Handleiding Kamerboekingen voor Corporates Contactpersoon: Pascalle van der Vaart Van der Valk Internet E: info@internet.valk.com T: -31(0) 347325942 F: -31(0) 347325977 Postbus 103-4130 EC Vianen valk.com
Inhoud Inloggen op uw Corporate Portal 2 Stap 1: Kies een hotel 3 Stap 2: Verblijfsinformatie 4 Stap 3: Boek een kamer - boek nu 5 Stap 3: Boek een kamer - aanvraag 6 Stap 3: Boek een kamer tegen valk.com tarief 7 Stap 4: Selecteer een gast 8 Maak een nieuwe gast aan 9 Stap 5: Betalingsinformatie 10 Mail 1: Bevestiging van de reservering 11 Reservering wijzigen 12 Reservering annuleren 13 Mail 2: Annuleringsbevestinging 14 Opmerkingen 15
Inloggen op uw Corporate Portal - Ga naar http://corporate (dit is uw bedrijfsnaam).valk.com - Log in met uw gebruikersnaam en wachtwoord Gebruikersnaam: e-mailadres Wachtwoord: wachtwoord Druk hierna op 2
Stap 1 kies een hotel Stap 1 Geef aan in welk hotel u wilt overnachten. U kunt dit doen door een hotel uit de lijst te kiezen. Of door een plaatsnaam in te voeren. Hierbij zuleen voor u automatisch de dichtbijzijnste hotels worden weergegeven. U kunt dan alsnog het juiste hotel kiezen. Druk hierna op 3
Stap 2 verblijfsinformatie Stap 2 - Kies het aantal kamers. - Kies het aantal nachten. - Kies het aantal personen dat gaat overnachten. - Geef aan of u ontbijt bij de overnachting wilt hebben. - Kies uw aankomstdatum. - Kies uw aankomsttijd. Let op: Als u meerdere personen op één kamer wil laten overnachten dient u contact op te nemen met Van der Valk Internet, te bereiken op telefoonnummer 0347 325942. Druk hierna op 4
Stap 3 boek een kamer - boek nu Stap 3 Kies welke kamer u wilt boeken in het hotel. Een blauwe knop met de tekst Boek Nu betekend dat er nog voldoende kamers beschikbaar zijn in het hotel en dat er direct geboekt kan worden. Druk op bevestigd. en u gaat door naar stap 4. De kamer word na stap 5 direct naar u 5
Stap 3 boek een kamer - aanvraag Stap 3 Als de knop oranje is met de tekst Aanvraag verschijnt betekend dat er in principe geen kamers meer beschikbaar zijn. Door middel van deze knop wordt uw aanvraag doorgestuurd naar het hotel waar men gaat kijken of er alsnog een kamer beschikbaar kan worden gesteld. U ontvangt zo snel mogelijk een e-mail van het hotel met uitsluitsel. Druk op en u gaat door naar stap 4. Het Hotel zal u na stap 5 zo spoedig mogelijk naar u bevestigen of de kamer geboekt kan worden. 6
Stap 3 boek een kamer tegen valk.com tarief Stap 3 Mocht u als corporte een contract hebben waarin de eerste 750 nachten tegen valk.com tarief worden geboekt dan krijgt u bovenstaande scherm te zien. U kunt zien welke kamers het Hotel beschikbaar heeft en tegen welk tarief. Druk op bevestigd. en u gaat door naar stap 4. De kamer word na stap 5 direct naar u Mocht het Hotel geen kamerbechikbaarheid heeft dan krijgt u dit direct te zien. U kunt terug gaan en nagaan of een ander Hotel nog beschikbaarheid heeft. 7
Stap 4 selecteer een gast Stap 4 Geef aan voor welke gast deze boeking wordt gemaakt. Gasten staan gesorteerd op achternaam, en het is mogelijk om op een gedeelte van de naam te zoeken. Als u wilt boeken voor een nieuwe gast kunt u dit doen door op de knop Nieuwe Gast te drukken. Als er een gast is geselecteerd wordt deze in een andere kleur weergegeven om aan te geven dat deze is geselecteerd. Let op: Als u een boeking voor meerdere gasten maakt kunt u niet alle gasten selecteren. U kunt maximaal een gast selecteren, de overige namen dient u in Stap 5 in het opmerkingen veld te vermeldt. Druk hierna op 8
Maak een nieuwe gast aan Doormiddel van het invullen van dit formulier kunt u een nieuwe gast aan de lijst toevoegen. - Vul het emailadres van de desbetreffende gast in. Hij of zij krijgt op dit adres bericht over de boeking. - Kies een aanhef. - Vul de volledige naam van de gast in. - Vul een correct vast en mobiel telefoonnummer in. - Geef optioneel een faxnummer op. - Kies op welke manier de boeking moet worden bevestigd (voor Corporates wordt dit standaard via de email gedaan). 9
Stap 5 betalingsinformatie Uw bedrijfsnaam Stap 5 - Geef aan op welke manier u voor de boeking wil betalen. - Geef uw bedrijfsnaam op. U kunt een nieuwe bedrijf toevoegen door te klikken op en de betreffende gegevens in te voeren. - Eventuele opmerkinge m.b.t de overnachting kunt u hier invullen. Als u voor meerdere gasten heeft geboekt vult u de overige gastnamen hier in. - Geef (waar nodig) de kostenplaats op. - Geef aan wie binnen het bedrijf de contactpersoon is voor deze boeking. - Geef (waar nodig) uw referentie op. Hiermee rondt u uw reservering af. Druk hierna op 10
Mail 1 bevestiging van de reservering 11
Reservering wijzigen In het overzicht van uw reserveringen kunt u er voor kiezen om een reservering aan te passen. Door te klikken op wordt u doorverwezen naar Stap 1 van het boekingsproces. U kunt het boekingsproces op deze manier opnieuw doorlopen en de gewenste wijzigingen verwerken. U ontvangt van het hotel een e-mail om uw wijzigingen te bevestigen. Let op: als u de aankomstdatum wilt vervroegen, of de vertrekdatum wil uitstellen dient u contact op te nemen met Van der Valk Internet, te bereiken op telefoonnummer 0347 325942. 12
Reservering annuleren In het overzicht van uw reserveringen kunt u er ook voor kiezen om uw reservering te annuleren. Door te klikken op krijgt u de mogelijkheid om de reden van uw annulering in te vullen en uw annulering te bevestigen. U ontvangt van het hotel een e-mail met de annuleringsbevestiging. 13
Mail 2 annuleringsbevestiging 14
Opmerkingen: Reminder Inlognaam: Wachtwoord: Mocht u tijdens het maken van een boeking tegen onduidelijkheden aanlopen dan horen wij deze graag van u. Wij zijn van maandag t/m vrijdag te bereiken van 9.00 tot 18.00 uur op telefoonnummer: 0347 325942. Wij wensen u veel succes met het boeken van uw kamers via de portal. Met vriendelijke groet, Van der Valk Internet