OLS DOUANE Totale automatisering voor de douane declarant

OLS DOUANE Totale automatisering voor de douane declarant

Inhoud Alle Douane aangiften............................................... 4 Implementatie.......................................................... 7 ORGANI - Your Profi t.................................................. 8

Alle Douane aangiften WELKE AANGIFTESYSTEMEN? De OLS-douane toepassing ondersteunt vandaag alle aangiften voor: PLDA Belgische NCTS Belgische EMCS SAGITTA Nederlandse NCTS Nederlandse EMCS In dit kader heeft onze software zowel voor de Belgische als de Nederlandse administratieve diensten de volledige testcycli doorlopen en het bijhorende kwaliteitslabel verkregen. Voor onze klanten de garantie op een systeem dat steeds up-todate is met de overheid. ALLE DOUANE AANGIFTEN Als er één kenmerk is dat voor deze module naar voor kan gebracht worden, dan is het wel het feit dat de DOUANE module van OLS uitermate volledig is. Deze toepassing biedt inderdaad alle faciliteiten om alle uitvoeringen van het Enig Document gecontroleerd en gebruiksvriendelijk aan te maken. Of het nu gaat om een aangifte voor het vrije verkeer, ten verbruik, voor tijdelijke invoer, voor wederinvoer, transit, verzending met transit, voor inslag in entrepot, uitvoer, transit met uitvoer, vervoer van accijnsgoederen, enz., enz.: alle aangiften kunnen passend worden opgemaakt. Zelfs de aanvullende documenten zoals DV1, EUR1, FORMA, ATR, de Fiche 196 en het T5 document en andere worden volledig geïntegreerd aangemaakt. SNELLE EN GECONTROLEERDE INGAVE gevallen moeten duidelijk alleen de afwijkende gegevens opgegeven worden. LOGISCHE BEGELEIDING In functie van het type aangifte zal het systeem de gebruiker op het scherm ook passend begeleiden. Zo zal het programma in functie van de aangifte een aantal velden al dan niet actief maken, zodat alleen in het juiste geval de betreffende gegevens correct worden ingebracht. In het geval van DV1 wordt zelfs een extra tabfolder gepresenteerd. Ook bij bijgevoegde documenten worden de velden voor opgave van het nummer, de datum en de waarde pas actief nadat de gebruiker de soort heeft opgegeven. INGAVE VIA TABELLEN Een tweede voordeel betreft de vele tabellen die bij de inbreng van de gegevens kunnen aangewend worden. Dit is niet alleen het geval voor klassieke zaken zoals het soort aangifte, de vervoerswijze, de landen, regio s en postnummers, maar evengoed voor de douanekantoren, de preferenties, het overzicht van de bijgevoegde documenten, de bijzondere regimes, enz. Telkens kan de gebruiker de bijbehorende tabel met een klik van de muis openen en er de juiste elementen uit ophalen. Deze werkwijze heeft niet alleen een gebruiksvriendelijk effect, het vermindert ook de kans op fouten. De documenten worden lokaal vanuit het dossierbeheer aangemaakt en na controle doorgestuurd. Deze werkwijze biedt verschillende voordelen, ondermeer op het vlak van snelheid van aanmaak maar zeker ook inzake het voorkomen van foute doorsturingen. Bij de aanmaak van een aangifte kan de gebruiker vertrekken van een bestaand document of van vooraf klaargemaakte sjablonen. Sjablonen kunnen algemeen opgesteld of klantgebonden zijn. In beide 4

TARIEFLIJNEN Ook de goederencodes en het gebruikstarief kunnen uit een tabel worden opgehaald, maar ook de gespecialiseerde databanken zoals TARBEL en Tarief van Invoerrechten van Wolters Kluwer kunnen aangewend worden. Met deze laatste werd zelfs een sterke integratie gerealiseerd. Dankzij een unieke interface kan de gebruiker vanuit de toepassing direct alle gewenste raadplegingen uitvoeren, met een automatische overname van alle nodige gegevens rechtstreeks in de juiste vakken van het document. UITGEBREIDE CONTROLES De DOUANE module zorgt niet alleen voor een snelle en efficiënte ingave, de toepassing waakt ook over het correct inbrengen van alle gegevens. Zo worden alle actueel gekende controles van het PLDA/NCTS/SAGITTA systeem lokaal vóór verzending uitgevoerd. Daarnaast zal de toepassing ook reeds tijdens de ingave de samenhang van de gegevens controleren. Het systeem zal bijvoorbeeld na de ingave van Merken en nummers van colli, het naastliggend veld Aard van de colli direct als verplicht gegeven aanduiden. Is er toch nog een foutbericht dat onduidelijk is, dan kan de gebruiker dit zelfs direct via e mail doorsturen naar de helpdesk van ORGANI. Via die weg bekomt de klant dan vermoedelijk wel een bevattelijk antwoord. Voor elke fout die door de gebruiker opgelost werd heeft deze bovendien de mogelijkheid om de correcte oplossing tekstueel in het systeem in te brengen. De volgende maal dat dezelfde foutcode gedetecteerd wordt zal de gebruiker automatisch de oplossing aangereikt krijgen die door één van zijn collega s reeds in het systeem werd ingebracht. Op die manier wordt bijvoorbeeld het inwerken van nieuwe declaranten een stuk efficiënter en wordt er geen nutteloze tijd verloren met het oplossen van hetzelfde probleem als in het verleden. COMMUNICATIE De doorsturing kan direct of in groep uitgevoerd worden en wordt gerealiseerd via een computer-computer dialoog met het PLDA/NCTS/SAGITTA systeem. In antwoord bekomt men een acceptatie- of foutbericht. De afdruk van de documenten kan op een andere plaats gebeuren dan de ingave. Op die manier kan u bijvoorbeeld de inklaringen doen voor uw klant, maar toch het document laten uitprinten op locatie van de klant of bijvoorbeeld het document laten uitprinten in één van uw magazijnen. Deze controles sluiten natuurlijk niet alle fouten uit, maar de kans op een doorsturing van een foutieve aangifte wordt toch erg verkleind. MELDING FOUTEN NA VERZENDING Als er toch een foutieve aangifte wordt doorgezonden zorgt de douane module van een uitermate gebruiksvriendelijke begeleiding. Alle ontvangen foutmeldingen worden immers omgezet in begrijpelijke tekst. De code B04 wordt bijvoorbeeld vertaald in Het BTW nummer van de exporteur (in D6) is onbekend, wat uiteraard veel duidelijker is. Hierdoor bekomt de gebruiker ook een duidelijke aanduiding van de foutieve vakken, zodat de nodige correcties snel kunnen aangebracht worden. De communicatie gebeurt via een connectie naar het netwerk van SEAGHA en zo verder tot bij de douane. Bij ontvangst van het acceptatiebericht worden alle relevante gegevens direct bijgewerkt: de documentgegevens (soort, nummer, datum), de boekhoudweek, het repertorium, de maatstaf van heffing inzake BTW, de berekende douanewaarde CIF EG grens, de te betalen en te borgen rechten en taksen. De afdruk van het repertoriumboek gebeurt in het gekende formaat. FISCALE VERTEGENWOORDIGING Via deze aanvullende module op PLDA/SAGITTA kan de klant voldoen aan de vereisten inzake fi s cale vertegenwoordiging, en dit zowel voor intracommunautaire leveringen (796.5) als verwervingen (796.6). Naast de BTW (BE) / ICL Opgaaf (NL) aangifte 5

wordt ook de Intrastat aangifte (BE) / IRIS aangifte (NL) rechtstreeks uit de applicatie geproduceerd. Ook voorziet de module fiscale vertegenwoordiging in een naadloze integratie met het BTW-entrepot. Op die manier worden alle relevante bewegingen in en uit BTW-entrepot ook automatisch doorgestuurd naar onze module fiscale vertegenwoordiging. VERGUNNINGEN Via de optionele module voor het beheer van de vergunningen is het perfect mogelijk om na te gaan wanneer een vergunning vervalt, hoe ze werd afgeschreven, wat er nog openstaat en waar ze zich bevindt. Het afschrijven gebeurt automatisch vanuit de ingave van de aangifte. BEHEER VAN LITIGES Via de optionele module voor het beheer van litiges is het perfect mogelijk om een volledige opvolging te bewerkstelligen van alle litiges met de douane. Op die manier behoudt u een perfect overzicht van alle lopende (en afgesloten) litiges evenals hun status en alle acties die hieromtrent reeds uitgevoerd werden. OPTIE ENTREPOTBEHEER Het aanvullen van de gegevens gebeurt volledig automatisch vanuit de inbreng van de aangifte. In sommige gevallen zal de gebruiker gevraagd worden een aantal extra gegevens in te brengen daar deze niet automatisch vanuit het douane document kunnen overgenomen worden. FICHE 46 Met de module Fiche 46 volgt u de stand van uw borg en klantenrekening op. Zo worden de verrichtingen gekoppeld aan de desbetreff e nde aangifte. TUL / E-BALIE Voor de automatische communicatie met de terminals van de DB World en PSA kunt u gebruik maken van onze geïntegreerde TUL en E-Balie modules. GCB Met de Organi GCB module (Goederencompatibiliteit Brucargo) zuivert u snel en gemakkelijk de geconsolideerde goederen aan die via de Master Airway Bill bij de douane werden aangemeld. DIGITAAL INFORMATIE SYSTEEM Een volgende optie betreft het beheer van goederen in entrepot. Alle types van A tot E, BTW-entrepot en Accijnsentrepot worden ondersteund met alle nodige lijsten en fiches. Deze modules werd overigens met felicitaties goedgekeurd door de Belgische douane. We gebruiken met z n allen veel te veel papier! Wist u dat : - 7,5 % van alle documenten zoek geraken Enkele voorbeelden: Voor het accijnsentrepot werd ook een module EMCS voorzien met automatische integratie en bijwerking van het accijnsentrepot. Voor type B wordt de Fiche 196 aangemaakt Voor type C en D is de Douane Voorraadfiche van toepassing. Voor deze types is ook de weekof maandglobalisatie beschikbaar met afdruk van de nodige lijsten evenals automatische aanmaak van het bijhorende manueel document. Voor type E worden ook de bijhorende locaties opgenomen per voorraadfiche. Voor BTW-entrepot is een naadloze integratie voorzien met de module fi s cale vertegenwoordiging (zie hoger). - Een document gemiddeld 19 keer gekopieerd wordt - We met z n allen gemiddeld 56 % van onze tijd bezig zijn met documenten Met OLS DIS worden alle inkomende en uitgaande documenten bewaard in een handig digitaal archief. Via een eenvoudige interface kan elke gebruiker snel en eenvoudig de gewenste documenten opzoeken. 6

Implementatie EN DE TOEKOMST? Voor bijvoorbeeld een programma voor het berekenen van de ideale reisroute tussen twee punten is het ORGANI volgt duidelijk alle ontwikkelingen inzake douane van zeer nabij op. Organi is als actief lid van voldoende dat het geïnstalleerd wordt, het element implementatie is hierbij niet van toepassing. CRSNP (Customs Related Software & Network Providers) van zeer nabij betrokken bij de uitwerking van alle nieuwe projecten inzake douane. Van zodra nieuwe zaken reëel worden zal ook onze douane toepassing hiervoor aangepast worden. Wij denken hierbij in eerste instantie aan het element PLDA (PaperLess Douane en Accijnzen). Met een geïntegreerd beheerspakket ligt dit toch even anders. Het is immers de bedoeling een volledige bedrijfsautomatisering op te zetten. Minimaal hebben we het toch over het beheer van artikels, klanten, orders, voorraad, facturatie, bestellingen leveranciers, enz. Organi kan als voorbeeld stellen dat bij de invoering van het NCTS systeem de eerste officiële aangifte voor zowel de directies Antwerpen, Mechelen als Brugge gemaakt werden door één van onze klanten gebruik makende van onze OLS Customs - toepassing. Voor u als klant meer dan ooit een garantie op een applicatie die vanaf dag 1 steeds perfect up-to-date is met de geldende regelgeving. Het pakket zal ook door meerdere afdelingen gebruikt worden, zodat er vooraf toch heel wat afspraken moeten gemaakt worden, bijvoorbeeld over het prijzensysteem, de indeling van de klanten, de manier van opbouw van de dossiers, het voorraadbeheer, de opdrachten aan de transporteurs, enz. enz. Tijdens de projectanalyse worden al deze zaken besproken en op papier vastgelegd, doch hiermee stopt het niet. Nadat het pakket is geïnstalleerd moeten de gemaakte afspraken ook nog in de toepassing via parameters ingebracht worden. Dit gegeven is duidelijk een zeer essentieel onderdeel van de implementatie. BEVEILIGING Een tweede belangrijk luik betreft de beveiliging van het systeem. Welke groepen van gebruikers of individuele gebruikers zijn er en welke programma s moeten per groep of per gebruiker beschikbaar gesteld worden. Ook dit gegeven moet via parameters vastgelegd worden en maakt duidelijk deel uit van het implementatiewerk. DOCUMENTEN De lay-out van alle documenten in OLS is vrij! Dit betekent uiteraard wel dat de lay-out van een aantal eigen documenten moet opgezet worden. Het spreekt voor zich dat men kan vertrekken van de vele bestaande documenten, doch in een aantal gevallen vraagt dit toch wel een aantal inspanningen. 7

Organi - Your Profit Wij hopen stellig dat u op basis van dit document een voldoende duidelijk beeld hebt bekomen van de ruime mogelijkheden die OLS ook voor uw bedrijf kan bieden. Met onze 30 jaar ervaring moet dat zeker lukken! Wenst u meer informatie of een demonstratie? Neem dan gerust vrijblijvend contact op met onze commerciële dienst. ORGANI BVBA Dynamicalaan 15 B 2610 WILRIJK T 03 820 63 00 F 03 830 07 98 info@organi.be www.organi.be 8

ORGANI bvba Dynamicalaan 15 2610 Wilrijk - Antwerpen Tel.: 03-820 63 00 Fax: 03-830 07 98 info@organi.be www.organi.be