GEMEENTEBESTUUR UITGEEST Nota / advies van: G.A.F. van den Broek Behandelende afdeling: Directie Datum: 24-02-2013 NR. TITEL: Buitendienst, invulling vacatureruimte KORTE PROBLEEMSTELLING/ONDERWERP: 8 mei 2012 (B2012.0226) is besloten dat de huidige medewerkers van de buitendienst in dienst van de gemeente Uitgeest blijven. Daarnaast is afgesproken dat de organisatie het eerste kwartaal 2013 een advies richting de raad zou verstrekken over het aantal benodigde vaste medewerkers en de inzet van externen. (i.v.m. B en W notulering zeer beknopt advies, voor uitgebreid advies z.o.z.) SAMENVATTEND ADVIES: -Instemmen met de offerte onderhoud groenwerkzaamheden van de Meergroep voor 2013, waarbij een deel van de medewerkers van de Meergroep flexibel kan worden ingezet. -Instemmen met het openstellen van een vacature medewerker grijswerkzaamheden/stratenmaker ten behoeve van de buitendienst. -Instemmen met het vervallen van de overige vacatures (1,67 fte). -Instemmen met het gedurende vijfjaar opnemen van een bedrag van 40.000 in de exploitatie ten behoeve van renovatie groen. -Instemmen met het opnemen van een bedrag van 14.000 voor inzet externe aannemers t.b.v. inhuren kraan e.d. (jaarlijks). -Instemmen met het onderzoeken of het systeem van de Reinunie in Heemskerk, Beverwijk en Velsen een optie voor de gemeentewerf van Uitgeest zou kunnen zijn. -Instemmen dat de werkzaamheden ongediertebestrijding niet meer in eigen dienst en voor kosten van de gemeente worden uitgevoerd. -Instemmen met het nader onderzoeken welke digitale voorzieningen voor de buitendienst kunnen worden ingezet. -Instemmen met het onderzoeken of werkzaamheden door inzet van medewerkers van de ons omliggende gemeenten kan worden uitgevoerd en materieel voor kortere perioden kan worden uitgeruild (bestuurlijk overleg). Behandeling in de gemeenteraad: ja Datum: Bespreken in Commissie: GGZ Paraaf afd.hoofd: ^ Voorlichting: nee Bespreken GO/OR: ja Openbaar: ja Advies secretaris: Vragen/opmerkingen portefeuillehouder: Conceptbrief samenstellen i.o.v. portefeuillehouder: ja/nee Akkoord Burgemeester % Bespreken Secretaris Wethouder Spaanderman 4- Wethouder Linnartz
Besluit van B&W d.d.: 12-03-2013 Nummer: B2012.1559 Akkoord Persbericht: ADVIES BEHANDELENDE AFDELING: Probleemstelling: (wie, wat, waar, wanneer, waarom) 8 mei 2012 (B2012.0226) is besloten dat de huidige medewerkers van de buitendienst in dienst van de gemeente Uitgeest blijven. Het advies bevatte onderstaande besluitvorming: -Instemmen met de huidige negen formatieplaatsen van de buitendienst. -Instemmen met behoud van het formatiebudget van de buitendienst ten behoeve van flexibele externe inzet in 2012. -Instemmen met een wijkgerichte aanpak van werkzaamheden, zowel groen als grijs, door de buitendienst. -Instemmen met het inhuren van de Meergroep voor buikwerkzaamheden die met name seizoensgebonden zijn, zoals bijvoorbeeld grasmaaien. -Instemmen dat op basis van de geleverde gegevens in 2012 het eerste kwartaal van 2013 een meerjarenplanning komt voor wat betreft de benodigde formatieplaatsen bij de buitendienst. Het werkgebied van de buitendienst bestaat uit werkzaamheden betreffende groen, spelen, straatmeubilair, inzameling afval, vegen, openbare verlichting, gladheidbestrijding, evenementen. Bijgaand overzicht "areaal buitendienst 2013" geeft de werkzaamheden weer voor welke de medewerkers van de buitendienst verantwoordelijk, dan wel niet verantwoordelijk zijn. De werkzaamheden worden door de onderstaande formatie de van buitendienst uitgevoerd. Op basis van de urenverantwoording in 2012 is onderstaand de benodigde inzet per werkgebied berekend. De inzet van de vaste medewerkers laat in 2012 een verschuiving zien richting grijswerkzaamheden en de gemeentewerf. Ten behoeve van de uitvoering werkzaamheden groen is extra incidentele inzet gepleegd door de Meergroep, een uitzendkracht en ingehuurde hoveniers. Huidige formatie buitendienst: Voorman beheer openbare ruimte/ wijkbeheerder Medewerker beheer openbare ruimte Werfbeheerder Vacatureruimte Totaal Inzet van de huidige medewerkers: Groenvoorziening Grij swerkzaamheden Gemeentewerf Wijkbeheer, meewerkend voorman, toezicht, planning, administratie Totaal 3,00 fte 5,00 fte 1,00 fte 2,67 fte 11,67 fte 4,30 fte 1,40 fte 1,30 fte 2,00 fte 9,00 fte De buitendienst had in 2012, naast de inzet van de vaste medewerkers, een totaalbedrag van 184.000 beschikbaar ten behoeve van uitvoering van werkzaamheden in het groen ( 124.000 vacatureruimte en 60.000 ten behoeve van inhuur externen, conform begroting 2012). Voor de reguliere werkzaamheden onderhoud groen is in 2012 een bedrag van 134.716 uitgegeven. 2
Buitendienst gemaakte kosten 2012 ten opzichte van raming kosten 2013 Werkzaamheden behorende tot de reguliere werkzaamheden buitendienst 2012 2013 Meergroep groen- en maaiwerkzaamheden, 77.204,00 79.243,00 conform bestek. De verhoging in 2013 is inclusief areaaluitbreiding. Meergroep in 2012 inhuur diverse "losse" werkzaamheden op afroep; Meergroep in 2013 flexibele inzet medewerkers voor extra werkzaamheden 27.800,00 36.072,00 door heel Uitgeest. Hoveniersbedrijven, gedurende 8 weken; 19.800,00 0 Inhuur vakantiekracht, gedurende 12 weken. 7.900,00 0 Subtotaal 134.716,00 117.328,00 Meergroep onderhoud Sportpark 31.995,00 28.685,00 Totaal 166. 711,00 146.013,00 Groenvoorziening Het groenonderhoud van De Koog, De Kleis /Waldijk en het sportpark is ondergebracht bij de Meergroep. Het maaien van alle gazons is eveneens uitbesteed bij de Meergroep. Het Oude Dorp en De Koog zijn in onderhoud bij gemeentemedewerkers zelf, met uitzondering van zwerfvuil rapen, kanten steken en een deel hagenknippen. Deze buikwerkzaamheden zijn conform de afgesloten overeenkomst door de Meergroep uitgevoerd. Daarnaast is in 2012 de Meergroep incidenteel op afroep voor diverse andere groenwerkzaamheden ingehuurd. Het onderhoud van de begraafplaats wordt door de medewerkers van de gemeente zelf uitgevoerd. Om de groenwerkzaamheden beter beheersbaar te houden, zou er een efficiëntieslag gemaakt dienen te worden. Met name in het bestaande groen in het Oude Dorp en De Koog. In bovenstaande wijken bestaat het groen voornamelijk uit veel vakken met sierheesters en bomen en gazon. De vakken met sierheesters zijn zeer arbeidsintensief. Dit komt mede door veroudering van de vakken, veel vakken vertonen lege plekken. In 2012 is een begin gemaakt met deze inhaalslag ten einde het beeld van de buitenruimte te verbeteren en zijn verouderde en arbeidsintensieve vakken vervangen door gras of bestrating (zie bijlage: Renovatie groenwerkzaamheden 2012-2013). Grijswerkzaamheden Onder grijswerkzaamheden vallen: het oplossen van rioolproblemen, werkzaamheden straatmeubilair, plaatsen verkeersborden, plaatsen straatnaamborden, uitvoeren klein straatwerk, werkzaamheden en inspecties speelvoorzieningen en het plaatsen van hekwerken. Veelal gaat het bij grijswerkzaamheden eveneens om meldingen van burgers die opgelost dienen te worden. Het merendeel van deze werkzaamheden, straatwerk en het oplossen van rioolproblemen, wordt op dit moment uitbesteed. Gemeentewerf Op de gemeentewerf komen jaarlijks bijna 25.000 (22.000 in 2011) burgers om afval te brengen. De gemeentewerf heeft een vaste werfbeheerder. De gemeentewerf is gedurende vier middagen en twee ochtenden per week geopend. 3
Op de zaterdagochtend word de werf door twee medewerkers gerund. Op een zaterdagochtend komen er gemiddeld 200 burgers. De opbrengsten van de gemeentewerf staan niet in verhouding tot het aantal bezoekers: 2011 2.161,75 2012 e 1.866,77 Ongediertebestrij ding In de gemeente Uitgeest wordt de ongediertebestrijding geheel gratis door de buitendienst uitgevoerd. Twee medewerkers volgen hiervoor jaarlijks een vervolgcursus en zijn derhalve bevoegd. Het betreft hier geen wettelijke taak. In de IJmondgemeenten en Castricum worden deze werkzaamheden door derden uitgevoerd, op kosten van de burgers. Administratieve werkzaamheden Sinds begin 2012 is de buitendienst eveneens aangesloten op het digitale netwerk van de gemeente Uitgeest. Voor het efficiënter werken ten behoeve van het onderhoud van bomen, speervoorzieningen, lichtmasten, rioolkolken e.d. is verdere uitbouw van de digitale voorzieningen voor de buitendienst wenselijk. Samenwerking andere gemeenten De werkzaamheden die nu door derden (niet zijnde de Meergroep, gemeenschappelijke voorziening) worden uitgevoerd, kunnen wellicht eveneens door inzet van medewerkers van de ons omliggende gemeenten worden uitgevoerd. Daarnaast wordt zowel bij de gemeente Uitgeest als bij andere gemeenten niet alle materieel voor 100% ingezet en zou uitruil voor kortere perioden wellicht tot de mogelijkheden behoren. Oplossing: Groenvoorziening Waar mogelijk zouden de vakken met sierheesters gerooid en ingezaaid kunnen worden met gras, eventueel aangevuld met bomen of hagen. In enkele gevallen kunnen delen worden bestraat. Voor deze renovatiewerkzaamheden wordt voorgesteld de komende vijfjaar een bedrag van 40.000 in de exploitatie op te nemen. Het betreft hier een budgetneutrale post in verband met het vervallen van vacatureruimte bij de buitendienst. In de gemeenten om ons heen zie je bovenstaande efficiencyslagen eveneens gebeuren. Veel van het werk kan door de buitendienstmedewerkers zelf worden uitgevoerd, maar daarnaast is inhuur van bijvoorbeeld een kraan noodzakelijk. De offerte van de Meergroep in 2012 maakte dat iedere "extra" opdracht betaald diende te worden. In verband met het bevorderen van de flexibiliteit van de inzet van medewerkers van de Meergroep is een offerte gevraagd waarbij Uitgeest de inzet van het aantal medewerkers van de Meergroep zelf kan bepalen. Het voordeel van het uitzetten van deze werkzaamheden bij alleen de Meergroep is datje als gemeente met één contactpersoon te maken hebt. Voorts kan een verwachte besparing van ca. 20.000 op jaarbasis worden verwacht en zijn er minder administratieve werkzaamheden. Oktober 2013 zal worden geëvalueerd of voortgang van deze werkwijze wenselijk is. Grijswerkzaamheden Het uitbesteden van kleine grijs/straatwerkzaamheden kost relatief veel tijd en geld. Daarnaast kan een vaste medewerker veel directer worden ingezet op meldingen van burgers over scheve tegels, verzakt straatwerk, verstoppingen riool, het ondergronden van speelterreinen en reparaties om en rond brandkranen. Het betreft hier met name een verbetering van de kwaliteit en effectiviteit van de dienstverlening aan de burgers. Het aanstellen van een vaste medewerker voor grijs/straatwerkzaamheden zal eveneens een besparing opleveren van kosten voor externe inhuur. Geadviseerd wordt om 1 fte in te vullen met een medewerker grijs/stratenmaker. Inzet externe aannemers Ten behoeve van de groen- en grijswerkzaamheden is incidenteel externe inhuur van aannemers nodig, t.b.v. het inhuren van een kraan e.d.. Geadviseerd wordt een bedrag van 14.000 structureel in de 4
5. exploitatie hiervoor op te nemen. Het betreft hier een budgetneutrale post in verband met het vervallen van vacatureruimte bij de buitendienst. Gemeentewerf Onderzoeken of het systeem van de Reinunie in Heemskerk, Beverwijk en Velsen voor Uitgeest een optie zou kunnen zijn om de opbrengsten van de gemeentewerf te verhogen. Ter overweging meegeven: - Een pasje per adres uitgeven, waarop het maximaal aantal kilo (bijvoorbeeld 500) gratis afval per jaar wordt bijgehouden Daarna dient een bedrag te worden betaald. - Het plaatsen een weegbrug, waardoor er beter controle kan plaatsvinden op de aangeleverde hoeveelheden. - Het afgeven van een sticker per huishouden voor de kliko en kliko's zonder sticker innemen. Ongediertebestrij ding De werkzaamheden in het kader van ongediertebestrij ding met ingang van besluitvorming door de raad niet meer in eigen dienst en voor kosten van de gemeente Uitgeest uitvoeren. Administratieve werkzaamheden Nog nader te onderzoeken welke digitale voorzieningen er in de gemeente Velsen beschikbaar en noodzakelijk zijn ten behoeve van het efficiënter inzetten van de buitendienst van de gemeente Uitgeest. Samenwerking andere gemeenten Nog nader onderzoeken of werkzaamheden door inzet van medewerkers van de ons omliggende gemeenten kan worden uitgevoerd en materieel voor kortere perioden kan worden uitgeruild. Financiële aspecten/risico's: Groenvoorziening/Offerte Meergroep De geraamde kosten voor 2013 komen met de offerte van de Meergroep ca. 20.000 lager uit dan geraamd. Inzetten huidige vacatureruimte buitendienst ( 124.000) Het inzetten van een vaste grijsmedewerker/stratenmaker wordt geschat op 50.000. Renovatie groenwerkzaamheden 40.000. Externe inzet aannemers 14.000. Structurele besparing formatie buitendienst 20.000. Deze is inmiddels opgenomen in de tweede begrotingswijziging 2013. Samengevat advies: -Instemmen met de offerte onderhoud groenwerkzaamheden van de Meergroep voor 2013, waarbij een deel van de medewerkers van de Meergroep flexibel kan worden ingezet. -Instemmen met het openstellen van een vacature medewerker grijs werkzaamheden/stratenmaker ten behoeve van de buitendienst. -Instemmen met het vervallen van de overige vacatures (1,67 fte). -Instemmen met het gedurende vijfjaar opnemen van een bedrag van 40.000 in de exploitatie ten behoeve van renovatie groen. -Instemmen met het opnemen van een bedrag van 14.000 voor inzet externe aannemers t.b.v. inhuren kraan e.d. (jaarlijks). -Instemmen met het onderzoeken of het systeem van de Reinunie in Heemskerk, Beverwijk en Velsen een optie voor de gemeentewerf van Uitgeest zou kunnen zijn. -Instemmen dat de werkzaamheden ongediertebestrijding niet meer in eigen dienst en voor kosten van de gemeente worden uitgevoerd. -Instemmen met het nader onderzoeken welke digitale voorzieningen voor de buitendienst kunnen worden ingezet. -Instemmen met het onderzoeken of werkzaamheden door inzet van medewerkers van de ons omliggende gemeenten kan worden uitgevoerd en materieel voor kortere perioden kan worden uitgeruild (bestuurlijk overleg). 5
PARAAF OF PUBLIEKSZAKEN/ FINANCIËN/ STAFAFDELING / CONTROLLER/ ADVIES MEDE-ADVISEUR INKOOP/ VERZEKERINGEN / RUIMTELIJK RUIMTELIJKE BEHEER/ ORDENING/ ADVIES: 6