Bron: Facility Management Magazine, augustus 2005, J.M.A. van Duren, p 56 ev Joop van Duren is docent facility managent en lid van de FM Innovation

Transcriptie

1 Bron: Facility Management Magazine, augustus 2005, J.M.A. van Duren, p 56 ev Joop van Duren is docent facility managent en lid van de FM Innovation FMInnoavtion onderzoekt innovatieve aanbestedingsmethode PiPS Korte introductie FMInnovation Het toegepast wetenschappelijk onderzoek krijgt ook in Nederland steeds meer de erkenning die het ook internationaal geniet. Door de invoering van de MAba-structuur vanuit de Bologna akkoorden van de EU is de vraag naar toegepast wetenschappelijk onderzoek om het werkveld te dienen enorm in opkomst. Het innovatie platform (voorgezeten door J.P. Balkenende ziet kenniscirculatie vanuit de lectoraten als een van de belangrijkste methoden om "Nederland als Innovatie land' op de Europese kaart bij de top 5 te plaatsen. Daarbij is een belangrijke rol voor de Hogescholen in Nederland weggelegd. Hogescholen hebben de opdracht zich in toenemende mate ook bezig te houden met toegepast wetenschappelijk onderzoek. Nederland wil immers terrein (terug)winnen op het gebied van de "kenniseconomie". Een van de instrumenten die hogescholen daarvoor inzetten zijn "Lectoraten". Een Lectoraat is een researchgroep die: - de body of knowledge van een bepaald vakgebied wil vergroten, - nieuwe inzichten wil aanreiken aan het onderwijs (kenniscirculatie), - wil bijdragen aan het professionaliseren van docenten van hogescholen - wil vertrekken vanuit "praktijkvragen" FMInnovation is een Lectoraat dat door Hogescholen van Utrecht, Saxion en Zuyd is geïnitieerd. In januari 2004 is Mark Erik Nota als eerste Lector op het gebied van Facility Management in Nederland geïnstalleerd. Mark Erik Nota heeft een kenniskring (afkomstig van de deelnemende hogescholen) om zich heen verzameld en een researchagenda opgezet. Mark Erik Nota, Lector Facility Management: Het PiPS onderzoeksprogramma vormt een goed voorbeeld dat laat zien dat wij als lectoraat kien zijn op het genereren van in de praktijk bruikbare kennis enerzijds, en het laten circuleren van die kennis anderzijds.

2 Deze researchagenda strekt zich uit over 4 domeinen: - de structurering van facilitaire organisaties - professionaliseren van inkoop en aanbestedingen - kwaliteitsmanagement - de beleving van de eindgebruiker Inmiddels lopen er onderzoeksprojecten en programma's binnen deze domeinen, zijn er master en bachelor afstudeerstudenten ingezet op deelprojecten, is er een boek verschenen (Facility Management, organiseren, consumeren of beleven, Arko 2004), zijn er tal van artikelen gepubliceerd en heeft FMInnovation aan verschillende (internationale) congressen bijgedragen. Wat is PiPS? Binnen het domein professionaliseren van inkoop en aanbestedingen loopt er een onderzoeksprogramma naar de in Amerika ontwikkelde innovatieve aanbestedingsmethode PiPS: Performance Information Procurement System. PiPS is ontwikkeld is aan de Arizona State University, Phoenix/Arizona, door dr. D. Kashiwagi. De methode is bedoeld voor het selecteren van de beste contractor voor een specifiek (complex) project. Daarbij is de focus om zoveel mogelijk "value" te krijgen voor het budget dat de opdrachtgever heeft voor het betreffende project. Daarnaast gaat van deze werkwijze een sterke druk uit richting aanbieders tot professionaliseren. De druk komt door vier aspecten: 1. de past performance telt mee; 2. de aanbieder wordt gedwongen de risico's te identificeren en meetbaar te maken; 3. de performance op projecten wordt doorlopend gemonitord. De contractor wordt gedwongen zijn eigen performance inzichtelijk te maken. 4. de performance tijdens het onderhavige project, bepaalt tevens voor 50% de Past Performance Information (PPI) rating bij toekomstige aanbestedingen.

3 Aanleiding voor dit onderzoek Zoals bij alle FMInnovation onderzoeken, ligt de aanleiding besloten in een vraag vanuit de ( bouw) praktijk. Felix van Baal, directeur van het huisvestingsbedrijf van het UMC St. Radboud te Nijmegen, oriënteerde zich op alternatieve aanbestedingsmethoden als gevolg van onvrede met de traditionele methoden. Als grote aanbestedende partij heeft dit huisvestingsbedrijf ook last gehad van zaken die door de parlementaire enquête commissie o.l.v. mw. Vos zijn beschreven in het bekende eindrapport. De eerste kennismaking met de PiPS methode vond enkele jaren geleden plaats. Het vermoeden bestond dat deze methode een bijdrage zou kunnen leveren aan enkele gezamenlijke (opdrachtgevers en opdrachtnemers) wensen: - een betere verhouding tussen prijs en kwaliteit - meer transparantie in aanbestedingsprocessen - meer projecten binnen budget, planning en conform verwachtingen van de opdrachtgever. Toen Mark Erik Nota en Felix van Baal hun plannen bespraken, bleek al snel dat een onderzoek naar PiPS een typische win-win situatie zou betekenen. Het huisvestingsbedrijf van het UMC St. Radboud krijgt door dit onderzoek zicht op de toepasbaarheid en de meerwaarde van de PiPS methode voor haar aanbestedingen. FMInnovation kan de onderzoeksresultaten vertalen naar het onderwijsaanbod van de gelieerde bachelor en masteropleidingen, zodat deze aan actualiteit winnen. Felix van Baal, huisvestingsbedrijf UMC St. Radboud: de complementaire kennis en kunde van mijn projectmanagers en de mensen van FMInnovation, maakt dat ik veel sneller kan beschikken over praktisch toepasbare tools die mij helpen nieuwbouw en onderhoudsprojecten aan te besteden en te managen Researchpartners Een onderzoeksprogramma als PiPS komt het beste uit de verf als de beroepspraktijk, de overheid, (hoger)beroepsonderwijs en wetenschap de krachten bundelen. Met trots presenteren wij dan ook de volgende researchpartners: Huisvestingsbedrijf van het UMC St. Radboud te Nijmegen PBSRG (Performance Based Studies Research Group, ASU/Phoenix) PsiBouw (Proces- en Systeeminnovatie in de Bouwsector) is de door de overheid geïnitieerde werkplaats voor het Nederlandse netwerk van innovatieve bouwers, toeleveranciers, dienstverleners, opdrachtgevers, kennisorganisaties en gebruikers. Doel is het vernieuwen van inkoopstrategieën, bouwconcepten, rolverdeling en samenwerkingsprocessen)

4 Universiteit Twente (Faculty of Engineering Technology, Department of Construction Management en Engineering) Prof. Dr. Ir. A.G. Doreé Lectoraat FMInnovation o.l.v. Mark Erik Nota Annelies Crama, Clustermanager PSiBouw: Dit onderzoek draagt rechtstreeks bij aan waar wij voor staan: het ontwikkelen van instrumenten die bijdragen aan proces en systeeminnovatie in de bouw. Dat is uiteraard geen PiPS doel in op stappen zich, maar zal leiden tot meer transparantie, gezonder evenwicht tussen prijs en performance en last but not least meer projecten op tijd, binnen budget en naar PiPS klanttevredenheid is in Amerika inmiddels opgeleverd. bij circa 400 projecten toegepast. We zien zeer positieve resultaten t.a.v. de beheersing van tijd, budget en kwaliteit. Ook klanttevredenheid ligt bij PiPS projecten significant hoger dan bij niet PiPS projecten. De transparantie van het informatiesysteem heeft verder ook een aanmerkelijke reductie van toezicht en besluitvorming door opdrachtgever tot gevolg (diverse publicaties van Kashiwagi en FMInnovation/Masterafstudeerscriptie Andries van Bentum: PiPS in USA, 2005) Bovendien geven contractors aan er de voorkeur aan te geven in een PIPS omgeving te werken omdat: daar meer winst gemaakt kan worden dan in een omgeving waarin de laagste prijs alleszeggend is ze de projecten meer naar hun hand kunnen zetten dankzij hun eigen inbreng ze efficiënter kunnen werken omdat er minder bureaucratie is ze efficiënter kunnen werken omdat ze vooraf alle risico's en de remedies daarvoor in beeld hebben De PiPS methode is erop gericht inschrijvers te ranken op basis van scores in een 6 tal stappen. PiPS separeert op deze wijze de "high performers" van de "low performers". Daarom is PiPS alleen geïnteresseerd in onderlinge verschillen tussen inschrijvers. De beste contractor moet op de ranking list immers op nummer 1 komen te staan. Na elke filter worden er inschrijvers uitgesloten, totdat uiteindelijk "the best you can afford" het project gegund krijgt. filter 1: PiPS gaat er vanuit dat de performance uit het verleden een bruikbare eerste indicator is voor het selecteren van een kwalitatieve aannemer. Inschrijvers selecteren zelf een aantal gerealiseerde projecten en vragen de daarbij behorende opdrachtgevers de Past Performance formulieren (vast format) voor die projecten in te vullen

5 en in te sturen. Inschrijvers worden uitgedaagd van zoveel mogelijk projecten past performance info aan te reiken. filter 2: PiPS gaat er vanuit dat het vermogen om risico's te voorzien en te beschrijven hoe ze het best geminimaliseerd dan wel gemanaged kunnen worden een belangrijke indicator is voor toekomstige high performance tijdens de bouw/realisatie. Inschrijvers wordt gevraagd een risk assessment plan te schrijven, op hoofdlijnen. Daarbij moeten ze aangeven welke projectrisico's ze zien, ze te prioriteren en per risico aan te geven hoe ze denken ermee om te gaan. Deze risk assessment plans moeten anoniem beoordeeld worden. PiPS gaat er tevens van uit dat de competenties van sleutel functionarissen van eminent belang zijn om tot high performance te komen. Daarom worden in deze stap interviews gehouden met sleutelfunctionarissen. Daarbij wordt ingezoomd op hun past performance, maar ook gekeken naar hun vermogen om het betreffende project goed te kunnen managen/realiseren. Bespreking van het risk assesmentplan en hun visie daarop is in ieder geval onderdeel van het interview. filter 3: PiPS biedt inschrijvers de ruimte met (verbeter)voorstellen te komen, hun know how in te brengen en met alternatieven qua bouwwijze, materiaalgebruik etc. te komen. Prijs info en verbetervoorstellen worden tezamen met de input uit filter 1 en 2 doorgerekend. Het systeem levert een ranking op van inschrijvers waarbij de beste performer op één komt te staan, rekening houdend met de criteria en de weging daarvan zoals de opdrachtgever dat vooraf heeft aangegeven. filter 4: zogenaamde Pre award fase. Hierin worden alle risico's in detail doorgewerkt en doorgesproken. De contractor maakt een gedetailleerd planningsschema, richt zijn kwaliteitsborgingprocedures in, en bespreekt met de opdrachtgever alle overige openstaande punten. Als partijen het geheel eens worden, volgt gunning en ligt het risico om het project voor een vaste prijs binnen planning en volgens kwaliteitsverwachtingen op te leveren bij de contractor. filter 5: Uitvoeringsfase waarbij de contractor zijn eigen performance meet en er wekelijks over rapporteert. De opdrachtgever kan zo zonder zelf veel managementcapaciteit in te zetten, toch de vinger aan de pols houden. Rapportage gebeurt a.d.h.v. een vast format waarbij een

6 zogenaamd risk number indiceert of risico's toe- danwel afnemen. Deze wijze van rapportage (waartoe de contractor zich verplicht) stelt de opdrachtgever in de gelegenheid in het vroeste stadium inzicht te hebben in (dreigende) verschillen tussen werkelijkheid en planning, budget en kwaliteitsverwachtingen filter 6: Na oplevering van het project beoordeelt de opdrachtgever de performance. Deze current performance score bepaalt voor 50% de Past Performance score bij toekomstige aanbestedingen. Daarin ligt een belangrijke trigger voor de contractors om werkelijk high performance te leveren! PiPS Onderzoeksprogramma FMInnovation onderzoekt o.a: - De mate van veranderingsbereidheid bij opdrachtgevers én opdrachtnemers - Welke lessen we in Nederland al geleerd hebben m.b.t. innovatief aanbesteden - Of PiPS toepasbaar is binnen de richtlijnen aangaande Europees aanbesteden - Belangen en noden van opdrachtgevers en opdrachtnemers bij aanbestedingstrajecten - De ervaringen van de 400 uitgevoerde projecten in Amerika - De toepassing van PiPS (elementen) bij pilot aanbestedingen vanaf de herfst van Het theoretisch fundament vanuit geldende economische wetten - Het stuwend effect op de professionalisering van opdrachtgevers en opdrachtnemers. Binnen het onderzoeksprogramma lopen dus meer praktische en meer wetenschappelijk theoretische onderzoeken parallel aan elkaar. We hebben de stellige verwachting dat de uitkomsten van deze beide onderzoeksstromen complementair aan elkaar zullen zijn. Zo zal er medio 2006 een praktische manual verschijnen die de methode beschrijft, en die tips geeft bij de toepassing ervan. Afronding van de wetenschappelijke onderzoeken zal rond 2008 aan de orde zijn André Doreé, Universiteit Twente, De wetenschap is geïnteresseerd in een degelijke verklaring van de successen vanuit geldende economische theorieën. Dat moet de weg voor implementatie van deze methode vereffenen. Daarnaast heb ik belangstelling voor het stuwend effect op de professionalisering van opdrachtgever en opdrachtnemer dat van deze methode uitgaat. Want al te vaak wordt er naar elkaar gewezen, maar ik ben ervan overtuigd dat aan beide zijden winst te behalen valt. Onderzoeksresultaten tot nu toe: In februari 2005 hebben twee projectmanagers van het huisvestingsbedrijf UMC St. Radboud, een master-afstudeerstudent en de projectleider van dit onderzoek een bezoek van een week

7 gebracht aan de Arizona State University, en deelgenomen aan de jaarlijkse PiPS conference. We hebben daar met opdrachtgevers en opdrachtnemers gesproken en veel data meegekregen m.b.t. de 400 uitgevoerde projecten. Analyse van e.e.a. levert o.a. op dat: meer dan 90% van de uitgevoerde projecten wordt binnen de planning en budget en volgens verwachtingen opgeleverd. per saldo zowel voor opdrachtgever als voor opdrachtnemer tijd bespaard wordt door het hanteren van deze methode. Wel is in het voortraject meer tijd nodig, dat wordt in de loop van het project echter ruimschoots goedgemaakt. er veel minder "verrassingen" optreden tijdens de bouw Dit is terug te voeren op de systematische aandacht voor risico minimalisatie tijdens de selectieprocedure Daarnaast hebben we een eerste inventarisatie van de "lessons learned" bij innovatieve aanbestedingen in Nederland. Daarmee zullen we ons voordeel doen bij het verdere onderzoek en implementatie van PiPS. Ook t.a.v. de Europese aanbestedingsrichtlijnen hebben eerste resultaten. Gebleken is dat met name de bewaking van de objectiviteit bij het afnemen van interviews een aandachtspunt is. Ten aanzien van de veranderingsbereidheid hebben we kunnen optekenen dat deze zowel aan opdrachtgevers als aan opdrachtnemers zijde duidelijk aanwezig is. De roep om een professionele, transparante en innovatieve bedrijfstak is aan beide zijden duidelijk hoorbaar. FMInnovation hoopt daaraan met dit researchprogramma een wezenlijke bijdrage te leveren. Joop van Duren, docent Hogeschool Zuyd, Lid FMInnovation: Als projectleider van dit onderzoeksprogramma krijg ik de kans dit betekenisvolle project inhoudelijk, procesmatig en onderzoekstechnisch te coördineren. Voor studenten betekent dit up to date en relevante leerstof, voor UMC St. Radboud draagt dit project direct bij aan hun omvangrijke bouwpraktijk. Tot slot krijg ik d.m.v. een promotietraject de kans de wetenschappelijke onderbouwing van de methode uit te werken. De driehoek, praktijk, beroepsonderwijs en wetenschap wordt daardoor verder versterkt, Hetgeen de performance van de hele bedrijfstak ten goede komt.