De leden van de Vlaamse Regering worden verzocht om hun administraties de opdracht te geven de bepalingen van deze omzendbrief stipt na te leven.

Transcriptie

1 OMZENDBRIEF DEPFB/FDR/JR/2016VGRP Betreft : Eindejaarsverrichtingen 2016 jaarafsluiting en overdracht naar 2017 voor de rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap en de Vlaamse Rechtspersonen in OraFin I. Inleiding Deze omzendbrief bevat de richtlijnen betreffende de boekhoudkundige afsluiting van het boekjaar De afsluiting regelt zowel de boekhoudverrichtingen 2016 als het beschikbaar stellen van de begroting Deze omzendbrief behelst m.a.w. de gehele jaarafsluiting en overdrachtsprocedure De leden van de Vlaamse Regering worden verzocht om hun administraties de opdracht te geven de bepalingen van deze omzendbrief stipt na te leven. Hierna volgt de timing voor de verschillende transacties. In bijlage wordt hiervan een overzicht gegeven in tabelvorm en een chronologisch overzicht. II. Afhandeling dossiers A. Inkooporders en bestelaanvragen 1. Inkooporders en bestelaanvragen in december 2016 aanrekening op VAK 2016 a) Entiteiten in het Dienstencentrum Boekhouding De budgethouder dient het inkooporder goedgekeurd te hebben op woensdag 21 december 2016 om 16u. Het Dienstencentrum Boekhouding zorgt voor de boekhoudkundige goedkeuring tegen vrijdag 23 december 2016 om 17u. Vanzelfsprekend moeten deze dossiers alle verantwoordingsstukken bevatten die vereist zijn opdat het Dienstencentrum Boekhouding zou kunnen goedkeuren. De boekhouder dient het inkooporder goedgekeurd te hebben op vrijdag 23 december 2016 om 17u. De boekhouder dient het inkooporder goedgekeurd te hebben op vrijdag 23 december 2016 om 17u. 2. Inkooporders in januari 2017 aanrekening op VAK 2016 Er mag enkel nog een inkooporder op VAK 2016 geregistreerd worden voor een prestatie die betrekking heeft op Vastleggen kan dus enkel voor prestaties die voldoen aan de voorwaarden onder punt II.B.2. a) Entiteiten in het Dienstencentrum Boekhouding De budgethouder dient het inkooporder goedgekeurd te hebben op dinsdag 10 januari 2017 om 16u. Het Dienstencentrum Boekhouding zorgt voor de boekhoudkundige goedkeuring ten laatste tegen donderdag 12 januari 2017 om 12u. 1

2 De meldingen voor de boekhoudkundige goedkeuring van de daarbijhorende factuur moeten tegen vrijdag 13 januari 2017 om 16u verstuurd zijn naar het Dienstencentrum Boekhouding. De eventuele aanrekening van een ontvangst dient te worden ingevoerd tegen donderdag 12 januari Vanzelfsprekend moeten deze dossiers alle verantwoordingsstukken bevatten die vereist zijn opdat het Dienstencentrum Boekhouding zou kunnen goedkeuren. Inkooporders die in januari 2017 worden ingevoerd met grootboekdatum 2016 zonder de registratie van een ontvangst of een factuur op dit inkooporder zullen verwijderd worden door het departement Financiën en Begroting tijdens het weekend van de overdracht (18 t/m 22 januari 2017). Alle inkooporders op boekjaar 2016 dienen goedgekeurd te zijn. Niet afgewerkte inkooporders worden geannuleerd tijdens het weekend van de overdracht (18 t/m 22 januari 2017). De boekhouder dient het inkooporder goedgekeurd te hebben op donderdag 12 januari 2017 om 12u. De daarbijhorende factuur dient te worden verwerkt tegen dinsdag 17 januari 2017 om 16u. De eventuele aanrekening van een ontvangst dient te worden ingevoerd tegen donderdag 12 januari Inkooporders die in januari 2017 worden ingevoerd met grootboekdatum 2016 zonder de registratie van een ontvangst of een factuur op dit inkooporder zullen verwijderd worden door het departement Financiën en Begroting tijdens het weekend van de overdracht (18 t/m 22 januari 2017). Alle inkooporders op boekjaar 2016 dienen goedgekeurd te zijn. Niet afgewerkte inkooporders worden geannuleerd tijdens het weekend van de overdracht (18 t/m 22 januari 2017). De boekhouder dient het inkooporder goedgekeurd te hebben op donderdag 12 januari 2017 om 12u. De daarbijhorende factuur dient te worden verwerkt tegen dinsdag 17 januari 2017 om 16u. De eventuele aanrekening van een ontvangst dient te worden ingevoerd tegen donderdag 12 januari Inkooporders die in januari 2017 worden ingevoerd met grootboekdatum 2016 zonder de registratie van een ontvangst of een factuur op dit inkooporder dienen opnieuw verwijderd te worden ten laatste tegen woensdag 18 januari Alle inkooporders op boekjaar 2016 dienen goedgekeurd te zijn. Niet afgewerkte inkooporders moeten geannuleerd worden ten laatste tegen woensdag 18 januari d) Algemene opmerking Ook alle inkooporders die nog dienen ingevoerd te worden naar aanleiding van beslissingen van de laatste Vlaamse regering dienen volledig goedgekeurd te zijn op vrijdag 23 december 2016 om 17u. 2

3 B. Facturen en aanrekeningen 1. Facturen in december 2016 aanrekening op VEK 2016 a) Entiteiten die zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding Facturen die zijn ingevoerd op 2016 en die ooit gematcht werden met een inkooporder, dienen te worden afgewerkt tot en met goedkeuring budgethouder tegen woensdag 21 december De boekhoudkundige goedkeuring zal uitgevoerd worden door het Dienstencentrum Boekhouding tegen vrijdag 23 december 2016 om 17u. Facturen die zijn ingevoerd op 2016 en die ooit gematcht werden met een inkooporder, dienen te worden afgewerkt tot en met goedkeuring boekhouder tegen vrijdag 23 december 2016 om 17u. Facturen die zijn ingevoerd op 2016 en die ooit gematcht werden met een inkooporder, dienen te worden afgewerkt tot en met goedkeuring boekhouder tegen vrijdag 23 december 2016 om 17u. d) Algemene opmerking Zowel smart scanning als e-invoicing zal niet gestopt worden tijdens de eindejaars- of overdrachtsperiode. Gescande of elektronische facturen zullen gematcht worden met een inkooporder tot en met vrijdag 16 december Daarna zullen de facturen enkel gescand, verrijkt en geïmporteerd worden in OraFin. Gelieve alle facturen die gescand werden of via e-invoicing in OraFin terecht kwamen tot en met vrijdag 16 december 2016 en dus gematcht werden, af te werken (= volledig goedgekeurd) tegen vrijdag 23 december 2016 om 17u. 2. Facturen in januari 2017 aanrekening op VEK 2016 Facturen die betrekking hebben op prestaties 2016 dienen aangerekend te worden op boekjaar Deze aanrekening kan tot en met dinsdag 17 januari u uitgevoerd worden. Let op dat hiervoor de juiste manier van werken wordt gekozen: Voor prestaties geleverd in 2016 en facturen met factuurdatum 2016 Deze facturen kunnen tot en met dinsdag 17 januari 2017 om 16u gewoon geboekt (= ingevoerd en volledig goedgekeurd) worden in het boekjaar Zo worden deze facturen aangerekend op VEK Let op dat voor een correcte aanrekening als grootboekdatum december 2016 wordt gekozen. a) Entiteiten die zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding De facturen moeten afgewerkt zijn tot en met goedkeuring budgethouder op vrijdag 13 januari 2017 om 16u. Het Dienstencentrum Boekhouding zorgt voor de boekhoudkundige goedkeuring tegen dinsdag 17 januari De facturen moeten volledig goedgekeurd zijn tegen dinsdag 17 januari 2017 om 16u. De facturen moeten volledig goedgekeurd zijn tegen dinsdag 17 januari 2017 om 16u. 3

4 Voor prestaties geleverd in 2016 (met verantwoordingsstuk 2016) en facturen met factuurdatum 2017 De prestatie-ontvangst dient te worden geregistreerd op het inkooporder op datum van de geleverde prestatie (december 2016) ten laatste op donderdag 12 januari 2017 om 16u. Via de boeking van te ontvangen facturen zal de aanrekening op VEK 2016 gebeuren. a) Entiteiten die zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding De boeking van de Te Ontvangen Facturen (TOF s) zal gebeuren door het departement Financiën en Begroting in het weekend van de overdracht. (18 t/m 22 januari 2017). De verantwoordingsstukken worden ter goedkeuring aan het departement Financiën en Begroting bezorgd tegen uiterlijk donderdag 12 januari 2017 via het Dienstencentrum Boekhouding, Team Inkoop en Vast Actief. Er kan maar een dossier worden ingediend indien: 1. de ontvangst groter is dan 500 euro (indicatief voor rechtspersonen) 2. kan aangetoond worden dat de prestatie werd geleverd in Als dit niet kan aangetoond worden, zal het departement Financiën en Begroting de te ontvangen factuur niet boeken. Het VEK 2016 wordt dan niet aangesproken. 3. er voldoende VEK beschikbaar is op het betreffende begrotingsartikel. Bij onvoldoende beschikbaar VEK, zal de te ontvangen factuur niet geboekt worden. Elke entiteit dient dus na te gaan of er voldoende VEK beschikbaar is op het begrotingsartikel. Indien nodig dient de entiteit de nodige stappen te ondernemen om VEK te herschikken, via de gekende procedure ( naar het desbetreffende begrotingsartikel waar een tekort wordt ingeschat. De opvolging van de benutting van het VEK inclusief ontvangsten kan in de rapportering worden opgevolgd (via dashboard Budget Controle 2016). Idem als bovenstaande c) Rechtspersonen die niet/beperkt zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding Deze rechtspersonen dienen de te ontvangen facturen zelf te boeken in het weekend van de overdracht (18 t/m 22 januari). Ook zij moeten zorgen voor voldoende beschikbaar VEK opdat ze de te ontvangen facturen zouden kunnen boeken. Gedetailleerde afspraken met betrekking tot timing en uit te voeren taken worden met de rechtspersonen apart gemaakt. d) Algemene opmerkingen 1. Voor prestaties geleverd in 2016 waarvoor nog geen inkooporder voorzien was in 2016, kan een inkooporder aangemaakt worden met grootboekdatum Dit is enkel mogelijk voor prestaties waarvoor wettelijk gezien geen voorafgaandelijke vastlegging noodzakelijk was. Het invoeren (inclusief volledige goedkeuring) van het inkooporder kan tot ten laatste donderdag 12 januari 2017 zie punt II.A.2. Afhankelijk van de factuurdatum dient dan een van bovenvermelde werkwijzen gehanteerd te worden. 2. Voor de facturen die via smart scanning of e-invoicing worden aangemaakt in OraFin, gelden volgende afspraken: - Facturen met factuurdatum 2016 worden tot en met donderdag 12 januari 2017 aangemaakt met grootboekdatum 2016, maar worden niet gematcht met een inkooporder. - Facturen met factuurdatum 2017 worden aangemaakt met grootboekdatum 2017 en indien mogelijk gematcht met een inkooporder. 4

5 3. Alle niet-afgewerkte facturen met grootboekdatum 2016 zullen geannuleerd worden in het weekend van de overdracht (18 t/m 22 januari 2017). Facturen die via scanning waren ingevoerd in OraFin en geannuleerd werden, zullen enkel opnieuw gescand worden indien de entiteit de factuur (pdf-formaat) opnieuw doormailt naar de Postkamer Facturatie Facturen die via e-invoicing in OraFin waren geïmporteerd en geannuleerd werden, zullen opnieuw in OraFin ingevoerd worden via de scanning, maar enkel indien de entiteit de factuur (pdf-formaat) doormailt naar de Postkamer Facturatie Facturen in januari 2017 aanrekening op VEK 2017 a) VG en rechtspersonen in het Dienstencentrum Boekhouding Voor prestaties geleverd in 2017 en facturen met factuurdatum 2017 kunnen de facturen geboekt worden op VEK 2017 dat vanaf dinsdag 3 januari 2017 beschikbaar zal zijn. Let er op dat als grootboekdatum januari 2017 wordt gekozen. b) Rechtspersonen die niet/beperkt zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding Voor prestaties geleverd in 2017 en facturen met factuurdatum 2017 kunnen de facturen geboekt worden in OraFin vanaf dinsdag 3 januari Let er op dat als grootboekdatum januari 2017 wordt gekozen. Opmerking: deze rechtspersonen dienen eerst zelf hun gestemde budgetten op te laden zie ook onder punt IV.A. C. Declaraties (onkostennota s) Declaraties (onkostennota s) die betrekking hebben op 2016 dienen ten laatste op dinsdag 17 januari 2017 om 16u goedgekeurd te zijn door de boekhouder. Er mogen geen declaraties aangemaakt worden op 2 jaar. Voor onkosten die betrekking hebben op zowel 2016 als 2017, moeten twee declaraties opgemaakt te worden, één op 2016 en één op Gezien het technisch niet mogelijk is om synchroon declaraties in te voeren op twee boekjaren, kunnen declaraties op 2017 pas ingegeven worden vanaf maandag 23 januari a) Entiteiten in het Dienstencentrum Boekhouding De declaraties 2016 moeten afgewerkt zijn tot en met goedkeuring budgethouder tegen vrijdag 13 januari 2017 om 16u. Het Dienstencentrum Boekhouding zorgt voor de boekhoudkundige goedkeuring tegen dinsdag 17 januari 2017 om 16u. Declaraties die niet volledig goedgekeurd zijn, worden afgewezen en mogen niet opnieuw opgestart worden na de overdracht. Indien de onkostennota toch uitbetaald moet worden, dient in 2017 (vanaf 23 januari 2017) een nieuwe declaratie aangemaakt te worden op boekjaar De declaraties 2016 moeten afgewerkt zijn tot en met goedkeuring boekhouder tegen dinsdag 17 januari 2017 om 16u. Declaraties die niet volledig goedgekeurd zijn, worden afgewezen en mogen niet opnieuw opgestart worden na de overdracht. Indien de onkostennota toch uitbetaald moet worden, dient in 2017 (vanaf 23 januari 2017) een nieuwe declaratie aangemaakt te worden op boekjaar

6 De declaraties 2016 moeten afgewerkt zijn tot en met goedkeuring boekhouder tegen dinsdag 17 januari 2017 om 16u. Gelieve alle niet afgewerkte declaraties af te wijzen. Indien de onkostennota toch uitbetaald moet worden, dient in 2017 (vanaf 23 januari 2017) een nieuwe declaratie aangemaakt te worden op boekjaar D. Overlopende rekening Over te dragen kosten Over te dragen kosten worden in de loop van het jaar ingevoerd op afdeling 5. Op deze afdeling moeten alle inkooporders op het einde van het jaar volledig zijn gefactureerd. Eventuele openstaande inkooporders moeten geannuleerd worden ten laatste tegen donderdag 12 januari Voor het bedrag dat betaald werd in 2016 wordt een aanrekening gedaan op het VEK van het desbetreffende begrotingsartikel in a) Entiteiten in het Dienstencentrum Boekhouding De boeking van de aanrekening in 2017 gebeurt door het departement Financiën en Begroting, Dienstencentrum Boekhouding, Team Rapportering. Daarom verzoeken we om de nodige informatie (volledige boekhoudsleutel(s) waarop de aanrekening moet gebeuren) te bezorgen aan Nica Depraetere ten laatste op dinsdag 17 januari De boeking van de aanrekening in 2017 gebeurt door het departement Financiën en Begroting, Dienstencentrum Boekhouding, Team Rapportering. Daarom verzoeken we om de nodige informatie (volledige boekhoudsleutel(s) waarop de aanrekening moet gebeuren) te bezorgen aan Nica Depraetere ten laatste op dinsdag 17 januari De (tegen)boeking van de overlopende rekening dient te gebeuren door de rechtspersoon zelf tijdens de overdrachtsperiode (18 t/m 22 januari 2017). Gedetailleerde afspraken met betrekking tot timing en uit te voeren taken worden met de rechtspersonen apart gemaakt. E. Andere overlopende rekeningen a) Entiteiten in het Dienstencentrum Boekhouding De overlopende rekeningen van het type toe te rekenen kosten, verkregen opbrengsten of over te dragen opbrengsten worden eveneens geboekt door het Dienstencentrum Boekhouding. Gelieve ten laatste tegen dinsdag 17 januari 2017 de nodige verantwoordingsstukken te bezorgen aan het Dienstencentrum Boekhouding, Team Grootboek via Nikki Stevens De noodzakelijke boekingen gebeuren in het weekend van de overdracht (18 t/m 22 januari 2017). De overlopende rekeningen van het type toe te rekenen kosten, verkregen opbrengsten of over te dragen opbrengsten worden eveneens geboekt door het Dienstencentrum Boekhouding. Gelieve ten laatste tegen dinsdag 17 januari 2017 de nodige verantwoordingsstukken te bezorgen aan het Dienstencentrum Boekhouding, Team Grootboek via Nikki Stevens 6

7 De noodzakelijke boekingen gebeuren in het weekend van de overdracht (18 t/m 22 januari 2017). De (tegen)boeking van de overlopende rekeningen dient te gebeuren door de rechtspersoon zelf tijdens de overdrachtsperiode (18 t/m 22 januari 2017). Gedetailleerde afspraken met betrekking tot timing en uit te voeren taken worden met de rechtspersonen apart gemaakt. F. Forfaitaire vergoedingen De forfaitaire vergoedingen van de maand december 2016 worden aangerekend op begrotingsjaar a) Vlaamse Gemeenschap Voor de Vlaamse Gemeenschap gebeurt de boeking van forfaitaire vergoedingen centraal bij het Dienstencentrum Boekhouding, Team Crediteuren. De nodige informatie dient hiervoor door de entiteiten te worden aangeleverd tegen vrijdag 9 december 2016 via de gebruikelijke kanalen. De forfaitaire vergoedingen worden verwerkt in de week van 12 december Gelieve voldoende budget vrij te houden om deze forfaitaire vergoedingen te kunnen aanrekenen in december b) Rechtspersonen Aan de rechtspersonen wordt verzocht de forfaitaire vergoedingen te boeken ten laatste tegen vrijdag 23 december 2016 om 17u. G. Administratiekosten maaltijdcheques De administratiekosten van de maaltijdcheques van de maand december 2016 worden aangerekend op begrotingsjaar a) Entiteiten VG en rechtspersonen die volledig zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding De administratiekosten van de maaltijdcheques zullen door het Dienstencentrum Boekhouding, Team Grootboek van het Departement Financiën en Begroting verwerkt worden in de laatste week van december. Gelieve voldoende budget vrij te houden om deze administratiekosten te kunnen aanrekenen in december b) Rechtspersonen die niet/beperkt zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding De aanrekening van de administratiekosten van de maaltijdcheques dient te gebeuren door de rechtspersoon zelf. Er wordt verzocht deze boeking uit te voeren ten laatste tegen dinsdag 27 december

8 H. Andere grootboekboekingen en -correcties a) Entiteiten VG en rechtspersonen die volledig zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding Grootboekboekingen dienen ten laatste op dinsdag 17 januari 2017 om 16u ingevoerd te zijn in OraFin. De entiteit brengt het departement Financiën en Begroting, Dienstencentrum Boekhouding, Team Grootboek hiervan op de hoogte via Nikki Stevens Indien in uitzonderlijke gevallen na 17 januari 2017 om 16u nog grootboekcorrecties moeten uitgevoerd worden, dient dit te gebeuren in overleg met het Dienstencentrum Boekhouding, Team Grootboek en Team Rapportering en b) Rechtspersonen die niet/beperkt zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding Grootboekcorrecties dienen ten laatste op woensdag 18 januari 2017 om 16u ingevoerd te zijn in OraFin en doorgeboekt te zijn in het grootboek. I. Vaste activa a) Entiteiten in het Dienstencentrum Boekhouding Het Dienstencentrum Boekhouding zorgt ervoor dat ten laatste op dinsdag 31 januari 2017 alle openstaande distributielijnen in de module activa verwerkt zijn. De activaboekhouder zorgt ervoor dat ten laatste op dinsdag 31 januari 2017 alle openstaande distributielijnen in de module activa verwerkt zijn. De rechtspersoon zorgt ervoor dat ten laatste op dinsdag 31 januari 2017 alle openstaande distributielijnen in de module activa verwerkt zijn en sluit de module vast actief af tot en met periode tegen vrijdag 10 februari J. Registratie vorderingen en toewijzing ontvangsten Alle vorderingen moeten afgewerkt worden tot en met status Volledig ten laatste tegen maandag 16 januari 2017 om 16u. Alle geregistreerde ontvangsten worden toegewezen aan een vordering ten laatste op dinsdag 17 januari 2017 om 16u. K. Laatste betalingen en afletteringen De laatste betalingsopdrachten worden doorgestuurd naar ING op vrijdag 30 december 2016 om 12u. Alle openstaande kasboekregels zullen afgeletterd worden door het Dienstencentrum Boekhouding ten laatste op dinsdag 17 januari

9 Uitz.: de afletteringen tot en met december 2016 voor de buitenlandkantoren van Toerisme Vlaanderen moeten door Toerisme Vlaanderen zelf uitgevoerd worden ten laatste tegen dinsdag 17 januari L. Interfaces Voor documenten die uit de randapplicaties naar OraFin worden doorgestuurd, worden per randapplicatie aparte afspraken gemaakt met het departement Financiën en Begroting, Afdeling Applicaties M. Afsluiten periodes a) VG en rechtspersonen in het Dienstencentrum Boekhouding De periodes in OraFin worden afgesloten door het departement Financiën en Begroting, Dienstencentrum Boekhouding, team Grootboek. Hiervoor worden volgende data gehanteerd: Ten laatste op maandag 12 december 2016 worden alle periodes tot en met afgesloten voor de modules AR, PO en AP. Periode december 2016 wordt voor de submodules AR, PO en AP definitief afgesloten op woensdag 18 januari 2017 om 16u. De periodes november en december 2016 voor de module vast actief worden afgesloten tegen begin februari b) Rechtspersonen die niet/beperkt zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding De rechtsperonen die niet zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding of die gekozen hebben voor een beperkte instap in het Dienstencentrum Boekhouding moeten de periodes zelf afsluiten en hierbij hetzelfde tijdsschema aanhouden als hierboven vermeld. N. Frankeermachines enkel van toepassing voor VG Het verbruik op de frankeermachines in 2016 moet op boekjaar 2016 aangerekend worden. Deze aanrekening zal gebeuren ten laatste op dinsdag 17 januari Gelieve voldoende budget vrij te houden om het verbruik op de frankeermachines nog te kunnen aanrekenen op boekjaar O. Interne verrichtingen enkel van toepassing voor VG Interne verrichtingen mogen niet boekjaar overschrijdend aangemaakt worden. Dit betekent dat alle interne verrichtingen 2016 volledig moeten afgewerkt zijn ten laatste tegen dinsdag 17 januari 2017 om 16u. Gelieve als initiator uw interne verrichting te versturen ten laatste op woensdag 11 januari 2017, zodat de ontvanger nog voldoende tijd heeft om ze af te werken. 9

10 a) Entiteiten in het Dienstencentrum Boekhouding Voor de ontvangende entiteiten die reeds zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding betekent dit concreet dat de interne verrichting moet afgewerkt zijn tot en met goedkeuring budgethouder tegen vrijdag 13 januari 2017 om 16u. b) Entiteiten die nog niet zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding Voor de ontvangende entiteiten die nog niet zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding moeten de interne verrichtingen volledig zijn afgewerkt tot en met goedkeuring boekhouder tegen dinsdag 17 januari 2017 om 16u. Interne verrichtingen die betrekkingen hebben op 2017 kunnen pas ingegeven worden vanaf maandag 23 januari III. Toegang tot Orafin Voor aanrekeningen met betrekking tot begrotingsjaar 2016 is OraFin beschikbaar tot en met dinsdag 17 januari 2017 om 16u. Orafin zal echter niet beschikbaar zijn vanaf vrijdag 23 december 2016 om 17u t/m maandag 2 januari Vanaf dinsdag 3 januari 2017 tot en met dinsdag 17 januari 2017 om 16u is OraFin beschikbaar voor aanrekeningen met betrekking tot begrotingsjaar 2016 en Voor de entiteiten van VG en de rechtspersonen die volledig in het Dienstencentrum Boekhouding zijn ingestapt, zal Orafin niet beschikbaar zijn van dinsdag 17 januari 2017 om 16u t/m zondag 22 januari Tijdens deze periode wordt de overdracht voorzien. Rechtspersonen die niet/beperkt zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding zullen tussen 17 en 22 januari 2017 wel beperkte toegang hebben tot OraFin voor het uitvoeren van hun eindejaarsverrichtingen en overdracht. Gedetailleerde afspraken met betrekking tot timing en uit te voeren taken worden met de rechtspersonen apart gemaakt. De vrijgave van het systeem wordt voorzien op maandag 23 januari 2017 (mogelijks met gecontroleerde vrijgave = gefaseerde opstart). Vanaf 23 januari 2017 is OraFin enkel nog beschikbaar voor begrotingsjaar IV. Algemene afspraken A. Opladen budgetten De begroting 2017 wordt gestemd op niveau begrotingsartikel maar zal worden opgeladen op niveau basisallocatie. a) VG en rechtspersonen in het Dienstencentrum Boekhouding Elke entiteit dient dan ook aan te geven hoe het VEK en VAK van het begrotingsartikel dient uitgesplitst te worden over de verschillende basisallocaties. Verdere instructies hieromtrent zullen in het najaar worden verspreid door het departement Financiën en Begroting. 10

11 b) Rechtspersonen die niet/beperkt zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding De rechtspersonen die niet of beperkt zijn ingestapt in het Dienstencentrum Boekhouding dienen zelf hun begroting 2017 op niveau basisallocatie op te laden in OraFin, zowel voor VAK en VEK als voor de ramingen. Gedetailleerde afspraken met betrekking tot timing en uit te voeren taken worden met de rechtspersonen apart gemaakt. B. Begrotingsakkoorden Om de besluitvorming door de Vlaamse minister, bevoegd voor financiën en begroting, in het kader van de door hem te verlenen begrotingsakkoorden in goede banen te leiden, en vooral ook rekening houdend met de datum van de laatste Vlaamse regering, worden de departementen en kabinetten verzocht de aanvragen voor begrotingsakkoord op woensdag 30 november 2016 om 12 uur simultaan in te dienen bij het kabinet van de Vlaamse minister, bevoegd voor financiën en begroting en bij de afdeling beleidsondersteuning en begroting van het Departement Financiën en Begroting op de hierna volgende adressen: De Heer Bart Tommelein Viceminister-president van de Vlaamse regering Vlaamse minister van Financiën, Begroting en Energie Kreupelenstraat 2 B BRUSSEL Departement Financiën en Begroting Afdeling Beleidsondersteuning, Begroting en Financiële Operaties Phoenixgebouw Koning Albertlaan II-laan 19, 6 verdieping B BRUSSEL Voor aanvragen begrotingsakkoord die later dan 30 november 2016 om 12 uur worden ingediend, maar voor 7 december 2016 om 12 uur behoudt het kabinet van de Vlaamse minister bevoegd voor financiën en begroting de mogelijkheid om de voorziene 12 werkdagen volledig aan te wenden. Aanvragen begrotingsakkoord later dan 7 december 2016 om 12u zullen niet meer in aanmerking komen voor begrotingsakkoord in Enkel de regelmatig samengestelde aanvragen, voorzien van het advies van de Inspectie van Financiën, die tijdig worden ingediend, zullen behandeld worden. 11

12 C. Algemeen Bijkomende technische instructies zullen door het departement Financiën en Begroting tijdig meegedeeld worden. Voor specifieke vragen kan u steeds terecht bij de OraFin Helpdesk via orafinhelpdesk2323@fb.vlaanderen.be of via het nummer 02/ Bart Tommelein Viceminister-president van de Vlaamse regering Vlaamse minister van Financiën, Begroting en Energie 12