ziekmelding en de maand die daarop volgt. Ben je op de 1e dag van de daaropvolgende maand nog arbeidsongeschikt dan zetten we het reiskostenbudget vanaf die dag tijdelijk stop. We hervatten het reiskostenbudget weer per de 1e dag van de maand die volgt op de maand waarin jij je (gedeeltelijk) hersteld hebt gemeld. Je meldt je ziek op 23 februari en hervat je werk weer op 1 maart. Het reiskostenbudget wordt tijdens je afwezigheid volledig doorbetaald. Je meldt je ziek op 8 mei en gaat op 18 september weer (gedeeltelijk) aan het werk. Je krijgt het reiskostenbudget doorbetaald over de maanden mei (maand van ziekmelding) en juni (volgende maand). De vergoeding wordt tijdelijk stopgezet per 1 juli (daaropvolgende maand) en vervolgens weer hervat per 1 oktober (de maand na de maand waarin jij je gedeeltelijk hersteld hebt gemeld). Eneco Joulz Stedin 5
Je meldt je ziek op 27 juli en meld je op 1 september hersteld. Het reiskostenbudget wordt aan jou doorbetaald in de maanden juli en augustus, stopgezet per 1 september en vanaf 1 oktober weer hervat. 4. Neem je gedurende een aangesloten periode voltijd verlof op voor zwangerschaps- en bevallingsverlof, adoptie- en pleegzorgverlof, ouderschapsverlof of onbetaald verlof (zoals langdurend zorgverlof, buitengewoon zorgverlof, levensloopverlof en sabbatical), dan zetten we het reiskostenbudget voor de duur van je verlof stop. Neem je dit verlof in deeltijd op, dan stellen we het aantal reisdagen naar evenredigheid vast op basis van het gemiddelde aantal dagen dat je naast je verlof blijft werken. Dat doen we op dezelfde manier als in paragraaf 2.3, subparagraaf 2. Deze aanpassing geldt voor de duur van je verlof. Je krijgt geen compensatie voor het stopzetten van je reiskostenbudget. 5. Werk je structureel op meer dan 1 standplaats dan stellen we de reisafstand in subparagraaf 2 vast op basis van de gewogen, gemiddelde reisafstand naar die verschillende standplaatsen. Je werkt 2 dagen per week op je ene standplaats en 3 dagen per week op je andere standplaats. De snelste enkele reisafstand vanuit jouw huisadres naar de ene standplaats is volgens de ANWB routeplanner 35 kilometer en naar de andere 20 kilometer. Je gewogen, gemiddelde enkele reisafstand is ((2x35)+(3x20))/5 = 26 kilometer. 6. Als je woonadres, je standplaats en/of je gemiddelde aantal werkdagen per week (bijvoorbeeld door aanpassing van je werktijdpercentage) wijzigt dan passen we het reiskostenbudget hierop aan. Dat doen we per de datum waarop de nieuwe situatie ingaat. 7. Reis je minder dan 60% van je werkdagen naar je vaste standplaats, dan is het fiscaal niet toegestaan om het reiskostenbudget te betalen evenredig aan je gemiddelde aantal werkdagen per week en de reisafstand naar die standplaats. In dit geval zal bij de berekening van je reiskostenbudget het aantal reisdagen in redelijkheid en naar evenredigheid moeten worden aangepast. 8. In bijzondere omstandigheden kan er aanleiding zijn om (tijdelijk) af te wijken van wat hierboven staat in subparagraaf 1-6. Dat doen we wanneer het reiskostenbudget niet meer in verhouding staat tot je werkelijke aantal reisdagen en/of de werkelijke reisafstand en we daardoor mogelijk fiscale risico s lopen. Bijvoorbeeld. Je werkt fulltime, maar bent al enige tijd arbeidsongeschikt. Je bent inmiddels weer 1 dag per week aan het werk, maar uitbreiding naar meer werkdagen zal heel geleidelijk gaan verlopen. Het aantal dagen waarover je het reiskostenbudget ontvangt (5 dagen per week) staat dan niet in verhouding tot je aantal reisdagen (1 dag per week). Dit kan een reden zijn om tijdelijk af te wijken. Tijdens je re-integratie berekenen we je reiskostenbudget dan niet op fulltime basis maar naar evenredigheid van je werkelijke aantal reisdagen. 3. Zakelijk verkeer 3.1 Recht op reiskostenvergoeding 1. In dit hoofdstuk lees je welke reiskosten- en reistijdvergoeding je kunt krijgen bij zakelijk verkeer, binnen Nederland (paragraaf 3.2 t/m 3.6) en welke (reis)kosten we vergoeden bij internationaal zakelijk verkeer (paragraaf 3.7). 2. Heb je een lease- of bedrijfsauto dan geldt paragraaf 3.2 van deze regeling. Heb je deze niet, dan maak je bij voorkeur gebruik van het openbaar vervoer of een door ons ter beschikking gesteld (duurzaam) vervoermiddel. In uitzonderlijke gevallen kun je na toestemming van je leidinggevende een eigen vervoermiddel gebruiken. 3.2 Lease- of bedrijfsauto Rijd je in een lease- of bedrijfsauto, dan kun je deze gebruiken voor je zakelijk verkeer, maar je mag ook met het openbaar vervoer reizen. 3.3 Openbaar Vervoer 1. Reis je voor je werk met het openbaar vervoer, dan vergoeden we de kosten hiervan op basis van 2e klasse. Onder bijzondere omstandigheden mag je incidenteel eerste klasse reizen, als je daarvoor een goede reden hebt én vooraf toestemming van je leidinggevende hebt gekregen. Een goede reden voor het incidenteel reizen in de 1e klasse kan bijvoorbeeld zijn, dat je je tijdens een langere treinreis in stilte moet kunnen voorbereiden op jouw zakelijke afspraak. Korte reizen (van minder dan een half uur) vergoeden we sowieso niet op basis van 1e klasse. 2. Reis je voor je woon-werkverkeer met een NS Business Card, dan mag je die kaart ook gebruiken voor je zakelijke 6 Regeling Reizen en verblijven
OV reizen in Nederland. Reis je alleen zakelijk regelmatig met het OV dan kun je een NS Business Card voor uitsluitend zakelijk gebruik (zakelijke kaart) in Nederland aanvragen. De in subparagraaf 2.2.4 genoemde gebruiksvoorwaarden zijn ook op de zakelijke kaart van toepassing. 3. Gebruik je voor je zakelijke reis de NS Business Card dan hoef je die reis niet te declareren. Wel geef je in Mijn NS Zakelijk aan dat de reis zakelijk is geweest en voeg je aan die reis een kenmerk toe (bijvoorbeeld de reden van de reis). Je leidinggevende ontvangt periodiek een overzicht van alle door jou met de (zakelijke) kaart gemaakte reizen en de daaraan verbonden kosten. Je vraagt de zakelijke kaart aan bij Forensz. 4. Is het nodig om voor je zakelijke reis gebruik te maken van aanvullend vervoer, zoals een (trein)taxi of OV fiets, dan vergoeden we ook die kosten voor zover deze redelijk zijn en je hier niet al een onkostenvergoeding voor ontvangt. Het is ook mogelijk, om in overleg met je leidinggevende, aanvullend vervoerdiensten toe te voegen aan de (zakelijke) kaart. Het is dan niet nodig om die kosten te declareren. 5. Ontvang je voor je woon-werkverkeer het reiskostenbudget (paragraaf 2.3) en gebruik je de zakelijke kaart regelmatig voor zakelijke reizen in plaats van je woon-werkverkeer? Dan kan het op basis van subparagraaf 2.3.7 nodig zijn om het aantal reisdagen voor je reiskostenbudget aan te passen. 6. Heb je niet met een zakelijke kaart gereisd, ontvang je voor je woon-werk verkeer het reiskostenbudget (paragraaf 2.3) en ben je, vanwege je zakelijke reis, niet naar je standplaats gegaan maar direct vanuit je huisadres naar je werklocatie gereisd? Dan vergoeden we alleen de kosten voor je zakelijke openbaar vervoer reis voor zover deze hoger zijn dan je reiskostenbudget voor die dag. Je brengt het reiskostenbudget in mindering op de kosten voor je openbaar vervoer reis en declareert alleen de overblijvende kosten. Zijn de kosten van je zakelijke openbaar vervoer reis lager dan je reiskostenbudget voor die dag, dan kun je de zakelijke openbaar vervoer kosten niet declareren. De kosten van je zakelijke reis met openbaar vervoer zijn 25,00. Je ontvangt voor je woon-werk verkeer het reiskostenbudget. Je bent op die dag niet naar je standplaats gereisd. Je snelste enkele reisafstand van je huisadres naar je standplaats is 35 kilometer. Je reiskostenbudget voor woon-werkverkeer voor die dag is 35 x 2 = 70 kilometer x 0,17 = 11,90. De kosten die je voor je zakelijke openbaar vervoer reis mag declareren zijn 25,00-11,90 = 13,10. Zijn de kosten van je zakelijke openbaar vervoer reis 10,00, dan worden deze kosten al volledig vergoed door je reiskostenbudget voor die dag ( 11,90). Je kunt de kosten voor je zakelijke openbaar vervoer reis daarom niet declareren. 3.4 Door ons ter beschikking gesteld (duurzaam) vervoermiddel Je kunt voor het zakelijk verkeer (ook) gebruik maken van één van onze (duurzame) vervoermiddelen. Je gaat zorgvuldig met deze vervoermiddelen om en houd je altijd aan de verkeersregels. Als je werklocatie alleen per auto kan worden bereikt, kun je één van onze (elektrische) poolauto s reserveren voor je zakelijk verkeer. 3.5 Eigen vervoermiddel 1. In uitzonderlijke gevallen kun je na voorafgaande toestemming van je leidinggevende een eigen vervoermiddel gebruiken voor zakelijk verkeer. In dat geval krijg je een vergoeding voor de door jou gereden zakelijke kilometers van 0,25 per kilometer. De reiskostenvergoeding per kilometer wordt berekend op basis van de snelste reisafstand tussen je vertrekpunt en de werklocatie volgens de ANWB routeplanner 2. Begin je jouw zakelijke reis vanaf je huisadres en ontvang je voor je woon-werk verkeer het reiskostenbudget. Dan vergoeden we alleen de eventuele meerkilometers bovenop je normale woon-werk reisafstand tegen 0,25 per gereden meerkilometer. Het aantal meerkilometers bereken je met behulp van de ANWB routeplanner door de snelste reisafstand tussen je huisadres en de werklocatie te verminderen met de reisafstand tussen je huisadres en standplaats. Je declareert alleen de meerkilometers. Als het aantal gereisde zakelijke kilometers direct vanuit je huisadres naar de werklocatie minder is dan je normale woon-werk afstand, dan worden je zakelijke kilometers al volledig vergoed door je reiskostenbudget voor die werkdag. Je kunt je zakelijke kilometers dan niet declareren. Stel de snelste enkele reisafstand tussen je huisadres en standplaats is 40 kilometer. De reisafstand tussen je huisadres en je werklocatie is echter 60 kilometer. Eneco Joulz Stedin 7
Je kunt dan de meerkilometers (60 40 = 20) declareren als zakelijke reiskosten. In het declaratiesysteem voer je in het toelichtingsvakje in welke zakelijke reis je precies heb gemaakt en waarvoor en geef je een korte toelichting op de berekening van je meerkilometers. 4. De kilometervergoeding als bedoeld in deze paragraaf strekt mede ter dekking van de door jou af te sluiten premie voor een Casco plus -en inzittende verzekering. Mocht tijdens het zakelijk verkeer onverhoopt schade ontstaan aan je eigen vervoermiddel, dan claim je deze schade onder je eigen verzekering. Als de schade niet door je verzekering wordt gedekt, zijn de kosten van de schade voor je eigen rekening. 3.6 Reistijdvergoeding 1. De reistijd die je kwijt bent aan zakelijk verkeer behoort tot je normale werktijd. Deze reistijd wordt dus als uitgangspunt niet vergoed. 2. Als je: onder de overwerkgrens valt; en voorafgaand en/of aansluitend aan je normale reistijd tussen je huisadres en standplaats in totaal meer dan een half uur extra moet reizen (bijvoorbeeld vanwege werkzaamheden op een verder gelegen werklocatie dan je standplaats); dan kom je (wel) in aanmerking voor een reistijdvergoeding. We vergoeden dan de totale extra reistijd tegen je normale uurloon. Is je normale reistijd voor woon-werk verkeer 20 minuten, maar heb je op een bepaalde werkdag een reistijd voor woon-werk verkeer van 1 uur omdat je op een verder gelegen plek dan je standplaats hebt gewerkt? Het verschil in reistijd is meer dan een half uur. Je hebt dan recht op een vergoeding van de totale extra reistijd van (60 minuten - de normale reistijd van 20 minuten = ) 40 minuten, als je werkt in een functie onder de overwerkgrens. 3.7 Internationaal zakelijk verkeer 1. Het kan voorkomen dat je voor je werk naar het buitenland moet. De in dat kader door jou gemaakte reiskosten voor internationaal zakelijk verkeer vergoeden we uiteraard ook. In deze paragraaf lees je hoe we hiermee omgaan. 2. Voorafgaand aan je internationale dienstreis, vraag je altijd eerst toestemming aan je Business Unit directeur. Heb je zelf een directiefunctie dan vraag je deze toestemming aan de Raad van Bestuur. Je vraagt deze toestemming steeds zo vroeg mogelijk voor vertrek aan via het hiervoor beschikbare aanvraagformulier. Bij hoge uitzondering kun je de toestemming voor een reis binnen Europa uiterlijk 5 werkdagen en voor een reis buiten Europa uiterlijk 10 werkdagen vóór je vertrekdatum aanvragen. 3. Na ontvangst van het goedgekeurde aanvraagformulier wordt door het secretariaat van jouw Business Unit zorggedragen voor reisreserveringen (als je met het vliegtuig of de trein reist), hotelreserveringen en reis- en bagageverzekeringen (via onze centrale polis). We betalen de hieraan verbonden kosten. De bijbehorende bescheiden (tickets, treinkaartjes, hotelreserveringsformulieren, verzekeringspapieren, etc.) kun je voor aanvang van je internationale dienstreis bij het secretariaat van jouw Business Unit afhalen. 4. Rijd je in een lease- of bedrijfsauto, dan kun je deze gebruiken voor je internationaal zakelijk verkeer als je leidinggevende daarmee instemt. Je kunt je in het buitenland gemaakte tankkosten declareren conform hoofdstuk 5 van deze Regeling. 5. Maak je tijdens internationaal zakelijk verkeer gebruik van het openbaar vervoer, dan vergoeden we de kosten hiervan tegen het tarief voor de tweede klasse. Slechts in uitzonderlijke gevallen (bijvoorbeeld omdat je je in stilte moet kunnen voorbereiden op je werkzaamheden in het buitenland) kun je na voorafgaande toestemming van je leidinggevende op onze kosten in de eerste klasse reizen. 6. Reis je met het vliegtuig dan vergoeden we de kosten van een ticket in de Economy klasse. 7. In uitzonderlijke gevallen kun je na voorafgaande toestemming van je leidinggevende een eigen vervoermiddel gebruiken voor internationaal zakelijk verkeer. In dat geval krijg je een vergoeding voor de door jou gereden zakelijke kilometers tegen de zakelijke kilometervergoeding van 0,25 per kilometer. Deze kilometervergoeding strekt mede ter dekking van de door jou af te sluiten premie voor een Casco plus -en inzittende verzekering. Onder internationale zakelijke kilometers verstaan we zowel de gereden kilometers vanuit Nederland naar je internationale bestemming en weer terug, als de gereden kilometers tussen je accommodatie in het buitenland en je werklocatie aldaar. 8 Regeling Reizen en verblijven
4. Tijdens de reis te maken kosten 4.1 Aanvullende, reis gerelateerde kosten Maak je tijdens je (internationaal) zakelijk verkeer aanvullende, reis gerelateerde kosten (zoals noodzakelijke parkeer-, tol-, veerpont- en/of taxigelden) dan vergoeden wij deze (redelijke) kosten, tenzij je hier al een vaste onkostenvergoeding voor ontvangt. 4.2 Consumptie-, lunch-, maaltijd- en overnachtingskosten in verband met incidentele werkzaamheden op Werklocatie Als je in verband met incidentele werkzaamheden op een werklocatie, consumptie-, lunch-, maaltijd- en/of overnachtingskosten moet maken, dan vergoeden wij deze kosten. Overnachtingskosten worden binnen Nederland alleen vergoed als je hier vooraf toestemming van je leidinggevende voor hebt gekregen. 4.3 Buitendienstvergoeding 1. Werk je het merendeel van je werktijd (d.w.z. 75%) in de buitendienst en kun je daarom geen gebruikmaken van gratis koffie en thee faciliteiten op je standplaats, dan betalen we je iedere maand een vaste buitendienstvergoeding van 50,00 netto. Werk je parttime dan betalen we de buitendienstvergoeding naar evenredigheid van je werktijdpercentage. 2. Wij als werkgever bepalen of je de buitendienstvergoeding ontvangt. Ontvang je deze vergoeding, dan kan je voor consumpties tijdens werktijd geen losse declaraties indienen. Kosten voor een maaltijd bij overwerk zoals bedoeld in paragraaf 3.5 van de regeling Werktijden, overwerk en verlof kun je wel declareren. 3. Als jij je werkzaamheden (tijdelijk) niet kunt uitvoeren vanwege arbeidsongeschiktheid dan loopt de betaling van de buitendienstvergoeding door in de maand van je ziekmelding en de maand die daarop volgt. Ben je op de 1e dag van de daaropvolgende maand nog arbeidsongeschikt dan zetten we de buitendienstvergoeding tijdelijk stop. We hervatten de buitendienstvergoeding weer per de 1e dag van de maand die volgt op de maand waarin jij je (gedeeltelijk) hersteld hebt gemeld. Je krijgt geen compensatie voor het stopzetten van je buitendienstvergoeding. Je meldt je ziek op 23 februari en hervat je werk weer op 1 maart. De buitendienstvergoeding wordt tijdens je afwezigheid volledig doorbetaald. Je meldt je ziek op 8 mei en gaat op 18 september weer (gedeeltelijk) aan het werk. Je krijgt de buitendienstvergoeding doorbetaald over de maanden mei (maand van ziekmelding) en juni (volgende maand). De vergoeding wordt tijdelijk stopgezet per 1 juli (daaropvolgende maand) en vervolgens weer hervat per 1 oktober (de maand na de maand waarin jij je gedeeltelijk hersteld hebt gemeld). Je meldt je ziek op 27 juli en meld je op 1 september hersteld. De buitendienstvergoeding wordt aan jou doorbetaald in de maanden juli en augustus, stopgezet per 1 september en vanaf 1 oktober weer hervat. 4. Neem je gedurende een aangesloten periode voltijd verlof op voor zwangerschaps- en bevallingsverlof, adoptie- en pleegzorgverlof, ouderschapsverlof of onbetaald verlof (zoals langdurend zorgverlof, buitengewoon zorgverlof, levensloopverlof en sabbatical), dan zetten we de buitendienstvergoeding voor de duur van je verlof stop. Neem je dit verlof in deeltijd op, dan passen we de buitendienstvergoeding aan naar evenredigheid van het werktijdpercentage voor de dagen die je naast je verlof blijft werken. 4.4 Verblijfskosten internationale dienstreis 1. Als je in verband met een internationale dienstreis verblijfskosten moet maken voor een (hotel)overnachting, ontbijt, lunch en/of diner dan vergoeden wij de kosten hiervan eveneens. 2. In het geval je voor langere periode(s) in het buitenland verblijft in verband met je werkzaamheden voor ons, kunnen wij er voor kiezen om jou een vaste (netto) onkostenvergoeding te betalen voor koffie/thee/lunch en diner zodat je niet steeds losse declaraties voor consumpties en/of maaltijden hoeft in te dienen. 5. Declareren reiskosten en tijdens de reis te maken kosten Je declareert jouw openbaar vervoer kosten voor woon-werk verkeer (subparagraaf 2.2.8), zakelijk verkeer (hoofdstuk 3) en tijdens de reis te maken kosten (hoofdstuk 4) via de declaratiefunctie van Mijn HR. Je volgt daarbij de declaratie instructies. Eneco Joulz Stedin 9
6. Verkeersovertredingen, klachten rijgedrag en ontzegging rijbevoegdheid 6.1 Verkeersovertredingen en klachten rijgedrag 1. De door jou met onze pool-, lease-, bedrijfsauto of andere (duurzame) vervoermiddelen veroorzaakte verkeersovertredingen, boetes, administratieve sancties, en de bijbehorende gerechtelijke kosten komen altijd geheel voor jouw rekening en verantwoording. Wij verrekenen de kosten die hiervoor bij ons in rekening worden gebracht altijd met je salaris. Als je met een eigen vervoermiddel in het kader van woon-werk en/of zakelijk verkeer een verkeersboete, administratieve sanctie e.d. krijgt opgelegd of anderszins schade lijdt, kun je deze niet op ons verhalen. 2. Door jou veroorzaakte schade aan onze poolauto s of andere (duurzame) vervoermiddelen is voor jouw rekening als deze het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid. 3. Als wij meerdere klachten over jouw rij- en/of parkeergedrag ontvangen, kun je hierop worden aangesproken. 6.2 Gevolgen ontzegging rijbevoegdheid Als je, om welke reden dan ook, (tijdelijk) uit je rijbevoegdheid wordt ontzegd én je daardoor niet meer in staat bent om je functie (zelfstandig) uit te oefenen, kunnen wij de volgende passende maatregelen treffen: a) Inleveren vakantiedagen gedurende de periode van je ontzegging uit de rijbevoegdheid; b) (Tijdelijke) plaatsing op een passende functie, indien die functie voor handen is. In dat geval zullen we je salaris gedurende je ontzegging uit de rijbevoegdheid bijstellen naar het salarisniveau dat hoort bij die passende functie; c) Stopzetting van je loondoorbetaling op grond van artikel 7:628 BW over de periode dat je als gevolg van de ontzegging uit je rijbevoegdheid geen werkzaamheden kunt verrichten; d) Afhankelijk van de aard en ernst van de (reden van de) rijontzegging: (onmiddellijke) beëindiging van je arbeidsovereenkomst. 7. Algemene bepalingen 1. Dit is een aangepaste versie van de Regeling Reizen en Verblijven die op 1 april 2014 in werking is getreden. Deze versie en de hierin opgenomen aanpassingen treden met ingang van 15 mei 2014 in werking. 2. We kunnen als werkgever deze regeling op elk moment eenzijdig wijzigen. Uiteraard zullen we daarbij steeds de wet en de cao in acht nemen. 3. Een groot deel van de in deze regeling opgenomen bepalingen zijn gebaseerd op de cao, wet- en/of regelgeving zoals die op het moment van inwerkingtreding van deze regeling gelden. Als de cao, wet- en/of regelgeving wijzigt, dan passen we die gewijzigde cao, wet- en/of regelgeving direct toe en niet de bepaling(en) hierover in deze regeling. We zullen deze regeling dan zo snel mogelijk aanpassen aan de gewijzigde cao, wet- en/of regelgeving. 4. Als één van de in deze regeling genoemde vergoedingen door wijziging van de fiscale regelgeving (gedeeltelijk) belast worden, dan kunnen we besluiten de hoogte van die vergoeding(en) naar beneden bij te stellen. Je wordt in dat geval niet gecompenseerd. 5. We vertrouwen er op dat jij op een juiste manier van deze regeling gebruik maakt en dat je integer handelt. Op misbruik, oneigenlijk gebruik en/of overtreding van deze regeling zijn de (sanctie)bepalingen uit zowel de gedragscode als de cao van toepassing. Een paar voorbeelden van niet integer gedrag in het kader van deze regeling: Je geeft een ander (postbus)adres op als huisadres om zo een hogere reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer te ontvangen dan waar je op basis van je werkelijke adres recht op hebt; Je declareert meer zakelijke kilometers dan je in werkelijkheid hebt gereden; Roekeloos en/of asociaal met je lease- of bedrijfsauto rijden. 8. Bijlage Definitielijst Bedrijfsauto: De (personen)auto, bus of bestelwagen met bedrijfskenmerken van de werkgever erop die door de werkgever aan de medewerker ter beschikking is gesteld ten behoeve van zakelijk- en eventueel ook woon-werk verkeer. 10 Regeling Reizen en verblijven
Cao: De op de medewerker van toepassing zijnde cao. Duurzaam Vervoermiddel: De elektrische vervoermiddelen die aan de werkgever toebehoren en die door de medewerkers (na reservering) kunnen worden gebruikt voor zakelijk verkeer. Onder duurzame vervoermiddelen moeten in ieder geval de elektrische poolauto s, scooters en e-bikes en de gewone fietsen worden verstaan. Eigen Vervoermiddel: Een eigen vervoermiddel van de medewerker. Forensz: De door de werkgever aangewezen externe organisatie die gedurende de looptijd van deze regeling verantwoordelijk is voor het vaststellen van de woon-werk reistrajecten met het openbaar vervoer en de aanvraag en het beheer van de OV-trajectabonnementen. Gedragscode: De vigerende gedragscode van de werkgever. Huisadres: Het bij de werkgever bekende (woon)adres van de medewerker. De medewerker draagt er zorg voor dat het bij de werkgever bekende huisadres juist is. Kaart: De NS Business Card voor gebruik in woon-werkverkeer en zakelijk verkeer. Leaseauto: De (personen)auto zonder bedrijfskenmerken van de werkgever die met inachtneming van de leaseautoregeling aan de medewerker ter beschikking is gesteld. Leaseautoregeling: De vigerende leaseautoregeling Joulz, Stedin en Eneco. Medewerker: De werknemer die werkzaam is bij de werkgever op basis van een arbeidsovereenkomst, met uitzondering van de werknemer die onder de cao Technische Installatiebedrijf valt. Overwerkgrens: De in artikel 3.1 van de vigerende bedrijfs-cao gestelde (schaal)salarisgrens die bepaalt of de medewerker wel of niet voor een vergoeding voor overwerk in aanmerking komt. Regeling Reizen: De onderhavige regeling. Reiskosten: De door de medewerker gemaakte kosten voor openbaar vervoer of voor het gebruik van een eigen vervoermiddel voor woon-werk verkeer en/of zakelijk verkeer. Reistijd: De tijd die de medewerker kwijt is aan reizen in het kader van woon-werk verkeer en/of zakelijk verkeer. Standplaats: De plaats waar de medewerker gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht, dan wel de locatie van de werkgever van waaruit zijn werkzaamheden gewoonlijk een aanvang nemen. Uitvoeringsrichtlijn Bedrijfsauto: De vigerende uitvoeringsrichtlijn bedrijfsauto uitsluitend ten behoeve van zakelijk gebruik. Eneco Joulz Stedin 11
Werkgever: Eneco Holding N.V. dan wel de onder haar ressorterende andere vennootschappen waaronder in ieder geval Eneco, Joulz en Stedin met uitzondering van Ecofys, Oxxio en buitenlandse vennootschappen/vestigingen. Werklocatie: De locatie, niet zijnde de standplaats, waar de medewerker in opdracht van de werkgever werkzaamheden uitvoert, een opleiding volgt dan wel om welke werkgerelateerde reden dan ook aanwezig moet zijn. Werktijd: De contractueel overeengekomen per week te werken uren. Woon-werk verkeer: De reis die de medewerker aflegt tussen zijn/haar huisadres en standplaats(en). Zakelijke kaart: De NS Business Card die medewerker uitsluitend voor zakelijk verkeer wordt gebruikt en niet voor woon-werk verkeer. Zakelijk verkeer: De reis die de medewerker in opdracht van de werkgever aflegt tussen zijn/haar huisadres of standplaats en een werklocatie en/of tussen verschillende werklocaties onderling. 12 Regeling Reizen en verblijven