Module Dashboards Functionele beschrijving
Inhoud 1. Inhoud van de module... 2 1.1 Wat is het doel van de module?... 2 1.2 Voor welke (soort) klanten is deze module?... 2 1.3 Wat zijn de (technische) voorwaarden voor het gebruik van deze module?... 3 1.4 Welke keuzes moet de klant maken?... 4 2. Inrichting van de module... 5 3. Cockpit... 8 3.1 Algemeen... 8 3.2 Sectie: Vandaag Afwezig... 9 3.3 Sectie: Gebeurtenissen... 9 3.4 Sectie: To Do... 10 3.5 Sectie: Werknemers - Instroom en uitstroom... 11 3.6 Sectie: Verzuimpercentage... 11 3.7 Sectie: Ziekmeldingen... 12 3.8 Gegevens uitsluiten voor Cockpit... 12 4. Verzuimdashboard bedrijf... 13 5. Verzuimdashboard... 14 6. Organisatiedashboard... 15 Functionele beschrijving Pagina 1 van 15
1. Inhoud van de module 1.1 Wat is het doel van de module? Dashboards geven een helicopterview voor managers over de belangrijke HR informatie. U kunt managers autoriseren om deze module voor hun eigen afdeling beschikbaar te maken. U heeft eenvoudig inzicht in de belangrijke gebeurtenissen, verzuimcijfers, taken die open staan en de huidige bezetting van de afdelingen. Het doel is een duidelijk en snel overzicht. De cockpit geeft dus geen gedetailleerde informatie weer. Voor meer specifieke informatie kunt u in de betreffende module een overzicht draaien. De Cockpit bevat de volgende secties: 1. Vandaag afwezig 2. Gebeurtenissen 3. To Do 4. In en uitstroom 5. Verzuimpercentage 6. Ziekmeldingen U heeft in een oogopslag inzicht in belangrijke ken- en stuurgetallen. U hoeft voor deze informatie geen rapport te bouwen of te exporteren maar u krijgt hiermee dagelijks de actuele cijfers getoond. Omdat u als gebruiker diverse selecties en filters kun instellen creëert u een cockpit die aansluit op uw specifieke informatiebehoefte. Daarnaast kunt u de managers autoriseren voor het Verzuimdashboard bedrijf, verzuimdashboard en het organisatiedashboard. 1.2 Voor welke (soort) klanten is deze module? Het Dashboard is beschikbaar voor alle klanten die gebruik maken van de TSS web. Het Dashboard laat gegevens uit de modules Persoonsgegevens, Taken, Verlof, Verzuim en Organisatie zien. Wanneer u een van deze modules niet in gebruik heeft, kunt u deze secties ook uit het overzicht halen zodat deze niet zichtbaar zijn. Het Dashboard is vooral geschikt voor leidinggevenden en niet zozeer voor P&O afdelingen. Dit omdat het geen specifiek overzicht is, maar bedoelt is om snel inzicht te geven in de cijfers zonder dat hier verschillende rapporten voor gedraaid moeten worden. Functionele beschrijving Pagina 2 van 15
1.3 Wat zijn de (technische) voorwaarden voor het gebruik van deze module? De module kan in gebruik genomen worden door gebruikers die in de module Applicatiebeheer- menu Autorisatie aangemaakt zijn. Deze gebruikersaccounts kunt u koppelen aan een werknemersaccount. Binnen het pakket TSS web is het mogelijk dat er weergave problemen zijn. Er kunnen verschillende oorzaken zijn bij weergave problemen. Een belangrijke is de compatibility-view van de Internet Explorer, met name vanaf Internet Explorer 10. Als u over bent gegaan van IE 9 naar hoger (10 of 11) dan kunnen dus weergave problemen optreden. U kunt uw compatibility weergave instellingen aanpassen door te klikken op de volgende link: http://windows.microsoft.com/nl-nl/internet-explorer/use-compatibility-view#ie=ie-10 U kunt rechts, ongeveer midden op het scherm, de IE versie selecteren, zodat u de juiste instructie kunt volgen. SQL Server Inmiddels hebben we verschillende gebruikersproblemen binnen gekregen van klanten die op SQL 2000 werken. Deze versie ondersteunen wij niet meer. Daarnaast raden we aan altijd om de Compatibility View van de Database ten minste op SQL server 2008 te zetten. Dit is een inrichting op de eigenschappen van de database, dit kunt u niet binnen TSS web aanpassen. Vraag uw systeembeheerder dit te controleren voor u de Dashboards in gebruik neemt. Applicatiebeheer In de module Applicatiebeheer Organisatie Bedrijf dienen het standaard rooster en de Weer te geven soorten dagen ingericht zijn. Functionele beschrijving Pagina 3 van 15
1.4 Welke keuzes moet de klant maken? Voor de Dashboard in gebruik genomen wordt, dient u na te denken over de volgende punten. 1. Voor welke gebruikers(groep) wilt u de cockpit beschikbaar stellen? 2. Voor welke afdelingen mogen zij de ken- en stuurgetallen inzien? 3. Welke secties wilt u zichtbaar maken voor de gebruikers? 4. Wilt u werkdagen of kalenderdagen weergeven? 1. Voor welke gebruikers(groep) wilt u de cockpit beschikbaar stellen? U dient eerst na te denken over de vraag aan welke gebruikersgroepen (en dus gebruikers) u wilt autoriseren voor de cockpit. Dit kunnen bijvoorbeeld managers zijn en de gebruikers op afdeling P&O. Ook kunt u ervoor kiezen bijvoorbeeld alleen het organisatiedashboard zichtbaar te maken voor alle gebruikers. 2. Voor welke afdelingen mogen zij de ken- en stuurgetallen inzien? Daarna dient u te bepalen voor welke afdelingen zij de cockpit in mogen zien. In het geval van managers, is het logisch om dit alleen van hun eigen afdeling zichtbaar te maken. Bij gebruikers die voor meerdere afdelingen geautoriseerd zijn kunt u de Dashboards ook voor die afdelingen zichtbaar maken. 3. Welke secties wilt u zichtbaar maken voor de gebruikers? Het is mogelijk bepaalde secties niet zichtbaar te maken. Dit richt u in op bedrijfsniveau. U kunt er ook voor kiezen om alle secties zichtbaar te maken. Voor gebruikers is het dan op individueel niveau mogelijk om bepaalde secties weer onzichtbaar te maken. 4. Wilt u werkdagen of kalenderdagen weergeven? Bij Applicatiebeheer Organisatie Bedrijf geeft u aan of u werkdagen, kalenderdagen of beide weer wilt geven. Het Dashboard kijkt ook naar deze instellingen. Wanneer u beide aangevinkt heeft, heeft de gebruiker de keuze tussen beide. Heeft u een type aangevinkt, is dit de standaard instelling voor de cockpits. De inrichting via Applicatiebeheer Organisatie Bedrijf is verplicht. Echter, in sommige databases zal dit nog niet zijn ingericht. In dat geval krijgt u een foutmelding bij het openen van het Dashboard. Onverwachte fout: [UserDefineableDashboards.loadCompanySettings ohrcompany.gethrcompany failed: rvalue=retnotfound] U kunt deze dus oplossen door ten minste werkdagen of kalenderdagen aan te vinken. Functionele beschrijving Pagina 4 van 15
2. Inrichting van de module Stap 1: Autorisatie DAA cockpit Controleer of uw DAA aanstaat of zet deze aan. De DAA zorgt voor afdelingsgevoeligheid; dit betekent dat de cockpit alleen gegevens laat zien van de afdelingen die de manager ook mag zien. Ga naar de module Applicatiebeheer Autorisatie - DAA Indien het vinkje Afdelingsautorisatie standaard aan is aangevinkt, is uw DAA akkoord. Indien het vinkje Afdelingsautorisatie standaard aan NIET is aangevinkt, doet u dan het volgende: Klik de in de linkerkolom de module Dashboards open en klik op Cockpit. U ziet in het rechterscherm dat de DAA niet is geactiveerd. Activeer de DAA => zet een vinkje bij Actief. En klik op akkoord. De cockpit is nu afdelingsgevoelig. Tip: Het is eenvoudiger wanneer de afdelingsgevoeligheid standaard aanstaat. Om dit in gebruik te nemen adviseren wij ondersteuning van een consultant (of u heeft voldoende kennis opgedaan tijdens de cursus autorisatie). Zet dit vinkje niet zonder kennis van zaken aan. Functionele beschrijving Pagina 5 van 15
Stap 2: Autorisatie Functiegroepen Bepaal de functiegroepen die recht krijgen op de cockpit: bijvoorbeeld de functiegroep Manager. Ga naar Applicatiebeheer Autorisatie - Functiegroep Kies in de linkerkolom de juiste functiegroep Klik daarna in het rechterscherm op het tab Functies Klik de linkerkolom open tot Cockpit en autoriseer de functie PAY.31415+ Stap 3: Autorisatie button Mijn Instellingen (optioneel) Alleen nodig als u deze nog niet heeft uitgedeeld. Ga naar Talent / Autorisatie / Groepen / Functiegroep Kies in de linkerkolom de juiste functiegroep Klik daarna in het rechterscherm op het tab functies Klik in de linkerkolom op Talent & Salaris Web en autoriseer de functie SYS.63 Stap 4: Instellen welke modules zichtbaar zijn (optioneel) Voor de gebeurtenissen en afwezigheidssectie kunt u per bedrijf instellen welke gegevens wel of niet getoond mogen worden. Ga hiervoor naar Applicatiebeheer Organisatie Bedrijf. Tip voor de managers / gebruikers: U kunt zelf instellen welke secties er worden getoond op de pagina. Hiermee kunt u enkel de voor u belangrijke secties laten weergeven. Functionele beschrijving Pagina 6 van 15
Als u op het tandwiel klikt kunt u aangeven welke secties op de pagina getoond moeten worden. Het systeem zal dit voor u onthouden. Let op: deze voorkeursinstellingen dienen gebruikers zelf in te stellen. U kunt geen default instelling weergeven voor bijvoorbeeld de gebruikersgroep managers. Binnen de verschillende secties heeft u persoonlijk de mogelijkheid om instellingen te wijzigen. Dit kunt u doen door binnen de sectie op het tandwiel te klikken. Afhankelijk van de sectie zijn er diverse filter en weergaveopties in te stellen. Ook kan een selectie van afdelingen gemaakt worden via het Afdelingsfilter. Deze mogelijkheden worden hieronder verder beschreven. Functionele beschrijving Pagina 7 van 15
3. Cockpit 3.1 Algemeen De pagina Cockpit bevat de volgende secties: Vandaag afwezig Gebeurtenissen To Do In en uitstroom Verzuimpercentage Ziekmeldingen Met de nieuwe functionaliteit heeft u in een oogopslag inzicht in belangrijke ken- en stuurgetallen. U hoeft voor deze informatie geen rapport te bouwen of te exporteren maar u krijgt hiermee dagelijks de actuele cijfers getoond. Omdat u als gebruiker diverse selecties en filters kun instellen creëert u een cockpit die aansluit op uw specifieke informatiebehoefte. U heeft eenvoudig inzicht in de belangrijke gebeurtenissen, verzuimcijfers, To Do taken die open staan en de huidige bezetting van de afdelingen. Tip! U kunt de cockpit instellen als startpagina via Mijn instellingen. Elke keer als u inlogt ziet u direct alle belangrijke gebeurtenissen en taken in één oogopslag. Autorisatie Om toegang te geven tot deze nieuwe functionaliteit is het van belang om de gebruikers hiervoor te autoriseren. Dit kan door middel van het uitbreiden van het rechtenprofiel in de functiegroepen. Om dit aan te passen navigeert u naar de module Autorisatie. Het rechtenprofiel van de desbetreffende functiegroepen kunt u uitbreiden met de functie PAY.31415.+ onder de sectie Cockpit. Let op! Indien bij u de afdelingsautorisatie (DAA) standaard niet aanstaat dan zult u de nieuwe functionaliteit hiervoor wellicht ook afdelingsgevoelig moeten maken zodat alleen de gewenste werknemers worden getoond. Functionele beschrijving Pagina 8 van 15
U kunt zelf instellen welke secties er worden getoond op de pagina. Hiermee kunt u enkel de voor u belangrijke secties laten weergeven. Als u op het tandwiel klikt kunt u aangeven welke secties op de pagina getoond moeten worden. Het systeem zal dit voor u onthouden. Binnen de verschillende secties heeft u persoonlijk de mogelijkheid om instellingen te wijzigen. Dit kunt u doen door binnen de sectie op het tandwiel te klikken. Afhankelijk van de sectie zijn er diverse filteren weergaveopties in te stellen. Ook kan een selectie van afdelingen gemaakt worden via het Afdelingsfilter. Deze mogelijkheden worden hieronder verder beschreven. 3.2 Sectie: Vandaag Afwezig Deze sectie laat u zien wie er vandaag afwezig zijn als gevolg van Verzuim, Verlof of het volgen van een opleiding. In eerste instantie worden alleen de eerste 9 afwezigen getoond. Indien u klikt op Alles weergeven dan worden alle afwezigen getoond. Tevens is er de optie om de langdurig afwezigen en/of zwangerschap gerelateerd uit te sluiten. Indien een werknemer een opleiding volgt kan deze ook getoond worden bij de afwezigen. Indien het een eendaagse opleiding betreft zal deze altijd getoond worden. Indien een werknemer een opleiding volgt van meerdere dagen dan wordt de werknemer alleen bij de afwezigen getoond als de tijdtabel bij de opleiding gevuld is. Hiermee kunt u opnemen welke exacte dagen de werknemer afwezig is voor de opleiding. Meer informatie over deze optie is terug te vinden in de helptekst bij het registreren van een opleiding. 3.3 Sectie: Gebeurtenissen Binnen uw afdeling of organisatie kunnen verschillende gebeurtenissen plaatsvinden zoals verjaardagen, einde proeftijd en vervallende verlofaanspraken. Deze zijn nu snel inzichtelijk met deze sectie. Via het tandwiel kunt u instellen welke gebeurtenissen er voor u als gebruiker getoond worden. Functionele beschrijving Pagina 9 van 15
Daarnaast is de periode aan te geven zodat u een week of zelfs een maand vooruit kan kijken. De gebeurtenis OLAP statusinformatie wordt alleen getoond indien u daarvoor geautoriseerd bent vanuit de module Systeembeheer. De OLAP statusinformatie toont de status van de OLAP voor alle bedrijven waarvoor u geautoriseerd bent. De applicatiebeheerder kan hiermee op elk gewenst moment eenvoudig inzien of de OLAP correct draait wat de kans op onjuiste gegevens tot een minimum beperkt. 3.4 Sectie: To Do De To Do sectie toont hier de 5 nieuwste taken vanuit de module Taken. U kunt vanuit deze sectie doorklikken naar de To Do lijst of op een specifieke taak klikken om deze direct in behandeling te nemen. Functionele beschrijving Pagina 10 van 15
3.5 Sectie: Werknemers - Instroom en uitstroom De grafiek toont de in- en uitstroom van het personeel in de afgelopen 12 maanden. Via de instellingen kunt u verschillende soort aanstellingen selecteren of de grafiek op de soort aanstellingen laten sorteren. 3.6 Sectie: Verzuimpercentage Deze sectie laat het verzuimpercentage zien over de afgelopen 12 maanden. In de instellingen zijn langdurig zieken en het zwangerschap gerelateerde verzuim uit te sluiten en/of aan te geven of het verzuim berekend wordt op kalender- of werkdagen (mits dit instelbaar is voor uw organisatie). Functionele beschrijving Pagina 11 van 15
3.7 Sectie: Ziekmeldingen Deze sectie toont het aantal ziekmeldingen in de afgelopen 12 maanden per werknemer. Ook hier zijn langdurig zieken en het zwangerschap gerelateerde verzuim wel of niet mee te in de selectie die u via het tandwiel kunt instellen. Dit is op basis van werknemer en wordt niet per contract uitgesplitst. 3.8 Gegevens uitsluiten voor Cockpit Voor de gebeurtenissen en afwezigheidssectie kunt u per bedrijf instellen welke gegevens wel of niet getoond mogen worden. Ga hiervoor naar Applicatiebeheer Organisatie Bedrijf. Functionele beschrijving Pagina 12 van 15
4. Verzuimdashboard bedrijf Het Verzuimdashboard bedrijf geeft een grafisch inzicht in de verzuimcijfers per afdeling. Om het gewenste overzicht te krijgen hebben we verschillende filteropties ingebouwd. Opties: hier is het mogelijk de rijen in de tabel te sorteren op de waardes in de verschillende kolommen Kalender of werkdagen: u geeft hier aan of u de ziekteverzuimdagen in werk- of kalenderdagen wilt zien. Wanneer de applicatiebeheerder in Onderhoud Applicatiebeheer voor een van de opties heeft gekozen, is het niet mogelijk hier een keuze te maken. Langdurig ziek: met deze optie kunt u aanvinken of u de langdurig zieken ook mee wilt nemen in het overzicht. Langdurig ziek is standaard langer dan 42 dagen ziek. Wanneer u deze term anders wilt definiëren, kunt u dat aanpassen in de module Applicatiebeheer Overzichtsinstellingen Gegevensbanden Zwangerschap gerelateerd: Hiermee kunt u de zwangerschapsmeldingen mee laten tellen. Ook de verzuimdefinitie Arbeidsongeschiktheid t.g.v. zwangerschap is in dit geval zwangerschap gerelateerd. Niet-werknemers: hiermee kunt u de niet-werknemers uit het overzicht filteren. Dit zijn bijvoorbeeld de oproepkrachten en stagiaires. Het verzuimoverzicht toont de volgende kolommen: Afdeling: hier staan alle afdelingen in het bedrijf Ziekmeldingen: het aantal ziekmeldingen per afdeling Ziekteverzuimdagen: het aantal ziektedagen per afdeling Ziekte-uren: het totaal aantal ziekte-uren Verzuimpercentage: dit is het percentage verzuim van de afdeling. Dit wordt als volgt berekend: het aantal ziekteverzuimdagen / aantal fte * 100%. Het aantal fte wordt per maand berekend. Voorbeeld: Jan is in dienst vanaf januari met een fte van 0,5. In Maart is hij voor 1 fte in dienst t/m december. De FTE wordt dat als volgt berekend: 2 x 0,5 + 10 x 1 = 11 / 12 (maanden) = 0,92 Gemiddelde verzuimduur: Deze wordt als volgt berekend; duur van de ziektes die in de geselecteerde periode eindigen / aantal ziektes die in deze periode eindigen. Functionele beschrijving Pagina 13 van 15
5. Verzuimdashboard Het verzuimdashboard geeft een meer gespecificeerd overzicht van de verzuimcijfers per afdeling. Links kunt u een afdeling of een persoon selecteren. Dit dashboard is hetzelfde als degene die in de module Verzuim beschikbaar is. U kunt de ken- en stuurgetallen van het verzuim inzien per afdeling en per medewerker. Verder beschikt u over de overzichten Trends, Taken, Nu ziek en Kalender. De taken verwijzen naar de ingeplande verzuimtaken bij een medewerker. Deze is alleen beschikbaar in de module Verzuim Plus. Naast de filter op afdeling en werknemersniveau, kunt u weer filteren op Langdurig ziek Zwangerschap gerelateerd Niet-werknemers Onderafdeling Kalender of werkdagen (indien beide zijn aangevinkt in de module Applicatiebeheer) Functionele beschrijving Pagina 14 van 15
6. Organisatiedashboard Het organisatiedashboard is dezelfde als het dashboard dat beschikbaar is in de module Organisatie. U ziet hier een grafisch overzicht van organisatorische ken- en stuurgetallen. U kunt een peildatum ingeven om zo gemakkelijk vergelijkingen te kunnen maken. U vindt hier onder andere overzichten over: Bezetting Instroom Doorstroom Geslacht Leeftijd Deeltijd/voltijd Deeltijdfactor Dienstjaren Functionele beschrijving Pagina 15 van 15