Jaarverslag 2017 Bijlage 2: Stand van zaken uitvoering aanbevelingen en toezeggingen Rekenkameronderzoek informatievoorziening aan de gemeenteraad over de Wmo en Jeugdhulp De Rekenkamer heeft haar onderzoek naar de informatievoorzieing aan de gemeenteraad over de Wmo en Jeugdhulpt afgerond met een aantal aanbevelingen. Het college heeft in het kader van bestuurlijk hoor- en wederhoor en bij de behandeling van het rapport in de Kamerronde een aantal toezeggingen gedaan aanbevelingen uit te voeren. De raad vond deze toezeggingen voldoende; zij vond het niet nodig het rapport te behandelen in de Besluitenronde. In het overzicht in voorliggende bijlage zijn de aanbevelingen en toezeggingen op een rij gezet. Voor zover al aan de orde, heeft de Rekenkamer aangegeven hoe het staat met de uitvoering per 21 maart 2017. In de tabel is gebruik gemaakt van de volgende afkortingen en kleurcoderingen: Afkortingen: BHW: toezeggingen gedaan in de reactie in het kader van bestuurlijk hoor- en wederhoor; KR: toezeggingen gedaan bij de behandeling van het rapport in de Kamerronde op 31 mei 2017; O: actie benoemd tijdens de bespreking in diezelfde Kamerronde, maar niet genoteerd als toezegging. Groen: de toezegging is uitgevoerd Geel: de toezegging is deels uitgevoerd Rood: de toezegging is niet uitgevoerd Blauw: de toezegging is nog niet aan de orde Samengevat is de stand van zaken dat nog geen van de aanbevelingen op dit moment is uitgevoerd, maar dat aan de meeste wel wordt gewerkt. Hierdoor is het inzicht en overzicht van de raad in het veld van zorg en welzijn nog niet verbeterd. Zo is de werkgroep vanuit de raad een aantal keren bij elkaar gekomen om samen met de betrokken ambtenaren te werken aan de aanbevelingen rond een nieuwe set kerndoelen beleidsvragen - indicatoren. Het is niet gelukt deze voor het aantreden van de nieuwe raad gereed te hebben. Er zijn nog geen nieuwe meetgegevens in de lokale zorgmeter ingevoerd. En de totaalevaluatie die het college had aangekondigd voor medio 2017 is nog niet aan de raad aangeboden. Ook de toegezegde halfjaarlijkse managementrapportages met financiële informatie heeft de raad niet ontvangen. De raad zelf heeft nog niet bepaald of en hoe hij de beleidsstukken en verantwoordingsinformatie meer planmatig en systematisch gaat behandelen; ook heeft hij nog geen afspraken gemaakt met het college over verantwoordingsinformatie die hij wil ontvangen. Bijlage 2, bladzijde 1
Jaarverslag 2017 Stel een set kerndoelen vast waarop de raad wil sturen. Stel deze kerndoelen vast in overleg met het college. Formuleer duidelijk welk maatschappelijk effect wordt nagestreefd. BHW: Deze aanbeveling delen wij inclusief het advies om de doelen die eerder als kerndoel zijn benoemd, hierbij als uitgangspunt te nemen. Op dit moment is er nog geen nieuwe set met kerndoelen vastgesteld. Formuleer duidelijk wanneer de gemeente haar ambitie heeft bereikt. Stel per kerndoel een aantal beleidsvragen. Overweeg per kerndoel deze nader te concretiseren BHW: Wij onderschrijven dat de kerndoelen abstract zijn en Omdat er nog geen nieuwe set met kerndoelen is door er enkele beleidsvragen bij te formuleren. geconcretiseerd moeten worden en gebundeld per pijler vastgesteld, zijn ook nog geen nieuwe bijpassende Geadviseerd wordt daarbij het perspectief van inwoners als uitgangspunt te hanteren. (kwaliteit, toegankelijkheid, betaalbaarheid). Dit kan door het stellen van beleidsvragen, als tussenstap. beleidsvragen geformuleerd. Orden de beleidsvragen naar de pijlers van beleid (kwaliteit, toegankelijkheid en betaalbaarheid). Bepaal welke indicatoren antwoord geven op de beleidsvragen. Werk met een robuuste set van indicatoren. Dat wil zeggen: indicatoren die langere tijd achter elkaar in een bepaalde frequentie gemeten worden. De indicatoren dienen samen een goed kwantitatief én kwalitatief beeld te geven van de mate van realisatie van de bijbehorende beleidsvragen en kerndoelen. BHW: Wij onderschrijven dat de kerndoelen abstract zijn en geconcretiseerd moeten worden ( ). Dit kan door het stellen van beleidsvragen, als tussenstap, maar nog belangrijker zijn meetbare indicatoren, waar de derde aanbeveling over gaat. Aan die aanbeveling hebben wij reeds invulling gegeven. ( ). We staan nu voor de opgave te komen tot één set kerndoelen met daaraan gekoppeld kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren. Omdat er nog geen nieuwe set met kerndoelen is vastgesteld, zijn nog geen nieuwe bijpassende beleidsvragen geformuleerd en is dus ook nog niet nagegaan welke indicatoren antwoord geven op die beleidsvragen. Voor een deel van de bestaande indicatoren, zijn wel nieuwe resultaten bekend geworden. Deze zijn in diverse rapportages met de raad gedeeld, maar niet opgenomen in de lokale zorgmeter (zie laatste aanbeveling). Bijlage 2, bladzijde 2
Geef in een aantal werkbijeenkomsten invulling aan bovengenoemde aanbevelingen. Organiseer deze werkbijeenkomsten tussen vertegenwoordigers van de fracties en de portefeuillehouder met daarbij directe ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie (afdelingen Maatschappelijke Ontwikkeling en Onderzoek&Statistiek) en de griffie. Maak afspraken over de planning van de doorontwikkeling van de monitoring. BHW: Wij gaan graag met de raad in gesprek om gezamenlijk te komen tot één set van kerndoelen en indicatoren. Wij doen hiervoor graag een voorzet op basis van het voorwerk dat in regionaal verband reeds is gedaan met het oog op de beoogde totaalevaluatie die medio 2017 gereed moet zijn. Hierbij zullen we tevens de beleidsvragen en indicatoren betrekken die de Rekenkamer heeft benoemd, met dien verstande dat wwij betaalbaarhied vanuit maatschappelijk perspectief bezien en niet vanuit de optiek van bewoners. KR: Afgesproken is dat een of meerdere werkbijeenkomsten tussen raad en college georganiseerd worden, waarin afspraken worden gemaakt over de uitvoering van de aanbevelingen. BHW: De eerder genoemde totaalevaluatie willen we jaarlijks herhalen. Daarnaast bieden we de raad minimaal halfjaarlijks een managementrapportage met hoofdzakelijk financiële informatie aan. Deze twee basisafspraken achten wij voldoende. Er is een werkgroep uit de raad samengesteld om invulling te geven aan bovenstaande aanbevelingen. De werkgroep is een aantal keren bij elkaar gekomen: 21 juni 2017: toen is gesproken over het proces en de planning voor de uitvoering van de aanbevelingen. 21 september 2017: is door betrokken ambtenaren een toelichting gegeven op het beleid en de bijbehorende doelen 31 januari 2018: is door betrokken ambtenaren een toelichting gegeven op de onderdelen die zijn opgenomen in de Lokale Zorgmeter (doelen, beleidsvragen, indicatoren en resultaten) en wat op dit moment beschikbaar is. Afgesproken is dat deze toelichting op 13 juni 2018 ook aan de de nieuwe raadsleden wordt gegeven. Op dit moment heeft het overleg in de werkgroep dus nog niet geleid tot een nieuwe set kerndoelen beleidsvragen indicatoren. Ook de totaal-evaluatie die voor medio 2017 was voorzien is nog niet aan de raad aangeboden. De totaalevaluatie die medio 2017 aan de raad zou worden aangeboden, is nog niet gereed. Sinds het verschijnen van het Rekenkamerrapport in april 2017, heeft de raad ook geen halfjaarlijkse managementrapportages met financiële informatie ontvangen. 3
Stel een agenda op voor onderzoeken die worden uitgevoerd naast het monitoringssysteem. Breid het landelijk verplichte cliëntervaringsonderzoek uit en neem ook inwoners die geen of een algemene voorziening hebben ontvangen, hierin mee. Organiseer een meer planmatige en systematische behandeling van de beleidsstukken en verantwoordingsinformatie inzake de Wmo en Jeugdhulp. Een mogelijkheid is bijv. het plannen van een aantal vaste momenten per jaar tijdens de Politieke Avonden óf Het instellen van een specifieke raadscommissie De raad maakt hierbij aan het college duidelijk welke informatie hij wil hebben, en het college geeft aan wat het wanneer kan leveren. de raad ontvangt de verantwoordingsinformatie betreffende de subsidies aan de welzijnsinstellingen voor het realiseren van de basisstructuur welzijn. BHW: In voorkomende gevallen zullen wij de raad informeren over eenmalige onderzoeken waarvan we de conclusies vervolgens zullen verwerken in de totaalevaluatie. BHW: Het zou goed zijn om het cliëntervaringsonderzoek ook te houden onder mensen die geen maatwerkvoorziening hebben ontvangen. Wij bezien of en op welke wijze we aan deze aanbeveling invulling kunnen geven (o.a. met het oog op beschikbaarheid van cliëntgegevens). BHW: Deze aanbeveling is in onze ogen primair gericht aan de raad. Wij wachten voorstellen van de raad en griffie hieromtrent met belangstelling af. Een agenda voor geplande onderzoeken is niet opgesteld. De raad heeft wel de resultaten van een aantal onderzoeken ontvangen. Deze zijn niet verwerkt in de totaalevaluatie, die is immers nog niet verschenen. De rapporten die door het college zijn vastgesteld zijn door de Rekenkamer opgenomen op www.lokalezorgmeter.nl onder achtergrondinformatie. Het cliëntervaringsonderzoek 2017 had betrekking op inwoners die een maatwerkvoorziening hebben ontvangen. Inwoners die geen of een algemene voorziening hebben ontvangen zijn niet meegenomen in het onderzoek. De raad heeft nog geen concrete afspraken gemaakt over het meer planmatig en systematisch behandelen van de beleidsstukken en verantwoordingsinformatie inzake de Wmo en Jeugdhulp. Ook heeft hij nog geen afspraken met het college gemaakt over de verantwoordingsinformatie die hij wil ontvangen. In de eerste bijeenkomst van de werkgroep op 21 juni 2017 is wel het belang hiervan onderschreven en zijn de volgende suggesties gedaan: Stukken meer gebundeld behandelen, door bijvoorbeeld te werken met een kwartaalagenda Ter vergroting van het inzicht: college vragen analyse op te nemen in stukken 4
Actualiseer de lokalezorgmeter op basis van de uiteindelijke set kerndoelen, beleidsvragen en indicatoren en houd deze vervolgens bij. BHW: De digitale tool die u heeft ontwikkeld is een mooi hulpmiddel om overzicht te krijgen van de beschikbare informatie gekoppeld aan kerndoelen. Dit instrument zal ook ons helpen bij de ontwikkeling van een adequate monitor van het sociaal domein. O: nieuwe cijfers worden toegevoegd aan de lokale zorgmeter; de raad krijgt ook de rapportages waar deze uit voortvloeien 1. In de werkgroepbijeenkomsten heeft de raad het belang van actuele informatie in de Lokale Zorgmeter (voor de nieuwe raad) benadrukt. De Rekenkamer heeft de Lokale Zorgmeter inmiddels overgedragen aan de ambtelijke organisatie. Deze heeft hierin nog geen nieuwe (meet)gegevens opgenomen. 1 Niet genoteerd als toezegging, betreft antwoord van de wethouder op vragen hierover vanuit de gemeenteraad. 5
6