Regeling Lokale Netwerken

Transcriptie

1 Regeling Lokale Netwerken Binnen de BNA functioneren vanaf 2017 lokale netwerken. Deze netwerken opereren vanuit een door de landelijke organisatie gedragen missie, waaraan lokaal (en regionaal) vorm en inhoud wordt gegeven. Deze netwerken komen in de plaats van de BNA-kringen die uiterlijk 1 januari 2018 ophouden te bestaan. De lokale netwerken: - maken lokaal de architectenbranche zichtbaar en herkenbaar. - behartigen de regionale en lokale belangen van de architectenbureaus. - brengen de BNA dichter bij de leden en de leden dichter bij de BNA. In deze regeling is een aantal zaken omtrent het bestaan en functioneren van de lokale BNAnetwerk vastgelegd. Ze gaan over het lokale draagvlak bij de BNA-bureaus, de organisatie van een netwerk, de verdeling van taken en verantwoordelijkheden en het activiteitenprogramma. LOKALE NETWERKEN Functie De lokale netwerken: - zijn op lokaal en regionaal niveau de ambassadeurs van de BNA. - zijn het lokale aanspreekpunt en gesprekspartner voor overheid en de organisaties van opdrachtgevers en bouwparticipanten. - vormen de oren en ogen van de BNA. Ze signaleren wat er leeft, zowel bij architectenbureaus als bij stakeholders en ze weten waar kansen voor architectenbureaus liggen. - verspreiden kennis van en inzicht in (lokale) ontwikkelingen in de branche: symposia, excursies en andere activiteiten vergroten het kennisniveau van de leden. - vormen een platform voor collegiaal contact op regionaal niveau. - werken aan de verbondenheid van de leden en niet-leden met de branche en de BNA en dragen zo bij aan de ledenwerving en -binding. Activiteiten Activiteiten kunnen onder meer zijn: - Overleg en samenwerking met bouwpartners en de lokale overheid. - Lezingen en debatten; - Bureaubezoeken bij collega s; - Projectbezoeken; - Tentoonstellingen; - Architectuurprijsvragen, ook als PR-instrument gericht op bouwpartners, overheid en Jollemanhof 14 Postbus GP Amsterdam T bna@bna.nl

2 publiek; - Excursies in binnen- en buitenland; - Nieuwsbrief, al dan niet digitaal. Toelichting Aard en frequentie van de activiteiten hangt af van de lokale behoeften en wensen van de leden. Het is bijvoorbeeld denkbaar dat in een regio waar bloeiende architectuurcentra bestaan er minder behoefte is aan door BNA netwerken georganiseerde lezingen en debatten. Plaats binnen de BNA De lokale netwerken onderscheiden zich van de andere netwerken binnen de BNA door hun binding met een geografisch gebied. Het geheel aan lokale netwerken hoeft geen landelijke dekking te hebben. Een lokaal netwerk heeft een informeel karakter en kent geen vastgelegde bestuursstructuur. De netwerken zijn geen rechtspersoon. Zonder machtiging van het BNA-bestuur kan een netwerk niet naar buiten optreden. Commissie BNA-LN Om het functioneren van de lokale netwerken te bevorderen, in onderlinge samenhang en in relatie tot de landelijke BNA is de commissie BNA-LN ingesteld. De commissie heeft tot tot taak: - Het beoordelen van initiatieven voor de oprichting van lokale netwerken; - De formele instelling van lokale netwerken; - De toewijzing van gelden uit de algemene middelen aan de lokale netwerken; - De afstemming van de activiteiten van de lokale netwerken op de missie, het beleid en de activiteiten van de landelijke BNA; - Het entameren van het overleg tussen de landelijke BNA en de lokale netwerken onderling. De commissie bestaat uit vijf personen: - Drie door het bestuur benoemde BNA-leden, waarvan ten minste twee leden een actieve betrokkenheid hebben of recent hebben gehad bij een van de lokale netwerken; - De directeur van de BNA; - De bureaumanager van de BNA, met de financiën en het financieel beheer als bijzondere verantwoordelijkheid. ORGANISATIE LOKAAL NETWERK Netwerkteam De organisatie van een lokaal netwerk is lean & mean. Er is een netwerkteam dat bestaat uit tenminste drie personen. Die zijn afkomstig uit drie verschillende bureaus BNA, ze kunnen 2

3 bestuurder van een bureau zijn, persoonlijke lid van de BNA, maar ook directielid of medewerker van een BNA-bureau. Taken netwerkteam Binnen het netwerkteam zijn ten minste de volgende taken verdeeld: - de coördinatie van het netwerk; - de coördinatie van de activiteiten van het netwerk; - het beheren van de financiën; - de interne en externe communicatie; - het onderhouden van de contacten met de andere lokale netwerken en de landelijke organisatie van de BNA. Vertegenwoordiging Naar buiten toe kunnen de leden van het netwerkteam zich presenteren als vertegenwoordiger van het BNA-netwerk. Contactgegevens lokaal-netwerk De netwerken kiezen zelf hun naam, waarin in elk geval de letters BNA voorkomen en bij voorkeur ook een geografische aanduiding. De lokale BNA-netwerken hebben een eigen pagina op de website van de BNA. Onder meer is de samenstelling van de netwerkteams vermeld. OPRICHTING LOKAAL NETWERK Initiatief Het initiatief voor de oprichting van een lokaal netwerk binnen de BNA wordt genomen door ten minste drie aan verschillende architectenbureaus BNA verbonden personen. De initiatiefgroep doet een voorstel voor de oprichting van het netwerk en verwerft de steun van ten minste tien bureauleden van de BNA in het betreffende geografisch gebied. Het voorstel omvat het doel en de organisatie van het netwerk, de verdeling van taken en verantwoordelijkheden, een globale begroting en het activiteitenprogramma. Erkenning als lokaal netwerk binnen de BNA Om als lokaal netwerk binnen de BNA te kunnen opereren moet het initiatief worden erkend door de BNA. Dat gebeurt namens het bestuur van de BNA door de commissie BNA LN (Lokale Netwerken). De initiatiefgroep legt haar voorstel voor aan de commissie BNA LN. Bij het indienen wordt een model-aanvraag gebruikt, die door de BNA beschikbaar is gesteld. De commissie toetst het voorstel aan de criteria en beslist over de erkenning. Betekenis en het nut van de erkenning Een erkend lokaal netwerk: - opereert onder de vlag van de BNA; - kan een beroep doen op financiering uit de algemene middelen van de BNA; - kan gebruik maken van de faciliteiten die het bureau van de BNA biedt zoals de BNAmedia (website en nieuwsbrief) en de ledengegevens; 3

4 - laat de financiële administratie voeren door de BNA. Beoordelingscriteria - Het initiatief heeft draagvlak, zoals moet blijken uit de samenstelling van de initiatiefgroep en de steun van voldoende BNA-bureauleden. - Het programma moet regionaal of lokaal relevant zijn, hetzij door in te spelen op specifieke omstandigheden, hetzij als lokale uitwerking van landelijk beleid of activiteiten van de BNA. Toelichting Initiatieven die niet regionaal of lokaal zijn gebonden vallen onder de netwerken die door de netwerkcoördinatoren bij de BNA worden bestierd. - Het programma past binnen de doelstellingen van de BNA en sluit aan op het actuele beleidsplan/jaarplan. - Het initiatief draagt bij aan ledenwerving en binding. - Het initiatief heeft een solide basis, zoals moet blijken uit onder meer een realistische globale begroting. - De verdeling van taken en verantwoordelijkheden binnen het netwerkteam is helder. Continuïteit lokaal netwerk Een lokaal netwerk blijft in stand door het jaarlijks indienen van een programma met een of meer activiteiten en, waar nodig, een update van de bij de start van het netwerk verstrekte informatie. FINANCIËN Inkomsten De inkomsten van een lokaal netwerken kunnen bestaan uit: a een bijdrage uit de algemene middelen van de BNA; en/of b bijdragen van de deelnemers aan de activiteiten; en/of c door het netwerk verworven subsidies en sponsorbijdragen; en/of d projectgebonden bijdragen uit de algemene middelen van de BNA in het kader van landelijk opgezette projecten; en/of e projectgebonden bijdragen uit de algemene middelen van de BNA die landelijke betekenis hebben. Budget uit de algemene midelen van de BNA Jaarlijks stelt de BNA een budget vast voor de ondersteuning van het projecten/ activiteiten van de lokale netwerken. In beginsel kan twee maal per jaar een projectfinancieringsaanvraag worden ingediend, maar op actuele ontwikkelingen kan altijd alert worden gereageerd. Namens het bestuur van de BNA beoordeelt de commissie BNA LN de aanvragen en kent de budgetten toe. Voor de projectfinancieringsaanvraag wordt een door de BNA beschikbaar gesteld model gebruikt. Er wordt op hoofdlijnen onder meer gevraagd naar een projectplan, een begroting en een tijdsplanning. 4

5 Toelichting Meestal zal de aanvraag voor de oprichting dan wel de continuering van een lokaal netwerk zijn gecombineerd met een aanvraag van een budget uit de algemene middelen. Dat is echter niet noodzakelijk. Zo kan een lokaal netwerk zijn activiteiten ook geheel financieren uit bijdragen van deelnemers, sponsorbijdragen en/of subsidies van derden. Nadat enige ervaring is opgedaan zal worden geëvalueerd of het twee maal per jaar indienen en afhandelen van projectfinancieringsaanvragen in de praktijk naar behoren functioneert. Beoordelingscriteria Er wordt een budget toegekend voor het project of programma-onderdelen van het netwerk, niet voor het netwerk zelf. Uitgangspunt is dat het programma en het netwerk voldoet aan de genoemde criteria. In lijn met het financieel beheer van de BNA worden geen budgetten uit de algemene middelen toegekend voor activiteiten waarvan het profijt in hoofdzaak aan de deelnemers ten goede komt, zoals excursies, opleidingen, diners e.d. Netwerken die de beschikking hebben over door de kringen overgedragen financiële reserves putten eerst deze reserves uit. Het door het lokale netwerk verstrekken van subsidies en/of sponsorbijdragen aan derde uit de algemene middelen van de BNA is alleen mogelijk als het lokaal netwerk daar direct belang of profijt van heeft. Daarnaast zijn van belang: - een solide en realistisch dekkingsplan; - de vliegwielwerking die een toe te kennen budget heeft op de verwerving van andere inkomsten; - indien mogelijk: benutting van andere financieringsbronnen, zoals eigen bijdragen van deelnemers, subsidies en sponsoring; - de proportionaliteit van het aangevraagde bedrag ten opzichte van het totale voor de lokale netwerken beschikbare budget. FINANCIELE ADMINISTRATIE De financiële administratie wordt voor alle netwerken gevoerd door het bureau van de BNA. Dit gebeurt in samenspraak met degene die binnen het netwerkteam verantwoordelijk is voor de financiën. Toelichting De administratie moet voldoen aan de wettelijke eisen aan het financieel beheer door verenigingen en het toezicht daarop door de accountant van de BNA. 5

6 OVERLEG EN AFSTEMMING Opdat de BNA zich landelijk en lokaal consistent presenteert en gecoördineerd zijn missie tot uitvoering brengt is voorzien in gestructureerd overleg en in een aantal instrumenten om tot inhoudelijke afstemming te komen. Overleg Twee maal per jaar is er een bijeenkomst met vertegenwoordigers van de lokale BNAnetwerken en een delegatie van de commissie BNA LN. Het doel is overleg en afstemming tussen de lokale netwerken onderling en met de BNA landelijk, waarbij het inspireren en het uitwisselen van kennis en ervaring voorop staat. In een van de bijeenkomsten zal relatie van de lokale activiteiten met het jaarplan het uitgangspunt vormen, in de andere bijeenkomst komen de organisatie, de financiën en de toekenning van budgetten aan de orde. Afstemming De lokale netwerken stellen jaarlijks een programma op. Dit is een instrument voor de inhoudelijk coördinatie van de activiteiten van de lokale netwerken zowel onderling als met de landelijke BNA. Het beleidsplan en de jaarplannen van de BNA vormen het inhoudelijk kader voor de activiteiten van de lokale netwerken. DE ONDERSTEUNING VAN LOKALE NETWERKEN DOOR DE BNA De lokale netwerken: - kunnen elk jaar aanhaken aan een landelijk gecoördineerde activiteit met lokale betekenis en uitstraling, bijvoorbeeld over gemeentelijk architectuurbeleid, ruimtelijk kwaliteitsbeleid, private kwaliteitsborging of duurzame architectuur; - kunnen gebruik maken van de BNA-website en de BNA Nieuwsbrief door het aankondigen van hun activiteiten op de agenda, het plaatsen van nieuwsberichten en het verstrekken van gegevens voor de netwerken gewijde pagina s; - kunnen deelnemen aan een jaarlijkse inspiratiesessie van de lokale netwerken waarin ideeën en ervaringen worden uitgewisseld; - hebben een vast aanspreekpunt bij het bureau van de BNA. - dienen de administratie en het beheer van de financiën uit te laten voeren door het bureau van de BNA. - kunnen gebruik maken van gegevens uit de ledenadministratie t.b.v. mailingen e.d. - kunnen op basis van een projectplan budget aanvragen voor hun netwerken. 6