Past Performance bij aanbesteden van werken Workshop PIANOo congres 5 juni 2008 Wim Bakens & Joop van Duren
Inhoud workshop (1) Waarom anders aanbesteden (dan traditioneel)? Wat zijn uw ervaringen? Waarom past performance (PP) meenemen? Deelt u deze overwegingen? Wat zou erop tegen kunnen zijn?
Inhoud workshop (2) Introductie methode PaPer Introductie methode PiPS Welke overeenkomsten ziet u? Welke verschillen? Nadere analyse van overeenkomsten en verschillen Toepassingsmogelijkheden Vragen/opmerkingen
Waarom anders aanbesteden (dan traditioneel)? Veel onvrede traditionele aanpak Laagste prijsklem (blijkt penny wise, pound foolish) Opportunisme (nastreven eigen belang te koste van OG) Weinig coöperatie (ieder voor zich) Versnippering in de keten (veel en vage overdrachtsmomenten) Uitvoerende sector kan geen waarde toevoegen (alleen afprijzen van door anderen bedachte oplossingen) Hoge transactiekosten (pre- en post contractueel) Veel projecten over budget en planning
Wat zijn uw ervaringen? Herkent u dit beeld? Is het te somber? Wanneer werkt de traditionele benadering wel? Welke remedies hanteert u?
Waarom PP meenemen? Gerealiseerde kwaliteit mag/moet lonen Verkleint onzekerheid Triggert professionalisering stok achter de deur Liever feiten over gerealiseerd werk, dan glossy brochures Meetbare prestaties (Hoe) boven ref. lijsten (Wat)
Deelt u deze overwegingen? Lijkt het fair? (nieuwkomers.) Prestaties uit het verleden bieden geen Relevantie PP is beperkt, gedateerd.
PaPer: wat is het? Meten van geleverde prestaties van uitvoerende bouwbedrijven in projecten op gestandaardiseerde manier Laten meewegen van eerder gemeten prestaties bij de aanbesteding van nieuwe projecten
PaPer: Welke prestaties? (1) Managen van tijd Managen van kosten Managen van kwaliteit Is te laat en boven budget opleveren altijd een slechte prestatie van het bouwbedrijf?
PaPer: Welke prestaties? (2) Daarnaast aandacht voor: Veiligheid en gezondheid Milieu en omgeving Informatie en communicatie Klantgerichte houding
PaPer: Hoe werkt het? (1) Gezamenlijke beoordeling door OG en ON na afronding van het project Evt. tezamen met onafhankelijke derde / deskundige Evt. ook al tijdens het project Beoordelingsrapporten met scores (en toelichtingen) opslaan in database
PaPer: Hoe werkt het? (2) (Publieke) OG s laten scores bij vergelijkbare projecten meewegen bij nieuwe aanbestedingen Totaalscores Per aspect Per soort project
PaPer: Wie heeft er baat bij? Opdrachtgevers Op een transparante manier selecteren van beter presterende bedrijven Opdrachtnemers Beter presteren wordt beloond via betere kansen bij volgende projecten Daarnaast: Beter projectmanagement + benchmarking
PaPer: Stand mei 2008 (1) Meetinstrument ontwikkeld door PIANOo / RWS / PSiBouw / Bouwend Nederland op basis van consensus in breed overleg Succesvolle toepassing in ± 15 pilots ICT tool voor online invulling werkt Juristen: toepassen bij selectie kan Uitbreiding in de toekomst: Integrale contracten Architecten, ingenieurs,, opdrachtgevers
PaPer: Stand mei 2008 (2) Opdrachtgeversforum 7 mei: besluit tot invoeringstraject: Grote publieke opdrachtgevers 2009: testen en protocolleren 2010: meten Vanaf 2011: PaPer info gebruiken bij selectie
PaPer voorbeelden PaPer meting leidde tot aanscherping verantwoordelijkheden hoofdaannemer m.b.t. continuïteitsrisico's onderaannemer PaPer meting leidde tot inzicht dat vooraf geschiktheid Projectleider moet worden getoetst en tussentijdse monitoring is gewenst
Introductie PiPS (1) PiPS (ontwikkeld door Dean Kashiwagi ASU) Performance Information Procurement System Best Value Procurement (Q/ = 70/30) Uitvraag: Oplossingsvrij specificeren Vertel hoeveel je daarvoor over hebt
Introductie PiPS (2) Stapsgewijs filteren van gegadigden: Past Performance Information (PPI) Risk Assessment Plans (RAP) Interviews sleutelfunctionarissen Waarde (Q/ ) van het voorstel Pre-award (risk transfer) Construction (performance meting) Post Construction (post constr rating)
Introductie PiPS (3) PiPS Claims 98% binnen budget en planning en naar tevredenheid 80% minder mgmt inspanning bij OG Harde performance data beschikbaar Assessment van deze claims: Claims terecht Extremen behoeven nuancering
Introductie PiPS (4) PP binnen PiPS Alle inschrijvers verzamelen PPI adhv checklist (voormalig OG vult in) Van zoveel mogelijk van hun beste projecten Aantal projecten, hoogte scores bepaalt PP ranking
Introductie PiPS (5) PP checklist 1. Vermogen om kosten te managen 2. Vermogen om planning aan te houden 3. Vakmanschap 4. Professionaliteit en coördinatievermogen 5. Afronding & overdracht 6. Tijdige en open communicatie 7. Werken confrom (huis)regels 8. Opnieuw in business met deze ON?
Introductie PiPS (6) Alternatieve PP aanpak: Inschrijvers van 3 relevante projecten Zelf aan laten geven hoe ze bepaalde zaken aangepakt hebben En waartoe dat heeft geleid Op een verifieerbare manier Aanbesteder verifieert waar gewenst
Introductie PiPS (7) 400 toepassingen in USA 5 toepassingen in NL PhD traject, afronding eind 2009 Meer pilotprojecten op stapel (o.a. RWS)
PiPS voorbeeld Ontwerp, engineer en bouw Stallingsgarage voor > 630 auto s Op perceel X met bebouwingsvoorschriften Y Voor maximaal 4,2 mio euro Resultaat: 692 auto s, 3,7 mio euro Binnen planning, budget en naar tevredenheid
Overeenkomsten en verschillen? Wat doen beide aanpakken? Waarin verschillen ze? Hoe vullen ze elkaar aan?
Verschillenanalyse (1) PiPS is op een specifieke aanbesteding gericht Inkoopinstrument, Past Performance Informatie (PPI) is hiervan een onderdeel.. PaPer meet leveranciersperformance, de meetgegevens worden niet verzameld i.h.k.v. een concrete aanbesteding, maar zijn wel bruikbaar voor toekomstige selecties
Verschillenanalyse (2) Element PaPer PiPS Kwaliteit data Gereglementeerd, juridisch objectief Globaal, focus op OG-waardering Vraagstelling Proceskenmerken Resultaatgerichte vraagstelling Representativiteit data Meting generiek, via extra projectkenmerken specifiek (juridisch proportioneel ) te selecteren vraagspecifiek in te vullen Flexibiliteit Gestandaardiseerd 5-puntsscores Vraagspecifiek!! Organisatie van oordeel OG en ON bij oplevering; eventueel Auditor aanwezig PIPS: oordeel voormalig OG NL-versie: opgave door ON + toets door tenderteam Belang beoordelende OG Direct Meer op afstand, later, algemeen
Verschillenanalyse (3) Element PaPer PiPS Tijd: Resultaat binnen planning Kosten: Resultaat binnen Budget Kwaliteit / Vakmanschap Risico s: Tijdige en open communicatie Tijdige oplevering Gehaalde mijlpalen Tijdige afhandeling restpunten Verhouding geoffreerd versus geaccepteerd M/M- werk. NB: Krachtiger indien absoluut resultaat meegewogen wordt!! 6 specifieke Indicatoren: Certificaten, keuringen, Go / bijwoonpunten, Q-algemeen Ontbreekt expliciet Realiseren geplande Opleverdatum Realiseren binnen overeengekomen Fixed Price Kent Kwaliteit niet specifiek, wel hoe Vakmanschap is ervaren. Hoe heeft de OG het omgaan met risico s en de communicatie hierover ervaren.
Verschillenanalyse (4) Element PaPer PiPS Veiligheid & Omgeving Milieu & Omgeving Informatie & Communicatie Klantgerichtheid Beoordeelt onveilige situaties en beheersing algemeen Beoordeelt op beschikbaarheid, klachtenafhandeling en voorkomen milieuschade Tijdigheid Nakomen afspraken Organisatie Pro-actieve opstelling Klantvriendelijkheid Transparantie Integriteit Geen specifieke vragen. Wel hoe de opdrachtgever de procesbeheersing heeft ervaren. Zit niet in PiPS Verwant met de vraag betreffende Risico s: Hoe heeft de OG het omgaan met risico s en de communicatie hierover ervaren. Zit enigszins in de vraag: mate van tevredenheid / opnieuw in business
Toepassingsmogelijkheden Gunnen op waarde Projecten van zekere complexiteit en omvang Die uitdaging bieden PP meenemen kan bij alle bouworganisatievormen
Kanttekeningen PP versus wet en regelgeving?! PP versus extra workload?! PP versus acceptatie door de sector?! PP werkt het aantoonbaar?!
Vragen/opmerkingen Kunnen PaPer & PiPS elkaar versterken? Zijn ze complementair toepasbaar? Is het of/of of en/en? Welke vragen/opmerkingen heeft u verder?
Dank voor uw aandacht & Inbreng!! Wim Bakens wbakens@tiscali.nl Joop van Duren j.van.duren@hszuyd.nl