Werkinstructie voor het invullen van de detailstaat betalingen/ afschrijvingen kwartaal- en jaardeclaratie versie april Doel: Het op een eenvoudige en eenduidige wijze invullen van de gegevens in de detailstaat betalingen/ afschrijvingen
Pagina : 2 van 6 Benodigdheden: Detailstaat betalingen/ afschrijvingen (Excel) Betrokken personen: Medewerkers van Telersverenigingen Aanleiding: De detailstaat is bedoeld als format voor het invullen van de financiële gegevens voor de kwartaaldeclaraties en jaardeclaratie. Hiermee wordt de financiële onderbouwing van alle gedeclareerde bedragen op een eenduidige wijze aangeleverd. Elke kostensoort, óók personeelskosten, dient volgens dit verplichte format te worden ingevuld. Uit te voeren handelingen: In deze instructie komen de volgende zaken naar voren: Algemene werkwijze Begrippenlijst 2
Pagina : 3 van 6 1. Algemeen Werkwijze: Bij elke kwartaaldeclaratie en jaardeclaratie moet dit format zowel digitaal als op papier worden ingediend. Door middel van deze detailstaat betalingen/ afschrijvingen levert u de onderbouwing van de gedeclareerde bedragen voor alle kostensoorten per factuur/ boeking aan bij het PT. Het totaal van de gedeclareerde bedragen per factuur moet aansluiten bij de voor de kwartaaldeclaratie resp. jaardeclaratie gedeclareerde bedragen per begrotingsregel. Het Excel-format bestaat uit 3 tabbladen. Elke kostensoort heeft een eigen tabblad waarin de gewenste gegevens kunnen worden genoteerd. De beleidsmedewerker ICT van het PT importeert deze gegevens in de applicatie GMO- Connection. Mocht het zo zijn dat de gegevens niet blijken aan te sluiten op de reeds ingevoerde gedeclareerde bedragen per begrotingsregel in GMO-Connection dan zal de telersvereniging (TV) worden verzocht om per omgaande de juiste details aan te leveren. Voor duurzame productiemiddelen (DPM) moet een hoofdregel worden ingevuld, die aangevuld kan worden met factuurregels indien er sprake is van meerdere facturen voor dit DPM. Op de hoofdregel dient de afschrijving op een DPM te worden verantwoord per kwartaal (zie bijgaand voorbeeld). Het invoeren van een unieke identicifatiecode voor DPM is verplicht. Bij het niet aanleveren van deze codering wordt de TV verzocht om de detailstaat alsnog te completeren. Voorgeschreven format: Voor het invullen van de velden wordt hieronder in een aantal gevallen aangegeven met welke celeigenschappen de gegevens dienen te worden ingevuld, zoals tekst, numeriek, datum of valuta. Het format bij datum- en valutavelden is zo ingesteld dat, na het invullen van een getal, dit volgens de juiste wijze wordt weergegeven. Data dient u in te brengen als datumveld volgens de volgende schrijfwijze: 12-03-. Wij verzoeken u geen aanpassingen te maken in het ingediende Excel-werkblad, i.v.m. het inlezen in de applicatie. Daarnaast verzoeken wij u vriendelijk doch dringend GEEN cellen of kolommen te verwijderen of te verplaatsen. 2. Begrippenlijst In alfabetische volgorde worden hieronder de gebruikte definities nader toegelicht, sommige definities zijn voor meerdere kostensoorten van toepassing. - Aanschafjaar Dit is het jaar waarin de eerste aanschaf van het DPM is gedaan. Dit dient overeen te komen met het eerste jaar waarin declaraties op dit DPM plaatsvinden of het jaar waarin de investering in het geheel is gedeclareerd. - Aanschafwaarde GMO (valutaveld) Dit is het declarabele bedrag van een DPM dat via de GMO-administratie ten laste van het Operationeel Programma wordt gebracht en wordt opgenomen in de hoofdregel voor een investering (DPM). In het geval er wordt afgeschreven op een DPM dan is de aanschafwaarde GMO de grondslag voor de afschrijvingen. In het geval de investering in een keer wordt opgenomen is dit bedrag de aanschafwaarde GMO. 3
Pagina : 4 van 6 - Aantal personen Het aantal personen dat betrekking heeft op het bedrag dat op deze regel is gedeclareerd. - Aantal uren Het aantal GMO-uren dat overeenkomt met het in dit veld ingevulde bedrag. - Betaaldatum (datumveld) De datum waarop de factuur/detail is betaald. - Boekingsdatum (datumveld) De datum van boeking van personeelskosten in de GMO-administratie. - Factuurbedrag (valutaveld) Het volledige bedrag excl. btw. van een factuur (of uitgave)* wordt verantwoord in het veld factuurbedrag van de detailstaat betalingen. Meestal wordt dit bedrag geheel gedeclareerd en tevens ingevuld in het veld gedeclareerd bedrag van de detailstaat betalingen. In de volgende gevallen wijkt het gedeclareerde bedrag af van het factuurbedrag (of uitgave): - de factuur (of uitgave) is gedeeltelijk subsidiabel, - de factuur (of uitgave) wordt slechts voor een deel ten laste van het actiefonds gebracht. De reden voor de afwijking wordt vermeld in het veld toelichting. Bijvoorbeeld: correctie voor niet subsidiabele kosten ad.., 50 % subsidiabel, niet volledig ten laste van actiefonds. Het totaal van de factuurbedragen voor een DPM sluit aan op de werkelijke aanschafwaarde. Factuurbedragen worden verantwoord op factuurregels die dezelfde sleutel hebben als de hoofdregel voor dat DPM. * Indien een deel van een factuur (bijvoorbeeld het niet subsidiabele deel) niet betaald is uit het actiefonds van de telersvereniging en intern of aan een lid van de telersvereniging is doorbelast, dient het volledige factuurbedrag verantwoord te worden en niet slechts het deel dat is betaald uit het actiefonds. Indien een deel van een uitgave (bijvoorbeeld het niet subsidiabele deel) niet betaald is uit het actiefonds van de telersvereniging en door middel van een separate factuur rechtstreeks aan een ander betrokken onderdeel van de telersvereniging of een betrokken lidteler is gefactureerd, dient zowel de factuur die ten laste van het actiefonds is gebracht als de bijbehorende separate factuur te worden verantwoord. Beide facturen worden verantwoord in het veld factuurbedrag van de detailstaat betalingen (eventueel op twee factuurregels). De niet ten laste van het actiefonds gebrachte separate factuur wordt in het veld gedeclareerd bedrag van de detailstaat betalingen geboekt voor 0. In het veld toelichting wordt vermeld: separate niet ten laste van het actiefonds gebrachte factuur, behorend bij factuurnr. xxxxx. Een kopie van de betreffende separate factuur, dient bij de telersvereniging voor controle toegankelijk te zijn. - Factuurdatum (datumveld) 4
Pagina : 5 van 6 De datum van de factuur zoals vermeld op de factuur. - Factuurnummer Het unieke nummer van de factuur zoals vermeld op de factuur. - Gedeclareerd bedrag per kwartaal (valutaveld) Het bedrag dat in het desbetreffende kwartaal van het operationele jaar ten laste van het actiefonds wordt gebracht oftewel de afschrijving op een DPM in een bepaald kwartaal. In de detailstaat dient elk kwartaal de opgave van de vorige kwartalen zichtbaar te zijn, zodat uiteindelijk bij de jaardeclaratie alle kwartalen in beeld zijn. De afschrijvingen (bij DPM) moeten op de hoofdregel worden opgenomen en niet op factuurregel-niveau. - Gedeclareerd bedrag voorgaande jaren (valutaveld) Dit is het cumulatieve totaal van alle gedeclareerde bedragen voor een DPM in de voorgaande jaren binnen het OP en indien van toepassing de voorgaande OP s. Dit betreft dus het totaal van de reeds gerealiseerde afschrijvingen. - Gemiddeld uurloon Dit is het GMO tarief dat wordt gehanteerd in de declaratie. - Lidnummer Het unieke nummer wat de TV in haar ledenadministratie heeft toegekend aan een lid zoals gedefinieerd in de statuten. Het lidnummer dient overeen te komen met het lidnummer dat wordt gebruikt in de digitale ledenlijst die wordt ingediend bij de jaardeclaratie. Bij de kwartaal declaratie dient de TV aan te geven indien er sprake is van een nieuw lid in het betreffende jaar in de kolom toelichting/opmerking. Indien het kosten voor een DC of voor de totale TV betreft, volstaat de tekst DC/TV. - Locatie De unieke aanduiding voor de locatie van het lid waar een investering is geplaatst of uitgevoerd. Dit is dus het adres waar de investering daadwerkelijk staat en niet in het geval het lid meerdere locaties heeft de hoofdvestiging. - Meerwerk Het deel van de werkelijke aanschafwaarde dat bestaat uit facturen voor meerwerk. Dus werkzaamheden die niet in de oorspronkelijke opdracht cq. orderbevestiging zaten. Hierbij dient in het veld toelichting een korte opsomming te worden gegeven van het uitgevoerde meerwerk. - Nummer TV Het numerieke nummer dat door PT wordt gehanteerd voor een TV. - Omschrijving werkzaamheden/investering/kosten Dit is een korte omschrijving van de op deze begrotingsregel gemaakte kosten. Bijv: Heftruck, contributie P8, kilometers residubemonstering, etc. - Toelichting / opmerking 5
Pagina : 6 van 6 Dit is een extra uitleg bij de opgenomen factuur/ kostenpost/ detail. Bijvoorbeeld de vermeliding dat een machine is verplaatst naar een andere locatie etc.. Ook indien op een factuur niet het volledige bedrag wordt opgenomen in de declaratie dient hier een reden cq. de specificatie worden gegeven (bijv. kortingen, 50% subsidiabel). - Unieke identificatiecode Van elke investering/dpm dient een unieke identificatiecode te worden opgenomen in de detailstaat. Dit is GEEN vrijblijvendheid. Deze identificatiecode is noodzakelijk om de investering gedurende de looptijd van het operationeel programma te kunnen blijven volgen. De unieke identificatiecode mag gedurende de looptijd van het operationeel programma niet worden gewijzigd. Het serienummer van een investering kan bijvoorbeeld dienen als identificatiecode. Het is ook mogelijk dat de TV een unieke identificatiecode aan de investering toekent en deze kenbaar maakt met een sticker. Uitzondering op deze regel zijn de kunststof kuubskisten. Echter, de TV dient wel via een registratie/administratie aan te tonen hoeveel en welke kisten zij in haar bezit heeft. - Werkelijke aanschafwaarde (valutaveld) Dit is het volledige bedrag van de investering in het duurzame productiemiddel. (exclusief BTW, inclusief het gedeelte dat niet-subsidiabel is/ of dat om bepaalde redenen niet onder GMO wordt gebracht, inclusief eventueel uitgevoerd meerwerk). Het totaal aan bedragen, eventueel verdeeld over meerdere facturen, met hetzelfde unieke identificatienummer van het DPM wordt via factuurregels gespecificeerd. Het bedrag van de werkelijke aanschafwaarde wordt op de hoofdregel vermeld. 6