samenwerkingsverband primair onderwijs Communicatieplan Stichting Passenderwijs Datum: november 2014 Versie: 4.0 Stichting Passenderwijs 1
Communicatieplan In onderstaand communicatieplan staat beschreven hoe samenwerkingsverband Passenderwijs haar externe communicatie vormgeeft. Op welke wijze, hoe vaak, in welke vorm en vanuit welke waarden communiceert zij met voor haar relevante doelgroepen? Stichting Passenderwijs samenwerkingsverband primair onderwijs (PO2604) Voor elk kind een passend aanbod Missie Passenderwijs ziet het als haar maatschappelijke opdracht om in samenwerking met ouders en ketenpartners (speciaal onderwijs, gemeenten, jeugdhulpverlening etc.) kinderen voor te bereiden op een actieve, zelfstandige deelname aan de maatschappij. Vanuit haar kernwaarden en de wettelijke opdracht biedt Passenderwijs ondersteuning aan alle basisscholen binnen de regio. Leidend hierin is de onderwijsbehoefte van het kind. Visie Hiervoor is het noodzakelijk een dekkend aanbod van voorzieningen te ontwikkelen. Dit proberen wij zo thuis nabij mogelijk. Voor kinderen met extra ondersteuningsbehoeften wordt per kind bekeken of onderwijs middels extra ondersteuning in het regulier onderwijs kan worden geboden (regulier waar het kan ), of dat het speciaal (basis) onderwijs een passend aanbod kan bieden (speciaal waar het moet ). Een dekkend aanbod wordt eveneens gerealiseerd op basis van integraal georganiseerde ondersteuning (1 kind, 1 gezin, 1 plan, 1 aanpak). We werken hiervoor samen met o.a. partners vanuit het speciaal (basis)onderwijs en de gemeenten. De schoolbesturen zien kwalitatief goed onderwijs binnen de basisscholen hierbij als basale voorwaarde. Doelen Passenderwijs Iedere leerling tijdig en op adequate wijze ondersteuning en begeleiding die hij/zij nodig heeft kunnen bieden. Dit binnen een sluitende ondersteuningsstructuur op school, dan wel binnen het samenwerkingsverband en zo nodig met partners daarbuiten. Kernwaarden Het kind staat centraal Binnen de scholen heerst een pedagogisch klimaat van veiligheid en geborgenheid De schoolbesturen zijn gezamenlijk verantwoordelijk om een daadkrachtig en besluitvaardig samenwerkingsverband te vormen Passenderwijs is een betrouwbare en herkenbare organisatie Passenderwijs is gericht op samenwerking met en tussen schoolbesturen en ketenpartners 2
Uitgangspunten communicatie Passenderwijs Wat betekenen bovenstaande uitgangspunten (missie, visie en kernwaarden) voor onze doelgroepen? Wat kunnen zij van ons verwachten en hoe komt dit tot uitdrukking in de wijze van communiceren? We willen een betrouwbare partner zijn voor al doelgroepen. We vinden het belangrijk dat partners van ons op aan kunnen. We doen wat we zeggen. Daarom zorgen we er voor dat we volgens een vaste structuur communiceren en dat partners hiervan op de hoogte zijn. Naast draagvlak vinden we het belangrijk om onze doelgroepen mee te nemen en te betrekken bij ons werk. Dat doen we door hen om input te vragen, maar ook bijvoorbeeld door feedback te vragen op onze concept beleidsplannen. We staan open voor kritiek en creëren ruimte voor een ander geluid. We proberen zo goed als mogelijk weer te geven wat onze partners opmerken, ook als dit afwijkt van ons eigen standpunt. We vinden het belangrijk dat de verantwoordelijkheid daar ligt waar die het beste genomen kan worden, bij voorkeur zo dicht mogelijk bij degene waar het omdraait: de leerling. Daarom worden verantwoordelijkheden daar belegd waar deze het beste genomen kunnen worden, bij de professional. in principe via de intern begeleiders en directies van de school. Dit betekent echter niet dat er geen communicatie activiteiten vanuit Passenderwijs naar deze doelgroepen worden geïnitieerd. Passenderwijs houdt in haar communicatie rekening met deze verschillende doelgroepen in het soort informatie en in de inzet van communicatie middelen. De wijze waarop Passenderwijs dat doet is schematisch uitgewerkt (communicatiestromen Passenderwijs, p.4). De belangrijkste communicatiemiddelen waarmee Passenderwijs communiceert zijn de website (www. passenderwijs.nl) en de 3x per jaar verschijnende nieuwsbrief. Omdat zij deze middelen inzet in de communicatie naar alle doelgroepen, zijn deze in het schema niet weergegeven. In onze communicatie proberen we eenduidig te zijn. We doen wat we zeggen en zorgen ervoor dat onze partners niet voor verrassingen komen te staan. We maken duidelijk wat we doen en lichten onze keuzes zo goed mogelijk toe. We hebben onze zaken goed op orde en werken efficiënt en doelmatig. Ons handelen is proactief en onze communicatie kenmerkt zich door een betrokken toon. Doelgroepen De doelgroepen waarmee we communiceren zijn te onderscheiden in drie groepen. In de eerste groep zitten bestuurders, directeuren en de intern begeleiders van de scholen alsook de leden van de ondersteuningsplanraad. Voor hen en met hen geven wij vorm aan passend onderwijs. Het contact is rechtstreeks en de communicatie is intensief. De tweede groep bestaat uit een groep min of meer vaste partners met wie wij samen werken om ons werk te kunnen doen. Bijvoorbeeld de gemeente maar ook andere samenwerkingsverbanden of schoolbegeleidingsdiensten. De communicatie met hen is afhankelijk van inhoudelijke thema s. Onder de laatste groep vallen de leerkrachten van de scholen en de ouders. Zij zijn belangrijke doelgroepen voor Passenderwijs, maar het contact met hen loopt 3
Communicatiestromen Passenderwijs NIVEAU BESTUUR2 ONDERWIJS-PARTNERS NIVEAU 2 ONDERSTEUNINGSPLANRAAD soort informatie Wederzijdse informatievoorziening Beleidsmatige informatie Instemmingsinformatie Communicatie-activiteiten soort informatie Sturingsinformatie Besluitvormingsinformatie Wederzijdse informatievoorziening Specialistische informatie Communicatie-activiteiten 5x per jaar bestuursvergadering (Voor)overleg met voorzitter en bestuursleden op inhoud Werkgroepen Informatie-uitwisseling, bestuursstukken (mail) Directie stichting Passenderwijs REGIOTEAM/HET LOKET Soort informatie Wederzijdse informatievoorziening Beleidsmatige informatie Communicatie-activiteiten Overleg Verslaglegging Mail Informatie-uitwisseling Bijeenkomsten (3x per jaar) Verslaglegging OPR vergadering IB-NETWERK soort informatie DIRECTIE-ADVIESGROEP Soort informatie Wederzijdse informatievoorziening Beleidsmatige informatie Voorlichting Informatie ter advisering Communicatie-activiteiten Bijeenkomst 5x per jaar Informatie-uitwisseling, stukken (mail) Wederzijdse informatievoorziening Activiteiten Expertise/ professionalisering Procedures/ werkwijze zorgstructuur Informatie over leerlingen Communicatie- activiteiten IB-directie-dag (1x per 2 jaar) IB-netwerk (3x per jaar) basisscholen regio utrecht-west leerkrachten OUDERS kinderen
In onderstaande pagina s worden de verschillende doelgroepen waarmee Passenderwijs communiceert beschreven. Op welke manier en waarover wordt er met hen gecommuniceerd? speciaal (basis) onderwijs van Passenderwijs. Een vertegenwoordiging van directeuren heeft zitting in de DAG (Directie Advies Groep). Daarnaast worden door Passenderwijs studiedagen georganiseerd waaraan directeuren kunnen deelnemen. 1e groep Bestuurders Met bestuurders (15 leden) worden de bestuurders bedoeld van deelnemende schoolbesturen verenigd in samenwerkinsgverband Passenderwijs. Tussen de bestuurders onderling, maar ook vanuit de bestuurders naar het management van de scholen, is vertrouwen. De bestuurders zijn zich bewust van hun dubbelrol als bestuurder van een school en die van het samenwerkingsverband. Het bestuur heeft een toezichthoudende rol. Zij verleent al dan niet instemming op het door de directie opgestelde integrale beleid en houdt toezicht op en controleert de uitvoering. Naast toezicht, is de vertegenwoordiging van schoolbestuurders in het stichtingsbestuur ook belangrijk voor draagvlak bij de scholen die zij vertegenwoordigen. Het bestuur vergadert 5x per jaar. De bestuursvergaderingen worden voorbereid door de directeur van Passenderwijs en de voorzitter van het bestuur. Naast de bestuursvergaderingen worden regelmatig werkgroepen ingesteld om een bepaald vraagstuk uit te werken. Hierbij worden bestuursleden gevraagd op basis van een bepaalde inhoudelijke expertise. Vanuit de bestuursleden is het de bedoeling dat zij regelmatig terugkoppelen en communiceren over beleid naar de directeuren van scholen die zij vertegenwoordigen. De directeuren van de aangesloten basisscholen zijn een belangrijke doelgroep van Passenderwijs. Als afnemer van de diensten van het samenwerkingsverband is het van belang dat zij goed op de hoogte zijn en uit de voeten kunnen met het door Passenderwijs gerealiseerde aanbod van voorzieningen. Daarnaast spelen directeuren in de communicatie naar leraren en voorlichting naar ouders een belangrijke rol. Passenderwijs faciliteert en informeert deze groep met behulp van bijeenkomsten, nieuwsbrieven en bijvoorbeeld presentaties, waarmee directeuren naar medewerkers kunnen communiceren. Eén keer per twee jaar wordt een bijeenkomst georganiseerd voor directeuren. Deze bijeenkomsten wordt gebruikt om de directeuren te ontmoeten en hen te informeren over de laatste ontwikkelingen. 5x keer per jaar vergadert de Directie Advies Groep. Doel is dat zij de directie van Passenderwijs gevraagd en ongevraagd advies geven en dat de directie hen kan vragen om inhoudelijk mee te denken. De dag koppelt terug naar de achterban (schooldirecteuren). Bij de informatievoorziening richting de Directie Advies Groep is een belangrijke afweging in hoeverre de informatie te maken heeft met de uitvoeringspraktijk van de directeuren. Is dit het geval dan is het belangrijk dat directeuren in een vroeg stadium geïnformeerd en betrokken worden over voorgenomen beleid. Het betekent ook dat informatie over zaken die te maken hebben met de personele, financiële en organisatorische inrichting van Passenderwijs hen vooral ter kennisgeving wordt toegestuurd. Om toezicht te kunnen houden en instemming te kunnen verlenen op het integrale beleid, is het belangrijk dat bestuurders op de diverse terreinen goed geïnformeerd zijn. Hieronder valt ook informatie die te maken heeft met de organisatorische inrichting van Passenderwijs. Bestuurders krijgen hierom diverse soorten beleidsstukken zoals jaarplannen, activiteitenplannen, begrotingsstukken, personeelsplannen en stukken over kwaliteitszorg. Directeuren Met directeuren wordt bedoeld de directies van alle aangesloten basisscholen en scholen voor Intern begeleiders Intern begeleiders (IB ers) zijn degenen op de basisscholen die verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van leerlingen. Ze zijn de 1 e aanspreekpersoon voor Passenderwijs. Binnen Passenderwijs zijn de scholen op basis van gemeente (regio) verdeeld over 7 netwerken. De IB ers van de scholen vormen de groep partners waarmee Passenderwijs intensief contact heeft en dus ook communiceert. Zij maken het meest gebruik van de diensten die Passenderwijs verzorgt en hebben direct te 5
maken met de wijze waarop het samenwerkingsverband zaken organiseert. Het is daarom belangrijk dat zij goed geïnformeerd zijn over de werkwijze en procedures van Passenderwijs, in het bijzonder van het Loket. Binnen Passenderwijs is ervoor gekozen om de communicatie en het contact met het IB-netwerk te koppelen aan de coördinatoren van de regio en de begeleiders Passend Onderwijs van het samenwerkingsverband. Samen zijn zij het Regioteam. Binnen Passenderwijs vindt men het belangrijk dat de verantwoordelijkheid daar ligt waar die het beste genomen kan worden, de onderwijsprofessional. Bij voorkeur zo dicht mogelijk bij degene waar het omdraait: het kind. Dat betekent dat de mensen dichtbij het kind, de leerkrachten en IB-ers snel en direct moeten kunnen schakelen met degene van Passenderwijs die hen kunnen ondersteunen. Vanwege de grootte van het IB-netwerk, zijn er 7 subnetwerken samengesteld. Deze komen tenminste 3x per jaar bij elkaar. Uit ieder subnetwerk is iemand afgevaardigd in de Taakgroep. De agenda voor de bijeenkomsten wordt mede bepaald door de Taakgroep. Kennisdeling staat hierbij centraal. Daarnaast organiseert Passenderwijs 1x per 2 jaar een dag voor directeuren en IB-ers. Deze is deels beleidsmatig/informatief, deels onderwijsinhoudelijk. beurt een rol spelen in de informatievoorziening naar de scholen en de ouders. De OPR komt 3x per jaar bij elkaar. De voorzitter van de OPR bereidt samen met de directie van Passenderwijs de vergaderingen voor. De voorzitter van de OPR informeert op zijn beurt via de nieuwsbrief en/of via de website naar de scholen en ouders. Leden van de OPR communiceren ook via de (G)MR- van de eigen school of het schoolbestuur. De leden van de OPR worden door Passenderwijs geïnformeerd over de stand van zaken. Hoeveel aanvragen voor arrangementen zijn er gedaan? Waar hebben de IB-netwerken behoefte aan? Hoe loopt het? De informatiebehoefte hangt ook van wat de leden zelf willen weten. Informatie en presentaties die zijn gebruikt tijdens bijeenkomsten, zijn te vinden op de site van het samenwerkingsverband. Bovenal zijn de IB-ers de belangrijkste schakel vanuit de scholen naar Passenderwijs als het gaat om de aanvraag en of inrichting van (extra) ondersteuning. De meeste informatie heeft dan ook betrekking op leerlingen en heeft een onderwijsinhoudelijke insteek. Organisatorische zaken Kindinhoudelijk Studie inhoudelijk Ondersteuningsplanraad De Ondersteuningsplanraad (OPR) van Passenderwijs bestaat uit medewerkers van de scholen en ouders van de deelnemende scholen. De OPR heeft een formele rol in het instemming verlenen aan het Ondersteuningsplan (OP). Daarnaast vertegenwoordigt de OPR de medewerkers van de scholen en ouders bij het samenwerkingsverband. In die zin is zij belangrijk voor het draagvlak van Passenderwijs en heeft zij naast een controlerende en meedenkende functie ook een signaalfunctie. De OPR kan op haar 6
2e groep onderwijspartners Passenderwijs werkt samen met een aantal (vaste) ketenpartners. Dit zijn onder andere gemeenten (leerlingenvervoer), de schoolbegeleidingsdiensten en voorzieningen die te maken hebben met de transitie jeugdzorg. Andere ketenpartners zijn omliggende samenwerkingsverbanden VO en PO en de scholen voor speciaal onderwijs die buiten het samenwerkingsverband vallen (cluster 1 en 2 en het Landelijk Werkverband Onderwijs en Epilepsie). Voor al deze doelgroepen geldt dat zij door de invoering van Passend Onderwijs en de transitie jeugdzorg moeten zoeken naar hun nieuwe rol en bijbehorende taakafbakening. Met deze secundaire doelgroepen heeft Passenderwijs overleg, afhankelijk van de organisatie en de specifieke taakstelling van deze organisatie. Dit vindt veelal op directie en op coördinatoren niveau plaats. Hoe vaak er overlegd wordt en met welke inhoud/ agenda, hangt af van het soort partner, de functionele verhouding ten opzichte van elkaar en behoeften over en weer. Bijvoorbeeld om ervaringen en kennis te delen. Informatie over jeugdzorg, leerlingenvervoer, huisvesting i.v.m. passend onderwijs, informatie voor de overgang tussen onderwijssectoren. 7
3e Groep Leerkrachten Leerkrachten zijn de belangrijkste schakel bij het realiseren van Passend Onderwijs. Of de implementatie van Passend Onderwijs een succes wordt, hangt in belangrijke mate af van de leerkrachten op de scholen. Zij zijn de belangrijkste factor in de geboden onderwijskwaliteit. De kwaliteit van het onderwijs is en blijft de primaire verantwoordelijkheid van de scholen. Echter Passenderwijs ondersteunt scholen bij het versterken van de Basisondersteuning. Dit kan in de vorm van advies, ondersteuning van leerlingen, maar ook in de begeleiding van leerkrachten. Ook wanneer Extra ondersteuning in de vorm van een arrangement nodig is, kan begeleiding van leerkrachten hier deel van uit maken. In al deze gevallen is de IB er van de school betrokken de schakel tussen de school en Passenderwijs. Binnen Passenderwijs zijn ouders vertegenwoordigd in de Ondersteuningsplanraad (zie boven). Informatievoorziening en activiteiten De informatievoorziening aan ouders over Passend Onderwijs loopt primair via de scholen. Speciaal voor ouders is er een algemene informatiefolder gemaakt en is er informatie te vinden op de website van Passenderwijs. Wanneer ouders vragen hebben kunnen zij terecht bij Passenderwijs, via de mail of telefonisch. Ook kan het organiseren van bijeenkomsten voor ouders onderdeel uitmaken van de communicatie vanuit Passenderwijs richting ouders. Informatievoorziening en activiteiten De informatievoorziening van leerkrachten over Passend Onderwijs loopt via de directies en IB ers van de scholen. Zij nodigen steeds vaker ook leerkrachten uit voor studiedagen. Directeuren en IB ers spelen hierbij een belangrijke rol. Via de directies en IB ers worden steeds meer leerkrachten uitgenodigd voor de studiedagen. Ook wordt er vanuit het Loket en het Regioteam gecommuniceerd met leerkrachten. Ouders Ouders zijn in twee groepen te onderscheiden. Allereerst zijn er ouders van kinderen die geen vorm van ondersteuning nodig hebben. Deze ouders hebben in de praktijk niet vaak te maken met het samenwerkingsverband. In het Ondersteuningsprofiel van de school staat beschreven hoe de school de Basisondersteuning vormgeeft en wat de school kan. Dit is een wettelijke verplichting. Passenderwijs heeft in de communicatievoorziening naar deze ouders geen formele rol. De tweede groep bestaat uit ouders van kinderen die een vorm van bovenschoolse ondersteuning nodig hebben.vanaf het moment dat een vorm van ondersteuning nodig is, worden ouders betrokken en kunnen zij te maken krijgen met het samenwerkingsverband. Echter het betrekken van en de communicatie met de ouders, is de primaire verantwoordelijkheid van de school. Ondersteuning vindt altijd plaats met toestemming van ouders. 8