Plan van Aanpak Zeewolde Verbindt samen sterk in het lokale netwerk aanvulling op het advies Invlechting Stichting Welzijn (van RSM)
Inleiding De gedachte van het Ondersteuningshuis Zeewolde is in 2014 ontstaan tijdens de voorbereidingsfase om te komen tot de inrichting van het Sociaal Domein. Het huidige Ondersteuningshuis is gevestigd bij MDF en accommodeert de toegang tot jeugdhulp en flexplekken voor professionals die lokaal (maatwerk)ondersteuning bieden aan inwoners. Met een interne scrumsessie bij de gemeente en een externe feedbackronde onder partners en burgers is onderzocht of een verbreding van het huidige Ondersteuningshuis tot een ontmoet-gebouw waarin alle vormen van ondersteuning zijn ondergebracht, van toegevoegde waarde is in Zeewolde. Dit proces heeft opgeleverd dat het wenselijk blijft om zorg en welzijn niet letterlijk onder 1 dak te zetten. Hieruit zijn drie pijlers voor een vervolgtraject gekomen: a) Informatie & advies op plekken waar doelgroepen ontmoeten; duidelijke gidsen die helpen de beschikbare informatie te kanaliseren; b) Versteviging en verbinding in en van de ketensamenwerking bevorderen in en tussen de levensdomeinen met specifieke aandacht voor signalering en preventie; c) Blijven faciliteren van professionals zorg middels een gezamenlijke werkplek via Jeugdhulp Zeewolde (met ingang van 1 januari 2018 de nieuwe aanduiding van de Toegang Jeugd; dit mede als gevolg van ontwikkelingen Meerinzicht Sociaal, waar de toegang Wmo/Participatie worden ondergebracht). In vervolg op genoemde pijlers zijn de Stichting Welzijn Zeewolde en de gemeente in gesprek gegaan om deze pijlers gezamenlijk vorm te gaan geven en te starten met een minimumvariant, onder regie van de gemeente, waarbij de focus ligt op het realiseren van punt a en b, met als werktitel Zeewolde Verbindt. Context De ontwikkeling van Zeewolde Verbindt past binnen de veranderende verantwoordelijkheid van de lokale overheid in het sociaal domein en daarmee de maatschappelijke opgave voor de lokale samenleving. Om de noodzakelijke transformatie in het sociaal domein te laten slagen is een sterke, veerkrachtige samenleving nodig die met en voor elkaar de handen ineen slaat. Zeewolde Verbindt draagt hieraan bij. Maatschappelijk Effect Met het inrichten van Zeewolde Verbindt worden krachten gebundeld en verbindingen gerealiseerd in het lokale ondersteuningsnetwerk in Zeewolde. Dit heeft een positief effect op het informeren, verbinden, ondersteunen en vergroten van de participatie van burgers. Daarnaast draagt deze ontwikkeling bij aan een optimale afstemming en samenwerking met andere partners en organisaties in het lokale netwerk.
Doel projectplan Uitvoering geven aan het convenant (art.1, lid 4) waarin is opgenomen dat voor de verdere inrichting van het taakveld onder verantwoordelijkheid van de projectleiders van beide partijen een plan van aanpak wordt opgesteld (waarvan deel uitmaakt een begroting) dat in gezamenlijkheid met de medewerkers wordt uitgevoerd. Er is sprake van een geslaagde invlechting als met ingang van 1 januari 2018 de activiteiten en verplichtingen van de onderneming van Stichting Welzijn Zeewolde, met de daarbij behorende activa en passiva, overgedragen is aan gemeente Zeewolde. Er is sprake van een geslaagde ontwikkeling als het team Zeewolde Verbindt vanuit een eigen taakveld met een eigen identiteit en herkenbaarheid in de samenleving in staat is om een verbindende rol te vervullen in het lokale ondersteuningsnetwerk. Daarbij is het ontwikkelen van een gezamenlijke werkcultuur op grond van het Welzijns- DNA een belangrijke opgave. Scope Dit plan van aanpak geeft richting aan de realisatie van het invlechtingssproces. Het plan werkt niet de inhoudelijke opdracht aan het nieuw in te richten taakveld uit. Dit wordt onder verantwoordelijkheid van de beide projectleiders samen met de medewerkers opgepakt en geïmplementeerd middels een op te stellen werkplan 2018-2020. De liquidatie van de stichting is behouden aan het stichtingsbestuur en valt buiten de scope van dit plan van aanpak. Aanpak Dit projectplan is een vervolg op het traject dat de stichting en de gemeente samen hebben doorlopen en hebben afgerond met een convenant. In het Advies Invlechting SWZ worden bouwstenen aangereikt voor de verdere uitwerking van de invlechting, waaraan dit plan van aanpak wordt toegevoegd. Om de invlechting van de SWZ op een goede manier tot stand te brengen is op verzoek van de beide projectleiders een invlechtingssadvies opgesteld. In dit advies is neergelegd dat de verder invlechting een projectplan behoeft. Met de gedachte van zelfredzaamheid is gekeken naar de contouren van het projectplan. De overwegingen daarbij zijn: Voor communicatie en werkverdeling kan gewerkt worden met de agile werkaanpak (SQUAD), waarbij teams verantwoordelijk worden voor bepaalde onderdelen waarbij het resultaat inzichtelijk gemaakt wordt en gemonitord wordt met KPI s. Daardoor kan het nieuwe taakveld de vrijheid van werken legitimeren omdat resultaatgericht kan worden gemeten (en niet inspanning gericht); Het transparant maken van deze werkwijze door informatieoverdracht mede in combinatie met de projectaanpak blijft dan wel belangrijk. Ofwel dashboarding is belangrijk;
Zowel voor het project als de nieuwe wijze van werken dient een duidelijke business case te worden gemaakt met een kosten/baten afweging; Tijdstip starten: bij voorkeur 1/1/2018, mede in verband met de boekhoudkundige jaarafsluiting. In samenhang met dit advies wordt het nu voorliggende projectplan gepresenteerd om zo de opdracht aan de projectleiders te formaliseren. Daarmee wordt het volgende bewerkstelligt: - De bedrijfsmatige invlechting van SWZ in de gemeentelijke organisatie per 1 januari 2018; - Het realiseren van de invlechting van het taakveld Zeewolde Verbindt voor 1 januari 2019 onder de noemer Samenwerking Zeewolde Verbindt, inclusief het opstellen van een communicatiestrategie. Voor de gemeente ligt er nog een aanvullende opdracht die betrekking heeft op de directe inzet van en de toekomst van het vastgoed, dat met de overdracht terug in beheer komt van de gemeente. Hiervoor wordt een aparte werkgroep ingericht, die ook het huisvestingsvraagstuk van het nieuwe taakveld zal oppakken. In de bijgevoegde detailplanning staan de deelopdrachten benoemd en het cruciale tijdpad. Verdere inhoudelijke uitwerking vindt plaats binnen de kernteams. Elk kernteam / werkgroep stelt zijn eigen actielijst op, die wordt geïntegreerd in de overall planning. Afbakening Zeewolde Verbindt richt zich primair op het goed inrichten van activiteiten die thans belegd zijn bij stichting Welzijn. Waar mogelijk wordt verbreding en verbindingen naar andere werkterreinen gestimuleerd, maar nooit ten koste van deze primaire taak. Risico s en aandachtspunten - tijdpad: met name het HRM traject staat onder tijdsdruk. Zorgvuldigheid is het uitgangspunt. - werkcultuur: het inrichten van het taakveld Zeewolde Verbindt biedt kansen om het ondernemerschap in te bedden in de afdeling samenleving en deze afdeling van binnen naar buiten te organiseren. De kans van slagen hiertoe is afhankelijk van de tijd en aandacht (budget) die het werken aan samenwerking krijgt in het invlechtingsproces. - draagvlak: voor deze ontwikkeling is draagvlak bij beide organisaties. Slagvaardigheid is nodig om het draagvlak onder medewerkers te behouden.
Middelen Voor het invlechtingsproces zijn eenmalige middelen nodig waarvoor de gemeente de benodigde dekking zal verzorgen. Het invlechtingsproces vraagt in ieder geval de inzet van de projectleider en huidige directeur a.i. van de stichting Welzijn. Daarnaast is er werkkapitaal nodig voor de bedrijfsmatige invlechting, inclusief huisvesting. Tot slot is werkkapitaal nodig voor de inrichting van het taakveld Zeewolde Verbindt, inclusief het samenwerkingsproces. Begroting - Projectleider: stelpost: 140.000,= - Bedrijfsmatige invlechting stelpost: 44.000,= - Inrichting Taakveld stelpost: 25.000,= ================================================= TOTAAL stelpost: 199.000,= Naast deze incidentele middelen om de invlechting te realiseren zullen de structurele lasten die het gevolg zijn van het invlechtingsproces inzichtelijke worden gemaakt in het proces bedrijfsmatige invlechting (o.a. middels het opstellen van een kostenplaats voor het betreffende taakveld). In de loop van 2018 zal de eindbalans worden opgemaakt, waarbij het doel om structurele lasten van het welzijnswerk te verminderen ten opzichte van de huidige uitgaven (totaal aan subsidies) uitgangspunt blijft. Opdrachtgever In lijn met artikel 1 lid 5 van het convenant kunnen het bestuur van de stichting en de portefeuillehouder beide hun respectievelijke projectleider adviseren en instrueren over de wijze waarop het plan van aanpak dient te worden uitgevoerd, teneinde het invlechtingsproces op een passende wijze vorm te geven. Om deze rol te vervullen vormen zij voor de duur van dit invlechtingsproces de stuurgroep. Stuurgroep: Stichting Welzijn vertegenwoordigd door de voorzitter, M. Kastrop Gemeente Zeewolde, vertegenwoordigd door W. Prins en R. van Nunspeet Opdrachtnemers Stichting Welzijn, M. Sentjens directeur a.i. Gemeente Zeewolde, H. Bakker, afdelingshoofd Samenleving Projectgroep - projectleiders: M.Sentjens en H.Bakker - procesbegeleider W. de Groot - ambtelijke ondersteuning: M. Pastoor - secretariële ondersteuning: I. Winthorst
Kernteam Invlechting - trekker: H. Bakker - M. Sentjens - teamleider planning & control - HRM-adviseur - (juridisch adviseurs - projectleider Vastgoed - procesbegeleider: W. de Groot Kernteam Zeewolde Verbindt Trekker: M. Sentjens - H. Bakker - W. de Groot, procesbegeleider - sociaal werker vrijwilligerswerk - sociaal werker informele zorg - sociaal werker ouderen - sociaal werker jongeren - makelaar sport en bewegen - cultuurmakelaar - mantelzorgmakelaar - duurzaamheidsmakelaar - beleidsmedewerker jeugd - beleidsmedewerker wmo - beleidsmedewerker sociaal domein - beleidsmedewerker gezondheid - medewerker digitale dienstverlening - communicatie medewerker Werkgroep Vastgoed: - trekker: K. Hamstra - M. Sentjens - adviseur maatschappelijk vastgoed - regisseur sociaal domein - adviseur gebouwenbeheer - medewerkers verhuur en beheer - financieel/administratief medewerker Klankbordgroep: beschikbaar om op inhoud te sparren waar wenselijk Trekker: M. Pastoor - beleidsmedewerker vrijetijd en sport - beleidsmedewerker duurzaamheid - beleidsmedewerker Jeugd - beleidsmedewerker Wmo - beleidsmedewerker Kunst en Cultuur - Coördinator Jeugdhulp Zeewolde Voor alle (kern)groepen geldt dat het een groslijst is van relevante functies waaruit een minimale bezetting nodig is om te (kunnen) starten.
Organisatieschema voor het project stuurgroep projectgroep overleg vastgoed kernteam invlechting kernteam zeewolde verbindt klank bord groep Borging resultaten De kernteams leggen verantwoording af en koppelen terug aan de projectleider(s). De projectleiders bespreken de resultaten in de projectgroep. De projectgroep legt verantwoording af aan de stuurgroep. Maandelijks vindt terugkoppeling plaats. Planning onderwerp trekker afgerond voor personele aspecten H. Bakker 20 december 2017 bedrijfsvoeringsaspecten H. Bakker 1 januari 2018 samenwerking Zeewolde Verbindt M. Sentjens 1 juli 2018 huisvesting/locaties K. Hamstra 1 juni 2018 Het uitgewerkt plan van aanpak zal een overall planning bevatten met onderliggende planning per deelgebieden. Per deelgebied wordt een detailplanning gemaakt met actielijst zodat de realisatie kan worden opgevolgd.