MOD WVG - afdeling Personeel

MOD WVG - afdeling Personeel Inhoudstafel BELEID... 4 UITVOEREN VAN DE MANAGEMENTOVEREENKOMST... 4 2011PERS001 - Serie: afdelingsdoelstellingen... 4 UITVOEREN PERSONEELSBELEID... 5 2011PERS003 - Serie: complexe ad hoc dossiers... 5 2011PERS092 - Serie: rapporteringsverplichtingen Sociale Maribel... 6 2011PERS004 - Serie: personeelsplanning... 7 2013PERS002 - Onderwerpsmap: sectoraal akkoord... 8 PARLEMENTAIRE VRAGEN EN KABINETSNOTA S... 9 2011PERS016 - Serie: parlementaire vragen... 9 2011PERS017 - Serie: kabinetsnota s... 10 MANAGEMENTADVISERING... 11 ADVISERING MANAGEMENT... 11 2011PERS018 - Serie: recurrente advisering en rapportering... 11 2011PERS019 - Serie: ad hoc advisering en rapportering... 12 2011PERS020 - Serie: juridische advisering... 13 OVERLEGFORA... 14 VOORBEREIDING, PARTICIPATIE EN OPVOLGING VERGADERINGEN... 14 2011PERS005 - Serie: stafvergadering van de... 14 2011PERS009 - Serie: afdelingsvergadering van de... 15 2011PERS010 - Serie: vergaderingen tussenoverlegcomité 4... 16 2011PERS011 - Serie: vergaderingen Entiteitsoverlegcomité DWVG... 17 2013PERS001 - Serie: vergaderingen Werkgroep Welzijn op het Werk Ellips... 18 2011PERS014 - Serie: interdepartementale overlegorganen... 19 2013PERS008 - Serie: beleidsdomeinoverschrijdende overlegorganen... 20 TEAMVERGADERINGEN... 21 2011PERS064 - Serie: teamvergaderingen team Afwezigheidsbeheer en Welzijn... 21 2011PERS023 - Serie: teamvergaderingen team Loonadministratie... 22 2013PERS004 - Serie: teamvergaderingen team Loopbaanbeheer... 23 2013PERS005 - Serie: teamvergaderingen team Personeelsadministratie... 24 2011PERS050 - Serie: teamvergaderingen team Personeelsbewegingen... 25 2011PERS087 - Serie: teamvergaderingen team Gegevensbeheer... 26 2011PERS070 - Serie: teamvergaderingen team HRM... 27 2011PERS088 - Serie: werkgroep IT aanspreekpunten DWVG... 28 SOCIAAL SECRETARIAAT... 29 BEHEER PERSONEELSDOSSIERS... 29 2011PERS053 - Serie: personeelsdossier statutairen... 29 2011PERS054 - Serie: personeelsdossier contractuelen... 30 VERLONING... 31 Opstellen van besluiten... 31 2011PERS024 - Serie: schaal- en salarisverhogingen... 31 2011PERS025 - Serie: vertragingenversnellingen... 32 Huurgelden... 33 2011PERS026 - Serie: huurgelden... 33 Ordonnanties en vastleggingen... 34 2011PERS028 - Serie: eindejaarsvastleggingen... 34 Negatieve fiscale fiches... 35 2011PERS029 - Serie: negatieve fiches... 35 24 januari 2014 1

Prestatiestaten en premies... 36 2011PERS058 - Serie: prestatiestaten en premies... 36 Attesten... 37 2011PERS030 - Serie: schadegevallen ante inwerkingtreding Rekendecreet... 37 2013PERS011 - Serie: schadegevallen post inwerkingtreding Rekendecreet... 38 2011PERS031 - Serie: bijdragen Orde der Geneesheren... 39 VERGOEDINGEN EN TOELAGEN... 40 2011PERS032 - Serie: managementtoelagen (LBH)... 40 2011PERS033 - Serie: functioneringstoelagen (LBH)... 41 2011PERS034 - Serie: buitenlandse zendingen... 42 2011PERS035 - Serie: reis- en verblijfkosten ante ORAFIN 2010... 43 2011PERS036 - Serie: reis- en verblijfkosten post ORAFIN 2010... 44 2011PERS037 - Serie: reisvorderingen... 45 2011PERS038 - Serie: Ticket Online ante inwerkingtreding Rekendecreet... 46 2013PERS006 - Serie: Ticket Online post inwerkingtreding Rekendecreet... 47 2011PERS039 - Serie: woon-werkverkeer ante inwerkingtreding Rekendecreet... 48 2013PERS007 - Serie: woon-werkverkeer post inwerkingtreding Rekendecreet... 49 2011PERS042 - Serie: gevaarlijk, ongezond en hinderlijk werk... 50 2011PERS043 - Serie: toelagen rekenplichtigen... 51 2011PERS044 - Serie: bijzondere prestaties ante inwerkingtreding Rekendecreet... 52 2013PERS010- Serie: bijzondere prestaties post inwerkingtreding Rekendecreet... 53 GEZONDHEID EN WELZIJN... 54 2011PERS065 - Serie: gezondheidsbeoordelingen bij aanwerving... 54 2011PERS066 - Serie: arbeidsgeneeskunde... 55 2011PERS067 - Serie: arbeidsongevallen... 56 ERETEKENS... 57 2011PERS068 - Serie: eretekens... 57 FACTUREN... 58 2011PERS045 - Serie: facturen... 58 MAALTIJDCHEQUES... 59 2011PERS046 - Serie: rapporten maaltijdcheques... 59 2011PERS047 - Serie: specifieke dossiers en alternatieve telling maaltijdcheques... 60 KINDERBIJSLAG... 61 2011PERS048 - Serie: kinderbijslag opgaven CDVU... 61 CUMULATIES... 62 2011PERS062 - Serie: cumulaties... 62 LEGITIMATIEKAARTEN... 63 2011PERS063 - Serie: legitimatiekaarten... 63 VLIMPERS... 64 VOORBEREIDING, PARTICIPATIE EN OPVOLGING VERGADERINGEN VLIMPERS... 64 2011PERS093 - Serie: Vlimpersforum en Vlimperswerkgroep... 64 2011PERS094 - Onderwerpsmap: documenten Vlimpers... 65 DATABEHEER VLIMPERS... 66 2011PERS095 - Serie: data-input en -archivering... 66 2011PERS096 - Serie: Vlimpershelpdesk... 67 SELECTIE EN REKRUTERING... 68 SELECTIES EN SPONTANE SOLLICITATIES... 68 2011PERS051 - Serie van onderwerpsmappen: selectiedossiers... 68 Verduidelijking: afspraken schoning selectiedossiers... 69 2011PERS052 - Serie: spontane sollicitaties... 70 2011PERS055 - Serie van onderwerpsmappen: bevorderingen... 71 2011PERS056 - Onderwerpsmap: uitstap... 72 2011PERS057 - Onderwerpsmap: VRGT... 73 2011PERS059 - Serie: forfaitaire schadevergoedingen... 74 JOBSTUDENTEN... 75 2011PERS061 - Serie: jobstudenten... 75 HRM... 76 Prestatiemanagement... 76 Dossierbeheer PLOEG... 76 2011PERS073 - Serie: PLOEG-dossier... 76 2011PERS074 - Serie: managementtoelagen... 77 2011PERS075 - Serie: functioneringstoelagen... 78 24 januari 2014 2

HRM... 79 Bevragingen en onderzoek... 79 2011PERS076 - Serie: personeelspeilingen... 79 2011PERS077 - Serie: exit-bevragingen... 80 Schoolstages... 81 2011PERS079 - Serie: schoolstages... 81 vertrouwenspersoon... 82 2011PERS080 - Serie: dossiers intern vertrouwenspersoon... 82 Individuele dossiers... 83 2011PERS081 - Serie: individuele dossiers... 83 COMPETENTIEMANAGEMENT... 84 2011PERS082 - Serie: vacatureberichten... 84 VORMING... 85 Vormingsregistratie... 85 2011PERS083 - Serie: individuele vormingsdossiers ante 2013... 85 2013PERS009 - Serie: individuele vormingsdossiers post 2013... 86 Maatopleidingen (vormingsdossiers op niveau van de entiteit)... 87 2011PERS084 - Serie: maatopleidingen (=Vormingsdossiers op niveau van de entiteit)... 87 Rapportering... 88 2011PERS085 - Serie: rapportering vorming... 88 PROJECTEN... 89 2013PERS012 Onderwerpsmap: Best Workplaces DWVG 2013... 89 COMMUNICATIE... 90 2013PERS003 - Serie: intranetsite... 90 2011PERS006 - Serie: communicatie naar personeelsverantwoordelijken... 91 INTERNE WERKING... 92 BEHEER VAN GEGEVENS... 92 2011PERS090 - Serie: IT... 92 ADMINISTRATIEF BEHEER... 93 2011PERS021 - Serie: briefwisseling... 93 2011PERS022 - Serie: coördineren van de werking van de afdeling... 94 GESCHRAPTE FICHES... 95 24 januari 2014 3

Beleid Uitvoeren van de managementovereenkomst A. BESCHRIJVING 2011PERS001 - Serie: afdelingsdoelstellingen B. DRAGER Server Jaarlijks worden door de staf van de afdeling doelstellingen geformuleerd, die passen in de doelstellingen die het departement WVChet departement WVG vooropstellen. Chronologisch per jaar E. DATERING 2002- Departement WVGMOD - afdeling PersoneelStaf + secretariaat wvg_dep_pers\07_p_01_beleid\07_p_01_02_afdelingsdoelstellingen Werkplek 6 jaar Bewaren Beleidsmatige dossiers komen in aanmerking voor permanente bewaring. Sinds 2011 worden de doelstellingen in MONDE (opvolgingsinstrument voor de managementovereenkomst van het Departement WVG) opgeladen. 24 januari 2014 4

Uitvoeren personeelsbeleid A. BESCHRIJVING 2011PERS003 - Serie: complexe ad hoc dossiers B. DRAGER Server Deze serie bestaat uit verschillende dossiers die omwille van de inhoud, de scoop of de politieke impact het niveau van een team overschrijden. Bijvoorbeeld: initieel dossier Sociale Maribel + verschillende uitbreidingen dossier BGDAActiris Chronologisch Chronologisch E. DATERING?- Departement WVGMOD - afdeling PersoneelStaf + secretariaat wvg_dep_pers\07_p_01_beleid\07_p_01_06_ad hoc dossiers Werkplek 1 jaar 1 jaar 9 jaar 9 jaar Bewaren Beleidsmatige dossiers met politieke impact komen in aanmerking voor permanente bewaring 24 januari 2014 5

A. BESCHRIJVING 2011PERS092 - Serie: rapporteringsverplichtingen Sociale Maribel B. DRAGER E. DATERING Deze serie bestaat uit 2 componenten: Een eerste component omvat de stukken opgesteld in het kader van een rapporteringsverplichting Sociale Maribel. Jaarlijks wordt gerapporteerd aan de RSZPPO over het aantal personeelsleden, het aantal VTE en de loonlast over personeelsleden aangeworven in het kader van de Sociale Maribel. Deze rapportering geeft voor het rapporteringsjaar de gevraagde gegevens weer op maandbasis en op het niveau van het individu. In deze rapportering worden alle personeelsleden ressorterend onder de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap aangeworven in het kader van de Sociale Maribel opgenomen (deze personeelsleden Sociale Maribel zitten verspreid over diverse entiteiten van de ministeries WVG en CJSM). De tweede component omvat de jaarlijkse rapportering over de totale tewerkstelling (personeelsaantallen in VTE) binnen de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap voor wat de sectoren jeugd, sport en cultuur betreft. Chronologisch Chronologisch :?- :?- Departement WVGMOD - afdeling PersoneelStaf + secretariaat wvg_dep_pers\07_p_04_projecten\07_p_04_02_sociale maribel Werkplek 10 jaar Vanaf het derde kwartaal 2013 valt eerste component weg doordat de informatiedoorstroom vanaf dan via de DMFA-aangifte zal verlopen. De rapportering over het werkjaar 2012 (rapportering in 2013) zal de laatste rapportering zijn die via e-mail verloopt (opm. mogelijk moet er nog op de oude manier gerapporteerd worden over de 2 eerste kwartalen van 2013). indien deze informatie op een ander niveau terug te vinden is. 24 januari 2014 6

A. BESCHRIJVING 2011PERS004 - Serie: personeelsplanning B. DRAGER server E. DATERING Voor 1998 werden jaarlijks wervingsplannen opgesteld. Elke werving moest in zulk plan vervat zitten opdat ze zou kunnen doorgaan. Vanaf 1998 werd de PIPPEP-methode geïmplementeerd en gehanteerd voor personeelsplanning. Na de hervorming van de Vlaamse administratie (BBB) werd in 2006 de startformatie voor de nieuwe entiteiten opgesteld. Na verloop van tijd beschikte elke entiteit over een eigen personeelsplan. Deze personeelsplannen worden periodiek geactualiseerd. Chronologisch (per jaar) 1. thematisch (= personeelsplan vs. actualisatie) 2. chronologisch Wervingsplannen:?-1999 PIPPEP: 1998- Departement WVGMOD - afdeling PersoneelStaf + secretariaat wvg_dep_pers\07_p_05_organisatiebeleid\07_p_05_01_personeelsplanne n Werkplek 1 jaar 1 jaar 9 jaar 9 jaar Bewaren Merk op dat sinds BBB er een evolutie was: 1) eigenaarschap personeelsplannen ligt bij de entiteiten 2) er is een evolutie met een steeds toenemend belang voor digitale dragers wat personeelsplannen betreft. Merk op dat sinds 2010 de personeelsplannen van de entiteiten van het min. WVG ook binnen het personeelsbeheerssysteem Vlimpers (module arbeidsplaatsbeheer) geregistreerd worden. 24 januari 2014 7

A. BESCHRIJVING 2013PERS002 - Onderwerpsmap: sectoraal akkoord B. DRAGER Server E. DATERING 2009- De MOD WVG-afdeling Personeel bereidt een insteek voor voor de onderhandelaars voor de overheid in het kader van de onderhandelingen tussen overheid en vakbonden betreffende het sectoraal akkoord. Chronologisch Chronologisch per jaar Dep. BZ wvg_dep_pers\07_p_03_overlegfora\07_p_03_07_vakbond\07_sectoraal akkoord Werkplek 6 jaar Het gaat niet om de stukken van (de onderhandelingen over) het Sectoraal Akkoord zelf. Deze stukken zijn terug te vinden bij het Departement BZ dat verantwoordelijk is voor de (administratieve) organisatie van de onderhandelingen over het Sectoraal Akkoord. 24 januari 2014 8

Parlementaire vragen en kabinetsnota s A. BESCHRIJVING 2011PERS016 - Serie: parlementaire vragen B. DRAGER Server De antwoorden op de parlementaire vragen. 1. Chronologisch per jaar 2. Per nummer gestelde vraag E. DATERING 2005- wvg_dep_pers\07_p_01_beleid\07_p_01_03_parlementaire vragen Werkplek 6 jaar Deze documenten worden gedurende een legislatuur bijgehouden. Schaduwarchief Deze documenten worden bijgehouden bij het Vlaams parlement 24 januari 2014 9

A. BESCHRIJVING 2011PERS017 - Serie: kabinetsnota s B. DRAGER Server Informatiedoorstroming op vraag van de kabinetten via schriftelijke procedure 1. Chronologisch per jaar E. DATERING 2007- Departement WVGdiensten sg wvg_dep_pers\07_p_01_beleid\07_p_01_04_kabinetsnota's Werkplek 6 jaar Deze documenten worden gedurende een legislatuur bijgehouden. Schaduwarchief. Kabinetsnota s vanaf 2006 worden gearchiveerd door het Secretariaat-generaal. Ze worden ook bewaard bij het kabinet van de bevoegde minister. 24 januari 2014 10

Managementadvisering Advisering management A. BESCHRIJVING 2011PERS018 - Serie: recurrente advisering en rapportering B. DRAGER Server Een aantal rapporteringen die periodiek aan de DDIR WVC werden bezorgd. (budgettaire ruimte, PEP as is-actualisatie, vorming, ziekteverzuim ) Dergelijke rapporteringen worden ook voor de directieraden enof leidend ambtenaren van de entiteiten van het ministerie WVG voorbereid (bv. vormingsrapport, welzijnsrapport, statistieken doelgroepenbeleid, rapportering loonuitgaven ). Doel van deze adviezen en rapporten is een managementbesluitvorming over aspecten van het personeelsbeleid te schragen Chronologisch 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch E. DATERING?- Departement WVGMOD - afdeling PersoneelStaf + secretariaat Werkplek 5 jaar 10 jaar 5 jaar Dergelijke adviezen en rapporten worden tegenwoordig quasi uitsluitend digitaal bezorgd. Er is geen unieke bewaarlocatie voor de digitale opgeslagen adviezen, deze worden thematisch ingebed in de personeelsserver. 24 januari 2014 11

A. BESCHRIJVING 2011PERS019 - Serie: ad hoc advisering en rapportering B. DRAGER Serverpapier Ad hoc adviezen en rapporten aan het management met het oog op een managementbesluitvorming over aspecten van het personeelsbeleid. onderwerp 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch E. DATERING?- Departement WVGMOD - afdeling PersoneelStaf + secretariaat Werkplek 5 jaar 10 jaar 5 jaar. Het gaat slechts om ad hoc adviezen Dit soort adviezen en rapporten worden tegenwoordig quasi uitsluitend digitaal bezorgd. 24 januari 2014 12

A. BESCHRIJVING 2011PERS020 - Serie: juridische advisering B. DRAGER Serverpapier Ad hoc adviezen aan het management met de focus op juridische context Onderwerp 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch E. DATERING?- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loopbaanbeheer wvg_dep_pers\ 07_P_11_Sociaal secretariaat juridisch advies wordt thematisch ingebed Werkplek 6 jaar 6 jaar Het gaat slechts om ad hoc adviezen Deze adviezen worden tegenwoordig quasi uitsluitend digitaal bezorgd 24 januari 2014 13

Overlegfora Voorbereiding, participatie en opvolging vergaderingen A. BESCHRIJVING 2011PERS005 - Serie: stafvergadering van de MOD WVG - afdeling Personeel B. DRAGER Server De stafvergadering van de is een periodiek overleg tussen teamverantwoordelijken, stafmedewerkers en afdelingshoofd waar de werking van de afdeling besproken wordt. Na elke vergadering wordt een verslag en een afsprakenrooster opgesteld. Soms worden er ook documenten rondgedeeld. 1. Chronologisch 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch E. DATERING 2003- wvg_dep_pers\07_p_02_managementorganen\07_p_02_06_staf MOD WVG - afdeling Personeel Werkplek 7 jaar Bewaren In 2013 wordt de bewaartermijn uitgebreid tot 7 jaar. Dit stelt geen problemen naar het verleden toe: in de praktijk werden stafverslagen ouder dan 3 jaar niet vernietigd. Er wordt geen papieren component meer bijgehouden. 24 januari 2014 14

A. BESCHRIJVING 2011PERS009 - Serie: afdelingsvergadering van de MOD WVG - afdeling Personeel B. DRAGER Server Alle personeelsleden van de MOD WVG afdeling Personeel komen minstens eenmaal per jaar samen rond een aantal thema s. Chronologisch per jaar E. DATERING 2001- Departement WVGMOD - afdeling PersoneelStaf + secretariaat wvg_dep_pers\07_p_03_overlegfora\07_p_03_05_afdeling\07_p_03_05_ 01_Afdelingsvergadering Werkplek 7 jaar Bewaren Kan interessant zijn voor de interne werking van een afdeling In 2013 wordt de bewaartermijn uitgebreid tot 7 jaar. Dit stelt geen problemen naar het verleden toe: in de praktijk werden stafverslagen ouder dan 3 jaar niet vernietigd. Er wordt geen papieren component meer bijgehouden. 24 januari 2014 15

A. BESCHRIJVING 2011PERS010 - Serie: vergaderingen tussenoverlegcomité 4 B. DRAGER server E. DATERING Deze serie bevat de verslagen van de TOC4-vergaderingen, de aangebrachte agendapunten, de briefwisseling omtrent deze vergaderingen, de uitnodigingen, de opmerkingen bij de verslagen en de aanwezigheidslijsten. Chronologisch 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch binnen elk jaar : 1995 2006 : dec 2004-2006 Departement WVGMOD - afdeling PersoneelStaf + secretariaat wvg_dep_pers\07_p_03_overlegfora\07_p_03_08_wvc\05_vakbond\07_ P_02_08_05_01_TOC 4 Werkplek 5 jaar (verslagen en briefwisseling) 5 jaar (verslagen) 10 jaar De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Bewaren Sinds 2004 wordt een verkorte versie van het verslag digitaal ter beschikking gesteld. 24 januari 2014 16

A. BESCHRIJVING 2011PERS011 - Serie: vergaderingen Entiteitsoverlegcomité DWVG B. DRAGER server E. DATERING Na de implementatie van BBB wordt het vakbondsoverleg op het niveau van het departement WVG opgenomen binnen het Entiteitsoverlegcomité departement WVG (EOC DWVG) Chronologisch 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch binnen elk jaar : vanaf april 2006- : vanaf april 2006- Departement WVGMOD - afdeling PersoneelStaf + secretariaat wvg_dep_pers\07_p_03_overlegfora\07_p_03_07_vakbond Werkplek 10 jaar (enkel stukken met natte handtekening) 10 jaar (alle stukken) De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Bewaren Na overleg met de beleidsdomeinarchivaris in februari 2012 worden enkel de stukken met een natte handtekening op papier bewaard. Voor alle andere stukken wordt het papieren archief vernietigd, daar voor elk stuk er ook een digitale versie is 24 januari 2014 17

A. BESCHRIJVING 2013PERS001 - Serie: vergaderingen Werkgroep Welzijn op het Werk Ellips B. DRAGER server E. DATERING Op de werkgroep Welzijn op het Werk Ellips overleggen werkgever en vakorganisaties over gebouwgebonden materies. Het DWVG nam van 2006 tot 2011 het voorzitterschap en secretariaat op. Chronologisch 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch binnen elk jaar : vanaf april 2006-2011 : vanaf april 2006-2011 Departement WVGMOD - afdeling PersoneelStaf + secretariaat wvg_dep_pers\07_p_03_overlegfora\07_p_03_07_vakbond Werkplek 10 jaar (enkel stukken met natte handtekening) 10 jaar (alle stukken) De documenten hebben een administratief nut en worden bewaard in de administratie. Bewaren (naar analogie EOC) Eind 2011 legt de secretaris-generaal van het dep. WVG zijn voorzitterschap van deze werkgroep (dat hij sinds BBB - april 2006 opnam) neer. Na scherpstelling met de beleidsdomeinarchivaris blijkt dat dit archief na schoning overgeheveld moet worden aan de rechtsopvolger. In overleg met de beleidsdomeinarchivaris worden enkel de stukken met een natte handtekening op papier bewaard. Voor alle andere stukken wordt het papieren archief vernietigd, daar voor elk stuk er ook een digitale versie is. 24 januari 2014 18

A. BESCHRIJVING 2011PERS014 - Serie: interdepartementale overlegorganen B. DRAGER Server De verslagen van interdepartementale werkgroepen die door het afdelingshoofd bijgewoond worden: Permanente Interdepartementale Werkgroep Personeelsbeleid (PIWP) Interdepartementale Taskforce Personeelsmigratie Werkgroep multilaterale weddekredieten 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch E. DATERING?-2006 Adviezen: Departement WVGMOD - afdeling PersoneelStaf + secretariaat wvg_dep_pers\07_p_03_overlegfora\07_p_03_08_wvc\01_inter departementaal wvg_dep_pers\07_p_08_vlimpers wvg_dep_pers\07_p_03_overlegfora\07_p_03_01_beleidsdomein overschrijdend Overige documenten: dep. BZ Werkplek 3 jaar De verslagen zijn schaduwarchieven, de originelen worden elders bewaard. Enkel de adviezen die in functie van deze overlegorganen opgesteld worden, zijn originele documenten die 3 jaar bewaard moeten worden. De verslagen van de PIWP, de Interdep. Taskforce Personeelsmigratie en het Vlimpersforum kunnen via het intranet geconsulteerd worden. Na BBB wordt de PIWP het Tactisch overlegorgaan P&O. Mag worden vernietigd omdat het slechts om een schaduwarchief gaat. Deze fiche is uitdovend 24 januari 2014 19

A. BESCHRIJVING 2013PERS008 - Serie: beleidsdomeinoverschrijdende overlegorganen B. DRAGER Server De adviezen die de MOD WVG-afdeling Personeel formuleerde voor beleidsdomeinoverschrijdende overlegorganen als het College van Ambtenaren-Generaal (CAG), het Tactische Overleg Personeel en Organisatie (TOPO) Die adviezen worden overgemaakt aan de WVG-vertegenwoordiger in het overlegorgaan die hiervan gebruik maakt om het WVGstandpunt tijdens het overleg te vertolken. 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch E. DATERING 2006- Departement WVGMOD - afdeling PersoneelStaf + secretariaat wvg_dep_pers\07_p_03_overlegfora\07_p_03_01_beleidsdomeinoverschr ijdend Werkplek 3 jaar De verslagen zijn schaduwarchieven want de originele verslagen worden elders bewaard bij de entiteit die het secretariaat van deze overlegorganen waarneemt, bv. bij beleidsdomein DAR voor het CAG. Enkel de adviezen die in functie van deze overlegorganen opgesteld worden, zijn originele documenten die 3 jaar bewaard moeten worden. Opmerking voor de Rijksarchivaris: cf. de pre-bbb interdepartementale overlegorganen 24 januari 2014 20

Teamvergaderingen A. BESCHRIJVING 2011PERS064 - Serie: teamvergaderingen team Afwezigheidsbeheer en Welzijn B. DRAGER Server E. DATERING Deze serie omvat de verslagen en andere stukken van de teamvergaderingen van het team Afwezigheidsbeheer en Welzijn. Chronologisch Chronologisch :? feb. 2011 : 2003-2011 Departement WVGMOD - afdeling Personeel wvg_dep_pers\07_p_03_overlegfora\07_p_03_06_team\07_p_03_06_04 _Teams ante 1_2_2011 Werkplek 1 jaar 7 jaar In feb. 2011 werd een nieuwe structuur geïmplementeerd. De werking van de teams Loopbaanbeheer en Personeelsadministratie start op dat moment. Voor de teams Loonadministratie, Afwezigheidsbeheer en Welzijn, Gegevensbeheer en Personeelsbewegingen is dit het eindpunt. In 2013 blijkt de bewaartermijn van 3 jaar voor verslagen en stukken van teamvergaderingen te kort. In de praktijk grijpen teamverantwoordelijken geregeld terug naar oudere stukkenbesprekingen. Daarom wordt de bewaartermijn opgetrokken tot 7 jaar. Aangezien deze serie in de praktijk niet vernietigd werd, kan deze bewaartermijn zo opgetrokken worden. 24 januari 2014 21

A. BESCHRIJVING 2011PERS023 - Serie: teamvergaderingen team Loonadministratie B. DRAGER E. DATERING Deze serie bevat de verslagen en andere stukken van de teamvergaderingen van het team Loonadministratie 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch : 2000 2006 : 2006- feb. 2011 Departement WVGMOD - afdeling Personeel wvg_dep_pers\07_p_03_overlegfora\07_p_03_06_team\07_p_03_06_04 _Teams ante 1_2_2011 Werkplek 7 jaar In feb. 2011 werd een nieuwe structuur geïmplementeerd. De werking van de teams Loopbaanbeheer en Personeelsadministratie start op dat moment. Voor de teams Loonadministratie, Afwezigheidsbeheer en Welzijn, Gegevensbeheer en Personeelsbewegingen is dit het eindpunt. In 2013 blijkt de bewaartermijn van 3 jaar voor verslagen en stukken van teamvergaderingen te kort. In de praktijk grijpen teamverantwoordelijken geregeld terug naar oudere stukkenbesprekingen. Daarom wordt de bewaartermijn opgetrokken tot 7 jaar. Aangezien deze serie in de praktijk niet vernietigd werd, kan deze bewaartermijn zo opgetrokken worden. 24 januari 2014 22

A. BESCHRIJVING 2013PERS004 - Serie: teamvergaderingen team Loopbaanbeheer B. DRAGER Server E. DATERING Deze serie omvat de verslagen van de teamvergaderingen van het team Loopbaanbeheer Chronologisch Chronologisch : : feb. 2011- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loopbaanbeheer wvg_dep_pers\07_p_03_overlegfora\07_p_03_06_team\07_p_03_06_01 _Team loopbaanbeheer Werkplek 7 jaar In feb. 2011 werd een nieuwe structuur geïmplementeerd. De werking van de teams Loopbaanbeheer en Personeelsadministratie start op dat moment. Voor de teams Loonadministratie, Afwezigheidsbeheer en Welzijn, Gegevensbeheer en Personeelsbewegingen is dit het eindpunt. In 2013 blijkt de bewaartermijn van 3 jaar voor verslagen en stukken van teamvergaderingen te kort. In de praktijk grijpen teamverantwoordelijken geregeld terug naar oudere stukkenbesprekingen. Daarom wordt de bewaartermijn opgetrokken tot 7 jaar. Aangezien deze serie in de praktijk niet vernietigd werd, kan deze bewaartermijn zo opgetrokken worden. 24 januari 2014 23

A. BESCHRIJVING 2013PERS005 - Serie: teamvergaderingen team Personeelsadministratie B. DRAGER Server E. DATERING Deze serie omvat de verslagen van de teamvergaderingen van het team Personeelsadministratie Chronologisch Chronologisch : : feb. 2011- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_p_03_overlegfora\07_p_03_06_team\07_p_03_06_02 _Team personeelsadministratie Werkplek 7 jaar In feb. 2011 werd een nieuwe structuur geïmplementeerd. De werking van de teams Loopbaanbeheer en Personeelsadministratie start op dat moment. Voor de teams Loonadministratie, Afwezigheidsbeheer en Welzijn, Gegevensbeheer en Personeelsbewegingen is dit het eindpunt. In 2013 blijkt de bewaartermijn van 3 jaar voor verslagen en stukken van teamvergaderingen te kort. In de praktijk grijpen teamverantwoordelijken geregeld terug naar oudere stukkenbesprekingen. Daarom wordt de bewaartermijn opgetrokken tot 7 jaar. Aangezien deze serie in de praktijk niet vernietigd werd, kan deze bewaartermijn zo opgetrokken worden. 24 januari 2014 24

A. BESCHRIJVING 2011PERS050 - Serie: teamvergaderingen team Personeelsbewegingen B. DRAGER Server E. DATERING Deze serie bevat de verslagen en andere stukken van de teamvergaderingen van het team personeelsbewegingen. Chronologisch Chronologisch :? : 2003- Departement WVGMOD - afdeling Personeel wvg_dep_pers\07_p_03_overlegfora\07_p_03_06_team\07_p_03_06_04 _Teams ante 1_2_2011 Werkplek 7 jaar In feb. 2011 werd een nieuwe structuur geïmplementeerd. De werking van de teams Loopbaanbeheer en Personeelsadministratie start op dat moment. Voor de teams Loonadministratie, Afwezigheidsbeheer en Welzijn, Gegevensbeheer en Personeelsbewegingen is dit het eindpunt. In 2013 blijkt de bewaartermijn van 3 jaar voor verslagen en stukken van teamvergaderingen te kort. In de praktijk grijpen teamverantwoordelijken geregeld terug naar oudere stukkenbesprekingen. Daarom wordt de bewaartermijn opgetrokken tot 7 jaar. Aangezien deze serie in de praktijk niet vernietigd werd, kan deze bewaartermijn zo opgetrokken worden. 24 januari 2014 25

A. BESCHRIJVING 2011PERS087 - Serie: teamvergaderingen team Gegevensbeheer B. DRAGER digitaal E. DATERING Deze serie omvat de verslagen en andere stukken van de teamvergaderingen van het team gegevensbeheer. Chronologisch Chronologisch :? : 2003- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam wvg_dep_pers\07_p_03_overlegfora\07_p_03_06_team\07_p_03_06_04 _Teams ante 1_2_2011 Werkplek 7 jaar In feb. 2011 werd een nieuwe structuur geïmplementeerd. De werking van de teams Loopbaanbeheer en Personeelsadministratie start op dat moment. Voor de teams Loonadministratie, Afwezigheidsbeheer en Welzijn, Gegevensbeheer en Personeelsbewegingen is dit het eindpunt. In 2013 blijkt de bewaartermijn van 3 jaar voor verslagen en stukken van teamvergaderingen te kort. In de praktijk grijpen teamverantwoordelijken geregeld terug naar oudere stukkenbesprekingen. Daarom wordt de bewaartermijn opgetrokken tot 7 jaar. Aangezien deze serie in de praktijk niet vernietigd werd, kan deze bewaartermijn zo opgetrokken worden. 24 januari 2014 26

A. BESCHRIJVING 2011PERS070 - Serie: teamvergaderingen team HRM B. DRAGER Server E. DATERING Deze serie omvat de verslagen en andere stukken van de teamvergaderingen van het team HRM. Chronologisch Chronologisch :? : 2003- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam HRM wvg_dep_pers\07_p_02_overlegfora\07_p_02_06_team\07_p_02_06_04 _Teamvergaderingen Team HRM Werkplek 7 jaar. In 2013 blijkt de bewaartermijn van 3 jaar voor verslagen en stukken van teamvergaderingen te kort. In de praktijk grijpen teamverantwoordelijken geregeld terug naar oudere stukkenbesprekingen. Daarom wordt de bewaartermijn opgetrokken tot 7 jaar. Aangezien deze serie in de praktijk niet vernietigd werd, kan deze bewaartermijn zo opgetrokken worden. 24 januari 2014 27

A. BESCHRIJVING 2011PERS088 - Serie: werkgroep IT aanspreekpunten DWVG B. DRAGER Server De verslagen van de werkgroep IT-aanspreekpunten 1.Chronologisch per jaar 2.alfabetisch E. DATERING :?- Dep. WVGMOD OW wvg_dep_pers\07_p_09_ werking\07_p_09_01_informatica Werkplek 1 jaar Dit is een schaduwarchief. De originele documenten worden door het secretariaat van dit overleg bijgehouden. Kan worden vernietigd aangezien het slechts om een schaduwarchief gaat. 24 januari 2014 28

Sociaal secretariaat Beheer personeelsdossiers A. BESCHRIJVING 2011PERS053 - Serie: personeelsdossier statutairen B. DRAGER ServerVlimpers E. DATERING? Deze serie bevat de personeelsdossiers van statutaire personeelsleden. In een personeelsdossiers worden alle stukken verzameld die de loopbaan van een personeelslid juridisch en administratief documenteren. Het personeelsdossier bestaat uit volgende mappen: Administratieve loopbaan Geldelijk loopbaan Ziekte Pensioen Arbeidshandicap Alfabetisch Departement WVGMOD - afdeling Personeel Werkplek Levende dossiers 110 jaar vanaf geboorte personeelslid De personeelsdossiers worden in het personeelsarchief in de interne bewaard. Het personeelsdossier van een statutair personeelslid verliest pas na 110 jaar na geboorte van het personeelslid zijn administratief nut. Daartegenover staat dat er elementen van deze dossiers al eerder vernietigdovergedragen mogen worden. Dit wordt verder opgelijst in de vernietigingslijstenoverdrachtslijsten van de personeelsdossiers (cf. bijlage componenten personeelsdossier). Nog te onderzoeken is of deze bewaartermijn kan herzien worden voor personeelsdossiers ingevoerd in Capelo (2010 en later). Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren komen in aanmerking voor permanente bewaring) 24 januari 2014 29

A. BESCHRIJVING 2011PERS054 - Serie: personeelsdossier contractuelen B. DRAGER ServerVlimpers Deze serie bevat de personeelsdossiers van de contractuele personeelsleden. In een personeelsdossier worden alle stukken verzameld die de loopbaan van een personeelslid juridisch en administratief documenteren. Het dossier bevat de volgende mappen Administratieve loopbaan Geldelijke loopbaan Ziekte Arbeidshandicap Alfabetisch E. DATERING :? departement WVG Werkplek 110 jaar Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren komen in aanmerking voor permanente bewaring) 24 januari 2014 30

Verloning Opstellen van besluiten A. BESCHRIJVING 2011PERS024 - Serie: schaal- en salarisverhogingen B. DRAGER E. DATERING De individuele besluiten betreffende de schaal- en salarisverhogingen worden opgenomen in de dossiers. Voor BBB werden lijstbesluiten opgemaakt die in aparte mappen worden bijgehouden Chronologisch (lijsten) 1996-2006 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loonbaanbeheer Werkplek 110 jaar na geboorte personeelslid De lijsten hebben een blijvend belang en moeten permanent bewaard worden tot 50 jaar na pensionering van de laatste betrokkene. Deze stukken kunnen om praktische redenen niet in de individuele personeelsdossiers geïntegreerd worden. Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief (dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren komen in aanmerking voor permanente bewaring) 24 januari 2014 31

A. BESCHRIJVING 2011PERS025 - Serie: vertragingenversnellingen B. DRAGER E. DATERING De basisdocumenten die nodig zijn om de salarisbesluiten ivm een vertragingversnelling in de loopbaan goed te keuren. 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid?-2006 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loopbaanbeheer Werkplek 110 jaar na geboorte personeelslid Deze informatie wordt in de eerste plaats bijgehouden in het PLOEGklassement. Dit blijkt echter niet voor alle dossiers het geval te zijn. Vandaar dat dit klassement, dat hoofdzakelijk een schaduwarchief is noodzakelijk blijft (vooral ihkvcapelo). Mag worden vernietigd omdat het slechts een schaduwarchief is. 24 januari 2014 32

Huurgelden A. BESCHRIJVING 2011PERS026 - Serie: huurgelden B. DRAGER Sommige personeelsleden wonen in een woning die eigendom is van de Vlaamse overheid. De verschuldigde huur wordt meteen op hun loon ingehouden. Chronologisch E. DATERING 1996-2009 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loopbaanbeheer Werkplek permanent De stukken hebben een blijvend belang en moeten permanent bewaard worden tot 50 jaar na pensionering van de laatste betrokkene. Deze stukken kunnen om praktische redenen (slechts 1 origineel stuk dat op verschillende betrokkenen van toepassing is) niet in de individuele personeelsdossiers geïntegreerd worden. Sinds 2009 maken stukken betreffende huurgeld deel uit van het individueel dossier. In vorige versies van het archiefbeheersplan werd deze serie de serie: huisbewaarders genoemd. Doordat er geen overhevelingen van deze serie gebeurden, kan een naamsverandering zonder problemen doorgevoerd worden. 24 januari 2014 33

Ordonnanties en vastleggingen A. BESCHRIJVING 2011PERS028 - Serie: eindejaarsvastleggingen B. DRAGER Dit zijn de overzichtlijsten van de eindejaarsvastleggingen (salarisvgejtvergoedingen en toelagen) chronologisch E. DATERING?-2011 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie Werkplek 5 jaar Schaduwarchief, daar de boekhouding het integrale klassement van eindejaarsvastleggingen bijhoudt 24 januari 2014 34

Negatieve fiscale fiches A. BESCHRIJVING 2011PERS029 - Serie: negatieve fiches B. DRAGER E. DATERING Dit zijn overzichtslijsten van de negatieve fiscale fiches 281.25 die periodiek worden verstuurd naar de belastingsadministratie en de betrokken personeelsleden. Chronologisch P:?-2007 D: 2006-2011 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loopbaanbeheer Werkplek 5 jaar Na 5 jaar verliezen deze documenten hun administratief nut. De individuele gegevens zijn in elk individueel personeelsdossier terug te vinden Sinds 2011 veranderde de werkwijze en is een eventuele negatieve fiche in Vlimpers terug te vinden. 24 januari 2014 35

Prestatiestaten en premies A. BESCHRIJVING 2011PERS058 - Serie: prestatiestaten en premies B. DRAGER Prestatiestaten zijn fiches die de effectieve prestaties van de gesubsidieerde personeelsleden weergeven. Deze prestatiestaten zijn ook verantwoordingstukken voor premies die de Vlaamse overheid als werkgever ontvangt. Deze serie bevat ook een onderwerpsmap met de overzichten van de gestorte premies. Chronologisch; Alfabetisch op personeelslid E. DATERING?-2013 Departement WVGMOD - afdeling Personeel Werkplek 5 jaar Zie BVR 271093 de bewaartermijn wordt niet wettelijk bepaald Deze stukken hebben geen blijvend belang Sinds 2013 worden de gegevens die voordien op prestatiestaten werden ingevuld rechtstreeks door de personeelswerker in een online toepassing ingegeven. 24 januari 2014 36

Attesten A. BESCHRIJVING 2011PERS030 - Serie: schadegevallen ante inwerkingtreding Rekendecreet B. DRAGER Een klassement waarbij de correspondentiedocumenten van de ingediende schadedossiers wordt bijgehouden. Deze informatie wordt niet in het personeelsdossier bijgehouden. E. DATERING 2006-2011 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_p_10_informatie_en_controle\02_tools\05_schadedoss iers Werkplek 1 jaar 6 jaar 5 jaar Na 1 jaar vervalt het administratief nut en worden deze documenten overgebracht naar het externe archiefdepot.. Dit is een schaduwarchief qua facturen (originele facturen worden bewaard binnen de boekhouding). Deze stukken krijgen evenwel een analoge bewaartermijn omdat het gaat om verantwoordingsstukken: de aanvraagformulieren en de analyse motiveren de betaling en worden binnen de MOD WVG-afdeling Personeel bewaard. 24 januari 2014 37

A. BESCHRIJVING 2013PERS011 - Serie: schadegevallen post inwerkingtreding Rekendecreet B. DRAGER Een klassement waarbij de correspondentiedocumenten van de ingediende schadedossiers wordt bijgehouden. Deze informatie wordt niet in het personeelsdossier bijgehouden. 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid E. DATERING 2012 - Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_p_10_informatie_en_controle\02_tools\05_schadedoss iers Werkplek 1 jaar 7 jaar 6 jaar Na 1 jaar vervalt het administratief nut en worden deze documenten overgebracht naar het externe archiefdepot.. Dit is een schaduwarchief qua facturen (originele facturen worden bewaard binnen de boekhouding). Deze stukken krijgen evenwel een analoge bewaartermijn omdat het gaat om verantwoordingsstukken: de aanvraagformulieren en de analyse motiveren de betaling en worden binnen de MOD WVG-afdeling Personeel bewaard. 24 januari 2014 38

A. BESCHRIJVING 2011PERS031 - Serie: bijdragen Orde der Geneesheren B. DRAGER Een klassement waarbij de correspondentiedossiers betreffende de bijdragen die voor de artsen tewerkgesteld binnen het ministerie WVG worden bijgehouden. 1. Chronologisch per jaar 2. Alfabetisch per personeelslid E. DATERING 2003-2007 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loonadministratie Werkplek 5 jaar Na vijf jaar is alle administratief nut van deze documenten vervallen. Gegevens m.b.t. de uitbetaling zijn in de individuele dossiers terug te vinden Deze fiche is uitdovend. 24 januari 2014 39

Vergoedingen en toelagen A. BESCHRIJVING 2011PERS032 - Serie: managementtoelagen (LBH) B. DRAGER Een klassement waarbij de correspondentiedossiers van deze specifieke premies wordt bijgehouden. Deze informatie wordt niet in het personeelsdossier bijgehouden 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid E. DATERING 1997 - Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loopbaanbeheer Werkplek 3 jaar Schaduwarchief: deze lijst is een kopie van een origineel dat door het team HRM wordt bijgehouden. Het gaat louter om werkdocumenten. Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren komen in aanmerking voor permanente bewaring) Deze documenten dienen op termijn aan de betreffende personeelsdossiers te worden toegevoegd. Opmerking bij definitieve bestemmingopmerking door RA: dit is een schaduwarchief, de originele stukken worden bijgehouden door het team HRM. Merk op: samen met futo s zijn mato s prestatietoelagen, een gelijklopende bewaartermijn lijkt logisch De bewaartermijn werd in 2013 van 5 naar 3 jaar teruggebracht. 24 januari 2014 40

A. BESCHRIJVING 2011PERS033 - Serie: functioneringstoelagen (LBH) B. DRAGER De lijst met de personeelsleden die een functioneringstoelage ontvangen. Chronologisch E. DATERING 2006 - Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loopbaanbeheer Werkplek 3 jaar Schaduwarchief: deze lijst is een kopie van een origineel dat door het team HRM wordt bijgehouden De bewaartermijn werd in 2013 van 5 naar 3 jaar teruggebracht. 24 januari 2014 41

A. BESCHRIJVING 2011PERS034 - Serie: buitenlandse zendingen B. DRAGER server Een klassement waarbij de correspondentiedocumenten betreffende de buitenlandse zendingen van personeelsleden van het Departement WVG wordt bijgehouden Deze informatie wordt niet in het personeelsdossier bijgehouden. 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid E. DATERING 2008- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_p_10_informatie en controle\02_tools\08_buitenlandse dienstreizen Werkplek 2 jaar 7 jaar 5 jaar Na 2 jaar vervalt het administratief nut en worden deze documenten overgebracht naar het archiefdepot. In 2013 wordt de bewaartermijn verhoogd van 5 jaar naar 7 jaar. Motivering: de stukken van deze serie staven een betaling. Gezien de looptijd van deze serie hoeft deze fiche niet uitgesplitst worden. 24 januari 2014 42

A. BESCHRIJVING 2011PERS035 - Serie: reis- en verblijfkosten ante ORAFIN 2010 B. DRAGER Deze serie bevat originele vervoersbewijzen en terugvorderingsformulieren die kosten gemaakt bij binnenlandse dienstreizen bewijzen 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid E. DATERING?- 31122009 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie Werkplek 1 jaar 5 jaar Deze documenten worden 6 jaar bewaard: aangezien het de enige verantwoordingstukken zijn voor een betaling waarvan er geen factuur bestaat, worden de bewaartermijnen met die van een factuur gealigneerd. Deze documenten bevatten geen essentiële informatie 24 januari 2014 43

A. BESCHRIJVING 2011PERS036 - Serie: reis- en verblijfkosten post ORAFIN 2010 B. DRAGER Deze serie bevat originele vervoersbewijzen en terugvorderingsformulieren die kosten gemaakt bij binnenlandse dienstreizen bewijzen 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid E. DATERING 112010- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratieteam Werkplek 1 jaar Enkel voor het IVA ZG werden nog documenten bewaard tot eind 2011. Vanaf 112012 worden ook voor het IVA ZG de reis- en verblijfkosten via Orafin iexpense afgehandeld. Dit is een zuiver schaduwarchief want de originele documenten worden sinds de implementatie van ORAFIN 2010 door de boekhouding (MOD WVG-afdeling Ondersteuning Werking) bijgehouden. schaduwarchief 24 januari 2014 44

A. BESCHRIJVING 2011PERS037 - Serie: reisvorderingen B. DRAGER digitaal Een reisvordering is een document dat het personeelslid aan het loket van een NMBS-station kon inruilen voor een biljet (in het kader van een dienstreis). De controlestroken van dit document worden door de NMBS terugbezorgd aan de administratie. 1. Chronologisch per prestatiemaand Overzichtslijsten van de gebruikte reisvorderingen per entiteit en per prestatiemaand E. DATERING? januari 2008 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_p_11_sociaal secretariaat\07_p_11_06_vergoedingen Werkplek 6 jaar 1 jaar 5 jaar Op basis van deze vorderingen werden de facturen gecontroleerd en rapporten voor de verschillende entiteiten opgesteld Uitdovende serie nav implementatie ticket online 24 januari 2014 45

A. BESCHRIJVING 2011PERS038 - Serie: Ticket Online ante inwerkingtreding Rekendecreet B. DRAGER digitaal Rapporten met een overzicht van de on-line bestelde treinbiljetten. 1. Chronologisch per prestatiemaand 2. per entiteit 1. Chronologisch per prestatiemaand 2. per entiteit E. DATERING 012008-2011 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_p_11_sociaal secretariaat\07_p_11_06_vergoedingen Werkplek 6 jaar 1 jaar 5 jaar Op basis van deze rapporten worden de facturen gecontroleerd en wordt aan het lijnmanagement gerapporteerd over de dienstreizen met de trein. 24 januari 2014 46

A. BESCHRIJVING 2013PERS006 - Serie: Ticket Online post inwerkingtreding Rekendecreet B. DRAGER digitaal Rapporten met een overzicht van de on-line bestelde treinbiljetten. 1. Chronologisch per prestatiemaand 2. per entiteit 1. Chronologisch per prestatiemaand 2. per entiteit E. DATERING 2012- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_p_11_sociaal secretariaat\07_p_11_06_vergoedingen Werkplek 7 jaar 1 jaar 6 jaar Op basis van deze rapporten worden de facturen gecontroleerd en wordt aan het lijnmanagement gerapporteerd over de dienstreizen met de trein. Op 112012 werd het Rekendecreet van kracht. Hierdoor wordt de bewaringstermijn voor facturen en daarmee gealligneerde verantwoordingsstukken voor betalingen 7 jaar. 24 januari 2014 47

A. BESCHRIJVING 2011PERS039 - Serie: woon-werkverkeer ante inwerkingtreding Rekendecreet B. DRAGER Aanvraagformulierencorrespondentie ivm NMBS, De Lijn, MIVB 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid E. DATERING?-2011 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_p_11_sociaal secretariaat\07_p_11_06_vergoedingen Werkplek 1 jaar 5 jaar Deze documenten worden 6 jaar bewaard: aangezien het de enige verantwoordingstukken zijn voor een betaling waarvan er geen factuur bestaat, worden de bewaartermijnen met die van een factuur gealigneerd. Deze documenten bevatten geen essentiële informatie 24 januari 2014 48

A. BESCHRIJVING 2013PERS007 - Serie: woon-werkverkeer post inwerkingtreding Rekendecreet B. DRAGER Aanvraagformulierencorrespondentie ivm NMBS, De Lijn, MIVB 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid E. DATERING 2012- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_p_11_sociaal secretariaat\07_p_11_06_vergoedingen Werkplek 1 jaar 6 jaar Deze documenten worden 7 jaar bewaard: aangezien het de enige verantwoordingstukken zijn voor een betaling waarvan er geen factuur bestaat, worden de bewaartermijnen met die van een factuur gealigneerd. Op 112012 werd het Rekendecreet van kracht. Hierdoor wijzigt de bewaringstermijn voor facturen en daarmee gealligneerde verantwoordingsstukken voor betalingen 7 jaar. Deze documenten bevatten geen essentiële informatie 24 januari 2014 49

A. BESCHRIJVING 2011PERS042 - Serie: gevaarlijk, ongezond en hinderlijk werk B. DRAGER Aanvraagformulieren toelage voor gevaarlijk, ongezond en hinderlijk werk 1. Chronologisch per prestatiemaand E. DATERING 2012- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loopbaanbeheer Werkplek 1 jaar 9 jaar op basis van deze origineel gehandtekende documenten gebeurt de uitbetaling van de betreffende toelage (=> alligneren op bewaartermijnen factuur) Op 112012 werd het Rekendecreet van kracht. Hierdoor wijzigt de bewaringstermijn voor facturen en daarmee gealligneerde verantwoordingsstukken voor betalingen 7 jaar. In 2013 wordt bewaartermijn opgetrokken naar 10 jaar, allignering met de regelgeving (verjaringstermijnen op achterstallen) 24 januari 2014 50

A. BESCHRIJVING 2011PERS043 - Serie: toelagen rekenplichtigen B. DRAGER Dit zijn de aanvragen voor de uitbetaling van een toelage rekenplichtige 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid E. DATERING 2003- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loopbaanbeheerteam Werkplek 1 jaar 9 jaar Deze documenten worden 6 jaar bewaard: aangezien het de enige verantwoordingstukken zijn voor een betaling waarvan er geen factuur bestaat, worden de bewaartermijnen met die van een factuur gealigneerd 24 januari 2014 51

A. BESCHRIJVING 2011PERS044 - Serie: bijzondere prestaties ante inwerkingtreding Rekendecreet B. DRAGER Aanvraagformulierencorrespondentie ivm de vergoedingen voor bijzondere prestaties zoals: 1. prestaties op zater-, zon- en feestdagen 2. permanentietoelagen 3. toelagen voor ploegenarbeid 4. verstoringstoelagen 5. overuren 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid E. DATERING?-2011 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loopbaanbeheer Werkplek 1 jaar 5 jaar Deze documenten worden 6 jaar bewaard: aangezien het de enige verantwoordingstukken zijn voor een betaling waarvan er geen factuur bestaat, worden de bewaartermijnen gelijkgeschakeld met die van een factuur Deze documenten bevatten geen essentiële informatie Het leeuwendeel van de informatie omtrent bijzondere prestaties wordt bewaard binnen het personeelsbeheerssysteem Vlimpers 24 januari 2014 52

A. BESCHRIJVING 2013PERS010- Serie: bijzondere prestaties post inwerkingtreding Rekendecreet B. DRAGER Aanvraagformulierencorrespondentie ivm de vergoedingen voor bijzondere prestaties zoals: 1. prestaties op zater-, zon- en feestdagen 2. permanentietoelagen 3. toelagen voor ploegenarbeid 4. verstoringstoelagen 5. overuren 1. Chronologisch per jaar 2. Per personeelslid E. DATERING 2012- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loopbaanbeheer Werkplek 1 jaar 6 jaar Deze documenten worden 7 jaar bewaard: aangezien het de enige verantwoordingstukken zijn voor een betaling waarvan er geen factuur bestaat, worden de bewaartermijnen gelijkgeschakeld met die van een factuur Op 112012 werd het Rekendecreet van kracht. Hierdoor wijzigt de bewaringstermijn voor facturen en daarmee gealligneerde verantwoordingsstukken voor betalingen 7 jaar. Deze documenten bevatten geen essentiële informatie Het leeuwendeel van de informatie omtrent bijzondere prestaties wordt bewaard binnen het personeelsbeheerssysteem Vlimpers 24 januari 2014 53

Gezondheid en welzijn A. BESCHRIJVING 2011PERS065 - Serie: gezondheidsbeoordelingen bij aanwerving B. DRAGER Vlimpers E. DATERING Deze serie bevat de stukken betreffende de gezondheidscontrole bij aanwerving chronologisch chronologisch : 1980 : 2002- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie Werkplek 15 jaar 15 jaar Na verwerking op de werkplek, worden deze stukken overgeheveld naar het globale personeelsdossier De juridische bewaartermijn van 15 jaar wordt verantwoord door art. 85 van KB van 28052003 betreffende het gezondheidstoezicht op de werknemers. Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren komen in aanmerking voor permanente bewaring) Naamswijziging van de serie in 2013: voordien medische controle. De periodieke gezondheidscontroles worden gevat onder de rubriek arbeidsgeneeskunde. 24 januari 2014 54

A. BESCHRIJVING 2011PERS066 - Serie: arbeidsgeneeskunde B. DRAGER Vlimpers E. DATERING Deze serie bevat de stukken betreffende periodieke (aanvragen tot) gezondheidsbeoordelingen, preventieve geneeskunde, risicoanalyse, griepvaccinaties.. Chronologisch Vlimpers : 1980 : 2002- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie Werkplek tijdelijk Deze stukken worden na verwerking overgeheveld naar het personeelsdossier. Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren komen in aanmerking voor permanente bewaring) 24 januari 2014 55

A. BESCHRIJVING 2011PERS067 - Serie: arbeidsongevallen B. DRAGER Vlimpers E. DATERING Deze serie bevat de aangifteformulieren, de registratie, opvolging en briefwisseling omtrent arbeidsongevallen submap in personeelsdossier. : 1980 : 2002- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie Werkplek Tot afsluiten dossier arbeidsongeval Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren komen in aanmerking voor permanente bewaring) Sinds 2007 is het mogelijk dat op vraag van een personeelslid dat een arbeidsongeval had en rente ontvangt, Medex de beslissing over de rente herziet. Vandaar dat de arbeidsongevallendossiers waarin rente uitgekeerd wordt, niet uit het personeelsdossier verwijderd mogen worden. Voor dossiers zonder rente is een dergelijke langere bewaartermijn niet nodig. (zie componenten personeelsdossier ) 24 januari 2014 56

Eretekens A. BESCHRIJVING 2011PERS068 - Serie: eretekens B. DRAGER Vlimpers E. DATERING Deze serie bevat de voorbereidende lijsten die worden aangeleverd vanuit Vlimpers, de individuele invulbladen, de collectieve voordrachtstaten en besluiten van de federale overheid tot toekenning van eretekens (per nationale orde), de briefwisseling, de K.B. s 1.Chronologisch per jaar 2.per promotie 3.per soort Vlimpers : 2001- : 2002- departement WVGteam Personeelsadministratie Werkplek 5 jaar Na 5 jaar verliezen deze stukken hun administratief nut. Het K.B. van het ereteken wordt opgenomen in het individuele dossier. Bevat geen informatie van essentieel belang 24 januari 2014 57

Facturen A. BESCHRIJVING 2011PERS045 - Serie: facturen B. DRAGER Uitbetaling van facturen mbt de dienstverlening van de MOD WVGafdeling Personeel (NMBS, De Lijn, MIVB, MedConsult, IDEWE, Jobpunt Vlaanderen ) Chronologisch E. DATERING 2006 - Departement WVGMOD - afdeling OW Werkplek 3 jaar Schaduwarchief originelen worden bewaard bij de boekhouding In 2013 wordt de bewaartermijn owv administratief nut opgetrokken naar 3 jaar 24 januari 2014 58

Maaltijdcheques A. BESCHRIJVING 2011PERS046 - Serie: rapporten maaltijdcheques B. DRAGER Rapporten m.b.t. het beheer van de maaltijdcheques met vermelding van de acties en berekeningen, bv. n.a.v. laattijdige aanvraag verlof 1. Chronologisch per prestatiemaand 2. Per entiteit E. DATERING 01072007-2012 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie Werkplek 2 jaar 2 jaar op basis van deze rapporten zijn vaak manuele ingrepen gebeurd bij de berekening van het aantal maaltijdcheques. Voor de interne werking is het belangrijk dat hier tijdelijk een spoor van terug te vinden is. 24 januari 2014 59

A. BESCHRIJVING 2011PERS047 - Serie: specifieke dossiers en alternatieve telling maaltijdcheques B. DRAGER digitaal? originele gehandtekende lijsten die als basis dienen voor de alternatieve telling van de maaltijdcheques + prestatiestaten specifieke dossiers (bv. personeelsleden gedetacheerd naar federaal kabinet) 1. Chronologisch per prestatiemaand 1. Chronologisch per prestatiemaand E. DATERING 01072007-01042011 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie wvg_dep\07_p_11_sociaal secretariaat\07_p_11_10_mc\alternatieve telling Werkplek 10 jaar 1 jaar 9 jaar deze documenten zijn de verantwoordingsstukken voor de berekening van de maaltijdcheques volgens de alternatieve telling en voor de specifieke dossiers. + bewaartermijn opgetrokken tot 10 jaar owv regelgeving verjaringstermijn op achterstallen Bewaartermijn wordt in 2013 opgetrokken tot 10 jaar 24 januari 2014 60

Kinderbijslag A. BESCHRIJVING 2011PERS048 - Serie: kinderbijslag opgaven CDVU B. DRAGER CD Rom papier E. DATERING Betalingen van kinderbijslag bijgehouden in - Een afgesloten digitale archief (access-toepassing gswvc ) waarin de betaling van de kinderbijslag tem oktober 2004 wordt opgenomen. - Een lopend digitaal archief (word) - Een papieren archief 1. Chronologisch (jaar) 2. Chronologisch (maand) 3. Personeelslid 1. Per personeelslid 2. Chronologisch (cd-roms): GSWVC?-102004 WORD: 102004-182009 : 102004-182009 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loopbaanbeheer wvg_dep_pers\07_p_09_verloning\kinderbijslag Werkplek 1 jaar 10 jaar (cd-rom) Essentie terug te vinden in de personeelsdossiers Op 1 augustus 2009 werden de taken rond kinderbijslag van de MOD WVG-afdeling Personeel overgeheveld naar het Gemeenschappelijk Vlimpers Dienstencentrum (GVDC) binnen het beleidsdomein Bestuurszaken. De bijhorende documentenstromen werden ook op die datum afgesloten. 24 januari 2014 61

Cumulaties A. BESCHRIJVING 2011PERS062 - Serie: cumulaties B. DRAGER server Deze serie bevat de documenten betreffende de registratie en goedkeuring van cumulaties Chronologisch ongeordend E. DATERING 1997 2013 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministatie wvg_dep_pers\07_p_11_sociaal_secretariaat\07_p_11_15_cumulaties Werkplek tot pensionering betrokken personeelslid tot pensionering betrokken personeelslid Deze documenten zijn relevant voor het pensioendossier Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren komen in aanmerking voor permanente bewaring) Deze documenten worden bijgehouden in een aparte map op de werkplek, maar zouden best geïntegreerd worden in het personeelsdossier. Vanaf eind 2013 worden deze integratieoefening aangevat, ook voor de historische dossiers. 24 januari 2014 62

Legitimatiekaarten A. BESCHRIJVING 2011PERS063 - Serie: legitimatiekaarten B. DRAGER Server E. DATERING Deze serie bevat de aanvragen voor de legitimatiekaarten die worden toegereikt aan personen met controlebevoegdheden. Chronologisch Alfabetisch : 1994-1994 - Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_p_11_sociaal secretariaat\07_p_11_14_legitimatiekaarten Werkplek 1 jaar 1 jaar De originelen zijn in handen van de personeelsleden. Er wordt eveneens digitaal een overzichtslijst bijgehouden. Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief (dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren komen in aanmerking voor permanente bewaring) 24 januari 2014 63

Vlimpers Voorbereiding, participatie en opvolging vergaderingen Vlimpers A. BESCHRIJVING 2011PERS093 - Serie: Vlimpersforum en Vlimperswerkgroep B. DRAGER Vlimpers E. DATERING Deze serie omvat de documenten en de verslagen van het Vlimpersforum en de Vlimpers werkgroep Chronologisch Chronologisch : 2003- :2003- Gemeenschappelijk Vlimpers Dienstencentrum Werkplek 1 jaar 5 jaar Dit is een schaduwarchief. De originele documenten worden door het secretariaat van dit overleg bijgehouden. Omwille van het belang voor de interne werking wordt de bewaartermijn voor digitale documenten in 2013 van 1 naar 5 jaar gebracht.. Mag worden vernietigd aangezien het om een schaduwarchief gaat. 24 januari 2014 64

A. BESCHRIJVING 2011PERS094 - Onderwerpsmap: documenten Vlimpers B. DRAGER Vlimpers Deze serie omvat de documenten rond testscenario s, presentaties,.. E. DATERING naargelang onderwerp naargelang onderwerp : 2003- :2003- GVDC Wvg_dep\07_P_08_Vlimpers Werkplek 1 jaar 5 jaar Dit is een schaduwarchief van de documenten die door de Vlimperswerkgroep en GVDC aangereikt worden ifv de dagelijkse werking. Mag worden vernietigd aangezien het om een schaduwarchief gaat In 2013 wordt de digitale bewaartermijn owv administratief nut tot 5 jaar opgetrokken. 24 januari 2014 65

Databeheer Vlimpers A. BESCHRIJVING 2011PERS095 - Serie: data-input en -archivering B. DRAGER Vlimpers De elektronische component van de personeelsdossiers: de invoer van gegevens in het Vlimperssysteem. Vlimpers E. DATERING : 2003- GVDC Werkplek Cf. personeelsdossiers. Deze gegevens worden binnen de Vlimpersdatabank bewaard. 110 jaar Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren komen in aanmerking voor permanente bewaring) 24 januari 2014 66

A. BESCHRIJVING 2011PERS096 - Serie: Vlimpershelpdesk B. DRAGER De fouten in het Vlimperssysteem worden door deze helpdesk gelogd. Case-id E. DATERING :2002- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loopbaanbeheer Werkplek 1 jaar Deze serie heeft geen administratief nut meer na verwerking. 24 januari 2014 67

Selectie en rekrutering Selecties en spontane sollicitaties A. BESCHRIJVING 2011PERS051 - Serie van onderwerpsmappen: selectiedossiers B. DRAGER Deze serie bestaat uit onderwerpsmappen met alle documenten van een selectie of individuele screeningen. Elke onderwerpsmap bevat alle documenten betreffende één procedure, zoals de advertentie, de procedure, het CV, de functiebeschrijving, het resultaat van de procedure 1. Per entiteit 2. per afdeling 3. chronologisch 1. Per entiteit 2. per afdeling 3. chronologisch E. DATERING 2000 P: Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam HRM D: wvg_dep_p\07_p_07_selectie en rekrutering Werkplek Lopende 10 jaar 10 jaar Artikel 2262bis Burgerlijk Wetboek. Bewaren na schoning Zie de door de Rijksarchivaris gevalideerde afspraak over de schoning van de selectiedossiers (volg. pg.) Merk op: er is ook een vacaturetool = een Accessdatabank waarin de voortgang van selectieprocedures wordt geregistreerd. Deze tool legt ook de link tussen Vlimpersarbeidsplaatsbeheer en specifieke selectieprocedures 24 januari 2014 68

Verduidelijking: afspraken schoning selectiedossiers Onderdeel selectiedossier Overzicht procedure Vacaturebericht Wervingsmotivering (= nota) Offerte + advertentie Correspondentie (incl. Werk-wijzer) Selectiedossier Correspondentie naar kandidaten PV + rangschikking (= laureaat + werfreserve) Bewaren (B) of vernietigen (V) B B B B: 1 print advertentie V: overige documenten B: e-mailcorrespondentie Werk-wijzer V: overige documenten B: PV cv-screening V: overige documenten V B 24 januari 2014 69

A. BESCHRIJVING 2011PERS052 - Serie: spontane sollicitaties B. DRAGER Deze serie bevat de onderwerpsmap met spontane sollicitaties en de antwoordbrieven. 1. per niveau (A, B, C of D) 2. chronologisch (per jaar) E. DATERING 2004 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam HRM wvg_dep_pers\07_p_10_informatie en controle\02_tools\07_vacature databank Werkplek 2 jaar 2 jaar Na twee jaar worden deze spontane sollicitaties niet meer bevraagd en verliezen deze documenten dus hun relevantie voor de organisatie. De informatie omtrent spontane sollicitaties wordt geregistreerd in een Accessdatabank 24 januari 2014 70

A. BESCHRIJVING 2011PERS055 - Serie van onderwerpsmappen: bevorderingen B. DRAGER E. DATERING Per bevorderingsprocedure wordt een onderwerpsmap opgesteld met de stukken en de resultaten van de verschillende fases van de bevorderingsprocedure. Chronologisch (per jaar) Chronologisch (per jaar) P:? - D: 2008 - P: Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam HRM D: wvg_dep_pers07_p_13_vertrouwelijk Werkplek 10 jaar 10 jaar Bewaren na schoning Definitieve bestemming te aligneren op bewaartermijnen selectieprocedures, want bevorderingen zijn hier een variant op. Daarom bewaren na schoning cf. fiche 2011PERS051. Het persoonlijke bevorderingsbesluit en de persoonlijke vrijstelling voor generieke proeven bevindt zich in het personeelsdossier. De organisatie van de procedure en keuzes van de directieraad van DWVG hierin, de contactname met selectiebureau sjobpunt, de wervingsreserves en duurtijd en bevragingen daarvan bevinden zich in de serie bevorderingen 24 januari 2014 71

A. BESCHRIJVING 2011PERS056 - Onderwerpsmap: uitstap B. DRAGER Een map met de dossiers rond de verschillende uitstaprondes. Deze zijn nog lopende zolang er personeelsleden in uitstap zijn. Chronologisch (per jaar) E. DATERING?- Departement WVGMOD - afdeling Personeel Werkplek 10 jaar 24 januari 2014 72

A. BESCHRIJVING 2011PERS057 - Onderwerpsmap: VRGT B. DRAGER Het dossier omtrent de overheveling van de Vlaamse Vereniging voor Respiratoire Gezondheidszorg en Tuberculosebestrijding naar het departement WVC. Dit is nog steeds lopende: de personeelsleden van VRGT hebben een aantal statutair verankerde voordelen. Chronologisch (per jaar) E. DATERING?- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Loonadministratie Werkplek 110 jaar na geboortedatum personeelslid Bewaartermijn aangepast mho Capelodossier 24 januari 2014 73

A. BESCHRIJVING 2011PERS059 - Serie: forfaitaire schadevergoedingen B. DRAGER Deze serie omvat de forfaitaire schadevergoedingen die aan de RVA betaald moesten worden. Deze schadevergoedingen werden opgelegd wanneer een vacature niet snel genoeg ingevuld werd. In de loop van 2006 werd deze procedure geschrapt. Chronologisch (per jaar) E. DATERING?-2006 Departement WVGMOD - afdeling Personeel Werkplek 10 jaar Deze stukken hebben geen blijvend belang ze worden 10 jaar bijgehouden ter verantwoording 24 januari 2014 74

Jobstudenten A. BESCHRIJVING 2011PERS061 - Serie: jobstudenten B. DRAGER Server E. DATERING Deze serie bevat de documenten omtrent registratie en goedkeuring van jobstudenten o.a. functiebeschrijvingen, kandidaturen, briefwisseling... Chronologisch Chronologisch : 1997 : 1997 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam HRM wvg_dep_pers\07_p_11_sociaal secretariaat\07_p_11_02_instroom\08_vakantietewerkstelling Werkplek 2 jaar 2 jaar contracten: 110 jaar na geboorte Na 1 jaar verliezen deze documenten hun administratief nut, op de contracten na. De contracten worden langer bijgehoudenen in de interne - bewaard. In de zomer 2013 werd vastgesteld dat het contract van jobstudenten tot 110 jaar na geboorte bewaard dient te worden. Dit doordat bepaalde periodes van tewerkstelling als jobstudent kunnen meetellen voor de pensioenberekening. Aangezien de gegevens van jobstudenten niet in CAPELO (Elektronisch loopbaandossier voor de PDOS) kunnen ingevoerd worden, dienen de studentenovereenkomsten op papier aan de PDOS worden bezorgd mho het pensioendossier. Daartegenover staat dat de andere elementen van deze dossiers al eerder vernietigdovergedragen mogen worden. Na 1 jaar verliezen deze documenten hun administratief nut, op de contracten na. 24 januari 2014 75

HRM Prestatiemanagement Dossierbeheer PLOEG A. BESCHRIJVING 2011PERS073 - Serie: PLOEG-dossier B. DRAGER ServerVlimper Talent PLOEG E. DATERING Deze documenten zijn de evaluaties van de personeelsleden in het kader van het personeelsevaluatiesysteem PLOEG (Plannen, Leiding geven, Opvolgen, Evalueren en Gewaardeerd worden). Naast de eigenlijke evaluaties kan het PLOEG-dossier ook documenten zoals opvolgingsgesprekken, Bottum-up evaluaties (BUE), planningen, waardering in het kader van de functioneringstoelagen bevatten Chronologisch Chronologisch : 2001 : 2001- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam HRM wvg_dep_pers\07_p_10_hrm\07_p_10_01_hrthemas\07_p_10_01_09_prestatiemanagement Werkplek 1 jaar Tot 1 jaar nadat het personeelslid is uit dienst getreden Tot 1 jaar nadat personeelslid is uit dienst getreden Naar analogie met personeelsdossiers, indien daarin bewaard. BUE s etc worden owv het vertrouwelijke karakter enkel digitaal binnen de map vertrouwelijk bewaard (= beperkte toegangsrechten). Merk op dat dergelijke documenten ook digitaal worden ontvangen. In het kader van de implementatie van Vlimpers Talent worden vanaf de planning en evaluatie 2012 de functiebeschrijvingen, planningen en evaluaties van het Departement WVG en agentschap Zorginspectie in Vlimpers bewaard. 24 januari 2014 76

A. BESCHRIJVING 2011PERS074 - Serie: managementtoelagen B. DRAGER Een klassement waarbij de correspondentiedossiersmotivering van deze specifieke premies wordt bijgehouden. Deze informatie wordt niet in het personeelsdossier bijgehouden. 1. Chronologisch per jaar 2. Per (sub)entiteit E. DATERING 1997 - Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam HRM Werkplek 5 jaar 2 jaar Deze documenten worden niet in het personeelsdossier geïntegreerd. Het gaat om beslissingen van een ministereen leidend ambtenaar die impact hebben op meerdere personeelsdossiers. In 2013 wordt de bewaartermijn voor deze stukken bijgesteld van 10 naar 7 jaar (cf. Rekendecreet). Er wordt ook beslist deze stukken niet meer over te hevelen naar de externe Managmenttoelagen = mato 24 januari 2014 77

A. BESCHRIJVING 2011PERS075 - Serie: functioneringstoelagen B. DRAGER De lijst van de personeelsleden die een functioneringstoelage ontvangen en de bijhorende motivering. 1. Chronologisch per jaar 2. Per (sub)entiteit E. DATERING 2004 - Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam HRM Werkplek 5 jaar 2 jaar Deze documenten worden niet in het personeelsdossier geïntegreerd. Het gaat om beslissingen van een directieraad die impact hebben op meerdere personeelsdossiers. In 2013 wordt de bewaartermijn voor deze stukken bijgesteld van 10 naar 7 jaar (cf. Rekendecreet) Functioneringstoelage = futo 24 januari 2014 78

HRM Bevragingen en onderzoek A. BESCHRIJVING 2011PERS076 - Serie: personeelspeilingen B. DRAGER Server E. DATERING Deze serie omvat de verschillende documenten opgesteld in het kader van de Personeelspeiling. Het gaat in de eerste plaats om het algemene rapport, maar ook om de oplijsting van open commentaren en om analyses en benchmarks aangereikt door BZ. De MOD WVG-afdeling Personeel neemt in deze de rol van HR Business Partner voor het DWVG op. :?- :?- Chronologisch Chronologisch Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam HRM Werkplek 3 jaar 20 jaar Dit overstijgt de informatie die centraal gearchiveerd wordt bij BZ: er zijn immers ook componenten die niet publiek gemaakt worden (bv. open commentaren) In 2013 wordt de digitale bewaartermijn naar 20 jaar opgetrokken.. In 2013 wordt deze serie personeelsbevragingen naar personeelspeilingen omgevormd. Stukken van vroegere nieuwkomersbevragingen of bevragingen ivm diversiteitsbeleid zijn niet meer relevant. Nieuwe personeelsbevragingen met een specifieke scope (bv. Best Workplaces) worden in een aparte fiche weergegeven. We willen benadrukken dat het opbouwen van een historische reeks om tendensen af te leiden belangrijk is. 24 januari 2014 79

A. BESCHRIJVING 2011PERS077 - Serie: exit-bevragingen B. DRAGER Server E. DATERING Deze serie omvat de vragenlijstenenquêtes van personeelsleden die de organisatie verlaten alsook de resultaten van de verwerking van deze enquêtes. Chronologisch Geen :?- :?- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam HRM wvg_dep_pers\ 07_P_16_HRM (tijdelijk)\07_p_16_01_hr- Themas\07_P_16_01_06_Personeelsbevragingen\EXIT Werkplek Enquêtes: tot na verwerking Resultaten: 1 jaar Enquêtes: Tot na verwerking Resultaten: 5 jaar De ingevulde enquêtesvragenlijsten hebben geen administratief nut meer na verwerking. Na vijf jaarverliezen de resultaten van de verwerkte enquêtes hun administratief nut.. 24 januari 2014 80

Schoolstages A. BESCHRIJVING 2011PERS079 - Serie: schoolstages B. DRAGER E. DATERING Deze serie omvat de documenten m.b.t. schoolstages o.a. stageovereenkomst, aanvraag medisch onderzoek, briefwisseling 1. Chronologisch 2. Op naam stagiair : 2005- : 2005- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam team Personeelsadministratie wvg_dep_pers\informatie en controle\arbeidsgeneeskunde Werkplek 5 jaar 5 jaar Na 5 jaar verliezen deze documenten hun administratief nut. Gegevens schoolstages geïntegreerd in eenzelfde databank als gegevens arbeidsgeneeskunde 24 januari 2014 81

vertrouwenspersoon A. BESCHRIJVING 2011PERS080 - Serie: dossiers intern vertrouwenspersoon B. DRAGER digitaal Deze serie omvat de individuele dossiers van personen die beroep doen op een intern vertrouwenspersoon. Het gaat o.a. om pesten, Ongewenst Seksueel Gedrag op het Werk (OSGW), problemen rond PLOEG en andere werkconflicten. Op naam personeelslid E. DATERING : - Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam HRM wvg_dep_pers\z:\07_p_13_vertrouwelijk Werkplek 2 jaar 2 jaar Deze documenten worden 2 jaar na afsluiten vernietigd owv privacyredenen. Het is de ambitie om te evolueren naar een louter digitaal klassement. 24 januari 2014 82

Individuele dossiers A. BESCHRIJVING 2011PERS081 - Serie: individuele dossiers B. DRAGER Deze serie omvat de individuele dossiers omtrent Loopbaanontwikkeling Coaching Alfabetisch op naam personeelslid E. DATERING? - Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam HRM Werkplek 2 jaar Personeelsdossiers selecteren in overleg met het Rijksarchief(dossiers van leidinggevend personeel, markante figuren komen in aanmerking voor permanente bewaring) Qua definitieve bestemming, opm. tav de Rijksarchivaris: dit zijn geen stukken die in het individuele dossiers ingebed horen te worden. 24 januari 2014 83

Competentiemanagement A. BESCHRIJVING 2011PERS082 - Serie: vacatureberichten B. DRAGER server De vacatureberichten die voor de verschillende vacatures opgesteld worden E. DATERING :?- :?- Alfabetisch op functie Alfabetisch op functie Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam HRM wvg_dep_pers\07_p_07_selectie en rekrutering Werkplek 2 jaar 15 jaar In vorige archiefbeheersplannen werden deze stukken functiebeschrijvingen genoemd. De naamgeving van de serie werd gecorrigeerd: het gaat wel degelijk om vacatureberichten (= de langere omschrijving van een jobinhoud waarnaar in het in de pers gepubliceerde bericht verwezen wordt en dat kandidaten voor een functie kunnen raadplegen) en niet om functiebeschrijvingen (het document dat deel uitmaakt van de PLOEG-cyclus en in het PLOEG-dossier vervat zit). Merk op dat deze vacatureberichten ook ingebed worden in de selectiedossiers. Dit is dus eigenlijk een schaduwarchief dat (voornamelijk) op de server wordt bijgehouden omwille van het administratieve nut. Bewaren Kan interessante beleidsmatige informatie bevatten 24 januari 2014 84

Vorming Vormingsregistratie A. BESCHRIJVING 2011PERS083 - Serie: individuele vormingsdossiers ante 2013 B. DRAGER Server E. DATERING Deze serie omvat de vormingsaanvragen, inschrijvingen voor studiedagen of cursussen, 1. Chronologisch 2. alfabetisch 1. Chronologisch 2. alfabetisch : 1998-2013 : 1994-2013 Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie Z:\07_P_10_Informatie en controle\02_tools\17_voming Werkplek 1 jaar 10 jaar 9 jaar Deze documenten worden 6 jaar bijgehouden: ze bevatten immers de originele facturen. Na inwerkingtreding van het Vlaams comptabiliteitsdecreet wordt dit 10 jaar. Facturen bevatten geen essentiële informatie. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen voor en na 2013 omwille van de organisatieverandering: interne verschuiving teams en opstart Vlimpers Talent Leren. 24 januari 2014 85

A. BESCHRIJVING 2013PERS009 - Serie: individuele vormingsdossiers post 2013 B. DRAGER Server E. DATERING Deze serie omvat de vormingsaanvragen, inschrijvingen voor studiedagen of cursussen, 1. Chronologisch 2. alfabetisch 1. Chronologisch 2. alfabetisch : 2013 - : 2013- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie Z:\07_P_10_Informatie en controle\02_tools\17_voming Werkplek 1 jaar 7 jaar 6 jaar In 2013 wordt beslist om de individuele vormingsdossiers 7 jaar ipv 10 jaar te bewaren. [naar analogie met vorige fiche] Facturen bevatten geen essentiële informatie. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen voor en na 2013 omwille van de organisatieverandering: interne verschuiving teams en opstart Vlimpers Talent Leren. 24 januari 2014 86

Maatopleidingen (vormingsdossiers op niveau van de entiteit) A. BESCHRIJVING 2011PERS084 - Serie: maatopleidingen (=Vormingsdossiers op niveau van de entiteit) B. DRAGER Server E. DATERING Deze serie omvat de vormingsplannen, markstudies, marktbevragingen, organisatie vorming ( contracten lesgevers, evaluatieformulieren, facturen, inhoud lespakketten), Chronologisch Chronologisch : 2001-?- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam HRM wvg_dep_pers\07_p_16_hrm (tijdelijk)\07_p_16_02_vorming Werkplek 1 jaar 10 jaar 9 jaar Deze stukken worden 10 jaar bijgehouden. 7 jaar volstaat qua motivering betaling (Rekendecreet), maar het team HRM verkiest een bewaartermijn tot 10 jaar omwille van het administratief nut. Bewaren Kan interessante beleidsmatige informatie bevatten. 24 januari 2014 87

Rapportering A. BESCHRIJVING 2011PERS085 - Serie: rapportering vorming B. DRAGER Server Deze serie omvat de rapportering vorming E. DATERING G. BEWAARTERMIJN H. VERANTWOORDING : 2000- :?- Chronologisch Chronologisch : Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam HRM wvg_dep_pers\07_p_16_hrm (tijdelijk)\07_p_16_02_vorming Werkplek 10 jaar 10 jaar Bewaren Kan interessante beleidsmatige informatie bevatten. 24 januari 2014 88

Projecten A. BESCHRIJVING 2013PERS012 Onderwerpsmap: Best Workplaces DWVG 2013 B. DRAGER Server E. DATERING In 2012-2013 nam het DWVG deel aan het onderzoek Best Workplaces 2013 (= Beste Werkgeversonderzoek, georganiseerd door Vlerick). Deze onderwerpsmap bevat de stukken van de verschillende inhoudelijke componenten (personeelsbevraging + cultuuraudit) van dit onderzoekstraject, de resultaten en de presentaties. Ook de administratieve component van dit onderzoek is hierin opgenomen. Chronologisch Chronologisch : 2012 : 2012- Departement WVGMOD - afdeling Personeelstaf + secretariaat wvg_dep_pers\07_p_04_projecten\07_p_04_13_best_workplaces_2013 Werkplek 10 jaar 10 jaar Bewaren Deze onderwersmap heeft bij uitstek een beleidsmatige component omwille van de analyse van het DWVG en de input die dit onderzoek oplevert voor het toekomstige personeelsbeleid. 24 januari 2014 89

Communicatie A. BESCHRIJVING 2013PERS003 - Serie: intranetsite B. DRAGER Server In deze werkgroep worden technische en inhoudelijke bijsturingen aan de website van de afdeling besproken. Ook de in het kader van de SharePointCMS opgezette sjablonen (bv. wieis-wie-dummypagina) en de Anysurferrapporten (= toetsing van de intranetsite aan de toegankelijkheidsnormen door een externe organisatie) behoren tot deze serie. 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch E. DATERING 2004- Departement WVGMOD - afdeling PersoneelStaf + secretariaat wvg_dep_pers\07_p_12_communicatie\01_p_12_01_intranetsite Werkplek 3 jaar Door frequente veranderingen verandert de relevantie van de opeenvolgende bijsturingen 24 januari 2014 90

A. BESCHRIJVING 2011PERS006 - Serie: communicatie naar personeelsverantwoordelijken B. DRAGER Server De organiseert halfjaarlijkse vergaderingen om de personeelsverantwoordelijken van de subentiteiten (= ankerpunt qua personeelsmaterie in elke subentiteit) op de hoogte te houden van de ontwikkelingen inzake personeelsmateries. Via een SharePoint-platform wordt informatie met de personeelsverantwoordelijken gedeeld. Ad hoc stroomt informatie door via e-mail. 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch E. DATERING 2000- Departement WVGMOD - afdeling Personeelteam Personeelsadministratie wvg_dep_pers\07_p_12_communicatie\01_p_12_02_personeelsverantwoo rdelijken Werkplek 3 jaar Opmerking voor validering gewijzigde definitieve bestemming door RA: het gaat hier om de doorstroom van operationele informatie. Er is geen sprake van beleidsmatige documenten. 24 januari 2014 91

werking Beheer van gegevens A. BESCHRIJVING 2011PERS090 - Serie: IT B. DRAGER Deze serie omvat o.a. de werkaanvragen, mappenstructuur van de server ( BOB-tool), hard & software, intranetsite,.. chronologisch chronologisch E. DATERING :?- : departement WVGMOD afdeling Ondersteuning en Werking : wvg_dep_pers\07_p_09_ werking\07_p_09_01_informatica Werkplek 1 jaar permanent Het papieren archief is een schaduwarchief. Het digitale archief is cruciaal voor de werking van de afdeling. en archief vernietigen. Het papieren archief mag worden vernietigd aangezien het slechts om een schaduwarchief gaat. 24 januari 2014 92

Administratief beheer A. BESCHRIJVING 2011PERS021 - Serie: briefwisseling B. DRAGER Serverpapier In- en uitgaande briefwisseling van het afdelingshoofd 1. Chronologisch per jaar 2. Chronologisch E. DATERING?- Departement WVGMOD - afdeling PersoneelStaf + secretariaat Werkplek 1 jaar 6 jaar 5 jaar Deze documenten verliezen hun administratief nut. 24 januari 2014 93

A. BESCHRIJVING 2011PERS022 - Serie: coördineren van de werking van de afdeling B. DRAGER Serverpapier Het gaat om formats die het secretariaat gebruikt om de interne werking van de afdeling in goede banen te leiden: regularisatieformulieren, verlofplanning, servicetijd. Personeelslid Personeelslid E. DATERING?- Departement WVGMOD - afdeling PersoneelStaf + secretariaat wvg_dep_pers\07_p_09_ werking\07_p_09_02_secretariaat Werkplek 1 jaar 1 jaar Deze documenten verliezen hun administratief nut. 24 januari 2014 94

Geschrapte fiches 2011PERS002 - Serie: jaarafspraken en evaluaties 2011PERS007 - Serie: werkgroep intranetsite (geïntegreerd in nieuwe fiche intranetsite) 2011PERS012 - Serie: verslagen van de Departementale Directieraad (DDIR) 2011PERS013 - Serie: verslagen van het College van Afdelingshoofden (COVA) 2011PERS015 - Onderwerpsmap: sectoraal akkoord 2011PERS027 Serie: ordonnanties 2011PERS040 - Serie: fietsvergoedingen (sinds 2012 rechtstreeks in personeelsdossier geïntegreerd waar aanvraag nog op papier gebeurt) 2011PERS041 - Serie: moeilijk bereikbare arbeidsplaatsen (sinds 2012 rechtstreeks in personeelsdossier geïntegreerd waar aanvraag nog op papier gebeurt) 2011PERS049 - Serie: kraamgeld 2011PERS060 - Serie: facturen Jobpunt Vlaanderen er is geen reden waarom deze facturen als een aparte serie zouden blijven bestaan, is geïntegreerd in de serie facturen. 2011PERS065 - Serie: gezondheidsbeoordelingen bij aanwerving fiche is overbodig want stukken gaan rechtstreeks naar personeelsdossier 2011PERS069 - Serie: lijsten prikklok deze informatie is opgenomen in het digitaal systeem Interflex, deze fiche is zonder voorwerp 2011PERS071 - Serie: Intern HRM netwerk 2011PERS072 - Serie: Schaduwarchief overkoepelende overlegorganen Vorming en HRM deze overlegorganen bestaan niet meer, relevantie archief is er niet: schaduwarchief 2011PERS078 - Serie: schaduwarchief PRO 2011PERS086 - Serie: proeftijd historische fiche team Personeelsbewegingen, zonder voorwerp na teamhervorming 2011 want geïntegreerd in personeelsdossier 2011PERS089 - Serie: ad hoc rapportering (valt onder ad hoc advisering en rapportering ) bij managementadvisering 2011PERS091 - Serie: recurrente rapportering (valt onder recurrente advisering en rapportering ) bij managementadvisering 24 januari 2014 95