Reglement. Special Interest Group (SIG)

Transcriptie

1 Reglement Special Interest Group (SIG) Een SIG bestaat uit verpleegkundigen en verpleegkundig specialisten die affiniteit hebben met een specifiek deskundigheidsgebied of thema binnen de oncologie waarbinnen zij zich volgens de missie van V&VN Oncologie inzetten voor excellente zorg. Doel Het bundelen en verspreiden van kennis en ervaring binnen een specifiek deskundigheidsgebied of thema en het ontwikkelen, aanbieden en actualiseren van diensten of producten met betrekking tot een specifieke patiëntencategorie ten behoeve van verpleegkundigen, verpleegkundig specialisten of andere zorgprofessionals werkzaam in het oncologisch vakgebied. Uitgangswaarden / Verantwoordelijkheden t.a.v. Lidmaatschap: De leden van een SIG zijn (buitengewoon) lid van V&VN Oncologie. Binnen een SIG onderscheiden we leden en actieve leden. Verpleegkundigen die actief lid zijn van een SIG kunnen voor deelname aan een SIG 5 punten per jaar opvoeren onder overige deskundigheidsbevorderende activiteiten van het Kwaliteitsregister V&V. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor opvoering van de punten in het digitaal portfolio. Verpleegkundig Specialisten die actief lid zijn van een SIG kunnen 2 punten per bijeenkomst van een SIG opvoeren, met een maximum van 12 punten, in het digitaal portfolio ten behoeve van herregistratie. Bewijsvoering is verplicht, bijvoorbeeld door aanleveren van notulen van de bijeenkomst. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor opvoering van de punten in het digitaal portfolio. De voorzitter van een SIG meldt het secretariaat van V&VN Oncologie jaarlijks in januari welke SIG-leden het jaar ervoor actief zijn geweest en in welke vorm en dus recht hebben op deze punten. Organisatie: De voorzitter van een SIG wordt voorgedragen door de SIG waarbij het profiel voorzitter SIG leidend is. De voorzitter van een SIG wordt benoemd door het bestuur V&VN Oncologie. Reglement SIG/ april 2013 Pagina 1

2 Een SIG bestaat uit een kerngroep (actieve leden) en leden. De samenstelling van de kerngroep is zichtbaar op de webpagina van een SIG. De kerngroep van een SIG vergadert meerdere keren per jaar, waarvan verslag wordt gelegd. Een SIG vergadert minimaal één maal per jaar met haar leden, waarvan verslag wordt gelegd. Een SIG is verantwoordelijk voor de door hen gevolgde werkwijze, ontwikkelde diensten en producten, welke passen binnen de beleidskaders van V&VN Oncologie, waarbij de voorzitter eindverantwoordelijk is. Een SIG functioneert op basis van door hen vastgelegde werkafspraken welke vallen binnen de kaders van dit reglement. De werkafspraken zijn niet in strijd met het door V&VN Oncologie gevoerde beleid. In de vastgelegde werkafspraken van een SIG is beschreven op welke wijze de verslaglegging en het webbeheer binnen de SIG is geregeld. Contact bestuur V&VN Oncologie: De contactpersoon vanuit het bestuur V&VN Oncologie communiceert met de kerngroep van een SIG aangaande beleid, ontwikkelde diensten en/of producten en het webbeheer. De contactpersoon vanuit het bestuur V&VN Oncologie ontvangt de notulen van alle vergaderingen welke binnen een SIG plaatsvinden. Het bestuur V&VN Oncologie maakt daar waar mogelijk gebruik van de aanwezige inhoudelijke deskundigheid en expertise binnen een SIG, denk bijvoorbeeld aan afvaardiging voor een richtlijnwerkgroep. Op verzoek van de voorzitter van een SIG of op verzoek van de contactpersoon vanuit het bestuur V&VN Oncologie kan de contactpersoon een bijeenkomst van een SIG bijwonen. De voorzitter van een SIG en de contactpersoon vanuit het bestuur V&VN Oncologie onderhouden contact met elkaar met een minimale frequentie van twee keer per jaar. Dit contact vindt onder andere plaats tijdens de halfjaarlijkse voorzittersvergadering. Indien de voorzitter van een SIG niet aanwezig kan zijn bij de voorzittersvergadering, wordt voor vervanging gezorgd. Indien onverhoopt niemand aanwezig kan zijn, verloopt afmelding via het secretariaat van V&VN Oncologie. Een SIG meldt geschillen, mochten deze zich voordoen, bij de contactpersoon van het bestuur V&VN Oncologie. Activiteiten/Producten: De activiteiten en plannen van een SIG worden beschreven in een jaarplan (zie format). Het jaarplan wordt vóór 1 oktober ingediend bij het secretariaat van V&VN Oncologie. Reglement SIG/ april 2013 Pagina 2

3 Een SIG levert kopij voor het jaarverslag van V&VN Oncologie vóór 1 maart aan bij het secretariaat van V&VN Oncologie. In het jaarverslag wordt opgenomen in welke organen/ werkgroepen SIG leden participeren namens V&VN Oncologie. Een SIG is verantwoordelijk voor het actualiseren van de zelf ontwikkelde producten en diensten; Bij presentaties wordt het logo van V&VN Oncologie gebruikt. Logo/benaming van een SIG staat naast het logo van V&VN Oncologie. Oncologiedagen: Het bestuur V&VN Oncologie is eindverantwoordelijk voor duidelijke en eenduidige afspraken omtrent de communicatie rondom de Oncologiedagen waarbij deze verantwoordelijkheid wordt gedelegeerd naar de voorzitter van de Commissie Oncologiedagen. Zowel binnen een SIG als de Commissie Oncologiedagen onderhouden vaste personen het contact aangaande de Oncologiedagen. Een SIG benut zoveel mogelijk de mogelijkheid om zich te profileren op de jaarlijkse Oncologiedagen. Enerzijds door zich te presenteren als SIG voor de bezoekers op het V&VN oncologieplein, anderzijds door een bijdrage te leveren aan één of meerdere sessies/workshops. Een SIG laat maximaal 1 maand na de Oncologiedagen (=eind december), middels een mail aan de contactpersoon van de Commissie Oncologiedagen weten op welke wijze de SIG een bijdrage kan/wil leveren aan de volgende Oncologiedagen en wat de wensen hierbij zijn t.a.v. inhoud van de sessie/workshop. Een SIG kan een voorkeur aangeven voor het tijdstip van de workshop/sessie. De Commissie Oncologiedagen bepaalt uiteindelijk welke onderwerpen en op welk tijdstip een workshop/sessie in het programma wordt opgenomen. Een SIG krijgt na de tweede vergadering (meestal januari) van de Commissie Oncologiedagen te horen welke workshop/sessie is toegekend. Vervolgens vindt overleg plaats tussen de contactpersonen over de definitieve invulling van sessie/workshop. De contactpersoon van een SIG is coördinator van de sessie/workshop en verantwoordelijk voor het aanleveren van de gegevens van de sprekers en van de tekst voor de flyer. (vóór 1 april) De coördinator onderhoudt het contact met de sprekers en begeleidt indien gewenst de sprekers voorafgaand aan de Oncologiedagen. Bij bijzonderheden heeft de coördinator/contactpersoon van een SIG laagdrempelig contact met de contactpersoon vanuit de commissie Oncologiedagen. Wanneer de farmaceutische industrie betrokken is bij een sessie/workshop van een SIG, wordt de acquisiteur ingeschakeld via de Commissie Oncologiedagen en verloopt alle communicatie via hem/haar. De ontbijt-, lunch- en avondsessies tijdens de Oncologiedagen worden altijd gecoördineerd door de acquisiteur in verband met de betrokkenheid van de farmaceutische industrie. Reglement SIG/ april 2013 Pagina 3

4 Als een SIG een geschikt onderwerp wil aandragen voor een gesponsorde sessie wordt zowel het onderwerp als de naam van de contactpersoon van de SIG aan de acquisiteur door gegeven. Oncologica: Een SIG heeft de mogelijkheid zich te profileren middels het vakblad Oncologica door het aanleveren van kopij. De Commissie Oncologica bepaalt uiteindelijk of en wanneer een artikel geplaatst wordt. Externe Communicatie: Website: Een SIG is verantwoordelijk voor het beheren en actualiseren van de eigen webpagina binnen (zie Reglement commissie Digitale Communicatie) Nieuws: Een SIG kan nieuws aanleveren voor de website en decentrale V&VN Oncologie digitale nieuwsbrief door een mail te sturen aan (zie Reglement commissie Digitale Communicatie) Decentrale nieuwsbrief: Een SIG heeft de mogelijkheid om een eigen digitale nieuwsbrief uit te sturen. Het template hiervoor wordt aangeleverd door V&VN Oncologie. (Voor inhoud en beheer zie Reglement commissie Digitale Communicatie) Evenementenagenda: Een SIG maakt middels een aan.. melding van een evenement voor de evenementenagenda. De commissie deskundigheid plaatst het evenement op de evenementenkalender. Op de SIG-websitepagina kan het evenement ook vermeld worden waarbij websitepagina en evenementenkalender op elkaar afgestemd zijn en dezelfde evenementen genoemd worden. (zie Reglement commissie Digitale Communicatie) Financiën: Een SIG krijgt jaarlijks een door het bestuur V&VN Oncologie vastgesteld budget. De kosten van presentatie tijdens de Oncologiedagen worden gedeeld. De kosten van de stand zijn voor rekening van de afdeling V&VN Oncologie. De kosten van bemensing van de stand worden gedragen door de betreffende SIG vanuit het budget. De voorzitter van een SIG ontvangt jaarlijks een vooraf vastgesteld bedrag aan vacatiegeld. De financiële afwikkelingen met betrekking tot het vastgestelde budget lopen via de voorzitter van een SIG en de boekhouder van V&VN Oncologie. Declaraties kunnen ingediend worden bij de boekhouder van V&VN Oncologie met behulp van het declaratieformulier met duidelijke vermelding op welke SIG de declaraties van toepassing zijn. Reglement SIG/ april 2013 Pagina 4

5 De voorzitter van een SIG is verantwoordelijk voor een juiste afhandeling van de declaraties en draagt er zorg voor dat declaraties minimaal één keer per kwartaal (zo mogelijk vaker) worden ingediend. Een SIG ontvangt twee maal per jaar een overzicht van de inkomsten en uitgaven van de boekhouder. De inkomsten van een SIG worden opgenomen in de begroting en bestaande rekeningen van V&VN Oncologie. Deze inkomsten worden geoormerkt als gelden van de betreffende SIG. Indien een SIG activiteiten wil ondernemen waar extra budget voor nodig is, dan wordt dit beschreven in het jaarplan middels een projectverzoek (zie stroomdiagram en format in bijlage) en voorziet in een toelichting. Indien er nieuwe activiteiten ontstaan tijdens het lopende jaar waar extra budget voor noodzakelijk is, dient een SIG een projectverzoek in bij de contactpersoon vanuit het bestuur V&VN Oncologie. (zie stroomdiagram en format in bijlage) Wanneer het projectverzoek wordt goedgekeurd door het bestuur V&VN Oncologie, schrijft de SIG een projectplan. Op basis van dit projectplan wordt een overeenkomst opgesteld door de SIG, acquisiteur en bestuur V&VN Oncologie. In deze overeenkomst wordt opgenomen dat de acquisiteur externe financiering zoekt voor het project en indien er inkomsten worden gegenereerd, zullen de daadwerkelijk gemaakte uren van de acquisiteur en een eenmalig bedrag betaald worden aan V&VN Oncologie. (zie stroomdiagram) Bijlagen Organogram V&VN Oncologie Logo V&VN Oncologie Profiel voorzitter SIG Stroomdiagram Projecten Format Projectverzoek Format Projectplan Format Projectovereenkomst Format Jaarplan Format Jaarverslag Declaratieformulier Voorbeeld Bewijs van Deelname SIG Reglement SIG/ april 2013 Pagina 5