Beleidsplan VTOI 2013 2016 Vooraf Vorig jaar november heeft de ALV van de VTOI het gevraagd om het jaar 2012 te benutten om zich te verdiepen in het beleid voor de komende jaren. Het heeft vervolgens aan de Commissie Beleid en Activiteiten gevraagd zich, in samenspraak met leden van de VTOI, hierover te buigen en met een advies te komen. Na enkele vergaderingen en na twee bijeenkomsten met leden heeft de Commissie voor de zomer haar eerste advies opgesteld. In haar advies aan het Bestuur heeft de Commissie Beleid en Activiteiten zich uitgesproken over onderwerpen zoals de rol van de VTOI als ledenorganisatie, communicatie, dienstverlening, belangenbehartiging en over een regeling voor de contributie. Bij de bespreking van de resultaten van de ledenraadplegingen in het Bestuur, heeft het dankbaar gebruik gemaakt van de opmerkingen en adviezen van de Commissie en daar zelf nieuwe elementen aan toegevoegd. Over het onderwerp communicatie heeft het apart advies verkregen van de huidige redactiecommissie (in casu van de heer Raymond Blessing). Daarnaast heeft het in de afgelopen periode intensief van gedachten gewisseld met de Raad van Advies over haar visie op Governance. Ook deze gedachtewisseling heeft geleid tot een aantal nieuwe beleidsmatige inzichten en voornemens. In september is de conceptnotitie waarin de visie en voornemens samengevat werden opnieuw besproken met de Commissie Beleid en Activiteiten waarna er nog enkele zaken zijn aangepast en aangescherpt. Op grond van de inbreng van de leden en de verschillende adviezen heeft het in de vergadering van 29 oktober het Beleidsplan voor de periode 2013 2016 besproken en voorlopig vastgesteld. In dit Beleidsplan richten we ons de volgende zes onderwerpen: 1. Vereniging, ledenorganisatie 2. Positionering VTOI 3. Communicatie en versterking betrokkenheid leden 4. Vertegenwoordiger en belangenbehartiger 5. Dienstverlener 6. Stimulator In een aparte notitie zal worden ingegaan op de contributieregeling. Daarnaast zal in een andere nota dieper worden ingegaan op de visie van de VTOI op toezicht, mede naar aanleiding van bijeenkomsten met de Raad van Advies en met leden over lessen uit bestuurlijke incidenten. Ik wil zowel de Commissie Beleid en Activiteiten, de leden die de raadplegingen bezocht hebben, als de heer Blessing en de Raad van Advies hartelijk danken voor alle inzichten, opvattingen en voorstellen die ze hebben aangereikt. Ik hoop, namens het Bestuur, dat dit Beleidsplan een heldere en praktische basis legt voor de nieuwe fase die de VTOI zal ingaan, en die mag bijdragen aan een verdere versterking van de kwaliteit van bestuur en toezicht in het Nederlandse onderwijs. De eerste proeve daarvan zal terug te vinden zijn in het Jaarplan 2013, dat gebaseerd is op dit Beleidsplan. Zoetermeer, 7 november 2012. Pieter Hettema (voorzitter) 1
1. Vereniging, ledenorganisatie De VTOI is een landelijke ledenorganisatie van Raden van Toezicht c.q. toezichthoudende besturen in het onderwijs, en heeft volgens de huidige statuten tot doel: Ondersteunen van en bijdrage leveren aan visievorming en professionalisering van toezichthouders in het onderwijs, waar nuttig en mogelijk in samenwerking met andere organisaties Optreden als werkgeversvereniging en aangaan van collectieve arbeidsovereenkomsten, en ontplooien van andere activiteiten die hierbij passen Deze doelstellingen vragen om een heldere visie van de VTOI op haar functie voor de leden, en om een periodieke herijking van de missie van de VTOI. Bovendien vragen deze doelstellingen om een gezaghebbende positie van de VTOI als landelijke organisatie. Dit gezag is enerzijds gekoppeld aan de mate waarin de VTOI erin slaagt toezichthouders in het onderwijs aan zich te binden (draagvlak), en anderzijds aan kwalitatief sterk en communicatief alert opereren van bestuur, directie en bureau. Wil de VTOI het Huis van het Toezicht zijn, dan zal er veel aandacht besteed moeten worden aan de verdere groei van het ledenaantal in het algemeen en de participatiegraad per sector in het bijzonder. Voor de VTOI is een taak weggelegd als beroepsvereniging van toezichtouders die informatie verstrekt, een visie ontwikkelt op bestuur en toezicht, de kwaliteit daarvan verder helpt ontwikkelen, en standpunten uitdraagt, waar mogelijk in samenspraak met andere platforms. Uit de raadplegingen blijkt dat de leden van de VTOI de voorkeur geven aan gemeenschappelijke regionale en landelijke bijeenkomsten, en slechts incidenteel behoefte hebben aan bijeenkomsten per onderwijssector zoals in het geval van een sector-cao voor bestuurders. Daarbij verwachten wij van toezichthouders dat zij ook oog hebben voor de eigen rol en kwaliteit, en de vereniging voeden met (scholings-)vragen en thema s waarin ze zich verder willen verdiepen en bekwamen. Centraal in onze visie staat dat de toezichthouder werkgever van het bestuur is met focus op het functioneren en de kwaliteit van de bestuurder in relatie tot de primaire functie en continuïteit van de onderwijsinstelling. Vanuit die invalshoek moeten toezichthouders zich niet beperken tot de wettelijke taken (werkgever, vaststellen begroting en jaarrekening) maar expliciet aandacht besteden aan het onderwijs en aan de rol die de onderwijsinstelling vervult in de maatschappelijke omgeving. De kwaliteit van het wordt primair afgemeten aan de kwaliteit van het onderwijs en aan de continuïteit van de instelling. Daartoe dient de Raad van Toezicht te beschikken over een heldere visie op onderwijskwaliteit en de maatschappelijke functie die het onderwijs - in casu de onderwijsinstelling op langere termijn vervult c.q. behoort te vervullen. De VTOI streeft ernaar een zodanig gezaghebbende positie op te bouwen dat ze leden in uitzonderlijke situaties (als eerste direct en vertrouwelijk) kan aanspreken op hun rol en hun functioneren als Raad van Toezicht. Het gaat immers om de professionaliteit en de kwaliteit van de toezichthouder, als belangrijke bouwsteen voor de kwaliteit van het en de organisatie van de instelling en uiteindelijk de kwaliteit van het onderwijs. Het hanteren van een beroepscode voor toezichthouders kan wellicht helpen om de kwaliteit te borgen en de geloofwaardigheid en het functioneren van toezichthouders te verbeteren. Waar mogelijk en zinvol kan de VTOI onderwerpen oppakken samen met (onderwijs)sectororganisaties, en in andere gevallen samen met zusterorganisaties. 2. Positionering VTOI De VTOI vertegenwoordigt op dit moment circa 300 Raden van Toezicht met in totaal circa 1.500 leden. Het PO en VO hebben een groot aandeel in het ledenbestand. Het aantal leden uit het MBO en HBO is beperkt, mede doordat deze sectoren veel minder (maar wel grote) instellingen omvatten. In totaal omvat de onderwijssector ca 1.600 onderwijsinstellingen, 2
waarvan een deel in het PO en VO nog niet het two-tier model (Raad van Toezicht - Professioneel Bestuur) hanteert. Gezien ons ledenaantal c.q. ons huidige aandeel in de onderwijssector, doen we er op dit moment verstandig aan ons met enige bescheidenheid op te stellen waar het gaat om het behartigen van de onderwijsbelangen. Wel werkt de VTOI waar mogelijk actief samen met de Stichting van het Onderwijs en met de verschillende raden. De VTOI onderkent de huidige functie en rol van de platforms van toezichthouders (in het MBO en HBO), en streeft ernaar de afstemming en het samenspel met deze platforms verder te intensiveren. Tegelijk is de VTOI, als enige ledenorganisatie van Raden van Toezicht in het onderwijs, groot en sterk genoeg aan het worden om zich actiever op te stellen als gesprekspartner en als spreekbuis in de media op die momenten waarop dat van ons wordt gevraagd. De leden verwachten steeds meer van ons. Om die rol te kunnen waarmaken zullen we niet alleen sterker moeten worden in de kwaliteit van onze dienstverlening en in onze visie en communicatie, maar zullen we ook moeten willen groeien. Daarvoor liggen ook kansen. In het basisonderwijs neemt het aantal Raden van Toezicht en toezichthoudende besturen steeds meer toe, en in alle sectoren groeit het besef dat het voor toezichthouders van groot belang is om ervaringen te delen, zich te scholen en waar nodig hun stem te laten horen. Toezichthouden kan niet worden opgevat als een vrijetijdsbesteding voor ervaren (oud-) bestuurders en maatschappelijk betrokken individuen. Aan toezichthouders mogen en moeten heldere eisen worden gesteld; toezichthouden is een vak, een professie. Het past goed bij onze huidige positie dat de VTOI zich verder ontwikkelt als een organisatie van professionals die zijn leden goed kent - en door zijn leden gekend wordt. Kennis van leden en bevordering van hun betrokkenheid stelt hoge eisen aan de communicatiemiddelen die de VTOI inzet (website, digitale nieuwsbrief, ledenpanels, bijeenkomsten, debatten en congressen) en aan de kwaliteit van de ondersteuning door het VTOI-bureau. Deze visie brengt met zich mee dat we ernaar streven leden een meer actieve rol te laten spelen binnen de vereniging onder het motto: Van, door en voor de leden. De VTOI is een netwerk waar je bij wilt horen omdat je er beter van wordt in je professie doordat je er collega s ontmoet voor de nodige scholing en de uitwisseling van best practices. De VTOI wil voor haar leden gezaghebbend zijn in woord en daad, een actieve dienstverlener en makelaar vanuit haar rol als organisatie van professionals en een resultaatgerichte vertegenwoordiger en externe belangenbehartiger op de momenten dat de situatie daarom vraagt. Dat stelt eisen aan de VTOI. Hoe hoger de kwaliteit van het gebodene, van het Bestuur en van het bureau, des te gezaghebbender de VTOI als gesprekspartner kan opereren. De VTOI moet zich door visie, kwaliteit van haar activiteiten en door vergroting van haar ledenbasis/draagvlak, kunnen legitimeren als dé gesprekspartner namens de toezichthouders in het onderwijs. Het VTOI-lidmaatschap zou een aanbeveling moeten zijn voor een onderwijsinstelling: VTOI-leden zijn kwaliteitstoezichthouders. Dit streven schept voor de VTOI vervolgens wel de verplichting die kwaliteit ook te handhaven en te versterken. 3
Hoog profiel VTOI Sector/ Organisatie van professionals Belangen organisatie Laag profiel Het huidige profiel van de VTOI Volgens de Wet Goed onderwijs, goed bestuur dient er sprake te zijn van een scheiding tussen bestuur en toezicht, waarbij de keuze van het model aan het bevoegd gezag zelf is. De complexiteit en organisatiestructuur van een instelling vraagt om een goede afweging welke model het meest verantwoord is. Grotere schoolbesturen kiezen overwegend voor een two-tier model (professioneel bestuur met Raad van Toezicht); daarnaast kiezen kleinere schoolbesturen, met name in het PO, voor een one-tier model (onbezoldigd toezichthoudend bestuur, met een gemandateerde directeur-bestuurder) en soms voor tussenvormen. De VTOI dient rekening te houden met deze realiteit en zich open te stellen voor zowel Raden van Toezicht als voor toezichthoudende besturen. 3. Communicatie en versterking betrokkenheid leden Zoals eerder aangegeven vergt deze visie en positionering van de VTOI dat we meer aandacht besteden aan de communicatie, zowel binnen de VTOI als naar buiten. Om de rol van organisatie van professionals beter te kunnen vervullen zullen onze communicatiemiddelen verder moeten worden uitgebreid, kwalitatief verbeterd en zal de communicatie moeten worden geïntensiveerd. Be good and tell it staat aan de basis van het VTOI-beleid, zodat leden en andere stakeholders weten waarmee de VTOI bezig is, en welke resultaten de vereniging daarmee boekt: betrokken en transparant, rekening houdend met de behoeften van leden en stakeholders. De VTOI zal de blik, de oren en de voelhorens naar buiten en naar de leden gericht moeten hebben, en de vertaalslag moeten maken naar nieuwe activiteiten, visieontwikkeling en dienstverlening. Dat stelt hoge eisen aan het Bestuur (representatief en proactief), vereist een professionele bureauorganisatie, een deskundige en betrokken Raad van Advies, en een actieve deelname van leden in adviescommissies. Die actieve leden brengen hun expertise en netwerken in, waardoor het bestuur en het bureau actief voeling houden met de praktijk en met uiteenlopende ontwikkelingen in verschillende regio s en onderwijssectoren. Het Bestuur kiest ervoor om de band met de adviescommissies meer te formaliseren, en zich actiever bezig te houden met hun opdracht en samenstelling. Zo zal een van de bestuursleden de portefeuille communicatie krijgen en zitting nemen in de Commissie, de huidige commissie worden versterkt met een extra VTOI-lid, en zal er externe deskundigheid op dit terrein worden ingehuurd om de ondersteuning vanuit het bureau te versterken. In de begroting van 2013 en de meerjarenbegroting 2014-2016 zal extra budget worden vrijgemaakt voor versterking van de communicatie met en tussen leden, en voor de externe communicatie van de VTOI. 4
4. Vertegenwoordiger en belangenbehartiger De eerder geformuleerde visie op de functie en positionering van de VTOI kan als volgt worden samengevat: De vereniging is belangenbehartiger in de zin van vertegenwoordiger, met name voor alle toezichthouders gezamenlijk en voor het intern toezicht als zelfstandige component in het bestuurlijk stelsel. Het draait uiteindelijk het niet om eigenbelang, maar om het belang van goed intern toezicht dat helpt om goed onderwijs te bevorderen en borgen. Kwaliteitsverbetering ontstaat niet door meer regels en toezicht, maar door verbetering van de kwaliteit van de docenten en andere medewerkers, door verbetering van de organisatie en communicatie binnen de instelling, vanuit een gemeenschappelijke visie. Daarom is de VTOI geen voorstander van het stapelen van regels en voorschriften.in het afgelopen half jaar heeft het Bestuur met de Raad van Advies een aantal keren gediscussieerd over lessen uit bestuurlijke incidenten. Dat heeft geresulteerd in samenhangende visie en 10 aanbevelingen c.q. prioriteiten. Bij de bespreking van de eerste uitkomsten van deze discussie heeft de Ledenvergadering van 4 juni 2012 de VTOI steun gegeven aan het voorstel om prioriteit te geven aan die onderwerpen waar we als VTOI c.q. als Raden van Toezicht zelf het meest direct invloed kunnen uitoefenen. Om dat inhoud te geven heeft het Bestuur samen met de Raad van Advies de voorstellen nader uitgewerkt. In twee bijeenkomsten met de leden zijn de uitgewerkte voorstellen besproken, wat heeft geleid tot het stellen van prioriteiten ten aanzien van inhoudelijke standpunten. In de nota Lessen uit incidenten wordt deze visie verwoord. Vooral in deze zin wil de VTOI de gelegitimeerde gesprekspartner zijn van de minister/rijksoverheid, politiek en sectororganisaties. De VTOI wil actiever naar buiten treden bij majeure kwesties op het gebied van goed bestuur en goed intern toezicht. Reageren op incidenten moet de ondertoon hebben van: voorbeelden waaruit lessen moeten worden getrokken. Daarbij wil de VTOI heldere standpunten innemen als het om de professionaliteit en algemene kwaliteiteisen van het toezicht gaat. Hiertoe willen we vooraf helder formuleren welke minimale eisen worden gesteld aan een Raad van Toezicht c.q. toezichthouder. 5. Dienstverlening De vereniging wil haar leden ondersteunen met uiteenlopende diensten. Daarbij gaat het niet alleen om u vraagt, wij draaien, maar ook om het proactief aanbieden van ondersteuning gericht op cruciale thema s die op korte of langere termijn van belang zijn. Anderzijds moeten we heldere prioriteiten stellen als het gaat om het leveren van diensten. Tijdens het overleg met de leden zijn verschillende voorstellen gedaan, die hieronder worden weergegeven. Weet wat je leden willen en sluit meer aan bij behoeften en wensen. Onderzoek waar leden concreet behoefte aan hebben. Peilen onder leden en stakeholders naar het beeld dat zij hebben van de VTOI en vooral waar hun wensen en behoeften liggen ten aanzien van belangenbehartiging, ontwikkeling van hun professie en de dienstverlening van de VTOI. De VTOI moet hét kenniscentrum worden op het gebied van bestuur en toezicht in het onderwijs, inclusief een helpdesk om bestuurlijke en juridische vragen te kunnen beantwoorden dan wel te verwijzen naar andere bronnen. Dit kan gebeuren samen met gereputeerde partijen. Daarbij denken we aan de volgende functies: Verzamelen en voor leden beschikbaar stellen van nieuwe inzichten, expertise en concepten, ook uit andere sectoren en landen, die helpen om het denken en handelen van leden te versterken Zelf kennis genereren, bijvoorbeeld door onderzoek te (laten) doen en expertise uit te wisselen en te bundelen. Bied leden inhoudelijke ondersteuning c.q. deskundigheidsbevordering in de vorm van publicaties en cursussen, met aandacht voor actuele zaken. Organiseer ontmoetingen tussen leden. 5
Meer aandacht voor intervisie en counseling van de leden. Stimuleer en faciliteer dat er (regionaal) platforms van toezichthouders ontstaan, zodat er uitwisseling van ervaringen kan plaatsvinden. Organiseer een jaarlijkse Dag van het Toezicht waar de leden en belangstellenden in een of twee dagdelen zowel de actuele kwesties krijgen voorgeschoteld als kennis en ervaringen van elkaar en van deskundige derden opdoen om hun instrumentarium up-todate te houden. Workshops, trainingen en de handreikingen/publicaties die op dit moment worden geboden, zijn goed en moeten up-to-date blijven. Organiseer debatten met en tussen leden en of stakeholders over de praktijk van toezichthouden, of juist over incidenten, kritische (beleids)vraagstukken, ook met als doel om de grenzen van ons domein te onderzoeken. Ondersteun eigen initiatieven van leden om bijeenkomsten te organiseren. Bied leden (en niet-leden!) inzicht in de aard en kwaliteit van het scholings- en opleidingsaanbod van andere partijen. Daarbij kan gekeken worden naar de eerste ervaringen die nu worden opgedaan met de VO-academie (www.voacademie.nl). Maak gebruik van congressen en andere bijeenkomsten van derden om onze visie over toezichthouden toe te lichten en te toetsen aan andere visies. De website kan een goed medium voor communicatie zijn, maar moet daarvoor wel een aantrekkelijker en transparanter opmaak krijgen, en interactiever van opzet worden. Helpdeskfunctie voor algemene vragen via de website (FAQ s). Vergroot de interactiviteit van de website met inlogomgevingen waar stakeholders informatie en documentatie vinden, hun jaarverslag kunnen plaatsen als onderdeel van hun verantwoording naar de samenleving, en een waar zij modellen vinden voor een handboek governance, en andere documenten zoals zelfevaluatie RvT en waar leden alle verenigingsstukken en informatie over workshops e.d. vinden, waar thema s in discussieplatforms aan de orde zijn. Wellicht kan er op termijn een Venster van Toezicht komen, analoog aan Vensters voor Verantwoording waarin instellingen hun bestuurlijke structuur en bestuursbeleid transparant maken. Voer issuesmanagement in: systematisch voor de leden in beeld brengen van relevante beleidsinformatie van de sectorraden, de beleidsdirecties van OCW en van de collegaverenigingen. Vroegtijdig destilleren van dilemma s en vraagstukken uit vragen van de leden, in de maatschappelijke discussies, in de politieke meningsvorming en de publieke opinie dient om er op in te kunnen spelen zodat de VTOI in staat is een eigen mening te vormen en die uit te dragen. Vormt de basis voor onze lobby en communicatie naar en met onze stakeholders. Digitaliseer de communicatie met de leden om de betrokkenheid bij beleidsontwikkeling en besluitvorming te vergroten: met een E-NieuwsfliTZ voor ad hoc nieuws en informatievoorziening als extra naast VTOI Nieuws, E-consultatie van concept VTOIbeleidsstukken voordat ze in de ALV komen; E-enquêtes (polls) over actuele thema s, de dienstverlening e.d. Transformeer VTOI Nieuws in de komende periode (2013 2014) naar een eenvoudig en handzaam tijdschrift voor toezichthouders in onderwijsinstellingen; werk hiervoor een redactieformule uit Genereer free publicity in de media die onze doelgroepen (stakeholders, instellingen, wetenschap) bereiken: ingezonden brieven, opinieartikelen, nieuws per persbericht, ook via NieuwsfliTZ en VTOI Nieuws. Stel samen met een WO-instelling onderzoek in naar bepaalde aspecten die toezichthouden verbeteren of de maatschappelijke (en dus politieke) inbedding helpen vergroten. Wees uniek en zorg voor co-creatie door gebruik te maken van je leden. Doe meer aan marketing en houd daarbij rekening met de eigen cultuur van VTOI en zijn leden. Gebruik marketing tools en zorg voor goede werving- en promotiecampagnes om nieuwe leden te werven. Bijvoorbeeld met brochures over de voordelen van de vereniging. Breng van te 6
voren in kaart welke instellingen nog geen lid zijn en wat voor bestuursvorm zij hebben (Two-tier of One-tier). Laat het belang van goed toezicht daarbij de boventoon voeren. Maak factsheets voor stakeholders en nieuwe leden met cijfers & feiten over VTOI en thema s over het toezichthouden: VTOI in zakformaat, VTOI over, VTOI en In het Jaarplan 2013 heeft het Bestuur uit deze vele voorstellen een aantal activiteiten overgenomen die in het komende jaar prioriteit zullen krijgen. 6. Stimulator Stimuleren van goed toezicht bij leden is belangrijk, maar slechts een eerste stap: Stimuleren van goed toezicht vraagt om heldere criteria van wat goed toezicht is, bijvoorbeeld verwoord in een Toezichtcode/Referentiekader. De criteria kunnen door een daarvoor speciale commissie worden benoemd, uitgewerkt en met de leden besproken, waardoor een breed draagvlak ontstaat. Laat leden bespreekpunten en onderwerpen inbrengen (actieve participatie). Op het ledengedeelte van de website dienen de leden dit te kunnen delen met anderen. In fora op de website of via sociale media kunnen discussies worden gestart en gevoerd. Het wil de eigen leden actiever betrekken bij de verschillende beleidsdomeinen, zodat intensiever gebruik wordt gemaakt van hun kennis en ervaring. Dat betekent dat de huidige commissies zullen worden afgebouwd. Voor de toekomst denken we aan de volgende beleidsdomeinen, die gehanteerd worden bij de verdeling van portefeuilles tussen de bestuursleden: Communicatie en verenigingszaken (VTOI Nieuws, NieuwsfliTZ, website), Onderwijsbeleid, Opleiding/scholing, Governance, Arbeidsvoorwaarden/Juridische zaken, Financiën/bekostiging. Voor elke Commissie wordt duidelijk een opdracht geformuleerd. Leden zullen worden benaderd met de vraag, aan te geven op welke terreinen ze over specifieke deskundigheid beschikken, zodat ze gericht kunnen worden benaderd door de VTOI om hierover mee te denken c.q. hierover debatten bij te wonen. Voor enkele beleidsdomeinen zullen we met (tijdelijke) commissies werken, zoals met het domein arbeidsvoorwaarden in de periode dat we bezig zijn met CAO-voorbereidingen of onderhandelingen. De professionalisering van toezichthouder zal, naast cursussen en scholing, verder gestimuleerd worden. De VTOI wil daartoe haar leden stimuleren om gebruik te maken van modellen voor zelf-evaluatie, en zal periodiek een monitor (laten) uitvoeren van de bestuurlijke ontwikkeling en de ontwikkeling in de samenstelling van Raden van Toezicht, zowel naar leeftijd, achtergrond, geslacht, opleidingsniveau en scholingsactiviteiten. Hiertoe kan als eerste de ledenregistratie worden uitgebreid en regelmatig worden geactualiseerd. Daarnaast kan periodiek onderzoek worden gedaan. Leden corrigeren en interveniëren is niet de (directe) verantwoordelijkheid van de vereniging en moet tot een uiterste beperkt worden. Via principes zoals pas toe of leg uit kunnen leden worden gestimuleerd om verder te professionaliseren. De ervaringen en inzichten die hiermee worden opgedaan worden beschikbaar gesteld aan de leden via de website, nieuwsbrieven en andere publicaties. 7