Handleiding Plansite Inhoud Inleiding... 2 Leden toevoegen (alleen voor sitebeheerders)... 3 Het Plan... 4 Het plan: de vraag, de afspraken en overige gegevens... 5 Afspraken... 6 Het Rooster... 7 Taken toevoegen (alleen voor sitebeheerders)... 7 Herhaalde taken (alleen voor sitebeheerders)... 8 Inschrijven... 8 Herhaalde inschrijving... 9 Aankondiging... 9 Inschrijven van de hoofdpersoon zonder e-mailadres... 9 Het statusicoon... 9 Navigeren in het rooster... 10 Verschuiven van het rooster... 10 Informatie... 11 Persoonlijk... 12 Diversen... 13 Video s delen... 13 Geluidsbestanden delen... 14 Instellingen en algemene functies... 15 Word downloads... 16 Site sluiten... 16 Problemen? Vragen?... 17 Handleiding Plansite / versie januari 2014 1
Inleiding De Plansite is een web applicatie, die ondersteunt als je samen met je netwerk en enkele hulp- of zorgverleners een probleem wilt oplossen. Dit kan een persoonlijk probleem zijn, zoals weer structuur in je leven krijgen. Het kan ook een ander probleem zijn, zoals het oplossen van eenzaamheid, het vergroten van de zelfredzaamheid, het oplossen van je schulden of het afkicken van een verslaving. De Plansite helpt bij het organiseren van je leven samen met je vrienden en bekenden en je hulpverleners. De Plansite geeft iedereen die je helpt inzicht in alles wat er gebeurt, zodat je niet steeds hetzelfde aan iedereen hoeft te vertellen en toch iedereen betrokken blijft. De Plansite is overzichtelijk opgedeeld in een aantal vakjes. Ieder vakje heeft zijn eigen functie. In deze handleiding vindt u een korte omschrijving van de belangrijkste functies binnen de Plansite. Handleiding Plansite / versie januari 2014 2
Leden toevoegen (alleen voor sitebeheerders) Na het openen van de Plansite, is het van belang dat je familieleden en vrienden en eventueel ook professionals uitnodigt om mee te doen. Dit kunnen sitebeheerders doen in het onderdeel ledenbeheer, één van de witte knoppen rechtsboven. Iedere uitgenodigde ontvangt direct een uitnodiging via e-mail, met daarin een wachtwoord om in te loggen op de nieuwe Plansite. Tip Stel mensen die u uitnodigt van tevoren op de hoogte. Via de ledenlijst kunnen tevens de gebruikers van de Plansite worden beheerd. Om een gebruiker te verwijderen van de Plansite kan er op de gebruiker geklikt worden en daarna gebruik gemaakt worden van de link om een gebruiker uit te schrijven. De uitgeschreven gebruiker ontvangt een bericht dat hij/zij is uitgeschreven. Ook de Groepsmail & Groeps SMS (als u voldoende SMS-tegoed heeft) kunnen hier gestuurd worden. Tip U kunt alleen sms-jes sturen naar leden die hun 06-nummer ingevuld hebben in hun profiel. Als ze dat niet gedaan hebben, verschijnen ze niet in de lijst. Achter de e-mail adressen ziet de sitebeheerder een icoontje, waarmee hij een nieuw wachtwoord kan versturen naar een lid, als deze geen e-mail ontvangen heeft of zijn wachtwoord niet meer weet. De sitebeheerder kan niet zien welk wachtwoord verstuurd wordt. Zodra een lid is aangemaakt, kan deze alleen nog zelf zijn gegevens beheren. Heeft u dus een fout gemaakt in de spelling van de naam? Vraag dan het lid om dit zelf aan te passen bij Mijn Gegevens. Soms is alleen de naam van een lid zichtbaar in de lijst. Dit kan betekenen dat dit lid zijn gegevens anoniem heeft gemaakt in zijn profiel. Handleiding Plansite / versie januari 2014 3
Het Plan Het Plan toont de vraag die je samen met je groep wilt oplossen. Je kunt er een leuke foto van jezelf naast zetten, want dan vinden anderen het leuker om je te helpen. Als je naast de foto in het Plan vakje klikt, kom je op een pagina waar je een plan kunt aanmaken. Als je op de foto klikt kom je in het fotoalbum. Onder de vraag staan ook een envelopje en een telefoon. Als je daar op klikt kom je op een ander scherm waar je groepsmail of groep sms kunt verzenden. Handleiding Plansite / versie januari 2014 4
Het plan: de vraag, de afspraken en overige gegevens Als je op de voorpagina op het witte stuk naast de foto klikt kom je op de volgende pagina. Als je op Plan De vraag klikt, kun je je hoofdvraag invoeren en misschien ook subvragen. De hoofdvraag wordt altijd op de voorpagina getoond. Als je op Plan De Afspraken klikt, kun je daar zoveel afspraken invoeren als je nodig hebt. Afspraken zijn doelen die je samen met je groepje wilt bereiken, zoals: Minstens twee keer per week sporten of Zelf leren koken. Als je op Plan Overige gegevens klikt, kun je daar alle andere informatie kwijt, die je met de groep of met je hulpverleners hebt afgesproken en die je ziet als jouw plan om je probleem op te lossen. Als je alles ingevuld hebt gebruik je de knop OPSLAAN en daarna de knop PLAN MAKEN. Er wordt dan automatisch een word document van je plan gemaakt dat onderaan bij de Documenten geplaatst wordt. Bij Documenten kun je zelf ook nog andere documenten uploaden die voor jou of je groep belangrijk zijn. Handleiding Plansite / versie januari 2014 5
Afspraken Als je op de hoofdpagina op het vakje Afspraken klikt, zie je daar alle afspraken terug die je zelf in je Plan ingevoerd hebt. Jijzelf of leden kunnen op een afspraak klikken en er een update plaatsen of de vorderingen lezen. De laatste update toont altijd op de voorpagina. Handleiding Plansite / versie januari 2014 6
Het Rooster Het belangrijkste onderdeel van de Plansite is voor de meeste groepen het rooster. Er wordt hier gebruik gemaakt van een slimme planningsmethode. Je kunt taken in het rooster plaatsen. Dit zijn gebeurtenissen of activiteiten waarbij je hulp of ondersteuning zou willen. Alle leden kunnen zich op deze taken inschrijven; zij kunnen dus zelf kiezen wanneer ze jou willen of kunnen helpen. Hierdoor vindt niemand het lastig om je te helpen. Taken toevoegen (alleen voor sitebeheerders) Als je in het rooster op de knop nieuwe taak klikt, kun je een nieuwe taak gaan invoeren. Een taak is altijd een taak waar je hulp bij vraagt. Als je alleen maar iets in de agenda wilt zetten kies je voor de knop Aankondiging. Je kunt allerlei verschillende taken aanmaken. Je kunt taken vastzetten op een bepaalde dag en tijd (bijvoorbeeld rijden naar school of tandartsbezoek), maar je kunt ook leden de vrijheid geven om de taak op een bepaalde dag uit te voeren, maar het maakt niet uit hoe laat precies. Dit laatste kan handig zijn bij huishoudelijke taken of reparaties of zaken als de was halen of brengen. Handleiding Plansite / versie januari 2014 7
Herhaalde taken (alleen voor sitebeheerders) Onderaan bij taak toevoegen zie je Herhaling staan. Je kunt op verschillende manieren taken herhalen, bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks. Als je voor wekelijks kiest, kun je de dagen van de week kiezen waarop de taak gedaan moet worden. Let op!!! Als je een herhaalde taak verwijdert, verwijder je alle herhalingen en inschrijvingen van die taak, zowel in het verleden als in de toekomst. Als je slechts één datum van de herhaalde taak wilt bewerken of verwijderen, kies dan in de ballon in het weekoverzicht voor uitzondering maken, naast bewerken en verwijderen. Tip Na het toevoegen van een herhaalde taak, kun je later in het rooster eenvoudig uitzonderingen maken. Handig gebruik maken van herhalingen kan je dus veel werk schelen. Per taak kun je aangeven wie deze mag uitvoeren. Standaard staat dit op alle leden. Het is natuurlijk mogelijk dat je sommige dingen liever alleen met je ouders of naaste familie doet. Je kunt dan kiezen voor Kies leden. Leden die een taak niet uit mogen voeren, kunnen zich daar niet voor inschrijven en kunnen ook de omschrijving van die taak niet zien. Zij zien wel de taak in het rooster staan. Dit geeft je de mogelijkheid om meer persoonlijke taken of informatie alleen te delen met bepaalde leden van de groep. Inschrijven Als je in het week- of dagrooster met je muis over een taak gaat, verschijnt er een informatieballon. Hierin is alles te lezen over de taak. Als een taak nog vrij is, en je hebt de rechten om deze taak uit te voeren kun je jezelf inschrijven. Dit doe je door op de knop inschrijven te klikken. Voordat je op de knop klikt, kun je eventueel een opmerking in het vak erbij schrijven. Als je sitebeheerder bent, kun je naast jezelf ook andere leden inschrijven, met de link Inschrijvingen wijzigen. Handleiding Plansite / versie januari 2014 8
Herhaalde inschrijving Met de functie Herhaalde inschrijving naast de inschrijfknop kan een lid zichzelf makkelijk vooruit inschrijven voor misschien wel een heel jaar. Rechts bovenin kan gekozen worden voor de taak waarvoor men zich in wil schrijven. In de agenda zie je dan op welke dagen deze taak voorkomt. Let op, als het richting einde jaar gaat, zie je alleen nog taken aan het einde van het kalenderjaar waarvoor je je in kunt schrijven. De grijze vakjes zijn de taken van de gekozen taaksoort, die al voorbij zijn. In december zie je dus alleen nog open taken (geel) staan in december. Je kunt wel doorbladeren naar een volgend kalenderjaar. Je schrijft je in door op een geel vakje te klikken. Als je er nog een keer op klikt ben je weer uitgeschreven. Onderin zie je een uitleg wat de verschillende kleurtjes betekenen. Zo kun je je supersnel voor een heel jaar inplannen op een taak. Aankondiging Een aankondiging is een gewoon agendapunt, waar niemand zich op in kan schrijven. Een aankondiging kan ook door nietsitebeheerders geplaatst worden, dus door leden. Een aankondiging kan handig zijn om een bezoek aan te kondigen of om de komst van de hulp of de pedicure in het rooster te plaatsen. Als een aankondiging geplaatst wordt, wordt de naam van de plaatser in het vakje getoond (zie plaatje). Een aankondiging heeft een eigen icoon: een soort plaknotitie. Inschrijven van de hoofdpersoon zonder e-mailadres Als de hoofdpersoon niet over een e-mailadres beschikt, kun je hiervoor tijdens de registratieprocedure klikken op de link deze persoon beschikt niet over een e- mailadres. De hoofdpersoon krijgt dan een gefingeerd, niet werkend e-mailadres, waardoor je als sitebeheerder de hoofdpersoon in kunt schrijven op taken. Het statusicoon De taken in het rooster hebben een icoon om aan te geven wat de status is. Dit poppetje vult groen als het minimum aantal inschrijvingen gehaald is. Een taak waarvoor het minimum 1 is (standaard) zal dus helemaal groen zijn zodra iemand is ingeschreven. Zo is altijd in een oogopslag te zien waar nog niet genoeg mensen zijn ingeschreven. Tip Als je een agenda-item wilt plaatsen waarvoor niemand zich in hoeft te schrijven, kies je voor een Aankondiging in plaats van voor een Taak (zie hierboven). Handleiding Plansite / versie januari 2014 9
Navigeren in het rooster Links boven in het rooster zie je de mogelijkheid om het rooster in verschillende weergaven te bekijken. Soms is een weekrooster makkelijker, soms een maandrooster of een lijst. In de week- en de dagweergave staan de meeste functies tot je beschikking bij het in en uitschrijven. Je kunt daar bijvoorbeeld een opmerking plaatsen als je jezelf inschrijft. De opmerking moet je plaatsen vóórdat je op de inschrijven knop klikt. Als je daar te laat achter komt, schrijf je je weer uit en doe je de inschrijving opnieuw. De maandweergave geeft een goed overzicht als er niet dagelijks dingen te gebeuren staan. Als er een rode vlag staat in een dag, is er op die dag iets te doen. Als je op de dag klikt, zie je onder het rooster staan om welke taak het gaat. Verschuiven van het rooster Als je in het dag- en weekrooster omlaag of omhoog wilt bewegen om naar een andere tijd te gaan, kun je de muis vastklikken op de blauwe ondergrond en met de muis de weergave naar boven en naar beneden schuiven. Als er een grijs pijltje staat boven- of onderin een dag, is er nog een taak boven of onder die je niet ziet. Als je op het pijltje klikt gaat de view naar boven of beneden. Handleiding Plansite / versie januari 2014 10
Informatie Als je de Plansite aangeboden krijgt via een partner van ShareCare, vind je hier als eerste informatie van die partner. Deze kan adressen en informatie tonen in de Plansite, die voor gebruikers interessant kunnen zijn. Denk bijvoorbeeld aan informatie over het Wmo loket in je gemeente. Of het telefoonnummer dat je altijd mag bellen. Als je doorgeklikt hebt op het vak informatie, vind je in het linker menu ook het menu item Info van leden. Hier kunnen jij zelf en de leden van je groep adressen en websites met elkaar delen, zoals de adressen van je begeleider, de hobbyclub, je ouders, je fysiotherapeut, maar ook gewoon handige websites, waarop informatie te vinden is over jouw probleem. Ook informatie van ShareCare, de bouwers en beheerders van de Plansite, vind je in dit gedeelte. Handleiding Plansite / versie januari 2014 11
Persoonlijk Het Persoonlijke gedeelte is een afgesloten gedeelte. Jijzelf of een andere sitebeheerder bepaalt wie van de leden dit gedeelte mag inzien. Je kunt dit aangeven in de Site instellingen (onder Instellingen in het menu rechtsboven). Bij ieder bericht in dit gedeelte, is het mogelijk om een afbeelding of document toe te voegen. Afbeeldingen die hier geplaatst worden, komen niet in het fotoalbum terecht. Handleiding Plansite / versie januari 2014 12
Diversen In Diversen kun je afbeeldingen, teksten, filmpjes of geluidsbestanden kwijt die je wilt delen met de groep. Bij Afbeeldingen kun je JPG, PNG en GIF bestanden uploaden tot een maximum grootte van 8 MB. Bij Tekst kun je gewoon tekst typen of een tekst uit Word inplakken. Video s delen Bij Video kun je links plaatsen naar filmpjes op Youtube of Vimeo.com. Ook Private video s kunnen geplaatst worden. Je moet dan zelf degenen die de video mogen zien het wachtwoord geven (kies leden bij Groepsmail). Deze mogelijkheid wordt steeds meer gebruikt om bijvoorbeeld een belangrijk gesprek met de dokter op te nemen. Dit om het gesprek naderhand nog eens rustig terug te kunnen kijken of om het te delen met meer mensen. Je dient dit uiteraard wel eerst aan de arts te vragen en helaas vindt nog niet iedere arts dat goed. Handleiding Plansite / versie januari 2014 13
Geluidsbestanden delen In hetzelfde kader is het ook mogelijk om geluidsbestanden te delen. Dit doe je als volgt: 1. Zorg ervoor dat je het geluidsbestand opslaat in MP3 formaat. Als je alleen een WAV bestand kunt maken, kun je dit omzetten naar MP3 met het eenvoudig en gratis programma "Wav2mp3 wizard" http://sourceforge.net/projects/wav2mp3lame/ 2. Maak een account aan bij Youtube als je dat nog niet hebt. 3. Ga naar: http://www.tunestotube.com/ en volg de instructies daar om je Youtube account te koppelen. Na het koppelen kom je weer terug bij Tunestotube.com om je MP3-bestand te uploaden. 4. Omdat Youtube niet alleen geluid, maar ook beeld heeft zul je naast een geluidsbestand ook een afbeelding moeten uploaden. Dit mag iedere afbeelding zijn die je wilt. Deze afbeelding is zichtbaar als het geluidsbestand afspeelt. 5. Bij het uploaden geef je een titel, omschrijving en sleutelwoorden op en uploadt je de Mp3 en het plaatje en je klikt op "Send video to Youtube". 6. Nu heb je een Youtube filmpje van je geluidsbestand. Dit kun je plaatsen bij Diversen op je Plansite. Handleiding Plansite / versie januari 2014 14
Instellingen en algemene functies Onder de knop Instellingen in de rechter bovenhoek van de site staan verschillende functies: - Je kunt je eigen Gegevens aanpassen zoals je wachtwoord veranderen of een foto toevoegen. - Je kunt je Persoonlijke instellingen kiezen, zoals waarvan je e-mails wilt ontvangen, of jezelf uitschrijven uit de site. De volgende drie menu items zijn alleen zichtbaar voor sitebeheerders. Die kunnen daar diverse Site instellingen doen, zoals de naam van de site aanpassen, sitebeheer bevoegdheden aan andere leden toekennen, toegang tot het gedeelte persoonlijk verschaffen, de taal van de site instellen, etc. Handleiding Plansite / versie januari 2014 15
Onder het kopje Sitebeheerders kan de sitebeheerder het sitebeheer overdragen aan een ander groepslid. Tip Je kunt meerdere personen sitebeheerder maken. Iedere sitebeheerder heeft alle rechten op de site, en kan dus in persoonlijk kijken, taken plaatsen, andere sitebeheerders aanstellen, etc. Onder Lidmaatschap worden de administratieve zaken met betrekking tot het lidmaatschap geregeld. Bijvoorbeeld het verlengen van de site, het aanschaffen van SMS-tegoed, en het definitief sluiten van de site, als deze niet meer gebruikt wordt. Word downloads In veel functies vind je een Word icoontje rechts onder in de hoek. Als je hier op klikt kun je een download naar Word aanmaken van dit gedeelte van je Plansite. Dit kan handig zijn als je de informatie wilt delen met iemand, bijvoorbeeld de vorderingen op je afspraken. Ook kan het handig zijn als je in de afspraken wilt zoeken. In de site is dat lastig, maar in een Word document kun je de zoekfunctie gebruiken. Site sluiten Deze functie onder lidmaatschap moet je alleen gebruiken als je de site nooit meer wilt gebruiken. Met deze functie hef je de site op. Als je de site wilt sluiten maar de informatie wilt bewaren, kun je dat als volgt doen. Ga naar Instellingen, Lidmaatschap. Onderaan zie je de functie Site sluiten, waarbij een linkje om een download te maken (zie plaatje). Met deze download heb je de belangrijkste informatie van de site op een makkelijke manier in Word beschikbaar. Hiermee kun je een plakboek, fotoalbum of een ander herinneringsdocument maken. Handleiding Plansite / versie januari 2014 16
Problemen? Vragen? Mocht je problemen, vragen of opmerkingen hebben bij het gebruik van de Plansite, neem dan contact op met onze helpdesk via 0800 0200115 (gratis). De helpdesk is tijdens kantooruren te bereiken. Mailen kan ook: info@sharecare.nl Handleiding Plansite / versie januari 2014 17